Huishoudelijk reglement van de Stichting Fonds voor Cultuurparticipatie

5 februari 2009

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a) De Wet:

de Wet op specifiek cultuurbeleid wet van 11 maart 1993, Stb, 1993, 193 in werking getreden 16 april 1993;

b) Het Fonds:

Stichting Fonds voor Cultuurparticipatie;

c) Raad van toezicht:

de raad van toezicht als bedoeld in artikel 11 van de statuten;

d) Het bestuur:

het bestuur als bedoeld in artikel 5 van de statuten;

e) Het bureau:

het ondersteunend bureau als bedoeld in artikel 10 van dit Huishoudelijk Reglement;

f) Bezwaar:

bezwaar als bedoeld in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

g) Bezwaarschrift:

een bezwaarschrift als bedoeld in artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht;

h) De minister:

de minister voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Artikel 2 Inrichting van de organisatie

Het Fonds kent:

• a) een Raad van Toezicht;

• b) een bestuur;

• c) Adviseurs;

• d) Bureau;

• e) een Bezwarenadviescommissie;

Artikel 3 Het bestuur

• 1. Het Fonds wordt bestuurd door het bestuur, bestaande uit een door de Raad van Toezicht vast te stellen aantal van ten minste één en ten hoogste drie natuurlijke personen, onder toezicht van de Raad van Toezicht.

• 2. Indien het bestuur uit meer dan één persoon bestaat stelt de Raad van Toezicht een voorzitter aan en verdeelt de voorzitter van het bestuur de taken binnen het bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht.

• 3. In geval van ontstentenis of belet van één of meer leden van het bestuur, zullen de overblijvende leden van het bestuur, respectievelijk zal het enig overgebleven lid van het bestuur met het gehele bestuur zijn belast.

• 4. In geval van ontstentenis of belet van alle leden of van het enige lid van het bestuur berust het bestuur tijdelijk bij de Raad van Toezicht.

• 5. Indien het aantal leden van het bestuur daalt onder het door de Raad van Toezicht vast te stellen aantal is de Raad van Toezicht, met inachtneming van het bepaalde in artikel 19 van de statuten van het Fonds, verplicht zo spoedig mogelijk in de vacatures te voorzien.

• 6. Ieder lid van het bestuur is bevoegd tot het uitbrengen van één stem. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van het bestuur doorslaggevend.

• 7. De voorzitter van het bestuur onderhoudt de contacten met de Personeelsvertegenwoordiging.

• 8. Het bestuur kan voor een bepaalde periode en opdracht een intendant aanstellen, zijnde iemand die op persoonlijke titel tijdelijk een budget ter beschikking krijgt om een beleidsdoelstelling van het Fonds te ontwikkelen, onverlet de bevoegdheid van het bestuur tot goedkeuring c.q. vaststelling van de betreffende financiële verplichtingen.

• 9. De Raad van Toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het bestuur.

• 10. Leden van het bestuur melden hun functies en nevenfuncties aan de Raad van Toezicht.

Artikel 4 Raad van Toezicht

• 1. De Raad van Toezicht bestaat uit minimaal 3 en maximaal 9 leden, de voorzitter en de andere leden worden benoemd door de minister. De voorzitter benoemt een vice-voorzitter.

• 2. De Raad van Toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf) evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van het bestuur.

• 3. De vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk.

• 4. Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft één stem.

• 5. De leden van de Raad van Toezicht bevorderen zoveel mogelijk dat de besluiten bij unanimiteit worden genomen.

• 6. Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten van de stichting of dit Reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de Raad van Toezicht genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen wordt de besluitvorming opgeschort, tenzij dit naar oordeel van de voorzitter niet in het belang van de organisatie is. In dat geval is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De Raad van Toezicht kan slechts besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden van de Raad van Toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger buiten de vergadering om besluiten nemen namens de Raad, de leden worden over dit besluit geïnformeerd.

• 7. Leden van de Raad van Toezicht genieten per vergadering een door bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten.

• 8. Leden van de Raad van Toezicht melden hun functies en nevenfuncties aan de Raad van Toezicht en aan de minister.

Artikel 5 Transparantie en verantwoording

• 1. Het bestuur hoort periodiek de secretarissen en adviseurs en informeert de Raad van Toezicht over de verschillende subsidie-instrumenten en de verschillende onderdelen van de organisatie en verwerkt de resultaten hiervan in beleid.

• 2. Het bestuur zorgt ervoor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard.

• 3. Het bestuur draagt er zorg voor dat in het kader van kwaliteitszorg voorzieningen getroffen worden waardoor personen en instellingen die met het Fonds in aanraking komen in de gelegenheid worden gesteld om voorstellen te doen ter verbetering van de werkwijzen en procedures. In het jaarverslag wordt hier melding van gemaakt.

Artikel 6 De secretarissen

• 1. Secretarissen worden door het bestuur aangesteld als aanspreekpunt en gezicht voor de instellingen/gezelschappen en natuurlijke personen in hun sector. Daarnaast fungeren zij in hun rol als programmacoördinator als aanspreekpunt voor gemeenten en provincies. Zij zijn de deskundige op het gebied van amateurkunst, cultuureducatie en/of volkscultuur.

• 2. Secretarissen beschikken over brede kennis van nationale en internationale ontwikkelingen in hun specifieke discipline en hebben beleidsmatig overzicht.

• 3. Secretarissen hebben in ieder geval tot taak:

  • in hun specifieke aandachtsgebied contact met het veld en de desbetreffende adviescommissie te onderhouden;

  • subsidieaanvragen te voorzien van een preadvies waarin de aanvraag wordt getoetst aan de subsidiereglementen en beleidsmatige richtlijnen;

  • het beheer van subsidierelaties.

• 4. De secretarissen melden hun functies en nevenfuncties aan het bestuur.

Artikel 7 De adviseurs

• 1. Adviseurs worden extern geworven en geselecteerd door een onafhankelijke, door het bestuur ingestelde benoemingsadviescommissie. Deze commissie draagt kandidaten voor aan het bestuur, voor de functies van adviseur en voorzitter van de adviescommissies.

• 2. Adviseurs melden hun functies en nevenfuncties aan het bestuur van het Fonds.

• 3. Adviseurs beschikken over kennis van één of meer van de volgende gebieden:

  • de nationale en internationale ontwikkelingen van de disciplines: amateurkunst, cultuureducatie en/of volkscultuur;

  • implementatie van de kernwoorden vernieuwing, verankering en culturele diversiteit binnen subsidieaanvragen;

  • de werkwijze van culturele instellingen;

  • zakelijk inzicht;

• 4. Adviseurs worden door het bestuur benoemd voor een periode van ten hoogste twee jaar, met de mogelijkheid tot herbenoeming van ten hoogste twee jaar. Voorzitters van de adviescommissies zijn adviseurs die als zodanig door het bestuur zijn benoemd. Voorzitters van de adviescommissies worden benoemd voor een periode van drie jaar, met de mogelijkheid tot herbenoeming van ten hoogste drie jaar.

• 5. Het bestuur kan ad-hoc-adviseurs benoemen.

• 6. Het bestuur kan een adviseur tussentijds uit zijn functie ontslaan.

• 7. Adviseurs genieten per adviescommissievergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reiskosten.

• 8. Adviseurs kunnen ook individueel gevraagd worden een advies te formuleren of andere taken uit te voeren, zij krijgen hier een door het bestuur vast te stellen vergoeding voor.

• 9. Reguliere aanvragen voor instellingen en natuurlijke personen worden in beginsel voor inhoudelijke beoordeling voorgelegd aan een adviescommissie of adviseur. In het kader van een integrale afweging met het oog op de gestelde prioriteiten kan het bestuur ook direct voorzien in de afhandeling van de vragen;

Artikel 8 Adviescommissies

• 1. Per adviesronde wordt door het bestuur een adviescommissie samengesteld bestaande uit minimaal drie adviseurs, inclusief de voorzitter.

• 2. De adviescommissies zijn breed samengesteld voor wat betreft kennis van disciplines, marketingexpertise, culturele achtergrond, leeftijd, nationaliteit en sekse.

• 3. De samenstelling van de adviescommissies waarborgt een zo evenwichtig mogelijke geografische spreiding over heel Nederland.

• 4. Een medewerker van het Fonds voor Cultuurparticipatie is secretaris van de commissie,

• 5. Alle adviescommissies hebben een voorzitter.

• 6. De voorzitter:

  • Leidt de adviescommissievergadering;

  • Is verantwoordelijk voor een evenwichtige besluitvorming;

  • Ziet erop toe dat de adviescommissie zich houdt aan het beoordelingskader, zijnde de subsidiereglementen en de beleidsmatige richtlijnen;

  • Waarborgt een eerlijke en open besluitvorming;

  • Bewaakt de kwaliteit van de voorbereiding door adviescommissieleden;

  • Bewaakt de integriteit van het beoordelingsproces.

• 7. Adviescommissievergaderingen zijn niet openbaar.

• 8. Adviseurs zijn verplicht aan derden geen mededelingen te doen over de inhoud van de beraadslaging over de ingediende subsidieaanvragen, over de (uitkomsten van) de behandeling van de aanvragen en over de inhoud van de adviezen.

Artikel 9 Integriteit

• 9.1 Indien in een adviescommissievergadering kwesties aan de orde komen, waarbij een adviseur middellijk of onmiddellijk een eigen belang heeft, of kan hebben of wanneer het gaat om belangen van rechtspersonen waarbij hij als lid van het bestuur, adviseur of commissaris of functionaris is betrokken, dan woont hij de beraadslaging en besluitvorming over het desbetreffende onderwerp niet bij. Het is de plicht van de adviseur om dit onverwijld aan de secretaris mede te delen. Het is de taak van de secretaris om dit gedurende het beoordelingsproces strikt te bewaken.

• 9.2 Bij aanvang van iedere adviescommissievergadering controleert de secretaris middels een standaardformulier of de betrokken adviseurs een belang hebben bij de beraadslaging en besluitvorming. Bij twijfel besluit het bestuur.

• 9.3 De adviescommissies doen van een situatie, genoemd in het eerste lid, mededeling in het advies.

• 9.4 Adviseurs melden hun functies en nevenfuncties aan het bestuur.

Artikel 10 Bureau

• 1. Het bestuur wordt ondersteund door een bureau dat bestaat uit een hoofd, secretarissen, stafmedewerkers en bureaumedewerkers.

• 2. Het bureau formuleert in voorkomende gevallen, voorafgaande aan de commissievergadering, een preadvies. Het preadvies bindt de adviescommissie niet.

• 3. Het bureau kan, met goedkeuring van het bestuur, extern advies inwinnen indien het van oordeel is dat met betrekking tot een of meer aanvragen of criteria extra deskundigheid is vereist.

Artikel 11 Beoordeling subsidieaanvragen van instellingen en natuurlijke personen

• 1. De secretaris biedt subsidieaanvragen voor instellingen en natuurlijke personen zoveel mogelijk per cluster aan de adviescommissie aan.

• 2. De secretaris kan besluiten dat bij advisering over uit te reiken beurzen het horen van een aanvrager onderdeel uitmaakt van de procedure.

• 3. In een of meer adviescommissievergaderingen worden de subsidieaanvragen door de adviescommissie beoordeeld aan de hand van het preadvies van de secretaris, de subsidiereglementen en beleidsmatige richtlijnen. Aan het slot van de behandeling van iedere aanvraag formuleert de voorzitter een samenvatting van de argumenten die tot het oordeel omtrent een subsidieaanvraag hebben geleid.

• 4. Ten behoeve van de behandeling van de aanvragen tijdens de adviescommissievergadering

  wordt door de secretaris een onderscheid gemaakt tussen twee categorieën: zogenaamde ‘hamerstukken’ en ‘bespreekgevallen’. Bij de bespreekgevallen wordt de adviescommissie gevraagd op basis van de specifieke adviesaanvraag een advies te geven. De hamerstukken (zijnde de evident positieve of negatieve aanvragen) worden door de secretaris voorzien van een voorstel tot afhandeling.

• 5. De adviescommissie toetst of ze kan instemmen met de voorgestelde afhandeling van de hamerstukken, en vult de argumentatie aan of wijzigt deze waar nodig. De adviescommissie is in alle gevallen vrij in haar advisering en brengt zelfstandig een advies uit.

• 6. Adviezen worden uitgebracht bij meerderheid van stemmen en bij aanwezigheid van ten minste drie adviescommissieleden. Een van het advies afwijkende mening kan, indien gewenst, schriftelijk kenbaar worden gemaakt aan het bestuur.

• 7. De secretaris legt het advies ter besluitvorming voor aan het bestuur. Het bestuur toetst of het advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst zij het advies integraal aan de subsidiereglementen en aan beleidsmatige richtlijnen en financiële uitgangspunten. Het bestuur beslist vervolgens of een advies al dan niet geheel of gedeeltelijk wordt overgenomen.

• 8. Het besluit tot toekenning of afwijzing van de subsidieaanvraag omvat, naast hetgeen wettelijk is vereist:

  • feitelijke informatie over de aanvraag;

  • indien de subsidieaanvraag is voorgelegd aan adviseurs: de namen van de adviseurs of de naam van de adviescommissie die het advies heeft uitgebracht;

  • de gemotiveerde overwegingen die door de adviescommissie over de aanvraag aan het Fonds zijn uitgebracht.

• 9. Een overzicht van de gehonoreerde aanvragen wordt geplaatst op de website. Het Fonds publiceert periodiek de gehonoreerde en niet gehonoreerde aanvragen.

Artikel 12 Beoordeling subsidieaanvragen van gemeenten en provincies

• 1. De secretaris beoordeelt de aanvragen/verklaringen van gemeenten en provincies aan de hand van de criteria uit de van toepassing zijnde subsidiereglementen.

• 2. De secretaris stelt een advies op en legt dat ter besluitvorming voor aan het bestuur. Het bestuur toetst of het advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst zij het advies integraal aan de subsidiereglementen en aan beleidsmatige richtlijnen en financiële uitgangspunten. Het bestuur beslist vervolgens of een advies al dan niet wordt overgenomen.

• 3. Er is een afstemmingsoverleg met vertegenwoordigers van gemeenten, provincies, het Ministerie van OCW en het Fonds voor Cultuurparticipatie. Dit heeft als taken: ondersteuning bij de uitvoering van de Regeling cultuurparticipatie voor provincies en gemeenten 2009–2012, begeleiding van de monitoring en evaluatie plus advisering aan de bestuurlijke partners over relevante algemene ontwikkelingen. Het overleg komt ten minste twee maal per jaar bijeen.

Artikel 13 Bezwarenadviescommissie

• 1. Bezwaarschriften worden behandeld door een door het bestuur aan te wijzen bezwarenadviescommissie.

• 2. Het secretariaat van de bezwarenadviescommissie wordt verzorgd door een functionaris van het Fonds.

• 3. In bijzondere gevallen kunnen er door het bestuur subadviescommissies worden samengesteld.

• 4. De bezwarenadviescommissie en de subcommissies bestaan uit ten hoogste vijf leden die worden benoemd door het bestuur.

• 5. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden door het bestuur in functie benoemd.

• 6. Leden van de bezwarenadviescommissie en de subcommissies voor bezwaarschriften maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het Fonds.

• 7. Leden van de bezwarenadviescommissie en haar subcommissies worden benoemd voor ten hoogste twee jaar met de mogelijkheid tot herbenoeming van ten hoogste twee jaar.

• 8. De leden van de bezwarenadviescommissie en de subcommissies genieten per vergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten.

• 9. Leden van de bezwarenadviescommissie en de subcommissies nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij zij op enigerlei wijze direct of indirect persoonlijk zijn betrokken.

• 10. Het bestuur van het Fonds neemt het besluit op een bezwaarschrift met inachtneming van het advies van de functionaris of het advies van de bezwarenadviescommissie en subcommissies.

Artikel 14 Klachten

• 1. Klachten worden behandeld door een daartoe door het bestuur aan te wijzen functionaris en kunnen aan de bezwarenadviescommissie worden voorgelegd.

• 2. Het bestuur zendt binnen 6 weken na ontvangst een reactie op een klacht.

Artikel 15 Slotbepaling

• 1. Dit Huishoudelijk reglement kan worden aangehaald als: Huishoudelijk reglement van de Stichting Fonds voor Cultuurparticipatie.

• 2. In alle gevallen waarin de wet, de statuten of dit reglement, het algemeen reglement of deelreglementen niet voorzien, beslist het bestuur. Dit reglement is, na goedkeuring door de minister, vastgesteld door het bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht, op 5 februari 2009 te Den Haag.

• 3. Dit reglement treedt in werking 2 dagen na publicatie in de Staatscourant.