IKAP kilometervergoeding woon-werkverkeer

Aan: De ministers

Onderwerp: IKAP kilometervergoeding woon-werkverkeer

Doelstelling: Bekendmaken van nieuw beleid

Juridische grondslag: IKAP-Regeling rijkspersoneel

Relaties met andere circulaires: 21 april 2008, kenmerk 2008-0000181427

Ingangsdatum: 1-1-2009

Kenmerk: 2008-0000608378

Datum: 16 december 2008

Geldig tot: Nadere berichtgeving

Inleiding

Met de Samenwerkende Centrales voor Overheidspersoneel is in de overeenkomst over een nieuwe voorziening voor het woon-werkverkeer afgesproken om de ambtenaar vanaf 2009 in de IKAP-Regeling rijkspersoneel de mogelijkheid te bieden om af te zien van een aantal aanspraken in ruil voor een aanvullende belastingvrije kilometervergoeding.

In een nader overleg met de centrales is afgesproken om de ruil in een keer aan het eind van het kalenderjaar te laten plaatsvinden. Dit beperkt de belasting van de administraties en de ambtenaar heeft op dat moment een redelijk inzicht in zijn kilometers op jaarbasis.

In de uitwerking van deze afspraak is vastgesteld, dat het hanteren van de maand november voor de ambtenaar een aantrekkelijke keuze is, als de eindejaarsuitkering, die thans nog geen IKAP bron vormt, specifiek voor dat doel als bron wordt toegevoegd. De ambtenaar kan dan het salaris van de maand november en de eindejaarsuitkering in november ‘ruilen’ voor een aanvulling op zijn belastingvrije kilometervergoeding. Samen met het salaris van de maand november biedt de eindejaarsuitkering, die een substantieel deel (vanaf 2010: 8,3%) van het inkomen vormt, een ruime mogelijkheid voor deze aanvulling op de kilometervergoeding. Voor de ambtenaar, van wie het dienstverband in de loop van het jaar eindigt geldt in plaats van de maand november de laatste maand van het dienstverband.

Nieuwe bestemmingsmogelijkheid in de IKAP regeling

Naast de zeven bestaande bestemmingsmogelijkheden (doelen) komt er in de IKAP-regeling rijkspersoneel een achtste bij, namelijk een vergoeding, bedoeld als aanvulling op de tegemoetkoming in de kosten van het woon-werkverkeer.

De aanvulling zal als afzonderlijke looncomponent in het salarissysteem worden opgenomen. De aanvullende tegemoetkoming bedraagt maximaal het verschil tussen de voor het woon-werkverkeer ontvangen kilometervergoeding en het bedrag dat voor diezelfde kilometers belastingvrij mag worden vergoed (thans € 0,19 per kilometer). Het aantal kilometers dient voor de nog niet verstreken maanden op basis van schatting te worden bepaald. Aangezien de tegemoetkoming voor het woon-werkverkeer gewoonlijk iedere maand gelijk is (immers een op basis van een formule berekende vaste tegemoetkoming), zal deze schatting, te wijzigen omstandigheden daargelaten, achteraf niet tot correctie hoeven te leiden. Voor ambtenaren voor wie door (fluctuerend) woon-werkverkeer de afstand maandelijks anders is kan herrekening achteraf, op basis van de werkelijke kilometers, wel noodzakelijk zijn.

De ambtenaar richt zijn verzoek om gebruik te maken van de aanvullende kilometervergoeding op de gebruikelijke wijze aan zijn bevoegd gezag.

In overeenstemming met de bestaande bepalingen uit de IKAP-Regeling rijkspersoneel dient de aanvraag te worden ingediend uiterlijk vóór de eerste dag van de tweede maand die voorafgaat aan de maand waarin aan de keuze uitvoering moet worden gegeven, aldus uiterlijk per 1 september. De IKAP-regeling biedt het bevoegd gezag echter de mogelijkheid een kortere termijn te hanteren.

In zijn aanvraag dient de ambtenaar duidelijk aan te geven of hij afziet van (een gedeelte van) het salaris van de maand november, (een gedeelte van) de eindejaarsuitkering in november of van een combinatie van beide. Het deel waarvan de ambtenaar afziet wordt bestemd als aanvullende belastingvrije kilometervergoeding en als zodanig betaalbaar gesteld. Voor de inzet van het salaris dient rekening gehouden te worden met de bepaling in de IKAP-Regeling rijkspersoneel over de maximale inzetbaarheid (10% van het jaarsalaris).

Berekening van de belastingvrije vergoeding

De door de ambtenaar op basis van de IKAP-regeling te ontvangen belastingvrije vergoeding bedraagt maximaal het verschil tussen zijn voor het woon-werkverkeer berekende tegemoetkoming en het op dezelfde wijze berekende bedrag tegen, thans, € 0,19 per kilometer.

Voorbeeld:

De ambtenaar die op vijf dagen in de week met eigen vervoer 30 kilometer enkele reis naar zijn werk reist, terwijl er openbaar vervoer beschikbaar is, ontvangt op jaarbasis als tegemoetkoming in de reiskosten voor het woon-werkverkeer een bedrag van: € 540,00 (30 × 2 × 214 × 5/5 × € 0,05, maar maximaal € 45,00 in de maand).

Vanuit fiscaal oogpunt mag voor deze kilometers een belastingvrije vergoeding van € 0,19 per kilometer worden gegeven, wat resulteert in een bedrag van € 2439,60. De ambtenaar kan zijn tegemoetkoming in het woon-werkverkeer in dit voorbeeld dus aanvullen met een bedrag van maximaal € 1899,60, voor zover zijn in te zetten salaris en eindejaarsuitkering in november toereikend te zijn.

Saldeert de ambtenaar in dit voorbeeld 2000 dienstreiskilometers, dan vermindert dat de ruimte voor een aanvullende kilometervergoeding via de IKAP-regeling met 2000 × (€ 0,37 – € 0,19) is € 360,00.

NB: Het afzien van belaste aanspraken in ruil voor belastingvrije vergoedingen is financieel aantrekkelijk, maar kan als gevolg van de verlaging van de berekeningsbasis gevolgen hebben voor de hoogte van uitkeringen in het kader van de sociale zekerheid.

Saldering met kilometervergoedingen voor dienstreizen

In (artikel 10f van) het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 is een bepaling opgenomen, die werkgevers toestaat om de eventuele belastbaarheid van vervoersvergoedingen op jaarbasis te beoordelen, de zogenaamde salderingsregeling.

Deze bepaling maakt het mogelijk om kilometervergoedingen voor dienstreizen te salderen met kilometervergoedingen voor het woon-werkverkeer en vervolgens de gemiddelde kilometervergoeding te toetsen aan de belastingvrije vergoeding van € 0,19 per kilometer. Uiterlijk in de maand januari van het volgende kalenderjaar of uiterlijk in de maand volgend op de beëindiging van de dienstbetrekking in de loop van het jaar dient het bovenmatig deel van de vergoeding dan als loon te worden aangemerkt.

De mogelijkheid om vergoedingen te salderen is sinds 2004 voor de ambtenaar beschikbaar (artikel 4a Reisregeling binnenland en 13a Verplaatsingskosten-regeling 1989). Deze mogelijkheid blijft beschikbaar. Gebruik maken van IKAP vermindert de fiscale ruimte die beschikbaar is voor salderen en omgekeerd. Het totaal van de vergoeding voor dienstreizen, de tegemoetkoming voor woon-werkverkeer en de aanvullende tegemoetkoming voor woon-werkverkeer mag belastingvrij echter niet meer dan € 0,19 per kilometer bedragen.

Voor ambtenaren die veel dienstreiskilometers tegen het hoge kilometertarief maken zal saldering veelal aantrekkelijker zijn, dan het gebruik van IKAP. Een tegen € 0,37 gereden dienstreiskilometer levert € 0,18 te salderen fiscale ruimte op. Hiermee kan 4,5 kilometer woon-werkverkeer (hoog tarief) of circa 1,3 kilometer woon-werkverkeer (laag tarief) worden gesaldeerd.

In de Verplaatsingskostenregeling is de salderingsregeling niet meer nodig (de kilometervergoedingen blijven immers ruim onder de € 0,19). In de Reisregeling zal de salderingsregeling worden aangepast, zodat de werkelijk gereden dienstreiskilometers gesaldeerd worden met de op basis van de formule bepaalde kilometers voor het woon-werkverkeer.

Bij het toepassen van de keuze om gebruik te maken van de nieuwe IKAP faciliteit dient rekening te worden gehouden met een (verwachte) salderingsmogelijkheid. Aangezien de nieuwe IKAP-faciliteit gericht is op betaling in november van het jaar, kan de ambtenaar op dat moment een redelijke inschatting maken van zijn in dat jaar gereden en nog te rijden dienstreiskilometers.

Ik verzoek u de nodige voorbereidingen te treffen, zodat de ambtenaren die dat willen van de nieuwe faciliteit in de IKAP regeling gebruik kunnen maken.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

voor deze:

de Directeur-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk,

J.J.M. Uijlenbroek.