Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 16 februari 2009, nr. WJZ/98508 (8222), houdende regels op het gebied van informatiebeheer voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Regeling informatiebeheer OCW)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

directeur CO:

directeur van de directie Concernondersteuning van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

secretaris-generaal:

secretaris-generaal van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Artikel 2. Informatiebeheertaken van de hoofden van een organisatieonderdeel

De functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze regeling, zijn in het kader van het informatiebeheer op hun werkterrein belast met in ieder geval de in die tabel aangeduide beslissingen en werkzaamheden. Zij wijzen onder hen ressorterende functionarissen aan, die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden.

Artikel 3. Informatiebeheertaken adviesraden en overige overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid

De adviesraden, genoemd in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008, alsmede alle overige overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap behoren, zijn in het kader van het informatiebeheer op hun werkterrein belast met in ieder geval de in de tabel in de bijlage bij deze regeling onder F aangeduide beslissingen en werkzaamheden. Zij wijzen onder hen ressorterende functionarissen aan, die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden.

Artikel 4. Informatiebeheertaken directie CO

• 1. De directeur CO is in het kader van het informatiebeheer belast met in ieder geval de in de tabel in de bijlage bij deze regeling onder G aangeduide beslissingen en werkzaamheden. Hij wijst onder hem ressorterende functionarissen aan, die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden.

• 2. De functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze regeling, en de organisaties, bedoeld in artikel 3, kunnen met de directeur CO overeenkomen dat één of meer van de werkzaamheden waarmee zij op grond van deze regeling zijn belast, door zijn directie worden uitgevoerd.

Artikel 5. Jaarlijkse rapportage

De functionarissen, bedoeld onder A tot en met E in de tabel in de bijlage bij deze regeling rapporteren jaarlijks voor 1 april, door tussenkomst van de directeur CO, aan de secretaris-generaal over de kwalitatieve en kwantitatieve stand van zaken en de ontwikkelingen met betrekking tot het informatiebeheer op hun werkterrein in het daaraan voorafgaande jaar.

Artikel 6. Wijziging bijlage en nadere regels

• 1. Wijziging van de bijlage geschiedt door de secretaris-generaal.

• 2. De secretaris-generaal kan in aanvulling of in afwijking van deze regeling nadere regels stellen met betrekking tot het informatiebeheer.

Artikel 7. Intrekking andere regeling

Het Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW wordt ingetrokken.

Artikel 8. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling informatiebeheer OCW.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij is geplaatst.

Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

R.H.A. Plasterk.

BIJLAGE

In deze bijlage wordt verstaan onder:

hoofd agentschap: hoofddirecteur van het agentschap Centrale Financiën Instellingen of directeur van het agentschap Rijksarchiefdienst;

directeur bestuursdienst: degene die aan het hoofd staat van een binnen de bestuursdienst geplaatste beleidsdirectie, ondersteunende directie of programmadirectie als bedoeld in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008;

directeur buitendienst: degene die aan het hoofd staat van een buiten de bestuursdienst geplaatste beleidsdirectie, ondersteunende directie, programmadirectie of ondersteunend bureau als bedoeld in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008;

hoofd inspectie: degene die aan het hoofd staat van een inspectie als bedoeld in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008;

commissie: door of op voordracht van de minister ingestelde commissie, niet zijnde een adviescollege in de zin van de Kaderwet adviescolleges;

secretaris commissie: ambtelijk secretaris van een commissie;

dynamisch archief: archieven die direct van belang zijn voor de bedrijfsvoering en als zodanig worden bewaard;

semi-statisch archief: archieven die niet direct van belang zijn voor de bedrijfsvoering en als zodanig in een archiefruimte worden bewaard;

centraal semi-statisch archief: centraal semi-statisch archief van de bestuursdienst;

centraal digitaal archief: centraal beheerde dynamisch en semi-statisch archief in digitale vorm;

Wob: Wet openbaarheid van bestuur.

Tabel Informatiebeheertaken OCW

			A.	B.	C.	D.	E.	F.	G.
			Hoofd agentschap	Directeur bestuursdienst	Directeur buitendienst	Hoofd inspectie	Secretaris commissie	Adviesraden en overige A-organen zonder rechtspersoonlijkheid	Directeur CO
1. Selectielijsten
1.1		Ontwerp en onderhoud het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten die betrekking hebben op het betrokken organisatieonderdeel	•^1	X	•^1	•^1	X	•^1	•^2
1.2		Medewerking bij ontwerp het op verzoek van de directeur CO verlenen van de noodzakelijke medewerking aan het ontwerpen van selectielijsten	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.
1.3		Vaststelling het doen vaststellen van selectielijsten	X	X	X	X	X	X	•^3
1.4		Medewerking bij onderhoud en vaststelling het op verzoek van de directeur CO verlenen van de noodzakelijke medewerking aan het onderhouden of doen vaststellen van selectielijsten	•	•	•	•	•	•	n.v.t.
1.5		Melding relevante ontwikkelingen het aan de directeur CO melden van ontwikkelingen die aanpassing van de selectielijst noodzakelijk maken	•	•	•	•	•	•	n.v.t.
2. Registratie van archiefbescheiden
2.1	a	Beslissen over registratie en opname in dynamisch archief het beslissen welke bij het betrokken organisatieonderdeel berustende documenten worden geregistreerd en in het dynamisch archief worden opgenomen	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
	b	Beslissen over registratie en opname incentraal digitaal archief het beslissen welke documenten worden geregistreerd en in het centraal digitaal archief worden opgenomen	•	X	•	•	•	•	•^5
2.2		Feitelijke registratie het registreren van bij het betrokken organisatieonderdeel berustende documenten	•	X	•	•	•	•	n.v.t.^4
3. Ordening en bewaring van archiefbescheiden
3.1		Ontwerp ordeningsplan het ontwerpen van een ordeningsplan voor het betrokken organisatieonderdeel	•	X	•	•	X	•	•^5,^6
3.2		Medewerking bij ontwerp ordeningsplan het verlenen van medewerking aan de directeur CO bij het ontwerpen van een ordeningsplan voor het betrokken organisatieonderdeel	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.
3.3		Vaststelling ordeningsplan het vaststellen van een ordeningsplan voor het betrokken organisatieonderdeel	•	X	•	•	X	•	•^5,^6
3.4		Bewaring overeenkomstig ordeningsplan het overeenkomstig het ordeningsplan voor het betrokken organisatieonderdeel in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van archiefbescheiden die onder het betrokken organisatieonderdeel berusten	•	•	•	•	•	•	•
3.5		Melding relevante ontwikkelingen het aan de directeur CO melden van ontwikkelingen die aanpassing van het ordeningsplan van het betrokken organisatieonderdeel noodzakelijk maken	n.v.t.	•	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.
4. Beveiliging
		Toegang het beveiligen van de toegang tot de archiefbescheiden die berusten bij het betrokken organisatieonderdeel	•	•	•	•	•	•	•
5. Apparatuur/programmatuur
		Beschikbaarheid het beschikbaar hebben van apparatuur en programmatuur voor het leesbaar maken en houden van (digitale) archiefbescheiden	•	X	•	•	X	•	•^7
6. Routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden
6.1		Beslissen over routinematige, digitale vervanging het beslissen omtrent het routinematig, digitaal vervangen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel	•	X	•	•	X	•	•^7
6.2		Aanvraag machtiging routinematige, digitale vervanging het aanvragen van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, die ziet op routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel	•	X	•	•	X	•	•^7
6.3		Zorgdragen voor routinematige, digitale vervanging het zorgdragen voor de routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen	•	X	•	•	X	•	•^7
6.4		Zorgdragen voor routinematige, digitale vervanging het zorgdragen voor de routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen	•	X	•	•	X	•	• ^7
6.5		Opstellen verklaring routinematige, digitale vervanging het opstellen van een verklaring inzake de routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995	•	X	•	•	X	•	•^7
7. Incidentele vervanging van archiefbescheiden
7.1	a	Beslissen over incidenteel vervangen in centraal semi-statisch archief van v-bescheiden het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het centraal semi-statische archief die ingevolge een selectielijst niet voor bewaring in aanmerking komen	n.v.t.	X	n.v.t.	n.v.t.	X	n.v.t.	•^8
	b	Beslissen over incidenteel vervangen in semi-statisch archief van v-bescheiden het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het semi-statische archief die ingevolge een selectielijst niet voor bewaring in aanmerking komen	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
	c	Beslissen over incidenteel vervangen in dynamisch archief van v-bescheiden het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het dynamische archief die ingevolge een selectielijst niet voor bewaring in aanmerking komen	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
7.2	a	Beslissen over incidenteel vervangen in centraal semi-statisch archief van b-bescheiden het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het centraal semi-statisch archief die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	• ^8
	b	Beslissen over incidenteel vervangen in semi-statisch archief van b-bescheiden het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het semi-statisch archief die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
	c	Beslissen over incidenteel vervangen in dynamisch archief van b-bescheiden het beslissen omtrent het incidenteel vervangen van bepaalde archiefbescheiden in het dynamische archief die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen	•	•^1	•	•	• ^1	•	n.v.t.^4
7.3		Melden noodzaak vervanging het aan de directeur CO melden van gevallen waarin incidentele vervanging van bepaalde archiefbescheiden noodzakelijk is	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.
7.4		Aanvraag machtiging het aanvragen van een incidentele machtiging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995	•	X	•	•	X	•	•^9,^6
7.5	a	Zorgdragen voor incidentele vervanging in centraal semi-statisch archief het zorgdragen voor de incidentele vervanging van archiefbescheiden in het centraal semi-statisch archief die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	•
	b	Zorgdragen voor incidentele vervanging in semi-statisch archief het zorgdragen voor de incidentele vervanging van archiefbescheiden in het semi-statisch archief die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen	•	n.v.t.	•	•	•	•	n.v.t.
	c	Zorgdragen voor incidentele vervanging in dynamisch archief het zorgdragen voor de incidentele vervanging van archiefbescheiden in het dynamisch archief die daarvoor met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet 1995 in aanmerking komen	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
7.6		Opstellen verklaring incidentele vervanging het opstellen van een verklaring inzake de incidentele vervanging van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995	•	•	•	•	•	•	•^10
7.7		Medewerking bij opstellen verklaring incidentele vervanging het verlenen van medewerking bij het opstellen van een verklaring inzake de incidentele vervanging van archiefbescheiden	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	•^11
8. Ter beschikking stellen van archiefbescheiden (algemeen)
8.1	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal semi-statisch archief aan derden het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels beslissen over het aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal semi-statisch archief	n.v.t.	•^12	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.^4
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal semi-statisch archief aan derden het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal semi-statisch archief	n.v.t.	X	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	•^3
8.2	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan derden het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels beslissen over het aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan derden het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
8.3	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan derden het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels beslissen over het aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan derden het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
8.4	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan derden het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels beslissen over het aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan derden het met inachtneming van de Wob en de ter uitvoering van die wet gestelde regels aan derden ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
8.5	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan eigen medewerkers het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van dat organisatieonderdeel	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan eigen medewerkers het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van dat organisatieonderdeel	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
8.6	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan eigen medewerkers het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van dat organisatieonderdeel	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan eigen medewerkers het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van dat organisatieonderdeel	•	X	•	•	•	•	n.v.t.^4
8.7	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan eigen medewerkers het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief aan medewerkers van dat organisatieonderdeel	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan eigen medewerkers het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief aan medewerkers van dat organisatieonderdeel	•	X	•	•	•	•	n.v.t.^4
8.8	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal semi-statisch archief aan andere medewerkers het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal semi-statisch archief aan medewerkers van het ministerie	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.^4
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal semi-statisch archief aan andere medewerkers het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het centraal semi-statisch archief aan medewerkers van het ministerie	n.v.t.	X	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	•^3
8.9	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan andere medewerkers het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van andere organisatieonderdelen	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit semi-statisch archief aan andere medewerkers het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het semi-statisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van andere organisatieonderdelen	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
8.10	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan andere medewerkers het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van andere organisatieonderdelen	•	•	•	•	•^13	•	n.v.t.^4
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit dynamisch archief aan andere medewerkers het ter beschikking stellen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief van het betrokken organisatieonderdeel aan medewerkers van andere organisatieonderdelen	•	X	•	•	•^14	•	n.v.t.^4
8.11	a	Beslissen over terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan andere medewerkers het beslissen over het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief aan medewerkers van andere organisatieonderdelen	•	•	•	•	•^14	•	n.v.t.^4
	b	Feitelijke terbeschikkingstelling uit centraal digitaal archief aan andere medewerkers het ter beschikking stellen van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel uit het centraal digitaal archief aan medewerkers van andere organisatieonderdelen	•	X	•	•	•^14	•	n.v.t.^4
9. Ter beschikking stellen van archiefbescheiden (bijzonder: privatisering)
	a	Beslissen over terbeschikkingstelling bij privatisering in geval van privatisering van een taak van een organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in aanmerking komen voor terbeschikkingstelling als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Archiefwet 1995	•	•^1	•	•	•^1	•	n.v.t.^4
	b	Zorgdragen voor terbeschikkingstelling bij privatisering het zorgdragen voor de terbeschikkingstelling van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Archiefwet 1995	•	X	•	•	•	•	•^14
10. Vervreemding van archiefbescheiden
10.1	a	Beslissen over vervreemding uit centraal semi-statisch archief het beslissen omtrent het vervreemden van bepaalde archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het centraal semi-statisch archief	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	•^15
	b	Beslissen over vervreemding uit semi-statisch archief het beslissen omtrent het vervreemden van bepaalde archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het semi-statisch archief	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
	c	Beslissen over vervreemding uit dynamisch archief het beslissen omtrent het vervreemden van bepaalde archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het dynamisch archief	•	•^1	•	•	•^1	•	n.v.t.^4
	d	Beslissen over vervreemding uit centraal digitaal archief het beslissen omtrent het vervreemden van bepaalde archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het centraal digitaal archief	•	•^1	•	•	•^1	•	n.v.t.^4
10.2		Aanvraag machtiging vervreemding het aanvragen van een machtiging als bedoeld in artikel 8, onderdeel b, van de Archiefwet 1995	•	X	•	•	X	•	•^7
10.3		Zorgdragen voor vervreemding na verkregen machtiging, het zorgdragen voor de vervreemding	•	•	•	•	•	•	•^10
11. Vernietiging van archiefbescheiden
11.1	a	Opstellen overzicht vernietiging uit centraal semi-statisch archief het opstellen van een overzicht van te vernietigen archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel in het centraal semi-statisch archief	n.v.t.	•^1	n.v.t.	n.v.t.	•^1	n.v.t.	n.v.t.^4
	b	Opstellen overzicht vernietiging uit semi-statisch archief het opstellen van een overzicht van te vernietigen archiefbescheiden in het semi-statisch archief	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
11.2		Zorgdragen voor vernietiging het zorgdragen voor de vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen	•	•	•	•	•	•	•
11.3		Opstellen verklaring van vernietiging het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
11.4		Medewerking bij opstellen verklaring van vernietiging het verlenen van medewerking bij het opstellen van een verklaring inzake de vernietiging van archiefbescheiden	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	•^5
12. Interne overdracht van archiefbescheiden
12.1	a	Opstellen overzicht overdracht naar centraal semi-statisch archief opstellen van een overzicht van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel die in aanmerking komen voor overdracht naar het centraal semi-statisch archief	n.v.t.	•^1	n.v.t.	n.v.t.	•^1	n.v.t.	n.v.t.^4
	b	Opstellen overzicht overdracht naar semi-statisch archief opstellen van een overzicht van archiefbescheiden van het betrokken organisatieonderdeel die in aanmerking komen voor overdracht naar het semi-statisch archief	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
12.2		Medewerking bij opstellen overzicht het verlenen van medewerking bij de opstelling van een overzicht van archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overdracht naar het centraal semi-statisch archief	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	•
12.3	a	Beslissen overdracht naar centraal semi-statisch archief bij opheffing in geval van opheffing van het betrokken organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden van dat organisatieonderdeel in aanmerking komen voor overdracht naar het centraal semi-statisch archief	•^1	•^1	•^1	•^1	•^1	•^1	n.v.t.^5
	b	Beslissen overdracht naar centraal semi-statisch archief bij reorganisatie in geval van reorganisatie van het betrokken organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden van dat organisatieonderdeel in aanmerking komen voor overdracht naar het centraal semi-statisch archief	n.v.t.	•^1	n.v.t.	n.v.t.	•^1	n.v.t.	n.v.t.^5
	c	Beslissen overdracht naar semi-statisch archief ingeval van reorganisatie in geval van reorganisatie van het organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor overdracht naar het semi-statisch archief	•	n.v.t.	•	•	n.v.t.	•	n.v.t.
	d	Beslissen overdracht naar ander dynamisch archief ingeval van reorganisatie of opheffing in geval van reorganisatie of opheffing van het organisatieonderdeel: het beslissen welke archiefbescheiden in aanmerking komen voor overdracht naar het dynamisch archief van een ander of nieuw organisatieonderdeel	•	•^1	•	•	•^1	•	n.v.t.^4
12.4		Zorgdrager voor overdracht het zorgdragen voor een overdracht van archiefbescheiden als bedoeld onder 6.3a tot en met d	•	•	•	•	•	•	n.v.t.^4
13. Overbrenging van archiefbescheiden naar een rijksarchiefbewaarplaats
13.1		Overbrenging naar rijksarchiefbewaarplaats overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995	•	X	•	•	n.v.t.	•	•^14, ^16
13.2		Medewerking bij overbrenging naar rijksarchiefbewaarplaats het op verzoek van de directeur CO verlenen van de noodzakelijke medewerking aan overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995	n.v.t.	•	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.
14. Advies
		Algemene advisering het adviseren van organisatieonderdelen inzake archiefaangelegenheden	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	•^17
15. Overig
		Overige taken alle overige taken die nodig zijn voor een goed beheer van archiefbescheiden van de organisatie	•^18	•^18	•^18	•^18	•^18	•^18	•

¹ in overeenstemming met de directeur CO

² voor zover het selectielijsten betreft die betrekking hebben op een onderdeel bij de bestuursdienst of een commissie

³ in overeenstemming met het betrokken organisatieonderdeel

⁴ onverminderd de desbetreffende taak uit hoofde van de functie van directeur bij de bestuursdienst.

⁵ voor zover het archiefbescheiden betreft van een:

1°. onderdeel van de bestuursdienst; of

2°. Commissie

⁶ in overeenstemming met de directeur van het betrokken onderdeel onderscheidenlijk de secretaris van de betrokken commissie

⁷ voor zover het archiefbescheiden betreft in het:

1°. dynamisch archief van een onderdeel bij de bestuursdienst of van een commissie; of

2°. centraal semi-statisch archief

⁸ in overeenstemming met de directeur van het betrokken onderdeel van de bestuursdienst

⁹ voor zover het archiefbescheiden betreft in:

1°. de dynamische archieven van de bestuursdienst of van een commissie; of

2°. het centraal semi-statisch archief

¹⁰ voor zover het archiefbescheiden betreft in het centraal semi-statisch archief, onverminderd de desbetreffende taak uit hoofde van de functie van directeur bij de bestuursdienst

¹¹ voor zover het archiefbescheiden betreft in de dynamische archieven van de bestuursdienst of van een commissie

¹² na overleg met de directeur CO

¹³ in overeenstemming met de voorzitter

¹⁴ voor zover het archiefbescheiden betreft van een onderdeel van de bestuursdienst

¹⁵ in overeenstemming met de betrokken directeur bij de bestuursdienst

¹⁶ in overeenstemming met de directeur van het betrokken onderdeel

¹⁷ met uitzondering van de navolgende organisatieonderdelen:

1°. een adviesraad als bedoeld in de bijlage bij het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008;

2°. een ander overheidsorgaan zonder rechtspersoonlijkheid die wettelijke taken op het beleidsterrein van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap uitvoert en dat uit diens begroting wordt bekostigd

¹⁸ voor zover het archiefbescheiden betreft die berusten bij het betrokken organisatieonderdeel

Betekenis van de gebruikte symbolen:

• Betrokken functionaris is belast met deze taak

X Taak heeft betrekking op het betrokken organisatieonderdeel, maar is belegd bij de directeur CO

TOELICHTING

1. Algemeen

Artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 verplicht zorgdragers in de zin van de artikelen 23, eerste lid, en 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 tot het vaststellen van beheersregels ten aanzien van hun archiefbescheiden. Deze regeling, die het Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW¹ uit 2001 vervangt, strekt daartoe.

Tot vervanging van het Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW wordt in de eerste plaats overgegaan om weer in de pas te lopen met een aantal organisatorische ontwikkelingen binnen het ministerie. Zo hebben sinds 2001 diverse organisatieonderdelen een naamswijziging ondergaan of zijn samengevoegd, en zijn enkele nieuwe opgericht. Onder meer door de regeling in organisatorische zin sterker te enten op het organisatie- en mandaatbesluit voor het ministerie (het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008² ) is de bestendigheid ervan toegenomen en hoeft deze in beginsel niet te worden aangepast, wanneer sprake is van veranderingen in de OCW-organisatie. Voor wat betreft de taken op het gebied van de informatiehuishouding van het ministerie is in dat verband relevant te vermelden dat de voormalige directie Informatiestrategie- en diensten onlangs is opgegaan in een bredere directie Concernondersteuning (CO). Bij de vorming van de directie CO zijn onder meer de bedrijfsbureaus van de verschillende directies bij de bestuursdienst gebundeld. Hierdoor zijn enkele taken die voorheen door directies zelf werden uitgevoerd, zoals de DIV- werkzaamheden, centraal bij de directie CO belegd. In dat kader is met deze regeling voorzien in toewijzing van betreffende taken aan de directeur CO. Met dit beheersreglement is ook overigens beoogd de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het ministerie duidelijker en vollediger weer te geven. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het Beheersreglement Documentaire Informatie Verzorging OCenW op deze punten zijn de volgende:

• de verantwoordelijkheid voor het opstellen, indienen en bijhouden van selectielijsten ligt integraal bij de directeur CO in plaats van verspreid over de organisatieonderdelen;

• de verantwoordelijkheid voor het vaststellen van ordeningsplannen die betrekking hebben op onderdelen van de bestuursdienst ligt integraal bij de directeur CO in plaats van verspreid over deze organisatieonderdelen;

• de opzet van het reglement is per onderwerp in plaats van per actor.

2. Digitalisering van de informatiehuishouding

Met deze regeling is zoveel mogelijk is ingespeeld op de verregaande digitalisering van de informatiehuishouding en (de daarmee gepaarde) veranderingen op het vakgebied. Waar het vorige beheersreglement nog slechts voorzag in drie vormen van archiefbewaring binnen de organisatie, namelijk archief in dynamische, semi-statische en centraal semi-statische vorm, kent het huidige beheersreglement ook een centraal digitaal archief. Een dergelijk archief beslaat het geheel van alle digitale archiefbescheiden die berusten bij (organisatieonderdelen van) het ministerie in een digital born-omgeving, waarbij routinematige digitale vervanging van opgemaakte of ontvangen papieren archiefbescheiden wordt toegepast.³ Binnen het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap worden met het project E-doc de eerste stappen in deze richting gezet. Op dit moment wordt door DIV- en secretariaatmedewerkers van de bestuursdienst al digitaal gearchiveerd. In de volgende fase zal de gehele informatiehuishouding voor alle medewerkers van de bestuursdienst volledig digitaal verlopen. In ieder geval tot die tijd zal sprake zijn van een hybride situatie, zodat ook dit beheersreglement nog voorziet in de vertrouwde vormen van dynamische, semi-statische en centraal semi-statische archiefbewaring. Deze vormen zullen overigens naar verwachting ook in een volledig digitale omgeving nog een aanzienlijke periode relevant zijn, gelet op de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar.

3. Reikwijdte archiefwettelijk zorgdragerschap

Deze regeling geeft, ten slotte, uitdrukking aan het archiefwettelijk zorgdragerschap van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de archiefbescheiden van zijn adviescolleges en van andere overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein van zijn ministerie behoren. Wat betreft de reikwijdte van het zorgdragerschap merk ik het volgende op. In de Archiefwet 1995 is een aantal met name genoemde overheidsorganen uitdrukkelijk aangewezen als zorgdrager voor hun nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Zo bepaalt artikel 23, eerste lid, van die wet dat de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat, de directeur van het Kabinet van de Koning en de verschillende ministers zorg dragen voor hun archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats.

Voor een tweetal categorieën van overheidsorganisaties ligt het in de rede om, voor wat betreft de archiefwettelijke zorg voor archiefbescheiden, een koppeling te maken met het zorgdragerschap van de minister die belast is met aangelegenheden op het beleidsterrein van die organisaties. Het gaat om adviesraden in de zin van de Kaderwet adviescolleges en om alle overige overheidsorganen die tot het beleidsterrein van een ministerie behoren, maar geen rechtspersoonlijkheid bezitten en dus onderdeel zijn van de rechtspersoon Staat. Voor deze twee categorieën is de minister die het aangaat zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Gelet op de bijzondere bestuurlijke positionering van deze overheidsorganen ten opzichte van een ministerie kan de concrete invulling van de archiefwettelijke zorg uiteraard onderwerp zijn van onderlinge werkafspraken.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

R.H.A. Plasterk.

---

1 Stcrt. 2001, nr. 40.

2 Stcrt. 2008, nr. 40.

3 Voor de wettelijke kaders voor routinematig, digitale vervanging van archiefbescheiden wordt verwezen naar de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Stcrt. 2008, nr. 21).