Verordening op de vakbekwaamheid

3 december 2009

Het College van Afgevaardigden van de Nederlandse Orde van Advocaten,

Overwegende;

dat het in het belang van een goede praktijkuitoefening en het vertrouwen in de advocatuur gewenst is regels te stellen over de vakbekwaamheid van advocaten mede in het licht van de kernwaarden advocatuur;

Gelet op de artikelen 26 en 28 van de Advocatenwet;

Gezien het ontwerp van de Algemene Raad met bijbehorende toelichting;

Gelet op het advies van de Adviescommissie Regelgeving;

Gelet op het advies van de Raad van Advies;

Stelt de navolgende verordening vast:

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Advocaat:

de in Nederland ingeschreven advocaat die in het bezit is van een stageverklaring als bedoeld in artikel 10 Stageverordening¹, alsmede de advocaat bedoeld in artikel 16h van de Advocatenwet;

b. Deken:

de deken van het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt;

c. Raad van Toezicht:

de Raad van Toezicht van de Orde van Advocaten in het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt als bedoeld in artikel 22 Advocatenwet;

d. Algemene Raad:

de Algemene Raad als bedoeld in artikel 18 van de Advocatenwet;

e. Secretaris:

de secretaris van de Algemene Raad als bedoeld in artikel 34 van de Advocatenwet:

f. Vakbekwaamheid:

het voldoen aan eisen betreffende de professionele kennis en kunde van de advocaat, de betamelijkheid van zijn handelen of nalaten als bedoeld in artikel 46 Advocatenwet, de kantoororganisatie en de dienstverlening.

Artikel 2

• 1. De advocaat dient vakbekwaam te zijn.

• 2. Het bepaalde in het vorige lid houdt mede in dat een advocaat alleen zaken aanneemt die hij gelet op zijn kantoororganisatie adequaat kan behandelen en waarvoor hij de deskundigheid bezit dan wel waarvoor hij gebruik maakt van de deskundigheid van een derde.

• 3. De advocaat legt schriftelijk vast op welke wijze hij voldoet aan het bepaalde in de voorgaande leden.

Artikel 3

• 1. De advocaat is verplicht jaarlijks aantoonbaar zijn professionele kennis en kunde te onderhouden respectievelijk te ontwikkelen op het rechtsgebied of de rechtsgebieden waarop hij werkzaam is respectievelijk wil zijn.

• 2. Om aan de verplichting als bedoeld in het eerste lid te voldoen moet de advocaat jaarlijks ten minste twintig punten behalen..

• 3. Indien in enig jaar aan het bepaalde in het vorige lid niet wordt voldaan, voldoet de advocaat desondanks aan de verplichting in het eerste lid, indien hij in dat jaar ten minste 10 punten heeft behaald en in dat jaar en de twee daaraan voorafgaande jaren samen ten minste 60 punten heeft behaald.

• 4. Het aantal bedoeld in het tweede en derde lid neemt naar evenredigheid af ingeval deze Verordening in enig jaar minder dan elf maanden op de advocaat van toepassing is geweest

• 5. De Algemene Raad stelt – gehoord het College van Afgevaardigden – over het bepaalde in de voorgaande leden nadere regels.

Artikel 4

• 1. De advocaat is verplicht aantoonbaar de organisatie van zijn kantoor alsmede de dienstverlening aan de cliënt adequaat in te richten.

• 2. De Algemene Raad stelt – gehoord het College van Afgevaardigden – over het bepaalde in het voorgaande lid nadere regels.

Artikel 5

De advocaat is verplicht desgevraagd aan de deken of aan de namens de deken optredende secretaris schriftelijk te verklaren dat is voldaan aan de hem in deze verordening opgelegde verplichtingen. Wanneer de deken van oordeel is dat inzake deze verplichtingen een nader onderzoek noodzakelijk is, stelt hij of de namens de deken optredende secretaris een nader onderzoek in. De deken of de namens de deken optredende secretaris kan hiervoor een andere advocaat aanwijzen en bedingt daarbij diens geheimhouding. De advocaat is verplicht aan een dergelijk onderzoek zijn medewerking te verlenen.

Artikel 6

• 1. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening op de Vakbekwaamheid’ en treedt op 1 januari 2010 in werking.

• 2. De Verordening op de Permanente Opleiding 2000 wordt per 1 januari 2010 ingetrokken.

Het College van Afgevaardigden van de Nederlandse Orde van Advocaten.

TOELICHTING

Uitgangspunten

Het in deze verordening gebezigde begrip ‘vakbekwaamheid’ is ruimer dan de veelal in dit verband genoemde term ‘kwaliteit’. De Algemene Raad en het College van Afgevaardigden zijn de mening toegedaan dat vakbekwaamheid naast de typisch beroepsmatige kennis en kunde mede de professionele ethiek (als begrepen onder het begrip betamelijkheid in artikel 46 Advocatenwet), en de kantoororganisatie en de dienstverlening aan de cliënt omvat.

De Algemene Raad en het College van Afgevaardigden vinden dat een moderne advocatuur, evenals dat het geval is bij de overige vrije, in een openbaar lichaam georganiseerde beroepsgroepen en bij de artsen, actief en zichtbaar haar vakbekwaamheid moet bewaken, onderhouden en perfectioneren. Veel advocaten en kantoren doen dit al. Nieuw is dit dus niet en voor een aanzienlijk deel van de balie brengt deze verordening dan ook geen of nauwelijks extra lasten met zich mee. Integendeel, de verwachting is dat het voor velen eenvoudiger zal worden. Er wordt meer dan nu ruimte gelaten voor de bestaande diversiteit in de balie, dus maatwerk voor de advocaat en diens kantoor. De Algemene Raad en het College van Afgevaardigden willen met deze verordening naast het stellen van regels over de kwaliteit ook de discussie over kwaliteit in de advocatuur stimuleren. Door deze verordening worden kaders geschapen zodat de advocaat weet aan welke eisen hij moet voldoen in het licht van de vakbekwaamheid. Het toezicht is in de visie van de Algemene Raad en het College van Afgevaardigden uiteindelijk het instrument om te beoordelen of een advocaat vakbekwaam is.

In de volgende documenten wordt eveneens de noodzaak van een moderne, baliebrede regeling voor de vakbekwaamheid beschreven: ‘Een maatschappelijke Orde’ van de Commissie Advocatuur van 24 april 2006 en de kabinetsreactie hierop van 13 oktober 2006 (TK 2006–2007, 30 800 VI, nr. 3), het rapport van de Commissie Metatoets ‘Advies kwaliteitsstelsel rechtsbijstand 2008’ en het ontwerp Advocatenwet uit 2008/2009, waarin de Orde verplicht wordt tot een bij verordening te regelen introductie van een adequaat kwaliteitsstelsel. In het kabinetsstandpunt op het eerdergenoemde rapport van de Commissie Advocatuur is een aantal eisen opgesomd waaraan een kwaliteitsstelsel in ieder geval moet voldoen. De Algemene Raad en het College van Afgevaardigden voorzien met deze verordening in dat kwaliteitsstelsel.

De Algemene Raad en het College van Afgevaardigden vinden dat een advocaat in het kader van de vakbekwaamheid behoort deel te nemen aan gestructureerde feedback, zoals peer review, intervisie of (inter)collegiale toetsing. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat gestructureerde feedback, zoals peer review en intervisie, het beste instrument is om kwaliteit te toetsen. Er bestaan al diverse specialisatieverenigingen voor advocaten die als voorwaarde voor lidmaatschap van hun vereniging de eis stellen dat aan gestructureerde feedback wordt gedaan. Ook individuele advocaten en advocatenkantoren doen al aan gestructureerde feedback. Op dit moment is het echter nog niet goed mogelijk om deelname aan gestructureerde feedback baliebreed op succesvolle wijze verplicht te stellen, onder andere omdat gebleken is dat er nog geen eenduidige definitie van de verschillende genoemde begrippen bestaat en omdat onzeker is of op korte termijn voldoende infrastructuur aanwezig is om voor de gehele balie op adequate wijze deelname aan gestructureerde feedback te verzekeren. Wel zal de advocaat door de introductie van deze Verordening en de daarmee samenhangende regelgeving gestimuleerd worden deel te nemen aan gestructureerde feedback, onder andere doordat deelname kan meetellen voor de verplichting ten minste twintig punten aan het onderhouden van kennis en kunde te besteden. Daarbij zal dan aan nog vast te stellen voorwaarden moeten worden voldaan. Binnen twee jaar na inwerkingtreding van deze verordening zal geëvalueerd worden hoe deelname door advocaten aan gestructureerde feedback verloopt. Deze evaluatie zal gebruikt worden bij het ontwikkelen van dit instrument. De Algemene Raad en het College van Afgevaardigden verwachten dat de infrastructuur en definitiebepaling dan zodanig ontwikkeld is dat het wel mogelijk is dit instrument baliebreed op succesvolle wijze verplicht te stellen. De Algemene Raad en het College van Afgevaardigden achten het mogelijk en wenselijk dat tijdens de gestructureerde feedback over ethiek en attitude gediscussieerd wordt, zoals gesuggereerd door de Raad van Advies. De Algemene Raad zal een werkgroep instellen om deelname aan gestructureerde feedback door advocaten te bevorderen. Verder kan deelname in samenwerking met de Raden van Toezicht op lokaal niveau worden gestimuleerd tijdens de plaatselijke opleidingsactiviteiten. Ook zal het onderwerp worden geagendeerd voor het overleg dat de Algemene Raad met de specialisatieverenigingen heeft. De werkgroep kan hier ook een rol spelen.

Deze verordening is niet van toepassing op een advocaat-stagiaire. De advocaat-stagiaire is immers nog niet vakbekwaam, hij is op weg naar vakbekwaamheid en daarop zijn de Beroepsopleiding en de Voortgezette Stagiaire-Opleiding (VSO) gericht. Wel worden óók voor stagiaires relevante normen in de Stageverordening 1988 en 2005 opgenomen, zoals het bepaalde in artikel 2 en artikel 5. De gewijzigde Stageverordening zal op hetzelfde moment als deze verordening in werking treden. Ook de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 was in beginsel niet van toepassing op een advocaat-stagiaire. Eerst nadat een advocaat-stagiaire 39 maanden op het tableau had gestaan, werd de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 van toepassing. Voor deze verordening is een andere keuze gemaakt, namelijk relevante bepalingen in de Stageverordening 1988 en 2005 op te nemen.

Systematiek van de verordening

De verordening legt in artikel 2 de verantwoordelijkheid voor de vakbekwaamheid daar waar die hoort: bij de advocaat. De advocaat is zelf verantwoordelijk voor het op peil houden en waar nodig verbeteren van zijn vakbekwaamheid. Het verdient de voorkeur om de verplichtingen ten aanzien van de verschillende elementen uit de definitie vakbekwaamheid in de verordening uiteen te zetten. Dit is gebeurd in de artikelen 3 en 4. In artikel 3 is verwoord dat de advocaat zijn professionele kennis en kunde moet onderhouden of kan ontwikkelen en gedurende hoeveel uur. In artikel 4 komt het onderdeel terug dat ziet op de kantoororganisatie alsmede de dienstverlening aan de cliënt.

In diverse artikelen is bepaald dat de advocaat geacht wordt te beschrijven hoe hij aan het bepaalde in die artikelen voldoet. Dit is vormvrij. De essentie is dat de advocaat kan aantonen dat hij beschikt over de nodige competenties voor het bieden van adequate rechtsbijstand op het rechtsgebied of de rechtsgebieden waarop hij werkzaam is. Reden voor het vereiste van vastleggen is dat het in het kader van het toezicht toetsbaar moet zijn. De advocaat behoort zich jegens de deken te kunnen verantwoorden. Vastlegging kan bijvoorbeeld door middel van een kantoorhandboek of door implementatie van een best practice guide geschieden. Een advocaat kan er ook voor kiezen gebruik te maken van kwaliteitssystemen die door derden worden aangeboden. Op dit moment kan hiervoor bijvoorbeeld gedacht worden aan een kwaliteitssysteem als ISO 9001:2000 of Viadicte. Het is denkbaar dat dergelijke systemen niet alle relevante onderdelen van vakbekwaamheid adresseren. De advocaat moet voor die onderdelen op andere wijze toetsbaar aantonen dat – in ieder geval – aan de normen is voldaan. Daarnaast geldt dat als een systeem op een bepaald moment voldoet aan de normen, dit niet wel zeggen dat dit altijd het geval zal zijn.

De Algemene Raad ontwikkelt een model dat voor deze vastlegging gebruikt kan worden door advocaten die geen eigen standaard zoals kantoorhandboek of best practice guide hebben of geen gebruik willen maken van een andere op dit moment al bestaande standaard. Dit zal zeer waarschijnlijk een webapplicatie worden die uit verschillende modules bestaat. De advocaat kan alle modules gebruiken of er voor kiezen alleen die modules te gebruiken die bij een reeds door hem gebruikt systeem of model aansluiten. Naast modules die zien op verplichtingen die volgen uit de diverse verordeningen, wordt gedacht aan het toevoegen van modules die handig kunnen zijn voor de praktijkvoering van een advocaat. De advocaat kan deze webapplicatie implementeren in zijn kantoororganisatie en praktijkvoering, maar het hoeft niet. De verwachting is dat deze webapplicatie halverwege 2010 beschikbaar komt. In het kader van het toezicht zal er rekening mee worden gehouden dat dit instrument niet reeds vanaf 1 januari 2010 beschikbaar is.

In de artikelen 3 en 4 is bepaald dat uitwerking van de bepaling in lagere regelgeving plaatsvindt of kan plaatsvinden. Hiervoor is gekozen om het stelsel enigszins flexibel te houden. De regeling, die na het College van Afgevaardigden gehoord te hebben, tot stand komt, kan relatief eenvoudig en snel worden aangepast als daar behoefte aan is. Tevens is lagere regelgeving beter geschikt om de verschillende opties inclusief de daaraan te stellen eisen te beschrijven. Overigens zal ook in deze regelingen de verplichting worden opgenomen te beschrijven hoe aan bepaalde eisen wordt voldaan. Hiervoor kan eveneens van een kantoorhandboek, een best practice guide, een ander systeem of het door de Algemene Raad te ontwikkelen model gebruik worden gemaakt.

Artikel 5 regelt het toezicht op de naleving van deze verordening en verplicht de advocaat aan de deken te verklaren dat aan de verplichtingen van deze verordening is voldaan. Het toezicht ligt primair bij de deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement waar de advocaat kantoor houdt. Bepaalde bevoegdheden van de deken zijn met het oog op de doelmatige uitvoering van het toezicht op advocaten sinds januari 2002 gemandateerd aan de secretaris van de Algemene Raad. De secretaris voert het toezicht op de advocaten uit via een Centrale Controle Verordeningen (CCV). Het ligt voor de hand de systematiek van mandatering te handhaven. De Algemene Raad werkt thans samen met de dekens aan verzwaring van het toezicht, dat ook op deze verordening van toepassing zal zijn. Uitgangspunt hierbij is de verantwoordelijkheid van de advocaat en het vertrouwen in zijn functioneren. Het toezicht zal worden vormgegeven volgens het principe: soepel waar het kan, streng waar het moet. De suggestie van de Raad van Advies om in het kader van het toezicht een systeem op te zetten waardoor harmonisatie wordt bevorderd en het toezicht dynamischer wordt, neemt de Algemene Raad ter harte. Er wordt op dit moment gewerkt aan versterking van het toezicht. Het is de bedoeling dat de versterking in 2010 ingaat. Het is daarom niet zinvol om na een jaar de naleving van en de wijze van toezicht op deze verordening, maar ook de andere verordeningen te evalueren. Eerst in de loop van 2011 kan een analyse plaats vinden. Hiertoe zal ook vanuit het Bureau van de Orde ondersteuning worden geboden aan de dekens. De gegevens die in het kader van de jaarlijkse controle centraal worden verzameld, worden geanalyseerd. Ook zal – zoals gebruikelijk – worden doorgegeven aan de dekens welke advocaten niet hebben voldaan. De Algemene Raad zal in het kader van de transparantie bevorderen dat de dekens terugkoppelen welke actie is ondernomen indien een advocaat niet had voldaan aan een bepaalde verplichting en als geen actie is ondernomen wat de reden hiervan is. De suggestie die de Raad van Advies heeft gedaan over de toezichtslast, zal worden betrokken bij het opstellen van de vragenlijst die in verband met het toezicht jaarlijks aan de advocaten zal worden voorgelegd.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Kernbegrip van deze verordening is vakbekwaamheid. Zoals in de algemene toelichting uiteengezet is, is dit een meerledig begrip dat ruimer is dan kwaliteit. Vakbekwaamheid verwijst via de in artikel 46 Advocatenwet neergelegde norm van de betamelijkheid ook naar de door de Commissie Advocatuur genoemde en in de Advocatenwet te verankeren kernwaarden. Opgemerkt zij wel dat in deze verordening soms verplichtingen zijn neergelegd die ook in andere verordeningen voorkomen. In de Verordening op de Administratie en Financiële Integriteit is bijvoorbeeld het één en ander bepaald over de betamelijkheid van de advocaat en de kantoororganisatie inclusief de relatie tot de cliënt. De advocaat moet er zorg voor dragen dat hij aan de eisen en verplichtingen voldoet die uit elke verordening voortvloeien. Dit wordt bewerkstelligd door in de Verordening op de Administratie en Financiële Integriteit een bepaling op te nemen die de advocaat verplicht te beschrijven hoe hij aan de verplichtingen uit die verordening voldoet, zoals dit ook geldt voor de Verordening op de Vakbekwaamheid.

Artikel 2

In dit artikel is bepaald dat de advocaat vakbekwaam moet zijn. Dit betekent dat de advocaat moet voldoen aan de aan hem te stellen eisen inzake de betamelijkheid van diens handelen of nalaten als bedoeld in artikel 46 Advocatenwet, zijn professionele kennis en kunde en de eisen inzake de organisatie van zijn kantoor en de dienstverlening aan de cliënt. Tot op heden is nergens neergelegd dat ook in het licht van vakbekwaamheid de betamelijkheid van de advocaat van belang is. Hetgeen in artikel 46 Advocatenwet is bepaald, ziet immers op de tuchtrechtspraak en niet op de vakbekwaamheid. De eis van vakbekwaamheid houdt tevens in dat de advocaat alleen zaken aanneemt waarvoor hij deskundig is en zijn kantoororganisatie is toegerust, en gezien zijn praktijk. Hiermee wordt ook aangesloten bij hetgeen hierover in artikel 3.1.3 uit de gedragscode van de CCBE (de Raad van Europese Balies) is bepaald. In dit artikel staat bovendien nog dat een advocaat geen zaak aanvaardt die hij niet met spoed kan afhandelen. Zoals in de algemene toelichting reeds is opgemerkt is in het licht van deze verordening vakbekwaamheid ruimer dan deskundigheid. Om de praktijkuitoefening niet te beperken is de mogelijkheid opgenomen dat de advocaat voor een bepaalde zaak of een onderdeel van een zaak de deskundigheid van een andere advocaat of een derde inschakelt of advies vraagt. Met de opmerking over de kantoororganisatie wordt bijvoorbeeld gedoeld op een grote faillissementszaak. Niet in elke kantoororganisatie kan een dergelijke zaak adequaat worden behandeld.

Artikel 3

In dit artikel is uitgewerkt dat een advocaat zijn professionele kennis en kunde moet onderhouden. Dit kan bijvoorbeeld door het volgen of geven van onderwijs, het publiceren van artikelen in juridische tijdschriften of van een rechtswetenschappelijk proefschrift, werkzaamheden als rechter-plaatsvervanger of arbiter, of door deelname aan gestructureerde feedback zoals intervisie of collegiale toetsing. Verder is in dit artikel ook het aantal uren neergelegd dat een advocaat minimaal aan (de ontwikkeling van) professionele kennis en kunde moet besteden. Gelet op het belang van vakbekwaamheid, zal de advocaat meer tijd dan op grond van de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 aan het onderhouden van zijn professionele kennis en kunde moeten besteden. Daarom zal de advocaat jaarlijks ten minste 20 punten moeten besteden aan het onderhouden of ontwikkelen van zijn professionele kennis en kunde. Hierbij zal het meestal gaan om juridische kennis en kunde, maar dat hoeft niet. Als voorwaarde geldt dat het onderhouden van de kennis en kunde in ieder geval gerelateerd moet zijn aan het rechtsgebied of de rechtsgebieden waarop de advocaat werkzaam is. Mocht een advocaat van rechtsgebied willen veranderen of een rechtsgebied willen toevoegen aan zijn praktijk, kan een advocaat ook werken aan het ontwikkelen van kennis en kunde op het rechtsgebied of de rechtsgebieden waarop hij werkzaam wil zijn. In de lagere regelgeving zal worden uitgewerkt hoe een punt behaald wordt.

De overschotregeling wordt anders vorm gegeven dan op grond van de Verordening op de Permanente Opleiding 2000. In deze overschotregeling kan een advocaat eerder behaalde punten inzetten. Het betekent dat als een advocaat in een bepaald jaar geen twintig punten heeft behaald, hij toch heeft voldaan voor het onderdeel kennis en kunde als bedoeld in artikel 3 van deze verordening als aan de volgende voorwaarden is voldaan. Een advocaat heeft toch voldaan indien een advocaat minimaal tien punten heeft behaald in het jaar waarop de controle ziet èn hij in dat jaar en de twee voorafgaande jaren, dus een periode van drie jaar, zestig punten heeft behaald. Een voorbeeld ter verduidelijking. Als een advocaat in 2010 tien punten heeft behaald, twintig in 2009 en dertig in 2008, heeft hij voldaan.

In de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 is bepaald dat als de verordening minder dan elf maanden op een advocaat van toepassing is geweest het aantal te behalen punten naar evenredigheid afneemt. Dit is het geval als een advocaat zich halverwege het jaar laat beëdigen of juist laat schrappen, of als een stagiaire halverwege het jaar de stageverklaring ontvangt. Een soortgelijke bepaling is ook in deze verordening opgenomen.

Hoe een advocaat zijn professionele kennis en kunde kan onderhouden of opbouwen, wordt in een nadere regeling verder uitgewerkt. In deze regeling zal ook worden opgenomen wat de procedure is voor een opleidingsinstelling om erkend te worden en een overgangsbepaling hoe moet worden omgegaan met punten die behaald zijn boven de in 2008 en 2009 op grond van de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 geldende norm.

Artikel 4

Om aan te tonen dat aan de verplichtingen uit dit artikel is voldaan, zal een advocaat in ieder geval moeten voldoen aan de in de nadere regeling neergelegde normen. Deze normen zien onder andere op vaststelling van de aard, omvang en haalbaarheid van de zaak alsmede de acceptatie van de opdracht, de communicatie met de cliënt over de financiële consequenties en andere voor de cliënt relevante informatie, het beheren van de administratieve gegevens van de zaak, het beheer van het dossier, de vertrouwelijkheid van de gegevens van de cliënt, de bereikbaarheid van de advocaat of diens kantoor en de vervanging van de advocaat. De kwaliteitsstandaard op de kantoororganisatie 2007 van de Orde zal als basis dienen voor de regeling als bedoeld in het tweede lid. Zie hiertoe ook hetgeen staat bij de toelichting over de systematiek van de verordening.

Artikel 5

In aanvulling op de toezichthoudende taak van de deken is in artikel 5 ter vermijding van elk misverstand de verplichting van de advocaat opgenomen niet alleen alle gewenste inlichtingen te verschaffen, maar ook mee te werken aan een onderzoek door bijvoorbeeld een andere advocaat. Het gaat hier overigens niet om een onderzoek als bedoeld in artikel 60b Advocatenwet of artikel 12, derde lid, Verordening op de Administratie en Financiële Integriteit. Desgewenst zou een onderzoek als bedoeld in artikel 12 Verordening op de Administratie en Financiële integriteit wel gecombineerd kunnen worden met de in dit artikel bedoelde onderzoek.

Artikel 6

De Verordening op de Permanente Opleiding 2000 zal worden ingetrokken. Het in stand houden van die verordening is immers niet in lijn met het streven om alle voor vakbekwaamheid relevant geachte bepalingen of regelingen zoveel mogelijk bij elkaar in één regeling neer te leggen.

---

1 Dit ziet zowel op Stageverordening 1988 als Stageverordening 2005.