Regeling van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 17 augustus 2009, nr. 2009-0000360522, Directoraat-Generaal Bestuur en Koninkrijksrelaties, houdende wijziging van de Regeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens in verband met de mogelijkheid tot vervanging van het persoonsregister en van het archiefregister

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op de artikelen 136, tweede lid, en 137, tweede lid, van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en artikel 91, derde lid, van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Besluit:

ARTIKEL I

In de Regeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt na artikel 50 een nieuw artikel ingevoegd, luidende:

Artikel 50a

• 1. Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten het persoonsregister, bedoeld in artikel 136 van de wet, op een andere wijze dan in de vorm van persoonskaarten aan te houden. Indien het college hiertoe besluit, regelt het tevens de vernietiging van de persoonskaarten.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten het archiefregister, bedoeld in artikel 137 van de wet, op een andere wijze dan in de vorm van persoonskaarten aan te houden. Indien het college hiertoe besluit, regelt het tevens de vernietiging van de persoonskaarten.

• 3. Op een besluit als bedoeld in het eerste of tweede lid is artikel 7 van de Archiefwet 1995 van toepassing.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

A.Th.B. Bijleveld-Schouten.

TOELICHTING

Onderhavige wijziging van de Regeling gemeentelijk basisadministratie persoonsgegevens geeft invulling aan de in artikel 136, tweede lid, Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA) genoemde mogelijkheid dat bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kan worden bepaald dat het persoonsregister op andere wijze dan in de vorm van persoonskaarten wordt aangehouden en dat de vernietiging van de persoonskaarten wordt geregeld. Artikel 137 Wet GBA bepaalt hetzelfde ten aanzien van het archiefregister. Deze wijziging geeft ook hier invulling aan.

Het college van burgemeester en wethouders draagt op grond van artikel 91, eerste lid, Besluit GBA tot 2 oktober 2069 de zorg voor het persoonsregister en het archiefregister. Deze registers bestaan uit papieren persoonskaarten. In voorkomende gevallen kan de zorg voor genoemde registers beter worden waargemaakt indien de persoonskaarten zijn overgezet op (bijvoorbeeld) microfilm dan wel zijn gedigitaliseerd. Het college van burgemeester en wethouders dient zijn zorgplicht zo goed mogelijk te kunnen uitoefenen. Om deze reden kan het college besluiten dat het persoonsregister en het archiefregister worden vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen registers te vernietigen.

Het persoonsregister en het archiefregister zijn op grond van de Archiefwet te bewaren registers. Indien het college van burgemeester en wethouders tot vervanging van de persoonskaarten besluit, is artikel 7 van de Archiefwet 1995 van toepassing. Dit betekent dat er een machtiging van Gedeputeerde Staten vereist is. Om buiten twijfel te stellen dat artikel 7 van de Archiefwet van toepassing is, wordt dit in artikel 50a, derde lid, uitdrukkelijk bepaald.

Er wordt op gewezen dat op grond van artikel 2 van het Archiefbesluit bij de vervanging onder meer rekening dient te worden gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

A.Th.B. Bijleveld-Schouten.