TOELICHTING
Algemeen
Ingevolge artikel 6, vijfde lid, aanhef en onderdeel a, van het
Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit SZW 2009 (hierna: OMV-besluit SZW
2009) dient de plaatsvervangend secretaris-generaal bij schriftelijk besluit
taken toe te delen aan de onder hem ressorterende organisatieonderdelen. Tevens
kunnen bevoegdheden worden doorverleend aan de functionarissen die leiding
geven aan deze organisatieonderdelen. Dit is gebeurd in het Organisatie-,
mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW(hierna:
OMV-besluit PSG SZW). Met deze regeling worden door de plaatsvervangend
secretaris-generaal taken en verantwoordelijkheden belegd bij onder hem
ressorterende organisatieonderdelen en worden tevens
vertegenwoordigingsbevoegdheden doorverleend. Het OMV-besluit PSG SZW 2009, het
Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006, het
Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit Personeel, Organisatie en Informatie
2005, het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Gemeenschappelijke
Organisatie Bedrijfsvoering 2006 en het Organisatie-, mandaat- en
volmachtbesluit ICT-diensten 2008 worden ingetrokken.
Het OMV-besluit PSG 2009 dient vernieuwd te worden vanwege de
oprichting van de directie Bedrijfsvoering per 1 juni 2009. Met het tot stand
komen van de directie Bedrijfsvoering komen de directies Gemeenschappelijke
Organisatie Bedrijfsvoering, Facilitaire Zaken, Personeel, Organisatie en
Informatie en ICT-diensten per 1 juni 2009 te vervallen. Opgemerkt wordt dat de
ICT-dienstverlening al vanaf 1 mei 2009 is ondergebracht bij de Shared Service
Organisatie directie ICT (hierna: SSO-ICT) van het ministerie van Verkeer en
Waterstaat (hierna: V&W). De regie, advies en beleidstaken inzake ICT zijn
ondergebracht bij de directie Bedrijfsvoering.
De directie Bedrijfsvoering bestaat uit de volgende (tijdelijke)
afdelingen:
• afdeling Informatie en Facilitair Management;
• afdeling Inkoop;
• afdeling Managementinformatie & Control;
• afdeling Documentatie, Communicatie & Archief;
• afdeling Personeel & Organisatie (incl. Academie);
• afdeling Financiën;
• afdeling Facilitaire Zaken (tot 1 april 2010);
• afdeling Personeels- en Salarisadministratie (tot 1 januari
2010).
Op termijn zal een aantal uitvoerende taken van de directie
Bedrijfsvoering in delen overgaan naar diverse interdepartementale
samenwerkingsverbanden zoals:
• Per 1 september 2009 wordt de grafische dienstverlening van de
afdeling Facilitaire Zaken gebundeld met die van de ministeries van Economische
Zaken, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (hierna: VROM) en
Buitenlandse Zaken (hierna: BuZa).
• Per 1 januari 2010 verzorgt P-Direkt de uitvoering van de
standaard P-processen voor SZW. De medewerkers die per 1 januari 2010 naar
P-Direkt gaan, horen tot 1 januari 2010 bij de directie Bedrijfsvoering.
• Per 1 april 2010 start de uitvoeringsorganisatie 4FM: een
samenwerkingsverband op het gebied van de facilitaire uitvoering van het
ministerie en de ministeries van, VROM, BuZa en V&W.
De directie Bedrijfsvoering heeft onder andere de opdracht om de
financieel- administratieve ondersteuning ten behoeve van de directies van het
ministerie uit te voeren. Dit heeft betrekking op de bekostiging van en
subsidieverlening aan gemeenten, zelfstandige bestuursorganen en externe
organisaties op basis van wet- en regelgeving van het ministerie en op de
afhandeling van overige verplichtingen die het ministerie jegens derden is
aangegaan. Hierbij wordt geen afbreuk gedaan aan de beleidsmatige en
beheersmatige eindverantwoordelijkheid van de directies van het
ministerie.
Vanaf mei 2009 neemt het ministerie telefonie en
ICT-dienstverlening af van het ministerie van V&W/SSO-ICT. Hiermee wordt
bijgedragen aan een Rijksbrede werkplek en standaardisatie. De directie
Bedrijfsvoering voert de regie voor SZW over deze dienstverlening en vervult
met deze taken de Chief Information Officer- ondersteuningrol die ingevolge
artikel 6, zesde lid, van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit SZW
2009 rust op de plaatsvervangend secretaris-generaal. Teneinde een zorgvuldige
opslag en bewaring van in beslag genomen digitaal bewijsmateriaal door de
Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst (hierna: SIOD) te kunnen waarborgen,
heeft het DIGI-team van SIOD de exclusieve toegang tot de SIOD data. Dit
conform het besluit van de plaatsvervangend secretaris-generaal inzake ‘Beheer
verzamelde digitale gegevens’ (SIOD/2004/74948 d.d. 6 december 2004). Het
functioneel beheer is standaard bij de betrokken lijndirecties belegd. De
Inspectie Werk en Inkomen en het Agentschap SZW kunnen besluiten de
ICT-dienstverlening elders te betrekken. Voor zover deze organisatieonderdelen
gebruik maken van de departementale infrastructuur of er sprake is van
huisvesting in een gebouw waar tevens een ander organisatieonderdeel van het
ministerie is gehuisvest, zal dit via de dienstverleningsovereenkomst(en) die
via de directie Bedrijfsvoering zijn afgesloten lopen. Tevens is de directie
Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de beslissing voor welke
automatiseringssystemen een directie systeemeigenaar is.
Artikelgewijs
Artikel 3
Dit artikel geeft aan welke algemene verantwoordelijkheden voor
de directeur gelden.
Eerste lid, onderdeel a
Onderdeel a van het eerste lid geeft aan dat de directeur
belast is met het leiding geven aan de directie. Hierbij moet de directeur wel
de aanwijzingen en richtlijnen van de bewindspersonen, van de
secretaris-generaal voor zover voortvloeiend uit het koninklijk besluit van
18 oktober 1988 inzake de functie en verantwoordelijkheid van de
secretaris-generaal en van de plaatsvervangend secretaris-generaal, onder wie
hij/zij ressorteert, in acht nemen.
Eerste lid, onderdeel e
Onderdeel e van het eerste lid geeft aan dat de directeur
verantwoordelijk is voor de personeelsaangelegenheden van de onder hem
ressorterende functionarissen. Hierbij geldt wel dat de directeur de
departementale regels en aanwijzingen in acht moet nemen. Uiteraard moet de
directeur ook de toepasselijke wet- en regelgeving toepassen, zoals de
Ambtenarenwet, het Algemeen Rijksambtenarenreglement, het Bezoldigingsbesluit
Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 en de daarop berustende regelgeving. Uiteraard
kunnen door de plaatsvervangend secretaris-generaal alleen
vertegenwoordigingsbevoegdheden worden doorverleend die aan hemzelf verleend
zijn. Zo geldt dat bepaalde bevoegdheden op het terrein van
personeelsaangelegenheden zijn voorbehouden aan de secretaris-generaal dan wel
bij koninklijk besluit moeten geschieden (zie de artikelen 4 en 5 van het
OMV-besluit SZW 2009 en de daarbij behorende toelichting). Verder geldt dat
bepaalde bevoegdheden niet mogen worden doorverleend aan functionarissen onder
het niveau van directeur-generaal of inspecteur-generaal (zie artikel 22,
tweede lid, onderdelen b en c, van het OMV-besluit SZW 2009). Dit betekent in
concreto dat de volgende personele besluiten niet door de directeur mogen
worden genomen:
– het toepassen van de Ambtenarenwet, het Algemeen
Rijksambtenarenreglement en het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren
1984 voor zover daarin is voorzien in besluiten bij Koninklijk Besluit;
– het verlenen van ontslag op grond van artikel 125e van de
Ambtenarenwet;
– het aanstellen en benoemen van functionarissen alsmede de
ontslagverlening van functionarissen;
– het op grond van artikel 22a van het Bezoldigingsbesluit
Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 toekennen van periodieke toeslagen voor zover
het gaat om toeslagen om redenen van werving en behoud;
– de toepassing van het Besluit vergoeding
representatiekosten rijkspersoneel en van artikel 6a van het Algemeen
Rijksambtenarenreglement (het aanstellen in tijdelijke dienst met afwijkende
arbeidsvoorwaarden in zeer bijzondere gevallen).
Artikel 4
De directeur Bedrijfsvoering is tevens aangewezen als
Coördinerend Directeur Inkoop (CDI). De taken en verantwoordelijkheden van de
CDI zijn vastgelegd in de tweede paragraaf van de Nadere Regeling
Contractbeheer SZW 2004.
Artikel 5
Eerste lid
In het eerste lid is een algemene bevoegdheid voor de directeur
geregeld om besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en andere
handelingen te verrichten, voor zover deze betrekking hebben op de taken van
zijn directie. Deze taken staan eerder in dit besluit voor de directie
gespecificeerd aangegeven (artikelen 4). Het gaat hier om mandaten, volmachten
en machtigingen om namens een bewindspersoon te handelen (zie voor een
toelichting op deze begrippen de toelichting bij artikel 1 van het OMV-besluit
SZW 2009). Hierbij zijn altijd de bepalingen van afdeling 10.1.1 (mandaat) van
de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing. De bepalingen van deze
titel gelden op grond van artikel 10:12 (schakelbepaling) niet alleen voor
mandaten (het nemen van besluiten in de zin van de Awb), maar ook indien
volmacht verleend wordt tot het verrichten van privaatrechtelijke
rechtshandelingen (waaronder overeenkomsten) en indien machtiging verleend
wordt tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een
privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. De bepalingen in de Awb en de algemene
bepalingen in het OMV-besluit SZW 2009 brengen onder meer het volgende met zich
mee: bevoegdheden worden altijd uitgeoefend in naam van en onder
verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (in casu een bewindspersoon van
SZW); als algemene beperking van de bevoegdheid om namens een bewindspersoon te
handelen geldt: ‘tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard
van de bevoegdheid zich tegen verlening van mandaat, volmacht dan wel
machtiging verzet’ (zie artikel 14, vierde lid, OMV-besluit SZW 2009 en artikel
10:3 Awb); iedere leidinggevende kan algemene en bijzondere aanwijzingen geven
ter zake van de uitoefening van mandaten, volmachten en machtigingen; deze
aanwijzingen moeten worden opgevolgd (zie artikel 25 OMV-besluit SZW 2009);
leidinggevenden blijven bevoegd de doorverleende bevoegdheden zelf uit te
oefenen (zie artikel 19 OMV-besluit SZW 2009 en artikel 10:7 Awb); een
doorverleende bevoegdheid (mandaat, volmacht en/of machtiging) kan altijd
schriftelijk worden ingetrokken (zie artikel 10:8 Awb); krachtens mandaat
genomen besluiten en krachtens volmacht aangegane overeenkomsten moeten
vermelden namens welk bestuursorgaan zij zijn genomen of aangegaan (zie artikel
10:10 Awb); in artikel 15 van het OMV-besluit SZW 2009 is een uniforme formule
opgenomen waarmee vertegenwoordigingsbevoegden (dus ook directeuren) stukken
moeten ondertekenen die op basis van mandaat, volmacht of machtiging worden
ondertekend; daaruit moet steeds blijken dat ondertekening namens de Minister
dan wel een Staatssecretaris van SZW plaatsvindt.
Vierde lid
In het vierde lid wordt aangegeven dat de bevoegdheid om
overeenkomsten aan te gaan beperkt is tot overeenkomsten met een bepaalde
waarde per overeenkomst. Voor het berekenen van de waarde van een overeenkomst
moet worden uitgegaan van de maximale waarde die een overeenkomst kan hebben.
Dat betekent dat bij overeenkomsten waarin de hoogte van de verplichting niet
in de overeenkomst zelf is vastgelegd en bij overeenkomsten waarin is voorzien
in verlengingsmogelijkheden voor de tekeningsbevoegdheid moet worden uitgegaan
van de maximale waarde.
Vierde lid, onderdelen c en d
Het gestelde in het vierde lid, onderdelen c en d, betreft
medewerkers die niet op basis van een ambtelijke aanstelling werkzaam zijn bij
SZW. Met betrekking tot de in het vierde lid, onderdeel c, geregelde
bevoegdheid wordt opgemerkt dat de directeur voor de inhuur van externen voor
specifieke projecten (dus niet voor het tijdelijk vervangen van zittend
personeel, bijvoorbeeld voor het opvangen van vacatures, ziekte,
zwangerschapsverlof of langdurig verlof) vooraf instemming van de
plaatsvervangend secretaris-generaal moet hebben (en dekking van de daarmee
gepaard gaande uitgaven moeten aangeven). Zonder die instemming vooraf mag de
directeur in voorkomende gevallen geen gebruik maken van zijn bevoegdheid om
externen in te huren.
Artikel 6
In het eerste lid is een tekst opgenomen welke het doorverlenen
van bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden aan onder de
directeur ressorterende functionarissen beperkt tot het niveau van
afdelingshoofd en tot enkele specifieke aspecten. Dit in navolging van eerder
gemaakte afspraken binnen het ministerie. Het tweede lid biedt de mogelijkheid
voor de directeur om zijn bevoegdheden met betrekking tot
personeelsaangelegenheden verder door te verlenen dan geregeld in het eerste
lid, zoals teamleiders. Dit is alleen toegestaan als er sprake is van een
afwijkende organisatiestructuur.
De Minister van
Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
namens deze:
de plaatsvervangend
Secretaris-Generaal,
P. Hennephof.