Beleidsregels UWV gebruik polisgegevens

Het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen,

Besluit:

Artikel 1. Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. UWV:

het uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, genoemd in Hoofdstuk 5 van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;

b. dagloon:

het dagloon, bedoeld in het Besluit dagloonregels werknemersverzekeringen;

c. maatmanloon:

het maatmaninkomen, bedoeld in artikel 1 van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen en artikel 6, eerste lid en derde lid, onderdeel b, van het Schattingsbesluit arbeidsongeschiktheidswetten;

d. polisadministratie:

de polisadministratie, bedoeld in artikel 33 Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen.

Artikel 2. Gebruik maken van de polisadministratie

Behoudens het bepaalde in artikel 3, gebruikt UWV voor besluiten over de vaststelling van het dagloon en het maatmanloon de gegevens die aanwezig zijn in de polisadministratie.

Artikel 3. Uitzonderingen

• 1. Indien UWV vaststelt dat de gegevens in de polisadministratie niet kunnen worden gebruikt, gebruikt UWV gegevens uit een andere bron.

• 2. UWV gebruikt vooralsnog de gegevens die aanwezig zijn in het Weflex-systeem, in gevallen waarin de gegevens over een dienstbetrekking met een uitzendbureau via dat systeem aan UWV worden aangeleverd.

Artikel 4. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 5. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregels UWV gebruik polisgegevens.

Dit besluit wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Amsterdam, 9 juni 2009

J.M. Linthorst,

Voorzitter Raad van Bestuur.

TOELICHTING

Algemeen

Met deze beleidsregels geeft UWV invulling aan de wet Walvis (Wet administratieve lastenverlichting en vereenvoudiging in sociale verzekeringswetten) door voor de vaststelling van het dagloon en het maatmanloon gebruik te maken van de gegevens uit de polisadministratie. Dit leidt tot een verlaging van de administratieve lasten van werkgevers en werknemers. Omdat UWV beschikbare gegevens gaat gebruiken, kunnen werknemers sneller worden geïnformeerd over hun uitkeringsrechten.

De polisadministratie

In de polisadministratie van UWV worden de dienstverband- en loongegevens van elke werknemer opgenomen. De werkgever doet per aangiftetijdvak van een maand of 4 weken loonaangifte bij de belastingdienst. De Belastingdienst geeft de individuele werknemersgegevens uit die loonaangiften door aan UWV, waarna UWV deze gegevens per aangiftetijdvak per werknemer opneemt in de polisadministratie. De gegevensketen van werkgever naar Belastingdienst en de doorlevering van gegevens door de Belastingdienst aan de polisadministratie wordt aangeduid als de loonaangifteketen.

De polisadministratie bevat daarmee gegevens over arbeidsverleden, dienstverbanden en lonen, die ook gebruikt kunnen worden voor de vaststelling van het dagloon en maatmanloon in geval werknemers een uitkering aanvragen. Door gebruik te maken van deze gegevens is het niet meer nodig deze gegevens bij de werkgever uit te vragen. Dat leidt tot vermindering van de administratieve lasten.

Dagloonvaststelling

Het dagloon wordt vanaf 2006 op grond van het Besluit dagloonregels werknemersverzekeringen (Besluit van 8 oktober 2005, Stb. 546) vastgesteld op basis van het in de referteperiode genoten loon. De referteperiode is doorgaans het jaar voorafgaande aan het loonaangiftetijdvak waarin de werknemer ziek of werkloos is geworden. Volgens het dagloonbesluit wordt het loon geacht te zijn genoten in het aangiftetijdvak (een maand of 4 weken), waarover de werkgever van dat loon opgave heeft gedaan. Dit loon is in de polisadministratie opgenomen en beschikbaar voor de vaststelling van het dagloon.

Maatmanloonvaststelling

Het maatmanloon wordt op grond van het Schattingsbesluit arbeidsongeschiktheidswetten vanaf 1 juli 2008 in beginsel ook vastgesteld op basis van het in het refertejaar genoten loon. Hierdoor kunnen de gegevens die zijn verkregen voor de dagloonvaststelling in de meeste gevallen ook worden gebruikt voor de maatmanloonvaststelling.

Gebruik maken van polisgegevens

Door problemen in de loonaangifteketen maakte UWV voor de vaststelling van het dagloon en het maatmanloon nog geen gebruik van de gegevens uit de polisadministratie. Nu deze problemen zijn opgelost en de werking van de loonaangifteketen over 2008 is vastgesteld, heeft UWV besloten over te gaan tot dagloonvaststelling op basis van polisgegevens. Voor het maatmanloon wordt zoveel mogelijk aangesloten bij deze gegevens.

In deze beleidsregels wordt aangegeven wanneer UWV gebruik maakt van de polisadministratie en in welke gevallen niet. In sommige situaties zijn de noodzakelijke gegevens (nog) niet beschikbaar in de polisadministratie of om bepaalde, nader aangegeven, redenen niet bruikbaar. In die gevallen gaat UWV uit van andere bronnen.

Kwaliteit van de gegevens

Samen met de Belastingdienst hanteert UWV controlemechanismen (ondermeer plausibiliteits- en volledigheidscontroles) in de loonaangifteketen ter bewaking en verbetering van de kwaliteit van de gegevens. In geval UWV de gegevens in de polisadministratie niet kan gebruiken voor de vaststelling van het dagloon of het maatmanloon, zal UWV dit melden aan de Belastingdienst.

UWV maakt met de Belastingdienst afspraken over de terugkoppeling door de Belastingdienst aan werkgevers over geconstateerde fouten in hun loonaangifte. Doel daarvan is om toekomstige loonaangiftes te verbeteren en daarmee ook de bruikbaarheid van de polisgegevens.

In de toekomst zullen de loongegevens worden opgenomen in het Digitaal Verzekeringsbericht waardoor ook werknemers direct toegang tot hun in de polisadministratie opgenomen loongegevens krijgen. Indien een of meer loongegevens naar hun oordeel niet juist zijn, kunnen zij UWV verzoeken de gegevens te corrigeren.

Artikelsgewijs

Artikel 2. Gebruik maken van de polisadministratie

UWV gebruikt voor de vaststelling van het dagloon voor de Ziektewet (ZW), Werkloosheidswet (WW), Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA), Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO) en Wet arbeid en zorg (WAZO) de gegevens die in de polisadministratie aanwezig zijn. Uit deze hoofdregel vloeit voort dat voor de dagloonvaststelling geen initiële gegevensuitvraag meer bij de werkgever of de werknemer zal plaatsvinden ten aanzien van gegevens die in de polisadministratie aanwezig zijn.

Voor de vaststelling van het maatmanloon wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de (loon)gegevens die voor de dagloonvaststelling zijn verkregen.

Omdat voor deze wijziging een aanpassing van de verschillende processen nodig is, zal UWV dit beleid voor de verschillende wetten gefaseerd invoeren, waarbij het streven is om de gegevensuitvraag op zo kort mogelijke termijn te reduceren.

Gegeven ontbreekt

Als in de polisadministratie gegevens ontbreken die nodig zijn om de uitkering (tijdig) te kunnen vaststellen, zal UWV op een andere manier aan die gegevens moeten komen. UWV doet hiervoor nader onderzoek en gebruikt dan de hieruit verkregen gegevens. Hierbij kan worden gedacht aan:

• 1. Tijdvakken die niet zijn opgenomen in de polisadministratie

  • enerzijds gaat dit om gegevens over de laatste twee aangiftetijdvakken:

  • De gegevens over de laatste twee aangiftetijdvakken kunnen ontbreken omdat de werkgever over die tijdvakken nog geen loonaangifte heeft gedaan of omdat deze loonaangifte nog niet is opgenomen in de polisadministratie. Op dit punt heeft de Minister van SZW wetgeving aangekondigd, waardoor het refertejaar met twee aangiftetijdvakken wordt verlegd, zodat het dagloon en het maatmanloon niet meer (mede) op de laatste twee tijdvakken worden gebaseerd (T-2). Hiermee kan nadere uitvraag van die gegevens komen te vervallen.

  • anderzijds gaat dit om gegevens over aangiftetijdvakken die liggen vóór 2006:

  • Deze tijdvakken zijn niet opgenomen in de polisadministratie. De gegevens kunnen in uitzonderingssituaties nodig zijn voor de vaststelling van het dagloon en het maatmanloon.

• 2. Gegevens die geen onderdeel uitmaken van de loonaangifte

  Alleen gegevens, die onderdeel uitmaken van de loonaangifte door de werkgever, worden in de polisadministratie opgenomen. In bepaalde specifieke situaties heeft UWV voor de uitkeringsvaststelling een gegeven nodig, dat geen onderdeel uitmaakt van de loonaangifte en dus niet in de polisadministratie beschikbaar is. Dit geldt bijvoorbeeld voor het overeengekomen loon, dat UWV in bepaalde gevallen nodig heeft voor de vaststelling van de uitkering. In dergelijke gevallen zal UWV gebruik maken van een andere gegevensbron of nader onderzoek doen.

• 3. Overige ontbrekende gegevens

  In de polisadministratie kunnen gegevens over een of meerdere tijdvakken ontbreken, terwijl die gegevens – gelet op de overige beschikbare gegevens – wel aanwezig hadden moeten zijn. Een werkgever kan bijvoorbeeld over een tijdvak geen aangifte hebben gedaan of een aangifte blijkt technisch niet verwerkbaar. Indien UWV bij de vaststelling van het dagloon of het maatmanloon constateert, dat noodzakelijke gegevens ontbreken, zal UWV uiteraard nader onderzoek doen naar deze gegevens.

Nader onderzoek

UWV zal zich bij nader onderzoek naar de polisgegevens in eerste instantie richten op gegevensbronnen waar UWV al over beschikt. Mogelijk is het benodigde gegeven in een ander systeem van UWV opgenomen, kan het worden gehaald uit documenten waarover UWV beschikt, zoals een CAO of een arbeidsovereenkomst of kan het worden afgeleid uit de gegevens waarover UWV wel beschikt.

In situaties waarin UWV het benodigde gegeven niet kan halen uit de bronnen, waarover UWV beschikt, zal UWV alsnog nadere uitvraag doen. UWV zal de nadere uitvraag doen bij degene die het beste opheldering kan geven over het ontbreken of de juistheid van het benodigde gegeven. Zo zal het UWV voor de WW zich voor nadere uitvraag meestal eerst wenden tot de werknemer en zal het UWV voor de ZW en de WIA zich meestal eerst wenden tot de werkgever.

Artikel 3. Uitzonderingen

Eerste lid: polisgegeven kan niet worden gebruikt

Als UWV heeft vastgesteld dat een gegeven in de polisadministratie niet kan worden gebruikt, zal UWV niet van dat gegeven in de polisadministratie uitgaan. Hierbij kunnen de volgende situaties worden onderscheiden:

• a. UWV heeft het gegronde vermoeden dat een gegeven onjuist is;

• b. de werknemer toont aan dat een gegeven onjuist is;

• c. het gegeven kan niet zonder aanvullende informatie worden gebruikt.

  • a. UWV heeft het gegronde vermoeden dat een gegeven onjuist is

    UWV gaat in principe uit van de juistheid van de gegevens die de werkgever heeft aangegeven en die in de polisadministratie zijn opgenomen. Er zijn echter situaties denkbaar waarin de gegevens die in de polisadministratie zijn opgenomen – in hun onderlinge samenhang bezien – redelijkerwijs niet juist kunnen zijn. In dergelijke gevallen zal UWV via nader onderzoek nagaan of de opgegeven gegevens juist zijn. Is dat niet het geval, dan zal UWV uitgaan van de uit het onderzoek verkregen gegevens.

  • b. De werknemer toont aan dat een gegeven onjuist is

    De werkgever kan bij de loonaangifte een fout maken, doordat hij in het tijdvak waarover hij het loon moet aangeven, geen loon of niet het juiste bedrag aan genoten loon opgeeft. De werkgever zal dan alsnog een gecorrigeerde loonaangifte moeten doen.

    Om te voorkomen dat de werknemer wordt benadeeld door een foutieve loonaangifte van de werkgever, kan UWV alsnog met dit loon rekening houden als de werknemer aantoont dat hij het loon in de referteperiode heeft genoten, maar dat de werkgever in de referteperiode geen aangifte over dat loon heeft gedaan.

    De werknemer kan ook aantonen dat andere gegevens in de polisadministratie niet juist zijn of ontbreken. Zo kan de werknemer met bewijsstukken (bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst) aantonen dat de datum aanvang of einde van het dienstverband niet juist in de polisadministratie is opgenomen. UWV gaat dan uit van de gegevens waarvan de werknemer heeft aangetoond dat ze wel juist zijn.

  • c. Het gegeven kan niet zonder aanvullende informatie worden gebruikt

    Hierbij kan worden gedacht aan de situatie waarin UWV in de referteperiode een uitkering via de werkgever betaalbaar heeft gesteld en de werkgever hierop een aanvulling heeft verstrekt. In dat geval is in het loon dat de werkgever aan zijn werknemer betaalt, naast een bedrag aan loonwaarde, ook een bedrag aan uitkering en een bedrag aan aanvulling op die uitkering opgenomen. De werkgever geeft dit loon ook als één bedrag op in de loonaangifte. Voor de vaststelling van uitkeringen is het bedrag van de loonwaarde nodig zonder het bedrag van de uitkering en het bedrag van de aanvulling. Het bedrag van de loonwaarde is niet apart opgenomen in de polisadministratie. Dat betekent dat UWV nader onderzoek moet doen naar de loonwaarde van de arbeid, als de werkgever over een aangiftetijdvak heeft opgegeven dat er sprake is van een aanvulling op een uitkering.

Tweede lid. Gebruik van het Weflex-systeem

Voor de vaststelling van de uitkering van uitzendkrachten maakt UWV vooralsnog gebruik van de gegevens, die de uitzendbureaus wekelijks aanleveren via het zogenaamde Weflex-systeem.

Door deze weekaanleveringen beschikt UWV direct over voor de uitkeringsverzorging actuele en noodzakelijke gegevens (de gegevens over de laatste twee aangiftetijdvakken inbegrepen).

Daarnaast bevat het Weflex-systeem aanvullende gegevens die niet in de polisadministratie zijn opgenomen.

UWV streeft er naar ook voor deze groep uitzendkrachten over te gaan op het gebruiken van polisgegevens. Voor deze overgang is in ieder geval noodzakelijk dat de aangekondigde wetgeving over T-2 is gerealiseerd (zie de toelichting op artikel 2 onder 1).

J. M. Linthorst,

Voorzitter Raad van Bestuur.