Instellingsbesluit Audit Committee Economische Zaken 2008

28 april 2008

Nr. WJZ 8052563

De Minister van Economische Zaken,

Gelet op artikel 8 van het Besluit taak DAD;

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. de Minister: de Minister van Economische Zaken;

b. de Auditdienst: de Auditdienst van het Ministerie van Economische Zaken;

c. de directie Financieel-Economische Zaken: de directie Financieel-Economische Zaken van het Ministerie van Economische Zaken;

d. auditplan: de jaarlijkse planning van de onderzoeken naar de bedrijfs- en beleidsvoering door de Auditdienst.

Artikel 2

Er is een Audit Committee Economische Zaken.

Artikel 3

Het Audit Committee Economische Zaken heeft tot taak:

a. het uiterlijk op 1 juli van elk kalenderjaar vaststellen van het jaarlijkse door de Auditdienst op te stellen auditplan en het in de loop van het jaar vaststellen van voorgestelde wijzigingen in het auditplan;

b. het bespreken van de door de Auditdienst en de directie Financieel-Economische Zaken conform artikel 4 uit te brengen rapportages van de stand van zaken met betrekking tot het auditplan alsmede de belangrijkste bevindingen van de Auditdienst en de directie Financieel-Economische Zaken ten aanzien van beleids- en bedrijfsvoeringsprocessen van het Ministerie van Economische Zaken;

c. het monitoren van de stand van zaken van de bedrijfsvoering aan de hand van de rapportages van de Auditdienst en de directie Financieel-Economische Zaken;

d. het vaststellen van de door de dienstonderdelen van het Ministerie van Economische Zaken uit te voeren acties die voortvloeien uit de rapportages van de Auditdienst, de directie Financieel-Economische Zaken, de Algemene Rekenkamer en het Ministerie van Financiën;

e. het nemen van besluiten ten aanzien van de in de onderdelen a tot en met d opgenomen onderwerpen, alsmede ten aanzien van overige onderwerpen die naar zijn oordeel relevant zijn;

f. het bewaken van de follow-up van zijn besluiten aan de hand van de terugkoppeling door de directie Financieel-Economische Zaken, bedoeld in artikel 4, vierde lid;

g. het volgen van de interdepartementale ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering met het oog op eventuele gevolgen voor het Ministerie van Economische Zaken.

Artikel 4

1. De directie Financieel-Economische Zaken rapporteert ten minste twee maal per jaar aan het Audit Committee Economische Zaken. Deze rapportages bevatten de bevindingen uit het toezicht.

2. De Auditdienst rapporteert ten minste twee maal per jaar aan het Audit Committee Economische Zaken. Deze rapportages betreffen een jaarrapportage en ten minste één interimrapportage inzake de bevindingen van de uitgevoerde audits.

3. Naast de rapportages, bedoeld in het eerste en tweede lid, kunnen de Auditdienst en de directie Financieel-Economische Zaken individuele rapportages op ad hoc-basis omtrent naar hun oordeel belangrijke bevindingen ten aanzien van beleids- en bedrijfsvoeringsprocessen van de Ministerie van Economische Zaken aan het Audit Committee Economische Zaken uitbrengen.

4. De directie Financieel-Economische Zaken bewaakt de follow-up van de besluiten van het Audit Committee Economische Zaken en koppelt deze follow-up terug naar het Audit Committee Economische Zaken.

Artikel 5

1. Het Audit Committee Economische Zaken bestaat uit een voorzitter, tevens lid, en zeven andere leden.

2. De leden van het Audit Committee Economische Zaken zijn:

a. de secretaris-generaal van het Ministerie van Economische Zaken, tevens voorzitter;

b. de directeur van de Auditdienst;

c. de directeur Financieel-Economische Zaken;

d. twee directeuren-generalen van het Ministerie van Economische Zaken;

e. het hoofd van dienst van een dienstonderdeel van het Ministerie van Economische Zaken dat niet behoort tot het kernMinisterie;

f. twee onafhankelijke externe leden.

3. De leden van het Audit Committee Economische Zaken, bedoeld in het tweede lid, onderdeel d, e en f, worden benoemd door de Minister voor maximaal vier jaar.

4. De leden, met uitzondering van de voorzitter en de externe leden, kunnen zich incidenteel voor een bijeenkomst laten vervangen. De voorzitter beslist op voorstel van het lid dat zich wenst te laten vervangen, wie dit lid zal vervangen.

5. Het secretariaat van het Audit Committee Economische Zaken berust bij de directie Financieel-Economische Zaken. Incidenteel kan het secretariaat worden waargenomen door de Auditdienst.

Artikel 6

Het Audit Committee Economische Zaken bepaalt zijn eigen werkwijze.

Artikel 7

1. Het Audit Committee Economische Zaken komt ten minste drie maal per jaar bijeen. De tijdstippen van de bijeenkomsten worden bepaald door de secretaris na overleg met de leden. Eén bijeenkomst vindt in elk geval plaats voor de oplevering van het auditjaarrapport, behorend bij het jaarverslag van het Ministerie van Economische Zaken.

2. In deze drie vergaderingen komen in ieder geval het auditplan, de jaarrapportages en de interimrapportages, bedoeld in artikel 4, eerste en tweede lid, aan de orde.

3. In aanvulling op de in het eerste lid bedoelde bijeenkomsten kan elk van de leden een verzoek tot vergadering indienen bij de secretaris van het Audit Committee Economische Zaken. De voorzitter bepaalt na overleg met de andere leden van het Audit Committee Economische Zaken of een aanvullende vergadering plaats zal vinden.

Artikel 8

Ter gelegenheid van de instelling van het Audit Committee Economische Zaken worden:

a. als lid als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onderdeel d, benoemd: de directeur-generaal van Energie en Telecom en de directeur-generaal van Ondernemen en Innovatie van het Ministerie van Economische Zaken;

b. als lid als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onderdeel e, benoemd: de directeur van de baten-lastendienst SenterNovem van het Ministerie van Economische Zaken;

c. als leden als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onderdeel f, benoemd:

1°. mevrouw N.Y. Albayrak-Temur, te Rotterdam;

2°. de heer W. Veldman RA, te Den Haag.

Artikel 9

Het besluit van de secretaris-generaal van het Ministerie van Economische Zaken van 6 februari 2004, kenmerk FEZ/BB/4008852, houdende de Instellingsbeschikking Audit Committee wordt ingetrokken.

Artikel 10

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 14 december 2007.

Artikel 11

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Audit Committee Economische Zaken 2008.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en in afschrift worden gezonden aan de betrokkenen.

Den Haag, 28 april 2008.
De Minister van Economische Zaken, M.J.A. van der Hoeven.

Toelichting

Op grond van artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001 en artikel 8 van het Besluit taak DAD is het noodzakelijk om binnen het Ministerie van Economische Zaken een Audit Committee in te stellen.

De taakomschrijving van het Audit Committee is gebaseerd op het Kwaliteitsplan Auditfunctie Rijksoverheid. Het Audit Committee is verantwoordelijk voor het op hoofdlijnen borgen van de kwaliteit van de departementale bedrijfsvoering en heeft een regierol voor de controlfunctie en de auditfunctie binnen het departement. Het Audit Committee stelt jaarlijks het auditplan vast en zal zich daarnaast vooral richten op de kwaliteit van de bedrijfsvoeringsprocessen, de risicoanalyses, de monitoring van de verbeterprocessen en de kwaliteit van de verantwoording. Het Audit Committee treedt voor deze onderwerpen op als adviseur voor de Minister. Ingevolge artikel 6 van het onderhavige besluit stelt het Audit Committee zijn eigen werkwijze vast.

De Minister van Economische Zaken,

M.J.A. van der Hoeven