Rectificatie Beleidsregels Humanitaire Hulp 2008

In Staatscourant nr. 80 van 24 april 2008 is het besluit Beleidsregels Humanitaire Hulp 2008 geplaatst. Dit besluit is abusievelijk zonder de laatste daarbij behorende annex geplaatst. Hieronder volgt alsnog deze annex.

Handleiding subsidieaanvragen in het kader van humanitaire financiering voor NGO’s

1. Achtergrond

Sinds 2004 heeft DMV/HH voor subsidieaanvragen voor humanitaire hulpprojecten steeds verwezen naar de ‘Stroomlijningsnotitie’. De notitie beschrijft hoe DMV/HH in samenspraak met zijn NGO-partners tot afspraken is gekomen om de aanvragen van subsidies voor humanitaire hulpprojecten te stroomlijnen. Dat was nodig om de beheerslast terug te dingen, zowel voor de partners als voor DMV/HH. De afgelopen jaren heeft de Stroomlijningsnotitie zijn nut bewezen. Deze handleiding is een voortzetting en actualisering van deze notitie.

2. Doel

Het doel van deze handleiding is om met minimale beheerslast en procedures een projectcyclus op te zetten die maximale accountability en resultaat garandeert. Bepalend voor de speelruimte zijn de juridische kaders, waaronder de Algemene wet bestuursrecht en de subsidieregelgeving van Buitenlandse Zaken (de Kaderwet Subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 en de toepasselijke beleidsregels). Het was en is dus niet de bedoeling een nieuwe procedure te ontwikkelen, maar om binnen de bestaande regels maximale winst te boeken.

3. Looptijd

De standaard looptijd voor humanitaire hulpprojecten is twaalf maanden. Complexe crisissituaties duren echter vaak jaren. Daarom kunnen projectvoorstellen een maximale looptijd hebben van twee jaar, indien zij betrekking hebben op voortslepende crises. Bij landen die daarvoor in aanmerking komen, zal deze looptijd worden aangeduid in de betreffende annex bij de Beleidsregels Humanitaire Hulp, die jaarlijks in de Staatscourant worden gepubliceerd. Voorstellen met een kortere looptijd worden ook in behandeling genomen, indien de situatie daartoe aanleiding geeft.

Een ’harde ondergrens’ voor de omvang van projecten is (nog) niet ingesteld, maar DMV/HH blijft streven naar schaalvergroting, waarbij de projectomvang minimaal enkele honderdduizenden Euro’s zal bedragen.

Binnen de context van een conflict kunnen projectvoorstellen voor meerdere landen (zelfde regio, zelfde looptijd; zelfde sector) worden ingediend.

Het indienen van een meerjarige aanvraag voor financiering is overigens nimmer verplicht.

4. Eenvoud

Projectvoorstellen dienen zo eenvoudig mogelijk te zijn. De algehele analyse van de situatie in het land van uitvoering kan achterwege worden gelaten en de contextuele beschrijvingen kunnen worden beperkt tot de feitelijke projectomgeving. Een politieke analyse is niet vereist. De beschrijving kan zich richten op de sector waarin het project zich afspeelt en de coördinatiestructuur. Van groot belang is het ‘SMART’ formuleren van doelstellingen en resultaten.

5. Budget

De subsidieaanvraag dient onderbouwd te zijn door een gedetailleerde begroting. Volgens artikel 25 en verder van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn naast een begroting ook een activiteitenplan en (in het geval van een activiteitensubsidie) een liquiditeitsprognose vereist. Toewijzing geschiedt op basis van hoofdkostensoorten. Bij de uitvoering heeft de uitvoerder wel enige vrijheid van handelen. Verschuivingen binnen deze hoofdkostensoorten (personeel, investeringen, lopende kosten, training/ opleiding) van maximaal 25 % hoeven niet vóóraf te worden gemeld en goedgekeurd, met uitzondering van verschuivingen naar de inzet van expat-personeel en consultants die ten koste gaan van de uitgaven aan lokaal personeel, aanschaf van voertuigen en communicatiemiddelen.

Meldingsplicht en goedkeuring vooraf is noodzakelijk bij verhogingen van hoofdkostensoorten personeel en investeringen ten koste van andere hoofdkostensoorten (max 25 %). Melding en definitieve goedkeuring van toegestane (d.w.z. kleiner dan 25%) afwijkingen zullen worden gekoppeld aan de tussentijdse of eindrapportage (na 1 jaar). Hierover wordt dus geen tussentijdse correspondentie gevoerd.

Ook zal de eventuele besteding van de post ‘onvoorzien’ voortaan achteraf worden bekeken, binnen de context van het project en op basis van redelijkheid. Dat wil zeggen dat bestedingen direct betrekking dienen te hebben op het goedgekeurde project en slechts de daarin geformuleerde doelstelling en doelgroep dienen na te streven. Ook geldt dat lastens ‘onvoorzien’ slechts de inzet van additioneel lokaal personeel en de huur van projectmiddelen worden geaccepteerd; dus geen uitbreiding van de expatkosten (incl. consultants) of de aanschaf van kapitaalgoederen.

6. Rapportage

Voor projecten met een looptijd van twee jaar zal in de subsidieverleningsbeschikking worden opgenomen dat na één jaar tussentijds wordt gerapporteerd, echter niet op behaalde resultaten, maar op afwijking van de in de aanvraag gestelde doelen en resultaten. Daaraan wordt uiteraard de verplichting van het opstellen van een plan van aanpak gekoppeld dat inzage geeft in hoe de doelstellingen (alsnog) kunnen worden gehaald en wat hier voor budgettaire consequenties uit voort vloeien. In dit plan en in deze rapportage kunnen de reeds doorgevoerde en nog geplande verschuivingen van budgetlijnen inzichtelijk worden gemaakt. Aan het einde van de looptijd wordt als voorheen een gecombineerde eind-inhoudelijk / financiële rapportage ingediend.

7. Beleidregels en landenannexen

DMV zal jaarlijks de ‘Beleidsregels Humanitaire Hulp’ publiceren, inclusief indicatieve landenplafonds en aanvullende criteria voor specifieke crises, in zogenaamde annexen.

8. Tot slot

Deze handleiding streeft naar een verantwoorde minimalisering van het aantal documenten, bevestigingsbrieven en activiteitenregistraties. Tegelijkertijd wordt de vrijheid van handelen van de uitvoerder geoptimaliseerd en de flexibiliteit van de uitvoering gegarandeerd.

Echter, bij serieuze complicaties zoals bijvoorbeeld ingrijpende veranderingen in de veiligheidssituatie, waardoor de uitvoering van het project in het geding komt, blijft de informatieplicht onverkort van toepassing.

Sturing en monitoring zijn verlegd naar afwijkingen op de planning. Rapportage wordt gedaan op basis van de realisatie van de doelstellingen en de presentatie van een plan van aanpak om (eventuele) tegenslagen daarin te verwerken.

Kleine NGO’s worden niet uitgesloten, evenmin de buitenlandse. Door clustering van activiteiten van kleine NGO’s te promoten, kan verdere stroomlijning worden bereikt.

Voor BZ is voorts belangrijk dat de planningsvrijheid en noodzakelijke budgetflexibiliteit gehandhaafd blijft en de handelingsruimte voor de regering bij rampenrespons in tact blijft. Deze handleiding richt zich dan ook op de min of meer voorspelbare financiering in langdurige complexe crisissituaties.