Regeling incidentele subsidies literaire manifestaties en projecten

Het bestuur van het Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds biedt door middel van onderstaande regeling de mogelijkheid incidentele subsidies te verstrekken voor literaire manifestaties en projecten.

18 september 2008

Het bestuur van het Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds,

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. NLPVF:

het Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds

b. project:

een in de tijd beperkte activiteit op het gebied van de literatuur, met een publiek karakter of een publieke component, met deelname van Nederlandse auteurs en plaatsvindend in het Koninkrijk der Nederlanden ;

c. manifestatie:

een voor het publiek toegankelijke en in de tijd beperkte jaarlijkse of anderszins periodiek terugkerende activiteit op het gebied van de literatuur met deelname van Nederlandse auteurs en plaatsvindend in het Koninkrijk der Nederlanden;

d. commissie:

een door het bestuur van het NLPVF te benoemen commissie die het bestuur van het NLPVF adviseert over de subsidieaanvragen in het kader van deze regeling.

Artikel 2 Doel

Het bestuur van het NLPVF kan op aanvraag van een literaire instelling een incidentele subsidie verstrekken in de kosten van een Nederlandse literaire manifestatie of project.

Artikel 3 Aanvragers

• 1. Alleen een in Nederland gevestigde literaire instelling kan een subsidie aanvragen voor een literaire manifestatie of project. Voor samenwerkingsverbanden met een buitenlandse literaire organisatie staat de regeling ook open. Uitgesloten zijn instellingen die zich uitsluitend bezighouden met wetenschap of onderwijs evenals organisaties met een winstoogmerk.

• 2. De aanvrager dient een rechtspersoon te zijn. Op verzoek dienen oprichtingsakte en statuten opgestuurd te worden.

Artikel 4 Aanvraagprocedure

• 1. Subsidie kan worden aangevraagd voor de kosten van een manifestatie of project met een literair karakter.

• 2. Het NLPVF maakt door middel van een brochure en zijn website de informatie over de regeling bekend.

• 3. Aanvragen kunnen per brief worden ingediend bij de commissie.

• 4. Aanvragen kunnen het hele jaar door worden ingediend, maar minimaal 3 maanden voor aanvang van de manifestatie of het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

Artikel 5 Subsidieaanvraag

De aanvraag dient vergezeld te zijn van:

• a. een plan, waarin de aard, omvang en globale planning van de activiteiten beschreven worden;

• b. een gemotiveerde begroting van de verwachte baten en lasten van de manifestatie of het project, voorzien van een postgewijze toelichting;

• c. een begrotingspost waarin wordt aangeven welke bedragen reeds zijn toegezegd door andere subsidiegevers of sponsors en in welk stadium van behandeling de aanvraag bij de overige aangeschreven instanties is;

• d. een marketingplan en een realistische schatting van het publieksbereik;

• e. relevant documentatiemateriaal.

Artikel 6 Formele toetsing

• 1. Het NLPVF wijst een aanvraag af als niet voldaan is aan het bepaalde in artikel 3.

• 2. Aanvragen worden niet in behandeling genomen als de informatie, bedoeld in artikel 5, ontbreekt nadat de aanvrager gedurende een periode van twee weken in staat is gesteld de benodigde gegevens alsnog te verstrekken.

• 3. Het NLPVF wijst een aanvraag af als de aanvrager voor de in de aanvraag genoemde manifestatie of project een vierjarige instellingssubsidie van het ministerie van OCW of een meerjarige subsidie van het NLPVF ontvangt.

Artikel 7 Inhoudelijke toetsing

De commissie toetst de aanvragen op de volgende criteria:

• a. kwaliteit van de activiteiten beschreven in het plan;

• b. professionaliteit en artistieke visie van de aanvrager;

• c. kwaliteit en realiteitszin van het marketingplan;

• d. beoogd publieksbereik (kwalitatief en kwantitatief);

• e. kwaliteit en realiteitszin van de begroting;

• f. innovatief karakter van de manifestatie of het project;

• g. mate van op cultuurparticipatie en/of interculturaliteit gerichte programmering

Artikel 8 Subsidieverlening

• 1. Binnen drie maanden na indiening van de volledige aanvraag geeft het NLPVF schriftelijk uitsluitsel over de subsidieverlening.

• 2. Indien de beslissing niet binnen de in het eerste lid bedoelde periode kan worden genomen, stelt het NLPVF de aanvrager daarvan schriftelijk in kennis en noemt daarbij de termijn waarbinnen de beslissing wordt bericht.

• 3. Subsidie kan slechts worden verleend voor zover de middelen van het NLPVF dat toelaten.

• 4. Het NLPVF kan nadere voorwaarden en verplichtingen aan de subsidieverlening verbinden.

• 5. Aan de verlening van subsidie kunnen geen rechten ontleend worden die betrekking hebben op een volgende aanvraag van de subsidieontvanger.

Artikel 9 Voorschotten

Van de toegekende subsidie wordt 80% als voorschot uitbetaald, binnen drie weken na de bekendmaking van het besluit tot toekenning. Na goedkeuring van het inhoudelijke en financiële verslag wordt de resterende 20% uitbetaald.

Artikel 10 Verplichtingen

• 1. De aanvrager verplicht zich bij de ontvangst van de subsidieverlening tot vermelding van het NLPVF en opname van het logo van het NLPVF in alle publieksuitingen die betrekking hebben op de literaire manifestatie of het project. Verder dienen alle eventuele publicaties die betrekking hebben op de manifestatie direct na gereedkomen opgestuurd te worden naar het NLPVF en dient het NLPVF uitgenodigd te worden voor de manifestatie of de eventuele presentatie van het project.

• 2. Indien zich na verlening van de subsidie substantiële wijzigingen voordoen in de inhoud, vorm of doelstelling van de instelling of de manifestatie of het project, in de marketingplannen, in de planning of in de personele invulling van sleutelfuncties binnen de instelling, dient het NLPVF op de hoogte gesteld te worden. Dergelijke wijzigingen kunnen ertoe leiden dat de beslissing herzien wordt.

• 3. De aanvrager dient de subsidie daadwerkelijk te gebruiken voor de organisatie en de kosten van de literaire manifestatie of het project, en niet voor enige andere activiteit of last van zijn instelling behalve die in de aanvraag genoemd is.

• 4. De aanvrager zorgt voor een goed beleid en beheer van de financiële middelen, voor een efficiënt gebruik van de subsidie en voor een juiste, overzichtelijke en actuele financiële verantwoording.

Artikel 11 Inhoudelijke en financiële verantwoording

• 1. Binnen drie maanden na voltooiing van de manifestatie of het project dient de subsidieontvanger een inhoudelijk verslag in dat een duidelijke inhoudelijke reflectie bevat inzake de realisering van de beoogde programmering en van de gestelde artistieke doelen, alsmede inzicht geeft in de publiekswaardering, het publieksbereik en de uitstraling van de manifestatie.

• 2. Binnen drie maanden na afloop van de manifestatie of het project dient de subsidieontvanger de financiële verantwoording in, vormgegeven volgens dezelfde opstelling als de begroting.

• 3. Op verzoek van het NLPVF moeten alle mogelijke bescheiden, rekeningen en andere bewijsstukken kunnen worden overlegd.

• 4. Na ontvangst van de in dit artikel genoemde gegevens stelt het bestuur van het NLPVF de definitieve subsidie binnen drie maanden vast.

• 5. Het NLPVF behoudt zich het recht voor nadere voorwaarden te stellen aan de inhoudelijke en financiële verantwoording.

Artikel 12 Bezwaar

De bezwaarschriftenprocedure van de Algemene Wet Bestuursrecht is van toepassing op deze regeling.

Het Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds.

TOELICHTING

Met ingang van 1 januari 2009 kunt u bij het Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds (NLPVF) te Amsterdam incidentele subsidie aanvragen voor literaire manifestaties en projecten. In deze toelichting staat hoe u de subsidie kunt aanvragen en wanneer uw plan voor subsidie in aanmerking komt.

Wie kan aanvragen?

Deze regeling staat open voor literaire organisaties uit Nederland die een plan hebben voor een literaire manifestatie of literair project. Universiteiten, scholen en uitgevers kunnen geen subsidie aanvragen. Uw literaire project moet plaatsvinden in Nederland en er moeten ook Nederlandse auteurs bij betrokken zijn. Een subsidie voor een project in samenwerking met een buitenlandse literaire organisatie behoort zeker ook tot de mogelijkheden.

Voor welk project kan subsidie worden aangevraagd?

Doel van deze subsidieregeling is de promotie van de Nederlandse literatuur, of de uitwisseling tussen Nederlandse en buitenlandse literatuur. Bijzondere aandacht gaat ook uit naar projecten die auteurs met een niet-westerse achtergrond betreffen.

Wie beoordeelt uw aanvraag en hoe lang duurt dat?

Uw aanvraag wordt beoordeeld door een onafhankelijke commissie van zes mensen die het literaire veld goed kennen. Uw aanvraag wordt binnen drie maanden beoordeeld. De commissie adviseert het bestuur van het NLPVF, dat verantwoordelijk is. U kunt uw aanvraag het hele jaar door indienen, maar minimaal drie maanden voor aanvang van uw project.

Waar let de commissie op?

De commissie let allereerst op de kwaliteit van het project. Ook professionaliteit en de artistieke visie van de organisatie tellen mee in de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag. Verder zijn de kwaliteit van uw marketingplan, de begroting en het beoogd publieksbereik van belang. Bovendien bekijkt de commissie of uw project een innovatief karakter heeft, en of in de programmering in enige mate cultuurparticipatie is verwerkt.

Hoeveel kunt u aanvragen?

Uit de begroting moet duidelijk worden dat het aangevraagde bedrag niet hoger is dan 50% van het exploitatietekort.

Hoe moet u aanvragen?

Het is raadzaam de officiële regeling nauwkeurig door te lezen. Hierin staat puntsgewijs aan welke voorwaarden uw organisatie moet voldoen en welke eisen er worden gesteld aan de financiële verantwoording. Via de website van het NLPVF kunt u de officiële regeling downloaden (zie www.nlpvf.nl).

Vervolgens kunt u een brief (met bijlagen) mailen aan de portefeuillehouder van het Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds Mireille Berman, via m.berman@nlpvf.nl. Als u zich afvraagt of het voor uw organisatie zin heeft om een aanvraag te doen, aarzel dan niet even contact op te nemen.