Convenant informatie-uitwisseling tussen OCW en CBS

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, gevestigd te ‘s-Gravenhage, vertegenwoordigd door de secretaris-generaal drs. K. van der Steenhoven, hierna te noemen: “OCW“

en

Centraal Bureau voor de Statistiek, rechtspersoon krachtens artikel 2 lid 2 van de Wet op het Centraal Bureau voor de Statistiek (Stb. 2003, 516; hierna te noemen “CBS-wet”), gevestigd te Voorburg en Heerlen, vertegenwoordigd door de directeur-generaal van de statistiek drs. G. van der Veen, hierna te noemen: “CBS”,

tezamen aangeduid als: partijen,

Overwegende dat:

1. OCW zich bezig houdt met het verzamelen, bewerken en publiceren van gegevens betreffende het onderwijs, cultuur en wetenschap ten behoeve van het bestuur, het beleid en de bekostiging van onderwijs, cultuur of wetenschap;

2. CBS tot taak heeft op grond van artikel 3 van de CBS-wet het verrichten van statistisch onderzoek ten behoeve van praktijk, beleid en wetenschap en het openbaar maken van de op grond van zodanig onderzoek samengestelde statistieken. Onderdeel van deze taak is het verrichten van statistisch onderzoek naar onderwijs, cultuur of wetenschap;

3. CBS op grond van artikel 33 van de CBS-wet bevoegd is om ten behoeve van statistische doeleinden gebruik te maken van registraties die in verband met de uitvoering van een wettelijke taak worden bijgehouden door instellingen en diensten van onder andere het Rijk en van zelfstandig bestuursorganen;

4. het wenselijk is voor partijen ten behoeve van de verbetering van de overeenstemming tussen de verzamelde gegevens, de optimalisering van de bruikbaarheid van de gegevens en de beperking van de administratieve lastendruk hun samenwerking te concretiseren en intensiveren waarbij OCW gebruik maakt van de diensten van zijn uitvoeringsorganisaties Centrale Financiën Instellingen en Informatie Beheer Groep ;

5. het op 14 maart 2002 gesloten protocol tussen OCW en CBS verouderd is en moet worden vervangen door het onderhavige convenant;

komen overeen als volgt:

Artikel 1 Voorwerp van het convenant

Partijen verklaren te willen samenwerken bij de uitwisseling en de publicatie van gegevens over onderwijs, cultuur of wetenschap met inachtneming van de wettelijke kaders.

Artikel 2 Werkwijze OCW

1. OCW stelt registraties en bestanden die worden beheerd door haar uitvoeringsorganisatie Centrale Financiën Instellingen aan CBS beschikbaar ten behoeve van de samenstelling van de statistieken conform het werkprogramma van het CBS, alsmede voor incidenteel onderzoek met het oog op een nieuw werkprogramma van het CBS dan wel urgente beleidsvragen.

2. Voor bovengenoemd doel regelt OCW tevens de beschikbaarstelling van de registraties en bestanden beheerd door de Informatie Beheer Groep aan het CBS op grond van artikel 9e lid 4 van de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank.

3. De door CBS aan medewerkers van OCW beschikbaar gestelde bestanden, overeenkomstig artikel 41 van de CBS-wet, worden uitsluitend gebruikt voor statistische en wetenschappelijke doeleinden.

4. OCW informeert CBS op diens verzoek over de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de taken van OCW.

5. OCW adviseert CBS op diens verzoek bij de samenstelling van statistische informatie.

Artikel 3 Werkwijze CBS

1. CBS brengt de registraties en bestanden, bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid, in verband met op andere wijze verkregen bestanden, om statistische informatie samen te stellen over de relatie onderwijs, cultuur, wetenschap en samenleving.

2. De door OCW aan CBS verstrekte gegevens worden, zoals bepaald in artikel 37 van de CBS-wet, slechts gebruikt voor statistische en wetenschappelijke doeleinden.

3. Microdata, gebaseerd op door OCW verstrekte gegevens, kunnen door het CBS alleen aan die instellingen, bedoeld in artikel 41, tweede lid, van de CBS-wet ter beschikking worden gesteld, met inachtneming van het gestelde in artikel 41, eerste lid, van de CBS-wet.

4. De bestaande historische reeksen worden door CBS voortgezet, tenzij in onderling overleg anders wordt overeengekomen.

5. CBS informeert OCW op diens verzoek over de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de taken van CBS.

6. CBS adviseert OCW op diens verzoek bij de samenstelling van de bestanden en registraties bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 2.

Artikel 4 Nadere afspraken op bestuurlijk niveau

1. In bijlage 1, die onderdeel uitmaakt van dit convenant, zijn nadere bestuurlijke afspraken tussen beide partijen vastgelegd.

2. Bijlage 1 wordt ten minste een maal per jaar geactualiseerd. De geactualiseerde bijlage wordt door partijen aan te wijzen vertegenwoordigers ondertekend.

Artikel 5 Nadere afspraken voor verzameling, bewerking en verstrekking van gegevens

1. In bijlage 2, die deel uitmaakt van het convenant, zijn nadere afspraken vastgelegd die betrekking hebben op informatie, bestanden of registraties die aan de andere partij ter beschikking worden gesteld:

a) ten aanzien van de verzameling:

i) de te verzamelen gegevens;

ii) het tijdstip en de wijze van uitvoering en verzameling;

iii) de kwaliteitseisen waaraan de verzameling dient te voldoen;

iv) de betrokken contactpersonen.

b) ten aanzien van de bewerking:

i) de wijze waarop de verzamelde gegevens worden bewerkt tot basisbestanden;

ii) welke kwaliteitseisen daarbij gelden;

iii) termijnen binnen welke de bewerking van gegevens wordt afgerond.

c) ten aanzien van de verstrekking:

i) de inhoud, medium en tijdstip van reguliere verstrekkingen.

d) ten aanzien van de verzameling, bewerking en verstrekking:

i) de voor de verzameling, bewerking en verstrekking verantwoordelijke organisatie.

2. Bijlage 2 wordt ten minste één maal per jaar geactualiseerd. De geactualiseerde bijlage wordt door partijen aan te wijzen vertegenwoordigers ondertekend.

Artikel 6 Incidentele informatieverstrekkingen

Incidentele informatieverstrekkingen van de ene partij aan de andere worden binnen redelijke termijn in onderling overleg uitgevoerd, waarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke taak van partijen en de beschikbaarheid van personele en materiële middelen.

Artikel 7 Verzameling van nieuwe gegevens, beëindiging verzameling

1. Beide partijen stellen elkaar tijdig op de hoogte van het voornemen om nieuwe of andersoortige informatie te verzamelen op het terrein van het onderwijs, cultuur of wetenschap.

2. Voorafgaande aan deze nieuwe of andersoortige informatieverzameling door de ene partij krijgt de andere partij de mogelijkheid zijn eventuele wensen kenbaar te maken. Zo mogelijk wordt daarmee bij de feitelijke verzameling rekening gehouden.

3. Het eerste en tweede lid van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing bij het voornemen bepaalde, eerder ter beschikking gestelde gegevens niet meer te verzamelen.

Artikel 8 Publicatie van gegevens

1. Beide partijen streven naar maximale afstemming van de openbaar te maken informatie.

2. OCW en CBS dragen bij het openbaar maken van de informatie over onderwijs, cultuur en wetenschap zorg voor consistentie door middel van onderling relateerbare definities en concrete aansluitingstabellen.

3. Partijen stellen elkaar, minimaal 7 dagen voor publicatie, op de hoogte van het voornemen om statistische en onderzoekspublicaties uit te brengen die betrekking hebben op dat deel van het onderwijs, cultuur of wetenschap waarover beide partijen rapporteren. Hierbij worden werktitel en onderwerp van de voorgenomen publicatie vermeld.

4. Indien partijen het voornemen hebben de gegevens, bedoeld in het derde lid, te publiceren en voor zover het gegevens betreft die gebaseerd zijn op gegevens die door de andere partij zijn verstrekt, streven zij ernaar, met in achtneming van hun wettelijke taak en voor zover die taak dat toestaat, het moment van publicatie af te stemmen.

5. Voorafgaande aan de publicatie van de gegevens, bedoeld in het derde lid, door de ene partij, kan de andere partij binnen redelijke termijn zijn wensen kenbaar maken over de afstemming ervan met andere te verspreiden of reeds verspreide informatie. Zo mogelijk wordt daarmee rekening gehouden.

Artikel 9 Overlegstructuur

1. Er vindt contact plaats tussen medewerkers van partijen over de concrete uitwerking en uitvoering van dit convenant indien één der partijen dit nodig acht.

2. OCW en CBS overleggen regelmatig maar ten minste viermaal per kalenderjaar met elkaar over de statistische informatievoorziening op het terrein van het onderwijs, cultuur en wetenschap en aanverwante gebieden. In dit overleg worden algemene punten van samenwerking bewaakt en wordt de voortgang besproken van de bijzondere projecten, zoals genoemd in bijlage 1 en de stand van zaken betreffende de gegevensleveringen, zoals genoemd in bijlage 2.

3. Ten minste één maal per jaar wordt door de door partijen aan te wijzen vertegenwoordigers de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van dit convenant besproken en kunnen voorstellen worden gedaan om de tekst van het convenant te wijzigen.

4. Beide partijen stellen elkaar zo spoedig mogelijk op de hoogte van ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op de uitvoering van dit convenant.

Artikel 10 Kosten en vergoeding

Partijen zullen elkaar geen kosten in rekening brengen voor werkzaamheden die voortvloeien uit dit convenant met dien verstande dat voor activiteiten van het CBS voor OCW, zoals bedoeld in artikel 6, de geldende CBS-tarieven in rekening kunnen worden gebracht.

Artikel 11 Nakoming

1. Indien één der partijen tekort schiet in de nakoming van het convenant, kan de wederpartij de werkzaamheden voortvloeiende uit het convenant opschorten.

2. Indien een partij het voornemen heeft de werkzaamheden op te schorten, als bedoeld in het eerste lid, dan brengt deze de andere partij schriftelijk op de hoogte waarbij hem een redelijke termijn wordt voorgesteld om alsnog aan het convenant te voldoen.

3. Partijen zullen aan dit convenant op een correcte en loyale wijze uitvoering geven. Indien dit naar het oordeel van OCW of CBS op een of meer onderdelen niet geschiedt, dan is er een geschil als bedoeld in artikel 12 van dit convenant.

Artikel 12 Geschillen

1. Er is sprake van een geschil als ten minste één der partijen laat weten dat er een geschil is.

2. Ten behoeve van de beslechting van geschillen tussen partijen zal een geschillencommissie worden benoemd. De geschillencommissie zal bestaan uit drie leden: een lid te benoemen door OCW, een lid te benoemen door het CBS en een voorzitter te benoemen door voornoemde leden gezamenlijk.

3. Geschillen in de zin van dit convenant kunnen alleen betrekking hebben op:

i) de wijze waarop het convenant wordt uitgevoerd;

ii) de nakoming van hetgeen in dit convenant is geregeld;

iii de uitleg van het convenant en bijbehorende afspraken.

4. De geschillencommissie wordt benoemd voor de duur van de afhandeling door de commissie van aanhangig gemaakte geschillen.

5. De uitspraak van de geschillencommissie is voor partijen bindend.

Artikel 13 Wijziging

1. Indien onvoorziene omstandigheden opkomen die van dien aard zijn dat dit convenant billijkheidshalve behoort te worden gewijzigd (of: die wezenlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van dit convenant), zullen partijen over (de noodzaak van) wijziging van dit convenant in overleg treden.

2. Partijen treden in overleg binnen 2 maanden nadat een partij de wens daartoe aan de andere partij schriftelijk heeft medegedeeld.

3. De overeengekomen tot stand gekomen wijzigingen zullen schriftelijk worden vastgelegd en door beide partijen ondertekend.

Artikel 14 Beëindiging

Elke partij kan het convenant met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden schriftelijk opzeggen, indien een zodanige verandering van omstandigheden is opgetreden dat dit convenant billijkheidshalve op korte termijn behoort te eindigen. De opzegging moet de verandering in omstandigheden vermelden.

Artikel 15 Inwerkingtreding

1. Het convenant treedt in werking op het moment dat dit door beide partijen is ondertekend en wordt voor onbepaalde tijd aangegaan.

2. Het op 14 maart 2002 tussen OCW en CBS gesloten convenant wordt ingetrokken.

Artikel 16 Publicatie

1. Na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan zo spoedig mogelijk gemeld in de Staatscourant .

2. Ook bij tussentijdse wijzigingen van dit convenant wordt de tekst hiervan zo spoedig mogelijk gemeld in de Staatscourant.

Aldus, in tweevoud opgemaakt en ondertekend op 20 december 2007 te Voorburg.

K. van der Steenhoven.
G. van der Veen.