Wijziging Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO

Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 29 november 2007, nr. VO/B&B/2007/42054, houdende wijziging van de Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO in verband met de gegevenslevering met het persoonsgebonden nummer per 1 oktober 2006 voor wat betreft het VBO in een AOC en een MAVO in een scholengemeenschap MAVO-AOC, alsmede de wijziging van de datum van melding inschrijvingsgegevens.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Mede namens de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit;

Gelet op artikel 103b, derde lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs;

Besluit:

Artikel I

De Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO wordt gewijzigd als volgt:

A

In artikel 1 worden de volgende wijzigingen aangebracht:

1. De begripsbepaling ‘bevoegd gezag’ komt te luiden:

bevoegd gezag:

het bevoegd gezag bedoeld in artikel 1 van de wet en wat betreft het voorbereidend beroepsonderwijs in een agrarisch opleidingscentrum bedoeld in artikel 1.3.3. van de Wet educatie en beroepsonderwijs het bevoegd gezag bedoeld in artikel 1.1.1., onderdeel w, van de Wet educatie en beroepsonderwijs;

2. De begripsbepaling ‘school’ komt te luiden:

school:

een uit ’s Rijks kas bekostigde school voor voortgezet onderwijs bedoeld in de wet, waaronder begrepen het voorbereidend beroepsonderwijs in een agrarisch opleidingscentrum bedoeld in artikel 1.3.3. van de Wet educatie en beroepsonderwijs, niet zijnde een school voor praktijkonderwijs als bedoeld in artikel 9 van het Besluit RVC’s, regionaal zorgbudget en praktijkscholen met declaratiebekostiging, zoals luidend op 31 juli 2006;

3. De begripsbepaling ‘inschrijvingsgegevens’ komt te luiden:

inschrijvingsgegevens:

de nadere specificatie van de in artikel 103b, tweede lid onder a, b, c, d, e, h en i van de wet bedoelde gegevens van een bij de school ingeschreven leerling, met uitzondering van de voor onderdeel h vermelde specificatie, voor wat betreft het voorbereidend beroepsonderwijs in een agrarisch opleidingscentrum bedoeld in artikel 1.3.3. van de Wet educatie en beroepsonderwijs.

B

Artikel 5, tweede lid, komt te luiden:

2. Vanaf 1 juni volgend op de teldatum kunnen geen wijzigingen van de inschrijvingsgegevens worden aangeleverd die betrekking hebben op de teldatum, zonder een verklaring van een accountant omtrent de juistheid van de gegevens. Het bevoegd gezag van een school kan ervoor kiezen vanaf een eerdere datum, tussen de teldatum en 1 juni volgend op de teldatum, geen wijzigingen van de inschrijvingsgegevens aan te leveren die betrekking hebben op de teldatum, zonder een verklaring van een accountant omtrent de juistheid van de gegevens.

Artikel II

Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 oktober 2006.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart.

Toelichting

Algemeen

Deze regeling heeft betrekking op het vbo-groen onderwijs dat wordt verzorgd door een Agrarisch opleidingscentrum (AOC) en de scholen voor middelbaar algemeen voortgezet onderwijs (mavo’s) in scholengemeenschap met een AOC. Voor de leerlingen die dit onderwijs binnen een AOC volgen, moeten de leerlingengegevens vanaf 1 oktober 2006 met het persoonsgebonden nummer worden uitgewisseld met de Informatie Beheer Groep (IB-Groep) met toepassing van de specificaties zoals opgenomen in de Regeling gegevenslevering onderwijsnummer VO (kenmerk VO/B&B-2003/26032 van 13 juni 2003).

Daarnaast wijzigt met deze regeling de uiterste datum waarop scholen wijzigingen van de inschrijvingsgegevens die betrekking hebben op de teldatum nog kunnen aanleveren zonder dat er een verklaring van de accountant nodig is (de datum van de mutatiestop). Na deze datum moeten wijzigingen van de inschrijvingsgegevens met het formulier accountantsmutaties ingediend worden.

Vaste Verander Momenten

De publicatie en inwerkingtreding van deze regeling wijkt af van de gestelde vaste verandermomenten van 1 augustus en 1 januari. Gezien het feit dat de VBO- en mavoscholen in de praktijk al verplicht zijn om bekostigingsgegevens uit te wisselen middels het onderwijsnummer en de flexibele mutatiestop op verzoek van het onderwijsveld is ingesteld en reeds wordt toegepast, betreft het een reparatie en aanpassing van bestaande regelgeving. Het is van belang dat deze regeling zo spoedig mogelijk wordt gepubliceerd om wet- en regelgeving en praktijk weer met elkaar in overeenstemming te laten zijn.

Gezien het feit dat er een wettelijke grondslag ligt voor het uitwisselen van leerlingengegevens op basis van het onderwijsnummer vanaf 1 oktober 2006 en deze regeling terugwerkt tot 1 oktober 2006, is het niet mogelijk deze regeling conform de vaste verandermomenten, met een implementatietermijn van drie maanden, in werking te laten treden.

Administratieve lasten

Er is geen sprake van extra nalevingkosten en/of administratieve aanpassingen. Het adviescollege toetsing administratieve lasten (Actal) zal geen nader advies uitbrengen over de regeling en is akkoord met publicatie. De aanpassing van de regeling betekent een lastenverlichting, waardoor de terugwerkende kracht van de regeling geen nadelige gevolgen heeft. Het onderwijsveld is uitgebreid over deze wijzigingen geïnformeerd en de beschreven wijzigingen vinden sinds 1 oktober 2006 reeds plaats in de praktijk, maar waren tot op heden nog niet aangepast in wet- en regelgeving.

Artikelsgewijs

Ad A) mavo en vbo-groen in een AOC

De wijziging van de regeling heeft betrekking op de invoering van de uitwisseling van leerlinggegegevens met ingang van 1 oktober 2006 van het vbo-groen onderwijs dat wordt verzorgd in een Agrarisch opleidingscentrum (AOC) en van leerlingengegevens van scholen voor middelbaar algemeen voortgezet onderwijs (mavo’s) in een scholengemeenschap met een AOC.

Deze leerlingengegevens moeten vanaf 1 oktober 2006 met het persoonsgebonden nummer worden uitgewisseld met de Informatie Beheer Groep (IB-Groep) met toepassing van de specificaties in de regeling.

Aangezien het vbo-groen in een AOC voortgezet onderwijs betreft als bedoeld in de Wet op het voortgezet onderwijs (WVO) is in het Besluit vbo-groen voor een AOC geregeld dat de wijze van gegevensuitwisseling van deze leerlingengegevens plaatsvindt op grond van artikel 103b, tweede en derde lid, van de WVO.

In de regeling van 13 juni 2003 is in de begripsbepaling school een mavo in een scholengemeenschap met een AOC uitgezonderd voor de gegevenslevering met behulp van het persoonsgebonden nummer, omdat het persoonsgebonden nummer voor het mbo bij de inwerkingtreding van de VO-regeling nog niet was ingevoerd. Vanaf 1 oktober 2006 is de gegevenslevering door MBO-instellingen met behulp van het persoonsgebonden nummer ingevoerd en bestaat er derhalve geen reden meer voor de uitzondering van de mavo’s in scholengemeenschap met een AOC. Met deze regeling wordt de uitsluiting voor die mavo’s dan ook opgeheven en gaat de uitwisseling van de leerlingengegevens met het persoonsgebonden nummer aan de IB-Groep op grond van artikel 103b, tweede lid van de WVO, ook plaatsvinden met gebruikmaking van de specificaties in de regeling. Een uitzondering hierop is de levering van de in het tweede lid onderdeel h vermelde gegevens. In artikel 4 van het Besluit vbo-groen in een AOC is het desbetreffende onderdeel niet van toepassing verklaard op het vbo-groen.

De wijziging van de begripsbepaling school heeft er toe geleid dat ook de begripsbepaling bevoegd gezag is aangepast, zodat daaronder ook het bevoegd gezag van een AOC wordt begrepen.

Ad B) Accountantsverklaring

Uit de eerste ervaringen met de bekostiging van de VO-scholen op basis van het persoonsgebonden nummer en het bijbehorende accountantsproces, is naar voren gekomen dat het wenselijk is om het accountantsproces flexibeler en eenvoudiger te maken. Scholen en accountantskantoren ervaren in het accountantsproces veel administratieve lasten. De administratieve lasten spitsen zich met name toe op de vele wijzigingen die na de mutatiestop in maart moeten worden doorgevoerd en die vergezeld met een formulier en een handtekening van de accountant naar de IB-Groep moeten worden gestuurd. Deze regeling zorgt ervoor dat scholen in de periode tussen de verzending van de voorlopige foto, de momentopname van de gegevensset zoals bekend bij de IB-Groep, en 1 juni als uiterste datum de mogelijkheid hebben om in overleg met hun accountant zelf een mutatiestop bij de IB-Groep te laten instellen op een moment dat zij dat zelf wensen. Scholen kunnen een verzoek tot het instellen van een mutatiestop indienen per email, fax of brief bij het Informatiepunt Onderwijs (IPO). Op 1 juni stelt de IB-Groep eenzijdig een mutatiestop in voor alle scholen die nog niet zelf een mutatiestop hebben aangevraagd. Na het instellen van de mutatiestop door de school zelf of IB-Groep, moeten wijzigingen van de inschrijvingsgegevens met het formulier accountantsmutaties ingediend worden.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart