Regeling schaduwdraaien en wijziging Regeling Leerplusarrangement

Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 12 juli 2007, nr. VO/B&B/2007/22609, houdende gegevenslevering in verband met schaduwdraaien onderwijsnummer voortgezet onderwijs 2007, alsmede wijziging van de regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO (Regeling schaduwdraaien en wijziging Regeling Leerplusarrangement)

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 85a, eerste lid, en 103b, derde lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs;

Besluit:

Paragraaf 1

Inleidende bepalingen

Artikel 1

Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. WVO: de Wet op het voortgezet onderwijs;

b. school: een school voor praktijkonderwijs als bedoeld in artikel 9 van het Besluit RVC’s, regionaal zorgbudget en praktijkscholen met declaratiebekostiging, zoals dat luidde op 31 juli 2006;

c. leerling: een leerling die op grond van artikel 10g van de WVO tot een school voor praktijkonderwijs is toegelaten;

d. teldatum: de datum van 1 oktober 2007, bedoeld in artikel 8, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit W.V.O.

e. persoonsgebonden nummer: het persoonsgebonden nummer, bedoeld in artikel 1 van de WVO;

f. IB-Groep: de informatie beheer groep;

g. CFI: Centrale Financiën Instellingen;

h. Elektronisch bestand: een gegevensset met leerling-gegevens per 1 oktober 2007 die door de school via het onderwijsnummer aan de IB-Groep is aangeleverd.

Artikel 2

Doelomschrijving

1. Deze regeling heeft als doel het mogelijk maken dat het bevoegd gezag van de school per 1 oktober 2007 naast de gegevenslevering via de integrale leerlingtelling ook de gegevens aanlevert via een elektronisch bestand.

2. De regeling beoogt tevens het elektronisch aangeleverde bestand van 1 oktober 2007 te hanteren bij de toetsing, bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO ten behoeve van het Leerplusarrangement kalenderjaar 2009 en 2010.

Paragraaf 2

Gegevenslevering schaduwdraaien

Artikel 3

Specificatie van leerlinggegevens

De leerling-gegevens worden nader gespecificeerd conform bijlage 1.

Artikel 4

Wijze van levering

1. Het bevoegd gezag van de school levert de in artikel 3 bedoelde gegevens van iedere leerling die op de teldatum staat ingeschreven op elektronische wijze aan de IB-Groep.

2. Het bevoegd gezag van de school verstrekt het persoonsgebonden nummer en de gegevens bedoeld in artikel 3, van iedere leerling die op de teldatum staat ingeschreven overeenkomstig het Programma van Eisen, dat beschikbaar wordt gesteld door de IB-Groep.

Artikel 5

Procedure

1. Het bevoegd gezag van de school wordt door de IB-Groep geïnformeerd over de wijze waarop tot een elektronisch bestand wordt gekomen.

2. Het bevoegd gezag van de school levert het elektronische bestand, dat voortkomt uit de in artikel 3 bedoelde elektronische gegevenslevering aan IB-Groep.

3. CFI ontvangt het elektronische bestand van de IB-Groep in de vorm van een foto en vergelijkt dit met de integrale leerlingtelling die het bevoegd gezag van de school op grond van artikel 15d van het bekostigingsbesluit W.V.O levert aan CFI.

4. CFI koppelt de uitkomst van de vergelijking van de foto en de ILT terug aan het bevoegd gezag van de school.

5. Het bevoegd gezag van de school levert, indien van toepassing, na aanpassing van de gegevens, een nieuw elektronisch bestand aan de IB-Groep.

6. Het bevoegd gezag van de school kan wijzigingen in het elektronische bestand aanleveren aan de IB-Groep.

7. De vergelijking, bedoeld in het derde lid en de terugkoppeling, bedoeld in het vierde lid vinden drie maal plaats; medio april 2008, medio mei 2008 en begin augustus 2008.

Paragraaf 3

Slotbepalingen

Artikel 6

Wijziging Regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO

De Regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO wordt als volgt gewijzigd:

A.

In artikel 1, onder b, vervalt: ,met uitzondering van de scholen voor praktijkonderwijs die per 1 augustus 2006 zijn overgegaan op lumpsumbekostiging.

B.

Na artikel 15 wordt ingevoegd een nieuw artikel 15a, luidend:

Artikel 15a Overgangsrecht elektronisch bestand van 1 oktober 2007 van scholen voor praktijkonderwijs als bedoeld in artikel 9 van het Besluit RVC’s, regionaal zorgbudget en praktijkscholen met declaratiebekostiging, zoals dat luidde op 31 juli 2006

Bij een afwijking van het elektronisch bestand van 1 oktober 2007 van meer dan 1% van de integrale leerlingtelling van 1 oktober 2007 vindt voor het bevoegd gezag van de school met betrekking tot de teldatum 1 oktober 2007 geen toepassing plaats van artikel 4, eerste lid.

Artikel 7

Inwerkingtreding en vervaldatum

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 augustus 2007.

2. De artikelen 3 tot en met 5 vervallen met ingang van 31 juli 2008.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling schaduwdraaien en wijziging Regeling Leerplusarrangement.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst en bekend worden gemaakt op de internetsite van CFI van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart.

Bijlage 1

Als sleutel in de uitwisseling van de leerlinggegevens met de IB-Groep wordt het sofinummer van de leerling gebruikt. Wanneer een leerling niet over een sofinummer beschikt, wordt door de IB-Groep een alternatief nummer toegekend. Onderstaande tabel geeft de gegevens weer die in de uitwisseling met de IB-Groep worden gebruikt. Wanneer het sofinummer of onderwijsnummer van de leerling bekend is, hoeven alleen de persoonsgegevens die met een toelichting worden beschreven te worden aangeleverd. Moet de IB-Groep een onderwijsnummer toekennen, dan wordt er gebruik gemaakt van de zogenaamde ‘uitgebreide gegevensset’. Op basis van deze set gegevens, die uitgebreider is dat de set op basis van het sofinummer, kan de IB-Groep een onderwijsnummer toekennen.

Gegeven	Toelichting	Formaat	Lengte
Sofi-nummer	Het persoonsgebonden nummer als bedoeld in artikel 1 van de wet	Numeriek	9
Onderwijs-nummer	Het persoonsgebonden nummer als bedoeld in artikel 1 van de wet	Numeriek	9
Registratienummer	Het nummer van de school volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN)	Alfanumeriek	4
Vestiging	Het vestigingsnummer van de school conform de Basisregistratie instellingen (BRIN)	Numeriek	2
Leerling-nummer instelling		Alfanumeriek	10
Achternaam		Alfanumeriek	200
Voorvoegsel		Alfanumeriek	10
Alle voornamen		Alfanumeriek	200
Datum geboorte		Datum	8
Geslacht		Alfanumeriek, waardelijst	1
Straatnaam		Alfanumeriek	24
Huisnummer		Numeriek	5
Huisnummer toevoeging		Alfanumeriek	5
Locatie omschrijving		Alfanumeriek	35
Huisnummer aanduiding		Alfanumeriek, waardelijst	2
Postcode	De officiële Nederlandse TPG codering, bestaande uit een numerieke woonplaatscode en een alfabetische lettercode	Alfanumeriek	6
Plaatsnaam		Alfanumeriek	24
Adresregel buitenland 1		Alfanumeriek	35
Adresregel buitenland 2		Alfanumeriek	35
Adresregel buitenland 3		Alfanumeriek	35
Code land adres		Alfanumeriek	4
Ingangsdatum	De datum van de daadwerkelijke aanvang waarop de leerling het onderwijs op de school volgt	Datum	8
Einddatum	De datum waarop de leerling is uitgeschreven	Datum	8
ILT-code (onderwijs)	ILT code, zoals opgenomen in de meest recent gepubliceerde regeling	Numeriek	4
Jaren praktijkonderwijs	Het aantal jaren dat de leerling is ingeschreven in het praktijkonderwijs	Numeriek	1
Leerjaar	Het leerjaar waarin de leerling onderwijs volgt	Numeriek	1
Nieuwkomer VO-categorie	de Nieuwkomer VO, bedoeld in artikel 1 van de regeling aanvullende personele bekostiging voor Leerplusarrangement VO en voor Nieuwkomers VO’ (Nieuwkomer VO-categorie waardelijst: -4a de Nieuwkomer VO)	Alfanumeriek, waardelijst	2
Verblijfsduur (Nieuwkomer-ratio)	Het aantal jaren dat de Nieuwkomer VO in Nederland verblijft’ (Nieuwkomer VO-verblijfsduur waardelijst: d1 korter dan één jaar in Nederland en d2 één tot 2 jaar in Nederland)	Alfanumeriek Waardelijst	2

Toelichting

Algemeen

Na de invoering van het persoonsgebonden nummer (PGN) in het voortgezet onderwijs (VO) sector is het praktijkonderwijs (PRO) aan de beurt. Met ingang van 1 oktober 2008 zullen ook de scholen voor praktijkonderwijs die per 1 augustus 2006 zijn overgegaan van declaratiebekostiging op lumpsumbekostiging, de bekostigingsgegevens met behulp van het onderwijsnummerproces aan IBG aanleveren. De overige vo-scholen en de 11 scholen voor praktijkonderwijs die al voor 1 augustus 2006 vrijwillig op de lumpsum zijn overgestapt, hebben deze verplichting al langer. De Integrale Leerlingen Telling (de ILT) hoeft dan niet meer aan CFI aangeleverd te worden.

Voorliggende regeling regelt de gegevensaanleveringen die nodig zijn als voorbereiding voor de vereiste levering met betrekking tot 1 oktober 2008, alsmede de levering van onderwijsnummergegevens met betrekking tot de situatie per 1 oktober 2007. De gegevens van 1 oktober 2007 worden gebruikt voor de ‘drempeltoets’ voor de aanvullende personele bekostiging in het kader van Regeling Leerplusarrangement VO en Nieuwkomers VO in 2009. Bij de bepaling of een school in aanmerking komt voor deze aanvullende personele bekostiging, wordt getoetst aan de drempel van minimaal 30% leerplusarrangement leerlingen per school, in een cyclus van steeds twee achtereenvolgende teldata. De ‘reguliere’ bekostiging zal nog gebaseerd worden op de ILT van 1 oktober 2007, die dus naast de levering van de onderwijsnummergegevens aan IBG, plaats moet blijven vinden.

Door het (‘schaduw’) bestand met onderwijsnummergegevens van 2007 als basis te gebruiken voor de L+A bekostiging, kunnen scholen indien zij voldoen aan de voorwaarden, naast de bekostiging in het kader van de cumi-overgangsregeling, dus eerder in aanmerking komen voor bekostiging in het kader van het leerplusarrangement.

In het onderwijsnummerproces moeten de gegevens van de individuele leerlingen elektronisch door het bevoegd gezag aan de IB-Groep worden aangeleverd. Aangezien het hier gaat om een voor scholen voor praktijkonderwijs geheel nieuwe manier van gegevensuitwisseling zullen deze scholen gedurende het schooljaar 2007–2008 in de gelegenheid gesteld worden te oefenen met dit nieuwe gegevensuitwisselingsproces. Dit zal beginnen in het laatste kwartaal van 2007.

Na het oefenen dient de school gedurende het schooljaar 2007–2008 er voor te zorgen dat de leerlingen die staan ingeschreven op 1 oktober 2007, goed geregistreerd komen te staan in de Basisregistratie Onderwijs (BRON) bij de IB-groep, zodat – zoals hierboven al aangegeven – deze gegevens gebruikt kunnen worden bij de genoemde ‘drempeltoets’ in het kader van het leerplusarrangement.

Voorliggende regeling bepaalt dat de BRON-gegevens bruikbaar zijn voor genoemde drempelbepaling bij het leerplusarrangement, wanneer het aantal leerlingen dat in de Basisregistratie Onderwijs op 1 oktober 2007 als op de school ingeschreven staat geregistreerd, niet meer dan 1% afwijkt van het aantal leerlingen dat door de school via de ILT aan CFI is opgegeven.

CFI vergelijkt tijdens het schooljaar 2007–2008 op een drietal nader vast te stellen data medio mei, medio april en begin augustus 2008 de door de school aangeleverde gegevens (BRON met ILT) en informeert de school hierover. Bij geconstateerde verschillen kan de school de registratie in BRON aanpassen. De laatste vergelijking (BRON met ILT) vindt plaats met de BRON-stand op 1 augustus 2008 (met betrekking tot de teldatum 1 oktober 2007). Déze zal worden gebruikt bij de ‘drempelbepaling leerplusarrangement 2009’. Deze stand mag dan niet meer dan 1% afwijken van het aantal leerlingen op de school volgens de ILT 2007. Als de afwijking groter is dan 1%, zal het BRON-bestand niet gebruikt worden als basis voor de leerplus-bekostiging en wordt de school geacht de leerplus-drempel per 1 oktober 2007 niet te hebben gehaald.

De definitieve data waarop de terugkoppeling van de vergelijking tussen BRON en ILT zullen eind 2007 door de IB-Groep en het Landelijk Werkverband bekend worden gemaakt. Los van deze meetmomenten kunnen scholen te allen tijde hun gegevens aanleveren bij de IB-Groep. Op deze manier kunnen scholen zorgen dat de gegevens goed in BRON komen te staan.

In deze regeling wordt ervan uitgegaan dat de ILT telling klopt; mocht dit niet het geval zijn – waardoor de leerlingaantallen BRON versus ILT meer dan 1% afwijken – dan kunnen mutaties op de ILT-telling volgens de gebruikelijke accountantsprocedure worden aangeleverd.

Deze levering met het onderwijsnummer wordt ‘schaduwdraaien’ genoemd omdat deze levering evenals de ILT, gaat over de leerlingen per 1 oktober 2007. De ILT telling wordt nog gebruikt voor de vaststelling van de bekostiging voor de school voor het kalenderjaar 2008.

Omdat niet alle scholen uiteindelijk in aanmerking zullen komen voor het leerplusarrangement in 2009 is een instellingsaccountantscontrole op het elektronische bestand met 1-10-2007 gegevens niet voorgeschreven. Bij de scholen die het leerplusarrangement krijgen in 2009 kunnen de gegevens uit het elektronische bestand 1-10-2007 wel onderwerp zijn van controles in het kader van het geïntegreerde toezicht vanuit het ministerie van OCenW.

Met het Landelijk Werkverband Praktijkonderwijs zijn afspraken gemaakt over de wijze van invoeren van het onderwijsnummerproces bij deze scholen voor praktijkonderwijs. Het Landelijk Werkverband heeft voorzieningen getroffen voor de scholen, om hen desgewenst, naast de ondersteuning die ze al van de IB-groep en hun administratiepakketleverancier kunnen verwachten, te ondersteunen indien zich bij de invoering problemen voordoen.

Artikelsgewijs

Artikel 4

De levering door de school via het onderwijsnummerproces vindt plaats door gegevensbestanden via een beveiligd elektronisch kanaal aan de IB-Groep te zenden. De gegevens waar het om gaat staan in artikel 3 vermeld. De technische specificaties voor de elektronische aanlevering (vooral van belang voor de leveranciers van schooladministratiepakketten en voor scholen die zelf een pakket hebben gebouwd) maken deel uit van deze regeling en zijn op het departement ter inzage gelegd in de bibliotheek en op het moment van publicatie van deze regeling eveneens te vinden op de site van de IB-groep (http://www.ib-groep.nl/zakelijk/VO/Inschrijvingsgegevens/Programmas_van_eisen.asp). Over het hele aanleverproces zal de IB-Groep de school nader informeren, onder andere door het beschikbaar stellen van een handboek gegevensleveringen.

Artikel 6

Omdat het elektronische bestand van de scholen voor praktijkonderwijs per 1-10-2007 gebruikt kán worden als basis voor de bepaling van de drempel voor het leerplusarrangement als het niet meer dan 1% afwijkt van de ILT, moet het leerplusarrangement daarop worden aangepast. Het feit dat het leerplusarrangement ook van toepassing wordt op de 98 scholen voor praktijkonderwijs, en het feit dat er voor deze scholen een extra voorwaarde geldt voor het bestand per 1-10-2007, wordt in dit artikel geregeld.

Administratieve lasten

De met deze regeling gemoeide administratieve lasten zijn reeds in beeld gebracht in de Regeling faciliteiten bestuur en management en onderwijsnummer voor scholen voor praktijkonderwijs 2007, gepubliceerd in de Staatscourant van 25 april 2007, nummer 80.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart