Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2007

Besluit van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 27 juni 2007, nr. FEZ/2007/22706, houdende instelling van het Audit Committee van het Ministerie van SZW (Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2007)

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Besluit:

1. Er is een Audit Committee van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

2. Het Audit Committee wordt voorgezeten door de Secretaris-generaal en bestaat verder uit de plaatsvervangend Secretaris-generaal, de Directeuren-generaal, de Inspecteur-generaal van de Inspectie Werk en Inkomen, de Directeur Auditdienst, de Directeur Financieel-Economische Zaken, de directeur Personeel, Organisatie en Informatie en een of meer door de Minister benoemde onafhankelijke leden.

3. Het secretariaat van het Audit Committee berust bij de directie Financieel-Economische Zaken.

Het Audit Committee heeft tot taak het op hoofdlijnen borgen van de kwaliteit van de departementale bedrijfsvoering. Deze borging krijgt vorm door betrokkenheid van het Audit Committee bij de programmering van de onderzoeken en controles, bij de evaluatie van bevindingen en bij het volgen van de follow-up-maatregelen.

1. Het Audit Committee beraadslaagt jaarlijks over de inhoud van een departementaal auditplan voor de bedrijfsvoering van SZW.

2. De Auditdienst coördineert de opstelling van een voorstel voor dit jaarlijkse auditplan. Het auditplan bevat een voorstel voor de uit te voeren audits, op basis van risicoanalyse van relevante SZW-brede en directiespecifieke activiteiten/processen. Daarbij gaat het om onder meer financiële audits, operational audits en IT-audits.

3. Bij de risicoanalyse wordt rekening gehouden met conclusies en aanbevelingen uit eerdere controles en audits en uit onderzoeken van de Algemene Rekenkamer en de toezichtactiviteiten van het Ministerie van Financiën.

4. De Secretaris-generaal stelt het door de Auditdienst opgestelde auditplan vast, na de beraadslaging in het Audit Committee, en adviseert de Minister hierover.

De directeur van de Auditdienst rapporteert tenminste drie keer per jaar aan het Audit Committee over de voortgang van de uitvoering van het auditplan en over de tussentijdse bevindingen. Aan de hand hiervan beraadslaagt het Audit Committee en beslist de Secretaris-generaal over eventuele bijstellingen van het auditplan.

Het Audit Committee vergadert tenminste driemaal per kalenderjaar. Van de vergaderingen worden verslagen gemaakt. Afschriften van de verslagen en van de behandelde stukken worden gezonden aan de Algemene Rekenkamer en de Directie Coördinatie Auditbeleid Departementen van het Ministerie van Financiën.

1. De door de Minister benoemde onafhankelijke leden, bedoeld in artikel 1, tweede lid, kunnen voor het bijwonen van een door het Audit Committee georganiseerde bijeenkomst vacatiegeld ontvangen conform het Vacatiegeldenbesluit 1988 tot een maximum van € 2.000,– per kalenderjaar.

2. Twee of meer bijeenkomsten op dezelfde dag gelden als één bijeenkomst.

3. Aan de door de Minister benoemde onafhankelijke leden, bedoeld in artikel 1, tweede lid, wordt voor het bijwonen van een door de Audit Committee georganiseerde bijeenkomst een vergoeding voor reiskosten toegekend volgens de regels van het Reisbesluit Binnenland.

De benoeming van het onafhankelijke lid op basis van het Instellingsbesluit Audit Committee 2005 wordt geacht te hebben plaatsgevonden op grond van dit besluit.

Het Instellingsbesluit Audit Committee 2005 wordt ingetrokken.

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Audit Committee SZW 2007.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant, waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 juni 2007.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 27 juni 2007.
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, J.P.H. Donner.

Toelichting

In het met brief van 20 december 2004 van de Minister van Financiën aan de Tweede Kamer aangeboden rapport Regeldruk en Controletoren heeft het Kabinet aangegeven dat het stimulerend kan werken als aan het Audit Committee een externe deskundige wordt toegevoegd die van buiten en met een onafhankelijke blik naar het doel en functioneren van het Audit Committee kijkt.

De interdepartementale lijn is dat ieder Audit Committee een of meer externe leden kent. Het uitgangspunt is daarbij dat de externe(n) verschillende relevante disciplines inbrengen, aangezien dit de meeste meerwaarde oplevert voor het Audit Committee. Het Audit Committee SZW is in 2005 uitgebreid met een onafhankelijk lid.

De reden dat het Instellingsbesluit Audit Committee 2005 wordt ingetrokken en er een nieuw Instellingbesluit Audit Committee 2007 wordt gepubliceerd is de uitbreiding van het Audit Committee SZW met een tweede onafhankelijk (extern) lid. De Minister heeft hiermee ingestemd (FEZ/BPC/2007/20033). Tevens wordt geregeld dat onafhankelijke leden van het Audit Committee een vergoeding kunnen krijgen conform het Vacatiegeldenbesluit 1988. Het Audit Committee wordt aangemerkt als een zware commissie in de zin van de Regeling maximumbedragen vacatiegeld 2004.

Een onafhankelijk lid dient in staat te zijn om kritisch mee te denken met het Audit Committee, onafhankelijk te blijven ten opzichte van de voorzitter en leden van het AC, en geen deelgenoot te worden van processen binnen SZW. Verder zal het onafhankelijk lid ervaring en deskundigheid inbrengen op het gebied van beheersing- en controle vraagstukken op het brede vlak van overheidsbedrijfsvoering. Hierbij gaat het om vraagstukken gerelateerd aan de sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen op basis van risicomanagement, ter bereiking van de doelen van SZW en de verantwoording die daarover afgelegd moet worden. Tot slot zal het onafhankelijk lid geacht worden geen directe zakelijke relaties met SZW te hebben.

De taakomschrijving van het Audit Committee is gebaseerd op het Kwaliteitsplan auditfunctie Rijksoverheid.

De basis van het functioneren van het Audit Committee is het departementale auditplan. Het auditplan wordt onder aansturing van de directeur van de Auditdienst jaarlijks opgesteld op basis van risicoanalyse van relevante SZW-brede en directiespecifieke activiteiten/processen. Het heeft betrekking op de (financiële) bedrijfsvoering van SZW en bevat een voorstel voor de uit te voeren audits. Daarbij gaat het om onder meer financiële audits, operational audits en IT-audits. Voor de overige risicogebieden uit het rapport Kordes zijn ook andere soorten audits mogelijk.

Volgens artikel 8 van het Besluit taak DAD vindt binnen een Ministerie in een commissie onder leiding van de secretaris-generaal, mede aan de hand van de rapporten van de Departementale Accountantsdienst (thans Audit Dienst), overleg plaats over de controleaangelegenheden van het Ministerie. Bij SZW betekent dit dat de Secretaris-Generaal gehoord hebbende het Audit Committee de Minister adviseert.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

J.P.H. Donner