Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek | Datum ondertekening |
|---|---|---|---|---|
| Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid | Staatscourant 2007, 113 pagina 15 | Overig |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006
Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 8 mei 2007, nr. FZ/SB/2007/15219, houdende de inrichting van de directie Facilitaire Zaken alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur Facilitaire Zaken (Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006)
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
Gelet op artikel 3, eerste lid, onderdeel k, en artikel 14 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2005;
Besluit:
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder bedrijfsvoering: de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen om de gestelde beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren.
Organisatie en taken organisatieonderdelen
De directie Facilitaire Zaken bestaat uit de volgende afdelingen:
a. Beleid en ontwikkeling;
b. Coördinatie inkoopbeleid en advies;
c. Huisvesting;
d. Services;
e. Stafbureau.
Elk van de afdelingshoofden is binnen de door de directeur Facilitaire Zaken vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
a. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging van de eigen afdeling;
b. het bijdragen aan het formuleren van het directieplan vanuit de eigen afdeling en rapporteren aan de directeur over de uitvoering daarvan;
c. het opstellen van een begroting en het bewaken van de voortgang en uitputting van het afdelingsbudget en andere budgetten waarvan zij de budgethouder zijn;
d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van de eigen afdeling;
e. het zorgdragen voor de planning en bewaking van de productie van de eigen afdeling;
f. het behandelen van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen.
Het hoofd van de afdeling Beleid en ontwikkeling is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. het ontwikkelen en evalueren van facilitair beleid voor het ministerie, onder andere op het gebied van de documentaire informatievoorziening;
b. het ontwikkelen van beleid op het gebied van de arbeidsomstandigheden bij de aanschaf van materiële voorzieningen;
c. het ontwikkelen van beleid op het gebied van materieel beheer;
d. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van milieu;
e. het adviseren van de departementsleiding op het gebied van facilitair management;
f. het ontwikkelen van beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden van de directie.
Het hoofd van Coördinatie inkoopbeleid en advies is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. het ontwikkelen van een inkoopbeleid voor het ministerie;
b. de zorg voor de inkoop, waaronder het adviseren over en begeleiden van (Europese) aanbestedingsprocedures;
c. het verrichten van procedurele handelingen in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures;
d. het afvoeren van overtollige rijksgoederen van het ministerie conform de Regeling Materieel Beheer SZW.
Het hoofd van de afdeling Huisvesting is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. huisvestingsstrategie en ruimteplanning voor zowel de Haagse vestigingen als de regiokantoren, gebouw- en installatiebeheer, bouwkundig wijzigen, aanpassen van gebouw- en bedrijfsinstallaties;
b. zorg voor beveiliging en veiligheid van de medewerkers in de Haagse vestigingen, inclusief bedrijfshulpverlening;
c. het beheer en de exploitatie van de Haagse vestigingen, waaronder telecommunicatie, audiovisuele middelen en kunstvoorwerpen;
d. het vervaardigen en beschikbaar stellen van producten en diensten op het gebied van de postale aangelegenheden en verhuizingen;
e. inventarisbeheer voor de Haagse vestigingen;
f. het toepassen van beleid op het gebied van de arbeidsomstandigheden bij de aanschaf van materiële voorzieningen;
g. het verrichten van periodieke en algemene arbeidsomstandigheden inspecties.
Het hoofd van de afdeling Services is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. het opbouwen en onderhouden van klantcontacten;
b. coördinatie uitbestede diensten, te weten schoonmaak, glasbewassing, catering, groenvoorziening, fitness en sanitaire voorzieningen;
c. receptiediensten- en chauffeursdiensten;
d. het leveren van grafische diensten en het faciliteren, adviseren en uitvoeren van het huisstijlbeleid van het ministerie.
Het hoofd van het Stafbureau is verantwoordelijk voor de volgende specifieke taken:
a. de interne coördinatie van bedrijfsvoeringsaangelegenheden;
b. het implementeren, uitvoeren en evalueren van het beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden;
c. het adviseren van de directeur en de afdelingshoofden van de directie Facilitaire Zaken over alle aspecten van het beleid op het terrein van de bedrijfsvoeringsaangelegenheden;
d. het geven van sturing aan en coördinatie van het proces van integrale sturing en control binnen de directie Facilitaire Zaken;
e. het organiseren, interpreteren en analyseren van stuur- en beheersinformatie;
f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële voorbereiding voor het financiële afhandelingsproces;
g. het zorgdragen voor een register waarin de handtekeningen van vertegenwoordigingsbevoegden zijn opgenomen;
h. informatiebeleid en (functioneel) beheer van de informatiesystemen van de directie Facilitaire Zaken.
Aan de afdelingshoofden wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de taken van de eigen afdeling.
Aan de afdelingshoofden, alsmede aan de onder hen ressorterende teamleiders, wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling, dan wel het eigen team, voor zover het betreft:
a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
b. het houden van manager-medewerker gesprekken;
c. verlof van medewerkers, niet zijnde buitengewoon verlof.
1. Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht verleend tot het aangaan van overeenkomsten die betrekking hebben op hun taken, bedoeld in de artikelen 3 tot en met 8, tot maximaal de Europese aanbestedingsgrens met uitzondering van de overeenkomsten, bedoeld in artikel 12;
2. Het aangaan van overeenkomsten voor het inhuren van personeel is voorbehouden aan de directeur Facilitaire Zaken.
Aan het hoofd van het Stafbureau Planning en Control wordt volmacht verleend tot het aangaan van de volgende overeenkomsten tot een waarde van € 500.000 per overeenkomst:
a. overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten op basis van een door de directie afgesloten mantelovereenkomst;
b. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;
c. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie.
Aan de adviseurs inkopen en aanbesteden van de afdeling Coördinatie Inkoopbeleid en Advies wordt mandaat en machtiging verleend om in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures procedurele handelingen te verrichten en stukken te ondertekenen en vast te stellen, voor zover het niet betreft:
a. het toezenden van beoordelingsresultaten aan inschrijvers;
b. de beantwoording van schriftelijke reacties van derden betreffende aanbestedingsprocedures.
Bij afwezigheid of verhindering van de directeur Facilitaire Zaken worden diens verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de duur van de afwezigheid of verhindering, waargenomen door een door de directeur Facilitaire Zaken aan te wijzen afdelingshoofd.
De hoofden van de afdelingen kunnen na voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur Facilitaire Zaken bevoegdheden doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen.
Het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Algemene Zaken 2006 wordt ingetrokken.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 mei 2006.
Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006.
Deze regeling zal met toelichting (en de bijlage(n)) in de Staatscourant worden geplaatst.
Den Haag, 8 mei 2007.
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
namens deze:
de directeur Facilitaire Zaken, I.H.H.M. van de Boel.
Toelichting
De organisatie en formatie van de directie Algemene Zaken zijn per 1 mei 2006 aangepast ten gevolge van een aantal organisatorische wijzigingen zoals de inrichting van een directie ICT binnen SZW en overheveling van een groot deel van de taken van afdeling Beleid & Advies Documentaire Informatie Voorziening (B&A DIV) naar de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering (GOB). Tevens is een deel van de taken van Algemene Zaken/Risico-, Incident- en Crisisbeheersing (AZ/RIC) naar Bureau Secretaris-Generaal (BSG) overgegaan. Anderzijds is de functie productbegeleiding drukwerk van de directie Communicatie naar de directie Algemene Zaken (AZ) overgeheveld. Deze veranderingen leiden tevens tot een naamswijziging van de directie AZ.
Met ingang van 1 mei 2006 is de naam gewijzigd in Facilitaire Zaken (FZ).
De directie FZ bestaat uit de volgende afdelingen:
– Beleid en ontwikkeling
– Services
– Stafbureau
– Huisvesting en
– Coördinatie inkoopbeleid en advies.
De organisatie-inrichting FZ kan als volgt grafisch worden weergegeven.
In het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2005 is aan de directeur Facilitaire Zaken mandaat, machtiging en volmacht verleend.
Gelet op de complexiteit van de directie Facilitaire Zaken, alsmede het feit, dat ook de afdelingshoofden binnen de directie Facilitaire Zaken zoveel mogelijk als integraal manager moeten kunnen functioneren, is het wenselijk om een aantal van de aan de directeur Facilitaire Zaken toekomende bevoegdheden door te verlenen aan de afdelingshoofden van de directie Facilitaire Zaken. Artikel 14 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit plaatsvervangend secretaris-generaal SZW 2005 geeft deze mogelijkheid.
Op de doorverlening van bevoegdheden zijn te allen tijde de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing. Ook zijn op het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Facilitaire Zaken 2006 onverkort alle algemene bepalingen van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit SZW 2004 van toepassing.
De directeur Facilitaire Zaken blijft altijd verantwoordelijk blijft voor de uitoefening van een door hem doorverleende bevoegdheid. Ook blijft de directeur Facilitaire Zaken te allen tijde bevoegd om een doorverleende bevoegdheid zelf uit te oefenen.
De afdelingshoofden en bureauhoofden kunnen alleen overeenkomsten aangaan die hun afdeling of bureau aangaan. Overeenkomsten mogen worden aangegaan tot een waarde die ligt onder de laagste drempel voor aanbesteding conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Deze bedraagt tot 1 januari 2008 € 137.000,– (exclusief BTW).
Indien op een overeenkomst de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn, wordt het hoofd van de afdeling Commerciële Inkoop Beleid en Advies hierbij als adviseur ingeschakeld. Als een afdelingshoofd of budgethouder wenst af te wijken van een door een aanbestedingscommissie of de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies opgesteld gunningadvies dan beslist de directeur Facilitaire Zaken daarover.
Artikel 15 geeft de afdelingshoofden de mogelijkheid bevoegdheden in het kader van de eenvoudige bestelprocedure door te verlenen binnen hun afdeling.
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
namens deze:
de directeur Facilitaire Zaken,
I.H.H.M. van de Boel
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2007-113-p15-SC80903.html