Samenwerkingsovereenkomst Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) en Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

De inspecteur-generaal van de VROM-Inspectie van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM), daartoe gemachtigd door de Minister van VROM en de algemeen directeur van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond gemachtigd door het Dagelijks Bestuur;

Overwegende dat:

• het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) een samenwerkingsverband op rijksniveau is, zonder rechtspersoonlijkheid met als doel ondersteuning te bieden aan rampenbestrijdings- en crisisbeheersingsorganisaties bij het inschatten, voorkomen en beperken van schadelijke gevolgen van (dreigende) ernstige milieuongevallen voor mens en milieu;

• de crisisbeheersing op regionaal niveau gestalte krijgt binnen de Veiligheidsregio: een samenwerkingsverband tussen de gemeenten en de Regionale Brandweer, de Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen, de Politie in de vorm van een Openbaar Lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de DCMR Milieudienst Rijnmond, het Havenbedrijf Rotterdam N.V. en het Openbaar Ministerie;

• in 2005 het project ‘De Nieuwe BOT-mi Organisatie’ is afgerond dat invulling heeft gegeven aan de verdere professionalisering en formalisering tussen de betrokken departementen, deskundigeninstituten en de klanten van het BOT-mi in de praktijk, namelijk het bevoegd gezag en de hulpverleningsinstanties in de regio;

• in dat kader behoefte bestaat aan een samenwerkingsprotocol tussen het BOT-mi en de Veiligheidsregio betreffende de samenwerking ten tijde van (dreigende) incidenten met chemische stoffen;

• deze samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan tussen enerzijds de Minister van VROM als systeemverantwoordelijke voor de inrichting, werking en kwaliteitsborging van het BOT-mi, zoals vastgelegd in het Besluit Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten 7 december 2005, nr. VI/CM 2005199604, tot herziening van samenstelling, taken en bevoegdheden van de Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (Staatscourant 15 december 2005, nr. 244) en anderzijds de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond;

Zijn overeengekomen dat:

1. Partijen leggen de samenwerkingsovereenkomst met betrekking tot het BOT-mi vast in een samenwerkingsprotocol, dat deel uitmaakt van deze overeenkomst en als bijlage is bijgevoegd. Jaarlijkse bijstellingen van het protocol zullen hieronder ook worden begrepen.

2. Deze samenwerkingsafspraken treden in werking op de datum van ondertekening door beide partijen en worden voor onbepaalde tijd aangegaan. Elke partij kan de overeenkomst, zonder opgaaf van redenen, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand schriftelijk opzeggen.

3. Aanpassing van deze overeenkomst en van de bijbehorende bijlage kan plaatsvinden op ieder tijdstip, zodra partijen daaromtrent overeenstemming hebben bereikt. Namen, adressen en telefoonnummers van contactpersonen worden te allen tijde geactualiseerd door de operationeel manager BOT-mi, na overleg met de Veiligheidsregio. De zakelijke inhoud van deze overeenkomst wordt binnen een maand na ondertekening gepubliceerd in de Staatscourant en gedurende 4 weken ter inzage gelegd bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond, Team Interne en Externe Communicatie, Wilhelminakade 947, 3072 AP Rotterdam.

13 februari 2007.
Namens de Minister van VROM (het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten),
de inspecteur-generaal VROM-Inspectie,
G.J.R. Wolters.
Namens de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond,
algemeen directeur Veiligheidsregio,
J.D. Berghuijs.

Bijlage 1. Samenwerkingsprotocol tussen het BOT-mi en de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Doel van het samenwerkingsprotocol

Het doel van dit protocol is het beschrijven, uitvoeren en bewaken van de wederzijdse afspraken tussen het Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten (BOT-mi) en de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond betreffende de samenwerking ten tijde van (dreigende) incidenten met chemische stoffen.

Het BOT-mi vindt zijn juridische grondslag in het Besluit Eenheid Planning en Advies Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten van 7 december 2005 (Staatscourant 15 december 2005, nr. 244).

De missie van BOT-mi is beschreven in het Beleidsplan BOT-mi van 21 september 2005 en komt neer op het bevorderen van een optimale beoordeling en behandeling van (dreigende) ongevallen en incidenten met gevolgen voor het milieu en de volksgezondheid. De werkwijze van het BOT-mi is beschreven in het basisplan incidentbestrijding. Dit maakt onderdeel uit van het Handboek BOT-mi. In het Handboek is voor iedere regio een samenwerkingsprotocol opgenomen.

Het is een dynamische en flexibele procedure die in wederzijds overleg kan worden aangepast aan nieuwe inzichten, ontwikkelingen en ervaringen.

Meer informatie over het BOT-mi, zijn rollen, de organisatie en de werkwijze kan worden verkregen uit het basisplan incidentbestrijding.

Melding door de regio

De Veiligheidsregio verzoekt medewerking van het BOT-mi tijdens incidenten met gevaarlijke stoffen op het moment:

dat de Leider RegOT geadviseerd door de AGS/GAGS functionaris behoefte heeft aan ondersteuning door het BOT-mi of onderdelen van het BOT-mi.

De verantwoordelijke voor melding van een incident aan BOT-mi is:

de leider van het Regionaal Operationeel Team (RegOT).

Melding naar BOT-mi vanuit de Veiligheidsregio zal primair plaatsvinden via het Meldpunt VROM (070 3832425).

Na de melding wordt de Dienstdoend Ambtenaar VROM (DDA) door het meldpunt gesemafoneerd. De DDA belt terug naar de afgesproken contactpersoon voor verificatie van de melding, het verzamelen van relevante informatie en indien nodig, het vastleggen van vragen van de Regio aan BOT-mi.

Hierna activeert de DDA een teamleider. De teamleider wordt dan het aanspreekpunt voor de Veiligheidsregio (zie Contact met BOT-mi)

Eerste contact door BOT-mi

Wanneer BOT-mi zelf contact wil opnemen met de Veiligheidsregio, bijvoorbeeld voor verificatie van een bericht, neemt de teamleider contact op met:

• AGS of

• GAGS.

Dit gebeurt:

via de Gemeenschappelijke Meldkamer Rotterdam-Rijnmond, Sectie Brandweer.

Contact met BOT-mi

Als het BOT-mi is geactiveerd, verloopt het contact met de regio exclusief tussen de BOT-mi teamleider en:

• de belangrijkste probleemeigenaar in de regio (toegewezen en aangegeven aan BOT-mi door de regio ten tijde van een (dreigend) incident). Voor lopende incidenten (repressie) is dit de dienstdoende Leider RegOT contactpersoon.

• Deze regionale contactpersoon treedt op als contactpersoon voor alle betrokken ((regionale) hulpverlenings)diensten in het RegOT.

De belangrijkste communicatiemiddelen en hun back-up zijn:

Methode^1	Nummer	Back-up
□ Telefoon ROC	010 4468057	010 4468059 (stafofficier)
□ Fax ROC	010 4029408	010 4029409
□ E-mail	stafofficier@veiligheidsregio-rr.nl
□ Noodnet ROC	18 803	18 803
GMK^2	010 4144267	010 4147426

¹ Na opschaling tot GRIP 2 en hoger is het Regionaal Operationeel Centrum (ROC) bereikbaar.

² Voor GRIP 1 en voor nazorgfase dient contact te worden opgenomen met dienstdoende Stafofficier via de Gemeenschappelijke Meldkamer (GMK), Sectie brandweer.

Contact met andere nationale instituten en organisaties

Voordat een incident aan BOT-mi is gemeld of BOT-mi geactiveerd is, werkt de Veiligheidsregio vaak rechtstreeks samen met één of meerdere landelijke (BOT-mi) instituten. Deze samenwerking zal ook na de melding zoveel mogelijk blijven bestaan.

Als BOT-mi volledig operationeel is verklaard, vindt advisering door het BOT-mi exclusief plaats door de teamleider. Echter wanneer gespecialiseerde responsteams van een van de instituten al in het incidentgebied actief zijn (bijv. de Milieu Ongevallen Dienst van het RIVM), houdt de Veiligheidsregio rechtstreeks contact met deze responsteams voor de uitwisseling van technische, operationele informatie. Het betrokken responsteam stelt de informatie actief ook direct beschikbaar aan het BOT-mi.

Dit kan als volgt worden weergegeven:

Figuur: gegevensuitwisseling tussen BOT-mi en de Veiligheidsregio

Informatie van de regio naar BOT-mi

BOT-mi kan de regio alleen ondersteunen als zij regelmatig actuele informatie ontvangt over de incidentsituatie. Twee soorten informatie kunnen door de regio worden geleverd:

• periodieke informatie (bijv. sitraps);

• aanvullende informatie (bijv. actuele ontwikkelingen, meetresultaten, stoffenlijsten, rampbestrijdingsplannen etc.).

Nadat het BOT-mi is gealarmeerd voorziet de Veiligheidsregio het BOT-mi zoveel mogelijk van alle periodieke informatie, die wordt opgesteld en verspreid. Dit kan gebeuren door BOT-mi toe te voegen aan de gehanteerde distributielijst(en) van sitraps. Aanvullende informatie kan per mail of fax worden gestuurd.

In het contact tussen de teamleider en de regionaal contactpersoon worden de adresgegevens uitgewisseld.

Informatie van BOT-mi naar Veiligheidsregio

BOT-mi levert desgevraagd informatie of adviezen voor het RegOT en/of CoPI(’s):

• (technische) informatie (meteogegevens, meetresultaten en analyses);

• risicoanalyses/-beoordelingen;

• verspreidings-/modelberekeningen;

• (medische) behandelingsadviezen;

• (deel)adviezen;

• samengesteld advies.

Zodra sprake is van risico’s die een samengesteld advies vergen, is alleen de teamleider van het BOT-mi bevoegd om met de regio hierover te communiceren.

De uitgebrachte adviezen door het BOT-mi vormen overigens onderdeel van afwegingen in het kader van multidisciplinaire operationele en bestuurlijke leiding.

Een BOT-mi advies laat onverlet dat de verantwoordelijkheden en daarbij inbegrepen beslisbevoegdheden onveranderd bij het bevoegd gezag blijven (conform de Wet rampen en zware ongevallen).

Regio- of landsgrensoverstijgende incidenten

Wanneer de Veiligheidsregio wordt geconfronteerd met een incident dat effecten heeft in een aangrenzende Veiligheidsregio of land, wordt deze aangrenzende locatie van informatie, risicobeoordelingen en advies voorzien volgens:

• de bestaande structuur (via de Veiligheidsregio of het land waar het incident plaatsvindt).

Zodra het incident/effectgebied de Veiligheidsregio overstijgt, zal BOT-mi ook de Veiligheidsregio’s die door het effectgebied worden geraakt gevraagd en ongevraagd adviseren conform het protocol met de effectregio. Dit conform haar wettelijke verplichting vanuit het Besluit BOT-mi. Beide Veiligheidsregio’s worden geïnformeerd over het contact tussen hen en BOT-mi.

Afschalen en nazorg

Wanneer de Veiligheidsregio besluit om de rampbestrijdingsorganisatie af te schalen, wordt eerst besloten, na overleg met de regionale contactpersoon, of verdere samenwerking noodzakelijk is in de nazorgfase en hoe deze vorm krijgt.

De nazorgbehoefte en daarmee de rol van BOT-mi kan van incident tot incident sterk verschillen. De volgende opties zijn mogelijk:

a. als er geen noodzaak is voor BOT-mi in de nazorgfase, deactiveert het BOT-mi en werken de afzonderlijke BOT-mi instituten direct samen met hun aanspreekpunten in de regio;

b. als er wel een noodzaak is dan blijft BOT-mi tijdens de nazorgfase actief. De Veiligheidsregio wijst een contactpersoon aan voor het BOT-mi. Dit kan een andere functionaris zijn dan in de repressiefase.

Evaluatie

Na afloop van het incident worden nadere afspraken gemaakt over:

• de evaluatie van het incident tussen de Leider RegOT en de BOT-mi teamleider. BOT-mi voert bij iedere inzet een interne evaluatie uit.

• De Leider RegOT is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Regionale evaluatie.

• De Stafdirecteur Risico- en Crisisbeheersing is eindverantwoordelijk voor de resultaten van de Regionale evaluatie.

• Exemplaren van de BOT-mi evaluatie worden gestuurd naar de Stafdirecteur Risico- en Crisisbeheersing en in overleg met hem, naar het betrokken Bevoegd Gezag conform de Wrzo.

Daarnaast kan op basis van de resultaten van de evaluatie door BOT-mi besloten worden dat een daar op gebaseerd advies richting één of meer van de in het risico- en veiligheidsbeleid betrokken actoren wordt gegeven. Dit gebeurt na overleg met de betrokken Leider RegOT.

ICT faciliteiten en gegevensuitwisseling

Dit kan een onderdeel worden van de samenwerking en tussen het BOT-mi en een Veiligheidsregio. De eventuele afspraken tussen het BOT-mi en de Veiligheidsregio zijn afhankelijk van het nog vast te stellen BOT-mi ICT- en informatie-uitwisselingsbeleid en binnen de Veiligheidsregio aanwezige ICT.

Gebruik van informatie

Het BOT-mi heeft tot taak de deelnemende departementen op verzoek of uit eigener beweging te voorzien van informatie met betrekking tot het BOT-mi advies met het oog op de bestrijding of beoordeling van incidenten, vallende onder hun beleidsverantwoordelijkheid. Ook voor de deelnemende departementen geldt dat zij discreet met de informatie omgaan.

Alle informatie, die beschikbaar wordt gesteld aan het BOT-mi, alsmede informatie en adviezen van het BOT-mi aan de Veiligheidsregio, worden zoveel mogelijk vertrouwelijk behandeld.

Indien de informatie in de respons- of nazorgfase buiten BOT-mi verband moet worden aangewend, informeert het BOT-mi direct de Veiligheidsregio via de afgesproken kanalen.

BOT-mi heeft geen rechtstreeks contact met de media. Crisiscommunicatie blijft de verantwoordelijkheid van de regionale rampbestrijdingsorganisatie en/of de betrokken departementen.

Revisie

Jaarlijks of naar aanleiding van een incident worden deze afspraken geëvalueerd en in onderling overleg eventueel bijgesteld. Het beheer van het samenwerkingsprotocol door BOT-mi valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Crisismanagement van het Ministerie van VROM. Wijzigingen kunnen worden doorgegeven via secretariaatCM@minvrom.nl.

Begrippenlijst

AGS	Adviseur Gevaarlijke Stoffen
BOT-mi	Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten
CoPI	Commmando Plaats Incident
DDA	Dienstdoend Ambtenaar VROM
GAGS	Geneeskundig adviseur gevaarlijke stoffen
GMK	Gemeenschappelijke Meldkamer
GRIP	Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings-Procedure
ICT	Informatie Communicatie Technologie
MMK	Medisch Milieukundige
MOD	Milieu Ongevallen Dienst
MPL	Meetplanleider
RegOT	Regionaal Operationeel Team
RIVM	Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu
ROC	Regionaal Operationeel Centrum
ROGS	Regionaal Officier Gevaarlijke Stoffen
SITRAP	Situatierapport
VROM	Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
VVR	Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond
Wrzo	Wet rampen en zware ongevallen
WVD	Waarschuwings- en VerkenningsDienst