Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap | Staatscourant 2006, 93 pagina 17 | Overig |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Statuut agentschap Nationaal Archief
Regeling van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van 7 mei 2006, nr. WJZ/2006/4662 (8175), houdende regels inzake het agentschap Nationaal Archief (Statuut agentschap Nationaal Archief)
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
Gelet op artikel 25, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995 en artikel 10, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001;
Besluit:
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
b. ministerie: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
c. het Nationaal Archief: de rijksarchiefdienst, bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Archiefwet 1995, en
d. directeur van het Nationaal Archief: algemene rijksarchivaris, bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
Het agentschap Nationaal Archief is een baten-lastendienst als bedoeld in artikel 10, eerste lid, van de Comptabiliteitswet 2001.
Het Nationaal Archief richt de bedrijfsvoering met inachtneming van deze regeling, naar eigen inzicht in, onverminderd het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2005 en onverminderd de bevoegdheid van de secretaris-generaal tot het vaststellen van regelingen die voor het gehele ministerie gelden.
1. Het Nationaal Archief heeft tot taak:
a. het uitvoeren van de bij of krachtens de Archiefwet 1995 vastgestelde taken, en
b. het ondersteunen van de minister in diens bestuurlijke en wetgevende taken.
2. De taken, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, omvatten:
a. het adviseren van de minister inzake het archiefbeleid en de wetgeving op het terrein van de archieven,
b. het verrichten van onderzoek en het ontwikkelen van methoden en technieken op het terrein van de archieven,
c. het functioneren als kenniscentrum op het gebied van digitalisering, conservering en beheer van archieven als gedocumenteerde verschijningsvorm van het cultureel erfgoed,
d. het namens de minister uitoefenen van diens bevoegdheden op grond van de gemeenschappelijke regelingen met betrekking tot de regionale historische centra, met uitzondering van het benoemen van bestuursleden en het wijzigen van de rijksbijdragen aan de regionale historische centra,
e. het beheren van het budget voor de rijksbijdragen aan de regionale historische centra,
f. het adviseren over wijzigingen van de rijksbijdragen aan de regionale historische centra, en
g. het geven van voorlichting aan het publiek over de Archiefwet 1995, het archiefbeleid van de minister en de collectie van het Nationaal Archief.
Het Nationaal Archief kan marktactiviteiten verrichten, voorzover deze activiteiten onlosmakelijk verbonden zijn met het uitvoeren van de taken, bedoeld in artikel 4. Het betreft de volgende activiteiten:
a. het verhuren van depotruimte aan derden, met gebruikmaking van restcapaciteit,
b. het verzorgen van publicaties met betrekking tot archieven,
c. het adviseren inzake conservering en digitalisering van archieven, of
d. overige marktactiviteiten, voorzover daarvoor toestemming is verleend door de minister.
1. Het Nationaal Archief stelt eenmaal per vier jaar een beleidsplan op waarin de doelstellingen, de daaruit volgende resultaten en de te bereiken doelgroepen op hoofdlijnen worden beschreven. Het beleidsplan wordt vastgesteld door de minister.
2. Jaarlijks vóór 1 december dient de directeur van het Nationaal Archief bij de Directeur-Generaal Cultuur en Media een jaarplan in met daarin opgenomen een begroting voor het daarop volgende jaar.
3. In het jaarplan worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Nationaal Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.
4. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de afzonderlijk te verrichten activiteiten en op te leveren producten van dat jaar. De begroting is voorzien van een toelichting per begrotingspost.
1. Jaarlijks vóór 1 april dient de directeur van het Nationaal Archief bij de Directeur-Generaal Cultuur en Media een jaarrekening en een jaarverslag in die inzicht geven in de geleverde prestaties, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met het jaarplan.
2. De jaarrekening en het jaarverslag worden opgesteld overeenkomstig de regelgeving van het Ministerie van Financiën. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij Boek 2, Titel 9, van het Burgerlijk Wetboek.
De Directie Financieel-Economische Zaken ziet erop toe dat de inrichting van de administratieve organisatie van het Nationaal Archief, de daarin opgenomen maatregelen van interne controle en de vastlegging daarvan in een handboek administratieve organisatie voldoen aan de eisen die de Directie Financieel-Economische Zaken daaraan pleegt te stellen.
De Auditdienst onderzoekt of de jaarrekening in overeenstemming is met de van toepassing zijnde verslaggevingsvoorschriften. Daarnaast wordt nagegaan of de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie rechtmatig is en deugdelijk wordt weergegeven.
De Directie Personeel en Organisatie verleent aan het Nationaal Archief de volgende diensten:
a. het verzorgen van de in- en uitvoer van gegevens van de Interdepartementale personeelsadministratie, het betalen van de daaraan verbonden kosten en het desgevraagd verschaffen van inlichtingen dienaangaande,
b. het doorgeven van belangrijke interdepartementale informatie op het terrein van personeel en organisatie,
c. het vertegenwoordigen van de minister in personele zaken van het Nationaal Archief bij de rechtbank en de Centrale Raad van Beroep door een daartoe door de minister gemachtigde ambtenaar van de Directie Personeel en Organisatie, en
d. het behandelen van aanvragen van het Nationaal Archief voor middelen ten behoeve van specifiek personeelsbeleid.
Contacten met de media over archiefzaken, waaronder het verspreiden van persberichten, worden onderhouden door de directeur van het Nationaal Archief, met dien verstande dat contacten met de media over zaken van politiek, bestuurlijk of financieel belang die kunnen leiden tot publicitaire ophef of tot kamervragen, na overleg met de Directie Voorlichting plaatsvinden.
1. Bij of krachtens de Archiefwet 1995 voorgeschreven bekendmakingen in de Staatscourant worden verzorgd door het Nationaal Archief.
2. De kosten die het Nationaal Archief maakt voor de in het eerste lid bedoelde bekendmakingen, worden bij het ministerie in rekening gebracht.
Het Statuut agentschap rijksarchiefdienst (Stcrt. 1996, 34) wordt ingetrokken.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
Dit besluit wordt aangehaald als: Statuut agentschap Nationaal Archief.
Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.
Toelichting
Sinds de inwerkingtreding van het Statuut agentschap rijksarchiefdienst op 1 januari 1996 heeft zich een aantal ontwikkelingen voorgedaan waardoor dit statuut actualisering behoeft.
In de eerste plaats is de rijksarchiefdienst organisatorisch ingrijpend veranderd. De rijksarchieven in de provinciehoofdsteden, die deel uitmaakten van de rijksarchiefdienst, zijn tussen 1998 en 2005 alle opgegaan in regionale historische centra (RHC’s). Zij maken niet langer deel uit van de rijksarchiefdienst. Het Nationaal Archief is hierdoor de enige rijksarchiefbewaarplaats die nog deel uitmaakt van de rijksarchiefdienst. Om deze reden is de naamgeving van het agentschapsstatuut veranderd in Statuut agentschap Nationaal Archief.
Ten aanzien van de RHC’s heeft de minister een aantal bevoegdheden op grond van de gemeenschappelijke regelingen waarbij de RHC’s zijn opgericht. Voorbeelden zijn het maken van resultaatafspraken met de RHC’s en het verlenen van goedkeuring aan de jaarlijkse begrotingen van de RHC’s. Deze bevoegdheden worden uitgeoefend door (het hoofd van) het agentschap. Dit is tot uitdrukking gebracht in de taakomschrijving (artikel 4).
In de tweede plaats is de rijksarchiefdienst sinds 1997 niet langer belast met het toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995. In dat jaar werd de Rijksarchiefinspectie opgericht, die in 2005 is opgegaan in de Erfgoedinspectie van het ministerie. De taakomschrijving van het agentschap is aan de verzelfstandiging van de inspectiefunctie aangepast.
In de derde plaats heeft het Nationaal Archief een rol gekregen als nationaal en internationaal kenniscentrum op het gebied van o.a. digitalisering, conservering, selectie en beheer van archieven. Ook op dit punt behoeft de taakomschrijving van het agentschap wijziging.
In de vierde plaats verdient het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2005 vermelding. Dit besluit regelt een aantal aangelegenheden die ook in het Statuut agentschap rijksarchiefdienst een regeling vonden. Dit geldt onder andere voor personele aangelegenheden (artikelen 9, 12, 13 en 15 van het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2005). De bepalingen uit het Statuut agentschap rijksarchiefdienst die op deze materie betrekking hadden, zijn vervallen.
Het Nationaal Archief heeft een grote mate van zelfstandigheid op het gebied van de bedrijfsvoering. De directeur Nationaal Archief richt de bedrijfsvoering naar eigen inzicht in en daarmee alle aangelegenheden die betrekking hebben op de financiële huishouding, het personeel, de organisatie, de administratie, de automatisering en informatievoorziening, de huisvesting en de voorlichting, met inachtneming van deze regeling. Het ministerie en het Nationaal Archief maken daar waar het zinvol wordt geacht, gezamenlijk beleid op het gebied van deze aangelegenheden. Beleidsvoornemens op het gebied van deze aangelegenheden, waaronder bijvoorbeeld taakstellingen, die ook van toepassing worden geacht op het Nationaal Archief, legt de Directeur-Generaal Cultuur en Media in principe vooraf ter toetsing voor aan het Nationaal Archief. Het is aan OCW om de reikwijdte van departementale regelingen voor deze aangelegenheden, in overleg met het Nationaal Archief, eenduidig te beschrijven. Het Nationaal Archief spant zich in de aanloop van gekende besluitvorming binnen het bestuursdepartement in om de reikwijdte expliciet te krijgen. Rijksbrede regelingen op het gebied van de bedrijfsvoering zijn vanzelfsprekend van toepassing op het Nationaal Archief.
Het Nationaal Archief adviseert de minister over het archiefbeleid en de wetgeving op het terrein van de archieven. Deze taak laat onverlet de verantwoordelijkheid van de directie Cultureel Erfgoed op dit terrein.
Op grond van Aanwijzing 4 van de ‘Aanwijzingen inzake het verrichten van marktactiviteiten door organisaties binnen de rijksdienst’ (Stcrt. 1998, nr. 95) mogen marktactiviteiten slechts worden verricht indien het verrichten van deze activiteiten is opgedragen bij of krachtens de wet (of voortvloeit uit internationale verplichtingen). Een voorbeeld van deze categorie marktactiviteit is de verkoop van reproducties van archiefbescheiden, conform artikelen 14 en 19 Archiefwet 1995. Hiervoor is geen besluit van de minister vereist. Dit geldt wel voor activiteiten die niet bij of krachtens de wet zijn opgedragen, maar wel onlosmakelijk verbonden zijn met het uitvoeren van een overheidstaak (Aanwijzing 5). Voorts kan ingevolge Aanwijzing 6 bij besluit van de minister worden bepaald dat restcapaciteit benut kan worden voor het verrichten van marktactiviteiten. Artikel 5 van dit statuut strekt ertoe beide typen activiteiten mogelijk te maken.
Artikel 6 bepaalt dat het Nationaal Archief éénmaal per vier jaar een beleidsplan en jaarlijks een jaarplan en begroting vaststelt. Daarnaast maakt de directeur van het Nationaal Archief managementafspraken met de Directeur-Generaal Cultuur en Media. Omdat artikel 10 van de Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2005 hierin al voorziet, worden de managementafspraken in dit artikel niet vermeld.
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M.C. van der Laan
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2006-93-p17-SC75100.html