MVM-besluit diensthoofden 2006

Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging diensthoofden en andere functionarissen ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2006

De Griffier, de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie en de directeur Informatiseringsbeleid,

Overwegende dat de aanpassingen in de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal per 1 januari 2005 een herziening van de structuur van bevoegdheden binnen die organisatie wenselijk maken;

Overwegende dat de uitkomsten van de evaluatie van het Mandaat- en Volmachtbesluit ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2002 hebben geleid tot een gewijzigde redactie en indeling van dit besluit;

Gelet op de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging directeuren van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer 2006;

Gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene Wet Bestuursrecht, de Comptabiliteitswet en de artikelen 10, 13, 14 en 15 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

Gezien het advies van de Ondernemingsraad d.d. 15 december 2005;

Besluiten:

Hoofdstuk 1. Algemeen

Artikel 1. Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Griffier: het ambtelijk hoofd van de ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal;

b. directeuren: de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie en de directeur Informatiseringsbeleid;

c. diensten ressorterend onder de Griffier: Stafdienst Voorlichting, Bureau protocol, Griffie/Bureau Wetgeving, Dienst Commissieondersteuning Bestuur en Onderwijs, Dienst Commissieondersteuning Internationaal en Ruimtelijk, Dienst Commissieondersteuning Sociaal en Financieel en het Onderzoeks- en Verificatiebureau;

d. diensten van de Directie Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie de Beveiligingsdienst, de Bodedienst en Postzaken, de Facilitaire Dienst, het Restaurantbedrijf, de Stafdienst Financieel-Economische Zaken, de Stafdienst Personeel en Organisatie;

e. diensten van de Directie Informatiseringbeleid: de Dienst Automatisering, de Dienst Communicatie, de Dienst Informatievoorziening, de Dienst Verslag en Redactie;

f. andere functionarissen: griffiers van enquêtecommissies en hoofd Afdeling Inkoop;

g. diensthoofden: de hoofden van de onder c. d. en e. genoemde diensten;

h. ambtenarenreglement: het Ambtenarenreglement Staten-Generaal;

i. bezoldigingsbesluit: het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984;

j. mandaat: de bevoegdheid om in naam van de Griffier besluiten te nemen;

k. volmacht: de bevoegdheid om namens de Griffier privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

l. machtiging: de bevoegdheid om in naam van de Griffier handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn en de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer betreffen.

Hoofdstuk 2. Mandaat en machtiging

Artikel 2. Mandaat aan diensthoofden en andere functionarissen

1. De Griffier dan wel de directeuren verlenen mandaat aan de rechtstreeks onder hen ressorterende diensthoofden om, met inachtneming van de bepalingen in dit besluit en gelet op de onderlinge taakverdeling met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende diensten, namens de Griffier, dan wel namens de directeur, de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

a. het aanstellen van personeel, waarbij ten aanzien van een aantal functies de procedure geldt, zoals deze in de toelichting op dit artikel is beschreven;

b. het vaststellen van het salaris binnen de formatieve schaal;

c. het toekennen van toelagen wegens waarneming, onregelmatige dienst, verschuiving van dienst, arbeid onder bezwarende omstandigheden en consignatie, als bedoeld in respectievelijk de artikelen 14, 17, 17a, 17b en 18a van het bezoldigingsbesluit;

d. het toekennen van een eenmalige toeslag als bedoeld in artikel 22a en de mobiliteitstoeslag als bedoeld in artikel 22 c van het bezoldigingsbesluit;

e. het toekennen van gratificaties in het kader van bewust belonen, waarbij ten aanzien van een aantal functies de procedure geldt, zoals deze in de toelichting op dit artikel is beschreven;

f. het opdragen van een andere functie op aanvraag van de ambtenaar of in verband met diens ongeschiktheid wegens ziekte tot het verrichten van zijn arbeid;

g. het verplichten tot het tijdelijk verrichten van andere werkzaamheden (waaronder detacheringen);

h. het tijdelijk ontheffen van de waarneming van zijn ambt dan wel verlenen van verlof indien de ambtenaar is benoemd of verkozen in een publiekrechtelijke functie als bedoeld in artikel 125c van de Ambtenarenwet;

i. het opleggen van de verhuisplicht;

j. het toekennen van een verhuiskostenvergoeding;

k. het opdragen van overwerk;

l. het vaststellen van een individuele werktijdregeling;

m. het verlenen van vakantie en verlof (inclusief ziekteverlof) met uitzondering van buitengewoon verlof van lange duur;

n. het verplichten tot het volgen van scholing;

o. het verlenen van ontslag op aanvraag van de ambtenaar, op grond van ongeschiktheid tot het verrichten van arbeid wegens ziekte of wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd;

p. het toekennen van een ambtsjubileum- of diensttijdgratificatie;

q. het opdragen van een binnenlandse dienstreis en het verlenen van toestemming om gebruik te maken van eigen vervoer voor de dienstreis;

r. het toekennen van een inconveniëntentoeslag;

s. het geven van toestemming om van de taxiregeling gebruik te maken.

2. Onverlet het voorgaande verleent de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie bij uitsluiting van de andere diensthoofden mandaat aan het diensthoofd Financieel-Economische Zaken om met inachtneming van de bepalingen in dit besluit de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

a. het nemen van besluiten en het ondertekenen van documenten die betrekking hebben op het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op derden tot € 500;

b. het instellen van rechtsvorderingen;

c. het ondertekenen van de betaallijsten van alle door de Griffier, de directeuren en de diensthoofden ter betaling aangeboden betaalstukken;

d. het ondertekenen van de betaallijsten van de door het Salarisbureau ter betaling aangeboden salarissen en afdrachten;

e. het ondertekenen van de incassolijsten van de door de administratie van het Restaurantbedrijf ter inning aangeboden vorderingen;

f. het ondertekenen van alle door de Griffier, de directeuren en de diensthoofden ter betaling aangeboden betaalstukken;

g. het tekenen voor akkoordbetaling van facturen voor uitzendkrachten;

h. het aanwijzen van kasbeheerders en kassiers;

i. het wijzigen of opheffen van bank- en postbankrekeningen;

j. het aanwijzen van categorieën overeenkomsten c.q. verplichtingen die aan voorafgaand toezicht onderhevig zijn.

3. Onverlet het voorgaande verleent de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie bij uitsluiting van de andere diensthoofden mandaat aan het diensthoofd Personeel&Organisatie om met inachtneming van de bepalingen in dit besluit de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

a. het nemen van besluiten op het gebied van studiefaciliteiten ter uitvoering van artikel 95 van het Ambtenarenreglement;

b. het nemen van besluiten ter uitvoering van het Vervoerplan Staten-Generaal;

c. het verlenen van vergoedingen voor beeldschermbrillen;

d. het verminderen van de bovenwettelijke arbeidsongeschiktheidsuitkering als bedoeld in artikel 72, lid van het Ambtenarenreglement;

e. het aanwijzen als bedrijfshulpverlener en het verlenen van de daarvoor vastgestelde toelagen als bedoeld in artikel 93a, eerste lid van het Ambtenarenreglement.

4. De Griffier kan door middel van een schriftelijk op te stellen mandaatbesluit (tijdelijk) bevoegdheden op het terrein van het personeels- en financieel beheer toekennen aan griffiers van enquêtecommissies.

Artikel 3. Mandaat aan de onder diensthoofden ressorterende leidinggevenden

1. De diensthoofden kunnen met inachtneming van hetgeen in dit besluit is bepaald de navolgende bevoegdheden doormandateren aan de onder hen ressorterende leidinggevenden:

a. het nemen van besluiten met betrekking tot binnenlandse dienstreizen, waaronder het afhandelen van reisdeclaraties binnenland;

b. het toekennen van vakanties, verlofdagen en ziekteverlof, waarbij geldt dat een besluit tot afwijzing van vakantieverlof altijd door het diensthoofd wordt genomen;

c. het nemen van besluiten in het kader van de taxiregeling;

d. het goedkeuren en verzorgen van dinerbonnen;

e. het verwerken van verzuim- en verlofregistratie.

2. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken kan de bevoegdheden genoemd in artikel 2, tweede lid, geheel of gedeeltelijk laten uitoefenen door onder hem ressorterende leidinggevenden.

3. Andere dan in het eerste lid onder a. tot en met e. genoemde bevoegdheden kunnen slechts door de onder de diensthoofden ressorterende leidinggevenden worden uitgeoefend indien de Griffier en de desbetreffende directeur hiermee instemmen.

Artikel 4. Machtiging diensthoofden

1. De directeuren verlenen machtiging aan de diensthoofden, om met inachtneming van de bepalingen van dit besluit en gelet op de onderlinge taakverdeling met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende diensten, namens hen, handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn en de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer betreffen.

2. De diensthoofden kunnen met inachtneming van hetgeen in dit besluit is bepaald hun machtiging doorverlenen aan de onder hen ressorterende medewerkers.

Artikel 5. Voorwaarden mandaat, ondermandaat en machtiging

1. De taken en bevoegdheden genoemd in de voorgaande artikelen kunnen slechts uitgeoefend worden indien en voorzover deze vallen binnen de kaders gesteld in de wet en vallen binnen en de kaders van de terzake geldende rechtspositionele regels, vastgestelde beleidsregels, het toegewezen budget en de vastgestelde formatie, met uitzondering van besluiten waarbij de ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft of waarin in het kader van een reorganisatie uitvoering wordt gegeven aan een plaatsingsplan, zoals bedoeld in de interne regeling met betrekking tot reorganisaties.

2. Een krachtens dit besluit (onder-)gemandateerde kan geen besluiten nemen en stukken ondertekenen op het gebied van personeelsaangelegenheden die betrekking hebben op hemzelf.

3. De diensthoofden en de onder hen ressorterende medewerkers geven desgevraagd inlichtingen over de uitoefening hun bevoegdheden.

4. De diensthoofden en de onder hen ressorterende medewerkers informeren terstond hun directeur bij zwaarwegende omstandigheden en gebeurtenissen, aangaande de hen toegekende taken en bevoegdheden.

5. Een doorverlening van (onder-)mandaat en machtiging wordt steeds schriftelijk verleend.

6. De Griffier en de directeuren kunnen het (onder-)mandaat te allen tijde geheel of gedeeltelijk intrekken of wijzigen.

Artikel 6. Ondertekening

Indien overeenkomstig artikel 2 door een diensthoofd stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening:

a. Bij een mandaat van de Griffier

De Griffier van de Tweede Kamer

Namens deze

Het Hoofd (naam dienst).

b. Bij een mandaat van de directeur

De Griffier van de Tweede Kamer

Namens deze

De directeur (naam directie)

Namens deze

Het hoofd (naam dienst).

c. Bij een (onder)mandaat van de Griffier

De Griffier van de Tweede Kamer

Namens deze

Het Hoofd (naam dienst)

Namens deze

Functienaam (naam leidinggevende).

d. Bij een (onder)mandaat van de directeur

De Griffier van de Tweede Kamer

Namens deze

De directeur (naam directie)

Namens deze

Het hoofd (naam dienst)

Namens deze

Functienaam (naam leidinggevende).

Hoofdstuk 3. Volmacht

Artikel 7. Volmacht diensthoofden en andere functionarissen

1. De Griffier en de directeuren verlenen volmacht aan de diensthoofden om, met inachtneming van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996, de bepalingen in dit besluit en de onderlinge taakverdeling met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende dienst, namens de Griffier respectievelijk namens de directeuren, de navolgende bevoegdheden uit te oefenen:

a. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

b. het verlenen van opdrachten voor het aannemen van werk.

2. De diensthoofden zijn bevoegd voor hun dienst de in het eerste lid genoemde overeenkomsten af te sluiten voor verplichtingen tot ten hoogste € 50.000.

3. De Griffier kan door middel van het verlenen van een volmacht (tijdelijk) bevoegdheden op het terrein van personeels-, materieel- en financieel beheer toekennen aan griffiers van enquêtecommissies.

4. De Griffier, de directeuren en de diensthoofden machtigen het hoofd van de Afdeling Inkoop tot:

a. het afsluiten van koop-, huur- of leaseovereenkomsten;

b. het verlenen van opdrachten tot het aannemen van werk.

5. Het hoofd Afdeling Inkoop is bevoegd de in het vierde lid genoemde overeenkomsten af te sluiten voor verplichtingen tot ten hoogste € 15.000.

6. Het hoofd Afdeling Inkoop is, namens de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie, belast met de uitvoering van de Europese aanbestedingen.

7. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is, namens de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie, gevolmachtigd tot:

a. het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op derden tot ten hoogste € 500;

b. het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op leden van de Tweede Kamer en fracties tot ten hoogste € 50;

c. het buitengerechtelijk invorderen van geldvorderingen van de Staat der Nederlanden c.q. de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

8. Het hoofd van de Dienst Automatisering is, namens de directeur Informatiseringsbeleid, gevolmachtigd tot het aangaan van een bruikleenovereenkomst met Kamerleden, ambtenaren en derden inzake het verstrekken van computer(s), randapparatuur en andere (technische) apparaten.

9. Het hoofd van de Dienst Automatisering kan de bevoegdheid genoemd in het achtste lid geheel of gedeeltelijk laten uitoefenen door een onder hem ressorterende ambtenaar.

10. De diensthoofden kunnen de bevoegdheden genoemd in het eerste lid geheel of gedeeltelijk laten uitoefenen door onder hen ressorterende ambtenaren.

Artikel 8. Voorwaarden volmacht

1. Een krachtens dit besluit gevolmachtigde kan geen besluiten nemen en stukken ondertekenen op het gebied van financiële aangelegenheden die betrekking hebben op hemzelf.

2. De volmacht geldt, onverminderd hetgeen is bepaald in de artikel 7, alleen voor de aan de griffiers en diensthoofden toegekende budgetten.

3. Wanneer op een overeenkomst de Europese aanbestedingsregels van toepassing zijn, vindt de procedurele aanbesteding van de overeenkomst plaats door het hoofd van de Afdeling Inkoop.

4. De diensthoofden en de griffiers van enquêtecommissies verschaffen de Griffier respectievelijk de directeuren desgevraagd inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden.

5. Het hoofd Afdeling Inkoop verschaft de Griffier, de directeuren en de diensthoofden desgevraagd inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden.

6. Een volmacht wordt steeds schriftelijk verleend.

7. De Griffier en de directeuren kunnen de volmacht te allen tijde geheel of gedeeltelijk intrekken of wijzigen.

Artikel 9. Ondertekening volmacht

1. Indien overeenkomstig artikel 7, eerste lid, door een diensthoofd stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening als volgt:

De Staat der Nederlanden,

vertegenwoordigd door de Griffier van de Tweede Kamer,

namens deze de directeur (naam directie),

namens deze het hoofd (naam dienst).

2. Indien overeenkomstig artikel 7, derde lid, door een griffier stukken worden ondertekend, luidt de ondertekening als volgt:

De Staat der Nederlanden,

vertegenwoordigd door de Griffier van de Tweede Kamer,

namens deze de griffier (naam

enquêtecommissie).

3. Indien overeenkomstig artikel 7, vierde lid, stukken worden ondertekend door het hoofd van de Afdeling Inkoop, luidt de ondertekening als volgt:

De Staat der Nederlanden,

vertegenwoordigd door de Griffier van de Tweede Kamer,

namens de directeur (naam directie),

namens deze het hoofd Afdeling Inkoop.

4. Indien overeenkomstig artikel 7, achtste lid, stukken worden ondertekend door het hoofd Dienst Automatisering, luidt de ondertekening als volgt:

De Staat der Nederlanden,

vertegenwoordigd door de Griffier,

namens deze de directeur (naam directie)

namens deze het hoofd Dienst Automatisering.

5. Indien overeenkomstig artikel 7, het negende en tiende lid, stukken worden ondertekend door de daarin bedoelde ambtenaren, luidt de ondertekening als volgt:

De Staat der Nederlanden,

vertegenwoordigd door de Griffier,

namens deze de directeur (naam directie)

namens deze het hoofd (naam dienst)

namens deze (naam ambtenaar).

Hoofdstuk 4. Waarneming

Artikel 10. Waarneming

Bij ontstentenis van een diensthoofd van ten minste tien werkdagen worden diens taken en bevoegdheden genoemd in dit besluit uitgeoefend door het door de Griffier respectievelijk de directeur daartoe benoemde waarnemend diensthoofd.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 11. (Onder)mandaat- en Volmachtregister

1. De Stafdienst Financieel-Economische Zaken houdt een openbaar register bij van de verleende (onder)mandaten en volmachten.

2. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is verantwoordelijk voor het aanleggen en beheren van het openbare register.

3. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken of een door hem daartoe aangewezen functionaris is bevoegd informatie uit het openbare register te verstrekken aan derden.

4. De directeuren zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens die in het openbare register moeten worden opgenomen.

5. In het openbare register worden alle bij (onder)mandaat en volmacht verleende bevoegdheden opgenomen.

6. De citeertitel van het openbare register is: ‘Mandaat- en volmachtregister Tweede Kamer der Staten-Generaal’.

Artikel 12. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Dit besluit wordt gepubliceerd in de Staatscourant en treedt in werking met ingang van dezelfde dag waarop het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging directeuren ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2006 in werking treedt.

2. Dit besluit wordt aangehaald als ‘MVM-besluit diensthoofden 2006’.

Den Haag,
De Griffier van de Tweede Kamer der Staten-Generaal,
J.E. Biesheuvel-Vermeijden.
De directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie,
H.W. Bakker.
De directeur Informatiseringbeleid a.i.,
H.W. Bakker.

Toelichting

I. Algemene toelichting

Het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging directeuren ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2006 (verder: het MVM-besluit directeuren 2006) en het Besluit Mandaat, Volmacht en Machtiging diensthoofden en andere functionarissen ambtelijke organisatie Tweede Kamer der Staten-Generaal 2006 (verder: MVM-besluit diensthoofden 2006) treden per 1 januari 2006 in werking.

De genoemde besluiten vervangen het Mandaat- en Volmachtsbesluit ambtelijke organisatie Tweede Kamer 2002. Dit is enerzijds het gevolg van de wijziging van de hoofdstructuur per 1 januari 2005 en daarmee samenhangende bevoegdheden van de Griffier en de directeuren. Anderzijds heeft een evaluatie in 2005 van het besluit van 2002 geleid tot uitbreiding van de bevoegdheden van de diensthoofden en de mogelijkheid om een aantal personele bevoegdheden neer te leggen bij de leidinggevenden onder het diensthoofd.

Verder is van de gelegenheid gebruik gemaakt om een paar niet geregelde zaken in de huidige besluiten op te nemen.

Zo was de rechtsfiguur van de machtiging nog niet in de oude regeling opgenomen. Tevens zijn een paar wijzigingen doorgevoerd met betrekking tot de taken van de Griffier. De Griffier was bevoegd om alle rechtspositionele disciplinaire besluiten zelf te nemen. Met onderhavig besluit mandateert de Griffier deze bevoegdheid echter aan de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie met uitzondering van de bevoegdheid tot het verlenen van disciplinair strafontslag en het verlenen van ontslag in het kader van een ontslagregeling (artikel 131 van het ARSG). De Griffier neemt met betrekking tot alle door de medewerkers van de Tweede Kamer ingediende bezwaarschriften de beslissing op bezwaar. Deze bevoegdheid wordt niet gemandateerd. Dit geldt derhalve ook ten aanzien van de door de Griffier primair (in eerste aanleg) genomen besluiten met betrekking tot een disciplinair strafontslag en een ontslagbesluit waaraan een ontslagregeling is gekoppeld. Ook ten aanzien van deze besluiten zal de Griffier op het bezwaarschrift beslissen. De beperking van artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht is niet op besluiten van de Griffier van toepassing omdat de Griffier haar bevoegdheden niet aan mandaat maar aan attributie ontleent.

De toedeling van taken en bevoegdheden is als volgt uitgewerkt:

a) De Griffier ontleent haar bevoegdheden als ambtelijk hoofd van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer aan artikel 14 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer en kan de haar toekomende taken en bevoegdheden mandateren.

b) Om aan de wens van de organisatie tegemoet te komen (meer transparantie in toedeling van taken) is gekozen voor een getrapte wijze van bevoegdheidstoedeling. Dit betekent dat met betrekking tot de verdeling van taken en bevoegdheden bij de Tweede Kamer twee besluiten zijn opgesteld. In het MVM-besluit directeuren 2006 is de bevoegdheidstoedeling van de Griffier aan de directeuren geregeld. In dit besluit is bepaald onder welke voorwaarden de directeuren hun bevoegdheid kunnen en mogen doormandateren aan diensthoofden en andere functionarissen. In het MVM-besluit diensthoofden 2006 is dit nader uitgewerkt.

c) In het MVM-besluit diensthoofden 2006 blijkt ten slotte weer onder welke voorwaarden de diensthoofden taken en bevoegdheden kunnen doormandateren aan de onder hen vallende leidinggevenden of andere functionarissen. Zowel ten aanzien van de diensthoofden als ten aanzien van de leidinggevenden zijn de bevoegdheden limitatief opgesomd. Indien en voor zover er noodzaak bestaat om andere bevoegdheden over te dragen kent het besluit hiertoe een mogelijkheid. De voorwaarden waaronder dit kan geschieden staan in besluit vermeld.

In de besluiten wordt op verschillende plaatsten verwezen naar de onderlinge taakverdeling van de directeuren en diensthoofden met betrekking tot de onder hun verantwoordelijkheid vallende directies en diensten. In dat kader is een organogram (III. Organogram), een overzicht van de taken en bevoegdheden van de Griffier, de directeuren en de diensthoofden

(IV. Overzicht taken en bevoegdheden) en een beschrijving van de diensten die onder de Griffier en de directeuren ressorteren (V. Organisatiebeschrijving Griffier, directies en (staf)diensten), opgesteld.

Het MVM-besluit directeuren 2006 en het MVM-besluit diensthoofden 2006 hebben dezelfde indeling. Achtereenvolgens worden in de besluiten de volgende onderwerpen behandeld:

1 Algemeen, definities;

2 Mandaat en machtiging, waaronder voorwaarden en ondertekening;

3 Volmacht, waaronder voorwaarden en ondertekening;

4 Waarneming;

5 Slotbepalingen.

Hoewel bepalingen betreffende waarneming niet noodzakelijkerwijs in een mandaat- en volmachtbesluit opgenomen dienen te worden is er om redenen van overzichtelijkheid en volledigheid toch voor gekozen om de waarneming bij ontstentenis in onderhavige besluiten op te nemen. Hierbij is een organisatiebrede termijn van 10 dagen geïntroduceerd.

De waarneming van de Griffier is in een apart besluit geregeld, namelijk in de Regeling vervanging Griffier bij ontstentenis.

II. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De hier gegeven definities behoeven geen nadere toelichting.

Artikel 2

In het eerste lid mandateren de Grif-fier en de directeuren aan de onder hen ressorterende diensthoofden de in dit artikel opgenoemde taken en bevoegdheden (a tot en met s). De diensthoofden zijn hiertoe bevoegd met inachtneming van de bepalingen van dit besluit en gelet op de onderlinge taakverdeling van de onder hen vallende diensten.

Zowel ten aanzien van de bevoegdheid tot het aanstellen van personeel, eerste lid sub a, als het toekennen van gratificaties, eerste lid sub e, geldt met betrekking tot de onderstaande opgenomen functies een bijzondere procedure. De procedure houdt in dat het diensthoofd zijn voornemen tot aanstelling of tot gratificatie voorlegt aan de Griffier c.q. de directeur. Het gaat om de volgende functies:

Bij de diensten van de Griffier:

• Plaatsvervangend griffiers. Omdat het Presidium conform het Reglement van Orde ten aanzien van de plaatsvervangend griffiers het aanstellingsbevoegd gezag is, betreft de beschreven procedure uitsluitend het toekennen van gratificaties

• Waarnemers van de diensthoofden

• Rechtstreeks onder de diensthoofden ressorterende leidinggevenden

Bij de diensten van de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie:

• Waarnemers van de diensthoofden

• Rechtstreeks onder de diensthoofden ressorterende leidinggevenden

• P&O-adviseurs

• Kamerbewaarders

• Relatiebeheerders Facilitaire Dienst

Bij de diensten van directeur Informatiseringbeleid:

• Waarnemers van de diensthoofden

• Rechtstreeks onder de diensthoofden ressorterende leidinggevenden

• Relatiebeheerders Automatisering

• Medewerkers Interne Communicatie

• Redacteur Kamerbode

• Internetredacteur

Met het tweede lid verleent de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie met betrekking tot de onder a. tot en met j. genoemde taken en bevoegdheden mandaat aan het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken. Dit houdt in dat andere diensthoofden niet in deze bevoegdheden kunnen treden.

In het derde lid, onder a. tot en met e, worden het hoofd van de Stafdienst Personeel&Organisatie - conform de constructie in het tweede lid - enkele taken en bevoegdheden opgedragen, welke niet aan andere diensthoofden toekomen.

Op grond van het vierde lid kan de Griffier wel of niet tijdelijk bevoegdheden op het terrein van het personeels- en financieel beheer toekennen aan griffiers van enquêtecommissies. Dit dient te geschieden door middel van een separaat op te stellen besluit.

Artikel 3

Met dit artikel wordt voor de diensthoofden de mogelijkheid gecreëerd om hun taken en bevoegdheden door te mandateren aan onder hen ressorterende leidinggevenden, zoals chefs en/of coördinatoren. Vanwege de gekozen gelaagdheid van bevoegdheidstoedeling en de gelet op de discretionaire bevoegdheid van het diensthoofd om de opgesomde bevoegdheden wel of niet door te mandateren dient bij de feitelijke bevoegdheidstoedeling door het diensthoofd een separaat besluit genomen en opgesteld te worden.

In het eerste lid worden de door het diensthoofd door te mandateren bevoegdheden limitatief opgesomd. Voor wat betreft het vakantieverlof geldt dat de bevoegdheid tot formele afwijzing niet door het diensthoofd wordt doorgemandateerd.

Het tweede lid creëert voor het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken de mogelijkheid om de in artikel 2, het tweede lid, beschreven taken door te mandateren aan onder hem ressorterende leidinggevenden.

Het derde lid voorziet in de mogelijkheid dat ook andere dan de in lid 1, sub a tot en met e. van dit artikel genoemde taken en bevoegdheden kunnen worden doorgemandateerd aan onder het diensthoofd ressorterende leidinggevenden. Hierbij geldt wel de voorwaarde dat alvorens deze kunnen worden doorgemandateerd de Griffier en de desbetreffende directeur hiermee nadrukkelijk moeten hebben ingestemd.

Artikel 4

Met dit besluit wordt de figuur van de machtiging geïntroduceerd. Met verwijzing naar de begripsbepaling behoeft dit artikel geen nadere toelichting.

Artikel 5

De taken en bevoegdheden genoemd in de voorgaande artikelen kunnen slechts uitgeoefend worden indien en voorzover deze vallen binnen de kaders gesteld in de wet en de kaders van de terzake geldende rechtspositionele regels, vastgestelde beleidsregels, het toegewezen budget en de vastgestelde formatie, met uitzondering van besluiten waarbij de ondernemingsraad advies- of instemmingsrecht heeft of waarin in het kader van een reorganisatie uitvoering wordt gegeven aan een plaatsingsplan, zoals bedoeld in de interne regeling met betrekking tot reorganisaties.

Aan (onder)mandaat zijn ingevolge de Algemene wet bestuursrecht enkele algemene voorwaarden verbonden, zoals de informatieplicht jegens de mandaatgever en dat een mandaat schriftelijk dient te worden vastgesteld. Onder zwaarwegende omstandigheden, zoals bedoeld in het vierde lid, dient in ieder geval verstaan te worden omstandigheden of gebeurtenissen van dusdanige aard dat deze naar redelijke verwachting van invloed zijn op de beeldvorming en politiek dan wel ordelijk beheer van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6

De Algemene wet bestuursrecht schrijft voorts voor dat in een krachtens mandaat genomen besluit dient te worden vermeld namens welk bestuursorgaan dat besluit is genomen. In dit kader worden in dit artikel de te hanteren ondertekeningsclausules aangegeven.

Artikel 7

Het eerste lid regelt het verlenen van bevoegdheden door de Griffier en de directeuren aan de diensthoofden die onder hun verantwoordelijkheid ressorteren. De diensthoofden worden gevolmachtigd tot het verrichten van handelingen zoals het kopen van, huren of leasen van goederen en diensten en het verlenen van opdrachten tot het aannemen van werk.

Het gaat dan in sub a bijvoorbeeld om het inhuren van uitzendkrachten, het inhuren van adviesbureaus, het aanschaffen van computers, het aanschaffen van meubilair, het uitbesteden van drukwerk, het aanschaffen van dienstkleding of het bestellen van food-artikelen en in sub b bijvoorbeeld om het verlenen van een opdracht aan een hoveniersbedrijf om de tuinen rondom de gebouwen te onderhouden.

Het ondertekenen van facturen en het geven van prestatieverklaring vloeien impliciet voort uit de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten. De diensthoofden ondertekenen de facturen voor akkoord betaling.

De bevoegdheden van de diensthoofden worden in lid 2, gedeeltelijk ingeperkt door het stellen van een financieel plafond. Het bedrag van € 50.000 is vastgelegd in de (interne) procedure contractbeheer, ook wel inkoopprocedure genoemd. De Griffier en de directeuren willen verantwoordelijk blijven voor overeenkomsten die dat bedrag te boven gaan.

Het derde lid regelt de mogelijkheid dat de Griffier, indien de Tweede Kamer besluit tot het instellen van een parlementaire enquête, bevoegdheden kan toekennen aan de griffier van de enquêtecommissie. Het betreft dan de bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten overeenkomstig de rechtshandelingen genoemd in het eerste lid.

De griffiers van de (vaste) commissies en de onderzoekscommissies (met een endogeen gefinancierd budget) vallen onder de hoofden Dienst Commissie Ondersteuning (DCO’s).

Het vierde lid regelt de bevoegdheid die in de procedure contractbeheer is vastgelegd. In de procedure is geregeld dat vanuit doelmatigheidsoverwegingen het hoofd van de Afdeling Inkoop, indien dat op het interne aanvraagformulier is aangegeven, door een diensthoofd kan worden gemachtigd de opdrachtbrief of bestelbrief te ondertekenen. Deze bevoegdheid wordt per bestelling of opdracht opnieuw geregeld. Om naar externe partijen toe zekerheid te geven betreffende de bevoegdheid van het hoofd van de Afdeling Inkoop is besloten dit lid op te nemen.

De bevoegdheid van het hoofd van de Afdeling Inkoop wordt in het vijfde lid beperkt tot een bedrag van € 15.000 en is in overeenstemming met de procedure contractbeheer.

Het zesde lid regelt de bevoegdheden van het hoofd Afdeling Inkoop ten aanzien van de Europese aanbestedingen. De documenten c.q. formulieren die in dat kader worden opgesteld worden ondertekend door het hoofd van de Afdeling Inkoop.

Het zevende lid regelt de (bijzondere) bevoegdheden van het hoofd stafdienst FEZ. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken is uit hoofde van zijn verantwoordelijkheid voor het kas c.q. vorderingenbeheer, gemachtigd tot het kwijtschelden of buiten invordering stellen van vorderingen op derden, kamerleden en fracties. Het gaat dan in het bijzonder om vorderingen van het Restaurantbedrijf.

Daarnaast is het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken gemachtigd tot het instellen van een incassoprocedure indien een vordering niet via de normale procedure kan worden geïnd.

In het achtste lid wordt de bijzondere bevoegdheid van het hoofd Dienst Automatisering geregeld. Uit hoofde van zijn functie is het hoofd Dienst Automatisering bevoegd bruikleenovereenkomsten af te sluiten met derden in verband met het verstrekken van apparatuur.

Het negende lid biedt het hoofd Dienst Automatisering de mogelijkheid om de bevoegdheid opgenomen in het achtste lid, (door) te verlenen aan ambtenaren die onder hem ressorteren.

Het tiende lid biedt de diensthoofden de mogelijkheid om de bevoegdheden opgenomen in het eerste lid, (door) te verlenen aan ambtenaren die rechtstreeks onder hun verantwoordelijkheid vallen. Het diensthoofd kan ambtenaren voordragen bij de directeur die namens het diensthoofd verplichtingen mogen aangaan of facturen voor akkoord mogen tekenen. Hiermee wordt aangesloten bij de al bestaande praktijk. Het verlenen van een dergelijke volmacht dient schriftelijk plaats te vinden.

Artikel 8

Het artikel bevat enkele voorwaarden die worden gesteld aan de verleende volmacht aan diensthoofden en andere functionarissen. De volmacht dient overigens te voldoen aan de bepalingen die zijn opgenomen in boek 3, titel 3 Burgerlijk Wetboek.

Artikel 9

Dit artikel regelt de ondertekening van documenten. De Staat der Nederlanden wordt, namens de Griffier en de directeuren, in het kader van privaatrechtelijke rechtshandelingen vertegenwoordigd door de diensthoofden en andere functionarissen. De volmachtverlening komt tot uitdrukking in de ondertekening.

Artikel 10

Met het eerste lid van artikel wordt bepaald dat bij ontstentenis van het diensthoofd van ten minste tien werkdagen hun taken en bevoegdheden worden uitgeoefend door een door de Griffier respectievelijk de desbetreffende directeur benoemd waarnemend diensthoofd.

Artikel 11

In het eerste en tweede lid wordt bepaald dat het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken een openbaar register bijhoudt van de verleende mandaten en volmachten. Met deze bepaling wordt voldaan aan de wettelijke verplichtingen hiertoe.

Met het derde lid wordt geregeld dat informatie uit het openbare register aan derden kan worden verstrekt. Het hoofd van de Stafdienst Financieel-Economische Zaken kan deze bevoegdheid doormandateren aan een onder hem ressorterende medewerker.

Het vierde lid houdt in dat de directeuren verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van gegevens die in het openbaar register moeten worden opgenomen.

Artikel 12 en 13

Deze bepalingen behoeven geen nadere toelichting.

III. Organogram

Inrichting ambtelijke organisatie

De ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer gebaseerd op directeuren en diensthoofden die gemandateerde bevoegdheden hebben gekregen.

IV. Overzicht taken en bevoegdheden

1. De algemene leiding, het Managementteam

a. De algemene leiding bestaat uit de Griffier, de directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie en de directeur Informatiseringsbeleid. Samen vormen zij het Managementteam dat leiding geeft aan de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer met behoud van de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de Griffier, zoals vastgelegd in artikel 14 van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer.

b. Het Managementteam overlegt regelmatig onder voorzitterschap van de Griffier over de belangrijke aspecten van de Kamerorganisatie, over beleidsontwikkeling en -uitvoering en over het organisatorische beheer.

c. De drie leden van het Managementteam worden beschouwd als bestuurder van de onderneming in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en voeren overleg met de Ondernemingsraad en het Georganiseerd Overleg.

2. De Griffier

a. De Griffier is staatsrechtelijk en inhoudelijk adviseur van de Tweede Kamer, het Presidium en de Voorzitter.

b. De Griffier geeft op basis van artikel 14 van het Reglement van Orde leiding aan de ambtelijke organisatie.

c. De Griffier wijst de griffiers toe aan de Kamercommissies.

d. De Griffier draagt als lid van het Managementteam zorg voor de ontwikkeling van beleid onder meer op het terrein van organisatorische, materiële, financiële en personele aangelegenheden de gehele organisatie betreffende.

e. De Griffier is belast met het integraal management van de Stafdienst Voorlichting, Bureau Protocol, Griffie/Bureau Wetgeving, Dienst Commissieondersteuning Bestuur en Onderwijs, Dienst Commissieondersteuning Internationaal en Ruimtelijk, Dienst Commissieondersteuning Sociaal en Financieel en het Onderzoeks- en Verificatiebureau.

f. De Griffier geeft rechtstreeks leiding aan de directeuren, de hoofden van de onder e. bedoelde (staf)diensten, alsmede aan de secretaressen van de Voorzitter en de Griffier en de secretarissen van het Presidium en het Managementteam.

g. De Griffier draagt zorg voor en geeft richting aan de organisatiebrede (beleids)voorbereiding en -uitvoering van de onder haar (staf)diensthoofden ressorterende (beleids)terreinen en waarborgt dat hun taken naar behoren (kunnen) worden uitgevoerd.

h. De Griffier oefent alle rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van:

- de directeuren met uitzondering van benoeming en ontslag;

- de overige ambtenaren aan wie zij rechtstreeks leiding geeft.

i. De Griffier oefent ten aanzien van alle ambtenaren van de Kamer de bevoegdheid uit:

- tot het verlenen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement;

- tot het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement;

en beslist ten aanzien van alle ambtenaren op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden.

3. De directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie (DBV,FenP&O)

a. De DBV,FenP&O vervangt de Griffier bij haar ontstentenis in de uitoefening van haar bevoegdheden met betrekking tot de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie Tweede Kamer voorzover niet voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag (zie Regeling vervanging Grif-fier bij ontstentenis 2006).

b. De DBV,FenP&O draagt als lid van het Managementteam zorg voor de ontwikkeling van beleid onder meer op het terrein van organisatorische, financiële, materiële en personele aangelegenheden de gehele organisatie betreffende.

c. De DBV,FenP&O oefent de volgende taken uit ten aanzien van de gehele organisatie:

- de toepassing van de navolgende artikelen uit het Ambtenarenreglement:

- artikel 112 inzake ontzegging toegang tot de gebouwen;

- artikel 115 tot en met 119 inzake disciplinaire straffen met uitzondering van strafontslag als bedoeld in artikel 116, lid 1, onder l;

- artikel 120 tot en met 122 inzake schorsing en inhouding van de bezoldiging;

- het behandelen van klachten van personeelsleden van de ambtelijke organisatie ingediend bij de Griffier van de Tweede Kamer;

- het coördineren van door personeelsleden van de ambtelijke organisatie ingediende bezwaarschriften tegen rechtspositionele besluiten;

- het voeren van verweer in bezwaar- en beroepschriften tegen rechtspositionele besluiten;

- het vertegenwoordigen van de ambtelijke organisatie in bezwaar- en beroepsprocedures met betrekking tot personele aangelegenheden;

- het nemen van besluiten in het kader van de verantwoordelijkheid voor het kasbeheer;

- het nemen van besluiten in het kader van de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de begroting en de uitvoering hiervan.

d. De DBV,FenP&O is belast met het integraal management van de Beveiligingsdienst, de Bodedienst en Postzaken, de Facilitaire Dienst, het Restaurantbedrijf, de Stafdienst Financieel-Economische Zaken, de Stafdienst Personeel en Organisatie en de Bouwcoördinator.

e. De DBV,FenP&O geeft rechtstreeks leiding aan de hoofden van de onder d. genoemde diensten, aan het hoofd Bureau Ondersteuning Bedrijfsvoering en aan het hoofd Afdeling Inkoop.

f. De DBV,FenP&O draagt zorg voor en geeft richting aan de (beleids)voorbereiding en -uitvoering van de onder de (staf)diensthoofden ressorterende (beleids)terreinen en waarborgt dat hun taken naar behoren (kunnen) worden uitgevoerd.

g. De DBV,FenP&O oefent alle rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van de ambtenaren aan wie hij rechtstreeks leiding geeft die niet zijn voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag, als het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden.

h. De DBV,FenP&O oefent de rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van de overige ambtenaren van zijn directie, voor zover die niet zijn voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag, als het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden, of voorzover niet doorgemandateerd aan de onder hem ressorterende diensthoofden.

i. De DBV,FenP&O is gemachtigd om, met inachtneming van de bepalingen in het MVM-Besluit directeuren 2006 en de onderlinge taakverdeling van de leden van het MT handelingen te verrichten die noch besluiten noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn en de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer betreffen.

4. De directeur Informatiseringsbeleid (DIB)

a. De directeur Informatiseringsbeleid draagt als lid van het Managementteam zorg voor de ontwikkeling van beleid onder meer op het terrein van organisatorische, financiële, materiële en personele aangelegenheden de gehele organisatie betreffende.

b. De directeur Informatiseringsbeleid is belast met het integraal management van de Dienst Automatisering, Dienst Communicatie, de Dienst Informatievoorziening en de Dienst Verslag en Redactie.

c. De directeur Informatiseringsbeleid geeft rechtstreeks leiding aan de hoofden van de onder b. genoemde diensten.

d. De directeur Informatiseringsbeleid draagt zorg voor en geeft richting aan de (beleids)voorbereiding en -uitvoering van de onder de diensthoofden ressorterende (beleids)terreinen en waarborgt dat hun taken naar behoren (kunnen) worden uitgevoerd.

e. De directeur Informatiseringsbeleid oefent alle rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van de ambtenaren aan wie hij rechtstreeks leiding geeft die niet zijn voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag, als het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden.

f. De directeur Informatiseringsbeleid oefent de rechtspositionele bevoegdheden uit ten aanzien van de overige ambtenaren van zijn directie, voor zover die niet zijn voorbehouden aan een hoger bevoegd gezag, als het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden, of voorzover niet doorgemandateerd aan de onder hem ressorterende diensthoofden.

5. De diensthoofden

a. De diensthoofden geven ieder, met inachtneming van de aanwijzingen en de richtlijnen van de Griffier, respectievelijk de directeuren, leiding aan de onder ieder van hen ressorterende dienst.

b. Zij zijn ieder belast met het integraal management van de onder ieder van hen ressorterende dienst.

c. Zij dragen, met inachtneming van de taakverdeling tussen de diensten, zoals beknopt aangegeven in onderdeel IV van deze toelichting en nader uitgewerkt in de orgaanbeschrijving van elke dienst, zorg voor de (beleids)voorbereiding en -uitvoering van de onder ieder van hen ressorterende dienst en dragen vanuit die verantwoordelijkheid bij aan het optimaal functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel.

d. Zij adviseren de Griffier respectievelijk de directeur onder wiens leiding zij fungeren ten aanzien van het werkterrein van de onder ieder van hen ressorterende dienst, zowel in het directieteam als bilateraal.

e. De hoofden van de stafdiensten adviseren ieder op hun eigen beleidsterrein, gevraagd en ongevraagd de Griffier en de directeuren ten aanzien van de gehele organisatie.

f. De diensthoofden oefenen de rechtspositionele bevoegdheden, genoemd in artikel 2, eerste lid van het MVM- Besluit Tweede Kamer 2006 uit, ten aanzien van de onder hun dienst ressorterende ambtenaren met uitzondering van:

- de bevoegdheden die zijn voorbehouden aan een hoger gezag, als benoeming en ontslag van plaatsvervangend griffiers, het opleggen van disciplinair strafontslag op grond van artikel 116, eerste lid, onder l van het ambtenarenreglement, het verlenen van ontslag op grond van artikel 131 van het ambtenarenreglement en het beslissen op bezwaarschriften met betrekking tot personele aangelegenheden.

V. Organisatiebeschrijvingen griffier, directies en (staf)diensten

a Griffier en constitutioneel proces

‐ Bureau Protocol: Het Bureau Protocol bevordert en bewaakt de protocollaire juiste gang van zaken bij officiële gebeurtenissen, ontvangsten, buitenlandse bezoeken, feestelijke plechtigheden e.d. Hiertoe behoort ook de opvang en begeleiding van gasten van de Tweede Kamer en het adviseren met betrekking tot het optreden van de Voorzitter, het Presidium, de commissies en het Managementteam. Tevens worden verplichtingen van genoemde betrokkenen op het gebied van protocol voorbereid.

‐ Diensten Commissieondersteuning: De drie Diensten Commissieondersteuning zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het ondersteunen van alle commissieactiviteiten bij de behandeling van voorstellen tot wet- en regelgeving en tot beleid, evenals voor de ondersteuning van de plenaire behandeling van wetsvoorstellen en beleidsstukken. Zij bewaken tevens de onderlinge samenhang tussen Kamercommissies en de plenaire vergadering. Het zwaartepunt van de werkzaamheden van de drie Diensten Commissieondersteuning ligt bij de ondersteuning bij de commissieactiviteiten.

‐ Griffie en Bureau Wetgeving: De Griffie en het Bureau Wetgeving zijn verantwoordelijk voor het ondersteunen van het constitutionele proces in de Tweede Kamer, zowel administratief als op het gebied van moties en amendementen. Zij bewaken tevens de onderlinge samenhang tussen de plenaire vergadering en Kamercommissies. Het zwaartepunt van de werkzaamheden van de Griffie en het Bureau Wetgeving ligt bij de ondersteuning bij de plenaire vergadering. De Griffie is tevens verantwoordelijk voor de gehele documentenstroom ten behoeve van het constitutionele proces.

‐ Onderzoeks- en Verificatiebureau: Het Onderzoeks- en Verificatiebureau adviseert en ondersteunt de Tweede Kamer bij de uitoefening van de onderzoeks- en verificatiefunctie.

‐ Stafdienst Voorlichting: De Stafdienst Voorlichting geeft voorlichting over de werkwijze en de werkzaamheden van de Tweede Kamer. De dienst fungeert als permanente vraagbaak voor de media en het publiek betref-fende de dagelijkse ontwikkelingen in de Kamer en concentreert zich daarbij op voorlichting over de politieke procesgang. Verder heeft de dienst een bemiddelende rol bij de toewijzing van de faciliteiten voor de pers, begeleidt de persvertegenwoordigers en heeft als taak de woordvoering ten behoeve van de Kamer, de Voorzitter, het Presidium, de Kamercommissies en het ambtelijk management.

b De Directie Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie

De Directie Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel&Organisatie zorgt voor de materiële ondersteuning van de Tweede Kamer bij het proces van medewetgeving en controle op het Regeringsbeleid.

‐ Beveiligingsdienst: De Beveiligingsdienst zorgt voor de veiligheid van en voor iedereen die zich binnen de gebouwen van de Tweede Kamer bevindt. De dienst waarborgt de veiligheid bij de toegangsverlening, zorgt voor de ontwikkeling van een goede organisatie rond de bedrijfshulpverlening en stelt ontruimingsplannen op.

‐ Bodedienst & Postzaken: De Bodedienst is er verantwoordelijk voor dat de plenaire vergaderzaal en de overige vergaderruimten op het moment van vergaderen, tijdens de vergadering en na gebruik van de ruimte facilitair in orde is. De dienst biedt service aan de leden in de plenaire zaal en in de commissievergaderzalen, aan iedereen die in de Kamer werkt, alsmede aan de gasten van de Kamer. De dienst assisteert de Voorzitter en een aantal andere functionarissen bij de uitvoering van ceremoniële taken en verzorgt de interne en externe spoedpost.

De Afdeling Postzaken, die onder het hoofd Bodedienst zelfstandig functioneert, zorgt voor een goede verwerking van de inkomende, uitgaande en interne post en voor postbezorging.

‐ Facilitaire Dienst: De Facilitaire Dienst zorgt voor een bedrijfsmatige ondersteuning van het politieke proces van de Tweede Kamer. De dienst biedt iedereen die in de Kamer werkzaam is of daarin verblijft een goed toegeruste (werk)omgeving. De dienst beheert de plenaire zaal, de algemene ruimten en de kantoorruimten van de Tweede Kamer, zorgt voor het goed functioneren van de daarin geïnstalleerde apparatuur en stelt huisvesting en kantoorinrichting beschikbaar.

‐ Restaurantbedrijf: Het Restaurantbedrijf is verantwoordelijk voor alle restauratieve voorzieningen in het gebouwencomplex van de Tweede Kamer en daarmee voor de ontvangst van alle in de Kamer werkzame personen en gasten van de Kamer, variërend van lunch en diner, groepsbezoeken, protocollaire en bilaterale bezoeken tot partijen, recepties en bijeenkomsten. De dienst is tevens verantwoordelijk voor de restauratieve verstrekkingen aan de vergaderingen in het gebouw van de Tweede Kamer.

‐ Stafdienst Financieel-Economische Zaken: De Stafdienst Financieel Economische Zaken is verantwoordelijk voor het (toezicht op) het begrotingsbeheer van de Tweede Kamer zowel op het terrein van de voorbereiding als de uitvoering van de begroting. De dienst controleert en legt de financiële transacties vast, beheert de geldmiddelen en voert de daarmee samenhangende betaalfunctie uit en legt interne en externe verantwoording af aan de leden van het Managementteam van de Tweede Kamer en aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

‐ Stafdienst Personeel en Organisatie: De Stafdienst Personeel en Organisatie initieert en ondersteunt bij de voorbereiding, de ontwikkeling en de uitvoering van het P&O-beleid dat gericht is op het optimaal functioneren van de ambtelijke organisatie van de Tweede Kamer en de daarin werkzame personeelsleden. De dienst vertaalt visie en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie naar prioriteiten in P&O-beleid en de uitvoering daarvan.

c De Directie Informatiseringsbeleid

De Directie Informatieseringsbeleid zorgt voor de informatieve en infrastructurele geautomatiseerde ondersteuning van de Tweede Kamer bij het proces van medewetgeving en controle op het regeringsbeleid.

‐ Dienst Automatisering: De Dienst Automatisering ondersteunt de communicatie en kennisuitwisseling in de Tweede Kamer met kwalitatief hoogwaardige hulpmiddelen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie en een duidelijke, afgesproken dienstverlening. De dienst zorgt voor de ondersteuning van de klanten en een zo goed mogelijke exploitatie van de IT-(beheer)middelen en koppelt de behoefte van de klant, op individueel en groepsniveau, aan de ontwikkelingen op de markt.

‐ Dienst Communicatie: De Dienst Communicatie zorgt ervoor dat het politieke proces zoals zich dat in de Tweede Kamer afspeelt inzichtelijk en transparant wordt gemaakt, zowel intern als extern, zowel op papier (o.m. brochures) als elektronisch (via de websites). Intern is de dienst verantwoordelijk voor de communicatie over wat er zich in het gebouw afspeelt en over tal van lopende of te initiëren bedrijfsprocessen. Extern licht de dienst voor onder meer door middel van brochures, tentoonstellingen, groepsbezoeken, rondleidingen, waarbij een hogere waardering voor de werkzaamheden van de Tweede Kamer en een verbetering van de beeldvorming uitgangspunt zijn. De dienst organiseert tevens ontvangsten, manifestaties, partijen en bijeenkomsten in het gebouw.

‐ Dienst Informatievoorziening: De Dienst Informatievoorziening ondersteunt en adviseert de Kamer op het gebied van informatievoorziening en ontwikkelt beleid ter zake. De dienst verzorgt tevens een geïntegreerde dienstverlening aan de klanten door informatiebemiddeling tussen alle mogelijke vormen van documentaire informatie enerzijds en individuele gebruikers en groepen anderzijds. De dienst is verantwoordelijk voor de toepassing van de Archiefwet en voor het Centraal Archief, alsmede voor het functioneel (elektronisch) beheer en de verzorging van de (inhoudelijke) informatievoorziening, o.a. via de websites.

‐ Dienst Verslag en Redactie: De Dienst Verslag en Redactie (DVR) maakt, voor de Eerste en Tweede Kamer, geredigeerde woordelijke verslagen van plenaire vergaderingen en nota- en wetgevingsoverleggen (binnen twee uur na uitspreken in conceptvorm gereed) en een beknopt verslag (binnen drie weken in conceptvorm gereed) van de meeste algemene overleggen (Tweede Kamer) en mondelinge overleggen (Eerste Kamer).

Daarnaast maakt de DVR in voorkomende gevallen ook verslagen van hoorzittingen en gesprekken en verhoren van enquêtecommissies of tijdelijke commissies. Onder bepaalde voorwaarden verricht de DVR ook redactiewerk.