Nader convenant inzake Postcodes

Nader convenant tussen Minister van VROM, en Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Koninklijke TPG Post B.V. inzake Postcodes

Partijen:

• De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, mevrouw S.M. Dekker, handelend in haar hoedanigheid van bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden (Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer), waarvan de zetel is gevestigd te ’s-Gravenhage, hierna te noemen:VROM

en

• Vereniging van Nederlandse Gemeenten, statutair gevestigd te ’s-Gravenhage, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Haaglanden onder nummer: 40409418, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door mr. R.J.J.M. Pans, voorzitter van de directieraad: hierna te noemen: VNG

en

• Koninklijke TPG Post B.V., statutair gevestigd te ’s-Gravenhage, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Haaglanden onder nummer: 27124700, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door directeur ing. H.M. Koorstra: hierna te noemen: TPG Post.

In aanmerking nemende dat:

• Partijen een Kaderconvenant zijn aangegaan inzake de Postcode;

• voornoemd Kaderconvenant ziet op de samenwerking tussen Partijen, in het kader van de (toekomstige) wet die de basisregistratie voor gegevens over adressen regelt, waarin is/wordt bepaald dat de Postcode als niet-authentiek gegeven onderdeel uitmaakt van de basisregistratie, inzake de informatie-uitwisseling betreffende de uitgifte van nieuwe en gewijzigde Adressen en Postcodes;

• Partijen in dit Nader Convenant nadere afspraken wensen te maken betreffende de samenwerking.

Zijn als volgt overeengekomen:

1. Definities

1.1. Tenzij uit de tekst van dit Nader Convenant anders blijkt, hebben de volgende begrippen de navolgende betekenis:

Adres: een benaming bestaande uit een straatnaam (of door of namens het College van Burgemeester en Wethouders toegekende benaming aan andere gedeelten van buitenruimte), een Nummeraanduiding en een Woonplaatsnaam;

Kaderconvenant: het kaderconvenant tussen VROM, VNG en TPG Post inzake de Postcodes;

Nader Convenant: dit nader convenant tussen VROM, VNG en TPG Post inzake de Postcodes;

Nummeraanduiding: een door of namens het College van Burgemeester en Wethouders ten aanzien van een adresseerbaar object toegekende aanduiding (bestaande uit een huisnummer, een eventuele huisletter en een eventuele huisnummertoevoeging), welke door TPG Post in haar bedrijfsvoering als geheel wordt aangeduid met het begrip huisnummer (bestaande uit een huisnummer en een eventuele huisnummertoevoeging);

Partijen: de partijen bij dit Nader Convenant, te weten: VROM, VNG en TPG Post;

Postcode: de door TPG Post vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van een Woonplaats, Woonplaatswijk, een straatnaam en een Nummeraanduiding;

Woonplaats: een woonplaats is een door het College van Burgemeester en Wethouders als zodanig aangewezen gedeelte van het gemeentelijk grondgebied;

Woonplaatsbeginsel: de afspraak, zoals bij de introductie van de Postcode in de jaren zeventig door de overheid is bepaald, dat de Postcode zal worden gebaseerd op de indeling van het land naar Woonplaatsen, waarbij een Woonplaats een uniek gegeven is waaraan een unieke code kan worden toegekend welke wordt verwerkt in de Postcode;

Woonplaatsgrens: de begrenzing van een Woonplaats;

Woonplaatsnaam: de unieke benaming van een door het College van Burgemeester en Wethouders aangewezen Woonplaats als onderdeel van het officiële Adres;

Woonplaatswijk: een door TPG Post vastgesteld geografisch begrensd onderdeel van een Woonplaats;

Woonplaatswijkgrens: een door TPG Post nader aangebrachte onderverdeling van de Woonplaats in wijken en hun begrenzingen.

2. Toepasselijkheid Kaderconvenant

2.1. Op dit Nader Convenant is het door Partijen gesloten Kaderconvenant inzake Postcodes van toepassing, tenzij in dit Nader Convenant uitdrukkelijk en schriftelijk van een of meerdere bepalingen van het Kaderconvenant wordt afgeweken.

2.2. In geval van tegenstrijdigheden tussen het in het Kaderconvenant bepaalde en het in het Nader Convenant bepaalde prevaleren de bepalingen van het Kaderconvenant, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in het Nader Convenant.

3. Duur van het Nader Convenant

3.1. Dit Nader Convenant treedt drie maanden na de dag van ondertekening van dit Nader Convenant door Partijen in werking.

3.2. Dit Nader Convenant wordt voor onbepaalde duur aangegaan.

3.3. Opzegging van dit Nader Convenant vindt plaats op de wijze zoals bepaald in het Kaderconvenant.

4. Benamingen, wijzigingen en begrenzingen van Woonplaatsen en gemeenten

4.1. Het College van Burgemeester en Wethouders informeert TPG Post schriftelijk met bekwame spoed over:

a. haar voornemen tot het benoemen, wijzigen en intrekken van Woonplaatsen en/of de daaraan toegekende benaming;

b. voorgenomen gemeentelijke grenscorrecties;

c. een op handen zijnde gemeentelijke herindeling.

4.2. De informatie, zoals bedoeld in artikel 4.1, bestaat tenminste uit:

a. de oude en de nieuwe naam van de Woonplaats ingeval van benoeming, wijziging of intrekking van een Woonplaatsnaam;

b. de begrenzing van de oude en de nieuwe Woonplaats ingeval van wijziging van een woonplaatsbegrenzing;

c. de begrenzing van de oude en de nieuwe gemeenten ingeval van een gemeentelijke grenscorrectie of gemeentelijke herindeling;

d. de (vermoedelijke) datum van ingang van het besluit.

4.3. TPG Post zal met bekwame spoed reageren op de in artikel 4.1 bedoelde voornemens als de door het College van Burgemeester en Wethouders te nemen besluiten problemen veroorzaken voor de postcoderegistratie. In deze gevallen zal het College van Burgemeester en Wethouders het ertoe leiden dat niet eerder een besluit wordt genomen dan na gehouden overleg met TPG Post.

4.4. Het College van Burgemeester en Wethouders zendt TPG Post met bekwame spoed de definitieve besluiten die voortvloeien uit de voornemens zoals bedoeld in artikel 4.1. Het bepaalde in artikel 4.2 is daarbij van overeenkomstige toepassing.

4.5. TPG Post voert de genoemde wijzigingen met bekwame spoed door in haar postcodesysteem. In bijzondere gevallen is TPG Post daarbij gerechtigd om in haar postcodesysteem af te wijken van het Woonplaatsbeginsel.

5. Informatieuitwisseling straatnamen, Nummeraanduidingen en Postcodes

5.1. Het College van Burgemeester en Wethouders informeert TPG Post met bekwame spoed bij voorgenomen gecompliceerde gevallen van uitgifte en intrekking van Nummeraanduidingen, zoals bij postcodewijken overschrijdende vernummeringen. Zij verstrekt hiertoe aan TPG Post in ieder geval een situatieschets van de oude en de nieuwe situatie.

5.2. TPG Post zal met bekwame spoed reageren op de in artikel 5.1 bedoelde voornemens als de door het College van Burgemeester en Wethouders te nemen besluiten problemen veroorzaken voor de Postcoderegistratie. In deze gevallen zal het College van Burgemeester en Wethouders het ertoe leiden dat niet eerder een besluit wordt genomen dan na gehouden overleg met TPG Post.

5.3. Het College van Burgemeester en Wethouders zendt TPG Post met bekwame spoed:

a. een besluit tot het benoemen, wijzigen en intrekken van straatnamen (of een benaming aan andere gedeelten van de buitenruimte), tenzij het onmogelijk is om aan de betreffende straatnaam een Nummeraanduiding toe te kennen, zoals het geval is bij steigers, bushaltes, viaducten, bruggen, knooppunten, sierwaterpartijen, verkeerstunnels en dergelijke. Alleen in die gevallen kan toezending achterwege blijven;

b. een besluit tot het toekennen en intrekken van Nummeraanduidingen.

5.4. De informatie, zoals bedoeld in artikel 5.3 bestaat tenminste uit:

a. de toegekende, gewijzigde en ingetrokken straatnamen en een situatieschets van de oude en de nieuwe situatie bij het benoemen van straatnamen dan wel ingeval het wijzigen van de benaming tevens een wijziging van de begrenzing inhoudt;

b. de toegekende en eventueel ingetrokken Nummeraanduidingen alsmede indien aanwezig een situatieschets van de nieuwe situatie en een aanduiding van de formele bestemming van het object ingeval de toekenning van Nummeraanduidingen;

c. de datum van ingang van het besluit.

5.5. TPG Post levert uiterlijk vier (4) weken na de levering als bedoeld in artikel 5.3 doch zoveel eerder als mogelijk is, de Postcodegegevens aan de gemeente.

6. Geen kostenverrekening bij mutaties Woonplaatsen en Woonplaats(wijk) grenzen

6.1. TPG Post verwerkt alle wijzigingen van Woonplaatsnamen en Woonplaats(wijk)grenzen welke rechtstreeks het gevolg zijn van een door de centrale of provinciale overheid genomen besluit inzake wijziging van een gemeentelijke indeling (herindeling of grenscorrectie). TPG Post brengt ter zake geen kosten in rekening aan het College van Burgemeester en Wethouders.

6.2. Wijzigingen van Woonplaatsnamen en Woonplaats(wijk)grenzen welke een rechtstreeks gevolg zijn van planologische ontwikkelingen, welke toekomstbestendig kunnen worden geacht en een maatschappelijk draagvlak hebben, worden eveneens kosteloos door TPG Post verwerkt. Hierbij gaat het om situaties waarbij tengevolge van nieuwbouw en/of aanleg van (water-)wegen, (delen van) een Woonplaats op goede gronden beter bij een andere Woonplaats kan worden ingedeeld. Een en ander kan gepaard gaan met aanpassing van de naam van laatstbedoelde Woonplaats.

7. Kostenverrekening bij mutaties Woonplaatsen en Woonplaats(wijk) grenzen

7.1. Indien een College van Burgemeester en Wethouders om andere redenen dan genoemd in artikel 6.1 tot en met 6.2 een Woonplaatsnaam of Woonplaats(wijk)grens wenst te wijzigen dan wel Adressen onder een andere Woonplaats wenst te brengen, zal TPG Post van geval tot geval bezien of en zo ja, onder welke (financiële) voorwaarden de gevraagde wijziging zal (kunnen) worden doorgevoerd in haar postcodesysteem. Elke wijziging heeft namelijk verstrekkende consequenties voor het postcodesysteem en brengt in meerdere of mindere mate afbreukrisico’s met zich mee. Een zorgvuldige afweging van alle betrokken belangen kan daarom niet achterwege blijven. TPG Post zal daarom genoodzaakt zijn alle belangen van geval tot geval af te wegen en daarbij te letten op aard, omvang, (achter-) gronden en overige bijzonderheden van wijzigingsvoorstellen.

8. Aanvullende afspraken

8.1. TPG Post zal, gedurende één (1) maand na inwerkingtreding van besluiten genoemd in dit Nader Convenant, rekening houden met gemeentelijke besluiten waarin is bepaald dat de oude en de nieuwe straatnaam gedurende een bepaalde periode naast elkaar mogen worden gehanteerd.

8.2. Gemeenten leveren nieuwe namen van gemeenten, Woonplaatsen en straatnamen aan in de volledige schrijfwijze, zoals vervat in het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders.

8.3. Indien gemeenten ten behoeve van de voorbereiding van de basisregistratie Adressen de begrenzing en/of benaming van Woonplaatsen (opnieuw) dienen vast te stellen, dan zal daarbij worden aangesloten op de eerder door TPG Post en de betreffende gemeente daaromtrent gemaakte afspraken. Daar waar TPG Post en de bewuste gemeente van mening verschillen over deze gemaakte afspraken geldt het bepaalde in artikel 4.

8.4. De in artikel 4 en 5 genoemde uitwisseling vindt bij voorkeur langs elektronische weg plaats middels e-mail verkeer, tenzij dit in bijzondere omstandigheden niet mogelijk is dan wel de aard van het betreffende stuk zich daartegen verzet. Partijen kunnen gezamenlijk overeenkomen om ten behoeve van het verbeteren van de informatie-uitwisseling, deze op een andere dan de in de eerste volzin van dit artikel genoemde wijze te doen plaatsvinden.

8.5. Dit Nader Convenant zal worden gepubliceerd in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen en in drievoud opgemaakt te ’s-Gravenhage op 11 mei 2006.

VROM:
S.M. Dekker, minister.
VNG:
Vereniging van Nederlandse Gemeenten,
R.J.J.M. Pans, voorzitter directieraad.
TPG Post:
Koninklijke TPG Post B.V.,
H.M. Koorstra, directeur.