Controleprotocol financiële verantwoording van CIP en ISC periode 1 januari 2006 tot en met 31 juli 2006

28 augustus 2006

Nr. 2006-0000249266

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op artikel 5, eerste lid, van de Bijdrageregeling CIP en ISC;

Besluit:

Artikel 1

Ten behoeve van de controle van de financiële verantwoording over de periode 1 januari 2006 tot en met 31 juli 2006 van de coöperaties Concern Informatiemanagement Politie en ICT-Service Coöperatie Politie, Justitie en Veiligheid, door de accountant als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de Bijdrageregeling CIP en ISC, wordt het controleprotocol gebruikt dat als bijlage bij deze regeling is gevoegd.

Artikel 2

De regeling van 14 december 2005, kenmerk 2005-0000293261, (Stcrt. 2005, nr. 250), waarbij het protocol voor de controle van de jaarrekening 2005 van de coöperaties bedoeld in artikel 1, is vastgesteld, wordt ingetrokken.

Artikel 3

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin deze wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 28 augustus 2006.
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, J.W. Remkes.

Bijlage

Controleprotocol voor de financiële verantwoording van CIP en ISC over de periode 1 januari 2006 tot en met 31 juli 2006

1. Inleiding

Per 1 juli 2006 wordt de Voorziening tot samenwerking Politie Nederland (VPN) opgericht. De VPN neemt de taken over van de coöperaties Concern Informatiemanagement Politie (CIP) en ICT-Service Coöperatie Politie, Justitie en Veiligheid (ISC), die per 1 augustus 2006 worden ontbonden en in liquidatie gaan. Door de ontbinding wordt de administratie van CIP en ISC op 31 juli 2006 ten finale afgesloten. De beide coöperaties dienen over hun uitgevoerde beleid en financiële beheer in de periode 1 januari 2006 tot en met 31 juli 2006 een financiële verantwoording met een verslag op te stellen. Deze worden door een accountant gecontroleerd.

Volgens artikel 5, eerste lid, van de Bijdrageregeling CIP en ISC kan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) nadere regels stellen voor de reikwijdte van de controle en de inhoud van de verklaring en het verslag van bevindingen van de accountant die de controle van de financiële verantwoording bij de coöperaties uitvoert. In dit controleprotocol worden die nadere regels gegeven.

2. Accountantscontrole

2.1. Algemeen

Het controleprotocol beoogt geen reguliere accountantscontrole voor te schrijven. In dit controleprotocol worden de punten opgesomd, waaraan de controlerend accountant bij de coöperaties aandacht dient te schenken. De accountant rapporteert over die punten in zijn verslag van bevindingen.

De accountant stelt vast dat de financiële verantwoording is ingericht conform artikel 6 van de Bijdrageregeling CIP en ISC. Hij rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Bij het verslag toetst de accountant of dit niet in strijd is met de financiële verantwoording.

De accountantsverklaring houdt een oordeel in over de vraag of het beheer en de verantwoording daarover voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Bij de formulering van de accountantsverklaring wordt aangesloten bij de daarvoor geldende voorschriften en bij hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is.

De Auditdienst (AD) van het Ministerie van BZK ziet toe op de naleving van het controleprotocol door middel van reviews bij de controlerend accountant van de coöperaties. Mede hiervoor dienen de controledossiers zodanig te zijn ingericht dat de AD op een efficiënte wijze zich een verantwoord oordeel kan vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de reguliere controle en in het bijzonder over de in dit controleprotocol opgenomen aandachtspunten.

2.2. Controletoleranties

Voor de strekking van de accountantsverklaring: goedkeurend, met beperking, afkeurend of een oordeelonthouding zijn de volgende toleranties van toepassing:

Oorzaken:	Bedenkingen tegen de verantwoording		Onzekerheden in de controle
Strekking van de verklaring:	Beperking	Afkeuring	Beperking	Oordeelonthouding
Rechtmatigheid besteding in % van de totale rijksbijdrage BZK	> 1 en < 3	≥ 3	> 3 en < 10	≥ 10

De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.

De toleranties voor de rechtmatige besteding worden door de AD gehanteerd bij de controle van de departementale rekening en zijn gebaseerd op de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale Accountantsdiensten.

2.3. Accountantsrapportage

Het verslag van bevindingen bevat bevindingen over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid en strekt zich ook uit tot de financiële beheersdaden van het bestuur van de coöperaties. Voorts wordt daarin opgenomen al hetgeen dat, naar het oordeel van de accountant, van belang is voor de vaststelling van de rijksbijdrage.

In de accountantsverklaring wordt bij het oordeel de volgende zinsnede specifiek opgenomen:

‘Voorts verklaren wij dat voldaan is aan de geldende wet- en regelgeving voor zover deze betrekking heeft op de toewijzing en de besteding van de rijksgelden’.

In de accountantsverklaring wordt vermeld dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van het controleprotocol en dat, mits daaraan voldaan is, de verslaglegging in overeenstemming is met artikel 6 van de Bijdrageregeling CIP en ISC.

Indien de accountant van oordeel is dat de in de verslaglegging opgenomen informatie niet toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming, neemt hij dit op in zijn verslag van bevindingen onder vermelding van wél de toereikende informatie.

De accountant geeft in het verslag van bevindingen de door hem verrichte specifieke werkzaamheden en de daaruit geformuleerde oordelen weer en rapporteert per punt over de onderstaande aandachtspunten.

3. Aandachtspunten

Hieronder volgen de aandachtspunten, waarover in het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd.

3.1. Inrichting van de financiële verantwoording

Zoals in par. 2.1. is aangegeven, stelt de accountant vast dat de financiële verantwoording is ingericht volgens artikel 6 van de Bijdrageregeling CIP en ISC. Op basis van dat artikel is de regelgeving voor het financiële beheer en de financiële verslaglegging van de korpsen voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing op de coöperaties. Gelet daarop gaat de accountant na of zowel bij de exploitatie als de investeringen een confrontatie is opgenomen van de gerealiseerde bedragen met de begrote bedragen (inclusief begrotingswijzingen) zoals deze door de ALV van de coöperaties voor het eerste halfjaar zijn goedgekeurd. Hij stelt vast dat substantiële afwijkingen tussen die bedragen voldoende worden toegelicht. Tevens stelt de accountant vast dat als bijlage bij de financiële verantwoording een gespecificeerd overzicht is opgenomen van de ontvangen bijdragen minus de bestedingen in het jaar (per bijdrage) en leidend tot een overzicht van de openstaande bijdragen.

3.2. Bestedingsvoorwaarden

De bestedingsvoorwaarden staan vermeld in de bijdrageregeling en de daarop gebaseerde kaderbrief. Jaarlijks voorziet het Ministerie van BZK de coöperaties van een overzicht met verstrekte voorschotten van rijksbijdragen. De nog niet vastgestelde rijksbijdragen staan vermeld in de bijlage bij de vaststellingsbrief van de rijksbijdragen.

De accountant gaat na of tekorten dan wel overschotten bij de activiteiten Projecten en Beheer en onderhoud, ten laste of ten gunste van de rijksbijdragen en de bijdragen van de korpsen worden vereffend, zodanig dat het resultaat bij die activiteiten op nul uitkomt. In dat kader stelt hij vast dat verstrekte rijksbijdragen voor zover die niet tot besteding zijn gekomen, in de balans zijn opgenomen bij de kortlopende schulden en overlopende passiva onder de post openstaande rijksbijdragen.

De accountant gaat na of bij de besteding voldaan is aan de aan de bijdrage verbonden voorwaarden. Indien de bestedingsvoorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt de accountant daarvan melding in zijn verslag van bevindingen. Eventuele overschotten uit voorgaande jaren worden op rechtmatigheid en juistheid beoordeeld. De accountant gaat na of eventuele niet vastgestelde rijksbijdragen uit het verslagjaar en die van voorafgaande jaren op een zichtbare wijze in de toelichting opgenomen zijn.

3.3. Incasso bijdragen van de leden

De accountant stelt vast dat alle bijdragen van de leden conform de afspraken volledig en tijdig zijn ontvangen dan wel zijn verwerkt in de vereffeningparagraaf (zie onder 3.14).

3.4. (Re)allocatie financiële middelen

De accountant stelt vast dat de allocatie van middelen plaatsvindt conform de goedgekeurde begroting en de statuten van de coöperaties, alsmede de daarop gebaseerde bestuurs- en directiereglementen.

3.5. Waardering ICT software rechten

De Coöperatie Informatiemanagement Politie U.A. verwerft en verkrijgt in eigendom de bij haar leden beschikbare rechten op ICT, waaronder in elk geval wordt verstaan het auteursrecht op de huidige systemen BPS, RBS, PCS, PAPOS, GENESIS, XPOL dan wel delen of samenstellingen daarvan, die bij een of meer leden in gebruik zijn of zullen zijn. De accountant stelt vast dat waardering van deze software op uniforme wijze overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving plaatsvindt.

3.6. Formatie en feitelijke bezetting

In de financiële verantwoording wordt opgave gedaan van de formatie en de feitelijke bezetting. De opgegeven aantallen worden uitgedrukt in bezette arbeidsplaatsen (fte's) ultimo 31 december van het verslagjaar. Een fte is gebaseerd op een 36-urige werkweek. Een 38-urige werkweek levert 1,06 fte op.

De accountant gaat na of het overzicht van de formatie en feitelijke bezetting van het personeel bij de financiële verantwoording op dezelfde wijze wordt gepresenteerd als bij de begroting en de opgegeven aantallen overeenstemmen met de vastgestelde formatie en de personeels- en salarisadministratie.

3.7. Treasurybeheer

De accountant toetst het gevoerde treasurybeheer en de opzet en werking van de bijbehorende administratieve organisatie en interne controlemaatregelen. Daarnaast toetst de accountant of hetgeen in de treasuryparagraaf beschreven staat overeenstemt met zijn bevindingen. Ten aanzien van deposito’s gaat de accountant de herkomst, samenstelling en geplande bestedingsrichting na en rapporteert hij daarover in zijn verslag van bevindingen.

3.8. Maatregelen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik

Uitgaven en ontvangsten zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik [M&O], als de aanspraak op en de hoogte van een uitkering of de hoogte van een heffing afhangt van gegevens die verstrekt worden door de belanghebbende. Door de invoering van een samenhangend stelsel van maatregelen, zoals controlebeleid, sanctiebeleid, fraudebeleid en voorlichting kan het misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk worden voorkomen. Concrete aandachtspunten zijn: het naleven van de verplichting tot het melden van genoten neveninkomsten, het tijdig vergelijken van de door belanghebbenden verstrekte informatie met de beschikbare gegevens bij andere instellingen, het toepassen van fiscale recherche of de verstrekte informatie ook juist en volledig is geweest, en het uitwerken en beschikbaar hebben van een stelsel van sanctiemogelijkheden als blijkt dat niet gehandeld is in overeenstemming met de geldende regelgeving.

De accountant beoordeelt in hoeverre door de coöperaties een toereikend beleid is opgezet en uitgevoerd ter voorkoming van M&O.

3.9. Naleving EG-richtlijnen

De accountant beoordeelt de mate waarin de Europese richtlijnen voor aanbestedingen van overheidsopdrachten door de coöperaties in de administratieve organisatie zijn opgenomen en in concrete gevallen zijn nageleefd.

3.10. Fraude

De accountant hanteert bij zijn controle de richtlijn voor de accountantscontrole RAC 240.

3.11. Vaststellingsbrieven

De accountant gaat na of aanpassingen, zoals voorgesteld in de vaststellingsbrieven voor de bijdrage zijn opgevolgd. In het geval de aanpassingen zouden moeten leiden tot een verandering van de wijze van verantwoorden gaat de accountant tevens na of deze aanpassing door de coöperaties is opgevolgd.

3.12. Voorzieningen

De voorzieningen van de coöperaties moeten voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.

De accountant toetst of de getroffen voorzieningen voldoen aan de eisen van richtlijn 252 (aangepast 2001). De accountant gaat na of de voorzieningen op concrete en verifieerbare grondslagen zijn gebaseerd en of deze in de financiële verantwoording adequaat zijn toegelicht. De accountant weegt deze bevindingen bij de oordeelsvorming voor de accountantsverklaring.

3.13. Transitiekosten ISC

Over de transitiekosten voor de ISC is in de Regieraad ICT Politie van 12 oktober 2005 besloten dat deze additioneel worden gefinancierd door BZK en de korpsen en afzonderlijk worden verantwoord in de financiële verantwoording van het ISC. De accountant gaat de rechtmatigheid en de juistheid van deze kosten na, waarbij hij toetst of:

– de opgevoerde posten terecht als transitiekosten kunnen worden aangemerkt,

– er sprake is van verschuivingen tussen de kosten van de reguliere bedrijfsvoering en de transitiekosten,

– deze verschuivingen logisch zijn toegelicht,

– er voldoende maatregelen zijn getroffen om de transitiekosten te beheersen en de controleerbaarheid van deze kosten te waarborgen.

3.14. Vereffening

De accountant beoordeelt of de in de statuten aangegeven richtlijnen voor de vereffening van het saldo dienovereenkomstig worden uitgevoerd. Tevens toetst de accountant de juistheid en de volledigheid van de overlopende verplichtingen naar de VPN die de beide coöperaties in hun halfjaar financiële verantwoording hebben opgenomen. Voor zover nodig geeft hij daarbij aandachtspunten aan voor de juiste verwerking van deze verplichtingen in de begroting van de VPN.