Mandaatbesluit personele en financiële aangelegenheden directeuren 2005

28 februari 2005

De hoofddirecteur IND,

Gelet op de Organisatieregeling van de plaats van de Immigratie- en Naturalisatiedienst binnen het Ministerie van Justitie d.d. 28 november 2002;

Gelet op de Mandaatregeling Ministerie van Justitie 2002 van 28 november 2002;

Gelet op de Mandaatregeling Directeuren-Generaal en plaatsvervangend Secretaris-Generaal van 28 november 2002;

Gelet op de Mandaatregeling Directoraat-Generaal Internationale Aangelegenheden en Vreemdelingenzaken Justitie 2002 van 29 november 2002;

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Hoofddirecteur IND: het hoofd van de Immigratie- en Naturalisatiedienst;

b. plaatsvervangend Hoofddirecteur IND: het plaatsvervangend hoofd van de Immigratie- en Naturalisatiedienst;

c. de directeuren: de directeur van de stafdirectie Uitvoeringsbeleid van de IND; de directeur van de stafdirectie Middelen en Control van de IND; de directeur van de stafdirectie Personeel, Organisatie en Informatie van de IND, tevens optredend in de hoedanigheid van directeur Bedrijfsvoering betreffende de onder de IND ressorterende dienstencentra werkzaam ten behoeve van de onderscheiden IND-locaties; de directeur Asiel van de IND; de directeur Regulier van de IND; de directeur Naturalisatie van de IND; de directeur Terugkeer van de IND; de directeur Procesvertegenwoordiging; de directeur van het Gemeenschappelijk Centrum ICT (GCICT); de directeur van het Gemeenschappelijk Centrum Kennis, Advies en Ontwikkeling (GCKAO);

d. Hoofd BOH: het hoofd van het Bureau Ondersteuning Hoofddirectie van de IND.

Artikel 2

1. De plaatsvervangend Hoofddirecteur IND is bevoegd personele- en financiële aangelegenheden die de IND betreffen, voor zover deze aangelegenheden naar aard of inhoud niet een zodanig gewicht hebben dat zij door de Hoofddirecteur IND behoren te worden afgedaan en voorzover niet doorgemandateerd aan de directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, als bedoeld onder lid 2 van dit artikel, af te handelen.

2. De directeuren en Hoofd BOH zijn, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet, ten aanzien van de medewerkers werkzaam op de gebieden waarvoor de betreffende directeur, respectievelijk Hoofd BOH verantwoordelijkheid draagt, bevoegd om in naam van de Minister van Justitie besluiten te nemen, stukken af te doen en uitgaande brieven te ondertekenen betreffende:

a. de inrichting van de organisatie (niet zijnde de kwalitatieve invulling) en de kwantitatieve invulling van de organieke formatie;

b. de rechtspositie van individuele medewerkers.

3. De stafdirecteur Personeel, Organisatie en Informatie is voorts in naam van de Minister van Justitie binnen de IND verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het beleid gericht op het bevorderen van een zo groot mogelijke veiligheid, een zo goed mogelijke bescherming van de gezondheid en het welzijn in verband met de arbeid en het voldoen aan de overige verplichtingen die bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet aan een werkgever zijn opgelegd.

Artikel 3

1. Het mandaat als bedoeld in artikel 2, tweede lid omvat niet de bevoegdheid tot het nemen van besluiten waar het betreft het toekennen van schadevergoeding, het verlenen van ontslag, anders dan op aanvraag en het nemen van disciplinaire maatregelen ten aanzien van medewerkers als vermeld in het overzicht dat als bijlage 1 aan dit mandaat is gehecht. Evenmin betreft dit de bevoegdheid tot het nemen van enig ander besluit waar het gaat om in dit overzicht genoemde medewerkers, die werkzaam zijn in functies gewaardeerd op schaal 14.

2. Het mandaat als bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid, omvat niet de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, indien deze worden genomen op grond van artikel 99 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

3. Het mandaat als bedoeld in artikel 2, tweede lid, omvat niet de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, indien deze worden genomen op grond van artikel 69 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, voor zover de schadevergoeding betrekking heeft op immateriële of materiële schade boven een bedrag van € 10.000 netto.

4. Het mandaat als bedoeld in artikel 2, tweede lid, omvat niet de bevoegdheid om te beslissen in bezwaar op door de in artikel 1, sub c van dit besluit genoemde directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, genomen besluiten, met uitzondering van die besluiten op bezwaar betreffende bevoegdheden die zijn doorgemandateerd aan onder de desbetreffende directeuren ressorterende functionarissen.

Artikel 4

In geval van beroep tegen een door de desbetreffende directeur, respectievelijk Hoofd BOH, genomen beslissing op bezwaar of een besluit van een onder die directeur, respectievelijk Hoofd BOH, ressorterende functionaris, is de directeur, respectievelijk Hoofd BOH, bevoegd om:

a. in naam van de Minister van Justitie hoger beroep in te stellen tegen de uitspraak van de rechtbank, ter zake van die uitspraak een verzoek in te dienen tot het treffen van een voorlopige voorziening en of een verzoek in te dienen tot herziening van die uitspraak;

b. als gemachtigde van de Minister van Justitie op te treden of een gemachtigde van de Minister van Justitie aan te wijzen.

Artikel 5

1. De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, zijn, met inachtneming van het hiervoor bepaalde in artikel 3, tot een maximum van € 300.000 en, in geval van het aangaan van verplichtingen boven € 15.000 na raadpleging van de afdeling Inkoop, bevoegd om financiële verplichtingen aan te gaan, met inachtneming van het in het managementcontract toegekende budget en, acht slaande op het bepaalde in lid 2, het aan hen toegekende deel van het projectenbudget.

2. Het mandaat als bedoeld in lid 1 omvat niet de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen voor het inhuren van externen op het gebied van ICT ten behoeve van ICT-projecten. Voor het inhuren van deze externen is de directeur GC ICT bevoegd om, met inachtneming van het projectenbudget, financiële verplichtingen aan te gaan.

3. Het mandaat als bedoeld in lid 1 omvat voor de andere directeuren dan de directeur GCICT, respectievelijk Hoofd BOH, niet de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen voor het aanschaffen van ICT-apparatuur en ICT- software. De directeur GCICT is bevoegd om in overleg met de directeur Bedrijfsvoering in verband met het door laatstgenoemde beheerde budget voor ICT-apparatuur en ICT-software, in het kader van de overeengekomen dienstverlening door GCICT aan de andere directies, respectievelijk BOH, de hierop betrekking hebbende financiële verplichtingen aan te gaan.

4. Het mandaat als bedoeld in lid 1 omvat niet de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen voor het huren van panden. Deze bevoegdheid blijft bij de hoofddirectie.

5. Tot 1 januari 2007 is van de uitoefening van het mandaat als bedoeld in lid 1 het inhuren van externen voor interim management, organisatieadvies, communicatieadvies en voor beleidsadvies uitgesloten. Deze bevoegdheid blijft tot dat moment bij de hoofddirectie.

Artikel 6

De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, zijn bevoegd om facturen te accorderen, dat wil zeggen te tekenen voor belasting van het eigen budget.

Artikel 7

De directeur M&C is bevoegd om betalingen te doen verrichten ten laste van de bankrekening van de IND. De bijbehorende autorisaties zijn toegekend aan de kasbeheerder van de IND en de plv. kasbeheerders (allen werkzaam bij de directie M&C).

Artikel 8

1. De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, zijn bevoegd, met inachtneming van in lid 2 tot en met 4 van dit artikel genoemde voorwaarden, aan medewerkers van de IND mandaat te verlenen ten aanzien van de uit de artikelen 5 en 6 voortvloeiende bevoegdheden. De bevoegdheden voortvloeiend uit artikel 2 kunnen slechts worden gemandateerd aan de unitmanagers, respectievelijk afdelingshoofden, respectievelijk projectleiders, respectievelijk locatiemanagers, met dien verstande dat zij deze bevoegdheid niet uit kunnen oefenen ten aanzien van medewerkers op het niveau van salarisschaal 13 of hoger van bijlage B van het BBRA.

2. De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, stellen, teneinde aan de uitoefening van de bevoegdheden voortvloeiend uit het financiële mandaat rechtskracht te verbinden, een competentietabel, incl. een handtekeningenregister, vast waarin de gemandateerde bevoegdheden per functionaris vastliggen. In de tabel wordt per functionaris aangegeven voor welke kostensoorten hij verplichtingen mag aangaan en/of mag tekenen voor belasting van het budget.

Het handtekeningenregister dient door de directeuren door tussenkomst van de directeur Bedrijfsvoering ter beschikking te worden gesteld aan de afdelingen Financiën van de locale dienstencentra.

3. De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, zijn bevoegd om bepaalde budgetten verbonden aan kostensoorten te verdelen over de units, respectievelijk afdelingen of bureaus, respectievelijk dienstencentra. Het budgethouderschap en de daarmee verbonden primaire verantwoordelijkheid blijft bij de directeuren. De directeuren, respectievelijk Hoofd BOH, leggen periodiek en in aansluiting op de P&C cyclus over de gerealiseerde uitgaven en kosten verantwoording af aan de hoofddirectie. De unitmanagers, respectievelijk de afdelingshoofden, respectievelijk locatiemanagers krijgen voor deze budgetten de bevoegdheid om financiële verplichtingen aan te gaan tot het aan hen toegekende totaalbedrag.

4. Het verlenen van mandaat als bedoeld in lid 1 geschiedt onder de volgende voorwaarden:

• Verleende mandaten worden niet verder gemandateerd.

• De functionarissen aan wie mandaat verleend is mogen financiële verplichtingen aangaan tot maximaal € 10.000 (per verplichting).

• De functionarissen aan wie mandaat verleend is mogen facturen accorderen (tekenen voor budgetbelasting) tot maximaal € 10.000 per factuur.

• Voor locatiemanagers geldt dat mandaat verleend wordt tot € 50.000 voor het aangaan van verplichtingen en tot € 300.000 per te accorderen factuur voor leveringen binnen het kader van gesloten overeenkomsten.

• Als een functionaris optreedt in zijn hoedanigheid als plaatsvervanger, heeft hij dezelfde bevoegdheden als de functionaris die hij vervangt. Dit geldt voor plv. HIND, plv. directeur, plv. UM, plv. LM, plv. PL.

• De directeuren hebben de bevoegdheid om adjunct directeuren en hoofden AC in het kader van dit besluit aan te merken als plaatsvervangend directeur.

• Een functionaris mag geen verplichtingen aangaan voor diensten die betrekking hebben op hemzelf. In voorkomende gevallen wordt de verplichting aangegaan door de betrokken direct leidinggevende.

Artikel 9

Het mandaatbesluit Personele- en Financiële Aangelegenheden Directeuren 2004 van 14 januari 2004 wordt ingetrokken.

Artikel 10

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag volgend op de dag waarop het bekend is gemaakt en werkt terug tot 1 januari 2005.

Artikel 11

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaatbesluit Personele en Financiële Aangelegenheden Directeuren 2005 van 28 februari 2005.

Rijswijk, 28 februari 2005.
De Minister van Justitie,namens deze,
de Hoofddirecteur van de
Immigratie- en Naturalisatiedienst,
P.W.A. Veld.

Toelichting

Personele bevoegdheden (artikel 2)

Artikel 2, tweede lid, biedt de desbetreffende directeur de bevoegdheid om ten aanzien van de bij zijn onderdeel aangestelde ambtenaren rechtspositionele besluiten te nemen. Deze bevoegdheid wordt beperkt door het bepaalde in artikel 3 van het Mandaatbesluit. Ook bij circulaire kunnen beperkingen worden vastgesteld. Het tweede en derde lid van artikel 3 sluit de mogelijkheid uit dat een directeur besluit tot verlening van ontslag op grond van artikel 99 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement of besluit met toepassing van artikel 69 van het ARAR een vergoeding van meer dan € 10.000, = (netto) toe te kennen voor materiële of immateriële schade. De formele bevoegdheid tot het nemen van besluiten betreffende het benoemen en bevorderen van medewerkers in een functie die is gewaardeerd op salarisschaal 13 van het BBRA blijft eveneens door gemandateerd. Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3, eerste lid waarin wordt aangegeven dat de werking van het mandaat niet geldt voor het in als bijlage bij dit mandaat gevoegde overzicht van medewerkers die zijn benoemd in managementfuncties, behorend tot de doelgroep management 2 niveau, waar het betreft het verlenen van ontslag anders dan op aanvraag, het toekennen van schadevergoeding en het nemen van disciplinaire maatregelen. Waar het betreft het benoemen, het plaatsen, alsmede het bevorderen van vorenbedoelde medewerkers vinden dergelijke besluiten door de directeuren primair proces niet plaats dan nadat het MDberaad hiermede heeft ingestemd. Hierbij zij aangetekend dat voornoemde medewerkers steeds een algemene aanstelling bij de IND dienen te krijgen. De uitwerking van dit beraad zal nader plaatsvinden door de betrokken MD-coördinator. Ingevolge artikel 3, eerste lid van het mandaat wordt de bevoegdheid van de directeuren beperkt waar het medewerkers betreft die zijn geplaatst in functies gewaardeerd op schaal 14. Het nemen van alle rechtspositionele besluiten ten aanzien van deze groep managers is voorbehouden aan de Hoofddirecteur IND.

Buiten de in dit artikel genoemde beperkingen zijn de directeuren voor het overige bevoegd besluiten te nemen.

Arbeidsomstandighedenbeleid en personeelsbeleid (artikel 2)

Artikel 2, derde lid, bepaalt dat de directeur Personeel, Organisatie en Informatie van de IND verantwoordelijk is voor de uitvoering van het arbeidsomstandighedenbeleid, welk beleid in overleg met de Ondernemingsraad van de IND wordt vastgesteld door de Hoofddirecteur IND. Dit met het oogmerk te bevorderen dat er een eenduidig beleid wordt gevoerd. Wat betreft het binnen de IND te voeren personeelsbeleid blijft dit een bevoegdheid van de Hoofddirecteur. Bijvoorbeeld ten aanzien van de werving en selectie de opleiding en vorming, het houden van functioneringsgesprekken en het bevorderen van de mobiliteit en de brede inzetbaarheid.

Beslissing op bezwaar (artikel 3)

In verband met artikel 10.3 van de Algemene wet bestuursrecht is in artikel 3, vierde lid, van het voorliggende mandaatbesluit bepaald dat de desbetreffende directeur niet bevoegd is om te beslissen op een bezwaar dat is gericht tegen een door hem genomen besluit. Een dergelijke beslissing wordt genomen door de (plaatsvervangend) Hoofddirecteur IND. Beslissingen op bezwaarschriften ten aanzien van aangelegenheden die zijn doorgemandateerd aan onder de directeuren ressorterende functionarissen kunnen door de desbetreffende directeur worden genomen.

Rechterlijke procedures (artikel 4)

In gevallen waarin bij de rechtbank beroep wordt ingesteld tegen een door de directeur genomen beslissing op bezwaar of tegen een door een onder hem ressorterende functionaris genomen (primair) besluit, is de directeur bevoegd om in naam van de minister van Justitie hoger beroep in te stellen bij de Centrale Raad van Beroep tegen de uitspraak van de rechtbank inzake het beroep. Gelijktijdig kan de directeur dan de Centrale Raad van Beroep verzoeken om terzake van de uitspraak van de rechtbank een voorlopige voorziening te treffen. Verder kan de directeur aan de rechtbank of de Centrale Raad van Beroep verzoeken om een onherroepelijk geworden uitspraak van de rechtbank of de Centrale Raad van Beroep betreffende de hiervoor bedoelde besluiten, wegens nieuwe feiten te herzien. De directeur is in genoemde gevallen tevens bevoegd om als gemachtigde van de Minister van Justitie op te treden dan wel een gemachtigde aan te wijzen. In gevallen waarin de directeur het primaire besluit heeft genomen, komen genoemde bevoegdheden toe aan degene die bevoegd is op bezwaar te beslissen.

Financiële verplichtingen en inkoop-beleid (artikel 5)

Bij het aangaan van verplichtingen zijn de directeuren gehouden aan de geldende regeling op het gebied van inkoopbeleid en het vastgestelde beleid ten aanzien van standaarden.

Accorderen van facturen (artikel 6)

De gemandateerde directeur, respectievelijk hoofd BOH accorderen de factuur in beginsel alleen als een medewerker, die kan vaststellen dat de prestatie binnen het kader van een gesloten overeenkomst is geleverd, voor prestatie heeft getekend.

De bevoegdheid om voor prestatie te tekenen is niet functiegebonden; iedereen die kan vaststellen dat een prestatie geleverd is, mag dat doen. Van belang is wel dat in het kader van de verifieerbaarheid van de rechtmatigheid van betalingen, in het handtekeningenregister ook degenen die voor prestatie mogen tekenen zijn opgenomen.

Doormandatering (artikel 8)

Artikel 8 biedt de directeur de mogelijkheid om, terzake van zijn bevoegdheid tot het namens de Minister van Justitie nemen van besluiten betreffende de rechtspositie van individuele medewerkers, mandaat te verlenen aan de in artikel 8 aangeduide IND-medewerkers tenzij een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet. Binnen deze grenzen staat het de directeur vrij om te bepalen welk ondermandaat hij verleent. Tevens is de door te mandateren bevoegdheid begrensd tot het nemen van besluiten ten aanzien medewerkers tot en met schaal 12 BBRA. Uiteraard dient daarbij de reikwijdte van het ondermandaat te worden afgestemd op de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken functionaris.

Competentietabel (artikel 8)

De competentietabel en het handtekeningenregister worden jaarlijks herzien na vaststelling van de managementcontracten. Tussentijds worden personele wijzigingen verwerkt. De directeuren zijn primair verantwoordelijk voor het actueel houden van de competentietabel.

Maximum per factuur (artikel 8)

In lid 4 zijn maxima aangegeven voor het accorderen van facturen. Het spreekt voor zich dat hierbij het totaal van de facturen het in de overeenkomst vastgestelde totaal bedrag voor de te ontvangen prestatie niet mag overschrijden.

Bijlage 1

Overzicht functies bedoeld in artikel 3

Bijlage 2

Overzicht kostensoorten per diercteur in 2004