Circulaire eindafrekeningen VKP's verzorgingshuizen

Aan de instellingsbesturen van alle verzorgingshuizen¹)

Datum: 1 februari 2005

Kenmerk: 0722-04

Geldigheidsduur: onbepaald

Afdeling: Secretariaat

Inwerkingtreding: 2 dagen na bekendmaking

Inleiding

Deze circulaire heeft tot doel u te informeren over een wijziging van het beleid met betrekking tot de indiening van een eindafrekening in het kader van de verkorte procedure (VKP) voor verzorgingshuizen. Daarnaast beoogt zij een bijdrage te leveren aan een verdere verlichting van de administratieve lastendruk met betrekking tot de bouwprocedures ex WZV in de gezondheidszorg.

VKP en financiële eindverantwoording

De sector verzorgingshuizen kent, ter compensatie van het ontbreken van een meldingsprocedure voor instandhoudingsbouw, haar eigen uitzondering op de reguliere WZV-vergunningprocedure, namelijk de Verkorte Procedure (VKP). Met Regeling van 1 mei 2001 (Stcrt. 2001, nr. 85), die terugwerkt tot 1 januari 2001, heeft wettelijke verankering van de Verkorte Procedure voor verzorgingshuizen plaatsgevonden door middel van toevoeging van een nieuw artikel 3 aan de Regeling uitzondering toestemmingsprocedures WZV²).

In de vergunningen die het Bouwcollege in het kader van de Verkorte Procedure voor verzorgingshuizen afgeeft, is ten aanzien van de indiening van de eindverantwoording standaard het volgende voorschrift opgenomen: `Binnen zes maanden na ingebruikname dient u ter goedkeuring een eindverantwoording in te dienen bij het Bouwcollege door het invullen van het aanvraagformulier bouwbegeleiding voor de goedkeuring van de eindafrekening alsmede de toezending van de in dit aanvraagformulier genoemde stukken. Deze stukken omvatten onder meer een formulier IV B-E “eindkostenoverzicht”, door u gewaarmerkte revisietekeningen, de processen-verbaal van oplevering, alsmede een verklaring van een accountant omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid van de ontvangsten en de uitgaven, als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Niet nakoming van dit voorschrift leidt tot beëindiging van de verrekening in uw budget van de afschrijvings- en rentekosten die volgen uit de in deze vergunning toegestane investeringskosten'.

In navolging van de inmiddels gangbare praktijk bij de meldingsprocedure, heeft het Bouwcollege in overleg met het Ministerie van VWS en het College tarieven gezondheidszorg / Zorgautoriteit in oprichting (CTG/ZAio), besloten ten aanzien van VKP-projecten van verzorgingshuizen de verplichte indiening van een eindafrekening, inclusief alle bijbehorende bescheiden (waaronder een accountantsverklaring), af te schaffen. Hiervoor in de plaats kan de financiële eindverantwoording van een project, dat door een verzorgingshuis op basis van de verkorte procedure is gerealiseerd, voortaan plaatsvinden via de jaarrekening. Het CTG/ZAio kan de gegevens uit de jaarrekening verifiëren, omdat het Bouwcollege afschriften aan het CTG/ZAio zal blijven sturen van de vergunningen die in het kader van de verkorte procedure worden verleend.

Op de beleidswijziging dat voor VKP-projecten van verzorgingshuizen de eindverantwoording via de jaarrekening kan plaatsvinden, geldt één uitzondering. Wanneer de investeringskosten van een VKP-project van een verzorgingshuis hoger blijken te zijn uitgevallen dan de maximaal toegestane investeringskosten, zoals vermeld in de bijbehorende vergunning, en de instelling wenst de budgetoverschrijdende kosten vergoed te krijgen, althans meent voor vergoeding hiervan in aanmerking te komen, dan dient alsnog een eindafrekening, voorzien van een accountantsverklaring en eventueel revisietekeningen, ter goedkeuring aan het Bouwcollege te worden voorgelegd. Dit geldt ook voor overschrijdingen van het vergunningsbudget die het gevolg zijn van loon- en prijsstijgingen tijdens de bouw en loon- en prijsstijgingen tot aan de start van de bouw, waarbij ten aanzien van loon- en prijsstijgingen tot aan de start van de bouw een maximumperiode geldt van één jaar, gerekend vanaf de datum van vergunningverlening. In bovengenoemde gevallen kan derhalve niet worden volstaan met een financiële eindverantwoording via de jaarrekening, omdat het CTG/ZAio uitsluitend het goedgekeurde investeringsbedrag van de vergunning zal nacalculeren.

Overigens geldt dat op alle projecten van verzorgingshuizen die ingevolge de Wet ziekenhuisvoorzieningen worden gerealiseerd - en dus ook VKP-projecten - standaard het principe van budgettair bouwen van toepassing is. Dit betekent dat alle kosten die het goedgekeurde vergunningsbudget overschrijden, niet voor goedkeuring c.q. nacalculatie in aanmerking komen, met uitzondering van de hierboven reeds genoemde kosten die betrekking hebben op:

- loon- en prijsstijgingen tijdens de bouw, en:

- loon- en prijsstijgingen tot aan de start van de bouw, waarbij een maximumperiode geldt van één jaar, gerekend vanaf de datum van vergunningverlening.

Het hierboven cursief aangehaalde vergunningvoorschrift inzake de eindverantwoording bij VKP-projecten van verzorgingshuizen, zal overeenkomstig de inhoud van de twee voorgaande alinea's worden aangepast.

Inwerkingtreding

Deze circulaire treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Overgangsbepalingen

De inhoud van deze circulaire is van toepassing op alle vergunningen, die in het kader van de verkorte procedure voor verzorgingshuizen in de toekomst zullen worden afgegeven, gerekend vanaf de datum van inwerkingtreding van deze circulaire. Voor projecten waarvoor in het kader van de verkorte procedure voor verzorgingshuizen een vergunning is afgegeven vóór de datum van inwerkingtreding van deze circulaire en die binnen het goedgekeurde vergunningsbudget zijn of worden gerealiseerd, gelden de navolgende overgangsbepalingen:

a. indien een eindafrekening is ingediend, inclusief accountantsverklaring, handelt het Bouwcollege het verzoek om goedkeuring van die eindafrekening nog af;

b. indien een eindafrekening is ingediend, zonder accountantsverklaring, zendt het Bouwcollege de betreffende stukken ter informatie door naar het CTG; in een separate brief stelt het Bouwcollege de instelling hiervan in kennis, met de mededeling dat het betreffende VKP-project alsnog door de instelling achteraf via de jaarrekening verantwoord dient te worden;

c. indien nog helemaal geen eindafrekening is ingediend, dient de eindverantwoording van het betreffende VKP-project achteraf via de jaarrekening plaats te vinden; er hoeft in dat geval geen eindafrekening meer bij het Bouwcollege te worden ingediend.

Nadere informatie en inlichtingen

Voor inlichtingen betreffende deze circulaire kunt u contact opnemen met de heer mr. T.J.A. van Baar, stafjurist bij het Bouwcollege.

Over veranderingen die ten aanzien van de verkorte procedure kunnen optreden als gevolg van de inwerkingtreding van de WTZi zullen wij u nader informeren, zodra deze hun beslag hebben gekregen.

Deze circulaire is te raadplegen op de website van het Bouwcollege: www.bouwcollege.nl. en zal worden gepubliceerd in de Staatscourant.

Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen,
R.L.J.M. Scheerder, voorzitter.
T. Vroon, algemeen secretaris.

¹) Conform de functiegerichte benaderingswijze in de AWBZ, zoals die met ingang van 1 april 2003 geldt, wordt met `verzorgingshuizen' feitelijk bedoeld: instellingen die zorg verlenen als omschreven in artikel 9 van het Besluit zorgaanspraken AWBZ, in combinatie met de vormen van zorg, omschreven in de artikelen 4, 5 en 6 van dat besluit, in verband met een somatische of psycho-geriatrische aandoening of beperking of met een psycho-sociaal probleem.

²) Artikel 3 van de Regeling uitzondering toestemmingsprocedures WZV is laatstelijk gewijzigd bij besluit van 25 augustus 2003, kenmerk DVVO/SF-U-2402076 (Stcrt. 2003, nr. 167).