Wijziging Uitvoeringsregeling Rijksoctrooiwet 1995 in verband met vaststelling regels over elektronisch indienen octrooi-aanvragen

Regeling van de Minister van Economische Zaken van 6 december 2005, nr. WJZ 5723418, tot wijziging van de Uitvoeringsregeling Rijksoctrooiwet 1995 in verband met de vaststelling van regels over elektronisch indienen van octrooi-aanvragen

De Staatssecretaris van Economische Zaken,

Gelet op artikel 24, vierde lid, van de Rijksoctrooiwet 1995;

Besluit:

Artikel I

De Uitvoeringsregeling Rijksoctrooiwet 1995¹ wordt als volgt gewijzigd:

A

Aan artikel 2 worden twee leden toegevoegd, luidende:

3. Een aanvraag om octrooi en de daarbij behorende documenten kunnen elektronisch worden ingediend met gebruikmaking van door het bureau beschikbaar gestelde software, mits wordt voldaan aan de bij deze regeling behorende bijlage. Elektronische indiening met gebruikmaking van een elektronische drager gaat vergezeld van een papieren document, inhoudende naam en adres van de indiener of diens gemachtigde, tezamen met een uitputtende inventarisatie van de op de elektronische drager opgenomen documenten.

4. Andere documenten dan bedoeld in het derde lid kunnen elektronisch worden ingediend voor zover dit mogelijk is gemaakt.

B

Na artikel 2 worden twee artikelen ingevoegd, luidende:

Artikel 2a

Op een aanvraag als bedoeld in artikel 2, derde lid, zijn niet van toepassing de artikelen 4, onderdelen a, uitgezonderd het voorschrift de beschrijving op formaat A4 (29,7 נ21 cm) te plaatsen, b en c, 5, onderdelen a, uitgezonderd het voorschrift de tekening op formaat A4 (29,7 נ21 cm) te plaatsen, b en c, en 6, onderdeel a, uitgezonderd het voorschrift het uittreksel op formaat A4 (29,7 נ21 cm) te plaatsen.

Artikel 2b

Van aanvragen en documenten die zowel elektronisch als op papier zijn ingediend, wordt de papieren versie onmiddellijk teruggezonden onder de mededeling dat de elektronisch versie in behandeling zal worden genomen.

C

Aan artikel 7 wordt een lid toegevoegd, luidende:

4. Op de in dit artikel bedoelde documenten is artikel 2, derde en vierde lid, van overeenkomstige toepassing. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat daarvan buiten toepassing blijven de artikelen 4, onderdelen a, uitgezonderd het voorschrift de beschrijving op formaat A4 (29,7 נ21 cm) te plaatsen, b en c, en 5, onderdelen a, uitgezonderd het voorschrift de tekening op formaat A4 (29,7 נ21 cm) te plaatsen, b en c.

Artikel II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 6 december 2005.
De Staatssecretaris van Economische Zaken, C.E.G. van Gennip.

Bijlage

Deze bijlage behoort bij artikel 2 van de Uitvoeringsregeling Rijksoctrooiwet 1995

Voorwaarden en vereisten voor het indienen van aanvragen om octrooi, vertalingen van Europese octrooien, en andere documenten in elektronische vorm als bedoeld in artikel 2 van de Uitvoeringsregeling Rijksoctrooiwet 1995

Te gebruiken software

Voor het indienen van aanvragen om octrooi, vertalingen van Europese octrooien, en andere documenten in elektronische vorm dient gebruik te worden gemaakt van de NL epoline® software die Octrooicentrum Nederland (het bureau, bedoeld in de ROW 1995) beschikbaar stelt, tenzij wordt besloten ook het gebruik van andere software toe te laten.

Te gebruiken hardware

Er dient gebruik te worden gemaakt van een geldige, via Octrooicentrum Nederland verkregen smart-card en daarbij behorende card reader, of van een smart-card en reader die door Octrooicentrum Nederland is toegestaan.

Minimum hardware vereisten

– Pentium II - 233 MHz of hoger

– 64 MB RAM

– 300 MB vrije hard-disk ruimte

– Seriële and PS/2 poorten

Ondersteunde operating systems

– Windows 98 (2nd edition) SE, ME

– Windows NT, Windows 2000, Windows XP

Elektronische drager

Bij indiening met behulp van een elektronische drager dient gebruik te worden gemaakt van een CD-R die voldoet aan ISO 9660:1988.

Toegestane formaten van elektronische documenten

XML

PDF

TIFF

JPEG

WIPO standard 25 voor sequentieopsommingen

Wijze van verpakking van het elektronische document

Voor on-line ingediende documenten: WASP (Wrapped and Signed Package)

Voor via een elektronische drager ingediende documenten: WAD ( Wrapped Application Document).

De elektronische handtekening

Langs elektronische weg ingediende documenten die door aanvrager of zijn gemachtigde moeten worden ondertekend, kunnen op de volgende wijzen worden ondertekend:

– door middel van een facsimile handtekening, dat wil zeggen een facsimile kopie van de handtekening van de ondertekenaar in TIFF of JPEG formaat;

– een tekstreeks handtekening, dat wil zeggen een reeks tekens voorafgegaan en gevolgd door een ‘slash’ (/), gekozen door ondertekenaar om zijn identiteit en zijn oogmerk om te ondertekenen te bevestigen, of

– een hoogwaardige elektronische handtekening die met behulp van een elektronische Public Key Infrastructure (PKI) is gemaakt. De organisatie die deze handtekeningen uitgeeft moet door het Bureau zijn erkend. Een lijst met erkende organisaties is te vinden op de website van het Bureau.

Wijze van inzenden

Documenten kunnen met de genoemde software zowel on line als via een elektronische drager worden ingediend.

Indien gebruik wordt gemaakt van een elektronische drager dient deze te samen met een document in papieren vorm waarin vermeld de indiener of zijn gemachtigde, zijn correspondentieadres en een inventarislijst van de op de drager opgenomen documenten, te worden ingediend.

Ontvangstbevestiging

De ontvangst van in elektronische vorm ingediende documenten wordt door Octrooicentrum Nederland uitsluitend langs elektronische weg bevestigd, onder vermelding van de naam van Octrooicentrum Nederland, datum en tijdstip van ontvangst, een lijst van de ingediende documenten, en een zogenaamde Message Digest (een unieke reeks tekens die tot stand komt door versleuteling van het totale ontvangen bericht met behulp van het certificaat van de inzender), een referentienummer en eventueel een aanvraagnummer. Elektronische bevestiging vindt alleen plaats als aan de hier boven genoemde voorwaarden en vereisten is voldaan.

Indien de bevestiging van ontvangst langs elektronische weg niet slaagt, zal deze zo spoedig mogelijk op een andere wijze aan de afzender worden toegezonden.

Onleesbare of onvolledige documenten

Indien een elektronisch ingediend document onleesbaar of onvolledig is, zal het gedeelte dat onleesbaar of onvolledig is als niet ontvangen worden beschouwd.

Virussen en/of schadetoebrengende software

Indien een ingediend document een virus of andere schadetoebrengende software bevat behoudt Octrooicentrum Nederland zich het recht voor een dergelijk document als onleesbaar te beschouwen en niet te openen of verwerken.

Indieningsdatum

De datum waarop Octrooicentrum Nederland van langs elektronische weg ingediende aanvragen ontvangt is de datum van indiening, mits de aanvrage voldoet aan de minimumeisen genoemd in artikel 29, eerste lid, van de Rijksoctrooiwet 1995.

Ondersteuning door helpdesk

Octrooicentrum Nederland beschikt over een helpdesk ter beantwoording van vragen van de gebruikers van de elektronische indieningsoftware. De helpdesk is bereikbaar tussen 09.00 and 17.30 uur maandag tot vrijdag m.u.v. officiële feestdagen.

De helpdesk kan worden bereikt:

Telefonisch: +31703986655

Per fax: +31703900190

Per e-mail: publieksvoorlichting@octrooicentrum.nl

Toelichting

Algemeen

1. Algemeen

Al gedurende langere tijd vond bij de uitvoering van de Rijksoctrooiwet 1995 (hierna: ROW 1995) via elektronische weg communicatie plaats tussen het bureau (hierna: Octrooicentrum Nederland) en belanghebbenden op het terrein van octrooien. Die communicatie was hoofdzakelijk gericht op het doen van mededelingen.

Inmiddels is zowel door de Wereldorganisatie voor de intellectuele eigendom, als door het Europees Octrooi Bureau de mogelijkheid geopend om internationale (Verdrag tot samenwerking inzake octrooien; ook wel bekend als Patent Cooperation Treaty (PCT)) aanvragen respectievelijk Europese octrooiaanvragen langs elektronische weg in te dienen.

Ook via Octrooicentrum Nederland is thans de indiening van een internationale octrooiaanvrage langs elektronische weg mogelijk. Daarmee zal naar verwachting de toegankelijkheid van het octrooisysteem voor de aanvragers worden vergroot en vereenvoudigd.

Om de toegankelijkheid van het Nederlandse octrooisysteem op dezelfde wijze te vergroten en te vereenvoudigen, heeft Octrooicentrum Nederland (in samenwerking met de Wereldorganisatie voor de intellectuele eigendom en het Europees Octrooi Bureau) voorbereidingen getroffen om de indiening van Nederlandse octrooiaanvragen en van vertalingen van Europese octrooien in elektronische vorm – online via zijn internet-site of op een elektronische drager – mogelijk te maken.

Voor het elektronisch indienen van octrooiaanvragen bij Octrooicentrum Nederland wordt gebruik gemaakt van de Epoline®software van het Europees Octrooi Bureau. Dit systeem maakt gebruik van een Public Key Infrastructure (PKI). Aanvrager kan met behulp van een smart-card met pincode een beveiligde verbinding met Octrooicentrum Nederland tot stand brengen. De smart-card dient tevens voor het zetten van een hoogwaardige elektronische handtekening. De procedure voor het (gratis) verkrijgen van de smart-card is dezelfde als die voor het verkrijgen van een smart-card voor het elektronisch indienen van een octrooiaanvrage bij het Europees Octrooi Bureau. Met deze smart-card kunnen daarom zowel Nederlandse als Europese octrooiaanvragen elektronisch worden ingediend. Met behulp van een zogenoemd signer certificaat wordt tijdens de verbinding een elektronische ontvangstbevestiging naar aanvrager teruggestuurd. In deze bevestiging wordt tevens een zogenoemde Message Digest meegestuurd. Dit is een unieke reeks tekens die tot stand komt door versleuteling van het totale ontvangen bericht met behulp van het certificaat van de inzender. Met deze beveiligingstechniek wordt bereikt dat beide partijen weten wie de ander is, dat niemand anders kan zien wat is ingediend, dat het ontvangen bericht overeenkomt met het verstuurde bericht, en dat beide partijen kunnen bewijzen dat het bericht is aangekomen.

In de Uitvoeringsregeling Rijksoctrooiwet 1995 wordt thans ervan uitgegaan, dat indiening van een octrooiaanvrage en bijbehorende stukken respectievelijk een vertaling van een Europees octrooi alleen in papieren vorm kan geschieden (zie artikel 2, eerste lid, waarin wordt bepaald dat de aanvrage en het uittreksel in tweevoud, en de beschrijving in drievoud moeten worden ingediend; zo ook artikel 7 ten aanzien van vertalingen van Europese octrooien).

Om de gewenste elektronisch indiening daadwerkelijk mogelijk te maken kan derhalve niet worden volstaan met een eenvoudige mededeling van Octrooicentrum Nederland als bedoeld in artikel 2:15, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), maar moet tevens in het Uitvoeringsregeling worden bepaald dat elektronisch inzenden van bedoelde stukken mogelijk is en aan welke voorwaarden daarbij moet worden voldaan.

2. Notificatie

De ontwerp-regeling is op 16 maart 2005 gemeld aan de Europese Commissie (notificatienummer 2005/0117/NL) ter voldoening aan artikel 8, tweede lid, van richtlijn 98/34/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 22 juni 1998 betreffende een informatieprocedure op het gebied van normen en technische voorschriften en regels betreffende de diensten van de informatiemaatschappij (PbEG L 204), zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 98/48/EG van 20 juli 1998 (PbEG L 217). Op 28 juni 2005 heeft de Commissie enige opmerkingen gemaakt met betrekking tot de ontwerp-regeling, waarop is gereageerd op 21 juli 2005.

3. Beschrijving administratieve lasten

Bij de berekening van de administratieve lasten worden aanvragen om octrooi afkomstig van buiten Nederland niet meegerekend. Het aantal binnenlandse aanvragen om octrooi bedraagt ongeveer 2.100 en verwacht wordt dat daarvan ongeveer 75% via elektronische weg zal worden ingediend. Bij de berekening wordt dus uitgegaan van 1600 aanvragen per jaar. Verder treedt er een besparing aan administratieve lasten op voor octrooiaanvragen die bij het EOB zijn ingediend en voor Nederland geldig zijn geworden. Bij deze aanvragen wordt uitgegaan van ongeveer 17.000 per jaar. Tenslotte zal zich nog een besparing voordoen door afname van archiveringskosten. Bij de invoering van de mogelijkheid langs elektronische weg octrooiaanvragen en andere stukken in te dienen worden dan ook de volgende besparingen aan administratieve lasten verwacht:

– bij de indiening van ‘binnenlandse’ octrooiaanvragen: ca. € 1 miljoen;

– bij de indiening van vertalingen van Europese octrooien: ca. € 645.000;

– besparing in archiveringskosten: ca. € 960.000.

Dit levert tezamen een totale besparing op van ca. € 2.600.000. De onderbouwing van deze administratieve lasten zijn opgenomen in een bijlage behorende bij deze toelichting.

Op het gebied van de bedrijfseffecten heeft de mogelijkheid tot het indienen van octrooiaanvragen langs elektronische weg enkel positieve effecten. Een voordeel van ongeveer € 22.000 zal worden verkregen bij de indiening van overeenkomstige octrooiaanvragen bij het Europese Octrooibureau, van overeenkomstige internationale (PCT) aanvragen of van overeenkomstige aanvragen in andere landen, waar van dezelfde elektronische indiening gebruik kan worden gemaakt. Hierbij zij opgemerkt dat dit impliciet een aanvullende besparing op de administratieve lasten betreft op het gebied van de buiten Nederland afkomstige aanvragen om octrooi. Deze tellen volgens de geldende afspraken niet mee op het terrein van de administratieve lasten.

Artikelsgewijs

Artikel I, onderdeel A

In het derde lid van artikel 2 van de Uitvoeringsregeling Rijksoctrooiwet 1995 wordt in algemene bewoordingen de mogelijkheid geopend om een octrooiaanvrage en de bijbehorende documenten (in afwijking van het eerste lid) elektronisch in te dienen.

Het vierde lid biedt de mogelijkheid voor indiening van andere documenten. Daarbij valt te denken aan een verzoek tot het verrichten van een onderzoek naar de stand van de techniek (cf. artikel 32 van de ROW 1995), een verzoek tot herstel in de vorige toestand (artikel 23 van de ROW 1995) of een bezwaarschrift op grond van de Awb. De mogelijkheid van indiening langs elektronische weg van documenten wordt wel afhankelijk gesteld van de beschikbaarheid van daartoe geschikte software die (mogelijk) nog moet worden ontwikkeld.

Voor een uitwerking van de voorwaarden waaronder langs elektronische weg kan worden ingediend, verwijst het derde lid naar de bijlage. Het gaat daarin merendeels om technische voorwaarden die daarbij in acht moeten worden genomen.

Zo wordt in de bijlage aangegeven aan welke eisen de te gebruiken software en hardware moeten voldoen. Bij de hardware wordt het gebruik van een smart-card voorgeschreven. Met behulp van deze smart-card kan de gebruiker zich on line identificeren door het intoetsen van een persoonlijke, unieke code.

Voor de elektronische handtekening is in de bijlage een aantal opties opgenomen, die voldoen aan de normen die artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek geeft voor de betrouwbaarheid van elektronische handtekeningen om deze gelijk te kunnen stellen met handgeschreven handtekeningen.

Voorts bevat de bijlage informatie over de wijze van inzending, de ontvangstbevestiging, de gevolgen van inzending van onleesbare, onvolledige, en/of virusbevattende documenten, en op welke datum een langs elektronische weg ingediende aanvrage als ingediend wordt beschouwd.

Artikel I, onderdeel C

Voor de indiening van een octrooiaanvraag in elektronische vorm is in artikel 2a een aantal vormvoorschriften van de artikelen 4, 5 en 6 voor indiening in papieren vorm van overeenkomstige toepassing verklaard. De voorwaarden voor het indienen in papieren vorm blijven ongewijzigd.

Met het nieuwe artikel 2b wordt voorkomen dat er discussie kan ontstaan over de vraag welke stukken de geldende stukken zijn.

Artikel I, onderdeel D

Via het nieuwe vierde lid van artikel 7 wordt ook de indiening van vertalingen van Europese octrooien langs elektronische weg mogelijk. Daarbij is een deel van de vormvoorschriften van de artikelen 4 en 5 van toepassing

De Staatssecretaris van Economische zaken,

C.E.G. van Gennip

Bijlage bij de toelichting

Besparing administratieve lasten ten gevolge van de invoering van het elektronisch indienen van octrooi-aanvragen.

Besparing op ‘binnenlands’ indienen:
uitgangspunt is 1600 aanvragen per jaar.
tweemaal daags bezorgen/ophalen post:	€ 810.000
papierkosten:	€ 1.600
frankeerkosten:	€ 1.600
efficiency winst gereedmaken aanvrage:	€ 88.000
		€ 901.200
Besparing op NL vervolgpost:
frankeerkosten:	€ 5.000
papier:	€ 333
efficiency winst:	€ 133.120
totaal:		€ 138.453
Besparing op vertalingen van EPNL-octrooien:
uitgangspunt is 17.000 vertalingen per jaar.
papierkosten:	€ 12.750
frankeerkosten:	€ 10.000
efficiency winst gereedmaken vertaling:	€ 623.333
		€ 646.083
Buitenlandse indieningen:	€ 21.733
		€ 21.733
Besparing archiveringskosten:
archiefruimte:	€ 240.000
archiefpersoneel:	€ 720.000
		€ 960.000
Totale besparing:		€ 2.667.469

• 1 Stcrt. 2003, 79.