Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap | Staatscourant 2005, 21 pagina 34 | Besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit Regeling Regionaal Historisch Centrum Limburg
29 juni 2004
Nr. DCE/04/26357
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
Gelet op artikel 97 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
Handelende in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad;
Besluit:
Het Rijk neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling waarbij een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam, genaamd ‘Regionaal Historisch Centrum Limburg’ wordt ingesteld en die als bijlage bij dit besluit is gevoegd.
De uit de gemeenschappelijke regeling voortvloeiende structurele kosten worden onder aftrek van inkomsten door de minister en de gemeente Maastricht gedragen volgens de verdeling:
rijk € 2.985.000 en gemeente Maastricht € 815.000.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
Regeling Regionaal Historisch Centrum Limburg
24 augustus 2004/Nr. DCE/04/38298
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M.C. van der Laan,
De raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maastricht,
Gelet op de artikelen 96 en 97 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert, die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Maastricht en in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg.
Hoofdstuk I. Begripsbepalingen
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
a. de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
b. de gemeente: de gemeente Maastricht;
c. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995.
d. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de minister en de gemeente voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Maastricht.
Hoofdstuk II. Instelling, doel en beleid van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum Limburg
1. Er is een openbaar lichaam, Regionaal Historisch Centrum Limburg dat gevestigd is in de gemeente.
2. Het Regionaal Historisch Centrum Limburg is ingesteld met het doel de belangen van de minister en de gemeente bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente in gezamenlijkheid te behartigen.
3. Aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeente opgedragen:
a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden en collecties die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen;
b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995;
c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeente over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeente worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
d. het verrichten van door de minister of de gemeente opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.
4. Het Regionaal Historisch Centrum Limburg voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeente mede uit.
5. De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum Limburg de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.
6. De minister en de raad van de gemeente dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid.
Het Regionaal Historisch Centrum Limburg brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18, zesde lid, van de Archiefwet 1995 in rekening volgens de regels die de minister ingevolge artikel 19 van de Archiefwet 1995 daaromtrent vaststelt.
Hoofdstuk III. Het algemeen bestuur
1. Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden.
2. De minister wijst twee leden aan.
3. De raad van de gemeente, de voorzitter inbegrepen, wijst uit zijn midden of uit de kring van wethouders, twee leden aan.
4. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van de gemeenteraad afloopt.
5. Het lidmaatschap van de leden die door de raad van de gemeente zijn aangewezen, eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van de raad of het college van B&W waaruit het lid is aangewezen.
6. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vierde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.
7. De raad van de gemeente beslist uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode van de raad over de aanwijzing, bedoeld in het derde lid.
8. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de raad of de minister zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.
9. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.
10. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.
1. Het voorzitterschap van het algemeen bestuur wordt bij toerbeurt vervuld door een door de gemeente aangewezen lid, onderscheidenlijk door een daartoe door de minister aangewezen lid, volgens een door het algemeen bestuur vastgesteld rooster.
2. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.
Hoofdstuk IV. De taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur
1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.
2. Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en bevoegdheden toegekend:
a. de bevoegdheid van de raad van de gemeente om ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de gemeentelijke archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen;
b. de bevoegdheid van de minister om de rijksarchivaris in de provincie Limburg, bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen, en te ontslaan;
c. de bevoegdheid van de raad van de gemeente om ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
3. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Limburg en tot gemeentearchivaris van Maastricht benoemen.
4. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting wordt vooraf toestemming gevraagd aan de raad van de gemeente en aan de minister, ingevolge artikelen 18 en 19 van deze regeling.
Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raad van de gemeente, aan het College van B&W en aan de minister de door hen gevraagde inlichtingen.
1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de gemeente, die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die raad in een vergadering van de raad of schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.
2. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de minister die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.
De minister en de raad van de gemeente kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.
Hoofdstuk V. Het dagelijks bestuur
1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur en de leden van het algemeen bestuur.
2. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.
3. Artikel 4, negende en tiende lid is van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk VI. De werkwijze van het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.
Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.
Hoofdstuk VII. De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:
a. de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam opgedragen bevoegdheden en taken, zoals genoemd in artikel 2, voorzover die niet zijn opgedragen aan het algemeen bestuur;
b. het voorbereiden, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet worden gebracht;
c. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen;
d. het beheer van de activa en passiva van het Regionaal Historisch Centrum Limburg;
e. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Regionaal Historisch Centrum Limburg;
f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.
1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.
2. De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.
3. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.
4. De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Historisch Centrum Limburg in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.
Hoofdstuk IX. Tegemoetkoming en vergoeding
1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Regionaal Historisch Centrum Limburg.
2. De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.
3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.
Hoofdstuk X. Financiële bepalingen
1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raad van de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het Regionaal Historisch Centrum Limburg luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij deze regeling.
2. De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De bijdrage van de gemeente wordt aangepast overeenkomstig de systematiek die door de gemeente gehanteerd wordt voor gesubsidieerde professionele instellingen.
3. Het Regionaal Historisch Centrum Limburg kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de minister vast te stellen percentage, bedoeld in het tweede lid.
4. Bij de start van het Regionaal Historisch Centrum Limburg en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.
5. De minister en de raad van de gemeente kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de taken van het Regionaal Historisch Centrum Limburg.
6. De huurovereenkomst binnen de staat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) zal met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze regeling worden omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Regionaal Historisch Centrum Limburg. Voor zo ver mogelijk worden de voorwaarden uit de aanvankelijke huurovereenkomst gerespecteerd en overgenomen in de vervangende huurovereenkomst.
7. De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.
8. Indien de minister of de gemeente een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2, derde lid, onderdeel d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.
1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.
2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.
3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raad van de gemeente.
4. De minister en de gemeente maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Regionaal Historisch Centrum Limburg over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.
1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting en een toelichting op voor het volgende kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.
2. In de toelichting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Regionaal Historisch Centrum Limburg met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.
3. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de afzonderlijke activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.
4. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting onverwijld toe aan het algemeen bestuur, de raad van de gemeente en de minister.
5. De ontwerpbegroting met toelichting wordt door de zorg van de gemeente en de minister voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.
6. De raad van de gemeente en de minister kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting en toelichting doen blijken.
7. Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.
8. Terstond na de vaststelling wordt aan de raad van de gemeente en de minister de begroting ter goedkeuring toegezonden.
Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 18 zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
1. De gemeente en de minister voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.
2. In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeente en de minister de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.
1. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raad van de gemeente voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
2. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant van de gemeente of de accountant van de minister in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.
3. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks voor 1 april een inhoudelijk verslag uit aan de minister en de raad van de gemeente van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.
4. Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.
1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raad van de gemeente en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeente en de minister.
2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeente van dat jaar tenzij de minister en de raad van de gemeente gezamenlijk een ander percentage vaststellen.
Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen de minister en de raad van de gemeente de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg.
1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Regionaal Historisch Centrum Limburg. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeente.
2. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Regionaal Historisch Centrum Limburg met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.
3. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeente.
De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.
1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum Limburg.
2. De archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum Limburg die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg
Hoofdstuk XII. Informatieplicht/Toezicht
1. Het Regionaal Historisch Centrum Limburg verstrekt desgevraagd aan de minister en de gemeente de voor de uitoefening van hun taak benodigde inlichtingen. De minister en de gemeente kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.
2. Het Regionaal Historisch Centrum Limburg stelt de minister en de gemeente te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg en de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente.
1. De bestuursorganen van de gemeente en de minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Regionaal Historisch Centrum Limburg van belang zijn.
2. De bestuursorganen van de gemeente en de minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente of minister kenbaar maken.
Hoofdstuk XIII. De directeur en het overige personeel
1. Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Regionaal Historisch Centrum Limburg.
2. Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.
3. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat er periodiek een functionerings- en beoordelingsgesprek met de directeur plaatsvindt overeenkomstig de rechtspositieregeling bedoeld in artikel 33.
1. De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het Regionaal Historisch Centrum Limburg die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, derde lid, voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.
2. Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.
3. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.
1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.
2. Met inachtneming van artikel 14, derde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.
Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.
De rechtspositieregeling van de gemeente, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het personeel van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk XIV. Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing
Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de raad van de gemeente, de minister en de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.
1. Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de raad van de gemeente of de minister.
2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.
3. De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.
Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de raad van de gemeente en de minister gezamenlijk.
Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de raad van de gemeente en de minister gezamenlijk. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de raad van de gemeente en de minister om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op die waarin de regeling is ingeschreven overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Regionaal Historisch Centrum Limburg.
Deze regeling zal met de toelichting door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in de Staatscourant worden geplaatst.
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M.C. van der Laan
De raad van de gemeente Maastricht,
De voorzitter
De griffier
Burgemeester en wethouders van de gemeente Maastricht,
De burgemeester
De secretaris
Toelichting
De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen heeft per brief van 7 februari 2000 aan de voorzitter van de Tweede Kamer (Kamerstuk 1999–2000, 26591, nr. 13) aangegeven de samenwerking tussen archieven onderling en archieven en andere culturele instellingen te willen bevorderen. Concreet streeft hij naar de vorming van regionale historische centra waar onder meer rijksarchieven in opgaan en die een brede cultuurhistorische publieksfunctie dienen te vervullen. De integratie moet de efficiency en effectiviteit van het archiefbeheer ten goede komen. Enerzijds zal één archiefdienst – in plaats van twee afzonderlijke diensten – tot een minder kostbare bedrijfsvoering leiden zodat er middelen voor effectiever beheer vrijkomen. Anderzijds komen door integratie de specifieke deskundigheden die bij de verschillende integrerende diensten aanwezig zijn, ook voor de partners beschikbaar. Op deze manier zal het publiek beter toegang krijgen tot het archiefmateriaal en worden de mogelijkheden vergroot nieuwe publieksgroepen in contact te brengen met de historische informatie uit de archieven.
Het beheer van archiefbescheiden vindt normaliter plaats door de verschillende overheden zelf op grond van de Archiefwet 1995. Die wet bepaalt welke taken de verschillende overheden op het gebied van het archiefbeheer moeten uitvoeren en welke bevoegdheden hen daarvoor ten dienste staan. Omdat het gaat om een publiekrechtelijke taak is ervoor gekozen de samenwerking een publiekrechtelijke grondslag te geven. Na afweging van de verschillende mogelijkheden is samenwerking in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen: WGR) als meest geschikte vorm naar voren gekomen.
Voor het in gezamenlijkheid beheren van de archiefbescheiden is daarom een gemeenschappelijke regeling getroffen onder de naam Regionaal Historisch Centrum Limburg. Het betreft een regeling die gebaseerd is op de artikelen 96 en 97 van de WGR waarbij tevens gebruik is gemaakt van de bevoegdheid die artikel 8 van de WGR verleent om bij een gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam met eigen rechtspersoonlijkheid in het leven te roepen.
Bij de keuze voor de WGR om de integratie vorm te geven, is voldaan aan een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste daarvan is het behoud van de in de Archiefwet 1995 neergelegde verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. In beginsel betreft de integratie het beheer. Daarnaast is voldaan aan de randvoorwaarde dat er voldoende sturingsinstrumenten moeten zijn om het beleid dat de verschillende betrokken overheden (zorgdragers) voor het archiefbeheer wenselijk achten binnen de samenwerking tot uitvoering te brengen.
Op de (belangrijke) randvoorwaarde dat de verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden behouden moet blijven (met de term zorg heeft de Archiefwet 1995 de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de eigen archiefbescheiden voor ogen) worden enkele uitzonderingen gemaakt in die zin dat enkele taken en bevoegdheden die de Archiefwet 1995 aan de zorgdragers toekent, aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg worden overgedragen. Het betreft:
– het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);
– het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);
– de benoeming van de (directeur van de dienst die als) rijksarchivaris en tevens (als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);
– het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995).
Naast de beheerstaken en enkele zorgtaken zal het Regionaal Historisch Centrum Limburg een adviserende en voorbereidende rol vervullen ten aanzien van de zorgtaken die de Archiefwet 1995 in handen van de zorgdrager legt. In artikel 2, derde lid, onderdeel c, zijn die taken opgesomd. Het gaat dan bijvoorbeeld om taken en bevoegdheden met betrekking tot het ontwerpen van selectielijsten, het beslissen omtrent vervanging en vervreemding van archiefbescheiden en het vaststellen van een gemeentelijke archiefverordening.
Het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Limburg zal ingevolge de WGR bestaan uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter, waarbij het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur en de overige leden van het algemeen bestuur. De leden worden benoemd door de betrokken overheden. De voorkeur van de minister uit naar een klein bestuur van circa vier personen.
Het algemeen bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Limburg bestaat uit vier leden, waarvan twee leden worden aangewezen door de minister en twee leden door de gemeente.
Naast het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter heeft het Regionaal Historisch Centrum Limburg een aantal personeelsleden waaronder een directeur. De directeur zal worden benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur, de overige personeelsleden door het dagelijks bestuur dat die taak overigens kan mandateren aan de directeur. De rechtspositieregeling van de gemeente Maastricht is op de directeur en het overige personeel van toepassing. De directeur wordt aangemerkt als bestuurder in de zin van artikel 1, eerste lid, onder e van de WOR. In het RHC Limburg zal een OR worden ingesteld met de rechten en plichten zoals in de WOR bepaald.
Gedeputeerde staten oefenen ingevolge artikel 33 van de Archiefwet 1995 het toezicht uit op de wijze waarop burgemeester en wethouders de hen opgedragen zorg voor de gemeentelijke archieven inhoud geven. Ook hebben gedeputeerde staten op grond van artikel 29 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om de minister voorstellen te doen inzake het beheer van de naar het Regionaal Historisch Centrum Limburg overgebrachte provinciale archiefbescheiden. De instelling van de onderhavige gemeenschappelijke regeling laat genoemde toezichthoudende taak en de bevoegdheid om voorstellen te doen onverlet.
Algemene aanwijzingen, openbaarheid en ombudsman
Binnen de rijksoverheid wordt nog al eens gebruik gemaakt van Algemene aanwijzingen voor de Rijksoverheid die door de minister-president worden vastgesteld. Als voorbeeld wordt genoemd de aanwijzingen ten aanzien van markt en overheid. Dergelijke aanwijzingen gelden ook voor de Rijksarchiefdienst en daarmee voor de archiefbewaarplaatsen in de provincie. Door het instellen van een openbaar lichaam zoals Regionaal Historisch Centrum Limburg zijn dergelijke algemene aanwijzingen niet meer rechtstreeks van toepassing op het Regionaal Historisch Centrum Limburg. Er zijn evenwel geen redenen waarom dergelijke aanwijzingen niet meer zouden moeten gelden in geval van een samenwerkingsverband. Daarom is de mogelijkheid in artikel 2, vijfde lid, geopend voor de minister en de gemeente gezamenlijk om dergelijke aanwijzingen van algemene aard aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg te geven. De partijen zullen een dergelijke aanwijzing voor markt en overheid geven.
In dit verband wordt nog opgemerkt dat de partners beogen een externe klachtenvoorziening in het leven te roepen bij de Nationale ombudsman op grond van de Wet Nationale ombudsman. De partners gaan ervan uit dat de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing is op het Regionaal Historisch Centrum Limburg.
De kosten voor het Regionaal Historisch Centrum Limburg worden gedragen door de overheden.
De participanten in het openbaar lichaam benoemen ieder een aantal bestuursleden. De minister en de gemeente kunnen de ‘eigen’ bestuursleden ontslaan en zij kunnen de ‘eigen’ bestuursleden aanwijzingen geven hoe te handelen in het bestuur. Ook kunnen gemeente en minister, zoals hiervoor besproken, volgens artikel 2, vijfde lid, gezamenlijk aanwijzingen geven. De leden van het bestuur opereren ‘at arms length’. Het bestuur blijft echter zelf verantwoordelijk voor de besluitvorming. Het beslist bij meerderheid van stemmen. Het bestuur stelt het bestuursreglement vast.
De directeur heeft de dagelijkse leiding over het Regionaal Historisch Centrum Limburg.
De directeur van het Regionaal Historisch Centrum Limburg is integraal manager en resultaatverantwoordelijk. De bedrijfsvoering (inzet personeel en middelen) en de wijze waarop resultaten gehaald worden, is de verantwoordelijkheid van het Regionaal Historisch Centrum Limburg zelf. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur. De directeur kan zelf contractuele verplichtingen aangaan, binnen de grenzen van zijn mandaat.
De relatie tussen directeur en bestuur wordt in artikel 30 en 31 uitgewerkt.
De minister blijft zijn algemene verantwoordelijkheid met betrekking tot het archiefwezen behouden. Zijn specifieke verantwoordelijkheid voor ‘zijn’ archieven is, in een openbaar lichaam op basis van de WGR, in samenwerking met de andere partij(en) vormgegeven.
De minister kan geen directe invloed uitoefenen op de besluitvorming van het bestuur. De minister en de gemeente hebben wel de volgende bevoegdheden:
• Geven van algemene aanwijzingen (art. 2).
• Geven van instructies (aanwijzingen) aan ‘zijn’ bestuursleden (kenmerk van WGR).
• Ter verantwoording roepen van de bestuursleden (art. 8).
• Ontslaan van leden van het bestuur (art. 9).
• Vatstellen van financiële bijdragen en bestemming batig saldo (art. 16 en art. 22).
• Goedkeuren van de jaarbegroting (art. 18).
• Goedkeuren van regels voor administratie (art. 24).
• Vaststellen van regels voor de begroting, financieel verslag, jaarverslag en jaarrekening (art. 25).
• Vragen van inlichtingen (art. 27, eerste lid).
• Onderzoeken van de staat van de archieven (art. 27, tweede lid).
Daarnaast dient het Regionaal Historisch Centrum Limburg uiteraard te voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit.
In verband met de financiële en beleidsmatige belangen (en daarmee politieke belangen) die de verschillende betrokken overheden hebben bij het Regionaal Historisch Centrum Limburg is ervoor gekozen die overheden instrumenten te geven om de inhoud van de begroting en bijbehorend beleidsplan te kunnen beïnvloeden. Uitgangspunt is de vierjaarlijkse cyclus van de cultuurnota van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Deze meerjarenbegroting en het beleidsplan worden dan ook in aansluiting op de cultuurnotacyclus opgesteld. Via het dagelijks en vervolgens algemeen bestuur worden de meerjarenbegroting en het beleidsplan bij de minister en de gemeente ingediend. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan worden door de gemeente en de minister resultaatafspraken gemaakt. Het Regionaal Historisch Centrum Limburg dient ook een jaarlijkse begroting in. Uit de jaarlijkse begroting dient te blijken wat de kosten zijn van de afzonderlijke activiteiten en wat in kwalitatieve en kwantitatieve zin de resultaten zijn van die activiteiten. Deze jaarlijkse begroting dient door de minister en gemeente goedgekeurd te worden. Bij de goedkeuringsprocedure gaat het wel om de vraag of in voldoende mate met de resultaatafspraken in de begroting is rekening gehouden.
Jaarlijks (binnen vier maanden na afloop van het begrotingsjaar) vindt toetsing plaats aan de hand van de jaarrekening en -verslag van het Regionaal Historisch Centrum Limburg. In deze stukken wordt in ieder geval een relatie gelegd met de goedgekeurde meerjarenbegroting en de goedgekeurde jaarlijkse begroting. Op basis van de jaarrekening en het jaarverslag vindt ieder jaar vaststelling van de bijdrage plaats.
Het ligt voor de hand dat de inhoud van de meerjarenbegroting, beleidsplan, de jaarlijkse begroting, de jaarlijkse verantwoording, de wettelijke eisen en de eisen uit de gemeenschappelijke regelingen naadloos op elkaar aansluiten. Om dit te bereiken zal op basis van artikel 24 van de regeling een handboek financiële verantwoording worden vastgesteld met daarin eisen en uitgangspunten voor de begroting en de verantwoording.
Aan rijkszijde treedt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op als partij bij de gemeenschappelijke regeling het Regionaal Historisch Centrum Limburg. Immers volgens artikel 23 van de Archiefwet 1995 draagt hij de zorg voor de archieven die berusten bij de rijksarchiefbewaarplaatsen.
Zoals in het algemeen deel van deze toelichting al is geschreven, blijft de zorg, dat wil zeggen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de gemeentelijke en rijksarchieven in zijn algemeenheid berusten bij de raad en het college van B&W en de minister. Op dat beginsel worden om praktische redenen een aantal uitzonderingen gemaakt zoals hiervoor al uiteengezet is.
Het openbaar lichaam het Regionaal Historisch Centrum Limburg voert in hoofdzaak slechts de taken uit die aan een beheerder van een archiefbewaarplaats zijn opgedragen, te weten het archiefwettelijke beheer van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft het Regionaal Historisch Centrum Limburg als taak de zorgdragers te adviseren over een aantal archiefwettelijke zorgtaken die door de zorgdragers uitgeoefend (blijven) worden.
Op basis van het derde lid, sub d, kunnen de minister of de gemeente ook andere taken opdragen die verband houden met de behartiging van de belangen die in het tweede lid van dit artikel bedoeld zijn. Voor financiering van deze taken uit de algemene middelen van het Regionaal Historisch Centrum Limburg is vereist dat deze taken zijn beschreven en genoemd in een door de partners goedgekeurd beleidsplan en goedgekeurde begroting. Daarnaast is het mogelijk dat het Regionaal Historisch Centrum Limburg op uitdrukkelijk afzonderlijk verzoek van één of meerdere partners een taak verricht. Het Regionaal Historisch Centrum Limburg is slechts tot Limburg uitvoering hiervan gehouden indien de opdrachtgever tegelijkertijd ook voldoende aanvullende middelen ter beschikking stelt (zie artikel 16, achtste lid).
Tot het moment van instelling van het Regionaal Historisch Centrum Limburg was de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Limburg een onderdeel van de rijksarchiefdienst. Die bewaarplaats maakte dus samen met alle andere rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies organisatorisch deel uit van een door de rijksarchiefdienst centraal gestuurd netwerk waarin het rijksbeleid met betrekking tot het archiefbeheer als vanzelf tot uitvoering kwam. Omdat het Regionaal Historisch Centrum Limburg in juridisch organisatorische zin geen deel meer uitmaakt van de rijksarchiefdienst is ervoor gekozen om in het vierde lid uitdrukkelijk vast te leggen dat het Regionaal Historisch Centrum Limburg het archiefwettelijke beheer mede voert op basis van het door de minister en de gemeente gevoerde beleid op het terrein van het archiefbeheer; het gaat bijvoorbeeld om het beleid van de minister in het kader van de cultuurnota. Dat beleid is dan ook uitdrukkelijk richtsnoer bij het opstellen van de meerjarige en jaarlijkse beleidsplannen en begrotingsstukken.
Het zesde lid is opgenomen ter garantstelling aan kredietverstrekkers (zie de Circulaire Aansprakelijkheid voor schulden van openbare lichamen op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen - BZK, 8 juli 1999).
Het wordt niet in het belang van de bezoekers geacht als aan de zich langzamerhand landelijk ontwikkelende uniformiteit ten aanzien van de tarieven afbreuk gedaan zou worden. Daarom is er uitdrukkelijk voor gekozen om voor de in de artikelen 14 en 18 van de Archiefwet 1995 bedoelde kosten de tarieven te volgen, die zijn vastgesteld door of namens de minister.
Met overeenkomstige toepassing van artikel 8, derde lid, van de WGR wordt in dit artikel geregeld welke archiefwettelijke (zorg)taken van de minister en van de raden/de colleges van burgemeester en wethouders, die aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg zijn overgedragen door het algemeen bestuur worden uitgeoefend. Vastgelegd is tevens dat het algemeen bestuur de directeur benoemt. Het algemeen bestuur kan de directeur benoemen tot rijksarchivaris en gemeentearchivaris met inachtneming van hetgeen daaromtrent is gesteld in de Archiefwet 1995.
Het dagelijks bestuur stelt zelf de regels ten aanzien van zijn vergaderingen vast. Hierbij kan het model dat de VNG heeft opgesteld inzake de vergaderingen van burgemeesters en wethouders, voorzover dit nuttig en dienstig is, worden gevolgd.
Het derde lid regelt de ondertekening van de stukken door de voorzitter. Voor alle duidelijkheid wordt er op deze plaats op gewezen dat de meeste stukken die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan ingevolge artikel 31, tweede lid, eveneens de handtekening van de directeur krijgen.
In aansluiting op artikel 16 lid 1 van de Regeling openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum Limburg wordt bepaald dat de minister en de raad van de gemeente, op basis van een goedgekeurde begroting, een jaarlijkse bijdrage verstrekken, ter uitvoering van deze regeling.
– De jaarlijkse structurele bijdragen (inclusief huurlasten) van de partners in de regeling zijn, vanwege de overzichtelijkheid, vermeld in de bijlage bij de regeling. Deze bijdragen hebben het karakter van een vast budget.
– De partners maken vierjaarlijks afspraken met het Regionaal Historisch Centrum Limburg. Binnen die kaders dient zich de jaarlijkse begroting te bewegen. Na de jaarlijkse verantwoording wordt de bijdrage definitief vastgesteld. Verwezen wordt naar het Algemeen deel van deze toelichting onder Begrotingscyclus.
– De bijdrage vangt aan op het moment dat de regeling ‘Regionaal Historisch Centrum Limburg’ in werking treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar, wordt de bijdrage naar evenredigheid toegekend, met ingang van de eerste dag van de maand waarin de regeling wordt afgekondigd.
– De partners zullen er steeds voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen expliciet in hun respectieve begrotingen worden opgenomen.
– De incidentele bijdragen en de verleende garanties in het kader van de start van de nieuwe organisatie, zijn eveneens geregeld in de afzonderlijke bijlage.
In het vierde lid wordt bepaald dat afspraken gemaakt dienen te worden over de inbreng van vermogensbestanddelen. Wat betreft de vermogensbestanddelen die door het Rijk aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg worden overgedragen is de beleidslijn ‘overdracht van vermogensbestanddelen’ van het ministerie van Financiën van toepassing. Deze beleidslijn houdt in dat moet worden afgerekend over de overgedragen vermogensbestanddelen.
In het vijfde lid wordt vermeld dat bij gewijzigde financiering zo veel mogelijk een relatie wordt gelegd met de door het Regionaal Historisch Centrum Limburg te verrichten taken.
In het zesde lid wordt bepaald dat de huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Rijksarchief met het inwerkingtreden van deze regeling wordt omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Regionaal Historisch Centrum Limburg.
In het zevende lid wordt bepaald dat de financiering van het Regionaal Historisch Centrum Limburg geschiedt onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever voldoende gelden fourneert. Het achtste lid regelt dat als een opdrachtgever een bijzondere opdracht geeft (zie hiervoor de toelichting op artikel 2) de kosten hiervan gedragen worden door de opdrachtgever.
De cultuurbegroting van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap wordt voor een belangrijk deel geregeerd door het cultuurnotatraject, waarin de beschikbare begrotingsgelden van het Rijk voor perioden van vier jaar aan de verschillende terreinen van de cultuur worden toegewezen (uiteraard onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever jaarlijks met die voornemens instemt). Ook de financiering van de Rijksarchiefdienst die weer mede bepalend is voor de financiering van het Regionaal Historisch Centrum Limburg loopt in dat traject mee. Om die reden is geregeld dat het Regionaal Historisch Centrum Limburg een meerjarenbegroting en beleidsplan opstelt. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan maken de minister en gemeente resultaatafspraken met het Historisch Centrum (vierde lid).
Het dagelijks bestuur stelt ook een jaarlijkse begroting met toelichting op. Deze begroting is verplicht in het kader van de WGR wetgeving. De begroting dient inzicht te geven in de baten en lasten van de afzonderlijke activiteiten en de beoogde resultaten van dat jaar. Omdat de minister en gemeente zo veel mogelijk willen aansluiten op de cultuurnotacyclus is de meerjarenbegroting uitgangspunt en dient de jaarlijkse begroting daarop te worden afgestemd.
Het kan zijn dat de ingediende (meerjaren)begroting gewijzigd dient te worden bijvoorbeeld omdat de resultaatafspraken daarin onvoldoende verdisconteerd zijn of als gevolg van gewijzigde omstandigheden. In dat geval dient de procedure van artikel 19 zoveel mogelijk doorlopen te worden.
De jaarrekening en het jaarverslag dienen als basis voor het afleggen van rekening en verantwoording tegenover de minister en de gemeente. Die stukken omvatten ten minste een overzicht van inkomsten en uitgaven (exploitatierekening), een balans, alsmede een toelichting op beide stukken. Voor de inhoud van deze stukken kan aansluiting worden gezocht bij de bepalingen van de afdelingen 1 tot en met 6 van Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek. De inrichting van de begroting en van het jaarverslag zijn op elkaar afgestemd. De jaarrekening en het jaarverslag worden zowel op getrouwheid als op rechtmatigheid onderzocht. Zie ook de toelichting op artikel 25.
De mogelijkheid om regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting van de (meerjaren) begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en de aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn voor zowel de gemeente als de minister van belang voor de beoordeling van de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum Limburg de opgedragen taak behartigt en meer in het bijzonder voor de beoordeling van de jaarlijks te bereiken resultaten, bedoeld in artikel 17. Ook kunnen dergelijke regels van belang zijn voor de intensiteit van de accountantscontrole. Om een ordelijk financieel beheer te waarborgen zullen nog nadere regels worden gesteld. Hierbij zal rekening worden gehouden met Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek. Desgewenst kan gebruik worden gemaakt van het ‘Handboek financiële verantwoording Historische Centra’ van de rijksarchiefdienst of ‘Het handboek verantwoording cultuursubsidies’ van het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap.
Bij dit artikel gaat het om de archieven die door het Regionaal Historisch Centrum Limburg zelf gevormd worden. De Archiefwet 1995 verplicht immers om in geval van een gemeenschappelijke regeling een voorziening te treffen omtrent de zorg voor de eigen te produceren archiefbescheiden. Met de onderhavige bepaling wordt die verplichting nagekomen.
Teneinde de verantwoordelijkheid van de minister en de gemeente voor de staat van de archieven te kunnen waarborgen, is opgenomen dat de minister en de gemeente te allen tijde toezicht daarop kunnen uitoefenen.
De in het tweede lid bedoelde voordracht voor een directeur kan uit meerdere namen bestaan. Gebruikelijk is dat de instantie die de beslissing neemt, zich houdt aan de voorgedragen volgorde.
Uit artikel 30 blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden verbonden aan het archiefbeheer alsmede archiefwettelijke taken en bevoegdheden die aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg zijn overgedragen in hoofdzaak in handen gelegd zijn van de directeur.
Een van de voordelen van een gemeenschappelijke regeling is dat hierdoor een eenduidige rechtspositie van de medewerkers kan worden bereikt. In de regeling is gekozen voor het toepassen van de rechtspositieregeling van de gemeente Maastricht.
Gezien het feit dat het archiefwezen in Nederland in verandering is en dat het werkgebied van de rijkspartner, het rijksarchief in Limburg, in deze gemeenschappelijke regeling de gehele provincie Limburg bestrijkt, wordt de mogelijkheid van toetreding tot deze regeling van andere partners die werkzaam zijn op het terrein van het cultureel erfgoed nadrukkelijk opengehouden.
De inwerkingtreding is gekoppeld aan de inschrijving van de regeling overeenkomstig artikel 26 WGR. Inschrijving zal evenwel pas kunnen plaatsvinden nadat de gemeente de goedkeuring van de provincie (artikel 36 WGR) heeft verkregen en de minister via de procedure van artikel 97, tweede lid, WGR de instemming van het parlement heeft verkregen.
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M.C. van der Laan
De raad van de gemeente Maastricht,
De voorzitter
De griffier
Burgemeester en wethouders van de gemeente Maastricht,
De burgemeester
De secretaris
In deze bijlage zijn de afspraken rond de structurele en incidentele bijdragen van partners aan het Regionaal Historisch Centrum Limburg nader gespecificeerd (art. 16, lid 1).
Er is afgesproken dat de beschikbare exploitatiebudgetten van de afzonderlijke instellingen waaruit het Regionaal Historisch Centrum Limburg ontstaat, zullen worden samengevoegd. Uit deze exploitatiebudgetten zullen de exploitatiekosten van de instelling worden gefinancierd, waarbij de behaalde efficiencyvoordelen zullen worden aangewend voor nieuw beleid ten behoeve van de publieksfunctie.
De jaarlijkse structurele bijdragen van de partners zijn, inclusief huurlasten, als volgt:
– het Rijk € 2.985.000,– (prijspeil 2004)
– gemeente Maastricht € 815.000,– (prijspeil 2004)
De bijdragen van het Rijk en de gemeente Maastricht kunnen met ingang van 2005 jaarlijks worden verhoogd met een nog nader vast te stellen percentage voor loon- en prijscompensatie.
De bijdrage vangt aan op het moment dat de Regeling Regionaal Historisch Centrum Limburg in werking treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar, wordt de bijdrage naar evenredigheid toegekend met ingang van de eerste dag van de maand, waarin de regeling in werking treedt. Het Rijk en de gemeenten zullen er voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen in hun respectievelijke begrotingen worden opgenomen.
Het Rijk bepaalt met betrekking tot de bovengenoemde bijdrage het volgende:
• Voor 2004 wordt de structurele bijdrage van € 2.985.000,– (78,5% van het totaal) verstrekt op basis van het in de begroting van de Rijksarchiefdienst 2004 opgenomen en geïndexeerde budget. Het budget is opgebouwd uit drie elementen: een algemene bijdrage van € 1.231.000; een huurbudget van € 1.694.000; en een stelpost voor indexering van € 60.000,–. Deze laatste post is afhankelijk van de feitelijke toekenning conform artikel 16 lid 2.
• Een eventuele aanpassing van de structurele bijdrage van het rijk aan de loon- en prijsontwikkelingen vindt plaats in de loop van het begrotingsjaar met een percentage dat door de minister wordt vastgesteld.
De gemeente Maastricht bepaalt met betrekking tot de bovengenoemde bijdragen het volgende:
• Voor 2004 wordt de structurele bijdrage van € 815.000,– (21,5% van het totaal) verstrekt op basis van het in de gemeentebegroting 2004 opgenomen en geïndexeerde budget. Het budget is opgebouwd uit drie elementen: een algemeen budget van € 746.000,–; een budgetverhoging van € 20.000,–, (dit betreft een aanpassing van het budget van het Centre Ceramique inzake schoonmaak/energie/huur, welke in verhouding wordt doorgegeven aan het GAM); een bedrag van € 49.000,– zijnde een korting inzake het BTW-compensatiefonds. Door het Regionaal Historisch Centrum Limburg kan dit budget jaarlijks bij de gemeente Maastricht worden geclaimd1 .
• De jaarlijkse aanpassing van de structurele bijdrage van de gemeente Maastricht wordt met ingang van 2005 aangepast overeenkomstig de systematiek die door de gemeente gehanteerd wordt voor gesubsidieerde professionele instellingen. De dienaangaande indexeringspercentages worden jaarlijks vastgesteld door het Hoofd Concern Financiën van de gemeente Maastricht.
Naast de structurele bijdragen verstrekken de partners de volgende incidentele bijdragen (alle bedragen op prijspeil 2004):
Behoudsgelden tot en met 2004, ad € 40.000,–, en een vergoeding voor afschrijfkosten tot en met 2007, samenhangend met de eerste inrichting van de Sint Pietersraat in 1994/1995, ad € 118.000,– (in 2008 vallen de afschrijvingskosten weg).
Een eenmalige bijdrage van € 80.000,– voor de verhuizing van archieven en medewerkers van het GAM naar de Sint Pieterstraat (dit bedrag wordt aangepast op de werkelijke kosten)
Het Rijksarchief Limburg heeft een taakstelling opgelegd gekregen van het Rijk om minimaal € 73.000 eigen baten te realiseren. Deze taakstelling houdt verband met de overcapaciteit die in het gebouw aan de Pieterstraat zit. Het budget van het rijk is in het verleden aangepast op de mogelijkheid om deze overcapaciteit te vermarkten. Het is aan het bestuur/directie om in 2004 invulling te geven aan de taakstelling. Dit kan geschieden door verhuur van de depots (de bezettingscijfers geven aan dat er minimaal 5 km depotruimte langdurig verhuurd kan worden), of via het afstoten cq onderverhuren van een deel van het gebouw. Mede in het licht van een toekomstige samenwerking met andere regionale erfgoedpartners zou er een huisvestingsplan opgesteld kunnen worden dat voorziet in het reduceren van de overcapaciteit.
Door de partners worden de volgende vermogensbestanddelen ingebracht:
Een bedrag van € 16.000,– voor voorzieningen en onderhoud met betrekking tot het pand aan de Sint Pieterstraat. Dit met in achtneming van de toelichting op artikel 16 lid 4 van de regeling.
Een bedrag van € 25.000,–, (productiemiddelenfonds van het GAM) en een bedrag van € 14.000,– (het collectiebeheer fonds van het GAM).
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2005-21-p34-SC68632.html