Regeling schaduwdraaien onderwijsnummer beroepsonderwijs en educatie

29 augustus 2005

Nr.: BVE/FC&I/2005/28040

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Handelende in overeenstemming met de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit;

Gelet op artikel 2.3.6a, derde lid en artikel 2.5.5a, derde lid van de Wet educatie en beroepsonderwijs;

Besluit:

Artikel 1

Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. wet: de Wet educatie en beroepsonderwijs;

b. Programma van Eisen: het Programma van Eisen elektronische gegevensuitwisseling tussen BVE-instellingen en de IB-Groep;

c. accountantsmutaties: wijzigingen in de gegevens die aangemeld worden op gezag van de accountant, als beschreven in het Programma van Eisen;

d. bevoegd gezag: het bevoegd gezag bedoeld in artikel 1.1.1, onderdeel w, 1^e, 2^e en 5^e lid van de wet;

e. BRON: het basisregister onderwijs, bedoeld in artikel 9a van de Wet verzelfstandiging informatiseringsbank;

f. CFI: het agentschap Centrale Financiën Instellingen van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

g. gegevens: de in artikel 2.3.6a, tweede lid, artikel 2.5.5a, tweede lid en artikel 8.1.1a, eerste lid van de wet bedoelde gegevens, die betrekking hebben op de volgende drie peilperioden:

1. De peildatum 1-10-2005 wat betreft de ingeschreven deelnemers;

2. Het kalenderjaar 2005 wat betreft de diploma’s beroepsonderwijs;

3. Het studiejaar 2004/2005 wat betreft de diploma’s VAVO;

h. IB-Groep: de Informatie Beheer Groep bedoeld in de Wet verzelfstandiging informatiseringsbank;

i. instelling: een instelling als bedoeld in artikel 1.1.1, onderdeel b van de wet, een instituut als bedoeld in artikel 12.3.8 van de wet, en de hogeschool Haarlem of diens rechtsopvolgers, bedoeld in artikel 12.3.9 van de wet;

j. schaduwdraaien: het digitaal verzamelen van de gegevens het vergelijken daarvan met de gegevens uit de traditionele tellingen, zoals gespecificeerd in de bijlagen.

Artikel 2

Schaduwdraaien 2005

1. Het bevoegd gezag verstrekt de voor 2 oktober aangebrachte gegevens vóór 15 november 2005 aan de IB-Groep.

2. Het bevoegd gezag verstrekt de na 1 oktober 2005 aangebrachte nieuwe en gemuteerde gegevens, vóór 3 april 2006 aan de IB-Groep.

3. Het bevoegd gezag verstrekt de na vanaf 3 april 2006 aangebrachte nieuwe en gemuteerde gegevens, vóór 1 juli 2006 aan de IB-Groep.

4. Bij het schaduwdraaien zijn vanaf 3 april 2006 alleen nog accountantsmutaties toegestaan op de bekostigingsrelevante items.

5. Het bevoegd gezag laat in het kader van het schaduwdraaien een extra controle uitvoeren door zijn accountant welke gebaseerd is op het Programma van Eisen en het controleprotocol. De accountantsverklaringen dienen uiterlijk 1 juli 2006 te zijn ontvangen.

6. CFI vergelijkt de in het eerste, tweede en derde lid genoemde gegevens op geaggregeerd niveau met de Referentieramingtelling van oktober 2005 en de bekostigingstellingen van februari en juli 2006.

7. Voor instellingen als bedoeld in artikel 1.1.1, onderdeel b, onder 1°, 2° en 3° van de wet geldt dat aan de verplichtingen, voortvloeiend uit de artikelen 2.3.6a tweede lid en 2.5.5a tweede lid van de wet is voldaan, indien wordt voldaan aan de volgende vereisten:

a. op 15 november 2005 dient BRON voor tenminste 25% te zijn gevuld met de vereiste gegevens ten opzichte van de Referentieramingtelling,

b. op 3 april 2006 dient BRON voor tenminste 75% te zijn gevuld met de vereiste gegevens ten opzichte van de voorlopige bekostigingstelling voor het beroepsonderwijs en ten opzichte van de Referentieramingtelling voor de educatie,

c. op 1 juli 2006 dient aan de eisen vermeld in bijlage 1 te zijn voldaan.

8. De eisen vermeld in het zevende lid onder c gelden afzonderlijk per:

a. leerweg, als gedefinieerd in bijlage 1, voor het aantal in BRON geregistreerde deelnemers beroepsonderwijs,

b. leerweg voor het aantal diploma’s beroepsonderwijs,

c. opleiding voor het aantal in BRON geregistreerde deelnemers volwasseneneducatie, en

d. opleiding voor het aantal in BRON geregistreerde diploma’s volwasseneneducatie.

9. Artikel 5, eerste lid, van de Regeling gegevensverstrekking in verband met de invoering van het onderwijsnummer in het Beroepsonderwijs en de Volwassenen Educatie (BVE) is niet van toepassing op het schaduwdraaien.

Artikel 3

Agrarische opleidingscentra

1. Artikel 2, vierde tot en met achtste lid, is niet van toepassing voor zover het gegevens betreft afkomstig van agrarische opleidingscentra, bedoeld in artikel 1.3.3 van de wet.

2. De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit vergelijkt de in het eerste lid genoemde gegevens met de interfacegegevens van 2005.

3. Bij de beoordeling van de vergelijking bedoeld in het tweede lid hanteert de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit de criteria zoals vermeld in bijlage 2 van deze regeling.

Artikel 4

Wijziging van de Regeling gegevensverstrekking

De Regeling gegevensverstrekking in verband met de invoering van het onderwijsnummer in het Beroepsonderwijs en de Volwassenen Educatie (BVE) wordt als volgt gewijzigd:

Artikel 5, eerste lid, komt te luiden:

1. Het bevoegd gezag verstrekt nieuwe gegevens en mutaties in de bestaande gegevens zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken nadat het gegeven is aangebracht of de mutatie is ontstaan.

Artikel 5

Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 6

Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling schaduwdraaien onderwijsnummer beroepsonderwijs en educatie.

Deze regeling zal met de bijlagen en de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M.J.A. van der Hoeven.

Toelichting

Algemeen

In de Regeling gegevensverstrekking in verband met de invoering van het onderwijsnummer in het Beroepsonderwijs en de Volwassenen Educatie (BVE) en de Beleidsregel gegevensverstrekking in verband met de invoering van het onderwijsnummer in het Beroepsonderwijs en de Volwassenen Educatie (BVE), die op 15 september 2004 gepubliceerd zijn in het Gele Katern, wordt beschreven welke gegevens vanaf 2004 door BVE-instellingen aan de IB-Groep moeten worden geleverd met het persoonsgebonden nummer. De eerste, experimentele, leveringen, betrekking hebbend op het kalenderjaar 2004 (waaronder inschrijvingen op 1/10) vinden al plaats.

Anders dan tijde van de publicatie van bovengenoemde regelingen werd verwacht, wordt het studiejaar 2005/2006 gebruikt voor het zogenaamde schaduwdraaien. Dat betekent dat gegevens op de oude (schriftelijke) én de nieuwe (digitale) manier worden geleverd en met elkaar vergeleken.

Voor wat betreft OCW zullen, als het schaduwdraaien goed verloopt, vanaf het studiejaar 2006/2007 de gegevens met het onderwijsnummer gebruikt worden voor de bekostiging van instellingen. De instellingen zullen hierover uiterlijk in september 2006 worden geïnformeerd. Eerder is helaas niet mogelijk omdat het schaduwdraaien doorloopt tot juli en veel gegevens pas daarna kunnen worden geanalyseerd.

Voor wat betreft de Agrarische Onderwijs Centra (AOC’s) zullen de (op de oude wijze) door het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (Ministerie van LNV) verzamelde gegevens worden vergeleken met de gegevens verzameld door de IB-Groep (met het onderwijsnummer). Als niet aan de criteria zoals vermeld in bijlage 2 is voldaan, dan zal LNV besluiten nog een jaar schaduw te draaien.

In de onderhavige Regeling schaduwdraaien, die een aanvulling vormt op de bovengenoemde Regeling gegevensverstrekking en op de beleidsregel, wordt nader gepreciseerd hoe en op welke data de gegevenslevering ten behoeve van het schaduwdraaien moeten worden geleverd. Anders dan in de structurele situatie gelden voor het schaduwdraaien vaste einddata voor de gegevenslevering; in de structurele situatie moeten nieuwe gegevens en mutaties binnen 4 weken worden aangeleverd. Dat is voor het eerst het geval voor de gegevens met betrekking tot de peildatum 1 oktober 2006, diploma’s beroepsonderwijs behaald in 2006 en resultaten educatie behaald in het studiejaar 2005/2006.

Artikelsgewijs

Artikel 2–4

Deze artikelen schrijven voor wanneer de gegevens moeten worden geleverd. Er worden voor de invoering van het onderwijsnummer 3 fasen onderscheiden:

1. Het studiejaar 2004/2005. Leveringen over deze periode vinden reeds plaats.

2. Het studiejaar 2005/2006 waarin wordt schaduwgedraaid. Voor deze periode is de onderhavige regeling van toepassing.

3. De structurele situatie.

In de eerste twee fasen wordt nog een verband gelegd met een concrete tijd (peilmoment, studie- of kalenderjaar). In fase drie is nog alleen het tijdstip van de mutatie van belang.

De gegevens dienen te worden verstrekt conform het Programma van Eisen, zoals voorgeschreven in artikel 4, tweede lid, van eerder genoemde Regeling gegevensverstrekking. Dit Programma van Eisen wordt ook gepubliceerd op de Internetsite www.onderwijsnummer.nl.

Artikel 2, eerste, tweede en derde lid

De gegevens over deelnemers op 1 oktober 2005, diploma’s beroepsonderwijs behaald in het kalenderjaar 2005, en diploma’s VAVO behaald in het studiejaar 2004/2005, worden getoetst in de periode april–augustus 2006. De eisen staan in Bijlage 1 van de regeling.

De gegevens worden gecontroleerd per onderwijssoort (leerweg, deeltijd, niveau).

De eisen voor het beroepsonderwijs zijn in overeenstemming met die van VO (marge 1%). De marge voor educatie is 10%, in overeenstemming met het feit dat deze gegevens niet voor bekostiging worden gebruikt.

Bij het schaduwdraaien zullen, behoudens grove nalatigheid, nog geen sancties worden toegepast op het onvolledig leveren van gegevens met het onderwijsnummer.

Artikel 2, vierde en vijfde lid

Naast de reguliere controle op de bekostigingsgegevens zal de instellingsaccountant in het kader van het schaduwdraaien een extra controle verrichten. De accountant voert daarbij het controleproces uit zoals het plaats zal vinden na invoering van het onderwijsnummer. Tevens vergelijkt hij de uitkomsten van de telformulieren met de gegevens zoals deze in BRON geregistreerd staan en verklaart eventuele verschillen. De instellingen zullen nader worden geïnformeerd over de inhoud van deze controle.

De papieren telling van 2005–2006 vormt echter de basis voor de bekostiging van kalenderjaar 2007.

Artikel 2, zevende lid

CFI informeert de instellingen uiterlijk in september 2006 over de resultaten van de vergelijking, bedoeld in onderdeel c.

Artikel 2, achtste lid

De eisen gelden afzonderlijk per leerweg. Zoals in bijlage 1 is aangegeven worden deeltijd BOL en voltijd BOL hierbij als verschillende leerwegen behandeld. De toetsen gelden dus afzonderlijk voor Vt‑BOL, Dt-BOL en BBL.

Voor educatie gelden de eisen afzonderlijk voor de opleidingen VMBO, HAVO, VWO, opleidingen met NT2 en overige opleidingen.

Artikel 3

De gegevens afkomstig van de AOC’s zullen door LNV worden gecontroleerd. De gegevens verzameld door de IB-Groep worden vergeleken met de elektronische bestanden van de corresponderende gegevens die het LNV heeft verzameld. De Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit informeert de instellingen uiterlijk 15 september 2006 over de resultaten van de vergelijking, bedoeld in het tweede lid.

Artikel 4

Artikel 4 wijzigt artikel 5, eerste lid, van de Regeling gegevensverstrekking in verband met de invoering van het onderwijsnummer in het Beroepsonderwijs en de Volwassenen Educatie (BVE), (Gele Katern 14, 15 september 2004). De periode waarbinnen een mutatie moet worden gemeld is verruimd van twee naar vier weken.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M.J.A. van der Hoeven

Bijlage 1. Criteria bij Regeling schaduwdraaien onderwijsnummer BVE

In onderstaand overzicht worden de criteria gespecificeerd die gebruikt worden voor het schaduwdraaien onderwijsnummer BVE. Er wordt een overzicht gegeven van de te gebruiken informatie die nu binnenkomt met de huidige (geaggregeerde, papieren) tellingen. De betekenis van de kolommen is als volgt:

Telling: geeft aan om welke telling het gaat;

B.O./Edu: of het beroepsonderwijs of educatie betreft; bij het beroepsonderwijs moet vergeleken worden met het aantal inschrijvingen of diploma’s met een positieve bekostigingsverwachting respectievelijk -indicatie.

Tabel: om welke tabel (onderdeel van de telling) het gaat.

De daarop volgende twee kolommen geven aan welke gegevens gekruist worden. Een getal geeft het aantal categorieën aan dat het gegeven bijdraagt.

Leerweg: de leerweg; voor dit document wordt hierin ook onderscheid gemaakt tussen vol- en deeltijd. We onderscheiden hier dus: voltijds BOL, deeltijds BOL en BBL.

Niveau: het niveau van de opleiding. Bij educatie worden opleidingen met en zonder NT2 onderscheiden. Bij de opleidingen zonder NT2 worden niet de formele niveaus 1–4 gebruikt, maar VMBO, HAVO, VWO en overige educatie.

Marge: (voorwaarde) geeft aan bij welke afwijkingen de resultaten worden afgekeurd. Als het aantal in de oude (geaggregeerde) telling boven de 100 ligt, is de marge een percentage. Bij lagere aantallen geldt dit getal als absolute waarde. De relatieve afwijking wordt als volgt berekend:

(resultaat nieuwe telling) – (resultaat oude telling) / (resultaat oude telling)

Zo is de betekenis van de laatste rij uit de tabel dat het aantal diploma’s van alle 3 combinaties van leerweg en deeltijd uit de bekostigingstelling niet meer dan 1% (of 1 als dat minder is dan 100) mag afwijken van het met het onderwijsnummer opgegeven aantal.

Marges schaduwdraaien onderwijsnummer BVE

Telling	B.O./Edu.^1	Tabel	Leerweg^2,3	Niveau	Marge	Opmerkingen
Referentieraming	ED	Deelnemers		3+1+1	10	3 niveaus VAVO (VMBO, HAVO, VWO), overige opleidingen met respectievelijk zonder NT2.
				Diploma’s		3	10	Over vorig studiejaar. Alleen voor VAVO.
Bekostigingstelling	B.O.	Deelnemers	3		1
				Diploma’s	3		1	Over kalenderjaar.

¹ NT2 apart bij Educatie.

² De getallen in deze en de volgende kolom geven het aantal categorieën aan dat het gegeven bijdraagt.

³ Inclusief deeltijd.

Bijlage 2. Criteria schaduwdraaien instellingen in de Landbouw en Natuurlijke Omgeving

Uitgangspunten

Bij het bepalen van de criteria wordt uitgegaan van BVE (24.000) en VMBO (34.000) deelnemers. De BVE-deelnemers hebben 13 kenmerken die betrekking hebben op de bekostiging en 8 kenmerken die geen betrekking hebben op de bekostiging. De VMBO-deelnemers hebben 6 kenmerken die betrekking hebben op de bekostiging en 12 kenmerken die geen betrekking hebben op de bekostiging Verder is het verwachte aantal deelkwalificaties 113.000. Bij de berekening van de werkelijke foutpercentages zal worden uitgegaan van het aantal deelnemers zoals dit bij LNV is geregistreerd.

Bij het berekenen van de marges is gelet op het aantal fouten dat een AOC redelijkerwijs nog kan herstellen vóórdat de volgende aanlevering plaats moet vinden. Hierbij is rekening gehouden met vakantieperioden en nieuwe inschrijvingen.

Criteria

Eerste criterium: hebben alle AOC’s hun gegevens aan IB-groep geleverd en zijn de gegevens correct doorgeleverd aan CFI/LNV? Indien een AOC ontbreekt, wordt besloten de LNV interface nog een jaar te continueren.

Het tweede criterium: zijn de deelnemers in beide gegevensverzamelingen aanwezig?

Het aantal deelnemers dat in één van beide verzamelingen niet voorkomt wordt gesommeerd. Bij een aantal groter dan 0,2% van het totale aantal deelnemers wordt de aanlevering afgekeurd en wordt besloten de LNV interface nog een jaar te continueren.

Derde criterium: komen de bekostigingsgegevens in beide bestanden met elkaar overeen? Per deelnemer worden alle foutieve bekostigingsgegevens geregistreerd.

Bij een afwijking van meer dan 0,1% van het totale aantal bekostigingskenmerken wordt besloten de LNV interface nog een jaar te continueren.

Vierde criterium: komen de niet-bekostigingskenmerken in beide bestanden met elkaar overeen? Per deelnemer worden alle foutieve gegevens geregistreerd.

Indien het aantal foutieve niet-bekostigingskenmerken groter is dan 0,5% van het totale aantal niet-bekostigingskenmerken, dan wordt de aanlevering afgekeurd en wordt besloten de LNV interface nog een jaar te continueren.

Totaaloordeel

Het is mogelijk dat het aantal fouten bij het tweede, derde en vierde criterium afzonderlijk nog binnen de gedefinieerde foutenrange valt, maar dat het totale aantal fouten over alle drie criteria zo hoog is dat toch besloten moet worden de LNV interface nog voort te zetten. Voor deze beslissing wordt gebruik gemaakt van de onderstaande tabel.

	Range	Maximaal aantal afwijkingen
Criterium 2	0,1–0,2%	116 leerlingen (± 2300 kenmerken)
Criterium 3	0,05–0,1%	492 kenmerken
Criterium 4	0,25–0,5%	3000 kenmerken

Bij de beoordeling mogen maximaal 2 van de 3 criteria in de range te vallen. Indien er meer criteria in de range vallen, wordt in beginsel besloten de LNV interface voort te zetten.

Er mogen in totaal maximaal ca. 5300 kenmerken afwijken. LNV gaat ervan uit dat dit het maximale aantal afwijkingen is dat op tijd kan worden gecorrigeerd.

Indien bij het schaduwdraaien blijkt dat de instellingen voldoen aan de door LNV gestelde criteria dan zal LNV de ‘eigen’ gegevensuitwisseling met de instellingen beëindigen en overgaan op de informatievoorziening m.b.v. het onderwijsnummer.

Beoordelingskenmerken

In de onderstaande tabellen wordt per categorie het aangeleverde gegeven vermeld dat met het equivalente LNV gegeven wordt vergeleken. Verder is een kolom ‘bekostiging’ opgenomen: hierin wordt met ja/nee aangegeven of het om een bekostigingsgegeven gaat.

Indien bepaalde gegevens nog niet door CFI worden geleverd zal LNV dit in zijn controle criteria aanpassen.

Controle persoonsgegevens BVE

Aangeleverd	Bekostigingsgegeven
Brincode en inschrijvingsvolgnummer	Ja
Postcode cijfers	Nee
Geslacht	Nee
Nationaliteit	Nee
Hoogste vooropleiding	Nee
Leeftijden op peildata	Ja
Geboorteland plus geboortelanden ouders	Nee

VMBO

Aangeleverd	Bekostigingsgegeven
Brincode, volgnummer vestiging en identificatienummer	Ja
Postcode	Nee
Geslacht	Nee
Leeftijden op peildata	Nee
Nationaliteit	Nee

Controle leerlingen/opleidingen BVE

Aangeleverd	Bekostigingsgegeven
Brin code en inschrijvingsvolgnummer	Ja
Datum inschrijving	Ja
Datum uitschrijving	Ja
Indicatie bekostiging	Ja
Indicatie gehandicapt	Nee
Gevolgde kwalificatie	Ja
Leerweg	Ja
Intensiteit	Ja
Indicatie BPV	Ja

Controle diploma’s BVE

Aangeleverd	Bekostigingsgegeven
Indicatie bekostiging diploma	Ja
Behaalde kwalificatie	Ja
Datum behaald	Ja

Controle deelkwalificaties BVE

Aangeleverd	Bekostigingsgegeven
Behaalde kwalificatie	Nee
Datum behaald	Nee

Controle leerlingen/opleidingen VMBO

Aangeleverd	Bekostigingsgegeven
Brincode, volgnummer vestiging en identificatienummer	Ja
Datum inschrijving	Ja
Datum uitschrijving	Ja
CUMI-categorie	Ja
CUMI ratio	Ja
Opleiding	Nee
LWOO indicatie	Ja
Praktijkonderwijs indicatie	Nee
Intrasectoraal programma indicatie	Nee
Leerwerktraject indicatie	Nee
Leerjaar	Nee
Aantal jaren praktijkonderwijs	Nee

Controle diploma’s VMBO

Aangeleverd	Bekostigingsgegeven
Datum examen afgerond	Nee
Examen uitslag	Nee