Regeling bewaring GBA-bescheiden

Regeling van de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties van 25 augustus 2005, nr. BPR/2004/52846, houdende voorschriften omtrent de bewaring van geschriften en andere bescheiden in verband met de verwerking van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Regeling bewaring GBA-bescheiden)

De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties,

Gelet op artikel 46 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Besluit:

Artikel 1

1. De te bewaren geschriften en andere bescheiden, ongeacht hun vorm, die de verantwoordelijke heeft gebruikt in verband met de verwerking van gegevens in de basisadministratie persoonsgegevens zijn vermeld in de als bijlage bij deze regeling gevoegde lijst.

2. De in het eerste lid bedoelde geschriften en andere bescheiden worden met het oog op het gebruik daarvan bij de uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens bewaard gedurende de in de lijst vermelde termijn.

Artikel 2

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 3

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling bewaring GBA-bescheiden.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, A. Pechtold.

Bijlage

Categorieën van te bewaren bescheiden en bewaartermijnen
Bescheiden gebruikt voor de eerste inschrijving van betrokkene in Nederland, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden gebruikt bij opname, wijzigen en corrigeren van gegevens betreffende naam, geboorte, geslacht en afstamming in alle categorieën van de persoonslijst, bescheiden gebruikt bij het verwijderen van historische oudergegevens en bescheiden waaruit de datum rechtsgeldigheid van genoemde gegevens blijkt, voor zover die bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen, wijzigen van gegevens inzake het aangaan of het ontbinden van huwelijk/geregistreerd partnerschap, voorzover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd	110 jaar
Verklaring onder eed of belofte, als bedoeld in artikel 36, tweede lid van de Wet GBA	Onbeperkt
Bescheiden betreffende het aanwijzen van ambtenaren, bedoeld in artikel 36, tweede lid, onder e van de Wet GBA	5 jaar na het vervallen van de bevoegdheid
Bescheiden betreffende het naamgebruik	5 jaar
Bescheiden afkomstig van de Nederlandse burgerlijke stand	1 jaar
Bescheiden afkomstig van het persoonsregister, het archiefregister en het elektronisch hulpregister (voor zover dit de persoonskaarten vervangt)	1 jaar
Kennisgevingen afkomstig uit het curateleregister en het gezagsregister	1 jaar
Bescheiden betreffende de opschorting van de persoonslijst (niet zijnde overlijden)	10 jaar
Bescheiden betreffende opname of wijziging in de documentindicatie (tot moment van opheffen van de opschorting)	110 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging, de verlening en het verlies van het Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft	10 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van bijzonder Nederlanderschap, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft	10 jaar
Bescheiden betreffende het bezit, de verkrijging en het verlies van een niet-Nederlandse nationaliteit, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft	10 jaar
Aangifte van (her)vestiging in Nederland, van adreswijziging (niet zijnde emigratie) en overige bescheiden betreffende het verblijf en het adres	5 jaar
Bescheiden betreffende het aanwijzen van instellingen, bedoeld in artikel 67 van de Wet GBA	1 jaar na vervallen van de verplichting of opheffing van de instelling.
Bescheiden betreffende het bezit van een buitenlands reisdocument, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft	5 jaar
Bescheiden betreffende het opnemen of wijzigen van gegevens met betrekking tot Nederlandse reisdocumenten, voor zover deze gegevens niet in de reisdocumenten-administratie ingevolge de Paspoortwet worden opgenomen	11 jaar
Bescheiden betreffende het Nederlands kiesrecht, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft	1 jaar
Bescheiden betreffende het Europees kiesrecht, voor zover het de vermelding van dit gegeven in de GBA betreft	6 jaar
Verzoeken betreffende de toepassing van artikel 102 van de Wet GBA	5 jaar
Bescheiden verband houdend met de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie (waaronder verzoeken betreffende het inzagerecht)	5 jaar
Alle overige bescheiden verband houdend met de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie (onder meer onderzoeksdossiers, bescheiden betreffende een procedure ingevolge artikel 83 Wet GBA)	10 jaar

Toelichting

De ‘Regeling bewaring GBA-bescheiden’ geeft uitvoering aan artikel 46 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Besluit GBA). In dat artikel wordt bepaald dat bij ministeriële regeling regels kunnen worden gesteld omtrent de bewaring van geschriften en andere bescheiden, ongeacht hun vorm, die zijn gebruikt in verband met de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke basisadministratie. In een als bijlage bij de regeling behorende lijst zijn de geschriften en andere bescheiden opgesomd die gedurende de daarbij aangegeven termijn bewaard moeten worden.

Het bewaren van de bescheiden is in de eerste plaats van belang voor een goede werking van het bedrijfsproces met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Aan de hand van de bewaarde bescheiden is het mogelijk om in de GBA opgenomen gegevens te controleren op eventuele fouten en deze gegevens zonodig te herstellen. Zodoende kan op operationeel niveau de kwaliteit van de GBA worden bewaakt. Uit het voorgaande vloeit voort dat de te bewaren bescheiden ook een belangrijke rol spelen bij de uitvoering van de periodieke GBA-audit. Deze driejaarlijkse audit, die door een externe auditinstelling wordt uitgevoerd, bevat naast een onderzoek naar het juist hanteren van de procedures en de naleving van de privacybepalingen, tevens een inhoudelijke controle op de juistheid van de in de GBA opgenomen gegevens. Voor dit laatste kan raadpleging van de in de lijst bedoelde bescheiden noodzakelijk zijn. Tenslotte is het bewaren van de bescheiden relevant in het kader van het toezicht op de uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, dat wordt uitgeoefend door het College bescherming persoonsgegevens. Dit college kan in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij gemeenten zelfstandig onderzoek doen naar de juistheid van de gegevensverwerking in de gemeentelijke basisadministratie. In dat kader kan het college bescheiden als genoemd in de bijlage bij deze regeling opvragen.

De in de lijst genoemde termijnen hebben uitsluitend betrekking op de bewaring van de bescheiden met het oog op het gebruik daarvan bij de uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA). Daarnaast zijn er voor de onderhavige documenten ook bewaartermijnen ingevolge de Archiefwet 1995. Indien een gemeente (al dan niet via de VNG) een ontwerp-selectielijst van te bewaren documenten heeft vervaardigd, die door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is vastgesteld, gelden de daarin genoemde termijnen als archief-bewaartermijnen. De verhouding tussen beide soorten bewaartermijnen is als volgt. De geschriften en bescheiden die op de datum van inwerkingtreding van deze regeling aanwezig zijn en genoemd staan in de bij deze regeling behorende bijlage dienen ten minste gedurende de daarbij aangegeven termijn te worden bewaard, ook al geeft een eventueel vastgestelde archief-selectielijst kortere termijnen aan. De in de regeling genoemde en bij de gemeente aanwezige geschriften en bescheiden hoeven na het verloop van de in de bijlage genoemde termijn in beginsel niet meer te worden bewaard met het oog op de uitvoering van de Wet GBA. Indien echter in een archief-selectielijst langere bewaartermijnen zijn opgenomen, dan wel een dergelijke archief-selectielijst (nog) niet is vastgesteld, dienen deze documenten (onbeperkt) te worden bewaard overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995. Gezien het bovenstaande blijkt het noodzakelijk te zijn om uitvoering te geven aan artikel 46 van het Besluit GBA.

De regeling geeft geen specifieke regels met betrekking tot de wijze van bewaring. Op dit punt kan in algemene zin worden volstaan met de regeling in de Archiefwet 1995. Dit houdt in dat de bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard. Het betekent eveneens dat het in beginsel mogelijk is om de bescheiden desgewenst te bewaren in de vorm van een kopie op een elektronisch opslagmedium. In dat geval dient er te worden voldaan aan de voorschriften die zijn opgenomen in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001, 180) en de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002, 43).

De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties,

A. Pechtold