Vaststelling selectielijst neerslag handelingen Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer beleidsterrein Monumentenzorg 1945–1990

31 mei 2005

Nr. C/S&A/05/1143

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 28 april 2005, nr. arc-2005.02131/3;

Besluiten:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein Monumentenzorg over de periode 1945–1990’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Een belanghebbende kan tegen dit besluit beroep instellen bij de rechtbank binnen het rechtsgebied waarvan hij zijn woonplaats heeft. Voordat hij beroep instelt, moet hij binnen zes weken na de inwerkingtreding van dit besluit bij de Staatssecretaris een bezwaarschrift indienen. Dit bezwaarschrift moet worden gestuurd naar CFI/FJZ, ter attentie van het secretariaat van de Commissie voor de bezwaarschriften, Postbus 606, 2700 ML Zoetermeer.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 31 mei 2005.
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:
de Algemene Rijksarchivaris, M.W. van Boven.De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer,
namens deze:
de Directeur Personeel, Informatie en Organisatie, A.J. Kuijper.

BSD MONUMENTENZORG 1945–1990

Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

Vastgesteld december 2004

INLEIDING

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Een Basisselectiedocument (BSD) is de verantwoording van het bewaar- en vernietigingsbeleid van archiefbescheiden door de organisatie, alsmede het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie in de rijks- en provinciale archieven. In het BSD is aan iedere handeling een waardering gegeven voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die betrekking hebben op die handeling. Alvorens de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen het BSD vaststelt, hoort deze de Raad voor Cultuur. Na vaststelling van het BSD kan de procedure voor enerzijds de overbrenging van de bescheiden naar het Nationaal Archief en anderzijds de vernietiging van de bescheiden worden uitgevoerd. Het BSD bestaat uit een korte beschrijving van het beleidsterrein en de actoren, een verantwoording van de doelstelling van de selectie en de gehanteerde selectiecriteria en de lijst van gewaardeerde handelingen, voorafgegaan door een toelichting op de lijst.

Een BSD kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.

De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.

Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:

a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.

b. Het concept-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.

c. Het concept-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.

d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.

e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer stellen het BSD vast.

f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

Dit BSD Monumentenzorg voor de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer is gebaseerd op het rapport institutioneel onderzoek: F. van der Doe, H. Spijkerman, Van Monumentale waarde. Een institutioneel onderzoek naar de rijksoverheidsbemoeienis met monumentenzorg, 1945–1990 PIVOT-rapport nr. 33 (Den Haag 1996).

Het BSD Monumentenzorg is een officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit enkele handelingen zoals beschreven in het RIO Van monumentale waarde voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.

Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppy’s, etc.

Het Beleidsterrein Monumentenzorg 1945–1990

De belangrijkste doelstelling van de rijksoverheid op het beleidsterrein monumentenzorg is het behoud van cultureel erfgoed, i.c. monumentale objecten, oude dorpskernen en stadsgezichten. De Monumentenwetten van 1961 en 1988 maken de bescherming van monumenten, stads- en dorpsgezichten mogelijk. Deze wetten kennen bij de bescherming van stads- en dorpsgezichten ook enige bevoegdheden toe aan de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, namelijk het aanwijzen van beschermde stads- en dorpsgezichten, waarop bepaalde regels van monumentenbescherming van toepassing zijn.

Voor de uitvoering van deze regels zijn gemeenten, provincies en rijksdiensten, belast met monumentenzorg verantwoordelijk.

Reikwijdte van het BSD

Dit BSD Monumentenzorg behandelt de periode 1945–1990.

In dit BSD zijn handelingen opgenomen van de volgende actoren:

– de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer;

– Rijksplanologische Commissie (RPC)

De Minister van VROM is zorgdrager in de zin van de Archiefwet voor de actor RPC.

Doelstelling van de selectie

De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selectiecriteria

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.

Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimumeis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Verslag vaststellingsprocedure

Op 30 juni 2004 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Volksgezondheid, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 3 januari 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het Ministerie van Volksgezondheid, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 28 april 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02131/3), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Daarop werd het BSD op 31 mei 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer vastgesteld [C/S&A/05/1143].

Leeswijzer

Handelingenblokken

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.

Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.

Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.

Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.

Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.

Waardering: dit geeft aan of de neerslag bewaard moet worden of dat het op termijn vernietigd kan worden.

Vernietigingstermijnen

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:

a. een dossier wordt afgesloten (bijv. op 30 januari 1999),

b. de bijbehorende vernietigingstermijn wordt hierbij opgeteld (bijv. 10 jaar),

c. het dossier wordt bewaard tot en met 31 december 2009 (1999 + 10),

d. de betrokken directeur wordt in de loop van dat jaar (in dit voorbeeld 2009) op de hoogte gesteld van de voorgenomen vernietiging van dit dossier,

e. het dossier wordt vernietigd per 2 januari 2010, tenzij de betrokken directeur zwaarwichtige redenen heeft voor uitstel van vernietiging (administratief of juridisch belang).

Actoren

Een uitgangspunt van PIVOT ten aanzien van een institutioneel onderzoek is dat dit zich niet beperkt tot een beschrijving van het handelen van een afzonderlijke instelling, maar dat de beschrijving zich uitstrekt over het handelen van de verschillende actoren van de rijksoverheid die op een bepaald beleidsterrein een rol spelen.

SELECTIELIJST

Actor: Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

[1.]

Handeling 52 van het RIO Van monumentale waarde

Handeling: Het samen met de minister van cultuur beslissen op het aanwijzen en intrekken van de status beschermd stads- en dorpsgezicht

Grondslag: Monumentenwet 1961, art. 20; Monumentenwet 1988, art. 35

Periode: 1965–

Product: Aanwijzings- of intrekkingsbeschikking

Waardering: B 5

Toelichting: Deze handeling is in het BSD van het Ministerie van OCW niet gewaardeerd

Actor: Rijksplanologische Commissie (RPC)

[2.]

Handeling 50 van het RIO Van monumentale waarde

Handeling: Het adviseren van de minister [bedoeld is: van Volkshuisvesting] en de minister van Cultuur inzake het aanwijzen en intrekken van de status beschermd stads- en dorpsgezicht

Grondslag: Monumentenwet 1961, art. 20; Monumentenwet 1988, art. 35

Periode: 1965

Waardering: B 5

Toelichting: In het op 9 april 2003 gepubliceerde vastgestelde BSD Monumentenzorg van het Ministerie van OCW (Staatscourant 2003, 70) is de Rijksplanologische Commissie onder nr. 123 ten onrechte gewaardeerd als een handeling, vallende onder de zorg van de Minister van OCW. De RPD is namelijk ingesteld door het Ministerie van VROM Weliswaar wordt haar door de Monumentenwet een taak opgelegd, maar als actor ressorteert hij onder de Minister van VROM. Dit BSD is bedoeld om deze situatie recht te zetten