Registratieregeling maatschappelijke opvang en vrouwenopvang

Regeling van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport d.d. 11 januari 2005, nr. GVM 2546377, houdende regels omtrent het registreren van de werkzaamheden van instellingen in de maatschappelijke opvang en vrouwenopvang, alsmede de aanwijzing van de instelling waaraan de geregistreerde gegevens worden verstrekt (Registratieregeling maatschappelijke opvang en vrouwenopvang)

De Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,

Gelet op artikel 10a, vierde lid, van de Welzijnswet 1994;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. wet: de Welzijnswet 1994;

b. uitkering: de specifieke uitkering ten behoeve van beleid op de terreinen van verslavingsbeleid en maatschappelijke opvang en vrouwenopvang, bedoeld in artikel 10a, eerste en tweede lid, van de wet;

c. instelling: instelling waaraan financiële middelen uit de uitkering verstrekt worden ten behoeve van de maatschappelijke opvang en vrouwenopvang;

d. cliënt: degene die gebruik maakt van de diensten van de instelling;

e. centrumgemeenten: gemeenten die een uitkering ontvangen.

Artikel 2

Als de instelling, bedoeld in artikel 10a, vierde lid, van de wet wordt aangewezen Prismant.

Artikel 3

1. Een instelling registreert van de cliënt in ieder geval de volgende categorieën gegevens:

a. demografische gegevens van de cliënt waaronder verstaan worden gegevens betreffende:

1°. het geslacht;

2°. de geboortedatum;

3°. de woongemeente;

4°. de herkomst en de nationaliteit;

5°. de burgerlijke staat;

6°. verblijfsstatus;

7°. het opleidingsniveau;

8°. dagbesteding, bron van inkomsten en hoogte van schulden;

9°. de woon- en leefsituatie;

b. gegevens over de situatie van de cliënt waaronder verstaan wordt gegevens betreffende:

1°. problemen, waaronder psychische problemen en verslaving;

2°. kwaliteit van leven;

3°. de zorgbehoeften;

4°. het zorggebruik, ooit en actueel;

5°. GGZ-indicatie;

c. in- en uitstroomgegevens, waaronder gegevens betreffende:

1°. initiatiefnemer/verwijzer bij aanmelding;

2°. datum inschrijving;

3°. uitvoering probleeminventarisatie;

4°. reden geen probleeminventarisatie;

5°. doorverwijzing na afwijzing (bij geen probleeminventarisatie);

6°. hulpdoel

7°. aanbieding van dienstenaanbod;

8°. reden geen dienstenaanbod;

9°. doorverwijzing na afwijzing (bij geen dienstenaanbod);

10°. soort, aantal en duur diensten;

11°. reden beëindiging dienstenaanbod;

12°. resultaat dienstenaanbod;

13°. hulpdoel bereikt;

14°. datum uitschrijving;

15°. doorverwijzing na einde dienstenaanbod.

2. Aan de te registreren gegevens dient een unieke cliëntcode te worden toegevoegd.

Artikel 4

Een instelling levert gegevens aan over het dienstenaanbod, waaronder wordt verstaan

a. de capaciteit;

b. de organisatie;

c. het personeel;

d. de veiligheid en kwaliteit;

e. het bezettingspercentage;

f. het aantal cliëntcontacten.

Artikel 5

De centrumgemeenten dragen zorg voor de levering van de in artikel 3 en artikel 4 bedoelde gegevens aan de in artikel 2 aangewezen instelling geleverd conform de regels gesteld in het Handboek Registratie Maatschappelijke Opvang.

Artikel 6

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 7

Deze regeling wordt aangehaald als: Registratieregeling maatschappelijke opvang en vrouwenopvang.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, C.I.J.M. Ross-van Dorp.

Toelichting

Op grond van artikel 10a, vierde lid, van de Welzijnswet 1994 dient een gemeente waaraan een uitkering wordt verstrekt, er zorg voor te dragen dat instellingen die op grond van die uitkering middelen ontvangen, hun werkzaamheden registreren en de geregistreerde gegevens verstrekken aan een bij onderhavige regeling aangewezen instelling. De Registratieregeling verslavingsbeleid (Stcrt. 1998, 250) stelt nadere regels met betrekking tot het registreren van gegevens omtrent het verslavingsbeleid. De onderhavige regeling stelt nadere regels ten aanzien van de maatschappelijke opvang en de vrouwenopvang. De gegevens die op grond van beide regelingen worden geregistreerd, worden gekoppeld ten behoeve van de landelijke functie. Met de huidige praktijk als uitgangspunt zal er sprake zijn van een groeisituatie om de komende jaren te komen tot volledige registratie van de in artikel 3 en in artikel 4 genoemde gegevens.

De in artikel 2 genoemde instelling wordt belast met het data-management. Parallel aan de Regeling verslavingsbeleid is gekozen voor een onafhankelijk instituut ter waarborging van de tijdigheid, volledigheid en kwaliteit van de Monitor Maatschappelijke Opvang. Alle instellingen dienen rechtstreeks aan deze instelling aan te leveren.

De instelling functioneert als intermediair tussen de instellingen die hun werkzaamheden registreren en het Trimbos Instituut die verantwoordelijk is voor de Monitor Maatschappelijke Opvang. De intermediair-functie bestaat uit werkzaamheden als het aanschrijven van instellingen, rappelleren, kwaliteitstoets van de ruwe gegevens, opschonen data en het jaarlijks aanleveren van het gegevensbestand aan het Trimbos Instituut.

Artikel 10a, vierde lid, van de Welzijnswet 1994 bepaalt dat gemeenten zorg dienen te dragen voor de verstrekking van de geregistreerde gegevens aan de in artikel 2 genoemde instelling. Dat betekent dat gemeenten moeten instemmen met de wijze waarop instellingen voor maatschappelijke opvang en vrouwenopvang hun gegevens aanleveren aan deze instelling.

De instelling faciliteert een ‘commissie gegevensverstrekking’ met vertegenwoordigers uit diverse geledingen, die op basis van een protocol gegevensaanvragen van gemeenten, onderzoekers e.a. beoordeelt.

De gegevens, zoals bedoeld in artikel 3 hebben betrekking op de cliënt. De bron voor deze gegevens vormt het registratiesysteem van de instelling. Gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens worden geen gegevens vastgelegd die tot een persoon herleidbaar zijn. Wel dient een unieke cliënt-code te worden toegevoegd aan de individuele gegevens zodat anoniem de gegevens vanuit de ambulante verslavingszorg desgewenst kunnen worden gekoppeld overeenkomstig de bepalingen van de regeling verslavingsbeleid. Deze code moet compatibel zijn met de zgn. LADIS-code die in de ambulante verslavingszorg gehanteerd wordt.

De te registeren demografische gegevens, zoals bedoeld in artikel 3, eerste lid, onderdeel a, moeten per instelling inzicht geven in de omvang van zowel de totale bereikte populatie als specifieke doelgroepen die opgevangen worden zoals zwerfjongeren (leeftijd tot 25 jaar), kinderen die met een of beide ouders in opvangvoorzieningen zijn opgenomen, zwangere tieners en tienermoeders (t/m 19 jaar), illegalen en uitgeprocedeerde asielzoekers.

De te registreren verblijfsgegevens en evaluatiegegevens, zoals bedoeld in artikel 3, eerste lid, onderdeel b en onderdeel c moeten per instelling inzicht geven in de verblijfsduur, de geconstateerde problematiek van de cliënten bij intake en de nog aanwezige problemen aan het einde van het dienstenaanbod, de contacten met hulpverleningsinstellingen die de cliënt voordien heeft gehad en eventuele eerdere contacten met politie en justitie en de mate waarin het doel van het verblijf bereikt is. Het cliëntregistratiesysteem dat de instelling hanteert zal de gegevens zoals bedoeld in artikel 3 moeten opleveren.

De probleemgegevens hebben betrekking op huisvesting, relaties, financiën, dagelijkse activiteiten en functioneren, justitie en veiligheidskwesties, lichamelijk functioneren, psychische functioneren en verslaving. Kwaliteit van leven heeft betrekking op de geregistreerde problematiek en de algemene beoordeling van de cliënt van bepaalde probleemgebieden. Het registreren van zorgbehoeften moet inzicht geven in de mate waarin een cliënt last heeft van problemen en in hoeverre hulp noodzakelijk is. Het zorggebruik ooit heeft betrekking op de soort voorziening waar de cliënt eerder hulp kreeg. Het zorggebruik actueel betreft de instanties waarmee de cliënt contact heeft gedurende het dienstenaanbod van de maatschappelijke opvang.

De gegevens zoals bedoeld in artikel 4 hebben betrekking op het functioneren van de instelling. Door middel van een jaarlijkse enquête of een aanvullend onderzoek worden deze gegevens verzameld. Onder capaciteit, zoals bedoeld in artikel 4, onderdeel a, worden in ieder geval de volgende gegevens verstaan: het aantal en type voorzieningen per instelling, het aantal plaatsen per instelling, de verhouding tussen het aantal plaatsen en de beschikbare fte’s, de omvang van de wachtlijsten en de gemiddelde wachttijd.

Onder informatie over de organisatie, zoals bedoeld in artikel 4, onderdeel b, wordt in ieder geval de volgende gegevens verstaan: de toelatingscriteria, de contra-indicaties voor opname, de maximaal toegestane verblijfsduur, de cliëntparticipatie (aanwezigheid van een cliëntenraad) en het kwaliteitsbeleid.

Onder de registratiegegevens betreffende het personeel, zoals bedoeld in artikel 4, onderdeel c, worden in ieder geval de volgende gegevens over de betaalde krachten verstaan: de opleiding en deskundigheid, aantal full- en parttimers, het aantal fte’s, de leeftijd, het geslacht, de verdeling over de functies, de werksatisfactie, het ziekteverzuim en het verloop. Over de vrijwilligers dienen de volgende gegevens te worden geregistreerd: het aantal, de verdeling over de functies, de leeftijd, het geslacht en het verloop.

Met bezettingspercentage, zoals bedoeld in artikel 4, onderdeel d, wordt het bezettingspercentage per type opvangvoorziening bedoeld. Met cliëntcontacten, zoals bedoeld in artikel 4, onderdeel f, wordt het aantal ambulante hulpverleningscontacten per cliënt bedoeld.

Het in artikel 5 genoemde Handboek Registratie Maatschappelijke Opvang bevat richtlijnen omtrent de te registreren gegevens – het betreft een uitwerking van de in de toelichting van deze regeling genoemde begrippen – en de wijze waarop deze geregistreerd dienen te worden. De basis van de te registreren gegevens vormen de Lijst van kernindicatoren en de Centrale gegevensset, waarover het ministerie van VWS, de VNG, het Trimbos Instituut, Prismant en de Federatie Opvang overeenstemming hebben bereikt in de begeleidingscommissie Monitor Maatschappelijke Opvang.

Het is niet altijd mogelijk om van alle cliënten alle gegevens te registreren. De aard en de duur van de dienstverlening bieden niet altijd de mogelijkheid om alle gegevens te registreren.

Het handboek bevat welke gegevens minimaal verzameld moeten worden voor de ambulante voorzieningen voor maatschappelijke opvang en vrouwenopvang, zoals de dag- en nachtopvang.

De Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,

C.I.J.M. Ross-van Dorp