Ondermandaatregeling Cfi 2004

17 mei 2004

nr. BGS-2004/43574

De hoofddirecteur Cfi,

Met goedkeuring van de plaatsvervangend secretaris-generaal;

Gehoord de ondernemingsraad Cfi;

Gelet op de artikelen 5 en 6 van de Organisatie- en mandaatregeling OCW 2004 van 23 februari 2004, kenmerk WJZ-2004/9150 (Staatscourant 3 maart 2004, nr.43 / pag. 23 Gele Katern nr. 5 van 17 maart 2004);

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

1. In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a. ministerie: het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

b. bewindspersoon: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of een Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

c. Cfi: het agentschap Centrale Financiën Instellingen,

d. hoofddirecteur: de hoofddirecteur Cfi,

e. directeur: de directeur Productie,

f. HDT: het hoofddirectieteam bestaande uit de hoofddirecteur en de directeur,

g. stafmanager: degene onder wiens dagelijkse leiding een stafeenheid valt,

h. unitmanager: degene onder wiens dagelijkse leiding een unit valt,

i. jurist: de (senior) juridisch medewerker belast met procesvoering en het optreden in bezwaarschriftenprocedures en gerechtelijke procedures.

Artikel 2. Organisatie van Cfi

1. De organisatie van Cfi wordt beschreven in de bij deze regeling behorende bijlage 1.

2. Wijziging van bijlage 1 geschiedt door de hoofddirecteur.

3. De stafmanager P&O draagt zorg voor openbare terinzagelegging van bijlage 1 bij Cfi en bekendmaking van bijlage 1 op het intranet en de internetsite van Cfi.

Artikel 3. Mandaat aan directeur, staf- en unitmanager

1. De directeur, stafmanagers en, unitmanagers hebben mandaat ten aanzien van alle aangelegenheden die behoren tot hun werkterrein.

2. Over het mandaat kan de hoofddirecteur nadere afspraken maken met de directeur, de stafmanagers en de unitmanagers. De stafmanager P&O draagt zorg voor openbare ter inzage legging bij Cfi en bekendmaking op het intranet en de internetsite van Cfi van de nadere afspraken voorzover deze afspraken leiden tot wijziging van een mandaat dat op grond van deze regeling is verleend.

Artikel 4. Mandaat aan juristen

1. De juristen hebben mandaat ten aanzien van procesvoering en het optreden in bezwaarschriftenprocedures en gerechtelijke procedures, waarbij zij zich door anderen mogen doen bijstaan.

2. De senior juristen hebben tevens het recht van substitutie.

Artikel 5. Mandaat aan anderen en ondermandaat

1. De leden van het HDT kunnen bij afzonderlijk besluit mandaat aan anderen dan de in artikel 3 en 4 genoemde functionarissen verlenen. Ingevolge het bepaalde in artikel 6 van de Organisatie- en mandaatregeling OCW 2004 is hiervoor afzonderlijke goedkeuring door de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal of de directeur generaal vereist.

2. De stafmanager P&O draagt zorg voor openbare ter inzage legging bij Cfi en bekendmaking op het intranet en de internetsite van Cfi van de krachtens het eerste lid verleende mandaten.

3. De stafmanagers en unitmanagers zijn niet bevoegd tot het verlenen van ondermandaat.

Artikel 6. Voorbehouden aan HDT

Aan de leden van het HDT is voorbehouden het afdoen en ondertekenen van stukken:

a) Betreffende privaatrechtelijke rechtshandelingen boven de € 50.000,-,

b) Betreffende de afhandeling van klachten.

Artikel 7. Vervanging

Bij afwezigheid van de hoofddirecteur gaan diens bevoegdheden over op de directeur.

Artikel 8. Bijlage omtrent uitoefenen mandaat en afdoen en ondertekenen van stukken

1. Er is een regeling omtrent het uitoefenen van het mandaat, het afdoen en ondertekenen van stukken en de aanwijzing van plaatsvervangers, zoals opgenomen in bijlage 2.

2. Wijziging van bijlage 2 geschiedt door de hoofddirecteur.

3. De stafmanager P&O draagt zorg voor bekendmaking van bijlage 2 op het intranet van Cfi.

Artikel 9. Bijlage Bevoegdheden omtrent personeel- en organisatiebeleid en het personeelsbeheer

1. Er is een regeling omtrent de bevoegdheden inzake het personeel- en organisatiebeleid en het personeelsbeheer, zoals opgenomen in bijlage 3.

2. Wijziging van de regeling, bedoeld in het eerste lid, geschiedt door de hoofddirecteur.

3. De stafmanager P&O draagt zorg voor bekendmaking van de regeling, bedoeld in het eerste lid, op het intranet van Cfi.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juni 2004.

Artikel 11. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Ondermandaatregeling Cfi 2004.

Deze regeling zal met de toelichting en bijlage 1 in de Staatscourant worden geplaatst.

De hoofddirecteur Cfi,
H.G.M. van Oldeniel.
De plaatsvervangend secretaris-generaal,
A.C. Keizer-Mastenbroek.

Bijlage 1 Organisatie en taken afdelingen

1. Cfi organisatie

Cfi bestaat uit de volgende onderdelen, stafeenheden en units:

A. Hoofddirectieteam Cfi (HDT)

B. Hoofddirectiesecretariaat (HDS)

C. Directiesecretaris (DS)

D. Stafeenheid Personeel & Organisatie (P&O)

E. Stafeenheid Financiën & Control (F&C)

F. Stafeenheid Informatie & Communicatie Technologie (ICT)

G. Stafeenheid Communicatie (COM)

H. Stafeenheid Algemene Zaken (AZ)

I. Human Resource Managers (HR pool)

J. Expertgroep Finance & Accountancy (CC F&A)

K. Programmamanagers Pool (PM Pool)

L. Unit Bekostiging Primair Onderwijs (BPO)

M. Unit Bekostiging Voortgezet Onderwijs (BVO)

N. Unit Bekostiging Volwasseneneducatie en Hoger Onderwijs (BVH)

O. Unit Bekostiging Gemeenten en Speciale groepen (BGS)

P. Unit Gegevens (GEG)

Q. Unit Informatieproducten (IP)

2. Taken van de hoofddirectie en stafeenheden

A. Hoofddirectieteam Cfi (HDT)

Het HDT van Cfi bestaat uit een hoofddirecteur en een directeur Productie. Het HDT bepaalt het meerjarig strategisch beleid van Cfi.

B. Hoofddirectiesecretariaat (HDS)

Het HDS ondersteunt het HDT en de directiesecretaris op secretarieel en logistiek gebied.

C. Directiesecretaris (DS)

De directiesecretaris ondersteunt en adviseert het HDT bij het integraal sturen van Cfi.

D. Stafeenheid Personeel & Organisatie (P&O)

De stafeenheid P&O is verantwoordelijk voor het verlenen van diensten op het gebied van personeel en organisatie aan het HDT, het management en de medewerkers van Cfi. De stafeenheid P&O bevordert een zo hoogwaardig mogelijke bedrijfsvoering gericht op een adequate inzet van personeel van voldoende kwaliteit in een verantwoorde omvang.

E. Stafeenheid Financiën & Control (F&C)

De stafeenheid F&C is verantwoordelijk voor het ondersteunen van het HDT in het verkrijgen en aanwenden van bedrijfsmiddelen ter realisatie van bedrijfsdoelen en de planning en controle van de units/stafafdelingen en opdrachtgevers. Tevens faciliteert F&C de managers op het gebied van het financieel beheer en beheersing van productieprocessen.

F. Stafeenheid Informatie & Communicatietechnologie (ICT)

De stafeenheid ICT is de interne dienstverlener van Cfi en is verantwoordelijk voor het leveren van een stabiele en betrouwbare ICT- omgeving, die optimaal faciliteert aan de units en stafafdelingen.

G. Stafeenheid Communicatie (COM)

De stafeenheid COM is verantwoordelijk voor de integrale beleids- en planontwikkeling, voor de corporate en concern communicatie. Tevens is de stafeenheid COM verantwoordelijk voor de advisering, planontwikkeling, communicatieregie en ondersteuning voor (grote) projecten en programma's (Onderwijsnummer, Ser-vicegericht Uitvoeren e.d.). Tevens voert COM de redactie van zowel de schriftelijke (periodieke) media als de nieuwe media (internet, intranet e.d.). Daarnaast bevordert COM de verdere ontwikkeling van en advisering (beleidsontwikkeling) over toepassing van genoemde media. Tevens houdt COM zich bezig met het ontwikkelen van integraal beleid inzake de inzet van nieuwe media in het communicatiebeleid.

H. Stafeenheid Algemene Zaken (AZ)

De stafeenheid AZ is verantwoordelijk voor het organiseren van alle contacten met de medewerkers van Cfi. De primaire taken liggen op de terreinen, huisvesting, facilitaire diensten, inkoop en logistiek, documentmanagement, klantgerichte IT-taken. De stafeenheid AZ is tevens verantwoordelijk voor de organisatie van de dienstverlening 'achter de schermen'. Zij draagt zorg voor de daadwerkelijke uitvoering van de taken, heeft kennis van de vakgebieden en ondersteunt de frontoffice bij inhoudelijke vragen. In de backoffice worden onder andere contracten met leveranciers gesloten en vindt kwaliteitsbewaking plaats.

I. Expertgroep Finance & Accountancy (CC F&A)

De expertgroep F&A is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuw beleid en de instrumenten voor de financiële verslaggeving door instellingen ( voor onderwijs en onderzoek) en de accountantscontrole. De expertgroep F&A bouwt de registratie en analyse van jaarcijfers om tot managementinformatie. Intern adviseert de expertgroep het HDT over het beleid. Naar buiten toe vervult de expertgroep een brugfunctie naar het bestuursdepartement OCW door financiële gegevens, afkomstig van de instellingen te veredelen. Tevens is de expertgroep F&A een platform voor de uitwisseling van kennis op het gebied van verantwoordingszaken in de brede zin des woords.

J. Programma managers Pool (PM Pool)

De programmamanagers zijn verantwoordelijk voor het ontwikkelen, opleveren en implementeren van programma's, zoals invoering onderwijsnummer en servicegericht uitvoeren. Programma's hebben een lange doorlooptijd en bestaan uit meerdere projecten. Het programma voert de regie over de onderliggende projecten.

K. Human Resource Management (HR pool)

De Human Resource Managers zijn verantwoordelijk voor het operationeel/ tactisch management t.b.v. human resources en het op peil houden van de kwantitatieve en kwalitatieve bezetting. Tevens dragen zij zorg voor het coachen, persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling en opleiding van individuele medewerkers. Zij coachen clustermanagers en productcoördinatoren, gericht op het ontwikkelen van adequate stijl van leidinggeven.

3. Taken van de units

L. Bekostiging Primair Onderwijs (BPO)

De unit BPO is verantwoordelijk voor het verzorgen van de bekostiging van scholen, die vallen onder de Wet op het primair onderwijs en de Wet op de expertisecentra en het verzorgen van de bekostiging van de declaratiescholen, vallend onder de Wet op het voortgezet onderwijs. De unit BPO is tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van het rechtspositiebesluit onderwijs- personeel, de planning onderwijsvoorzieningen en de verrekening van de wachtgelden op het terrein van primair onderwijs. Daarnaast is de unit BPO verantwoordelijk voor de voorlichting over de wet- en regelgeving en het anticiperen op de ontwikkeling van nieuwe wet- en regelgeving. Tevens voert de unit BPO verweer bij eventuele geschillen over de bekostiging door middel van bezwaar- en beroepszaken.

M. Unit Bekostiging voorgezet onderwijs (BVO)

De unit BVO is verantwoordelijk voor het verzorgen van de bekostiging van scholen, die vallen onder de Wet op het voortgezet onderwijs. De unit BVO is tevens verantwoordelijk voor de uitvoering het rechtspositiebesluit onderwijs- personeel, de planning onderwijsvoorzieningen en de verrekening van de wachtgelden op het terrein van voortgezet onderwijs. Daarnaast is de unit BVO verantwoordelijk voor de voorlichting over de wet- en regelgeving en het anticiperen op de ontwikkeling van nieuwe wet- en regelgeving. Tevens voert de unit BVO verweer bij eventuele geschillen over de bekostiging door middel van bezwaar- en beroepszaken.

N. Unit Bekostiging Volwasseneneducatie en hoger onderwijs (BVH)

De unit BVH is verantwoordelijk voor het verzorgen van de bekostiging van instellingen die vallen onder de Wet op het hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek en de Wet Educatie en Beroepsonderwijs. De unit BVH is tevens verantwoordelijk voor het verzorgen van de bekostiging voortkomend uit de Regeling Europees Sociaal Fonds en het regelen van het terugvorderen van wachtgelden in opdracht van de HBO- raad. De unit BVH is tevens verantwoordelijk voor de planning van onderwijsvoorzieningen op het terrein van BVE en de verrekening van de wachtgelden op het terrein van BVE en HO. Daarnaast is de unit BVH verantwoordelijk voor de voorlichting over de wet- en regelgeving en het anticiperen op de ontwikkeling van nieuwe wet- en regelgeving. Tevens voert de unit BVH verweer bij eventuele geschillen over de bekostiging door middel van bezwaar- en beroepszaken.

O. Unit Bekostiging Gemeenten en Speciale groepen (BGS)

De unit BGS is verantwoordelijk voor het verzorgen van de bekostiging (specifieke uitkeringen) van gemeenten die vallen onder de Wet primair onderwijs, de Wet voortgezet onderwijs, de Wet op de Expertisecentra, de Wet Educatie en Beroepsonderwijs.

Voor het Ministerie van Justitie verzorgt de unit BGS verschillende activiteiten o.a. in het kader van de Wet inburgering nieuwkomers, de rijksbijdrage nieuwkomers.

De unit BGS is tevens verantwoordelijk voor het toetsen van instroom van wachtgelden (Participatiefonds), het ondersteunen van de bezwaarschriftencommissie en het voeren van het financieel beheer voor alle bekostigingsunits van de programmakosten. Daarnaast is de unit BGS verantwoordelijk voor de voorlichting over de wet- en regelgeving en het anticiperen op de ontwikkeling van nieuwe wet- en regelgeving. Tevens voert de unit BGS verweer bij eventuele geschillen over de bekostiging door middel van bezwaar- en beroepszaken. En is de unit BGS belast met het leveren van juridische producten op het terrein van o.a.: contracten, Europese aanbesteding, ambtenarenrecht, Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), ICT aan de hoofddirectie.

P. Unit Gegevens (GEG)

De unit GEG is verantwoordelijk voor het verzamelen en controleren van (leerling) gegevens afkomstig uit het basis- en voortgezet onderwijs, van instellingen voor het Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie (BVE), instellingen voor het Hoger Beroepsonderwijs (HBO) en instellingen voor Wetenschappelijk Onderwijs (WO). Tevens is de unit GEG verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens bij gemeenten over de door gemeenten uit te voeren wet- en regelgeving zoals leerplichtwet, volwasseneneducatie en inburgering, alsmede het beheren van (afgeleide) basisregi-straties BRI/BRA, BRP, DRON/DROO en het verwerven en beschikbaar stellen van gegevens over instellingen, onderwijsinhoud, onderwijspersoneel en deelnemers (bij invoering van het ON). Het coördinatiepunt metagegevensbeheer houdt zich bezig met regie voeren op en beheren van metagegevens binnen Cfi.

Q. Unit Informatieproducten (IP)

De unit IP is verantwoordelijk voor het leveren van gegevens en informatie aan interne en externe vragers (met inbegrip van externe publicaties). En het ontwikkelen van informatieproducten ten behoeve van de begroting, beleid, evaluatie, toezicht en rekenschap.

Toelichting

Op 5 maart 2004 is de Organisatie- en mandaatregeling OCW 2004 in werking getreden. In artikel 14 van die regeling is bepaald dat alle bestaande mandaten na inwerkingtreding nog maar 3 maanden van kracht blijven. Cfi dient daarom haar ondermandaten opnieuw vast te stellen. Deze regeling is de uitwerking daarvan. Tot op heden was de mandatering binnen Cfi geregeld via persoonsgebonden mandaatbesluiten. In lijn met de Organisatie- en mandaatregeling OCW 2004 is er nu gekozen voor een systematiek waarbij mandaat wordt verleend aan functionarissen. Naast de in de regeling genoemde functionarissen zal er bij afzonderlijke besluiten nog aan andere functionarissen mandaat worden verleend.