Wijziging Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994

Regeling van de Minister van Justitie van 7 mei 2004, Directie Wetgeving, nr. 5285340/04/6, tot wijziging van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994 (Stcrt. 1994, 176 en 2002, 3)

De Minister van Justitie,

Gelet op de artikelen 6, derde lid, en 10 van het Besluit burgerlijke stand 1994;

Besluit:

Artikel I

Het opschrift komt als volgt te luiden: Regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand.

Artikel II

Artikel 2 wordt als volgt gewijzigd:

a. In het eerste lid komt de zinsnede ‘de dubbelen of’ te vervallen.

b. Onder vernummering van het tweede lid tot het derde lid, wordt een tweede lid ingevoegd, luidende:

2. Voor de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand en de daarbij behorende latere vermeldingen, mag uitsluitend gebruikt worden:

a. wit normaal 1-schrijfpapier, of

b. een CD-ROM die voldoet aan de normen van ISO 9660 en ISO 10149.

c. Het derde lid wordt vernummerd tot vierde lid en komt als volgt te luiden:

4. De dubbelen van akten van de burgerlijke stand die overeenkomstig het bepaalde in het tweede lid, onder a, zijn vervaardigd, de afschriften van akten van de burgerlijke stand en de daarbij behorende latere vermeldingen, kunnen behalve op de in het derde lid van dit artikel genoemde wijzen, ook op andere wijze worden vervaardigd.

d. Er wordt een vijfde lid toegevoegd, luidende:

5. De dubbelen en de afschriften van de akten van de burgerlijke stand en de daarbij behorende latere vermeldingen dienen vervaardigd te worden met inachtneming van de in het derde lid voorgeschreven kleuren.

Artikel III

Deze regeling treedt in werking op het tijdstip waarop het besluit van 31 maart 2004 tot wijziging van het besluit burgerlijke stand 1994 in verband met het mogelijk maken van vervaardiging op digitale wijze van de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand (Stb. 2004, 190) in werking treedt.

Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Den Haag, 7 mei 2004.
De Minister van Justitie, J.P.H. Donner.

Toelichting

In het kader van de modernisering van de burgerlijke stand, is een pilot uitgevoerd met betrekking tot de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand. Deze had tot doel te onderzoeken of het mogelijk is de dubbelen, naast de vastlegging op papier, op andere wijze op te slaan, namelijk op CD-ROM, zulks met behoud van de eisen dat zij ten minste gedurende honderd jaren houdbaar en goed leesbaar zijn. Deze eisen zijn neergelegd in artikel 1, eerste lid, van de regeling.

Aangezien de pilot succesvol is verlopen, is deze wijze van vervaardiging van de dubbelen mogelijk gemaakt, naast de bestaande opmaak op papier.

De ambtenaren van de burgerlijke stand zijn vrij in hun keuze tussen beide werkwijzen.

Het gebruik van een CD-ROM zal mogelijkerwijs enige investering van beperkte omvang voor gemeenten met zich kunnen brengen. Anderzijds levert deze wijze van vervaardiging van de dubbelen ook een aantal voordelen. Het is dan namelijk niet meer nodig om de dubbelen af te drukken op het tamelijk prijzige zuurvrije wit normaal 1-⁠schrijfpapier, hetgeen een besparing in de kosten oplevert. Tevens betekent de opslag op CD-ROM een besparing in bewaarruimte, aangezien de bewaring van CD-ROMS aanmerkelijk minder ruimte vergt dan de bewaring van papieren akten. Verder kan bij het verrichten van de werkzaamheden een verbetering van de efficiency worden bereikt, doordat akten van de burgerlijke stand direct op het scherm van de ambtenaar van de burgerlijke stand oproepbaar zijn, en het dus niet meer nodig is om deze uit het archief te halen.

Een aantal bepalingen van het Besluit Burgerlijke Stand 1994 is aangepast teneinde het gebruik van een gegevensdrager, thans zijnde CD-ROM, voor de opslag van de dubbelen mogelijk te maken. In deze regeling zijn de eisen waaraan de te gebruiken CD-ROMS moeten voldoen gespecificeerd.

Artikel I

Dit artikel bevat de aanpassing van de aanhef van de regeling in verband met de technische ontwikkelingen die zich hebben voorgedaan. Om die reden wordt, naast het papier, de term ‘gegevensdrager’ geïntroduceerd en wordt ‘schrijfmiddelen’ vervangen door de term ‘middelen voor het opmaken van akten van de burgerlijke stand’.

De term ‘gegevensdrager’ omvat zowel de CD-ROM als de andere – digitale – gegevensdragers.

De omschrijving ‘middelen voor het opmaken van akten van de burgerlijke stand’ omvat zowel de schrijfmiddelen, zoals de schrijfpen, als de geautomatiseerde systemen met behulp waarvan akten kunnen worden opgemaakt.

Artikel II

Aan artikel 2 van de regeling is een nieuw tweede lid toegevoegd, waarin uitdrukkelijk wordt bepaald dat de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand slechts op twee wijzen mogen worden vervaardigd, namelijk op papier of op CD-ROM. Bij gebruik van papier wordt de eis gehandhaafd dat uitsluitend wit normaal 1-schrijfpapier mag worden gebruikt. Het gebruikte formaat van de dubbelen, komt overeen met het formaat dat voor de akte is gebruikt.

Indien gebruik wordt gemaakt van CD-ROM, dient deze te voldoen aan de normen van ISO 9660 en van ISO 10149. Op deze wijze is gewaarborgd dat voldaan wordt aan de voorwaarden in artikel 1, eerste lid, van de Regeling ten aanzien van de houdbaarheid en de leesbaarheid van de dubbelen.

Voor de dubbelen die op papier worden opgemaakt, blijft gelden dat zij behalve op de thans in het derde lid voorgeschreven wijzen, tevens op andere wijzen kunnen worden vervaardigd, zoals door middel van een fotokopie.

Voor alle dubbelen en de bijbehorende latere vermeldingen, alsmede voor de afschriften van de akten van de burgerlijke stand en de bijbehorende latere vermeldingen geldt, ongeacht de wijze waarlangs de vervaardiging heeft plaatsgehad, dat zij dienen te zijn vervaardigd met inachtneming van de voorgeschreven kleuren; zie het nieuwe vijfde lid van dit artikel.

Artikel III

Aangezien deze regeling strekt ter uitvoering van de wijziging van het besluit van 31 maart 2004 tot wijziging van het besluit burgerlijke stand 1994 in verband met het mogelijk maken van vervaardiging op digitale wijze van de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand (Stb. 2004, 190), treedt zij op hetzelfde tijdstip in werking als de voormelde wijziging.

De Minister van Justitie,

J.P.H. Donner