Instellingsbesluit IOFEZ 2004

Besluit van de Minister van Financiën van 15 maart 2004 houdende de instelling van een regulier functioneel overleg tussen de directeur-generaal van de Rijksbegroting en de directeuren Financieel-Economische Zaken van de ministeries (Instellingsbesluit IOFEZ 2004).

De Minister van Financiën,

Gelet op artikel 15, tweede lid, van het Besluit Taak FEZ;

Na overleg met de Algemene Rekenkamer (brief van 22 januari 2004, kenmerk 62R);

Besluit:

Artikel 1

1. Er is een Interdepartementaal Overlegorgaan Financieel-Economische Zaken, hierna te noemen: het IOFEZ.

2. Van het IOFEZ zijn lid:

a. de directeur-generaal van de Rijksbegroting, hierna te noemen: DGRbg, tevens voorzitter;

b. de plaatsvervangend directeur-generaal van de Rijksbegroting, tevens plaatsvervangend voorzitter;

c. de directeuren FEZ van de ministeries;

d. de directeur Begrotingszaken, de directeur Audit en Toezichtbeleid en de directeur Inspectie der Rijksfinanciën van het Ministerie van Financiën.

3. Indien een lid verhinderd is een vergadering van het IOFEZ bij te wonen, dan kan hij zich slechts laten vervangen door zijn formele plaatsvervanger.

4. Als secretaris is aan het IOFEZ toegevoegd een medewerker van de Directie Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën.

5. De voorzitter kan bij uitzondering aan een lid op diens verzoek toestaan dat deze zich tijdens een vergadering van het IOFEZ laat bijstaan door een van zijn medewerkers.

6. De voorzitter kan deskundigen uitnodigen als adviseur aan een bespreking van het IOFEZ deel te nemen.

Artikel 2

Het IOFEZ heeft tot taak het voeren van overleg inzake:

a. budgettaire aangelegenheden;

b. financieel-administratieve aangelegenheden, waartoe te rekenen zaken van begrotingstechnische en -procedurele aard en financiële beheers- en verantwoordingsaangelegenheden;

c. onderwerpen op het terrein van het financieel management bij het rijk, waaronder de financiële informatievoorziening.

Artikel 3

Het in artikel 2 bedoelde overleg heeft ten doel:

a. het wederzijds uitwisselen van informatie tussen de DGRbg en de directeuren FEZ ter zake van budgettaire aangelegenheden;

b. het consulteren van de directeuren FEZ door de DGRbg en het adviseren van de DGRbg door de directeuren FEZ ter zake van specifieke budgettaire problemen en ter zake van de financieel-administratieve regelgeving;

c. het bevorderen van coördinatie met betrekking tot de interpretatie van de financieel-administratieve regelgeving;

d. het maken van afspraken over financieel-administratieve aangelegenheden;

e. het maken van afspraken op het terrein van het financieel management;

f. het uitbrengen van advies aan de Minister van Financiën.

Artikel 4

1. In het overleg worden in elk geval aan de orde gesteld voorstellen tot financieel-administratieve regelgeving.

2. De voorstellen, bedoeld in het eerste lid, worden aan de orde gesteld vóórdat deze ter behandeling aan de ministerraad worden gezonden, dan wel in geval van ministeriële regelingen (waaronder ministeriële circulaires) vóórdat deze in werking treden.

3. Voorstellen van de Minister van Financiën aan de ministerraad met betrekking tot de in artikel 2, onder a, bedoelde aangelegenheden worden door de voorzitter in het overleg toegelicht.

Artikel 5

Het IOFEZ stelt, al dan niet uit zijn midden, zonodig werkgroepen in ter voorbereiding of ter uitwerking van het in artikel 2 bedoelde overleg en bepaalt daarvan de samenstelling.

Artikel 6

1. Het IOFEZ vergadert gewoonlijk tenminste eenmaal per kwartaal.

2. Ter beoordeling van de voorzitter kan in dringende situaties een bijzondere vergadering worden belegd. Indien tenminste twee leden de voorzitter daarom schriftelijk verzoeken, wordt binnen 3 weken een vergadering belegd. Dit verzoek bevat de te behandelen agendapunten, voorzien van een toelichting.

3. Een lid kan de voorzitter verzoeken een bepaald onderwerp op de agenda van een volgende vergadering te plaatsen.

4. De agenda van een vergadering en de bijbehorende stukken worden zo tijdig mogelijk, maar in elk geval 7 dagen voor de te houden vergadering aan de leden toegezonden.

5. Binnen 14 dagen na afloop van een vergadering wordt de leden de concept-besluitenlijst van die vergadering toegezonden.

Artikel 7

Het beheer van het archief van het IOFEZ geschiedt met inachtneming van de bepalingen van het Besluit Algemene Secretarie-aangelegenheden (Stb. 1980, 182) op overeenkomstige wijze als voorgeschreven in de richtlijnen, door de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën vastgesteld op grond van artikel 21 van dat Besluit. Het archief wordt bij de opheffing van het IOFEZ overgedragen aan het hoofd van de algemene secretarie van dat ministerie.

Artikel 8

1. Het Instellingsbesluit IOFEZ 1992 wordt ingetrokken.

2. Dit besluit kan worden aangehaald als: Instellingsbesluit IOFEZ 2004.

3. Dit besluit treedt in werking op 1 april 2004.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Financiën, G. Zalm.

Toelichting

Het IOFEZ kan worden gekarakteriseerd als een samenwerkingsverband op ambtelijk niveau. Het overleg heeft zijn basis in artikel 15 van het Besluit Taak FEZ (Stb. 1992, 1). De samenstelling van het IOFEZ wordt in artikel 1 geregeld.

Als voorbeeld van een deskundige die door de voorzitter kan worden uitgenodigd om als adviseur aan een bespreking in het IOFEZ deel te nemen, kan worden gedacht aan een vertegenwoordiger van de minister van Binnenlandse Zaken op het terrein van de overheidsinformatievoorziening. Dit is van belang omdat het IOFEZ wordt beschouwd als een adviesorgaan als bedoeld in artikel 6, tweede lid, van het Besluit Informatievoorziening in de Rijksdienst 1990 (Stcrt. 1991, 20) voor het deelgebied financiële informatievoorziening binnen de rijksdienst.

De directeuren FEZ staan in een functionele verhouding tot de DGRbg – en daarmee indirect tot de Minister van Financiën –, doch in een hiërarchische verhouding tot hun bewindslieden en zijn aan deze verantwoording schuldig over de wijze waarop zij de belangen van het departement in relatie tot Financiën behartigen. Dit beïnvloedt tevens hun functioneren binnen het kader van het samenwerkingsverband. Van het overleg mag worden verwacht dat de volgende doelstellingen in meerdere of mindere mate tot hun recht komen:

– informatie-uitwisseling: het wederzijds leveren van (achtergrond)informatie die van belang is voor het in perspectief zien van ontwikkelingen rond de overheidsfinanciën;

– bevordering van de coördinatie: werkzaamheden die alle betrokkenen raken worden veelal voorafgegaan door stukken vanuit Financiën; het op gelijke wijze interpreteren van de doelstellingen die met de stukken beoogd worden is voor beide partijen van belang. Ook het gezamenlijk opereren op bepaalde terreinen vereist coördinatie;

– advisering en consultatie: ten aanzien van financieel-administratieve voorschriften vanuit Financiën te geven alsmede wat betreft de aanpak van specifieke budgettaire problemen, is het zinvol de directeuren FEZ vooraf te horen omdat zij vanuit hun specifieke deskundigheid omtrent wenselijkheid, praktische haalbaarheid e.d. kunnen adviseren;

– totstandkoming van afspraken: hierbij wordt met name gedacht aan vaktechnische vraagstukken (waaronder die ter zake van de Financiën-opleidingen), aan vraagstukken op het terrein van het financieel management, waaronder de financiële informatievoorziening, en aan de eenduidige uitleg en uitvoering van voorschriften.

Met betrekking tot aangelegenheden met politieke en beleidsmatige aspecten zal veelal geen afspraak tot stand kunnen komen en zullen de deelnemers, ieder vanuit hun eigen invalshoek, hun eigen standpunt kunnen behouden. Eensgezindheid van opvatting behoort vanzelfsprekend tot de mogelijkheden.

Zaken die in het bilateraal overleg thuis horen, komen in de vergadering niet aan de orde.

In het algemeen laat zich een aantal onderwerpen van wederzijds belang onderscheiden, dat in ieder geval in het IOFEZ behandeld moet worden. Gedacht kan worden aan de procedurele en technische kanten van de begrotingsvoorbereiding en -uitvoering. In de praktijk komt dat o.a. neer op de behandeling van de jaarlijkse Rijksbegrotingsvoorschriften, de toepassing, de interpretatie en de wijziging van de (andere) comptabele regelgeving, versleutelingen van ombuigingen e.d. In principe dienen beleidsvoornemens op deze terreinen vooraf in het IOFEZ te worden behandeld. Overigens lenen bepaalde onderwerpen – bijvoorbeeld de beoordeling van wijzigingen in de comptabele regelgeving – zich ook voor een schriftelijke adviesronde.

Officiële externe nota’s van de Minister van Financiën (zoals de Miljoenennota en de uitvoeringsnota’s) worden niet in het IOFEZ behandeld, omdat die nota’s uitgaan van de Minister van Financiën uit hoofde van zijn specifieke verantwoordelijkheid voor het financieel-economische beleid.

Wél is het wenselijk en nuttig dat wanneer dergelijke nota’s aan de ministerraad worden gestuurd, zo mogelijk tegelijkertijd, een vergadering van het IOFEZ wordt belegd waarin van de zijde van Financiën een uiteenzetting wordt gegeven van de achterliggende motieven; de directeuren FEZ kunnen hiermee dan rekening houden in hun advies aan hun minister.

Voorstellen van de Minister van Financiën aan zijn collega’s met betrekking tot (ingrepen in) het begrotingsbeleid (zoals tussentijdse ombuigingen), worden evenmin vooraf in het IOFEZ behandeld.

Het IOFEZ kan gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen aan de Minister van Financiën. De voorzitter zal een dergelijk advies ter kennis van de Minister van Financiën brengen.

Het IOFEZ stelt ter voorbereiding van technisch onderwerpen zonodig werkgroepen in, al dan niet op ad hoc basis (artikel 5). Momenteel zijn er drie werkgroepen actief het FMO, het IBP en het Plafin.

In het FMO (Financieel Management Overleg) worden onderwerpen met een technisch karakter voorbesproken.

In het IBP (Interdepartementale Begeleidingsgroep Prestatiegegevens en Beleidsevaluatie) worden onderwerpen gerelateerd aan prestatiegegevens en beleidsevaluatie voorbesproken.

In het Plafin (Platform financiële informatievoorziening) worden onderwerpen op het terrein van de informatievoorziening met betrekking tot het begrotingsbeheer in brede zin voorbesproken.

Het IOFEZ bepaalt de samenstelling van een werkgroep. Een werkgroep kan bestaan uit louter leden van het IOFEZ, uit leden en niet-leden gezamenlijk, dan wel uitsluitend uit niet-leden.