Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Ministerie van Buitenlandse Zaken | Staatscourant 2004, 32 pagina 7 | Besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004
Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 30 januari 2004, nr. DJZ/BR/0065-04, houdende regels inzake mandaat, volmacht en machtiging voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken
De Minister van Buitenlandse Zaken,
Handelende in overeenstemming met de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking;
Gelet op de artikelen 10:3 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;
Gelet op artikel 1 van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996;
Besluit:
Indeze regeling wordt verstaan onder:
a. minister: de Minister van Buitenlandse Zaken;
b. bewindspersoon: de Minister van Buitenlandse Zaken, de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking of de Staatssecretaris voor Europese Zaken;
c. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon besluiten te nemen;
d. volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon de Staat te vertegenwoordigen bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;
e. machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bewindspersoon handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;
f. Directeuren-Generaal:
– de Directeur-Generaal voor Regiobeleid en Consulaire Zaken (DGRC),
– de Directeur-Generaal Internationale Samenwerking (DGIS),
– de Directeur-Generaal Politieke Zaken (DGPZ),
– de Directeur-Generaal Europese Samenwerking (DGES),
– de project-Directeur-Generaal Internationaal Strafhof (DG ICC),
– andere bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (tijdelijk) benoemde project-Directeuren-Generaal;
g. directeuren:
– de directeuren en de hoofddirecteuren van regiodirecties, forumdirecties, themadirecties en centrale directies, alsmede de projectdirecteuren van projectdirecties,
– de Ambassadeur(s) in Algemene Dienst en de Ambassadeurs in Algemene Dienst met bijzondere taken;
h. hoofden:
– de hoofden van afdelingen van directies,
– de hoofden van centrale dienstonderdelen, niet zijnde directies;
i. Chefs de Poste: de hoofden van vertegenwoordigingen van het Koninkrijk in het buitenland, bedoeld in artikel 7 van het RDBZ;
j. RDBZ: het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken.
Deze regeling heeft mede betrekking op mandaat, volmacht en machtiging namens de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking en de Staatssecretaris voor Europese Zaken.
Algemeen mandaat, volmacht en machtiging
Algemeen mandaat, volmacht en machtiging Secretaris-Generaal
Aan de Secretaris-Generaal en de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal wordt algemeen mandaat, volmacht en machtiging verleend voor al hetgeen het Ministerie van Buitenlandse Zaken betreft.
Algemeen mandaat Directeuren-Generaal, directeuren, hoofden van centrale dienstonderdelen en Chefs de Poste
1. De Secretaris-Generaal verleent aan de Directeuren-Generaal, de plaatsvervangend Directeuren-Generaal, de directeuren, de plaatsvervangend directeuren, de hoofden van centrale dienstonderdelen, niet zijnde directies, en de Chefs de Poste mandaat voor het nemen van besluiten inzake aangelegenheden die verband houden met de taken, de verantwoordelijkheden en het werkterrein van de desbetreffende functionarissen.
2. Het mandaat, bedoeld in het eerste lid, omvat in ieder geval:
a. de bevoegdheid tot het nemen van besluiten met betrekking tot subsidies;
b. de bevoegdheid te beslissen op bezwaarschriften tegen besluiten als bedoeld in het eerste lid.
3. Voor zover het gaat om het vaststellen van beleidsregels, wordt het mandaat, bedoeld in het eerste lid, slechts verleend aan de Directeuren-Generaal en de plaatsvervangend Directeuren-Generaal.
4. De directeuren, de hoofden van centrale dienstonderdelen, niet zijnde directies, en de Chefs de Poste kunnen ondermandaat verlenen aan onder hen ressorterende functionarissen. Dit ondermandaat geschiedt schriftelijk.
5. Van ondermandaten als bedoeld in het vierde lid wordt een afschrift gezonden naar de directie Juridische Zaken, afdeling Bestuursrecht.
Algemene volmacht en machtiging Directeuren-Generaal, directeuren, hoofden van centrale dienstonderdelen en Chefs de Poste
1. De Secretaris-Generaal verleent aan de Directeuren-Generaal, de directeuren, de hoofden van centrale dienstonderdelen, niet zijnde directies, en de Chefs de Poste, zijnde de budgethouders, bedoeld in bijlage 1 van het Besluit Financieel Beheer BZ 1998, volmacht en machtiging tot het verrichten van rechtshandelingen, respectievelijk tot het verrichten van handelingen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, op het aan de desbetreffende functionarissen toegewezen werkterrein en conform hun goedgekeurde jaarplan en budget.
2. De machtiging, bedoeld in het eerste lid, omvat in ieder geval het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht over gedragingen van onder hen ressorterende medewerkers.
3. De functionarissen, genoemd in het eerste lid, kunnen de aan hen verleende volmacht en machtiging schriftelijk doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen.
4. De functionarissen, genoemd in het eerste lid, leggen in de competentietabel die onderdeel uitmaakt van de administratieve organisatie, vast welke functionarissen bevoegd zijn tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, alsmede tot welk bedrag.
Absolute uitzonderingen mandaat, volmacht en machtiging
1. Mandaat, volmacht en machtiging hebben geen betrekking op:
a. bevoegdheden, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling met betrekking waartoe een wettelijk voorschrift zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet;
b. bevoegdheden, privaatrechtelijke rechtshandelingen en andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling waarvan de aard zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet;
c. het afdoen van stukken bestemd voor:
1°. de Koningin of het Kabinet der Koningin;
2°. de raad van ministers, de raad van ministers van het Koninkrijk, of een daaruit gevormde onderraad of commissie;
3°. de Voorzitter van de Eerste of de Tweede Kamer der Staten-Generaal of de voorzitter van een uit één van die kamers gevormde commissie;
4°. een minister of een staatssecretaris;
5°. de Raad van State of de Raad van State van het Koninkrijk;
6°. het Presidium van de Algemene Rekenkamer;
7°. de Nationale ombudsman;
8°. een adviescollege in de zin van de Kaderwet adviescolleges;
9°. autoriteiten in binnen- of buitenland, in rang gelijk aan of hoger dan een minister of een staatssecretaris.
2. Aangelegenheden waarvan de aard zich tegen verlening van mandaat, volmacht of machtiging verzet zijn in ieder geval:
a. beslissingen die belangrijke politieke, bestuurlijke of maatschappelijke gevolgen kunnen hebben;
b. beslissingen omtrent politieke beleidswijzigingen en omtrent de uitbreiding of beperking van de bemoeienissen van de minister;
c. het vaststellen van ministeriële regelingen, met uitzondering van regels met een sterk technisch karakter betreffende personele aangelegenheden;
d. delegatie van bevoegdheden;
e. de beslissing op het bezwaar tegen een besluit dat door de minister of namens de minister door de Secretaris-Generaal is genomen.
3. In afwijking van het eerste lid, onderdeel c, kunnen stukken van louter informatieve aard of van ondergeschikt beleidsmatig of politiek belang, stukken die worden gewisseld in het kader van juridische procedures, dan wel in het kader van onderzoeken van de Nationale ombudsman, worden afgedaan door de Secretaris-Generaal of de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal.
4. In afwijking van het eerste lid, onderdeel c, kan in bijzondere gevallen aan de Secretaris-Generaal of de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal mandaat, volmacht of machtiging worden verleend voor bepaalde aangelegenheden.
Relatieve uitzonderingen mandaat, volmacht en machtiging
Handelen krachtens bij deze regeling verleend mandaat, volmacht of machtiging is niet toegestaan bij:
a. het beslissen op een bezwaarschrift door degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen;
b. aangelegenheden waarbij de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde belanghebbende is;
c. andere aangelegenheden ten aanzien waarvan de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde weet of moet begrijpen dat de aard en of het gewicht, dan wel de omstandigheden van het geval, zich ertegen verzetten dat wordt gehandeld krachtens mandaat, volmacht of machtiging.
Specifiek mandaat directeur Financieel-Economische Zaken
Het in artikel 4, eerste lid, aan de directeur en de plaatsvervangend directeur Financieel-Economische Zaken verleende mandaat omvat tevens:
a. het toepassen van artikel 117 van de Ambtenarenwet betreffende verrekening met de aan een ambtenaar verschuldigde bezoldiging;
b. het bepalen van de muntsoort voor uitbetaling van schadeloosstelling, vergoedingen en tegemoetkomingen bij plaatsing buiten Nederland, bedoeld in artikel 77, vierde lid, van het RDBZ;
c. het opleggen van de verplichting een tekort aan te zuiveren of schade te vergoeden aan de ambtenaar, bedoeld in artikel 81, eerste, respectievelijk tweede lid, van het RDBZ.
Specifiek mandaat directeur Centraal Facilitaire Dienst
Het in artikel 4, eerste lid, aan de directeur en de plaatsvervangend directeur Centraal Facilitaire Dienst verleende mandaat omvat tevens het toepassen van het Reisbesluit binnenland, de Reisregeling binnenland, het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland, voor zover het dienstreizen betreft die vanuit het departement te Den Haag worden gemaakt.
Uitzonderingen mandaat hoofddirecteur Personeel en Organisatie
Het in artikel 4, eerste lid, aan de hoofddirecteur en de plaatsvervangend hoofddirecteur Personeel en Organisatie verleende mandaat heeft geen betrekking op:
a. het aanwijzen van vertrouwensfuncties als bedoeld in artikel 3, eerste lid, van de Wet veiligheidsonderzoeken;
b. het vaststellen van ministeriële regelingen, met uitzondering van de krachtens artikel 123, eerste lid, van het RDBZ gestelde regels;
c. het benoemen en ontslaan van de voorzitter en de leden van een bij of krachtens het RDBZ ingestelde commissie;
d. het nemen van besluiten die betrekking hebben op aangelegenheden die verband houden met het bepalen van de inrichting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, bedoeld in artikel 3, tweede lid, tweede volzin, van het RDBZ, indien:
1°. het besluit betrekking heeft op de waardering of herwaardering van functies ingedeeld in salarisschaal 16 of hoger;
2°. het besluit voor meer dan tien ambtenaren rechtspositionele gevolgen met zich meebrengt;
3°. het besluit betrekking heeft op de sluiting van een post;
e. het toepassen van de volgende bepalingen van het RDBZ:
1°. het voor elke consulaire post bepalen van een ressort en het bepalen van de status ervan, bedoeld in artikel 7, vijfde en zesde lid, van het RDBZ;
2°. het aanwijzen van een ambtenaar van de Dienst Buitenlandse Zaken in de hoedanigheid van Zaakgelastigde en deze indien nodig voorzien van een inleidingsbrief, bedoeld in artikel 9, vijfde lid, van het RDBZ;
3°. het machtigen van honoraire consulaire ambtenaren tot het verrichten van rechtshandelingen, bedoeld in artikel 136, tweede lid, onderdelen b en c, van het RDBZ;
4°. het machtigen van een hoofd van een vertegenwoordiging van het Koninkrijk in het buitenland tot het benoemen en ontslaan van honoraire adviseurs, bedoeld in artikel 140, eerste lid, van het RDBZ;
5°. de beslissing op een bezwaarschrift, bedoeld in artikel 144, eerste lid, van het RDBZ;
6°. het vaststellen van de vergoeding van de voorzitter, de plaatsvervangende voorzitters en de leden-niet-ambtenaren van de Commissie van Bezwaar Dienst Buitenlandse Zaken, bedoeld in artikel 145, derde lid, van het RDBZ;
7°. het toevoegen van een secretaris en een plaatsvervangend secretaris aan de Commissie van Bezwaar Dienst Buitenlandse Zaken, bedoeld in artikel 145, vijfde lid, van het RDBZ.
Regels, procedures en instructies mandaat, volmacht en machtiging
1. Mandaat en volmacht worden uitgeoefend met inachtneming van:
a. de ter zake geldende algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de Aanwijzingen voor de rijksdienst en andere van toepassing zijnde regelingen, circulaires en instructies;
b. de in de beschrijving van de administratieve organisatie voorgeschreven medeparaafprocedures alsmede andere afspraken omtrent afstemming en coördinatie;
c. artikel 2, tweede lid, van het Besluit Taak FEZ.
2. De ondertekening van krachtens mandaat, volmacht of machtiging genomen besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen, respectievelijk andere handelingen, geschiedt op grond van de artikelen 10:10 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht als volgt:
De Minister van Buitenlandse Zaken/De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking/De Staatssecretaris voor Europese Zaken,
(functie)
(handtekening)
(naam functionaris)
De volgende regelingen worden ingetrokken:
a. de Mandaatregeling Buitenlandse Zaken 1996; en
b. het Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken1 .
1. Ondermandaatbesluiten die zijn vastgesteld op grond van de Mandaatregeling Buitenlandse Zaken 1996 dan wel het Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken blijven van kracht tot zij zijn vervangen door besluiten inzake mandaat, volmacht en machtiging op grond van deze regeling.
2. Het eerste lid is niet van toepassing op de volgende besluiten:
a. het besluit van de Secretaris-Generaal van 13 november 1996, nr. DJZ-CL-451/96 (Besluit ondermandaatverlening Buitenlandse Zaken);
b. het besluit van de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal van 24 mei 1996, nr. PLVS-83/96 (Ondermandateringsbesluit betreffende toepassing Reisbesluit binnenland en Reisbesluit buitenland);
c. het besluit van de waarnemend hoofddirecteur Personeel en Organisatie van 7 september 2000, nr. HDPO/BO/AR-696/00 (Ondermandateringsbesluit personele bevoegdheden);
d. het besluit van de waarnemend Secretaris-Generaal van 28 mei 2001, nr. HDPO/BO/AR-407/01 (Besluit tot ondermandatering betreffende vaststellen formatie).
Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004.
Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst. Een afschrift van deze regeling wordt gezonden naar de Algemene Rekenkamer.
Toelichting
De Mandaatregeling Buitenlandse Zaken 1996 en het Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken worden om een aantal redenen vervangen door één nieuwe regeling inzake mandaat, volmacht en machtiging. De departementale mandaatstructuur is sindsdien weliswaar op hoofdlijnen ongewijzigd gebleven, er zijn echter in de loop der jaren diverse (onder)mandaatbesluiten tot stand gebracht die integratie behoeven in een geactualiseerde mandaatregeling. Hierdoor wordt de inzichtelijkheid omtrent de vraag welke functionaris voor welke onderwerpen gemandateerd is, sterk bevorderd. De behoefte aan regels over volmacht en machtiging naast regels over mandaat, was eveneens een reden om de Mandaatregeling Buitenlandse Zaken 1996 en het Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken te vervangen.
De minister is juridisch en politiek verantwoordelijk voor de uitoefening van de door de wetgever aan hem opgedragen taken en verleende bevoegdheden. Hij is echter, gelet op de omvang van die taken en bevoegdheden, niet in staat deze allemaal zelf uit te oefenen. De Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004 heeft tot doel aan derden kenbaar te maken hoe de externe vertegenwoordigingsbevoegdheden zijn geregeld. Bij vertegenwoordigingsbevoegdheden gaat het om bevoegdheden waarbij medewerkers namens de minister besluiten nemen (mandaat), privaatrechtelijke rechtshandelingen verrichten (volmacht) of andere handelingen verrichten (machtiging). Degene die als derde betrokken is bij dergelijke besluiten of handelingen moet kunnen nagaan of mandaat, volmacht en/of machtiging is verleend, en daarmee of de desbetreffende ambtenaar bevoegd is om de minister in het betreffende geval te vertegenwoordigen.
Bij mandaat gaat het om de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan (i.c. de minister) een besluit te nemen, waarvoor deze zelf verantwoordelijk blijft en waarover hij zeggenschap blijft behouden. Een besluit is ingevolge artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb): ‘een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling’. Voorbeelden van besluiten bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn het beslissen op een aanvraag voor een paspoort of een visum en het beslissen op een subsidieaanvraag. Rechtens geldt een in mandaat genomen besluit als een besluit van de mandaatgever (bijvoorbeeld de minister); de rechtsgevolgen zijn dezelfde als wanneer de mandaatgever zelf het besluit tot stand had gebracht.
De figuur van mandaat is formeel geregeld in afdeling 10.1.1 Awb. De bepalingen van deze afdeling zijn op de onderhavige regeling onverkort van toepassing. Op grond van de Awb-bepalingen kan de minister (maar ook iedere bevoegde ambtelijk leidinggevende) instructies geven over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Voorts dienen op verzoek van de mandaatgever inlichtingen te worden verschaft over de uitoefening van de bevoegdheid. De minister blijft daarnaast uitdrukkelijk bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen. Tenslotte kan een gegeven mandaat te allen tijde worden ingetrokken.
Krachtens mandaat genomen besluiten moeten op grond van de Awb (artikel 10:10) vermelden namens welk bestuursorgaan zij zijn genomen. De ondertekening dient op grond van artikel 11, tweede lid, als volgt te geschieden:
De Minister van Buitenlandse Zaken/De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking/De Staatssecretaris voor Europese Zaken,
namens deze:
(functie)
(handtekening)
(naam functionaris)
Zou niet ‘namens de minister/staatssecretaris’ worden getekend, dan zou het besluit onrechtmatig zijn. De gevolgen zouden dan bovendien aan de onbevoegde besluitnemer toegerekend kunnen worden.
Volmacht lijkt veel op mandaat. Volmacht is de bevoegdheid om namens een ander (i.c. de minister) privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Voorbeelden van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn: koop, huur, ruil, geldlening, schenking, het oprichten van een privaatrechtelijke rechtspersoon, het sluiten van overeenkomsten (waaronder bijdrageovereenkomsten en arbeidsovereenkomsten), en het betalen van rekeningen. De minister zelf blijft, evenals bij het leerstuk mandaat, verantwoordelijk voor de uitoefening van de privaatrechtelijke rechtshandeling door de gevolmachtigde. Hij kan te allen tijde de gegeven volmacht intrekken of, zonder de volmacht in te trekken, de rechtshandeling zelf verrichten. Een gevolmachtigde handelt niet namens een bestuursorgaan, zoals bij mandaat, maar namens een rechtspersoon (i.c. de Staat der Nederlanden). Aangezien het Ministerie van Buitenlandse Zaken géén rechtspersoon is, worden privaatrechtelijke rechtshandelingen aangegaan door de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Minister van Buitenlandse Zaken. Deze bevoegdheid om de staat te binden, vindt zijn grondslag in de Comptabiliteitswet 2001 (Cw 2001). Ingevolge artikel 32, eerste lid, Cw 2001, kan de minister namens de staat de privaatrechtelijke rechtshandelingen verrichten die voortvloeien uit het beheer van de begroting waarvoor hij verantwoordelijk is. De bevoegdheid algemene en bijzondere volmachten te verlenen tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de minister (en dus namens de staat), ontleent de minister aan artikel 32, vierde lid, Cw 2001. Artikel 1 van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996 bepaalt vervolgens aan welke (rechts)personen een algemene of een bijzondere volmacht kan worden verleend. De Cw 2001 noch het Besluit privaatrechtelijke rechthandelingen 1996 stellen nadere inhoudelijke regels omtrent volmachtverlening.
De figuur van volmacht is formeel geregeld in Boek 3, titel 3, van het Burgerlijk Wetboek. De in deze titel opgenomen bepalingen gelden voor volmacht aan ondergeschikten van de minister, voor zover zij niet in strijd zijn met de artikelen 10:2 t/m 10:11 Awb. Deze voorwaarde vloeit voort uit artikel 10:12 Awb op grond waarvan de in afdeling 10.1.1 neergelegde regels inzake mandaat van overeenkomstige toepassing zijn indien volmacht is verleend aan personen die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de minister. Op volmacht aan niet-ondergeschikten is het Burgerlijk Wetboek onverkort van toepassing.
Krachtens volmacht aangegane overeenkomsten moeten vermelden namens welke bewindspersoon zij zijn aangegaan. De ondertekening dient als volgt te geschieden:
De Minister van Buitenlandse Zaken/De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking/De Staatssecretaris voor Europese Zaken,
namens deze:
(functie)
(handtekening)
(naam functionaris)
Machtiging is de bevoegdheid om namens een ander (i.c. de minister) andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten. Bij andere handelingen dan een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling kan gedacht worden aan niet-schriftelijke beslissingen en aan feitelijke handelingen. Voorbeelden van dit laatste zijn: het opmaken en verzenden van andere schriftelijke stukken dan besluiten, het in ontvangst nemen of uitreiken van stukken, het doen van mededelingen en het vertegenwoordigen van de minister bij rechterlijke instanties.
Op grond van artikel 10:12 Awb zijn de in afdeling 10.1.1 neergelegde regels inzake mandaat van overeenkomstige toepassing indien machtiging is verleend aan ondergeschikten van de minister.
Krachtens machtiging opgestelde schriftelijk stukken moeten vermelden namens welk bestuursorgaan zij zijn opgesteld. De ondertekening dient als volgt te geschieden:
De Minister van Buitenlandse Zaken/De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking/De Staatssecretaris voor Europese Zaken,
namens deze:
(functie)
(handtekening)
(naam functionaris)
[Delegatie
Delegatie wordt in het spraakgebruik vaak verward met mandaat. Delegatie betreft het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent. Delegatie wordt hier slechts ter informatie gemeld aangezien delegatie in een organisatie als een ministerie niet voor komt. Artikel 10:14 Awb geeft een absoluut verbod van delegatie aan ondergeschikten. Alleen bij wet in formele zin kan hierop een uitzondering worden gemaakt. De achtergrond van dit verbod is dat het wezenskenmerk van delegatie, te weten dat de ontvanger de bevoegdheid onder eigen verantwoordelijkheid gaat uitoefenen, zich niet verdraagt met de op een ministerie bestaande (hiërarchische) ondergeschiktheidsrelatie waarin juist geen eigen verantwoordelijkheid in juridische zin bestaat.]
In de Regeling mandaat, volmacht en machtiging BZ 2004 mandateert de minister zijn bevoegdheden aan de Secretaris-Generaal. Hetzelfde geldt voor het verlenen van volmacht en machtiging. Daarnaast bepaalt de minister in deze regeling dat de Secretaris-Generaal mandaat, volmacht en/of machtiging aan andere functionarissen – zoals de Directeuren-Generaal, de directeuren en de Chefs de Poste – verleent voor zover deze bevoegdheden verband houden met de taken, de verantwoordelijkheden en het werkterrein van deze functionarissen. Indien het een bevoegdheid betreft die exclusief wordt verleend aan een bepaalde functionaris, dan is deze functionaris met name genoemd. Zo zijn bepaalde bevoegdheden exclusief toegekend aan de directeur Financieel-Economische Zaken of de directeur Centraal Facilitaire Dienst. Door de Secretaris-Generaal als tussenschakel in te lassen, wordt verzekerd dat deze zijn algemene coördinerende bevoegdheden – zoals neergelegd in het koninklijk besluit van 18 oktober 1988, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal (Stb. 499) – kan uitoefenen.
In deze regeling is geregeld dat de bevoegdheden van de zojuist genoemde functionarissen tevens toekomen aan hun plaatsvervangers. Een plaatsvervanger maakt pas gebruik van zijn bevoegdheden wanneer de persoon voor wie hij plaatsvervanger is, verhinderd is. Ook kan het zo zijn dat functionarissen en hun plaatsvervangers afspraken maken over de verdeling van het werk. Het is dan aan de functionaris tot wiens gedeelte van dat werkterrein bepaalde bevoegdheden behoren om te bepalen of een specifieke bevoegdheid kan worden doorverleend of is voorbehouden aan een ander.
2. Artikelsgewijze toelichting
In onderdeel i worden Chefs de Poste omschreven als hoofden van vertegenwoordigingen van het Koninkrijk in het buitenland, hierbij wordt verwezen naar artikel 7 RDBZ. In het tweede lid van dat artikel wordt opgesomd welke vertegenwoordigingen onder de noemer ‘vertegenwoordigingen van het Koninkrijk in het buitenland’ vallen. Chefs de Poste kunnen aan het hoofd staan van ambassades, permanente vertegenwoordigingen bij internationale organisaties, beroepsconsulaire posten of andere vertegenwoordigingen.
Voor alle duidelijkheid wordt hier opgemerkt dat de verhouding tussen de bewindspersonen er niet één is van mandaat. De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking is weliswaar niet belast met de leiding van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, maar is volledig verantwoordelijk voor het specifieke beleidsterrein van de ontwikkelingssamenwerking. De Staatssecretaris voor Europese Zaken treedt niet op namens de minister, maar treedt in de gevallen waarin de minister het nodig acht in zijn plaats op als minister. Daarnaast is de Staatssecretaris voor Europese Zaken, binnen de grenzen van het door de minister vastgestelde beleid, in het bijzonder belast met aangelegenheden die zijn vastgesteld op grond van artikel 3 van de Wet van 25 januari 1951, houdende nadere voorzieningen in verband met de invoering van de ambten van minister zonder portefeuille en van staatssecretaris (Stb. 1951, 24). Voor de onderhavige mandaatregeling en deze toelichting betekent dit, dat telkens waar gesproken wordt over ‘de minister’, in gevallen waarin het gaat om aangelegenheden waarmee de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking of de Staatssecretaris voor Europese Zaken is belast, moet worden gelezen: de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking, respectievelijk de Staatssecretaris voor Europese Zaken.
Artikel 3. Algemeen mandaat, volmacht en machtiging Secretaris-Generaal
Algemeen mandaat, volmacht en machtiging op het gehele terrein van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt in beginsel (door de minister) verleend aan de Secretaris-Generaal en de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal. In het volgende gedeelte van de toelichting op dit artikel wordt een aantal specifieke bevoegdheden genoemd die binnen dit algemeen mandaat, volmacht en machtiging vallen. In de eerste plaats kan worden gedacht aan de bevoegdheden van de Secretaris-Generaal die voortvloeien uit de taak waarmee hij is belast op grond van het eerder genoemde koninklijk besluit van 18 oktober 1988. In de toelichting bij dat besluit is die taak nader omschreven:
a. zorg voor coördinatie en integratie van het beleid binnen het ministerie en voor de relatie tussen politiek en ministerie;
b. zorg voor personeel, financiën, organisatie en bedrijfsvoering;
c. zorg in verband met de ministeriële verantwoordelijkheid (voorbeelden daarvan zijn de informatieverstrekking aan de minister en het op peil houden van de staatsrechtelijke kennis bij het ambtelijk apparaat).
Als tweede voorbeeld kan de bevoegdheid tot het vaststellen van beleidsregels worden genoemd. Met ‘beleidsregels’ worden bedoeld: beleidsregels in de zin van artikel 1:3, vierde lid, Awb. In deze Awb-bepaling wordt een beleidsregel omschreven als: ‘een bij besluit vastgestelde algemene regel, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift, omtrent de afweging van belangen, de vaststelling van feiten of de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan’. Beleidsregels worden in de praktijk vrijwel altijd vastgesteld door een Directeur-Generaal. Om deze reden wordt in artikel 4, derde lid, aan de Directeuren-Generaal een algemeen mandaat verleend voor het vaststellen van beleidsregels. Uiteraard kan de Secretaris-Generaal bevoegdheden die gemandateerd zijn aan een andere functionaris ook zelf uitoefenen. Met andere woorden, beleidsregels kunnen zowel door de Secretaris-Generaal als door een Directeur-Generaal worden vastgesteld.
Ten derde behoren bevoegdheden op het gebied van de uitvoering van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) tot de aan de Secretaris-Generaal toegekende bevoegdheden, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald (zie de toelichting op artikel 4, eerste lid). Afhankelijk van de politieke gevoeligheid van het verzoek om informatie wordt het verzoek ter beslissing voorgelegd aan een hiërarchisch hogere ambtenaar, en uiteindelijk zo nodig aan de minister.
Als laatste voorbeeld kan de bevoegdheid tot het vaststellen van ondermandaatbesluiten worden genoemd. Deze bevoegdheid moet ruim worden geïnterpreteerd. Indien buiten de onderhavige mandaatregeling bevoegdheden moeten worden gemandateerd, dan stelt de Secretaris-Generaal daartoe een besluit vast. Is er echter een andere functionaris aangewezen om een bepaald ondermandaatbesluit vast te stellen, bijvoorbeeld krachtens artikel 4, vierde lid, dan kan de Secretaris-Generaal dat besluit zelf vaststellen maar is dit niet noodzakelijk.
Artikel 4. Algemeen mandaat Directeuren-Generaal, directeuren, hoofden van centrale dienstonderdelen en Chefs de Poste
Artikel 4 bevat de kern van het mandaat aan de Directeuren-Generaal, directeuren, de hoofden van centrale dienstonderdelen, niet zijnde directies (voorbeelden daarvan zijn de hoofden van een inspectie, een bureau, een eenheid of een dienst), de Chefs de Poste en de plaatsvervangers van de zojuist genoemde functionarissen. Daarbij zijn de algemene bevoegdheden op het werkterrein van die functionarissen het uitgangspunt. De werkterreinen zijn aangeduid in het vigerende organisatiebesluit en de daaruit voortvloeiende orgaanbeschrijvingen. Indien voor bepaalde besluiten (onder)mandaat is verleend aan andere functionarissen, geeft de regeling of het besluit waarin dat (onder)mandaat is neergelegd aan op welk terrein mandaat is verleend. Een voorbeeld daarvan is de regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 27 maart 1992 ter uitvoering van de Wob (Stcrt. 101). Deze regeling specificeert wie de bevoegdheid heeft om te beslissen op een verzoek om informatie: de (Plaatsvervangend) Secretaris-Generaal, de directeur Juridische Zaken, het (plaatsvervangend) hoofd van de afdeling Bestuursrecht van voornoemde directie dan wel de directeur of het hoofd van de bij het verzoek betrokken beleidsdirectie of –afdeling (zie tevens het derde voorbeeld in de toelichting op artikel 3). Opgemerkt zij verder dat in de artikelen 8 en 9 specifieke mandaten worden verleend aan de directeur Financieel-Economische Zaken, respectievelijk de directeur Centraal Facilitaire Dienst.
Het tweede lid geeft de in het eerste lid genoemde functionarissen de algemene bevoegdheid om subsidiebesluiten te nemen (onderdeel a) en te beslissen op bezwaarschriften tegen subsidiebesluiten en andere besluiten die in mandaat bevoegd genomen zijn (onderdeel b). Ook bij het tweede lid geldt de voorwaarde dat een functionaris het besluit door een hogere functionaris moet laten nemen indien hij weet of moet begrijpen dat de omstandigheden van het geval (bijvoorbeeld de hoogte van het subsidiebedrag, of de politieke gevoeligheid van de aanvraag) zich ertegen verzetten dat hij handelt krachtens mandaat (zie de artikelen 6 en 7).
Omdat beleidsregels in de praktijk worden vastgesteld door een Directeur-Generaal, wordt in het derde lid aan de Directeuren-Generaal en de plaatsvervangend Directeuren-Generaal een algemeen mandaat verleend voor het vaststellen van beleidsregels. Ook bij deze bevoegdheid geldt de kanttekening dat de omstandigheden van het geval zich tegen afdoening in mandaat kunnen verzetten. Zo ligt het in dit geval in de rede dat een politiek gevoelige beleidsregel door een bewindspersoon wordt vastgesteld.
De op grond van het vierde lid vastgestelde ondermandaatbesluiten worden geredigeerd door:
– directeuren voor zover het ondermandaatbesluiten betreft voor hun directie; hieruit blijkt welke afdelingshoofden en hun plaatsvervangers bevoegd zijn tot het nemen van bepaalde besluiten;
– hoofden van een inspectie, bureau, eenheid of dienst; hieruit blijken de verschillende beslissingsbevoegdheden op ‘afdelingsniveau’;
– Chefs de Poste voor zover het ondermandaatbesluiten betreft voor hun vertegenwoordiging.
Voor het opstellen hiervan staat een model ter beschikking. Indien naast plaatsvervangers behoefte bestaat aan waarnemers die bij afwezigheid of verhindering tijdelijk bepaalde bevoegdheden moeten kunnen uitoefenen, dient dit in een ondermandaatbesluit te worden neergelegd.
Het vijfde lid bepaalt dat van elk getroffen ondermandaatbesluit een kopie dient te worden gezonden naar de directie Juridische Zaken, afdeling Bestuursrecht. Deze afdeling houdt van alle ondermandaatverleningen een mandaatregister bij. De reden voor het bijhouden van een centraal mandaatregister is dat ondermandaatverleningen kunnen worden opgevraagd door bijvoorbeeld een rechterlijke instantie. Dit gebeurt indien twijfel bestaat over de bevoegdheid van de ondertekenaar van het besluit dat tot een conflict heeft geleid.
Artikel 5. Algemene volmacht en machtiging Directeuren-Generaal, directeuren, hoofden van centrale dienstonderdelen en Chefs de Poste
In het eerste lid wordt verwezen naar de budgethouders die genoemd zijn in bijlage 1 van het Besluit Financieel Beheer BZ 1998. In dat besluit is bepaald dat ten aanzien van het financieel beheer bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken hoofdbudgethouders en budgethouders worden benoemd. De (Plaatsvervangend) Secretaris-Generaal en de Directeuren-Generaal zijn aangewezen als hoofdbudgethouders. Zij zijn verantwoordelijk voor sectoren of (onderdelen van) beleidsterreinen van de begroting. Deze hoofdbudgethouders zijn tezamen met de directeuren, hoofden van centrale dienstonderdelen en Chefs de Poste aangewezen als budgethouders en zijn als integraal managers verantwoordelijk voor het financieel beheer van de aan hen toegekende middelen. In het Besluit Financieel Beheer BZ 1998 is tevens aangegeven dat de budgethouders bevoegd zijn tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Tot privaatrechtelijke rechtshandelingen worden gerekend alle rechtshandelingen die als zodanig in het Burgerlijk Wetboek worden aangemerkt, bijvoorbeeld het sluiten van overeenkomsten. Voor wat betreft het sluiten van arbeidsovereenkomsten, zij vermeld dat in artikel 1.2, eerste lid, van de Rechtspositieregeling lokaal indienstgenomen werknemers1 aan de Chefs de Poste de bevoegdheid wordt verleend om met betrekking tot de op hun post werkzame lokale medewerkers, privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (waaronder het sluiten van arbeidsovereenkomsten). Tevens is in het derde lid van dat artikel geregeld dat de Chefs de Poste hun bevoegdheid kunnen doorverlenen aan onder hen werkzame functionarissen.
Voor meer algemene informatie over volmacht en machtiging, wordt verwezen naar het algemeen deel van de toelichting.
In het tweede lid is geregeld dat de machtigingsbevoegdheid zich uitstrekt over het klachtrecht, bedoeld in hoofdstuk 9 Awb. De Secretaris-Generaal heeft een instructie met betrekking tot klachtafhandeling vastgesteld. Deze instructie is opgenomen in het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken.
Het derde lid geeft de budgethouders de mogelijkheid om een volmacht of machtiging schriftelijk door te verlenen aan functionarissen die onder hen werkzaam zijn.
De in het vierde lid bedoelde administratieve organisatie en competentietabel van een directie, dienstonderdeel of post, geven aan wie bevoegd is privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en voor welk bedrag. Aangezien de competentietabellen goed inzicht geven in de volmachtverdeling en doorverlening, wordt voor volmachten geen centraal register bijgehouden zoals bij mandaat.
Artikel 6. Absolute uitzonderingen mandaat, volmacht en machtiging
In de artikelen 6 en 7 is bepaald waarop mandaat, volmacht en machtiging géén betrekking hebben. In artikel 6 gaat het om gevallen waarin mandaat altijd uitgesloten moet worden geacht; dat betekent dat uitsluitend de minister bevoegd is. Daarnaast zijn er de in artikel 7 geregelde gevallen waarin mandaat niet ten principale uitgesloten is, maar het handelen krachtens mandaat in een concreet geval niet toegestaan moet worden geacht.
De inhoud van artikel 6, eerste lid, onderdelen a en b, is ontleend aan artikel 10:3, eerste en tweede lid, Awb. Onderdeel a spreekt voor zich. Het is mogelijk dat het wettelijk voorschrift, waarop een bevoegdheid is gebaseerd, mandaatverlening uitsluit. Overigens zal het niet vaak voorkomen dat een wettelijk voorschrift zich uitdrukkelijk tegen mandaatverlening verzet. Als mandaat niet is toegestaan, zal dit veelal uit het stelsel van de wettelijke bepalingen moeten worden afgeleid. Het criterium in onderdeel b, of de aard van de bevoegdheid zich tegen verlening van mandaat, volmacht en machtiging verzet, leent zich voor een nadere uitwerking. Het resultaat daarvan is vastgelegd in het eerste lid, onderdeel c, en in het tweede lid. Het eerste lid, onderdeel c, bevat onder 1° tot en met 9° een opsomming van bepaalde organen en functionarissen. Stukken die voor de genoemde organen of functionarissen bestemd zijn, kunnen slechts door de minister worden afgedaan. Als gevolg van het bepaalde in de artikelen 6 en 7, zal het regelmatig voorkomen dat de minister ook stukken die bestemd zijn voor andere dan de genoemde functionarissen of colleges, zelf moet afdoen.
In het tweede lid wordt in de onderdelen a tot en met e een opsomming gegeven van aangelegenheden die door de minister zelf moeten worden behandeld. De in dit lid gegeven opsomming van aangelegenheden waarop de verlening van mandaat, volmacht of machtiging in deze regeling geen betrekking heeft, is niet limitatief. Steeds dient te worden nagegaan, of de aard van de aan de orde zijnde aangelegenheid zich niet tegen afdoening in mandaat, dan wel krachtens volmacht of machtiging verzet. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn indien een bevoegdheid zó ingrijpend is, dat hij niet anders dan op het hoogste (politieke) niveau kan worden uitgeoefend. Is dat het geval, dan strekt een met deze regeling verleend mandaat, volmacht of machtiging zich niet tot die aangelegenheid uit en is uitsluitend de minister bevoegd. De vermelding van de in onderdeel a en b genoemde aangelegenheden spreekt voor zich. Ook in onderdeel c gaat het om aangelegenheden waarbij mandaat in het algemeen niet wenselijk moet worden geacht. Artikel 10:3, tweede lid, onderdeel a, Awb bepaalt dat van de bevoegdheid tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften geen mandaat wordt verleend, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien. In de praktijk betekent dit dat het verlenen van mandaat voor het vaststellen van verreweg de meeste ministeriële regelingen niet mogelijk is. Deze hoofdregel is neergelegd in de zinsnede voor de komma in onderdeel c. Voor regels met een sterk technisch karakter betreffende personele aangelegenheden geldt de uitzondering – de tenzij-formule – van artikel 10:3, tweede lid, onderdeel a, Awb. Voor het vaststellen van deze regels is in mandaatverlening voorzien in de artikelen 149a van het RDBZ, 25, derde lid, van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984, 16 van het Verplaatsingskostenbesluit 1989, 18a van het Reisbesluit binnenland, 15b van het Reisbesluit buitenland en 4a van het Besluit betaling emolumenten burgerlijk rijkspersoneel. Dit betekent dat de bevoegdheid tot het vaststellen van (op de genoemde artikelen gebaseerde) ministeriële regelingen met een sterk technisch karakter betreffende personele aangelegenheden wel door de minister is gemandateerd. Deze uitzondering is neergelegd in de zinsnede achter de komma in onderdeel c. Als voorbeeld kan gedacht worden aan het vaststellen van (wijzigingen van) het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel en de Rechtspositieregeling lokaal indienstgenomen werknemers. Delegatie van bevoegdheden als bedoeld in onderdeel d is ingrijpend aangezien de minister na delegatie de betrokken bevoegdheden niet meer zelf kan uitoefenen. Deze aangelegenheid blijft dan ook voorbehouden aan de minister.
Onderdeel e is een gevolg van de jurisprudentie met betrekking tot de beslissing op bezwaarschriften. Die jurisprudentie vergt namelijk dat indien – door het indienen van een bezwaarschrift – bezwaar is gemaakt tegen een besluit dat door de minister of door de Secretaris-Generaal is genomen, de minister de beslissing op het bezwaar neemt.
Zoals gezegd kunnen stukken die voor de in het eerste lid, onderdeel c, genoemde organen of functionarissen bestemd zijn, slechts door de minister worden afgedaan. In het derde en vierde lid wordt hierop een uitzondering gemaakt. In bijzondere gevallen of voor zover het gaat om stukken van louter informatieve aard, stukken van ondergeschikt belang of processtukken, kan de minister toch mandaat, volmacht of machtiging verlenen aan de Secretaris-Generaal of de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal.
Artikel 7. Relatieve uitzonderingen mandaat, volmacht en machtiging
In dit artikel gaat het om de gevallen waarin de aard van de bevoegdheid niet ten principale aan mandaat, volmacht of machtiging in de weg staat, maar het handelen krachtens mandaat, volmacht of machtiging in een concreet geval niet toegestaan moet worden geacht. Indien een in dit artikel beschreven geval zich voordoet met betrekking tot een functionaris aan wie een algemeen (onder)mandaat, volmacht of machtiging is verleend, betekent dat in eerste instantie dus slechts dat hijzelf niet kan handelen. Dat sluit niet uit dat degene die het (onder)mandaat, de volmacht of de machtiging heeft verleend wel kan optreden. Deze situatie zal zich met name voordoen indien de positie van de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde – bijvoorbeeld uit een oogpunt van integriteit – een belemmering oplevert, zoals in de onder a en b genoemde gevallen. Bij de in onderdeel c bedoelde gevallen daarentegen is het zeer wel mogelijk dat de (door)verlener van het mandaat, de volmacht of de machtiging zelf tot het inzicht komt dat de omstandigheden zich ertegen verzetten dat hij krachtens mandaat, volmacht of machtiging handelt. In die gevallen is uitsluitend de minister bevoegd en zal de zaak aan de minister moeten worden voorgelegd.
Artikel 8. Specifiek mandaat directeur Financieel-Economische Zaken
In artikel 3 van het Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken werd aan de Chef Financieel-Economische Zaken mandaat verleend tot het uitoefenen van enkele bevoegdheden betreffende personeelsaangelegenheden met een sterk financiële kant. Deze bevoegdheden zijn thans in artikel 8 van deze regeling neergelegd en toegekend aan de directeur Financieel-Economische Zaken (de huidige benaming van de Chef Financieel-Economische Zaken).
Artikel 9. Specifiek mandaat directeur Centraal Facilitaire Dienst
De bevoegdheid voor de toepassing van het Reisbesluit binnenland, de Reisregeling binnenland, het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland werd in het besluit van de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal van 24 mei 1996, nr. PLVS-83/96 (Ondermandateringsbesluit betreffende toepassing Reisbesluit binnenland en Reisbesluit buitenland) gemandateerd aan het interim-hoofd van het Servicecentrum Reizen en Verplaatsingen. Inmiddels is het Servicecentrum Reizen en Verplaatsingen vervangen door het Expertisecentrum Reizen en Verplaatsingen. Het ligt voor de hand om het mandaat voor het toepassen van het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland toe te kennen aan het hoofd Expertisecentrum Reizen en Verplaatsingen. Het Expertisecentrum Reizen en Verplaatsingen is echter, anders dan het Servicecentrum Reizen en Verplaatsingen, geen aparte directie, doch valt onder de directie Centraal Facilitaire Dienst. Volgens de in artikel 4, eerste lid, van deze regeling neergelegde hoofdregel worden bevoegdheden gemandateerd aan de directeur op wiens werkterrein de aangelegenheden betrekking hebben, in dit geval de directeur Centraal Facilitaire Dienst. Deze kan, indien wenselijk, de bevoegdheden vervolgens ondermandateren. De directeur Centraal Facilitaire Dienst zou er derhalve voor kunnen kiezen het hoofd Expertisecentrum Reizen en Verplaatsingen ondermandaat te verlenen. Anders dan in het te vervallen besluit van de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal van 24 mei 1996, nr. PLVS-83/96 (Ondermandateringsbesluit betreffende toepassing Reisbesluit binnenland en Reisbesluit buitenland), wordt in deze regeling het mandaat tot het toepassen van de genoemde reisbesluiten en -regelingen beperkt tot dienstreizen die vanuit het departement te Den Haag worden gemaakt. Het mandaat aan de directeur Centraal Facilitaire Dienst geldt dus niet voor dienstreizen vanuit de posten. In het kader van integraal management ligt, voor zover het dienstreizen betreft die vanuit de posten worden gemaakt, de bevoegdheid tot het toepassen van het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland bij de Chefs de Poste.
Artikel 10. Uitzonderingen mandaat hoofddirecteur Personeel en Organisatie
In het Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken waren alle bevoegdheden op personeelsgebied uitgeschreven. In artikel 3 van deze regeling is ervoor gekozen om zowel de Secretaris-Generaal als de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal bevoegdheden te verlenen voor al hetgeen het Ministerie van Buitenlandse Zaken betreft. Daarnaast is op grond van artikel 4 de hoofddirecteur Personeel en Organisatie bevoegd om besluiten inzake personele aangelegenheden te nemen. In de praktijk zullen de meeste besluiten die betrekking hebben op personele aangelegenheden door de hoofddirecteur Personeel en Organisatie, of door een door hem ondergemandateerde functionaris, worden genomen.
De Secretaris-Generaal is als hoogste (ambtelijk) adviseur van de minister verantwoordelijk voor het coördinatie- en integratiebeleid van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en geeft hiërarchisch leiding aan functionarissen aan wie op grond van deze regeling beslissingsbevoegdheden zijn toegekend. Vanwege deze bijzondere verantwoordelijkheid van de Secretaris-Generaal bepaalt artikel 10 dat het algemeen mandaat aan de hoofddirecteur Personeel en Organisatie niet geldt voor een aantal bijzondere bevoegdheden op personeelsgebied. Het betreft onder meer de in onderdeel b bedoelde bevoegdheid om ministeriële regelingen vast te stellen. Op grond van artikel 6, tweede lid, onderdeel c, kan geen mandaat worden verleend van de bevoegdheid tot het vaststellen van ministeriële regelingen. Op deze hoofdregel wordt in hetzelfde onderdeel de volgende uitzondering gemaakt: de bevoegdheid tot het vaststellen van regels met een sterk technisch karakter betreffende personele aangelegenheden, kan wel worden gemandateerd. Nu bepaalt artikel 10, onderdeel b, dat deze bevoegdheid vervolgens niet wordt (onder)gemandateerd aan de hoofddirecteur Personeel en Organisatie. Een uitzondering op deze regel is gemaakt voor het vaststellen van (wijzigingen van) regelingen gebaseerd op artikel 123, eerste lid, RDBZ, deze uitzondering betreft de zogenaamde postuitwerkingen. In de postuitwerkingen worden veel gedetailleerde bepalingen opgenomen die veelvuldig wijzigen. De bevoegdheid tot het vaststellen en wijzigen van deze regelingen is wel gemandateerd aan de hoofddirecteur Personeel en Organisatie, die deze bevoegdheid op zijn beurt kan ondermandateren. In onderdeel d is een uitzondering opgenomen voor wat betreft het vaststellen van de formatie. De hoofddirecteur Personeel en Organisatie is slechts bevoegd als het gaat om (her)waardering van functies tot en met schaal 15. Voor (her)waardering van functies vanaf schaal 16 is de Secretaris-Generaal bevoegd. Voor het nemen van een besluit inzake wijziging van de formatie (inkrimping of uitbreiding) is de hoofddirecteur Personeel en Organisatie conform de Regeling reorganisaties BZ2 niet bevoegd indien het besluit voor meer dan tien ambtenaren rechtspositionele gevolgen met zich meebrengt, dan wel de sluiting van een post tot gevolg heeft.
Artikel 11. Regels, procedures en instructies mandaat, volmacht en machtiging
De in de onderdelen a en b van het eerste lid genoemde aspecten spreken voor zich. Uiteraard dienen het geldende recht, bestaande aanwijzingen en (medeparaaf)procedures in acht genomen te worden. Bij twijfel omtrent het geldende recht kan daarover advies worden ingewonnen bij de directie Juridische Zaken. Ingevolge artikel 10:6 Awb kan de mandaatgever zowel per geval als in het algemeen, instructies geven over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. In onderdeel a wordt de bevoegdheid tot het geven van instructies tevens aan de volmachtgever toegekend. De instructies zijn vormvrij; niet vereist is dat zij schriftelijk worden gegeven.
In onderdeel c wordt een bijzondere medeparaafprocedure met name genoemd. In artikel 2, tweede lid, van het Besluit Taak FEZ is bepaald dat stukken omtrent zaken die financiële gevolgen hebben of kunnen hebben, de medeparaaf behoeven van de directeur Financieel-Economische Zaken. Indien deze bezwaren heeft, pleegt hij overleg met de betrokken budgethouder. Wanneer dat overleg niet tot overeenstemming leidt, brengt de directeur Financieel-Economische Zaken zijn bezwaren ter kennis van de minister.
In het tweede lid is vastgelegd hoe de ondertekening bij mandaat, volmacht en machtiging dient te geschieden. Dit is al toegelicht aan het einde van de tweede, derde en vierde ‘paragraaf’ van het algemeen deel van deze toelichting.
De Mandaatregeling Buitenlandse Zaken 1996 en het Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken worden vervangen door de onderhavige regeling en kunnen dus worden ingetrokken. Intrekking brengt mee dat op de genoemde regelingen gebaseerde uitvoeringsregelingen van rechtswege vervallen en dus niet uitdrukkelijk behoeven te worden ingetrokken. Op de datum van inwerkingtreding van deze regeling zullen de volgende uitvoeringsregelingen van rechtswege vervallen:
– het besluit van de Secretaris-Generaal van 13 november 1996, nr. DJZ-CL-451/96 (Besluit ondermandaatverlening Buitenlandse Zaken);
– het besluit van de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal van 24 mei 1996, nr. PLVS-83/96 (Ondermandateringsbesluit betreffende toepassing Reisbesluit binnenland en Reisbesluit buitenland);
– het besluit van de waarnemend hoofddirecteur Personeel en Organisatie van 7 september 2000, nr. HDPO/BO/AR-696/00 (ondermandateringsbesluit personele bevoegdheden);
– het besluit van de waarnemend Secretaris-Generaal van 28 mei 2001, nr. HDPO/BO/AR-407/01 (Besluit tot ondermandatering betreffende vaststellen formatie).
In artikel 13, eerste lid, is voor andere dan de zojuist genoemde uitvoeringsregelingen een overgangsbepaling opgenomen.
De op de Mandaatregeling Buitenlandse Zaken 1996 en op het Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken gebaseerde uitvoeringsregelingen blijven op grond van het eerste lid gelden totdat zij zijn vervangen. De intrekking van de twee genoemde ministeriële regelingen doet niets af aan bestaande specifieke (onder)mandaten, zoals:
– het Besluit behandeling bezwaarschriften;3
– het Besluit mandaatverlening Hoofd Visadienst 1997;
– het besluit van de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking van 21 maart 2002 (nr. DJZ/BR/ 0103-02), houdende mandatering bevoegdheden tot uitvoering Oret/Miliev-programma (Stcrt. 58);
– het besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 4 september 2002 (nr. DJZ/BR/1013-01), tot mandatering van bevoegdheden aan functionarissen van het NTIO te Taipei (Stcrt. 170);
– het besluit van de Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking van 3 december 2002 (nr. DCO/OO-360/02), houdende mandatering bevoegdheden uitvoering programma’s Internationaal Onderwijs (Stcrt. 35).
De in het tweede lid genoemde uitvoeringsregelingen kunnen wèl van rechtswege vervallen op het moment van inwerkingtreding van deze regeling omdat de in de genoemde uitvoeringsregelingen verleende (onder)mandaten reeds zijn verwerkt in deze nieuwe regeling. Daarom is een overgangsbepaling in deze gevallen niet nodig. Het in onderdeel a genoemde besluit van de Secretaris-Generaal van 13 november 1996, nr. DJZ-CL-451/96 (Besluit ondermandaatverlening Buitenlandse Zaken) is thans verwerkt in de artikelen 3 tot en met 5 van deze regeling. Het in onderdeel b genoemde besluit van de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal van 24 mei 1996, nr. PLVS-83/96 (Ondermandateringsbesluit betreffende toepassing Reisbesluit binnenland en Reisbesluit buitenland) is thans, in aangepaste vorm, verwerkt in artikel 9 van deze regeling. In het in onderdeel c genoemde besluit van de waarnemend hoofddirecteur Personeel en Organisatie van 7 september 2000, nr. HDPO/BO/AR-696/00 (ondermandateringsbesluit personele bevoegdheden) wordt aan de functionarissen, genoemd in de Competentietabel bevoegdheden HDPO-Managementteam van 31 augustus 2000, ondermandaat dan wel ondertekeningsmandaat en volmacht verleend. Deze competentietabel is niet meer actueel en kan derhalve direct vervallen. Het in onderdeel d genoemde besluit van de waarnemend Secretaris-Generaal van 28 mei 2001, nr. HDPO/BO/AR-407/01 (Besluit tot ondermandatering betreffende vaststellen formatie) is thans, aan de actualiteit aangepast, verwerkt in artikel 10, onderdeel d, van deze regeling.
De Minister van Buitenlandse Zaken,
B.R. Bot
- 1
Regeling van de Minister van Buitenlandse Zaken van 1 februari 1996 (nr. HDBZ/AB-111/96), tot vaststelling van een mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken (Mandateringsbesluit personele bevoegdheden Buitenlandse Zaken), laatstelijk gewijzigd bij besluit van 19 augustus 2001 (nr. HDPO/BO/AR-695/01).
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2004-32-p7-SC63699.html