Regeling media-inkoop 2004

Regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, van 3 november 2004, nr. 04R36868, houdende wijziging van de Regeling media-inkoop in verband met uitbreiding ten behoeve van mede-overheden

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,

Handelende in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. media-inkoop: het met een media-exploitant aangaan van overeenkomsten onder bezwarende titel ter reservering of inkoop van plaatsruimte of zendtijd ten behoeve van openbare communicatie.

b. ministeries: ministeries, inclusief dienstonderdelen en diensten met een baten-lastenstelsel alsmede instellingen en lichamen zonder eigen rechtspersoonlijkheid die hiërarchisch ondergeschikt zijn aan de minister.

c. RVD: Directoraat-Generaal Rijksvoorlichtingsdienst, Directie Publiek en Communicatie, van het Ministerie van Algemene Zaken.

d. organisaties gelieerd aan de Rijksoverheid: zelfstandige bestuursorganen, rechtspersonen met een wettelijke taak en Staatsdeelnemingen.

e. mede-overheden: gemeenten, provincies, gemeenschappelijke regelingen en waterschappen.

Artikel 2

Onverminderd hetgeen in de hierna volgende artikelen wordt bepaald, berust de verantwoordelijkheid voor de inhoud en aanwending van voorlichtings- en andere communicatie-uitingen bij de onder artikel 1 sub b, d en e bedoelde instellingen.

Artikel 3

1. Ministeries verlenen opdrachten tot media-inkoop uitsluitend door tussenkomst van de RVD en met inachtneming van de door de RVD vastgestelde of gecontracteerde procedures en voorwaarden.

2. De RVD kan opdrachten tot media-inkoop overeenkomstig het bepaalde in deze regeling, in behandeling nemen van:

a. organisaties gelieerd aan de Rijksoverheid;

b. mede-overheden.

Artikel 4

1. Voor de diensten van de RVD wordt met inachtneming van de uitgangspunten van de Handleiding Overheidstarieven van het ministerie van Financiën jaarlijks een kostendekkende vergoeding vastgesteld. De vergoeding bestaat uit een feepercentage over de netto mediabestedingen.

2. Ter financiering van de aan de uitvoering van het Actieprogramma Overheidscommunicatie 2002–2006 verbonden kosten geldt tot 1 januari 2007 voor de ministeries een toeslag van 5% over de netto mediabestedingen.

Artikel 5

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst, met uitzondering van artikel 3, tweede lid, sub b, dat in werking treedt op 1 januari 2006.

2. De regeling van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken van 28 oktober 2002 betreffende media-inkoop door departementen en daaronder ressorterende diensten en instellingen (Stcrt. 2002, 215) wordt ingetrokken.

3. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling media-inkoop 2004.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken, J.P. Balkenende.

Toelichting

De rijksoverheid is op basis van de Regeling media-inkoop¹ verplicht om de media-inkoop via de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) te laten verlopen. Daarnaast verzorgt de RVD ook de media-inkoop voor organisaties gelieerd aan de rijksoverheid. Hierdoor kan de RVD en haar media-inkoop bureau (volume) contracten afsluiten met media-exploitanten waarmee aanzienlijke inkoopkortingen worden bereikt van minimaal 25% bij een inkoopvolume van € 70 mln. per jaar.

Op basis van een Europese aanbestedingsprocedure heeft de RVD een contract afgesloten met een erkend media-inkoop bureau voor het gehele rijk inclusief daaraan gelieerde organisaties. Dit inkoopbureau zorgt voor de feitelijke inkooptaken zoals concerncontractering en executieve taken zoals plaatsingsregistratie, media-administratie en informatie- en rapportagevoorziening. De RVD zelf zorgt voor sturing en regie op het inkoopproces, opdrachtverlening namens de rijksoverheid, controle en kwaliteitsbewaking, uiteindelijke financiële verrekening e.d.

De uitvoeringskosten worden tegen kostprijs bij de afnemers in rekening gebracht.

Vanwege de grote kortingen welke op deze wijze kunnen worden gerealiseerd is er al een aantal malen door gemeenten en provincies verzocht mee te kunnen plaatsen op deze collectieve contracten. De vier grote steden hebben dit inmiddels ook schriftelijk aangegeven. Voor de RVD betekent dit beperkte meerwerkzaamheden die tegen een kostendekkende vergoeding bij gemeenten en provincies in rekening kunnen worden gebracht. Voor de totale overheid betekent dit uitbreiding van de doelmatigheidsvoordelen.

Aangezien gemeenten en provincies andere rechtspersonen betreffen dan de rechtspersoon Staat worden zij overeenkomstig de ‘Aanwijzingen inzake het verrichten van marktactiviteiten door organisaties binnen de rijksdienst² ’ aangemerkt als derden.

Op basis van Aanwijzing 24 lid 1 sub a³ is het mogelijk dat de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, in overeenstemming met het gevoelen van de Ministerraad, besluit om de uitbreiding van de media-inkoopfunctie tot medeoverheden toe te staan.

Er zijn een aantal redenen waarom het onverkort toepassen van de Aanwijzingen inzake verrichten markt-activiteiten door organisaties binnen de rijksdienst in de situatie van collectieve media-inkoop niet tot een aanvaardbaar resultaat leidt als bedoeld in Aanwijzing 24 lid 1 sub a van de aanwijzingen:

– De mede-overheden wensen medeplaatsing op de RVD-contracten om daarmee voor henzelf maar tevens ook voor de gehele overheid grotere doelmatigheidsvoordelen te behalen. Dit past goed in het streven van de overheid naar een efficiëntere besteding van middelen. Het gaat hierbij om een geschat jaarvolume van plm. € 30 mln. voor mede-overheden welke komt bovenop de genoemde 70 mln. aan mediabestedingen voor de rijksoverheid. Voor de RVD betekent deze uitbreiding beperkte meerwerkzaamheden.

– Door de uitbreiding krijgt de RVD meer opdrachtgevers en neemt de totale media omzet toe tot plm. € 100 mln. Door de hogere omzet en de verscheidenheid in opdrachtgevers wordt de kans op (heftige) fluctuaties van de omzet kleiner. De RVD wordt een grotere en betrouwbaarder partij. De Rijksoverheid en de mede-overheden kunnen door deze uitbreiding grotere efficiencywinsten behalen en gunstigere (financiële) voorwaarden bedingen.

– De RVD loopt feitelijk geen risico indien dienstverlening wordt uitgebreid naar lagere overheden. Alle kosten worden doorberekend aan afnemers en inzet van RVD (4 à 5 fte) is feitelijk onafhankelijk of lagere overheden wel of niet meeliften op het contract. RVD is facilitator voor realisatie van bulkinkoop op het gebied van media-inkoop.

– Door het uitbesteden van de feitelijke collectieve inkoopfunctie aan een erkend media-inkoop bureau wordt door dit bureau het marktconforme deel van de werkzaamheden behartigd. Door de RVD wordt dienaangaande geen marktfunctie overgenomen maar wordt een bemiddelende rol behartigd tussen de mediamarkt en de (overheids)opdrachtgevers. Periodiek wordt middels een Europese aanbesteding de gunning verricht aan het meest geschikte erkende media-inkoopbureau.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken,

J.P. Balkenende