Uitvoering extern onderzoek reisdocumenten

22 september 2004

Nr. BPR2004/ U73626

DGKB

Aan: De burgemeester i.a.a. de Hoofden Burgerzaken

Onderwerp: Uitvoering extern onderzoek reisdocumenten

Doelstelling: Bekendmaking van voorschriften

Juridische grondslag: Artikel 58 en 59 van de Paspoortwet en artikel 94 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001

Relaties met andere circulaires: geen

Ingangsdatum: 1 oktober 2004

Geldig tot: n.v.t.

Inleiding

Bijgaand treft u aan een wijziging van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 (PUN 2001). In artikel 94, eerste en tweede lid, van de PUN 2001 is de jaarlijkse controle neergelegd op de door de gemeente genomen beveiligingsmaatregelen met betrekking tot reisdocumenten, conform de voorschriften in Beveiligingsnet. Het derde lid van artikel 94 bepaalde voorts dat de burgemeester één keer per drie jaar een extern deskundige een onderzoek laat uitvoeren op de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de bovengenoemde jaarlijkse controle.

Op 1 oktober a.s. zal de periode van drie jaar sedert de inwerkingtreding van de PUN 2001 zijn verstreken en dienen de gemeenten derhalve de genoemde controle door een deskundige te laten uitvoeren. In overleg met de VNG en de NVVB is nagegaan op welke wijze het onderzoek op de effectiviteit van de getroffen beveiligingsmaatregelen het beste kan worden ingericht, mede in het licht van de ervaringen die inmiddels in de gemeenten met Beveiligingsnet zijn opgedaan. Daarbij is geconcludeerd dat het gestelde in artikel 94, derde lid, diende te worden aangevuld met een aantal nadere voorschriften, die waarborgen dat het desbetreffende onderzoek op een juiste, informatieve en uniforme wijze kan plaatsvinden. Dit heeft geleid tot een wijziging van artikel 94, waarbij het derde lid is aangepast en drie nieuwe leden zijn toegevoegd.

De wijzigingen hebben betrekking op het noemen van een aantal eisen, waaraan de deskundige moet voldoen, een nadere omschrijving van het onderzoek dat zich niet alleen dient te richten op een administratieve controle van de getroffen beveiligingsmaatregelen maar ook op de werking daarvan in de praktijk, het uitvoeren van het onderzoek aan de hand van een onderzoeksprotocol en vooraf vastgestelde vragenlijsten, die op elektronische wijze moeten worden ingevuld via de website van het agentschap BPR en de mogelijkheid om aanvullend steekproefsgewijze nader onderzoek uit te voeren. Op deze wijzigingen zal hierna uitvoeriger worden ingegaan.

Doelstelling onderzoek

Het doel van het onderzoek reisdocumenten is drieledig:

1. Het onderzoek moet voor de gemeenten en voor het agentschap BPR een impuls zijn om de kwaliteit van de beveiliging en het beveiligingsbewustzijn voortdurend op peil te houden en/of te verbeteren.

2. Het onderzoek moet aantonen of de gemeente een voldoende sterke schakel in het reisdocumentenproces is.

3. Het onderzoek moet de minister van informatie voorzien om zijn verantwoordelijkheid voor de juiste werking van het reisdocumentenstelsel waar te kunnen maken.

Uitvoering van het onderzoek

U dient het onderzoek reisdocumenten voor de eerste maal te laten uitvoeren in de periode gelegen tussen 1 oktober 2004 en 31 december 2004. Het onderzoek dient te geschieden met inachtneming van het Onderzoeksprotocol beveiliging reisdocumenten. Dit protocol bevat informatie over de opzet, verwerking en uitvoering van het onderzoek. Tevens zijn voor de uitvoering van het onderzoek twee vragenlijsten ontwikkeld, een voor gemeenten met één uitgiftelocatie en een voor gemeenten met extra uitgiftelocaties. Deze vragenlijsten en het protocol zijn opgenomen in de nieuwe bijlage K van de PUN 2001. Zij zijn ter informatie bij deze circulaire gevoegd.

De vragenlijsten zijn vanaf 1 oktober 2004 elektronisch beschikbaar op www.bprbzk.nl. De deskundige, genoemd in artikel 94 lid 3 van de PUN 2001, dient met gebruikmaking van de internetfaciliteiten van het agentschap BPR de toepasselijke vragenlijst(en) in te vullen. Vlak voor 1 oktober 2004 ontvangt u per brief een gemeentespecifiek wachtwoord. Met dit wachtwoord kan op de website van het agentschap BPR worden ingelogd en het onderzoek vervolgens worden uitgevoerd.

De vragen van het onderzoek moeten voor elke locatie waar door de gemeente reisdocumenten worden uitgegeven worden beantwoord. Gemeenten met meerdere uitgiftelocaties ontvangen derhalve voor iedere uitgiftelocatie een apart wachtwoord. Het agentschap BPR ontvangt van deze gemeenten het resultaat van iedere uitgiftelocatie afzonderlijk.

Uitkomsten van het onderzoek en benchmark

Na het definitief maken van de ingevulde vragenlijst wordt deze door de deskundige via de internetapplicatie naar het agentschap BPR gestuurd. De papieren versie van de vragenlijst wordt derhalve niet opgestuurd. De op deze - elektronische - wijze verzonden resultaten van het onderzoek worden gevalideerd door een verklaring van de deskundige die het onderzoek heeft uitgevoerd. Deze verklaring wordt als bijlage gevoegd bij een door de burgemeester persoonlijk ondertekende brief, waarin hij de resultaten van het onderzoek aanbiedt. De brief en de bijbehorende verklaring worden per post naar het agentschap BPR gestuurd. De inhoud van de aanbiedingsbrief en de verklaring van de deskundige zijn als modelformulier in bijlage C13 en C14 bij de PUN 2001 opgenomen.

Nadat het agentschap BPR de resultaten van het onderzoek via internet, alsmede de verklaring van de deskundige en de aanbiedingsbrief van de burgemeester per post heeft ontvangen, worden zij beoordeeld en ontvangt de gemeente een terugkoppeling met daarin - indien van toepassing - aanbevelingen voor het verbeteren van de beveiliging van de reisdocumentenverstrekking.

Daarnaast maakt het systeem het mogelijk dat u uw resultaten direct kunt vergelijken met de resultaten van andere gemeenten. Deze benchmark is anoniem.

Steekproeven

In aanvulling op het onderzoek zal in een aantal gemeenten steekproefonderzoeken worden gehouden. Deze hebben tot doel het landelijk beeld te onderbouwen door na te gaan of de uitkomsten van de onderzoeken een juiste afspiegeling vormen van de werkelijke situatie. Met andere woorden, de steekproef gaat na of de gegeven antwoorden in de gemeentelijke vragenlijst(en) daadwerkelijk conform de gemeentelijke situatie zijn.

Om de steekproef te kunnen houden is het noodzakelijk dat iedere gemeente voor de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten een onderzoeksdossier aanlegt. Een kopie van de documenten waar u uw antwoorden voor het onderzoek reisdocumenten op baseert, dient u in dit onderzoeksdossier reisdocumenten te bewaren. In de bijlage bij de vragenlijsten van het onderzoek reisdocumenten is aangegeven welke documenten u kunt gebruiken voor de beantwoording van de vragen.

Indien de resultaten van de steekproefonderzoeken daartoe aanleiding geven, zullen zij bij meer gemeenten worden uitgevoerd. De minister moet immers kunnen vertrouwen op het landelijk beeld dat volgt uit het onderzoek naar de beveiligingsmaatregelen die met betrekking tot reisdocumenten zijn getroffen.

Eisen aan de deskundige

Het begrip `deskundige' in het nieuwe artikel 94 lid 3 van de PUN 2001 dient te worden geïnterpreteerd als: een functionaris met kennis van zaken op het gebied van auditing. De functionaris mag niet betrokken zijn (geweest) bij de beleidsvoorbereiding, planvorming en/of het feitelijke uitvoeringsproces van de reisdocumentenuitgifte of daarmee verband houdende beveiligingsmaatregelen in de gemeente. Dit houdt in dat de navolgende personen kunnen optreden als deskundige:

• daartoe aangewezen medewerkers van de gemeentelijke accountantdienst respectievelijk een intern controleur die onafhankelijk opereert ten opzichte van het reisdocumentenproces;

• een externe (huis)accountant van de gemeente;

• een beveiligingsfunctionaris van een andere gemeente.

Dit betekent dat de eigen gemeentelijke beveiligingsfunctionaris niet in aanmerking kan komen voor de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten. Deze functionaris is immers zelf betrokken bij het systeem van beveiliging van het reisdocumentenstelsel en zou daarmee deels zijn of haar eigen werk controleren.

Wel kan worden gedacht aan het uitwisselen van deskundigen (denk aan de beveiligingsfunctionarissen) tussen gemeenten: een vorm van intercollegiale visitatie, waarmee ook de uitwisseling van kennis tussen gemeenten wordt bevorderd. Deze optie verdient serieuze aandacht omdat deze een aantal voordelen combineert. Ook hierbij geldt dan wel als eis dat de betrokken functionarissen niet reeds bij de beleidsvorming, planvorming of uitvoering van het beveiligingsbeleid van de onderzoeksgemeente betrokken zijn geweest.

Nadere vragen

Vragen en antwoorden over de uitvoering van het onderzoek reisdocumenten kunt u vinden op www.bprbzk.nl. Staat uw vraag hier niet bij, dan kunt u contact opnemen met de infodesk van het agentschap BPR. U kunt uw vraag ook mailen naar infodesk@bprbzk.nl

De wijziging van de PUN 2001 is vastgesteld door de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties en wordt gepubliceerd in de Staatscourant. De nieuwe regelgeving treedt in werking met ingang van 1 oktober 2004.

De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties,Th. C. de Graaf.