Vaststelling selectielijst Archiefbescheiden Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting over de periode vanaf 1988

16 januari 2004

C/S/03/2841

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b, van de Archiefwet 1995;

De Raad voor Cultuur gehoord (advies van de Raad voor Cultuur van 12 november 2003, nr. arc-2003.6257/2);

Besluit:

Artikel 1

De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijst archiefbescheiden Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting over de periode vanaf 1988’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Een belanghebbende kan tegen dit besluit beroep instellen bij de rechtbank binnen het rechtsgebied waarvan hij zijn woonplaats heeft. Voordat hij beroep instelt, moet hij binnen zes weken na de inwerkingtreding van dit besluit bij de Staatssecretaris een bezwaarschrift indienen. Dit bezwaarschrift moet worden gestuurd naar CFI/FJZ, ter attentie van het secretariaat van de Commissie voor de bezwaarschriften, Postbus 606, 2700 ML Zoetermeer.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 16 januari 2004.
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze:de Algemene Rijksarchivaris,
M.W. van Boven.

Basis Selectie Document

Centraal Fonds Volkshuisvesting vanaf 1988

1. Inleiding

Dit Basis Selectie Document (BSD) bevat een voorstel voor (permanente) bewaring of vernietiging (op termijn) van de archiefbescheiden die het resultaat of de neerslag zijn van het handelen van actoren – hier met name de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer en de directeur en het bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting – op het taakgebied van het Centraal Fonds.

Voorafgaand aan de eigenlijke selectielijst worden in deze inleiding kort enige aspecten van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT) behandeld. Ten eerste worden de hoofdlijnen van het taakgebied van het Centraal Fonds Volkshuisvesting aangegeven. Vervolgens wordt ingegaan op de doelstellingen van en de criteria voor de selectie en wordt de procedure van vaststelling van het BSD beschreven. Tenslotte volgen enkele aanwijzingen en opmerkingen ten behoeve van het gebruik van dit BSD.

Het Centraal Fonds Volkshuisvesting is sinds het instellingsbesluit van 1998 (Stb. 483) een zelfstandig bestuursorgaan. De oprichting van het Centraal Fonds vloeit voort uit de Woningwet. In 1998 is de Woningwet aangepast, waardoor de taken van het Centraal Fonds uitgebreid werden. Onder de taken van het Fonds vallen: financieel toezicht op de woningcorporaties, de sanering van woningcorporaties en advisering aan de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer bij onder andere fusies en toelating van nieuwe corporaties en over de financiële situatie van de gehele sector woningcorporaties. Het bestuur bestaat uit onafhankelijke deskundigen die benoemd worden door de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. De organisatiestructuur kent naast de directie een algemeen ondersteunend secretariaat, de afdelingen Toezicht, Beleid, Project- en Saneringssteun (BPS) en Strategie Ontwikkeling (S&O). De directeur van het Centraal Fonds is via het bestuursreglement gemandateerd. De werkorganisatie bestaat uit onafhankelijke professionals.

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.

Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.

Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.

Dit BSD is zo’n officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor het Centraal Fonds als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport institutioneel onderzoek’ (RIO) voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden. Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppies.

1.1. Het institutioneel onderzoek en de selectie

Een BSD kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). Het uitgangspunt daarbij is dat men pas een verantwoorde keuze voor het bewaren of vernietigen van archiefstukken kan maken als men weet in welke context ze tot stand zijn gekomen. Deze context wordt beschreven met behulp van een institutioneel onderzoek, dat de grondslag voor het BSD vormt. De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.

De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn opgebouwd:

Actor: hier staat het orgaan dat formeel verantwoordelijk is voor de uitvoering van de handeling.

Handeling: dit is het geheel aan activiteiten dat een actor verricht ter invulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of werkproces.

Periode:hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen van het onderzoek nog steeds uitgevoerd.

Grondslag: dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht. Het is echter mogelijk dat handelingen worden verricht zonder een expliciete wettelijke grondslag. Dan wordt de term ‘Bron’ gebruikt.

Product: hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou kunnen resulteren. Dit product wordt meestal op juridisch-bestuurlijk niveau gegeven, zoals een besluit of een reglement. In enkele gevallen wordt een expliciet voorbeeld gegeven.

Waardering: ‘B’ voor Bewaren, met een verwijzing naar de selectiecriteria.

‘V’ voor Vernietigen, eventueel met een gedefinieerde vernietigingstermijn.

Opmerking: aanvullende informatie, bedoeld om de strekking van de handeling toe te lichten.

Het onderzoek voor de totstandkoming van het RIO liep van januari 2001 tot november 2001. Deze selectielijst is in december 2001 opgemaakt. Bij archiefonderzoek ten behoeve van het opstellen van een Ordeningsplan in 2002, is gebleken dat een aantal handelingen geen neerslag bij het Centraal Fonds opleveren. In overleg met de Rijksarchiefdienst is besloten deze handelingen te laten vervallen. Nieuwe handelingen zijn toegevoegd. Doordat het Ordeningsplan inmiddels in een vergevorderd stadium is, is besloten om de handelingen niet om te nummeren. Hierdoor loopt de nummering van de handelingen niet door.

1.2. Selectiecriteria en vernietigingstermijnen

De beslissing of neerslag van een handeling wel of niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt, wordt genomen tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT, zoals de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur die heeft verwoord bij de behandeling van de nieuwe Archiefwet in de Tweede Kamer (13 april 1994): ‘het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen’. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als ‘het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring’.

In dit BSD wordt de selectiedoelstelling uitgewerkt binnen het taakgebied van het Centraal Fonds. De handelingen van de actor, het Centraal Fonds, worden geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering van de selectiedoelstelling. Bij de selectie is dus de vraag aan de orde welke gegevensbestanden, behorende bij welke handeling, berustende bij het Centraal Fonds, bewaard dienen te worden teneinde het handelen van het Fonds op het gebied van financieel toezicht op de woningcorporaties, de sanering van woningcorporaties, de verlening van projectsteun en advisering aan de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer bij onder andere fusies en toelating van nieuwe corporaties en over de financiële situatie van de gehele sector woningcorporaties op hoofdlijnen te reconstrueren.

Wordt de neerslag aangewezen ter bewaring, dan wil dat zeggen dat deze, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B(van Bewaren).

Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van Vernietigen).

De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:

a. een dossier wordt afgesloten (bijvoorbeeld op 30 januari 1999);

b. de bijbehorende vernietigingstermijn wordt hierbij opgeteld (bijvoorbeeld 10 jaar);

c. het dossier wordt bewaard tot en met 31 december 2009 (1999 + 10);

d. de betrokken directeur wordt in de loop van dat jaar (in dit voorbeeld 2009) op de hoogte gesteld van de voorgenomen vernietiging van dit dossier;

e. het dossier wordt vernietigd per 2 januari 2010, tenzij de betrokken directeur zwaarwichtige redenen heeft voor uitstel van vernietiging (administratief of juridisch belang).

Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven, gebeurt op grond van criteria die ten tijde van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn in overleg met belanghebbenden en betrokken partijen tot stand zijn gekomen.

De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Algemene selectiecriteria

Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. Bewerkingsplannen, aan de hand waarvan de daadwerkelijke selectie van archieven plaatsvindt, dienen te voorzien in procedures daarvoor.

1.3. De procedure

Op 28 februari 2002 is het ontwerp-BSD door het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting (CFV) aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 2 juni 2003 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van het CFV, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra.

Op 12 november 2003 bracht de RvC advies uit (arc-2003.6257/2), hetwelk, naast enkele tekstuele correcties, aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijziging in de ontwerpselectielijst:

handeling 41 is gesplitst in twee afzonderlijke handelingen voor intern (41) en extern (nieuwe handeling 42) onderzoek. De bestaande handelingen 42 en 43 zijn hernummerd tot 43 en 44.

Daarop werd het BSD op 16 januari 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting vastgesteld C/S/03/2841.

1.4. Overzicht van handelingen met 'Bewaren' gewaardeerd

Overzicht van de met ‘B’ gewaardeerde handelingen (RIO en BSD-nrs.) per actor en per algemeen selectiecriterium.

Zorgdrager: het Centraal Fonds Volkshuisvesting

Actor	Algemeen selectiecriterium
	1	2	3	4	5	6
Het Bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting	15, 17, 22, 23, 25, 32, 34		22, 23, 26	4	6, 8, 20, 21, 32, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 44

2. Actor & Handelingen

Handelingen op basis van wet- en regelgeving (juridisch kader)

(Oorspronkelijk werd bij het toekennen van gelden aan de corporaties gesproken van ‘geldelijke steun’. Conform de derde tranche van het AWB is dit vervangen door de term ‘subsidie’. Stb. 1997, 482)

Zorgdrager: het Centraal Fonds Volkshuisvesting

Actor: Het bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting

3.

Handeling: Het benoemen van de tijdelijk plaatsvervangend voorzitter van het bestuur

Periode: 1988–

Grondslag: BCFV 1988, Stb. 483 art. 5 lid 3

Product: Benoemingsbesluit

Waardering: V; termijn: 5 jr. na einde benoeming

4.

Handeling: Het instellen van een college van betrokkenen dat het bestuur adviseert.

Periode: 1998–2001

Grondslag: Gewijzigd BCFV, Stb. 1998, 135, art. 5 lid 1

Product: Instellingsbesluit

Waardering: B(4)

Opmerking: Bij inwerkingtreden van de gewijzigde woningwet (2001) is dit college komen te vervallen.

5.

Handeling: Het benoemen van leden voor het college van betrokkenen.

Periode: 1998–2001

Grondslag: Gewijzigd BCFV, Stb. 1998, 135 art. 5 lid 2

Product: Benoemingsbesluit

Waardering: V; termijn: 5 jaar na einde benoeming

6.

Handeling: Het vaststellen van een Reglement waarin de wijze van functioneren is geregeld.

Periode: 1988–

Grondslag: Woningwet, Stb. 1999, 553 art. 71d

Product: Bestuursreglement

Waardering: B (5)

7.

Handeling: Het al dan niet toekennen van vergoedingen aan de bestuursvoorzitter en -leden, alsmede aan (plv.) leden van door het bestuur ingestelde commissies.

Periode: 1988–

Bron: Bestuursreglement

Product: Beschikking

Waardering: V; termijn: 7 jaar

Actor: Het bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting

8.

Handeling: Het vaststellen van de jaarlijkse begroting.

Periode: 1988–

Bron: Woningwet stb. 1999, 553 art. 71f

Product: Begroting

Waardering: B (5)

Opmerking: Met ingang van 2002 behoeft de begroting instemming van de bewindspersoon van VROM.

9.

Handeling: Het vaststellen en bekendmaken van de jaarlijkse bijdrage ten laste van de toegelaten instellingen ten bate van subsidie van de sanering.

Periode: 1988–

Grondslag: BCFV, Stb. 1988, 483 art. 12 lid 1. Besluit van 11 juni 2001 tot wijziging van het BBSH en het BCFV. Stb. 2001, 280 art. 9 lid 1a

Product:

Waardering: V; termijn: 7 jaar

Opmerking: Tot en met 2001 stelt de minister de bijdrage per wooneenheid vast. Met ingang van 2002 komt deze taak bij het Centraal Fonds Volkshuisvesting te liggen. De vaststelling behoeft instemming van de minister. De bijdrage wordt geïnd op basis van een jaarlijkse aangifte van de financiële situatie van de aangesloten instelling. Desgewenst kan het Centraal Fonds nadere gegevens opvragen (art. 10, lid 2, Besluit Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting). Het Centraal Fonds is gerechtigd het verschuldigde bedrag te vorderen. Dit bedrag kan worden gevorderd, afhankelijk van de financiële situatie van de aangesloten instelling. Het Fonds kan ook van die invordering afzien als die invordering afbreuk zou doen aan de doelstellingen van het Fonds.

10.

Handeling: Het vaststellen en bekendmaken van de jaarlijkse bijdrage ten laste van de toegelaten instellingen ten bate van subsidie van projectsteun.

Periode: 2001–

Grondslag: Besluit van 11 juni 2001 tot wijziging van het Besluit beheer sociale-huursector en het BCFV. Stb. 2001, 280 art. 9 lid 1 b

Product:

Waardering: V; termijn: 7 jaar

Opmerking: De minister stemt in met het vastgestelde bedrag per woning. Zie ook de opmerking bij handeling 9.

Actor: Het bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting

12.

Handeling: Het – al dan niet op verzoek van de toegelaten instellingen – verlagen dan wel kwijtschelden van de jaarlijkse bijdrage ten behoeve van saneringssteun.

Periode: 1988–

Grondslag: BCFV, Stb. 1988, 483, art. 13 lid 1. Besluit van 11 juni 2001 tot wijziging van het BBSH en het BCFV. Stb. 2001, 280 art. 12 lid 1

Product:

Waardering: V; termijn: 7 jaar

13.

Handeling: Het – al dan niet op verzoek van de toegelaten instellingen – verlagen dan wel kwijtschelden van de jaarlijkse bijdrage ten behoeve van projectsteun.

Periode: 2001–

Grondslag: Besluit van 11 juni 2001 tot wijziging van het BBSH en het BCFV. Stb. 2001, 280 art. 12 lid 2

Product:

Waardering: V; termijn: 7 jaar

15.

Handeling: Het jaarlijks opstellen van Beleidsregels over de wijze waarop bijdragen aan toegelaten instellingen zullen worden geleverd.

Periode: 1988–

Grondslag: BCFV, Stb. 2001, 280, art. 6 en 7

Product: Beleidsregels van het Centraal Fonds Volkshuisvesting

Waardering: B (1)

Opmerking: Deze wordt jaarlijks herzien. Bij algemene maatregel van bestuur kunnen hierover voorschriften worden gegeven

20.

Handeling: Het verstrekken van subsidie aan toegelaten instellingen ten behoeve van hun sanering

Periode: 1988–

Grondslag: BCFV, Stb.1988, 483 art. 1 en 2 Herzien bij: Woningwet Stb. 1999, 553 art. 71a lid 1a

Product: Bestuursbesluit

Waardering: B (5)

Opmerking: Een aanvraag wordt vergezeld van een saneringsplan. Het Fonds kan aan de toekenning voorwaarden verbinden

Actor: Het bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting

21.

Handeling: Het verstrekken van subsidie ten behoeve van activiteiten.

Periode: 1988–

Grondslag: BCFV, Stb. 1988, 483 art. 15, Besluit van 11 juni 2001 tot wijziging van het BBSH en het BCFV. Stb. 2001, 280, art. III, art. 2 en 3.

Product: Bestuursbesluit

Waardering: B (5)

Opmerking: Een aanvraag wordt vergezeld van een plan. In het oorspronkelijke BCFV van 1988 is deze subsidie gericht op ‘groot onderhoud en verbetering van het woningbezit’. Het Besluit van 2001 tot wijziging van het BCFV en BBSH kent aan deze vorm van steun een ruimere definitie toe: ‘verstrekken van subsidies ter tegemoetkoming in de kosten van werkzaamheden welke door die instellingen worden uitgevoerd in het belang van de volkshuisvesting en die zonder deze subsidie niet zouden kunnen worden uitgevoerd’, ook wel aangeduid als ‘projectsteun’.

22.

Handeling: Het opstellen van een overzicht plus analyse van de financiële situatie van de individuele toegelaten instellingen en het adviseren van de minister hieromtrent.

Periode: 1998–

Grondslag: Gewijzigd BCFV, Stb. 1998, 135 art. 3a lid 1en 4, BCFV Stb. 2001, 280 art. 4, lid 1a

Product: Adviesrapport, beoordelingsrapporten en -brieven.

Waardering: B (1,3)

Opmerking: Het rapport wordt jaarlijks voor 1 november naar de minister gestuurd.

23.

Handeling: Het opstellen van een overzicht plus analyse van de financiële situatie van de toegelaten instellingen gezamenlijk en het adviseren van de minister hieromtrent.

Periode: 2001–

Grondslag: Besluit van 11 juni 2001 tot wijziging van het BBSH en het BCFV, Stb. 2001, 280 art. III, art. 4 lid 1b + lid 3b.

Product: Adviesrapport

Waardering: B (1,3)

24.

Handeling: Het, op een door de minister gedaan verzoek, leveren van bescheiden en gegevens die noodzakelijk worden geacht voor uitoefening van het toezicht op toegelaten instellingen.

Periode: 1998–

Grondslag: Woningwet Stb. 1999, 553 art. 71i

Product:

Waardering: V; termijn: 5 jaar

Actor: Het bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting

25.

Handeling: Het adviseren van de minister omtrent financiële aspecten van toelating instellingen.

Periode: 1998–

Grondslag: BBSH, Stb. 1998, 135 art. 5 lid 2

Product: Adviesrapport

Waardering: B (1)

Opmerking: – De minister beslist over toelating.

– Het Centraal Fonds Volkshuisvesting heeft in dit verband ook een adviserende taak op het gebied van statutenwijziging van corporaties en verkopen van woningbestanden.

26.

Handeling: Het opstellen van een jaarverslag en -rekening voor de minister omtrent het beheer van het fonds.

Periode: 1988–

Grondslag: Woningwet Stb. 1999, 553 art. 71g

Product: Jaarverslag, jaarrekening

Waardering: B (3)

28.

Handeling: Het benoemen van de leden en de voorzitter van de commissie bezwaarschriften.

Periode:

Grondslag: Bestuursregelement

Product: Benoemingsbesluit

Waardering: V; termijn: 5 jaar na einde benoeming

29.

Handeling: Het beslissen op een bezwaar tegen een besluit van het Centraal Fonds Volkshuisvesting.

Periode: 1988–

Grondslag: Algemene Wet Bestuursrecht

Product: Besluiten

Waardering: V; termijn: 10 jaar

Opmerking: Het bestuur kan zich laten adviseren door de commissie bezwaarschriften. (Gegrond verklaard) bezwaar tegen besluiten moet leiden tot wijziging van een besluit en valt dan onder dat gewijzigd besluit.

30.

Handeling: Het op verzoek of uit eigen beweging verstrekken van informatie aan burgers en belangstellenden.

Periode: 1991–

Grondslag: Wet Openbaarheid van Bestuur Stb. 1991, 703, art. 5–8: Regeling

Product:

Waardering: V; termijn: 1 jaar

Actor: Het bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting

31.

Handeling: Het voeren van het financieel beheer.

Periode: 1988–

Grondslag: Directiestatuut

Product: Financiële bescheiden, bank- en giro-afschriften, grootboeken

Waardering: V; termijn: 7 jaar

Opmerking: Het bestuur heeft deze taak via het Bestuursreglement gemandateerd aan de directeur.

32.

Handeling: Het vaststellen van de algemene arbeidsvoorwaarden van het personeel van het Fonds.

Periode: 1988–

Bron: Directiestatuut/interview

Product:

Waardering: B (1,5)

Opmerking: Het bestuur heeft deze taak via het Bestuursreglement gemandateerd aan de directeur.

33.

Handeling: Het uitvoeren van het arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid.

Periode: 1988–

Bron: Directiestatuut

Product: Personeelsdossiers, uitvoeringsregelingen, procedures

Waardering: P-dossiers: V; termijn 75 jaar na geboorte, overige: V; termijn: 5 jaar

Opmerking: Het bestuur heeft deze handeling via het Bestuursreglement gemandateerd aan de directeur. Onder deze handeling vallen zowel rechtshandelingen zoals het aanstellen, bevorderen en ontslaan van personeel, het toekennen van vergoedingen voor reis- en verblijfkosten en studiekosten enz., als feitelijke handelingen als het betalen van salaris en registratie van vakantiedagen. Ook interne regelingen en procedures voor de uitvoering van het beleid vallen hieronder.

34.

Handeling: Het vaststellen van het specifieke arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid ten behoeve van de directie.

Periode: 1988–

Bron: Directiestatuut

Product: Personeelsdossiers, uitvoeringsregelingen, procedures

Waardering: B (1,5)

35.

Handeling: Het voeren van periodiek overleg met organisaties en instanties die actief zijn in de sociale woningbouwsector.

Periode: 1988–

Bron:

Product: Verslagen

Waardering: B (5)

36.

Handeling: Het deelnemen aan externe advies- en overlegcommissies waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat bij het Centraal Fonds Volkshuisvesting berust.

Periode: 1988–

Bron: Algemene handelingen ARA

Product: Verslagen

Waardering: B (5)

Actor: Het bestuur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting

37.

Handeling: Het deelnemen aan externe advies- en overlegcommissies waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij het Centraal Fonds Volkshuisvesting berust.

Periode: 1988–

Bron: Algemene handelingen ARA

Product: Verslagen

Waardering: V; termijn: 5 jaar

38.

Handeling: Het voeren van periodieke bestuursvergaderingen.

Periode: 1988–

Bron: Bestuursreglement

Product: Verslagen

Waardering: B (5)

39.

Handeling: Het voeren van periodiek overleg met het management team.

Periode: 1988–

Bron: directiestatuut, interview

Product: Verslagen

Waardering: B (5)

40.

Handeling: Het verzamelen van gegevens, nodig voor het onderzoeken van toegelaten instellingen.

Periode: 1988–

Bron: Interviews

Product: Gegevensverzamelingen

Waardering: V; termijn 2 jaar

41.

Handeling: Het intern verrichten van onderzoekswerkzaamheden.

Periode: 1988–

Bron: Interviews

Product: Onderzoeksrapporten

Waardering: V; termijn 10 jaar

Opmerking: De producten van deze werkzaamheden maken deel uit van adviezen aan de minister als omschreven in handeling 23 en blijven dus bewaard

42.

Handeling: Het verstrekken en financieren van externe onderzoekswerkzaamheden.

Periode: 1988–

Bron: Interviews

Product: Onderzoeksrapporten

Waardering: V; termijn 5 jaar

Opmerking: De producten van deze werkzaamheden maken deel uit van adviezen aan de minister als omschreven in handeling 23 en blijven dus bewaard

43.

Handeling: Het innen van bijdragen van een toegelaten instelling.

Periode: 1988–

Bron: BCFV 2001, Stb. 280 art. 10

Product: Bijdrageheffing

Waardering: V, termijn 7 jaar

Opmerking: Zie ook de handelingen 9 en 10

44.

Handeling: Het sluiten van overeenkomsten met partijen als het Waarborgfonds Sociale Woningbouw op het gebied van volkshuisvesting.

Periode: 1988–

Bron: mededeling ambtenaren VROM

Product: Convenanten

Opmerking: In 1998 is de mogelijkheid tot het sluiten van wettelijke convenanten bij wet geregeld.

Waardering: B (5)

45.

Handeling: Het overnemen van de overschotten van een ontbonden toegelaten instelling.

Periode: 1988–

Bron: Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting, Art. 6, onder k (Stb. 1976, 469)

3. Gebruikte afkortingen

BBSH: Besluit beheer sociale-huursector

BCFV: Besluit Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting

BSD: Basis Selectie Document

CFV: Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting

RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek

VROM: Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

4. Bronnenmateriaal en relevante wet- en regelgeving

Woningwet, Stb. 1964, 222; laatste wijziging 18 oktober 2001. Stb. 518

Besluit Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting, 17 oktober 1988, Stb. 483

Besluit beheer sociale-huursector, Stb. 1989, 135

Gewijzigd BBSH gewijzigd BCFV, 5 november 2001, Stb. 2001, 280

MG-circulaires (DG Volkshuisvesting)

Voorschriften Volkshuisvesting

Beleidsregels Centraal Fonds Volkshuisvesting, 2002

Jaarverslagen Centraal Fonds Volkshuisvesting

Bestuursreglement Centraal Fonds Volkshuisvesting, 13 juli 1998

Directiestatuut Centraal Fonds Volkshuisvesting

Nota Mensen, Wensen, Wonen (december 2000)

Wet Openbaarheid Bestuur, 31 oktober 1991, Stb. 703

Archiefwet, Stb. 1995, 276

Algemene Wet Bestuursrecht, Stb. 1997, 482