Wijziging Reisregeling binnenland, Reisregeling buitenland en Verplaatsingskostenregeling 1989

2 juli 2004

Nr. POIRijk/AV 04/70047

DGMOS/POIRijk/AV

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op het Reisbesluit binnenland, het Reisbesluit buitenland en het Verplaatsingskostenbesluit 1989;

Besluit:

Artikel I

In de Reisregeling binnenland wordt een nieuw artikel 4a opgenomen, luidende:

Artikel 4a

1. Het gedeelte van de in artikel 2, eerste lid, genoemde vergoeding, dat uitgaat boven het bedrag per kilometer dat maximaal belastingvrij mag worden vergoed, strekt mede tot vergoeding van kilometers die al dan niet op grond van het Reisbesluit binnenland, het Reisbesluit buitenland, het Verplaatsingskostenbesluit 1989 en daarvan afgeleide regelingen als bedoeld in artikel XVIII van het Besluit van 26 september 2003, Stb. 394, nog aanvullend belastingvrij kunnen worden vergoed.

2. De periode waarop het bepaalde in het eerste lid van toepassing is kan naar keuze van de ambtenaar worden vastgesteld op een kalendermaand, kalenderkwartaal, half kalenderjaar of een heel kalenderjaar.

3. Bij tussentijdse beëindiging van de dienstbetrekking in de loop van een kalenderjaar dient de na toepassing van het eerste lid eventueel verschuldigde loonheffing te worden ingehouden uiterlijk in de kalendermaand volgende op de kalendermaand waarin de dienstbetrekking eindigt.

4. Indien op grond van het tweede lid is gekozen voor een kalenderkwartaal, half kalenderjaar of een heel kalenderjaar worden de vergoedingen genoemd in de artikelen 2, 3 en 4 geacht te zijn toegekend bij wijze van voorschot.

5. Na afloop van de gekozen periode worden de in het vierde lid bedoelde vergoedingen definitief vastgesteld.

6. Voor de berekening van de loonheffing over de in de gekozen periode uitbetaalde vergoedingen dient te worden uitgegaan van alle daadwerkelijk afgelegde dienstreiskilometers, vermeerderd met de daadwerkelijk afgelegde woon-werkverkeerkilometers.

7. Het zesde lid is niet van toepassing indien doorgaans naar een vaste plaats van tewerkstelling wordt gereisd waarvoor de vaste tegemoetkoming als bedoeld in artikelen 11, vierde lid, 12 en 13 van de Verplaatsingskostenregeling 1989 bij wijze van voorschot wordt toegekend en waarbij de totale afstand (heen en terug) tussen de woning en die plaats van tewerkstelling niet meer dan 150 kilometer bedraagt. In dat geval kan voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatig deel van de in de gekozen periode uitbetaalde vergoedingen worden uitgegaan van alle in die periode daadwerkelijk afgelegde dienstreiskilometers, vermeerderd met de overeenkomstig artikel 13a, achtste lid, van de Verplaatsingskostenregeling 1989 berekende woon-werkverkeerkilometers.

Artikel II

In de Reisregeling buitenland wordt een nieuw artikel 2a opgenomen, luidende:

Artikel 2a

1. Het gedeelte van de in artikel 2, eerste lid, genoemde vergoeding, dat uitgaat boven het bedrag per kilometer dat maximaal belastingvrij mag worden vergoed, strekt mede tot vergoeding van kilometers die al dan niet op grond van het Reisbesluit binnenland, het Reisbesluit buitenland, het Verplaatsingskostenbesluit 1989 en andere daarvan afgeleide regelingen nog aanvullend belastingvrij kunnen worden vergoed.

2. De periode waarop het bepaalde in het eerste lid van toepassing is kan naar keuze van de ambtenaar worden vastgesteld op een kalendermaand, kalenderkwartaal, half kalenderjaar of een heel kalenderjaar.

3. Bij tussentijdse beëindiging van de dienstbetrekking in de loop van een kalenderjaar dient de na toepassing van het eerste lid eventueel verschuldigde loonheffing te worden ingehouden uiterlijk in de kalendermaand volgende op de kalendermaand waarin de dienstbetrekking eindigt.

4. Indien op grond van het tweede lid is gekozen voor een kalenderkwartaal, half kalenderjaar of een heel kalenderjaar worden de vergoedingen genoemd in artikel 2 geacht te zijn toegekend bij wijze van voorschot.

5. Na afloop van de gekozen periode worden de in het vierde lid bedoelde vergoedingen definitief vastgesteld.

6. Voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatig deel van de in de gekozen periode uitbetaalde vergoedingen dient te worden uitgegaan van alle daadwerkelijk afgelegde dienstreiskilometers, vermeerderd met de daadwerkelijk afgelegde woon-werkverkeerkilometers.

7. Het zesde lid is niet van toepassing indien doorgaans naar een vaste plaats van tewerkstelling wordt gereisd waarvoor de vaste tegemoetkoming als bedoeld in artikelen 11, vierde lid, 12 en 13 van de Verplaatsingskostenregeling 1989 bij wijze van voorschot wordt toegekend en waarbij de totale afstand (heen en terug) tussen de woning en die plaats van tewerkstelling niet meer dan 150 kilometer bedraagt. In dat geval kan voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatig deel van de in de gekozen periode uitbetaalde vergoedingen worden uitgegaan van alle in die periode daadwerkelijk afgelegde dienstreiskilometers, vermeerderd met de overeenkomstig artikel 13a, achtste lid, van de Verplaatsingskostenregeling 1989 berekende woon-werkverkeerkilometers.

Artikel III

In de Verplaatsingskostenregeling 1989 wordt een nieuw artikel 13a opgenomen, luidende:

Artikel 13a

1. Het gedeelte van de in de artikelen 11, vierde lid, en 12 genoemde tegemoetkomingen, dat uitgaat boven het bedrag per kilometer dat maximaal belastingvrij mag worden vergoed, strekt mede tot vergoeding van kilometers die al dan niet op grond van het Reisbesluit binnenland, het Reisbesluit buitenland, het Verplaatsingskostenbesluit 1989 en andere daarvan afgeleide regelingen nog aanvullend belastingvrij kunnen worden vergoed.

2. De periode waarop het bepaalde in het eerste lid van toepassing is kan naar keuze van de ambtenaar worden vastgesteld op een kalendermaand, kalenderkwartaal, half kalenderjaar of een heel kalenderjaar.

3. Bij tussentijdse beëindiging van de dienstbetrekking in de loop van een kalenderjaar dient de na toepassing van het eerste lid eventueel verschuldigde loonheffing te worden ingehouden uiterlijk in de kalendermaand volgende op de kalendermaand waarin de dienstbetrekking eindigt.

4. Indien op grond van het tweede lid is gekozen voor een kalenderkwartaal, half kalenderjaar of een heel kalenderjaar worden de tegemoetkomingen genoemd in de artikelen 11, vierde lid, 12 en 13 geacht te zijn toegekend bij wijze van voorschot.

5. Na afloop van de gekozen periode worden de in het vierde lid bedoelde tegemoetkomingen definitief vastgesteld.

6. Voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatig deel van de in de gekozen periode uitbetaalde tegemoetkomingen dient te worden uitgegaan van de daadwerkelijk afgelegde woon-werkverkeerkilometers, vermeerderd met alle daadwerkelijk afgelegde dienstreiskilometers.

7. Het zesde lid is niet van toepassing indien doorgaans naar een vaste plaats van tewerkstelling wordt gereisd waarvoor de vaste tegemoetkoming als bedoeld in artikelen 11, vierde lid, 12 en 13 bij wijze van voorschot wordt toegekend en waarbij de totale afstand (heen en terug) tussen de woning en die plaats van tewerkstelling niet meer dan 150 kilometer bedraagt. In dat geval kan voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatig deel van de in de gekozen periode uitbetaalde tegemoetkomingen worden uitgegaan van de overeenkomstig het achtste lid berekende woon-werkverkeerkilometers, vermeerderd met alle in die periode daadwerkelijk afgelegde dienstreiskilometers.

8. De kilometers die betrekking hebben op het dagelijks reizen tussen de woning en de vaste plaats van tewerkstelling als bedoeld in het zevende lid, worden berekend aan de hand van de formule:

D x R x A x T = K

In deze formule is:

D: 206, zijnde het aantal reguliere werkdagen per jaar, verminderd met het gemiddelde aantal dagen in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte);

R: het gemiddelde aantal reisdagen per week gedeeld door 5;

A: de totale reisafstand tussen de woning en de vaste plaats van tewerkstelling (heen en terug), doch maximaal 150 kilometer;

T: ¼, ½ of 1 zijnde onderscheidenlijk het kalenderkwartaal, het halve kalenderjaar of het hele kalenderjaar waarover wordt afgerekend;

K: het aantal woon-werkverkeerkilometers dat meetelt bij de berekening van de loonheffing over het bovenmatig deel van de in de gekozen periode toegekende reiskostenvergoedingen.

Artikel IV

Dit besluit, dat met toelichting in de Staatscourant zal worden gepubliceerd, treedt in werking met ingang van de tweede dag na plaatsing in de Staatscourant en werkt terug tot en met 1 januari 2004.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
voor deze:de Directeur-Generaal Management Openbare Sector,
R.IJ.M. Kuipers.

Toelichting

Met ingang van 1 januari 2004 is de in de Wet op de loonbelasting 1964 opgenomen fiscale regeling inzake reiskostenvergoedingen gewijzigd. Bij besluit van 12 maart 2004, nr. CPP2003/3015M, heeft de Staatssecretaris van Financiën nadere regels vastgesteld met betrekking tot de praktische toepassing van de gewijzigde fiscale regelgeving.

Deze nadere regels betekenen voor vergoedingen, die op grond van het Verplaatsingskostenbesluit 1989, het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland voor het gebruik van privé vervoermiddelen worden toegekend, het volgende.

Vanaf 1 januari 2004 staat de fiscus toe dat voor zakelijke kilometers (waaronder mede te verstaan de kilometers voor het woon-werkverkeer) een onbelaste vergoeding wordt verleend van in beginsel maximaal € 0,18 per kilometer. Dit ongeacht het gebruikte vervoermiddel. In het geval waarin gebruik wordt gemaakt van een taxi, boot of luchtvaartuig, kunnen maximaal, binnen de grenzen van de redelijkheid, de werkelijke kosten belastingvrij worden vergoed. Het gevolg van deze maatregel is dat reiskostenvergoedingen, die op grond van de hiervoor genoemde regelingen worden toegekend en die hoger zijn dan € 0,18 per kilometer voor een deel belast zijn.

Saldering van vergoedingen voor zakelijke reizen (woon-werkverkeer en dienstreizen) die lager zijn dan € 0,18 per kilometer met vergoedingen voor overige zakelijke reizen die hoger zijn dan € 0,18 per kilometer is mogelijk mits hierover tussen werkgever en werknemers afspraken zijn gemaakt. Vergoedingen, die op grond van het Reisbesluit binnenland, het Reisbesluit buitenland, het Verplaatsingskostenbesluit 1989 en andere daarvan afgeleide regelingen worden toegekend mogen dus ook onderling worden gesaldeerd. Kilometers die betrekking hebben op het reizen per openbaar vervoer waarvoor een vergoeding in geld is ontvangen, alsmede kilometers die als meerijder zijn afgelegd zonder dat sprake is van vervoer vanwege de werkgever en zonder dat de ambtenaar daarvoor een vergoeding heeft ontvangen, mogen eveneens bij de saldering worden betrokken. Saldering met terugwerkende kracht tot 1 januari 2004 is toegestaan mits deze mogelijkheid vóór 1 juli 2004 wordt vastgelegd in de toepasselijke vergoedingsregelingen. Het onderhavige besluit dient hiertoe.

Saldering, respectievelijk belastingheffing over het bovenmatig deel dat na saldering overblijft, mag worden uitgesteld. Afrekening met de fiscus op basis van saldering kan na afloop van een bepaald loontijdvak, doch dient uiterlijk plaats te vinden in de eerste maand van het nieuwe kalenderjaar. Naast afrekening op jaarbasis mag ook worden gekozen voor maandelijkse afrekening of afrekening op basis van een kalenderkwartaal of half kalenderjaar. Hierbij wordt erop gewezen dat op een eenmaal gemaakte keuze achteraf niet kan worden teruggekomen.

Opgemerkt wordt dat het uitstellen van saldering, respectievelijk loonheffing vooralsnog niet geldt voor de premieheffing werknemersverzekeringen. Het bovenmatig deel dient daarom op de gebruikelijke wijze te worden betrokken in de reguliere loonopgave die de werkgever aan het UWV doet. Bij een jaarloonopgave zal het bovenmatig deel van de reiskostenvergoeding hierin begrepen moeten zijn.

Saldering na afloop van een kalenderkwartaal, half kalenderjaar of heel kalenderjaar is mogelijk zolang de vergoeding niet definitief is toegekend. In verband daarmee wordt de reiskostenvergoeding in eerste instantie bij wijze van voorschot uitbetaald.

Voor de berekening van de loonheffing over het bovenmatig deel van de in een gekozen periode uitbetaalde reiskostenvergoedingen dient in beginsel te worden uitgegaan van alle daadwerkelijk afgelegde dienstreiskilometers, vermeerderd met de daadwerkelijk afgelegde woon-werkverkeerkilometers. Wordt doorgaans naar een vaste plaats van tewerkstelling gereisd waarbij de totale afstand (heen en terug) tussen de woning en die plaats van tewerkstelling niet meer dan 150 kilometer bedraagt, dan kan voor de berekening van het bovenmatig deel van de voor die reizen uitbetaalde vergoedingen gebruik worden gemaakt van de zgn. praktische regeling als bedoeld in het besluit van 12 maart 2004, nr. CPP2003/3015M. Hierbij wordt het aantal reguliere werkdagen per jaar vastgesteld op 260. Dit aantal wordt vervolgens verminderd met 54 dagen voor kortstondige afwezigheid in verband met ziekte, vakantie en verlof, zodat per jaar 206 reisdagen overblijven.

Op grond van de praktische regeling wordt de belastingvrije vergoeding op jaarbasis als volgt berekend:

206 dagen x de totale reisafstand (heen en terug) x de vergoeding per kilometer (maximaal € 0,18).

Wordt doorgaans op minder dan vijf dagen per week naar een vaste plaats van tewerkstelling gereisd, dan dient de praktische regeling naar evenredigheid te worden toegepast.

De ambtenaar wordt geacht doorgaans naar een vaste plaats van tewerkstelling te reizen als de desbetreffende plaats van tewerkstelling op jaarbasis vermoedelijk ten minste 36 weken (70% van 52 weken) zal worden bezocht. Als een dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar eindigt, mag worden uitgegaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt.

Zoals uit het onderhavige besluit blijkt, wordt de hiervoor bedoelde praktische regeling uitsluitend toegepast voor de berekening van het aantal woon-werkverkeerkilometers. De tegemoetkomingen voor het woon-werkverkeer, genoemd in de artikelen 11, vierde lid, 12 en 13 van de verplaatsingskostenregeling zijn niet gewijzigd.

Wordt in een vast patroon op een wisselend aantal dagen per week gereisd, bijv. de ene week op 3 dagen en de andere week op 4 dagen, dan mag bij de berekening van het aantal woon-werkverkeerkilometers worden uitgegaan van het gemiddelde aantal reisdagen per week, in dit geval 3,5. Het aantal dienstreizen dat in plaats van woon-werkreizen wordt ondernomen is van invloed bij de toepassing van de praktische regeling. Als sprake is van incidentele dienstreizen heeft dat niet direct gevolgen voor de toepassing van de praktische regeling. Voor wat onder incidenteel moet worden verstaan wordt aangesloten bij wat fiscaal aanvaardbaar wordt geacht. Hiervan is in elk geval sprake als een ambtenaar met een full-time dienstverband maximaal één dienstreis per maand maakt.

In de volgende voorbeelden wordt duidelijk wat het vorenstaande betekent voor het salderen en de berekening van de loonheffing over het bovenmatig deel van reiskostenvergoedingen.

Voorbeeld 1

Een ambtenaar reist in een half kalenderjaar doorgaans op 3 dagen per week naar een vaste plaats van tewerkstelling die op 25 kilometer van zijn woning ligt. 50% van die reizen maakt hij met de auto en 50% legt hij af met het openbaar vervoer. Omdat de plaats van tewerkstelling doelmatig per openbaar vervoer is te bereiken ontvangt hij op grond van artikel 13 van de Verplaatsingskostenregeling 1989 voor het gebruik van de auto een maandelijkse tegemoetkoming van € 12,19 (25% van € 97,50 x 50%). Voor het openbaar vervoer ontvangt hij een maandelijkse vergoeding van € 51,60. De totale maandelijkse vergoeding voor het woon-werkverkeer komt daarmee op een bedrag van € 63,79.

Op de overige 2 dagen van elke week maakt deze ambtenaar dienstreizen met zijn eigen auto. Voor die reizen ontvangt hij in die periode de volgende vergoeding:

– 26 dagen x 40 kilometer x € 0,09	=	€ 93,60
– 26 dagen x 50 kilometer x € 0,28	=	€ 364,00
Totale vergoeding:		€ 457,60

Gedurende een half kalenderjaar ontvangt deze ambtenaar voor woon-werkverkeer en dienstreizen samen een vergoeding van:

€ 457,60 + (6 x € 63,79) = € 840,34.

Het bedrag dat maximaal onbelast zou mogen worden toegekend wordt als volgt berekend:

– woon-werkverkeerkilometers	(D x R x A x T = K):	206 x 3/5 x 50 x ½	=	3090
– overige zakelijke kilometers:		(26 x 40) + (26 x 50)	=	2340
Totaal aantal kilometers:				5430
Onbelaste vergoeding:		5430 x € 0,18	=	€ 977,40

Aangezien dit bedrag hoger is dan de uitbetaalde vergoeding van € 840,34 kan loonheffing achterwege blijven.

Voorbeeld 2

Een ambtenaar reist in een kalenderkwartaal doorgaans op 5 dagen per week met de auto naar een vaste plaats van tewerkstelling die op 14 kilometer van zijn woning ligt. Omdat deze arbeidsplaats niet doelmatig per openbaar vervoer is te bereiken ontvangt hij op grond van artikel 12 van de Verplaatsingskostenregeling 1989 voor het woon-werkverkeer een maandelijkse tegemoetkoming van € 65.

In die periode maakt deze ambtenaar 3 dienstreizen met zijn eigen auto. Voor die reizen ontvangt hij een vergoeding van € 218,40 (3 x 260 kilometer x € 0,28).

Gedurende het kalenderkwartaal ontvangt deze ambtenaar voor woon-werkverkeer en dienstreizen samen een vergoeding van:

€ 218,40 + (3 x € 65) = € 413,40.

Het bedrag dat maximaal onbelast zou mogen worden toegekend wordt als volgt berekend:

– woon-werkverkeerkilometers	(D x R x A x T = K):	206 x 5/5 x 28 x ¼	=	1442
– overige zakelijke kilometers:		3 x 260	=	780
Totaal aantal kilometers:				2222
2222 x € 0,18 = € 399,96

Dit bedrag is € 13,44 lager dan de uitbetaalde vergoeding van € 413,40, zodat over dit verschil alsnog loonheffing dient plaats te vinden.

Voorbeeld 3

Een ambtenaar reist doorgaans met de auto naar een vaste plaats van tewerkstelling die op 12 kilometer van zijn woning ligt. Elke maand reist hij telkens de ene week gedurende 4 dagen en de andere week gedurende 3 dagen naar zijn werk. Omdat deze arbeidsplaats niet doelmatig per openbaar vervoer is te bereiken ontvangt hij op grond van artikel 12 van de Verplaatsingskostenregeling 1989 voor het woon-werkverkeer een maandelijkse tegemoetkoming van (€ 48,75 + € 65) : 2 = € 56,88. Deze ambtenaar heeft aangegeven maandelijks te willen salderen.

Omdat de praktische regeling niet van toepassing is bij een keuze voor het maandelijks salderen worden in deze situatie de werkelijke kilometers berekend.

Het bedrag dat per maand maximaal onbelast zou mogen worden toegekend wordt in dit geval: (3,5 dag x 24 km x 13 weken) : 3 = 364 km

364 km x € 0,18 = € 65,52.

Aangezien dit bedrag hoger is dan de uitbetaalde vergoeding van € 56,88 kan loonheffing achterwege blijven.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

voor deze:de Directeur-Generaal Management Openbare Sector,

R.IJ.M. Kuipers