Verordening tot wijziging Boekhoudverordening 1998 en enige bijlagen

Het College van Afgevaardigden van de Nederlandse Orde van Advocaten,

Overwegende, dat het gewenst is de Boekhoudverordening 1998 op een aantal onderdelen te wijzigen;

Gelet op artikel 28 Advocatenwet;

Gezien het ontwerp van de Algemene Raad;

Stelt de volgende verordening vast:

I Artikel 5, eerste lid, eerste volzin, van de verordening komt als volgt te luiden:

De advocaat is verplicht desgevraagd aan de deken of aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad schriftelijk te verklaren dat is voldaan aan de hem in de voorgaande artikelen opgelegde verplichtingen.

II Artikel 4 lid 5, derde volzin, van Bijlage A: Model statuten stichting derdengelden (Algemeen) komt te luiden:

Evenmin kan als bestuurslid van de stichting waarvan de patroon bestuurslid is, optreden de stagiaire als bedoeld in artikel 9b, eerste, tweede, derde en vierde lid Advocatenwet.

III Aan artikel 5 lid 1 sub f van Bijlage A: Model statuten stichting derdengelden (Algemeen) wordt toegevoegd na `of surséance van betaling aanvraagt':

of de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen op hem van toepassing is verklaard.

IV Artikel 6 lid 1 van Bijlage A: Model statuten stichting derdengelden (Algemeen) komt te luiden als volgt:

De stichting wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door het bestuur, dat ten minste dient te bestaan uit twee gezamenlijk handelende bestuursleden, van wie ten minste één Advocaat is.

V Artikel 9 lid 1 van Bijlage A: Model statuten stichting derdengelden (Algemeen) komt te luiden als volgt:

Het bestuur is slechts bevoegd de statuten te wijzigen, indien de regelgeving van de Nederlandse Orde van Advocaten daartoe noopt, tenzij het betreft de wijziging van de naam of de vestigingsplaats van de stichting, als bedoeld in artikel 2. In alle gevallen is het bestuur tot onverwijlde wijziging verplicht.

VI Aan artikel 3 van Bijlage B: Model overeenkomst kantoor-stichting derdengelden wordt toegevoegd:

Artikel 3a. De rechthebbende kan de stichting derdengelden opdragen, bij voorkeur schriftelijk, van het hem toekomende bedrag gelden over te maken op de rekening van de advocaat, zulks ter voldoening van openstaande declaraties.

De advocaat ziet er op toe dat de stichting derdengelden pas tot uitbetaling overgaat zodra de rechthebbende een volledig beeld heeft van het verloop van de zaak, van het aan de rechthebbende toekomende bedrag uit hoofde van ten behoeve van hem geïncasseerde gelden en van de hoogte van de declaratie van de advocaat.

VII De volgende overgangsregeling wordt toegevoegd:

De statuten die zijn verleden met inachtneming van Bijlage A: Model statuten stichting derdengelden (Algemeen) zoals deze luidden voor de inwerkingtreding van deze wijzigingsverordening behoeven eerst te worden aangepast bij de eerstvolgende statutenwijziging aan de in artikel II, III, IV,V en VI genoemde wijzigingen.

De model-overeenkomst dient uiterlijk 1 januari 2004 te zijn aangepast aan de in VI genoemde wijziging.

VIII De verordening treedt in werking op 15 oktober 2003.

Toelichting

Verordening

I Artikel 5 lid 1 van de verordening bepaalt dat de advocaat verplicht is binnen twee maanden na afloop van elk boekjaar aan de deken of desgevraagd aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad schriftelijk te verklaren dat is voldaan aan de hem in de verordening opgelegde verplichtingen.

Voorgesteld wordt deze bepaling in de Boekhoudverordening 1998 aldus te wijzigen dat de advocaat `desgevraagd' de in dit artikel genoemde schriftelijke verklaring afgeeft.

Door de voorgestelde wijziging is het niet meer noodzakelijk om binnen twee maanden na afloop van elk boekjaar een verklaring af te geven en hebben de dekens (en de gemandateerde algemeen secretaris) de vrijheid in het kader van de CCV de controle op de naleving van de verordening op een andere conveniërende wijze in te vullen.

II Bijlage A: Model statuten stichting derdengelden (Algemeen)

Artikel 4.5, tweede en derde volzin, van de Model statuten stichting derdengelden luiden:

Degenen die in dienstbetrekking werkzaam zijn bij een bestuurslid van de stichting of bij een Advocaat kunnen niet als bestuurslid van de stichting optreden.

Evenmin kan als bestuurslid van de stichting optreden degene die vrijstelling heeft verkregen van de verplichting bij een patroon kantoor te houden als bedoeld in artikel 9b lid 3 Advocatenwet indien degene die is aangewezen als patroon in de zin van artikel 9b lid 4 Advocatenwet deel uitmaakt van het bestuur van de stichting.

Uit gestelde vragen is gebleken dat wordt verondersteld dat een stagiaire die werkzaam is op het kantoor van zijn patroon, maar niet bij deze in loondienst is, wel tezamen met de patroon als bestuurslid van de stichting kan optreden.

De bedoeling van deze bepaling is echter, dat een stagiaire geen deel kan uitmaken van het bestuur van de stichting derdengelden waarin zijn patroon bestuurslid is, omdat hij tot deze in een afhankelijkheidsrelatie staat.

Omdat het anderzijds wel mogelijk moet zijn dat een buitenpatroon bestuurslid is van de stichting derdengelden van zijn/haar buitenstagiaire/zelfstandig ondernemer, is voor de aangepaste formulering gekozen.

III Aan artikel 5 .1 f van de Model statuten, dat handelt over het einde van het bestuurslidmaatschap, wordt toegevoegd na: `of surséance van betaling aanvraagt': `of de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen op hem van toepassing is verklaard ...'.

IV De voorgestelde wijziging van artikel 6.1 betreft aanpassing aan de huidige tekst van artikel 2: 292 BW.

V Artikel 9.1 bepaalt dat het bestuur alleen bevoegd is de statuten te wijzigen indien de Orderegelgeving daartoe noopt en dat het bestuur in dat geval tot onverwijlde wijziging verplicht is. Deze bepaling geeft veel aanleiding tot de vraag of het bestuur de statuten dus niet mag wijzigen in geval van naams- of adreswijziging van het kantoor.

Omdat wijziging in dat geval mogelijk moet zijn, en ook in het geval van naams- of adreswijziging van het kantoor onverwijlde wijziging van de statuten verplicht is, wordt voorgesteld de eerste en tweede volzin van deze bepaling aan te passen.

VI Bijlage B: Model overeenkomst kantoor-stichting derdengelden

Gedragsregel 28, tweede lid, bepaalt dat de advocaat zijn declaratie mag verrekenen met ten behoeve van de cliënt ontvangen en in depot gehouden gelden, voor zover die gelden zonder belemmering aan de cliënt kunnen worden uitbetaald en voor zover de cliënt daarmee instemt, en onverminderd de in de boekhoudverordening gegeven voorschriften.

Uit de Evaluatie van de Boekhoudverordening 1998 is gebleken dat zo'n 5% van de advocaten openstaande verrekent met derdengelden, zonder dat de cliënt daarvoor toestemming heeft verleend.

Het College van Afgevaardigden heeft ter vergadering van 25 juni 2003 ingestemd met het voorstel van de Haarlemse fractie om de formulering van artikel 3 van de Model overeenkomst kantoor-stichting derdengelden aan te scherpen.

VII Om te voorkomen dat door de aanpassingen in de Model statuten na inwerkingtreding van de voorgestelde wijzigingen van iedere bestaande stichting derdengelden het bestuur genoopt zal zijn om de statuten, die immers op grond van het bepaalde in artikel 1 onder e van de Boekhoudverordening 1998 gelijkluidend moeten zijn aan de Model statuten van Bijlage A, direct aan te passen, is deze overgangsregeling vastgesteld.

Gelet op het belang dat aan de toevoeging van artikel 3a van de Model overeenkomst kantoor-stichting moet worden gehecht komt het redelijk voor dat deze uiterlijk binnen twee maanden na de beoogde vaststelling van de wijziging, 15 oktober 2003, worden aangepast.

Deze overgangsregeling wordt toegevoegd aan de overgangsregeling van de verordening tot wijziging van artikel 1 van de Boekhoudverordening 1998 en enige bijlagen van 28 juni 2000.