Convenant Maatschappelijke Verantwoording In de sector Verpleging, Verzorging en Thuiszorg

Ondergetekenden:

De Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, mevrouw drs. C.I.J.M. Ross-Van Dorp,

Arcares, te dezen vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer mr. N. de Jong,

Landelijke Vereniging voor Thuiszorg, te dezen vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer T. Meijer,

Branchebelang Thuiszorg Nederland, te dezen vertegenwoordigd door haar directeur, de heer A. Treffers,

Landelijke Organisatie Cliëntenraden, te dezen vertegenwoordigd door haar algemeen directeur, de heer drs. P.A.G. Vermeijs,

Nederlandse Patiënten/Consumenten Federatie, te dezen vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer drs. W.A.F.M. van der Kruijs,

Zorgverzekeraars Nederland, te dezen vertegenwoordigd door algemeen directeur, de heer M.J.W. Bontje,

Centraal Bureau voor de Statistiek, te dezen vertegenwoordigd door de Directeur-Generaal van de Statistiek, de heer ir. drs. R.B.J.C. van Noort,

College Voor Zorgverzekeringen, te dezen vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer L. de Graaf,

College Tarieven Gezondheidszorg, te dezen vertegenwoordigd door haar voorzitter, de heer drs. R.L.J.M. Scheerder,

College Bouw Ziekenhuisvoorzieningen, te dezen vertegenwoordigd door het Hoofd Economische zaken, de heer drs. F. Bisschop en de

Inspectie voor de Gezondheidszorg te dezen vertegenwoordigd door de plv. Inspecteur-Generaal, mevrouw drs. J.M.M. Hansen;

Overwegende:

A. dat de Commissie De Beer in haar eindrapport (Minder regels, meer zorg) een aantal oplossingsrichtingen aandraagt om te komen tot een inperking van de administratieve lastendruk in de zorgsector. De Commissie is voor wat betreft de jaarverslaglegging van mening dat administratieve lasten in belangrijke mate worden verminderd door het samenbrengen van verantwoordingsinformatie in één periodiek verslag. De Landelijke Vereniging voor Thuiszorg en Arcares (brancheorganisaties van zorgaanbieders in de sector Verpleging en Verzorging) hebben in het kader van de Meerjarenafspraken Verpleging en Verzorging het initiatief genomen om te komen tot een vereenvoudiging en uniformering van de jaarlijkse maatschappelijke verantwoording door zorgaanbieders. Dit initiatief sluit goed aan op het advies van de Commissie De Beer. Tevens doet het recht aan de modernisering van de verantwoording in de AWBZ als aan de maatschappelijke ontwikkeling om (potentiële) cliënten en de samenleving te informeren;

B. dat dit convenant niet de bedoeling heeft regels te stellen voor de Informatieverstrekking gedurende het jaar in het kader van de uitvoering van de AWBZ; namelijk de informatie die direct te maken heeft met de uitvoering van de AWBZ op grond van een contractuele overeenkomst tussen zorgaanbieder en zorgkantoor¹, dat het convenant het verkrijgen van informatie die nodig is voor uitvoering van de wettelijke taken van colleges, onverlet laat en dat de inzet is van de betrokken partijen om te komen tot vereenvoudiging van de informatie-uitwisseling via eenduidige definities, daarop geënte gegevensstromen, en een verbeterde ICT-toepassing;

C. dat de doelen als vermeld onder A kunnen volgens partijen onder meer worden bereikt door:

• de vele verantwoordingsdocumenten te vervangen door een geïntegreerd jaardocument verantwoording, waardoor de bevragingslast afneemt;

• de gegevens- en informatiestromen ten behoeve van verantwoording te harmoniseren en de onderliggende definities te uniformeren;

• het maken van afspraken over het efficiënt vastleggen van gegevens en het efficiënt inrichten van de informatie-uitwisseling.

• de financiële verantwoording te verbreden met een maatschappelijke component in de vorm van een toegankelijk publieksgericht document dat geaggregeerde informatie geeft over prestaties in de sector Verpleging en Verzorging;

• het tijdstip van deze jaarverantwoording gaandeweg te laten aansluiten op de jaarlijkse verantwoording van het kabinet aan het parlement (derde woensdag in mei), waardoor verantwoording een integraal onderdeel wordt van de jaarcyclus `planning en controle';

D. dat deze doelen in gemeen overleg gefaseerd en planmatig gerealiseerd worden(groeimodel), en

E. dat partijen niet beogen met dit convenant in rechte afdwingbare rechten en verplichtingen in het leven te roepen;

Komen overeen:

1. Definities

1. Voor de toepassing van dit convenant wordt verstaan onder:

a) `maatschappelijke verantwoording' het door partijen vastgestelde jaardocument verantwoording dat als bijlage 1 is bijgevoegd, waarin instellingen verslag doen van de resultaten die zijn bereikt op de terreinen als nader gedefinieerd in het jaardocument verantwoording.

b) `jaardocument verantwoording' betreft een weergave van de jaarlijkse maatschappelijke verantwoording over de activiteiten en resultaten van de zorgaanbieders in de Verpleging en Verzorging-sector. De verantwoording is gebaseerd op een samenhangende omschrijving van noodzakelijke gegevens over:

o organisatie en strategie,

o personeel,

o middelen,

o gerealiseerde productie,

o waardering door cliënten,

o financiële cijfers en bedrijfsvoering.

Een eerste uitwerking van het model staat in bijlage 1. Deze zal op hanteerbaarheid worden getoetst in één praktijktoets en daarna - met eventueel gewenste aanpassingen - worden bijgesteld. De ordening van gegevens kan op grond van de evaluatie als bedoeld in artikel 6, worden bijgesteld door de Stuurgroep bedoeld als in artikel 5.4.

c) `praktijktoetsen' toetsen naar de mate van realisering van de onder A tot en met C bedoelde maatregelen, door het invullen van het jaardocument als bedoeld in bijlage 1.

d) `sector Verpleging en Verzorging' heeft betrekking op instellingen die tot 1 april 2003 bekend stonden als instellingen toegelaten voor verzorgingshuiszorg, verpleeghuiszorg en thuiszorg.

2. Voorwaarden

2.1. Partijen bevorderen dat de jaarlijkse maatschappelijke verantwoording van instellingen in de sector Verpleging en Verzorging plaats vindt volgens een format op basis van de hierboven genoemde onderdelen (zie artikel 1b). Dit inhoudelijk format is vastgesteld en bijgevoegd in bijlage 1.

2.2. Eisen ten aanzien van de verantwoording die CVZ en CTZ stellen moeten een adequate neerslag vinden in de beoogde systematiek van verantwoording en externe verslaglegging door de zorgaanbieders.²

2.3. Partijen zorgen ervoor dat inhouden en processen van informatieverstrekking en -verwerking zodanig worden aangepast dat de beoogde opzet van een geïntegreerde jaarlijkse verantwoording kan worden bereikt.

2.4. Partijen bevorderen dat de geïntegreerde jaarlijkse verantwoording een brede of volledige invoering in de sector Verpleging en Verzorging krijgt vanaf de verantwoording over het jaar 2003. Afhankelijk van de voortgang kan de verantwoording over 2003 op vrijwillige basis volgens het inhoudelijk format (bijlage 1) plaatsvinden.

2.5. Partijen ondersteunen een fase van `proefdraaien' met praktijktoetsen die plaatsvindt van 1 april 2003 tot en met 1 september 2003. Deze dient als voorbereiding op een brede invoering van de beoogde jaarlijkse verantwoording. Die fase zal leiden tot een definitief inhoudelijk format met een eenduidige omschrijving van de onderwerpen die in de maatschappelijke verantwoording een plaats hebben. Daarnaast zal die fase leiden tot aanbevelingen voor een onderling afgestemde strategie van gegevensbeheer.

Partijen zullen instellingen vrijstellen van de voorheen gebruikelijke verantwoording teneinde instellingen en zorgkantoren te motiveren tot medewerking aan de fase van proefdraaien.

3. Informatie-uitwisseling

3.1. Partijen bevorderen dat het convenant wordt uitgevoerd vanuit een heldere beschrijving van de rollen, rechten en plichten die zij hebben ten aanzien van de relevante gegevensverzamelingen en informatiesystemen.

3.2. In aanvulling op de in het vorige lid bedoelde beschrijving, maken partijen afspraken over:

(a) de doelen waarvoor informatie uitgewisseld zal worden,

(b) de wijze van informatie-uitwisseling,

(c) de wijze van toegang tot gegevens,

(d) de wijze van beveiliging,

(e) de zeggenschap over de uitgewisselde informatie en

(f) kwaliteitseisen als tijdigheid, uniformiteit, juistheid, volledigheid.

3.3. Partijen ontwikkelen eenheid van taal met betrekking tot de vastgestelde onderwerpen van verantwoording. Verder bevorderen zij een doelmatige vastlegging en overdracht van gegevens, met inbegrip van een strategie van doelmatige toepassing van ICT en standaarden voor elektronische informatie-uitwisseling. Elektronische informatie-uitwisseling maakt het mogelijk, vanuit eenmaal vastgelegde sets van gegevens (a) één geïntegreerd jaardocument te realiseren, (b) onderscheiden documenten te produceren, gekoppeld aan de geoormerkte informatiebehoeften van de relevante instanties.

4. Jaarcyclus

4.1. Partijen streven na dat de jaarlijkse verantwoording gaandeweg wordt afgestemd op de jaarcyclus van de overheid. Deze jaarcyclus bestaat uit de volgende onderdelen:

a. De zogenaamde `juni-circulaire' van VWS met de beleidskaders voor het kalenderjaar T (juni T-1);

b. Beleids- en bekostigingsregels voor het kalenderjaar T (vast te stellen in het jaar T-1);

c. Evaluatie jaarverantwoording T-2 (vast te stellen in het jaar T-1);

d. Verantwoordingsregels inhoud «jaardocument verantwoording» T (vast te stellen in het jaar T-1);

e. Maken (productie)afspraken voor jaar T (te maken in jaar T-1);

f. Accordering afspraken voor jaar T (in het jaar T-1);

g. Realisatie en tussentijdse bijstelling van de afspraken, geheel jaar T;

h. Op basis van de dataset «jaardocument» aanleveren van een kleine set van gegevens aan CTG ten behoeve van de jaarlijkse verantwoording van VWS aan de Tweede Kamer (jaar begin maart T+1)³;

i. Jaarlijkse verantwoording via «jaardocument», waarin minimaal zijn geïntegreerd jaarverslag, jaarrekening en kwaliteitsjaarverslag en begeleid door een verklaring van de accountant (in te dienen uiterlijk op 30 juni jaar T+1);

j. Vaststellen nacalculatie en/of bekostiging jaar T (vast te stellen in het jaar T+1).

4.2. Partijen maken nadere afspraken over de termijnen genoemd in lid 4.1.⁴ De wijze van implementatie van deze termijnen zal na de praktijktoets (1 september 2003) door de Stuurgroep, als bedoeld in artikel 5, worden vastgesteld.

4.3. Partijen zullen hierbij in acht nemen dat afstemming van de jaarlijkse verantwoording op de beleidscyclus van de overheid slechts mogelijk is indien alle partijen inclusief de overheid hun planning en controle op orde hebben, in onderlinge samenhang.

5. Werkwijze

5.1. Binnen twee maanden na ondertekening van dit convenant wordt door ondergetekenden een Stuurgroep ingesteld, die tot taak heeft het convenant uit te werken en toe te zien op de voortgang. Dat betreft ondermeer:

o implementatiestrategie,

o beheer van het jaardocument,

o de toegang tot de gegevens,

o ICT,

o communicatie & voorlichting en

o werkzaamheden zoals bedoeld in artikel 9.

5.2. De Directeur-generaal Gezondheidszorg van het Ministerie van VWS is voorzitter van de Stuurgroep. De directie Verpleging, Verzorging en Ouderen van VWS voert het secretariaat van de Stuurgroep.

5.3. De Stuurgroep stelt éénmaal per jaar haar eigen werkzaamheden vast in de vorm van een integraal werkprogramma, te weten oktober 2003 en november 2004 en 2005.

5.4. De Stuurgroep vergadert minimaal tweemaal per jaar. In oktober 2003 stelt de Stuurgroep in ieder geval de evaluatie van de praktijktoets vast. In november 2004, 2005 en 2006 stelt de Stuurgroep in ieder geval de jaarlijkse evaluatie van het convenant vast. Op basis van de uitkomsten kan het model van de «jaarlijkse verantwoording» en de informatie-uitwisseling worden geactualiseerd en vastgesteld als bedoeld in artikel 6.4.

5.5. De Stuurgroep zal één of meer werkgroepen instellen met het oog op een succesvolle invoering van de geïntegreerde jaarlijkse verantwoording. De voorzitter van een werkgroep wordt gezamenlijk voorgedragen door Arcares en de Landelijke Vereniging Thuiszorg.

5.6. De Stuurgroep en de werkgroep(en) kunnen zich in voorkomende gevallen laten bijstaan door externe adviseurs.

6. Evaluatie

6.1. De praktijktoets wordt door PricewaterhouseCoopers geëvalueerd. Het verslag ervan wordt uiterlijk 30 september 2003 aan de Stuurgroep aangeboden. Op grond van de uitkomsten van de evaluatie van de praktijktoets zal voor 31 oktober 2003 in de Stuurgroep besluitvorming plaatsvinden over 1) het inhoudelijk format, 2) de toepassing ervan voor jaarlijkse verantwoording en 3) de mogelijkheid om de uitgangspunten zoals verwoord onder A ook daadwerkelijk te realiseren.

6.2. De Stuurgroep besluit in de eerste vergadering welke deskundigen de evaluatie van het convenant mogen uitvoeren. Het convenant wordt aan het einde van ieder kalender jaar geëvalueerd op de toepasbaarheid en toegankelijkheid van de jaarlijkse verantwoording als bedoeld in artikel 5. In de jaarlijkse evaluatie zal bijzondere aandacht worden besteed aan de baten en lasten van de nieuwe manier van verantwoorden, als ook aan de mate waarin het jaardocument verantwoording een bijgedragen levert aan de doelen als bedoeld onder de overwegingen A tot en met C.

6.3. De deskundigen bepalen de wijze van uitvoering van de evaluatie. De deskundigen bieden hun verslag uiterlijk op 31 oktober 2004, 2005 en 2006 aan de Stuurgroep aan.

6.4. De uitkomst van de evaluatie, de nieuwe CTG-beleidsregels en andere relevante ontwikkelingen zijn de basis voor eventuele aanpassingen, bepaald door de Stuurgroep, van het inhoudelijk format voor de jaarlijkse verantwoording.

6.5. Na expiratie van het convenant stelt de Stuurgroep op basis van de evaluatie een verslag op van de uitvoering van het convenant en de behaalde resultaten. Dit verslag wordt binnen drie maanden na afloop van het convenant aangeboden aan partijen.

7. Werkingsfeer en -duur

7.1. Het convenant treedt in werking op de dag van ondertekening, en eindigt op 31 december 2006. Ondergetekenden treden uiterlijk 30 juni 2006 in overleg over voortzetting van dit convenant.

7.2 Indien de uitkomst van de praktijktoets leidt tot de conclusie dat de jaarlijkse maatschappelijk verantwoording neergelegd in het jaardocument verantwoording (als bedoeld in artikel 1b) niet leidt tot 1) een vereenvoudiging en uniformering van de jaarlijkse maatschappelijke verantwoording door zorgaanbieders in de sector Verpleging en Verzorging en 2) vermindering van administratieve lasten door het samenbrengen van verantwoordingsinformatie in één periodiek verslag, dan besluit de Stuurgroep tot beëindiging van het convenant.

8. Geschilbeslechting

8.1 Alle geschillen in verband met dit convenant worden beslecht door de bevoegde burgerlijke rechter te Den Haag. Een partij zal zich echter pas op andere wijze dan in kort geding tot de rechter wenden, indien het geschil niet volgens de procedure van het tweede tot en met vierde lid binnen 12 weken is opgelost.

8.2 Een partij die meent dat een geschil bestaat, deelt dat schriftelijk aan de partijen mee. De mededeling bevat een zo precies mogelijke aanduiding van het geschil.

8.3 Binnen 15 werkdagen na de dagtekening van de in het tweede lid bedoelde mededeling zendt elke partij aan de ander zijn:

- analyse van de feiten en mogelijke oorzaken van het probleem - voor zover mogelijk juridisch gekwalificeerd en met de financiële consequenties ervan; en

- voorstel voor een oplossing van het probleem.

8.4 Binnen 10 werkdagen na afloop van de in het derde lid genoemde termijn overleggen partijen over een oplossing van het geschil. Elke partij kan zich door deskundigen doen bijstaan. Het overleg wordt voorgezeten door een door partijen gezamenlijk of, bij gebreke van overeenstemming daarover binnen twee dagen, door de Staatssecretaris van VWS te benoemen voorzitter.

8.5 Elke partij draagt de eigen kosten, voortvloeiend uit de procedure van het tweede tot en met het vierde lid. De kosten van de in het vierde lid bedoelde voorzitter wordt evenredig verdeeld over de partijen.

9. Toetreding

9.1 Een partij die wil toetreden tot dit convenant maakt haar verzoek tot toetreding bekend aan de voorzitter van de Stuurgroep. Zodra de Stuurgroep schriftelijk heeft ingestemd met het verzoek tot toetreding, ontvangt de toetredende partij de status van partij van het convenant. Van de toetreding wordt mededeling gedaan in de Staatscourant.

10. Openbaarheid

10. Binnen twee weken na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

Ondergetekenden Convenant Maatschappelijke Verantwoording
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,
C.I.J.M. Ross-Van Dorp, Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Arcares,
N. de Jong, voorzitter van het Bestuur.
Landelijke Vereniging voor Thuiszorg,
T. Meijer, voorzitter van het Bestuur.
Branchebelang Thuiszorg Nederland,
A. Treffers, directeur.
Landelijke Organisatie Cliëntenraden,
P.A.G. Vermeijs, algemeen directeur.
Nederlandse Patiënten/Consumenten Federatie,
W.A.F.M. van der Kruijs, voorzitter van het Bestuur.
College Voor Zorgverzekeringen,
L. de Graaf, voorzitter van het Bestuur.
College Tarieven Gezondheidszorg,
R.L.J.M. Scheerder, voorzitter bestuur.
College Bouw Ziekenhuisvoorzieningen,
F. Bisschop, Hoofd Economische zaken.
Centraal Bureau voor de Statistiek,
R.B.J.C. van Noort, Directeur-Generaal van de Statistiek.
Zorgverzekeraars Nederland,
M.J.W. Bontje, algemeen directeur.
Inspectie voor de Gezondheidszorg,
J.M.M. Hansen, plv. Inspecteur-Generaal.

¹ Op grond van de contractuele relatie met de aanbieder, heeft het zorgkantoor de mogelijkheid om uitvoeringsinformatie te verkrijgen van de gecontracteerde instelling gedurende het jaar.

² De bedoelde modernisering veronderstelt een verantwoordingsketen in de AWBZ die als volgt loopt: zorgaanbieders( zorgverzekeraars/zorgkantoren (CVZ, CTZ; en via deze lijn naar de minister van VWS.

³ De informatie voor de derde woensdag in mei moeten uitdrukkelijk zijn gebaseerd op de gegevens die in het «jaardocument» worden opgenomen. Dit op allereerst de administratieve last bij de instelling te beperken. Ten tweede om te voorkomen dat kort na elkaar verschillende cijfers over dezelfde gebeurtenis worden gepubliceerd. De cijfers die begin maart worden aangeleverd zijn dan nog niet gecontroleerd door een accountant. CTG en VWS zullen in overleg bepalen welke set van gegevens nodig is voor de verantwoording op de derde woensdag in mei.

⁴ Aansluiting op de cyclus van bestuurlijke verantwoording aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal impliceert dat het jaardocument over het jaar T - of de relevante modulen ervan - beschikbaar moeten zijn tijdig voor de derde woensdag in mei in het jaar T+1.