Bouwbegeleiding in het kader van de WZV

Aan de besturen van alle instellingen voor gezondheidszorg, als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder c, van de Wet ziekenhuisvoorzieningen

Datum: 5 juni 2003

Kenmerk: 2807-02

Geldigheidsduur: Onbepaald

Afdeling: Bouwzaken

Inwerkingtreding: 2 dagen na bekendmaking

Betreft: Circulaire Bouwbegeleiding

Inleiding

Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen (Bouwcollege) krijgt regelmatig vragen van zorginstellingen over de bouwbegeleiding. Hoewel het beleid sinds 1997 op hoofdlijnen geen wijzigingen heeft ondergaan, brengt het Bouwcollege nu een geactualiseerde versie uit van de laatste circulaire bouwbegeleiding van de Minister van VWS (1997).

Onder bouwbegeleiding vallen - na afgifte van de vergunning - het beoordelen van de aanbestedingsresultaten, de eventuele meer- en minderwerken en het beoordelen van de eindafrekening.

Sinds 1 januari 2000 vallen alle beschikkingen inzake bouwbegeleiding onder de verantwoordelijkheid van het Bouwcollege. Het toenmalige College voor ziekenhuisvoorzieningen is toen omgevormd tot College bouw ziekenhuisvoorzieningen, waarbij een wijziging in het takenpakket heeft plaatsgevonden: een verschuiving van adviserende naar meer besluitvormende taken.

Ook daardoor is er voor het Bouwcollege aanleiding om een nieuwe circulaire bouwbegeleiding op te stellen, waarin het accent meer ligt op de huidige beoordelingspraktijk van het Bouwcollege en de voorwaarden waaraan u als initiatiefnemer moet voldoen.

Gelet op bovengenoemde wijziging van het takenpakket worden in deze circulaire nog eens de verschillende fasen alsmede de bestaande procedures en de daarmee samenhangende termijnen, samengevat en toegelicht.

Onder verwijzing naar de Regeling toestemmingsprocedures WZV, kenmerk Z/PB-2029857, zoals gewijzigd op 1 juli 2001 (Stcrt. 2001, nr. 140), en de circulaire `Gevolgen wijzigingen taken CSZ en CBZ' d.d. 25 februari 2002, kenmerk Z/PB-2253662, wordt hieronder nader ingegaan op de procedures en termijnen die van toepassing zijn bij de bouwbegeleiding in het kader van de WZV.

Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat voorzover het in deze circulaire beschreven beleid niet overeenstemt met het beleid zoals verwoord in de circulaire uit 1997, uitgegaan dient te worden van de tekst van de onderhavige circulaire.

In het vervolg van deze circulaire wordt nader ingegaan op de verschillende fasen van de bouwbegeleiding, te weten:

- aanbestedingsresultaten;

- meer- en minderwerken;

- eindverantwoording, resp. eindafrekening.

Beoordeling aanbestedingsresultaten

De vergunningen worden onder beperkingen of voorschriften verleend (art. 15, vierde lid, van de WZV). Er is een standaardvoorschrift in de vergunning opgenomen dat de aanbestedingsresultaten ter goedkeuring aan het Bouwcollege moeten worden voorgelegd, behalve als budgettair bouwen (d.w.z. bouwen binnen het afgegeven financiële kader, waarbinnen het werk gerealiseerd moet worden) van toepassing is. Voorts wordt in de vergunning aangegeven welke bescheiden met betrekking tot de (voortgang) van de bouw moeten worden ingediend bij het Bouwcollege. Hiertoe zijn standaardformulieren beschikbaar. Deze formulieren zijn verkrijgbaar bij het Bouwcollege, of via de website van het Bouwcollege (www.bouwcollege.nl) te downloaden.

Ten aanzien van het geldende aanbestedingsbeleid kan worden verwezen naar de navolgende circulaires van de Minister van VWS:

- circulaire bekendmaking beleid aanbesteding van bouw- en installatiewerken d.d. 8 augustus 1988, nr. 305446, DG VGZ/PB/BF;

- circulaire d.d. 29 juli 1992, nr. ZZT/AFEJZ-923078, inzake verlenging werkingsduur circulaire bekendmaking beleid aanbesteding uit 1988;

- circulaire inzake aanbesteding van werken d.d. 23 december 1996, kenmerk FBZ/PBIZ-96621;

- circulaire d.d. 23 september 2002, kenmerk Z/PB-2321584 inzake verlenging werkingsduur circulaire aanbesteding van werken uit 1996.

Inhoudelijk

Gebouwd wordt binnen het daartoe in de vergunning goedgekeurde investeringsbedrag.

De aanbestedende instelling behoudt zich het recht voor bij de uitnodiging tot inschrijving de gunning te weigeren, indien het in de vergunning goedgekeurde investeringsbedrag wordt overschreden. Hierbij wordt door de aanbestedende instelling expliciet vermeld dat wordt afgeweken van artikel 3, eerste lid, juncto artikel 24, eerste lid, van het Uniform Aanbestedings Reglement (UAR) 2001.

Bij de beoordeling van de aanbestedingsresultaten of prijsaanbiedingen vindt indexering van het aanbestede (deel)budget plaats tot de datum van de aanbesteding of prijsaanbieding, zodat bij de beoordeling door het Bouwcollege een aanpassing van het vergunningbedrag plaatsvindt.

De aanpassing van de aanbestede (deel)budgetten tot datum van de aanbesteding of prijsaanbieding worden als loon- en prijsstijgingen voor de start van de bouw beschouwd. Loon- en prijsstijgingen die na de aanbesteding/prijsaanbieding voor de verstrekte opdrachten nog verrekend dienen te worden, zijn als loon- en prijsstijgingen tijdens de bouw aan te merken. Deze kosten, die berekend worden volgens de zogenaamde risicoregeling, worden geboekt ten laste van het budget (post 6.2: loon- en prijsstijgingen tijdens de bouw).

Nadelig aanbestedingsresultaat

Het Bouwcollege vergelijkt de aanbestedingsresultaten met de in de vergunning vermelde investeringsbedragen. De initiatiefnemer moet bij een eventueel nadelig resultaat ten opzichte van de vergunning een zogeheten verschillenanalyse opstellen. Deze geeft het verschil aan tussen de directiebegroting en de inschrijfbegroting van de laagste inschrijver, alsmede een toelichting op de verschillen.

Indien het resultaat van de aanbesteding substantieel afwijkt van het goedgekeurde investeringsbedrag komt het Bouwcollege tot een oordeel mede op basis van de verschillenanalyse. Als het aanbestedingsresultaat hoger is dan het vergunningbedrag kan het oordeel zijn, dat in overleg met de laagste inschrijver, bezuinigingen moeten worden gerealiseerd met behoud van (functionele) kwaliteit. Dit kan voor de instelling aanleiding zijn om - bijvoorbeeld na een second opinion te hebben gevraagd van een onafhankelijk deskundige - de aanbesteding `niet passend' (onaanvaardbaar) te verklaren.

Voordelig aanbestedingsbedrag

Als sprake is van voordelige aanbestedingsresultaten (gemeten over de rubrieken 0.0 t/m 1.5 ) worden deze in mindering gebracht op het goedgekeurde investeringsbudget. De bijstelling van het vergunningsbedrag ten gevolge van de goedkeuring van de aanbestedingsresultaten heeft uitsluitend betrekking op de bouwkosten (rubriek 1.0).

Ten gevolge van de goedkeuring van de aanbestedingsresultaten vindt op voorhand geen budgetwijziging plaats ten aanzien van de staartkosten (rubriek 2.0 tot en met 7.0).

Ten aanzien van de post directiekosten geldt dat de uitgaven bij de eindafrekening verantwoord dienen te worden. De uitgaven van de directiekosten zullen daarbij beoordeeld worden waarbij een maximum geldt dat overeenkomt met het percentage dat aan de vergunning ten grondslag ligt naar rato van de goed te keuren bouwkosten.

Procedureel

- Verzoeken tot goedkeuring van de aanbestedingsresultaten van de bouwkundige en de installatietechnische werken moeten tijdig en voor opdrachtverstrekking aan het Bouwcollege worden voorgelegd (formulier lV A); buiten het goedgekeurde plan c.q. bestek aanbesteden is niet toegestaan.

- Bij een voordelig aanbestedingsresultaat kan een verzoek worden ingediend om een deel hiervan te benutten voor kwalitatieve verbeteringen c.q. voor aanpassingen die de exploitatie ten goede komen.

- Als het verzoek tot goedkeuring van de aanbestedingsresultaten niet binnen 4 weken door het Bouwcollege in behandeling is genomen, wordt een besluit tot goedkeuring geacht te zijn geweigerd. Er wordt overigens niet overgegaan tot beoordeling van de aanbestedingsresultaten, voordat de vergunning is afgegeven en deze onherroepelijk is geworden.

Als zich in de praktijk situaties zouden voordoen waarbij de in de vergunning voorgeschreven aanbestedingsprocedure tot ondoelmatige resultaten zouden leiden, kan bij wijze van uitzondering ontheffing van de verplichting tot meervoudige aanbesteding worden verleend.

Deze uitzonderingsgevallen zijn limitatief opgesomd in de eerder genoemde VWS-circulaire inzake bekendmaking beleid aanbesteding van bouw - en installatiewerken van 8 augustus 1988, kenmerk 305446, DG VGZ/PB/BF, laatstelijk verlengd met circulaire van 23 september 2002, kenmerk Z/PB-2321584. In de onderstaande gevallen kan de initiatiefnemer ontheffing aanvragen, respectievelijk kan ontheffing worden verleend:

- als de tijd tussen het ontstaan van de bouwnoodzaak en de start van de uitvoering zeer kort is (minder dan zes maanden). Bijvoorbeeld in het geval van een aanwijzing vanwege de overheid of bij een calamiteit;

- als uitvoerende partijen reeds op de bouwplaats aanwezig zijn. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld de bouwplaatskosten lager worden gehouden dan zij zouden bedragen bij inschakeling van een additionele partij;

- als in het kader van een renovatie bijvoorbeeld installaties moeten worden vervangen of specifieke funderingstechnieken moeten worden toegepast, kan het doelmatiger zijn deze werkzaamheden te laten verrichten door de oorspronkelijke opdrachtnemer op het werk;

- als bijvoorbeeld sprake is van woningen /appartementen die in een bouwstroom van een groter woningbouwcomplex van een niet WZV-instelling (bijvoorbeeld een woningbouwvereniging) moeten worden ingepast.

Voor alle gevallen geldt dat eerst tot gunning kan worden overgegaan, nadat goedkeuring tot ontheffing door het Bouwcollege is verleend. Indien de goedkeuring wordt verleend, geschiedt dit onder de voorwaarde dat het initiatief wordt gerealiseerd binnen het in de vergunning vermelde investeringsbedrag. De inschrijfsommen dienen door de initiatiefnemer aan het Bouwcollege ter kennisneming te worden voorgelegd.

Beoordeling meer- en minderwerken

Inhoudelijk

Meerwerken, niet zijnde meerwerken die betrekking hebben op exogene omstandigheden (bijvoorbeeld gewijzigde brandweer- of ARBO-voorschriften), worden slechts toegestaan als daar een gelijkwaardig bedrag aan minderwerken tegenover staat. In de vergunningen (behoudens wanneer budgettair bouwen van toepassing is) is een voorschrift van een dergelijke strekking opgenomen.

De initiatiefnemer dient aan te tonen dat de werkzaamheden doelmatig, onvoorzienbaar en onvermijdbaar zijn. Meerwerk kan in dergelijke gevallen leiden tot een verhoging van het vergunningsbedrag.

Meerwerk kan alleen in aanmerking komen voor goedkeuring, als het werkzaamheden betreft in het kader van een lopend project, dus niet voor reeds opgeleverde projecten.

Bij de beoordeling van meer- /minderwerk worden twee categorieën onderscheiden.

- Meerwerken van principiële aard, dat wil zeggen ten gevolge van een wijziging van de eerder afgegeven goedkeuringsdocumenten (veranderde behandelinzichten, nieuwe veiligheidseisen, uitbreiding van functies tijdens de bouw, etc.).

- Meerwerken van technische aard, dat wil zeggen meerwerken binnen de uitgangspunten van de eerder afgegeven goedkeuringsdocumenten (technische aspecten, onvolkomenheden in de bescheiden die tijdens de uitvoering blijken, alternatieve oplossingen en materialen).

Ten aanzien van de beoordeling geldt het volgende.

- Meerwerken moeten doelmatig, onvoorzienbaar en onvermijdbaar zijn, willen deze voor goedkeuring in aanmerking komen. Tegenover meerwerk dient minderwerk te staan.

- Meer- en minderwerken dienen vooraf ter goedkeuring te worden voorgelegd. Alleen posten voor meer- en minderwerken van technische aard tot € 25.000,-, waarvan de meerkosten binnen de post `onvoorzien' blijven, kunnen per kwartaal worden gemeld. In het geval spoed bij de uitvoering is geboden, kan telefonisch en via e-mail overleg worden gevoerd.

- Met betrekking tot meerwerk dat betrekking heeft op de posten `boven de streep' (de posten 1.1 tot 1.5) en dat onvoorzienbaar, onvermijdbaar en doelmatig is bevonden, kan aanvulling op het vergunningsbedrag plaatsvinden, voor zover de post van programma- en bestekswijzigingen daarin niet voorziet. Meerwerk dat betrekking heeft op de bijkomende kosten en startkosten wordt beoordeeld op basis van de eerder genoemde drie criteria. Genoemd meerwerk dient aannemelijk te worden gemaakt.

- Directiekosten worden bij de goedkeuring van de eindafrekening beoordeeld, waarbij een maximum geldt dat overeenkomt met het percentage dat aan de vergunning ten grondslag ligt naar rato van de goed te keuren bouwkosten.

- Meerwerk dat niet tijdig is voorgelegd, of pas bij de eindafrekening in beeld komt, wordt niet goedgekeurd.

Procedureel

- Verzoeken tot goedkeuring van meer- en minderwerken moeten separaat bij het Bouwcollege worden ingediend. Meer- minderwerken worden aan het Bouwcollege voorgelegd, voordat verdere verplichtingen worden aangegaan.

- Het Bouwcollege stuurt van aanvragen tot goedkeuring van meer- en minderwerken een ontvangstbevestiging, waarin de vervolgprocedure is aangegeven.

- Alvorens substantiële meerwerken van principiële aard goed te keuren, zal het Bouwcollege met het Ministerie van VWS overleg voeren. Afhankelijk van de omvang en de aard van het meerwerk kan worden besloten dat de verklaring, resp. de vergunning moet worden aangepast.

- Op een verzoek tot goedkeuring van meerwerk van principiële aard of technisch meerwerk dat zal leiden tot een verhoging van het vergunningsbudget, wordt door het Bouwcollege in beginsel binnen een termijn van vier weken gereageerd, bijvoorbeeld middels een verzoek om aanvullende informatie of een verzoek om nader overleg. Reageert het Bouwcollege niet binnen die vier weken, dan wordt een besluit tot goedkeuring geacht te zijn geweigerd.

- Ten aanzien van een ingediend verzoek tot goedkeuring van technisch meerwerk, zonder dat dit tot een verhoging van het vergunningbedrag leidt, geldt een termijn van twee weken waarbinnen het Bouwcollege zal reageren. Indien het Bouwcollege binnen deze twee weken niet heeft gereageerd, wordt een besluit tot goedkeuring geacht te zijn geweigerd.

Bouwkostenbewaking

Bouwkostenbewaking betekent dat de initiatiefnemer het Bouwcollege informeert over de voortgang van het bouwproject en de aangegane verplichtingen. In dit verband is het gebruikelijk c.q. voorgeschreven dat instellingen kwartaalrapportages en bouwverslagen aan het Bouwcollege toezenden (formulier lV B-U).

Beoordeling eindafrekeningen

In artikel 15, vierde lid, van de WZV is opgenomen dat in alle gevallen aan de vergunning het voorschrift is verbonden dat aan het Bouwcollege de eindafrekening ter goedkeuring moet worden voorgelegd, (formulier lV B-E). De eindafrekening moet voorzien zijn van revisietekeningen, het proces-verbaal van oplevering, alsmede van een accountantsverklaring. In de beschikking over de eindafrekening stelt het Bouwcollege de op basis van de beleidsregels ex WTG na te calculeren kosten vast.

Beoordeling eindafrekening in relatie tot budgettair bouwen

Voor de beoordeling van de eindafrekening moet een onderscheid worden gemaakt tussen de situatie waarin budgettair bouwen van toepassing is en die waarin dit niet het geval is.

a. Budgettair bouwen is van toepassing

Bij budgettair bouwen is de beoordeling tijdens het natraject (uitvoering bouw) beperkt. Er wordt gebouwd binnen het vergunningbedrag. In het geval van budgettair bouwen is de beoordeling vooraf van de aanbestedingsresultaten bouwbegeleiding en bouwkostenbewaking niet nodig. De aanbestedingsresultaten moeten evenwel ter kennisneming aan het Bouwcollege worden toegezonden.

Als de beschikbare budgetten hiertoe niet toereikend zijn, vindt slechts verhoging van het vergunningsbedrag plaats door de indexering van loon-prijsstijgingen tijdens de bouw. Daarnaast worden voortaan ook loon- en prijsstijgingen tot de start van de bouw, met een maximumtermijn van één jaar gerekend vanaf de datum van vergunningafgifte, bij de nacalculeerbare kosten betrokken.

In principe wordt alleen achteraf geverifieerd of in overeenstemming met de vergunning is gebouwd (ook kwalitatief), aan de hand van de eindafrekening en revisietekeningen.

b. Budgettair bouwen is niet van toepassing

Het investeringsbedrag, zoals in de vergunning is vastgesteld, kan door het Bouwcollege in een aantal situaties worden bijgesteld, te weten:

- indexering prijspeil naar datum aanbesteding;

- afwijkende aanbestedingsresultaten binnen de rubriek Bouwkosten;

- afwijkende loon- en prijsstijgingen tijdens de bouw (het vergunningbedrag wordt echter niet bijgesteld, indien sprake is van een overschrijding van de normatieve bouwtijd);

- afwijkende loon- en prijsstijgingen tot de start van de bouw, met een maximumtermijn van één jaar gerekend vanaf de datum van vergunningafgifte;

- na de vergunningverlening verkregen goedkeuringsdocumenten.

Basis voor de beoordeling van de eindafrekening vormen de volgende documenten:

- de vergunning ex WZV;

- besluitvorming van het Bouwcollege inzake de aanbestedingsresultaten;

- informatieverschaffing door de initiatiefnemer tijdens de bouw en besluitvorming van het Bouwcollege over tussentijds ingediende meer- en minderwerken.

Alle kosten buiten de hiervoor aangegeven kaders kunnen worden aangemerkt als meerkosten waarvoor geen goedkeuringsdocumenten zijn afgegeven (met overschrijding van het vergunningbedrag tot gevolg); ze komen dientengevolge niet in aanmerking voor nacalculatie.

Procedureel

De procedure met betrekking tot de beoordeling van de eindafrekening is beschreven in artikel 6 van de Regeling toestemmingsprocedures WZV en verloopt als volgt:

- tenzij in de vergunning anders is bepaald, dient de initiatiefnemer binnen 6 maanden na ingebruikneming de eindafrekening bij het Bouwcollege in;

- als de eindafrekening, voorzien van een accountantsverklaring en revisietekeningen, is ingediend, beslist het Bouwcollege binnen 6 maanden na ontvangst van de aanvraag om goedkeuring van de eindafrekening. Het Bouwcollege kan de beslistermijn eenmaal verlengen met ten hoogste 8 weken.

Definitieve vaststelling inbrengverplichting

Als dat in de vergunning is aangegeven, wordt in de beschikking over de eindafrekening tevens de inbrengverplichting definitief vastgesteld. De berekeningswijze hiervoor is neergelegd in de Bouwmaatstaf berekeningsmethode inbrengverplichting. Deze maatstaf maakt als Bijlage 0.02 deel uit van de Regeling bouwmaatstaven WZV. In de desbetreffende circulaire van het Bouwcollege d.d. 2 mei 2001 is aangegeven dat het definitieve bedrag van de inbrengverplichting in beginsel gelijk zal zijn aan het bedrag dat in de vergunning indicatief is aangegeven. In een aantal in die circulaire limitatief opgesomde gevallen, bij bijv. afwijkende bouwtijd of als de investeringskosten hoger of lager zijn uitgevallen, kan hiervan worden afgeweken.

Bouwgemachtigden

Bij grootschalige bouwprojecten kan een bouwgemachtigde worden aangewezen. Dit wordt in de regel aangekondigd in de verklaringsbeschikking.

De inzet van de bouwgemachtigde strekt ertoe dat:

- de kosten binnen het in de vergunning vastgestelde budget blijven;

- de kwaliteit van de te realiseren voorzieningen van het niveau is conform de vastgestelde voorschriften en beperkingen van de vergunning;

- de realisatie van het project plaatsvindt conform de kaders van verklaring en vergunning.

Nadere informatie en inlichtingen

Voor inlichtingen betreffende deze circulaire kunt u contact opnemen met onderstaande personen:

- drs. P. Wagenaar (hoofd sectie Bouwbegeleiding);

- ing. P.J.A.M. Brouwers (stafmedewerker sectie Bouwbegeleiding).

Deze circulaire is ook te downloaden van de website van het Bouwcollege: www.bouwcollege.nl. Deze circulaire zal worden gepubliceerd in de Staatscourant.

College bouw ziekenhuisvoorzieningen.
H.A. de Boer, voorzitter.
T. Vroon, algemeen secretaris.