Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek | Datum ondertekening |
|---|---|---|---|---|
| College Bescherming persoonsgegevens | Staatscourant 2002, 76 pagina 17 | Overig |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Bestuursreglement College bescherming persoonsgegevens
Het College bescherming persoonsgegevens,
Gelet op artikel 56, derde lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens;
Heeft besloten het volgende bestuursreglement vast te stellen:
Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens;
b. College: het College bescherming persoonsgegevens;
c. voorzitter: de voorzitter van het College;
d. lid: de voorzitter of een ander lid van het College;
e. secretariaat: het secretariaat van het College;
f. directeur: de directeur, bedoeld in artikel 4, eerste lid;
g. Raad: de Raad van advies, bedoeld in artikel 19, eerste lid;
h. beleidsplan: het plan, bedoeld in artikel 14;
i. begroting: de begroting, bedoeld in artikel 25;
j. bestedingsplan: het plan, bedoeld in artikel 26;
k. minister: de Minister van Justitie;
l. departement: het departement van Justitie.
Hoofdstuk 2. Inrichting en besluitvorming
1. Het College vervult de taken die hem bij wet en ingevolge verdrag zijn opgedragen.
2. Het College verricht de werkzaamheden die noodzakelijk zijn om de in het eerste lid bedoelde taken naar behoren te kunnen vervullen.
1. Het College bestaat uit de voorzitter en de twee andere leden, bedoeld in artikel 53, eerste lid, van de wet.
2. Het College stelt een verdeling van werkzaamheden vast en betrekt daarbij zoveel mogelijk de buitengewone leden, bedoeld in artikel 53, eerste lid, van de wet, in het bijzonder op terreinen waar zij deskundigheid bezitten.
1. Het secretariaat, bedoeld in artikel 56, eerste lid, van de wet, staat onder leiding van een directeur, die over de uitvoering van zijn taak verantwoording aflegt aan de voorzitter.
2. De directeur is belast met de zorg voor een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering en neemt daarbij de aanwijzingen van het College in acht.
3. Het College stelt de hoofdlijnen van de organisatie van het secretariaat vast.
1. Het College kan voor de behandeling en afdoening van daarbij te omschrijven aangelegenheden mandaat verlenen aan een lid of aan een ambtenaar van het secretariaat.
2. Een besluit tot het verlenen van een algemeen mandaat als bedoeld in het eerste lid wordt in de Staatscourant en op de website van het College bekendgemaakt.
1. De voorzitter geeft leiding aan de vergaderingen en de andere werkzaamheden van het College en bevordert daarbij een goede afstemming.
2. Het College wordt in andere aangelegenheden dan bedoeld in artikel 5, eerste lid, vertegenwoordigd door de voorzitter.
3. Het College wijst uit zijn midden een eerste en een tweede plaatsvervangend voorzitter aan die de voorzitter vervangen bij diens afwezigheid of ontstentenis.
1. Het College vergadert zo vaak als nodig is voor een goede afwikkeling van zijn werkzaamheden, doch in beginsel wekelijks.
2. De directeur neemt deel aan de vergaderingen van het College en heeft daarbij een adviserende stem.
3. De directeur draagt zorg voor een goede verslaglegging van de vergaderingen door een ambtenaar van het secretariaat. Het verslag van een vergadering behoeft de goedkeuring van het College.
4. De vergaderingen zijn niet openbaar. Het College en in dringende gevallen de voorzitter kunnen echter bepaalde personen uitnodigen tot deelname aan een vergadering of een onderdeel daarvan.
1. De voorzitter bepaalt de tijd en de plaats van een vergadering. De agenda van een vergadering wordt op voorstel van de voorzitter vastgesteld door het College.
2. De voorstellen en adviezen die aan het College worden voorgelegd, worden voorbereid door een lid of door de directeur, dan wel onder hun verantwoordelijkheid door een ambtenaar van het secretariaat.
3. De directeur ziet toe op een juiste uitvoering van de besluiten van het College en draagt zorg voor een periodieke rapportage daarover aan het College.
1. Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de voorzitter.
2. Als de voorzitter verhinderd is, doet hij hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan een van zijn plaatsvervangers.
3. Een ander lid kan zo nodig worden vervangen door een buitengewoon lid.
1. Besluitvorming geschiedt bij meerderheid van stemmen uitgebracht in een vergadering over een onderwerp op de agenda.
2. Een besluit is geldig indien tenminste twee leden aan de stemming hebben deelgenomen.
3. Indien de stemmen staken, wordt de besluitvorming aangehouden tot de volgende vergadering, tenzij deze niet uitgesteld kan worden of de vergadering voltallig is. In die gevallen heeft de voorzitter een beslissende stem.
4. In dringende gevallen, dan wel in andere door het gehele College bij eenstemmigheid te bepalen gevallen, kan de besluitvorming schriftelijk geschieden.
1. Het College kan commissies instellen ter voorbereiding van de besluitvorming over een bepaalde aangelegenheid.
2. Het College bepaalt de taak en samenstelling van een commissie en kan voorzieningen treffen over de werkwijze van een commissie.
1. De voorzitter en de andere leden onthouden zich van alles wat een goede taakvervulling van het College kan schaden.
2. Als een buitengewoon lid in een omstandigheid verkeert die een goede taakvervulling van het College kan schaden, doet het daarvan onverwijld mededeling aan de voorzitter.
3. De nevenfuncties van de voorzitter en de andere leden worden op de website van het College bekendgemaakt.
1. Het College kan nadere voorzieningen treffen met betrekking tot zijn werking, indien een goede afwikkeling van de werkzaamheden dat nodig maakt.
2. In alle gevallen, niet voorzien in dit reglement of een besluit als bedoeld in het eerste lid, beslist de voorzitter.
3. Indien de aard van de betrokken aangelegenheid dat met zich meebrengt, bevordert de voorzitter een wijziging van dit reglement.
Hoofdstuk 3. Werkwijzen en procedures
1. Het College stelt jaarlijks vóór 1 december een beleidsplan vast voor de vier daarop volgende jaren.
2. Het beleidsplan omvat de beoogde activiteiten voor het volgende jaar en de strategische keuzes voor de drie daarop volgende jaren.
3. Bij de beoogde activiteiten voor het volgende jaar gaat het College uit van de begroting voor het desbetreffende jaar en het te verwachten budget.
4. Het beleidsplan wordt door het College vastgesteld, waar nodig met inachtneming van de opmerkingen van de Raad van advies.
1. Het College stelt een beschrijving vast van werkwijzen en procedures in het kader van de uitvoering van de taken en werkzaamheden, bedoeld in artikel 2.
2. De beschrijving onderscheidt de taken en werkzaamheden naar type, aard en complexiteit, en geeft aan welke stappen, in de onderscheiden situaties, bij de uitvoering van die taken en werkzaamheden dienen te worden gevolgd, en welke aandachtspunten daarbij telkens ten minste in aanmerking dienen te worden genomen.
3. De beschrijving is gericht op het bevorderen van een goede en zorgvuldige uitoefening van de betrokken taken en werkzaamheden, en voorziet in waarborgen tegen vermenging van de toezichthoudende, adviserende en sanctionerende taken van het College.
4. Onverminderd het bepaalde in artikel 66, vierde lid, van de wet, worden werkzaamheden in het kader van de toezichthoudende en sanctionerende taken van het College zoveel mogelijk verricht door ambtenaren van het secretariaat die niet betrokken zijn geweest bij voorlichtende en adviserende taken op hetzelfde terrein.
De uitgangspunten en beleidsregels die worden gehanteerd bij de uitvoering van de taken en werkzaamheden, bedoeld in artikel 2, worden in de Staatscourant en op de website van het College bekendgemaakt.
1. Het College stelt na afloop van ieder kalenderjaar een jaarverslag op met een overzicht van de werkzaamheden in dat kalenderjaar.
2. Het College legt in het jaarverslag verantwoording af over het gevoerde beleid, zoals vastgesteld in het beleidsplan, en geeft inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkwijze in het betrokken kalenderjaar.
3. Het College geeft in het jaarverslag ook een beknopt overzicht van de beoogde resultaten in het lopende kalenderjaar.
1. Het jaarverslag wordt vóór 1 juni aangeboden aan de minister en de Raad van advies.
2. Het jaarverslag wordt toegezonden aan de functionarissen voor de gegevensbescherming, bedoeld in artikel 62 van de wet, alsmede aan personen of instanties die op een andere wijze nauw betrokken zijn geweest bij de toepassing van de wet.
3. Het jaarverslag wordt voor een ieder beschikbaar gesteld op de website van het College, dan wel tegen betaling in druk verkrijgbaar gesteld.
1. De Raad van advies, bedoeld in artikel 53, vierde lid, van de wet, heeft tot taak het College te adviseren over de hoofdlijnen van het beleid van het College en andere algemene aspecten van de bescherming van persoonsgegevens.
2. Het College stelt de Raad in de gelegenheid om de nodige opmerkingen te maken over de inhoud van een ontwerp-beleidsplan en een door het College uitgebracht jaarverslag.
1. De Raad vergadert tenminste tweemaal per jaar, te weten in het voorjaar en in het najaar en voorts zo vaak als nodig is.
2. De Raad kiest uit haar midden een voorzitter die leiding geeft aan de vergaderingen en bevordert dat alle leden van de Raad voldoende ruimte krijgen om blijk te geven van hun opvattingen.
3. De leden en de buitengewone leden van het College kunnen de vergaderingen van de Raad bijwonen en aan de gedachtewisseling deelnemen.
4. Het College draagt zorg voor een goede verslaglegging van de vergaderingen van de Raad en alle overige technische bijstand door een ambtenaar van het secretariaat.
5. De vergaderingen van de Raad zijn niet openbaar.
1. De leden van de Raad kunnen door het College betrokken worden bij andere belangrijke aangelegenheden op het terrein van hun ervaring of belangstelling.
2. De leden van de Raad stellen het College in kennis van alles wat zij van belang achten voor een goede uitvoering van de taken van het College.
3. Het College verstrekt de leden van de Raad alle inlichtingen die zij voor de uitoefening van haar taak behoeven.
1. De leden van de Raad onthouden zich van alles wat een goede taakvervulling van de Raad kan schaden.
2. De artikelen 2:4 en 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht zijn op de werkzaamheden van de Raad van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk 5. Beheer en organisatie
Paragraaf 5.1. Algemene bepalingen
1. De binnen het kader van de Comptabiliteitswet door of namens de minister vastgestelde nadere regels en uitgangspunten voor het beheer en de organisatie van zijn departement zijn van toepassing op het College, tenzij uit de aard daarvan anders voortvloeit.
2. Deze regels en uitgangspunten hebben betrekking op:
a. financieel beheer;
b. personeel en formatiebeheer;
c. huisvesting en materieel;
d. documentatie en archiefbeheer;
e. informatievoorziening en automatisering;
f. beveiliging.
3. De door of namens de minister vastgestelde bijzondere aanwijzingen met betrekking tot het financieel beheer en het personeel- en formatiebeheer van het College zijn vastgelegd in de Mandaatregeling beheer.
4. Het College kan op bepaalde punten nadere voorzieningen treffen, indien een goede taakvervulling van het College dat naar zijn oordeel nodig maakt.
1. De minister is verantwoordelijk voor de financiering van het College en bepaalt de kaders waarbinnen de bedrijfsvoering van het College dient plaats te vinden.
2. De minister kan beslissen dat aan inspanningen op een specifiek onderdeel van de bedrijfsvoering expliciet aandacht wordt besteed.
3. De verantwoordelijkheid van het College voor een juiste taakvervulling blijft onverlet.
Paragraaf 5.2. Begroting en bestedingsplan
1. Het College stelt jaarlijks vóór 1 augustus een begroting op met een schatting van de kosten van het te voeren beleid in de drie jaren die volgen op het eerstvolgende.
2. Bij het opstellen van de begroting wordt rekening gehouden met de strategische keuzes van het College vervat in het beleidsplan dat in het voorafgaande jaar is vastgesteld.
3. In de begroting worden in ieder geval de benodigde personele en materiële middelen aangegeven, alsmede de personele en materiële middelen die vanuit de meerjarenkaders van het departement beschikbaar zijn.
4. De middelen die nodig zijn voor activiteiten als bedoeld in artikel 24, tweede lid, worden als zodanig herkenbaar in de begroting opgenomen.
5. Na vaststelling van de begroting wordt deze ter goedkeuring aan de minister gezonden.
1. Het College stelt jaarlijks vóór 1 augustus, op basis van het te verwachten budget, een bestedingsplan op met de omvang van de uitgaven voor het eerstvolgende jaar.
2. Na vaststelling van het bestedingsplan wordt dit ter goedkeuring aan de minister gezonden.
1. Door of namens de minister en het College wordt jaarlijks vóór 1 oktober overleg gevoerd over de begroting en het bestedingsplan.
2. In dit overleg komen tevens aan de orde:
a. nadere managementafspraken voor het eerstvolgende jaar;
b. nadere begrotingsafspraken voor de drie jaren die volgen op het eerstvolgende;
c. andere onderwerpen die door of namens de minister of het College zijn ingebracht en tijdig aan de deelnemers aan het overleg zijn bekendgemaakt.
1. De minister stelt de budgetten voor een bepaald jaar telkens vóór 1 december van het voorafgaande jaar beschikbaar.
2. De minister informeert het College jaarlijks vóór 1 mei hoe het budget voor het komende jaar en het meerjarig kader zijn opgenomen in de begroting van het departement.
1. De directeur draagt zorg dat binnen drie weken na iedere maand een maandrapportage wordt opgesteld en besproken met het verantwoordelijke management binnen het secretariaat.
2. De maandrapportage geeft inzicht in:
a. de realisatie van de productie en de uitgaven over de periode vanaf 1 januari van het lopende jaar tot en met de desbetreffende maand;
b. een prognose van de productie en de uitgaven voor de resterende maanden van het lopende jaar.
3. In de maand volgend op elk kwartaal wordt deze rapportage tevens aan de orde gesteld in het College.
1. De directeur draagt zorg dat zo spoedig mogelijk na afloop van het eerste halfjaar een halfjaarrapport wordt opgesteld, waarin overeenkomstig een vast informatiemodel wordt gerapporteerd over:
a. productiegegevens;
b. financiën;
c. kwaliteit en effectiviteit;
d. beleidsprioriteiten.
2. De halfjaarrapportage wordt door het College vastgesteld en binnen 30 dagen na afloop van de betrokken periode aangeboden aan de minister.
3. De minister stelt het College binnen 30 dagen na ontvangst van de halfjaarrapportage op de hoogte van diens reactie.
4. Door of namens de minister en het College wordt vóór 1 september van het betrokken jaar overleg gevoerd over de halfjaarrapportage.
1. De directeur draagt zorg dat na afloop van elk jaar een financiële verantwoording wordt opgesteld over dat jaar.
2. In deze rapportage dient te zijn opgenomen:
a. een verklaring voor het verschil tussen de geraamde en werkelijke uitgaven en inkomsten;
b. een verantwoording van de geproduceerde resultaten;
c. een verantwoording over het formatiebeheer en het personeelsbeleid.
3. De verantwoordingsrapportage over het afgelopen jaar wordt door het College vastgesteld en jaarlijks vóór 15 februari aangeboden aan de minister.
4. De minister stelt het College binnen 30 dagen na ontvangst van de rapportage op de hoogte van diens reactie.
De minister verleent jaarlijks décharge over het door het College gevoerde beheer op basis van de verantwoordingsrapportage.
1. Indien de minister tot de conclusie komt dat het College de bepalingen van dit hoofdstuk, een bestedingsplan, of een afspraak als bedoeld in artikel 27, tweede lid, onder a, niet nakomt, kan hij het College verzoeken om een toelichting op de tekortkoming en de maatregelen die het College naar aanleiding daarvan denkt te nemen.
2. Indien de minister de beoogde maatregelen ontoereikend acht, kan hij daaraan gevolgen verbinden bij de toekenning van de budgetten voor een volgend jaar, dan wel een specifieke aanwijzing geven met betrekking tot het beheer of de organisatie van het College of van het secretariaat.
3. Het College draagt zorg dat een aanwijzing als bedoeld in het tweede lid wordt uitgevoerd.
Dit reglement behoeft de goedkeuring van de minister.
Dit reglement wordt na goedkeuring bekendgemaakt in de Staatscourant.
Dit reglement treedt in werking op de dag na zijn bekendmaking en werkt terug tot de dag waarop het is vastgesteld.
Den Haag, 11 maart 2002 .
De voorzitter van het College bescherming
persoonsgegevens,
P.J. Hustinx.
Goedgekeurd, 9 april 2002.
De
Minister van Justitie,A.H. Korthals.
Toelichting
Ingevolge artikel 56, derde lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) dient het College bescherming persoonsgegevens (CBP) een bestuursreglement vast te stellen dat in ieder geval regels bevat over het financiële beheer en de administratieve organisatie, en over werkwijzen en procedures met het oog op een goede en zorgvuldige uitoefening van de verschillende taken. Het reglement dient ook te voorzien in waarborgen tegen vermenging van de toezichthoudende, adviserende en sanctionerende taken van het College. Tevens kan het reglement nadere regels geven over de Raad van advies, bedoeld in artikel 53, vierde lid, van de WBP. Op grond van artikel 56, vierde lid, WBP is het reglement onderworpen aan de goedkeuring van de Minister van Justitie.
Ter voldoening aan deze opdracht bevat dit reglement nadere regels over de bestuurlijke inrichting van het College en de beheersverhouding met de Minister van Justitie. Het College vervult zijn taken in onafhankelijkheid en is zodoende geheel verantwoordelijk voor een juiste uitoefening van die taken. De minister is echter verantwoordelijk voor de financiering en de apparaatzorg. Dit reglement sterkt ertoe deze invalshoeken met elkaar in balans te brengen en treft voorts de voorzieningen die nodig zijn om een goede taakuitoefening te bevorderen.
De inhoud van het reglement is verdeeld over zes hoofdstukken. Hoofdstuk 1 bevat enkele begripsbepalingen. Hoofdstuk 2 bevat nadere regels over inrichting en functioneren van het CBP als bestuursorgaan. Hoofdstuk 3 treft een aantal voorzieningen voor een gestructureerde en transparante taakuitoefening, met waarborgen voor een juiste gang van zaken. Hoofdstuk 4 bevat nadere regels over de Raad van advies. Hoofdstuk 5 regelt de beheersverhouding met de Minister van Justitie en volgt in dat kader met name de planning- en controlcyclus. Hoofdstuk 6 bevat een aantal slotbepalingen. De inhoud van de hoofdstukken 2 tot en met 5 wordt hierna op hoofdlijnen toegelicht.
Bij de vaststelling van het reglement is rekening gehouden met opmerkingen uit de kring van de ondernemingsraad. Het spreekt vanzelf dat kwesties die daarvoor in aanmerking komen om advies of instemming aan de ondernemingsraad zullen worden voorgelegd.
Hoofdstuk 2. Inrichting en besluitvorming
Artikel 2 brengt tot uitdrukking dat het CBP is belast met de taken die hem bij wet (o.a. WBP, Wet politieregisters, Wet GBA) of ingevolge verdrag (o.a. Schengen, Europol) zijn opgedragen, en in dat kader alle werkzaamheden verricht die noodzakelijk zijn om deze taken naar behoren te kunnen verrichten. Zo vormen met name de voorlichtende taak en het doen van onderzoek naar nieuwe (technologische) ontwikkelingen een belangrijk uitvloeisel van de toezichthoudende taak. Het reglement bouwt op diverse plaatsen op deze vaststelling voort. De wettelijke taakstelling (artikel 52 WBP) blijft hierbij onverlet.
Artikel 3 sluit aan bij artikel 53, derde lid, en artikel 57, tweede lid, WBP en maakt de inhoud van de portefeuilleverdeling tussen de leden expliciet tot een bestuurlijke aangelegenheid. Binnen het kader van deze verdeling is elk collegelid verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van de taken van het CBP op bepaalde gebieden. Buitengewone leden kunnen met name worden ingezet op terreinen waar zij deskundigheid bezitten. De zorg voor een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering berust op grond van artikel 4 bij de directeur als hoogste ambtenaar van het secretariaat. Deze rapporteert terzake aan de voorzitter die op grond van artikel 56, tweede lid, WBP hiervoor de eindverantwoordelijkheid draagt. De hoofdlijnen van de organisatie van het secretariaat worden door het CBP vastgesteld in een organisatieplan.
Artikel 5 maakt het in aansluiting op Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht mogelijk een collegelid of een ambtenaar van het secretariaat te belasten met de behandeling en afdoening van nader te omschrijven aangelegenheden. In de praktijk is hiervan in ruime mate sprake, waarbij de beleidskaders worden bepaald door het CBP zelf. Ingevolge het tweede lid zal dit worden vastgelegd in een zowel in de Staatscourant als op de website van het CBP bekend te maken mandaatbesluit. De inhoud daarvan zal aansluiten op de in artikel 15 bedoelde beschrijving van de werkprocessen.
Op grond van artikel 57 WBP wordt het CBP vertegenwoordigd door de voorzitter en de twee andere leden, dan wel door een van hen. Deze bepaling staat niet in de weg aan een ruime mandatering als zojuist bedoeld. Een collegelid of ambtenaar van het secretariaat treedt in een dergelijk geval op als vertegenwoordiger van het CBP. In andere gevallen wordt het CBP op grond van artikel 6, tweede lid, vertegenwoordigd door de voorzitter. In concreto betekent dit dat besluiten en adviezen van het CBP zelf worden ondertekend door de voorzitter dan wel door het collegelid dat optreedt als zijn plaatsvervanger.
De artikelen 6 e.v. bevatten verder gebruikelijke voorzieningen ten behoeve van een ordelijke besluitvorming en het daarmee verband houdende vergaderproces. In artikel 7, tweede lid, is vastgelegd dat de directeur deelneemt aan de vergaderingen van het CBP en daarbij optreedt als adviseur. Op grond van artikel 8, derde lid, ziet de directeur toe op een juiste uitvoering van de besluiten en zorgt hij voor een adequate rapportage daarover aan het CBP. De voorbereiding van de besluitvorming geschiedt, al naar gelang de aard van het onderwerp, door of onder verantwoordelijkheid van een collegelid of de directeur. Artikel 8, tweede lid, legt dit bij de inhoudelijke rolverdeling passende principe vast. In de praktijk zal dan ook steeds één deelnemer aan de vergadering optreden als rapporteur of eerste verantwoordelijke voor een te behandelen onderwerp.
Artikel 10 bevat een formele regeling voor de besluitvorming die niet in de weg behoeft te staan aan een praktijk van veelvuldige consensus. Hierbij is rekening gehouden met artikel 20 van de Kaderwet adviescolleges, waarvan hoofdstuk 4 mede van toepassing is op het CBP. Het vierde lid laat ruimte voor schriftelijke besluitvorming bij aangelegenheden die zich daarvoor lenen.
Artikel 11 voorziet in de mogelijkheid om de besluitvorming over bepaalde aangelegenheden te laten voorbereiden door een commissie. Vooral bij omvangrijke en technische onderwerpen kan hieraan behoefte bestaan. Als daartoe aanleiding bestaat, kunnen ook buitenstaanders in een commissie worden betrokken. Het CBP blijft uiteraard steeds zelf verantwoordelijk.
Artikel 12 bevat enkele aanvullingen op artikel 55, tweede lid, WBP om de onafhankelijkheid en de integriteit van het CBP zoveel mogelijk te waarborgen en legt de bestaande praktijk op dit punt vast.
Artikel 13 laat ruimte voor nadere voorzieningen indien de aard van het onderwerp of de omstandigheden dit vereisen. Uitgangspunt blijft dat belangrijke aangelegenheden ten minste op hoofdlijnen in het bestuursreglement dienen te zijn geregeld. Een technische uitwerking van procedures is daarin echter niet op zijn plaats.
Hoofdstuk 3. Werkwijzen en procedures
De paragrafen 3.1 en 3.3 leggen de basis voor de jaarlijkse beleidscyclus vanaf de vaststelling van een beleidsplan tot aan de publicatie van een jaarverslag.
Op grond van artikel 14 zal het beleidsplan een jaarplan omvatten met de beoogde activiteiten voor het desbetreffende jaar én de strategische keuzes voor de drie daarop volgende jaren. De activiteiten van het CBP worden zo geplaatst in een voortschrijdend meerjarenperspectief. Ieder jaar is er daarbij ruimte voor bijsturing, die echter niet in de weg behoeft te staan aan een grote mate van continuïteit. De verantwoordelijkheid voor de inhoud van het beleidsplan berust bij het CBP, met dien verstande dat rekening dient te worden gehouden met de reactie van de Raad van advies, en wat het jaarplan betreft, met de eveneens in meerjarenperspectief te ontwikkelen financiële kaders (zie paragraaf 5.2).
Het jaarverslag, bedoeld in de artikelen 17 en 18, geeft aan wat van het beoogde beleid en de voorgenomen activiteiten terecht is gekomen. Deze bepalingen vormen een nadere uitwerking en aanscherping van artikel 58 WBP. Zo dient het jaarverslag een beknopt overzicht te geven van de beoogde resultaten in het lopende jaar, waarop uiteraard in het volgende verslag zal worden teruggekomen. Dit versterkt de resultaatgerichtheid van de beleidscyclus. Ook wordt de algemene verkrijgbaarheid van het jaarverslag nader toegespitst.
Zoals artikel 58 WBP vereist zal het jaarverslag aandacht besteden aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het CBP in het betrokken kalenderjaar. De verantwoording in het kader van de planning- en controlcyclus met het departement van Justitie (zie paragraaf 5.3) legt hiervoor de grondslag.
Paragraaf 3.2 vormt de basis voor een beschrijving van de inhoudelijke werkprocessen. Deze beschrijving is bedoeld als een interne instructie of protocol met waarborgen voor een goede en zorgvuldige uitvoering van de verschillende taken en werkzaamheden (zoals voorlichting, advisering, bemiddeling, klachtenbehandeling, onderzoek, sanctietoepassing en dergelijke). Artikel 15, tweede lid, stelt hieraan een aantal eisen die het enerzijds mogelijk maken om de werkzaamheden volgens vaste patronen te laten verlopen, en anderzijds verzekeren dat steeds helder is op welke wijze en binnen welke randvoorwaarden door of namens het CBP wordt opgetreden. Daarmee wordt tevens voorzien in waarborgen tegen vermenging van taken. De hierbij gevolgde uitgangspunten en beleidsregels zullen volgens artikel 16 in de Staatscourant en op de website van het CBP worden bekendgemaakt.
Artikel 15, vierde lid, voorziet daarnaast in een zodanige werkverdeling dat werkzaamheden in het kader van de toezichthoudende en sanctionerende taken zoveel mogelijk worden verricht door ambtenaren die eerder niet betrokken waren bij voorlichtende en adviserende taken op hetzelfde terrein. Dit is een aanvulling op de functiescheiding die artikel 66, vierde lid, WBP voorschrijft bij de oplegging van bestuurlijke boeten. Overigens moet worden bedacht dat functiescheiding binnen een organisatie als de onderhavige, daargelaten de omvang daarvan, zijn grenzen kent. Op het hoogste niveau zal in collegeverband moeten kunnen worden beslist over zaken die daarvoor in aanmerking komen. Het ligt echter voor de hand om ook daar te zorgen voor een zodanige werkverdeling dat onnodige samenloop van verantwoordelijkheden wordt vermeden.
De taakvervulling van het CBP wordt voor het overige uiteraard beheerst door de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, de Wet Nationale ombudsman en de Wet openbaarheid van bestuur.
De artikelen 19 e.v. voorzien in de eerste plaats in verduidelijking en toespitsing van de taak van de Raad van advies. Deze heeft tot taak te adviseren over de hoofdlijnen van het beleid van het CBP en andere algemene aspecten van de bescherming van persoonsgegevens. In dat kader zal de Raad in elk geval tweemaal per jaar vergaderen: eenmaal in het najaar over een ontwerp-beleidsplan en eenmaal in het voorjaar over een uitgebracht jaarverslag. Zo zal de Raad een bijdrage kunnen leveren aan een goede invulling van de inhoudelijke beleidscyclus van het CBP en kunnen optreden als klankbord voor ontwikkelingen in de samenleving die voor zijn taakvervulling van belang zijn. Het staat de Raad echter vrij ook op andere wijzen invulling te geven aan haar wettelijke taak en vaker te vergaderen.
Het reglement treft daarnaast enkele eenvoudige voorzieningen om een ordelijke gang van zaken binnen de Raad van advies en een goede communicatie tussen het CBP en de Raad te bevorderen. In dat kader is nog bepaald dat de leden van de Raad door het CBP betrokken kunnen worden bij andere belangrijke aangelegenheden op het terrein van hun ervaring of belangstelling. Hierbij is gedacht aan studieprojecten waarbij leden van de Raad over speciale achtergrondkennis beschikken. Anders dan de buitengewone leden, zal een lid van de Raad niet betrokken worden bij concrete zaken die bij het CBP in behandeling zijn of zouden kunnen komen. Dit zou niet verenigbaar zijn met de taak van de Raad waarin sprake is van `hoofdlijnen' en `algemene aspecten'.
In artikel 22 worden aan de leden van de Raad enkele nadere eisen gesteld die passen bij de bijzondere aard van hun werkzaamheden. Op grond daarvan zijn zij onder meer verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die hun in het kader van die werkzaamheden ter kennis komt.
Hoofdstuk 5. Beheer en organisatie
Paragraaf 5.1 legt de algemene beginselen vast voor de beheersrelatie met de Minister van Justitie. Op grond daarvan zijn de regels en uitgangspunten die gelden voor het beheer en de organisatie van zijn departement ook van toepassing op het CBP, tenzij uit de aard daarvan anders voortvloeit. De bijzondere aanwijzingen met betrekking tot het CBP op het terrein van financieel beheer respectievelijk personeel- en formatiebeheer zullen worden vastgelegd in een mandaatregeling. Uit hoofde daarvan zal het CBP, overeenkomstig de bestaande praktijk, binnen de gestelde kaders een grote mate van zelfstandigheid genieten. Op bepaalde punten kan het CBP nadere voorzieningen treffen, indien een goede taakvervulling dat naar zijn oordeel nodig maakt. De minister bepaalt de kaders voor de bedrijfsvoering en kan besluiten dat bepaalde onderdelen daarvan bijzondere aandacht behoeven. De verantwoordelijkheid van het CBP voor zijn taakvervulling blijft daarbij echter onverlet.
Paragraaf 5.2 voorziet in het licht hiervan in een meerjarenplanning, waarbij enerzijds wordt gestreefd naar optimale duidelijkheid over behoeften en mogelijkheden, en waarin het CBP anderzijds zo zelfstandig mogelijk kan functioneren.
Paragraaf 5.3 regelt een daarbij passende wijze van verantwoording over de besteding van middelen en de bereikte resultaten. Zo nodig kan de minister op de in artikel 33 aangegeven wijze ingrijpen in de bedrijfsvoering.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2002-76-p17-SC34222.html