Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten rechterlijke organisatie

Convenant gesloten tussen de Minister van Justitie, de Raad voor de rechtspraak en het College van procureurs-generaal van 13/03/2002, nr. DSR/5154620/802, betreffende de instelling van het HEXRO, de instandhouding en het beheer van de gemeenschappelijke landelijke diensten rechterlijke organisatie (Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O.)

Considerans

De partijen bij dit convenant, te weten de Minister van Justitie, de Raad voor de rechtspraak en het College van procureurs-generaal, hebben het navolgende overwogen:

• Door de wijzigingen in de Wet op de rechterlijke organisatie, die op 1 januari 2002 inwerking is getreden, is de rechterlijke organisatie beheermatig verzelfstandigd. Dit heeft gevolgen voor het beheer van de landelijke diensten van de rechterlijke organisatie;

• Een wettelijke regeling waarin deze gevolgen worden vastgelegd is in voorbereiding;

• Deze wettelijke regeling zal er naar verwachting in voorzien dat de gemeenschappelijke landelijke diensten niet meer worden instandgehouden door de Minister van Justitie, maar door de Raad voor de rechtspraak en het College van procureurs-generaal gezamenlijk;

• Het is gewenst vooruitlopend op deze wettelijke regeling reeds zoveel mogelijk de verantwoordelijkheid voor deze diensten te leggen bij de Raad voor de rechtspraak en het College van procureurs-generaal, onverlet de eindverantwoordelijkheid van de Minister totdat de beoogde wetswijziging inwerking treedt;

• Het is tevens gewenst de bestuursstructuur van deze diensten zo veel mogelijk in overeenstemming te brengen met de bestuursstructuur die naar verwachting zal worden neergelegd in de beoogde wetgeving.

Partijen zijn het navolgende overeengekomen:

Artikel 1

In dit convenant wordt verstaan onder:

a) Minister: de Minister van Justitie;

b) Raad: de Raad voor de rechtspraak, bedoeld in artikel 84 van de Wet op de Rechterlijke Organisatie;

c) College: het College van procureurs-generaal, bedoeld in artikel 130 van de Wet op de rechterlijke organisatie;

d) dienst: een gemeenschappelijke landelijke dienst als bedoeld in artikel 3 van dit convenant;

e) leiding: de directie of het college van bestuur van een dienst.

Artikel 2

Het doel van het convenant is het regelen van de verantwoordelijkheid voor de besturing van de gemeenschappelijke landelijke diensten, die werkzaamheden verrichten ten behoeve van de rechterlijke organisatie, totdat een wettelijke regeling terzake in werking treedt.

Artikel 3

1. De Minister draagt, onverlet zijn eindverantwoordelijkheid, de verantwoordelijkheid voor de instelling voor wat betreft het HEXRO, en voor de instandhouding en het beheer van de volgende diensten over aan Raad en het College:

a) het Studiecentrum Rechtspleging (SR), gevestigd te Zutphen;

b) de ICT Rechtelijke Organisatie (ICTRO), gevestigd te Zeist;

c) het Huisvestingsexpertisecentrum Rechterlijke organisatie (HEXRO), gevestigd te Den Haag;

d) Prisma, gevestigd te Amersfoort.

2. De Raad en het College aanvaarden de in het eerste lid genoemde verantwoordelijkheid.

3. De Minister stelt de Raad en het College in staat hun taak, als bedoeld in het eerste lid, uit te oefenen door de nodige bevoegdheden te verstrekken door mandatering, volmacht en machtiging.

Artikel 4

1. Elke dienst heeft een Raad van opdrachtgevers, bestaande uit een lid van de Raad en een lid van het College.

2. De Raad van opdrachtgevers oefent, namens respectievelijk de Raad en het College, de bevoegdheden uit ten aanzien van de dienst.

Artikel 5

1. Voor elke dienst benoemt de Raad van opdrachtgevers een of meer functionarissen ten behoeve van de leiding van de dienst.

2. De Raad van opdrachtgevers stelt de taak, het jaarplan, inclusief de begroting, en het jaarverslag, inclusief de jaarrekening voor de dienst vast, welke zijn voorbereid door de leiding.

Artikel 6

1. De leiding is, namens de Raad van opdrachtgevers, belast met de leiding, de organisatie en de bedrijfsvoering van de dienst.

2. De Raad van opdrachtgevers stelt de leiding in staat zijn taak, bedoeld in het eerste lid, uit te oefenen door de nodige bevoegdheden te verstrekken door mandatering, volmacht en machtiging.

3. De leiding oefent deze bevoegdheden uit, tenzij anders is bepaald bij wettelijk voorschrift, of in dit convenant, in een mandaatbesluit of in het bestuursreglement of tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet.

Artikel 7

1. De leiding stelt het organisatie- en formatieplan en het bestuursreglement niet vast, dan na instemming van de Raad van opdrachtgevers.

2. Het bestuursreglement van de dienst bevat in ieder geval nadere regelen over de wijze waarop en het stadium waarin de leiding de Raad van opdrachtgevers verzoekt in te stemmen met besluiten:

a) over verplichtingen die een in het bestuursreglement te bepalen geldbedrag overschrijden;

b) ten aanzien van medewerkers van de dienst vanaf een in het bestuursreglement te bepalen schaal;

c) over schadeloosstelling, kostenvergoeding of verlening van een geldelijke tegemoetkoming als bedoeld in artikel 69, eerste lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

d) op grond van artikel 99 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

Artikel 8

1. Indien de leiding bestaat uit twee of meer leden kan de leiding een of meer leden mandateren, volmacht verlenen of machtigen een of meer van haar bevoegdheden uit te oefenen.

2. De leiding kan onder haar ressorterende functionarissen mandateren, volmacht verlenen en machtigen een of meer van haar bevoegdheden uit te oefenen.

3. Mandaat, volmacht en machtiging als bedoeld in het eerste en tweede lid worden opgenomen in het bestuursreglement.

Artikel 9

1. De naleving van dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.

2. Bij geschillen over de uitleg of naleving van dit convenant vindt overleg plaats tussen de Minister, de Raad en het College.

3. Wijziging of tussentijdse beëindiging van het convenant vindt niet plaats dan na instemming van de Minister, de Raad en het College.

Artikel 10

Dit convenant treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2002.

Artikel 11

Dit convenant eindigt, zodra de wettelijke regeling inzake de gemeenschappelijke landelijke diensten, bedoeld in artikel 2, inwerking treedt.

Artikel 12

Dit convenant wordt aangehaald als: Convenant gemeenschappelijke landelijke diensten R.O..

Den Haag, 13 maart 2002.
De Minister van Justitie,A.H. Korthals.
De Raad voor de Rechtspraak,
A.H. van Delden.
W.J.J. van Velzen.
J. van der Vlist.
Het College van procureurs-generaal,
J.L. de Wijkerslooth.
J.A. Blok.

Toelichting

Doel van het convenant

Dit convenant regelt de instelling respectievelijk de instandhouding en het bestuur van een aantal gemeenschappelijke landelijke diensten. De nieuwe dienst HEXRO is de voortzetting door Raad en College van taken van het ministerie ten aanzien van huisvesting van de rechterlijke organisatie. De overige diensten zijn een voortzetting van reeds bestaande diensten die werkzaamheden verrichten voor de gehele rechterlijke organisatie. Een nieuwe wettelijke regeling voor deze diensten is echter nog in voorbereiding. Vooruitlopend op en in de geest van deze voorgenomen wettelijke basis voor de gemeenschappelijke landelijke diensten sluiten de Minister, de Raad en het College dit convenant met het doel deze diensten in te stellen respectievelijk in stand te houden, terwijl tegelijkertijd de bevoegdheden ten aanzien van de diensten worden geregeld. Daar waar mogelijk is aansluiting gezocht bij de uitgangspunten van het concept wetsvoorstel voor de gemeenschappelijke landelijke diensten.

Besturingsstructuur

Gekozen is voor een besturingsstructuur waarbij de landelijke diensten op afstand worden bestuurd door de Raad en het College. De gemeenschappelijke landelijke diensten worden door de Raad en het College gezamenlijk in stand gehouden. Dit brengt met zich dat de Raad en het College gezamenlijk de bevoegdheden ten aanzien van de diensten uitoefenen. Om proces-economische reden is er voor elke dienst een Raad van opdrachtgevers, bestaande uit een lid van de Raad en een lid van het College, die de bevoegdheden van de Raad en het College ten aanzien van de dienst zullen uitoefenen. Deze Raad van opdrachtgevers verleent op zijn beurt mandaat aan de leiding van de dienst. Deze mandaten zullen separaat door de Raad en het College aan de leiding van elk van de gemeenschappelijke landelijke diensten worden verleend.

Jaarplan en verslag

Het jaarplan en het jaarverslag worden door de leiding opgesteld. Uiteraard wordt daarin, voor zover van toepassing, ook melding gemaakt van de door de dienst aan te bieden producten en de bijbehorende tarieven, en het beleid van de dienst, waaronder de condities die worden gesteld aan toetreden of uittreden van afnemers van de producten. De Raad van opdrachtgevers voert de bestuurlijke gesprekken in het kader van de planning- en verantwoordingcyclus met de leiding van de dienst. De Raad van opdrachtgevers stelt het jaarplan respectievelijk het verslag vast.

Bevoegdheden van de leiding

Het mandaat van de leiding houdt in dat de leiding, namens de Raad van opdrachtgevers, is belast met de uitoefening van de bij of krachtens de Ambtenarenwet aan het bevoegd gezag toegekende bevoegdheden ten aanzien van de bij de dienst werkzame ambtenaren, optreedt als bestuurder van de onderneming, de verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet nakomt en de bijbehorende bevoegdheden uitoefent. De leiding is budgethouder en hoofd van dienst in de zin van het Algemeen Rijksambtenarenreglement. In de bestuursreglementen van de diensten worden nadere regelen opgenomen met betrekking tot beperkingen op het algemene mandaat in dit convenant. Deze nadere regelen bieden de mogelijkheid om de beperkingen per dienst te differentiëren.

Bezwaarschriften

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht geldt dat een beslissing op een bezwaarschrift niet wordt genomen door degene die het besluit heeft genomen waartegen het bezwaarschrift is gericht. De beslissing op een bezwaarschrift moet worden genomen door het naast hogere echelon. Indien de leiding het betwiste besluit heeft genomen, is de Raad van opdrachtgevers gehouden de beslissing op het bezwaar te nemen, tenzij de aanvankelijke beslissing op grond van een ondermandaat is genomen door een onder de leiding ressorterende ambtenaar. In dat geval is de leiding bevoegd de beslissing op het bezwaarschrift te nemen.

SR

Het Studiecentrum Rechtspleging (SR) neemt, voor wat betreft de bij dit instituut in opleiding zijnde rechterlijke ambtenaren (RAIO's) een bijzondere positie in. Dit convenant regelt wel de bevoegdhedenstructuur ten aanzien van de medewerkers van het opleidingsinstituut zelve, maar raakt niet de bevoegdheidstructuur ten aanzien van de RAIO's. Deze bevoegdheden worden bezien in de context van de in voorbereiding zijnde wettelijke regeling.

Tijdelijk convenant

Dit convenant zal worden beëindigd zodra de wijziging van de Wet op de rechterlijke organisatie, waarin de landelijke gemeenschappelijke diensten worden geregeld, in werking treedt. Zonodig zal op basis van deze nieuwe wettelijke regeling een samenwerkingsconvenant tussen de Raad en het College worden gesloten.