Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie

1 november 2002

nr. DJZ/BR/0671-02

De Minister van Buitenlandse Zaken;

Overwegende dat het wenselijk is ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer regels te stellen omtrent het beheer en het gebruik van de geautomatiseerde basisadministratie met persoonsgegevens over geprivilegieerden;

Gelet op het Verdrag van Wenen inzake Diplomatiek Verkeer 1961;

Gelet op het Verdrag van Wenen inzake Consulaire Betrekkingen 1963;

Gelet op het Verdrag nopens de Voorrechten en Immuniteiten van de Verenigde Naties 1946;

Gelet op het Verdrag nopens de Voorrechten en Immuniteiten van Gespecialiseerde Organisaties 1947;

Gelet op de zetelovereenkomsten met in Nederland gevestigde internationale organisaties;

Gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht;

Gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens;

Besluit:

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Minister: de Minister van Buitenlandse Zaken;

b. PROBAS: de geautomatiseerde basisadministratie met persoonsgegevens over geprivilegieerden;

c. geprivilegieerden: leden van diplomatieke zendingen en van consulaire posten, de leden van het administratieve en technische personeel van diplomatieke zendingen en van consulaire posten, de inwonende gezinsleden van de hiervoor bedoelde personen en andere personen die krachtens internationaal recht een bijzondere verblijfsrechtelijke status hebben, niet zijnde Nederlanders, en Nederlanders dan wel personen die op grond van de Vreemdelingenwet in Nederland verblijf hebben en werkzaam zijn bij internationale organisaties of diplomatieke vertegenwoordigingen;

d. DKP: de Directie Kabinet en Protocol van het ministerie van Buitenlandse Zaken;

e. afnemer: degene aan wie persoonsgegevens uit PROBAS kunnen worden verstrekt, bedoeld in artikel 6.

Artikel 2. PROBAS

1. De Minister is ten aanzien van PROBAS de verantwoordelijke in de zin van artikel 1, onderdeel d, van de Wet bescherming persoonsgegevens.

2. DKP is ten aanzien van PROBAS de beheerder aan wie het feitelijk beheer en de bevoegdheden van de Minister ten aanzien van de verwerkingen van persoonsgegevens van geprivilegieerden zijn gemandateerd.

Artikel 3. Doel

PROBAS heeft tot doel:

a. de naleving te bevorderen van de verdragsverplichtingen en de verplichtingen uit internationale overeenkomsten daaronder begrepen de rechten en plichten van geprivilegieerden, en

b. de afnemers te voorzien van de persoonsgegevens, bedoeld in artikel 4, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van de afnemers.

Artikel 4. Soorten opgenomen persoonsgegevens

PROBAS omvat de volgende persoonsgegevens van geprivilegieerden:

a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;

b. nationaliteit;

c. geboorteplaats en geboorteland;

d. verblijfsstatus;

e. functie;

f. gegevens omtrent de organisatie waarbij geprivilegieerde werkzaam is, alsmede de contactpersoon daarvan;

g. gegevens omtrent sociale verzekeringen;

h. gegevens omtrent belastingafdracht; en

i. het centrale registratie en vreemdelingennummer voor zover de geprivilegieerde duurzaam verblijf houdt in Nederland.

Artikel 5. Verwijdering en vernietiging van persoonsgegevens

De persoonsgegevens, bedoeld in artikel 4, worden verwijderd en vernietigd 5 jaar na het overlijden van een geprivilegieerde.

Artikel 6. Afnemers

Afnemers zijn organen van het Rijk, provincies, gemeenten of andere openbare lichamen met inbegrip van daaronder ressorterende diensten, instellingen en bedrijven, alsmede organen van een instelling die met de uitvoering van publiekrechtelijke taken zijn belast.

Artikel 7. Verstrekking aan afnemers

1. Uit PROBAS worden, voor zover zulks voortvloeit uit het doel van PROBAS, persoonsgegevens verstrekt aan afnemers. De verstrekking vindt slechts plaats op een verzoek dat de grondslag voor de verstrekking vermeldt.

2. Een verzoek, bedoeld in het eerste lid, is niet nodig indien de verstrekking van persoonsgegevens tot doel heeft om een van de volgende afnemers op de hoogte te stellen van wijzigingen in de persoonsgegevens van geprivilegieerden:

a. Het Kabinet van de Burgemeester te Den Haag,

b. De Belastingdienst Douane, ondernemingen en particulieren,

c. De gemeentelijke basisadministraties,

d. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (AIVD),

e. Het Kabinet van de Commissaris van de Koningin,

f. Het Ministerie van Defensie,

g. De gemeenten in verband met gemeentelijke belastingen,

h. De staf van de Koninklijke Marechaussee,

i. De korpschef van de politie,

j. De politiediensten van Nederland,

k. De Rijks Dienst Wegverkeer,

l. N.V. Luchthaven Schiphol, en

m. De vreemdelingendienst Haaglanden.

3. Uit PROBAS kunnen op verzoek persoonsgegevens worden verstrekt aan andere personen of instanties dan afnemers, indien zulks wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of indien zulks geschiedt met toestemming van de geprivilegieerde.

4. Van iedere verstrekking wordt aangetekend de datum van verstrekking, de identiteit van de verzoeker en een omschrijving van de verstrekte persoonsgegevens.

5. Aantekening blijft achterwege in geval van een verstrekking als bedoeld in het tweede lid. 6. De aantekening wordt verwijderd na afloop van 5 jaren nadat de verstrekking heeft plaatsgevonden.

Artikel 8. Rechtstreekse toegang, beheer en veiligheid

1. Rechtstreekse toegang tot PROBAS, dan wel onderdelen daarvan, hebben personen die daartoe door DKP zijn geautoriseerd. De autorisatie geeft aan voor welk doel de rechtstreekse toegang is verleend.

2. Bij de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan PROBAS worden procedures gevolgd die zoveel mogelijk waarborgen dat de persoonsgegevens in PROBAS juist en volledig zijn. DKP stelt hiervoor een schriftelijke instructie vast.

3. Indien aan DKP, al dan niet naar aanleiding van een verzoek van de geprivilegieerde als bedoeld in artikel 10 blijkt dat bepaalde persoonsgegevens in PROBAS onjuist zijn, draagt DKP zo spoedig mogelijk zorg voor verbetering van die gegevens.

Artikel 9. Kennisgeving

1. Indien de persoonsgegevens bij de geprivilegieerde worden verkregen, deelt DKP vóór het moment van verkrijging mee welke gegevens zullen worden opgenomen in PROBAS. Tevens wordt mededeling gedaan van het doel van PROBAS alsmede het beleid omtrent het verstrekken van persoonsgegevens uit PROBAS.

2. Indien de persoonsgegevens worden verkregen op een andere wijze dan bedoeld in het eerste lid, deelt DKP de geprivilegieerde mee welke persoonsgegevens zijn opgenomen in PROBAS. Tevens wordt mededeling gedaan van het doel van PROBAS alsmede het beleid omtrent het verstrekken van persoonsgegevens uit PROBAS.

3. De mededelingen, bedoeld in het eerste en tweede lid, kunnen achterwege blijven indien de geprivilegieerde reeds van deze informatie op de hoogte is. De mededeling blijft tevens achterwege indien mededeling van de informatie onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt DKP de herkomst van de gegevens vast.

Artikel 10. Recht van kennisneming

1. DKP deelt op verzoek van een geprivilegieerde aan hem mee:

a. of hij in PROBAS voorkomt;

b. welke persoonsgegevens over hem in het register zijn opgenomen;

c. aan wie of aan welke instanties persoonsgegevens over hem zijn verstrekt.

2. Een schriftelijk verzoek, bedoeld in het eerste lid, dient gericht te worden aan DKP.

3. Een verzoek, bedoeld in het eerste lid, kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de geprivilegieerde worden gedaan door diens gemachtigde.

4. Op een verzoek, bedoeld in het eerste lid, wordt binnen vier weken, nadat het verzoek is ontvangen, schriftelijk beslist.

Artikel 11. Recht van verbetering en afscherming

1. Een geprivilegieerde kan DKP verzoeken bepaalde persoonsgegevens over hem te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

2. Een schriftelijk verzoek, bedoeld in het eerste lid, dient gericht te worden aan DKP. Het verzoek bevat de gewenste verbetering, aanvulling, wijzigingen of afscherming.

3. Een verzoek, bedoeld in het eerste lid, kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de geprivilegieerde worden gedaan door diens gemachtigde.

4. Op een verzoek, bedoeld in het eerste lid, wordt binnen vier weken na ontvangst, schriftelijk beslist.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 13. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Buitenlandse Zaken,namens deze,
de plaatsvervangend Secretaris-Generaal,
K.P.M. de Beer.

Toelichting

Algemeen

Deze beleidsregel heeft tot doel regels te stellen ter zake van een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Deze verwerking, Protocollaire Basisadministratie (PROBAS) genaamd, bevat persoonsgegevens van geprivilegieerden in Nederland.

PROBAS bevindt zich bij de Directie Kabinet en Protocol (DKP) van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het verwerken van deze persoonsgegevens is een aan de Minister van Buitenlandse Zaken toekomende bevoegdheid voortvloeiend uit het internationale en nationale recht.

De onderhavige beleidsregel beoogt uitvoering te geven aan internationale verplichtingen uit verdragen en zetelovereenkomsten, alsmede uitvoering te geven aan de nationale regelgeving omtrent gegevensbescherming van geprivilegieerden.

Grondslag voor PROBAS

De wettelijke basis voor PROBAS ligt zowel in het internationale als het nationale recht. PROBAS is een geautomatiseerde basisadministratie met persoonsgegevens van personen met een geprivilegieerde status. De rechtspositie van deze categorie personen - hun verblijfsrecht en de van toepassing zijnde voorrechten en immuniteiten - is vastgelegd in het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961), in het Verdrag inzake consulaire betrekkingen (1963), het Verdrag nopens de Voorrechten en immuniteiten van de VN, het Verdrag nopens de Voorrechten en Immuniteiten van Gespecialiseerde Organisaties (1947), in andere multilaterale verdragen en in verschillende, met in Nederland gevestigde internationale organisaties gesloten, zetelovereenkomsten.

De voorrechten en immuniteiten zien op uitzonderingen ten aanzien van onderdelen van het nationale recht, meer in het bijzonder het vreemdelingenrecht, het belastingrecht, het sociale verzekeringsrecht etc.

De verdragsrechtelijke gegarandeerde faciliteiten, voorrechten en immuniteiten, alsmede de inhoud van de zetelovereenkomsten, omvatten geen (individueel) recht van vrijwaring van enige verwerking van persoonsgegevens (behalve de vrijstelling van vreemdelingenregistratie op grond van artikel 46 van het Verdrag inzake consulaire betrekkingen). Een adequate uitvoering van de verdragsverplichtingen en de zetelovereenkomsten impliceert in beginsel gegevensverwerking, uiteraard rekening houdend met het recht op gegevensbescherming, vastgelegd in nationale regelgeving.

De opneming van persoonsgegevens van geprivilegieerden in PROBAS is niet constituerend voor het verblijfsrecht van geprivilegieerden in Nederland. Dit verblijfsrecht ontlenen zij aan de eerdergenoemde verdragen en zetelovereenkomsten. PROBAS dient er slechts toe om de kenbaarheid van deze personen voor Nederlandse overheidsinstanties, waaronder het ministerie van Buitenlandse Zaken zelf, te vergroten. Het voeren van deze administratie door de Minister van Buitenlandse Zaken vloeit voort uit zijn algemene taak tot het onderhouden van de buitenlandse betrekkingen en behoeft als zodanig dan ook geen specifiek wettelijke basis.

Geprivilegieerden

Geprivilegieerden zijn personen die op grond van het internationale recht bepaalde privileges en/of immuniteiten genieten waardoor delen van de Nederlandse wet- en regelgeving niet of anders op hen van toepassing zijn. Hierbij moet worden gedacht aan medewerkers en hun gezinsleden van ambassades, consulaten en internationale organisaties in Nederland.

In de praktijk zijn er grote verschillen in de mate waarin personen privileges en immuniteiten genieten in Nederland. Sommigen genieten bijna volledige immuniteit van de Nederlandse jurisdictie, anderen slechts in gesproken en geschreven woord en handelingen verricht in de uitoefening van hun functie. Verder verschillen de soorten belastingen waarvan een geprivilegieerde is vrijgesteld sterk per internationale organisatie. Doorgaans vallen geprivilegieerden ook onder een sociaal stelsel van een andere staat dan Nederland of onder het stelsel van de internationale organisatie. Tenslotte zijn de meeste geprivilegieerden vrijgesteld van vreemdelingenregistratie.

Nederlanders en personen die duurzaam verblijf houden in Nederland worden in beginsel uitgezonderd van de geprivilegieerde status in Nederland. Hierbij is een onderscheid te maken tussen diplomatieke missies en internationale organisaties. Terwijl bij ambassades en consulaten Nederlanders en duurzaam verblijfhoudenden (vreemdelingen met een duurzaam verblijfhouderschap) in beginsel persoonlijk geen privileges en immuniteiten genieten, zijn op Nederlanders en duurzaam verblijfhoudenden bij internationale organisaties wel beperkte privileges en immuniteiten (functioneel) van toepassing.

PROBAS bevat tevens gegevens over buitenlandse stagiaires die voor maximaal zes maanden werkzaam zijn bij het Joegoslavië Tribunaal (hierna te noemen ICTY, the International Criminal Tribunal for the former Yugoslavia) dat te Den Haag is gevestigd. De reden hiervan is dat het onmogelijk bleek om voor deze stagiaires de binnenkomst, het verblijf en de stage in Nederland te regelen op grond van de Nederlandse vreemdelingen- en tewerkstellingsregelgeving. Gezien het belang dat ICTY heeft bij het inzetten van deze stagiaires, is op verzoek van ICTY een verdrag voor deze groep gesloten. Ingevolge het verdrag ontvangen de stagiaires een identiteitsbewijs geprivilegieerden van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het verdrag bepaalt voorts dat zij geen privileges en immuniteiten genieten.

Registratie van geprivilegieerden door het ministerie van Buitenlandse Zaken en de vrijwillige inschrijving in de GBA

In het verleden heeft een aantal geprivilegieerden - meestal werkzaam bij internationale organisaties - zich (onverplicht) laten inschrijven in de gemeentelijke basisadministratie. Sedert de invoering van `de Koppelingswet'¹ in 1998, stellen gemeenten zich op het standpunt dat zij geprivilegieerden niet langer mogen registreren in de gemeentelijke basisadministratie aangezien deze personen niet beschikken over een verblijfsvergunning op grond van de Vreemdelingenwet. Op grond van het eerder genoemde Weense verdrag zijn geprivilegieerden doorgaans vrijgesteld van vreemdelingenregistratie.

Ondanks dat niet voor alle geprivilegieerden de vrijstelling voor inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie geldt - van Nederlanders en duurzaam verblijfhoudenden vindt registratie plaats in de desbetreffende gemeentelijke basisadministratie onderscheidenlijk het Vreemdelingen Administratie Systeem (VAS) dat gekoppeld is aan de gemeentelijke basisadministratie - heeft de Minister van Buitenlandse Zaken vervolgens besloten om alle geprivilegieerden in Nederland te registreren. Gezien de verdragsverplichtingen is immers noodzakelijk om informatie te kunnen verstrekken over de geprivilegieerden en hun privileges en immuniteiten aan bijvoorbeeld de gemeente, de Rijks Dienst Wegverkeer, belastingdienst of de sociale dienst. Naast het feit dat de Minister van Buitenlandse Zaken er op toeziet dat verdragsverplichtingen worden nagekomen, is het een gegeven dat ambassades en internationale organisaties zelden gegevens aan belastingdienst of sociale dienst verstrekken waartoe een Nederlandse werkgever is verplicht. DKP is thans de enige die voornoemde instanties kan voorzien van gegevens over de ingeschreven personen. Voorts beschikt DKP over actuele gegevens waarover de gemeentelijke basisadministratie niet beschikt(e) aangezien voor geprivilegieerden onder meer de verplichting ontbreekt om aangifte te doen van een aantal zaken (geboorte, huwelijk etc.).

DKP registreert geprivilegieerden in PROBAS en doet hieruit mededeling aan het bestuur van de gemeente waar betrokkene volgens eigen opgave woont. Daarnaast worden gemeenten en een aantal andere instanties op de hoogte gesteld van wijzigingen in de gegevens van de reeds in de gemeente woonachtige geprivilegieerden door middel van uittreksels uit, en overzichten van, PROBAS. Op deze wijze zijn de gegevens waarover bijvoorbeeld de gemeente beschikt in beginsel actueel. Dit is in het kader van de uitvoering van de gemeentelijke taken voor de gemeente van groot belang. Te denken valt bijvoorbeeld aan rampen of andere noodsituaties waarbij een evacuatie moet plaatsvinden. In een dergelijke situatie kan het van levensbelang zijn dat de gemeente op de hoogte is van de personen, woonachtig in de gemeente, die niet in de gemeentelijke basisadministratie zijn opgenomen.

Ondanks de inschrijving in PROBAS en ondanks dat gemeenten door DKP op de hoogte worden gehouden van de meest recente gegevens van geprivilegieerden, blijkt in de praktijk dat indien een geprivilegieerde een beroep doet op gemeentelijke faciliteiten en diensten (inentingen, parkeervergunningen, gemeenteraadsverkiezingen, rijbewijzen, het verkrijgen van uittreksels uit de gemeentelijke basisadministratie ten behoeve van telefoonaansluiting en bankrekeningen etc.), men de nodige administratieve problemen ervaart. Dit heeft in toenemende mate geleid tot irritatie en onbegrip bij de geprivilegieerden, waarvan velen tot 1998 jarenlang zonder problemen in de gemeentelijke bevolkingsadministratie waren geregistreerd. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister van Buitenlandse Zaken hebben in een gezamenlijk overleg besloten om een aanpassing van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA) te bevorderen in die zin dat geprivilegieerden desgewenst weer in de gemeentelijke basisadministratie kunnen worden ingeschreven. Vooruitlopend op de inwerkingtreding van die wetswijziging is dit reeds mogelijk². De inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie zal op dezelfde wijze geschieden als de inschrijving van vreemdelingen (op aangifte, onder overlegging van relevante brondocumenten). De rechtmatigheid van het verblijf van een geprivilegieerden kan worden vastgesteld aan de hand van het identiteitsbewijs dat de geprivilegieerde van Buitenlandse Zaken bij inschrijving heeft ontvangen (zie hierna).

Afgifte van het identiteitsbewijs geprivilegieerden

Aan de door het ministerie van Buitenlandse Zaken in PROBAS opgenomen personen wordt een identiteitsbewijs geprivilegieerden verstrekt. Dit identiteitsbewijs is aangewezen als identiteitsbewijs in de zin van de Wet op de identificatieplicht en heeft daarmee een officiële status in Nederland (Stcrt. 1997, nr. 150 en Stcrt. 1998, nr. 246).

Zoals eerder gemeld, geldt, voor wat betreft de ingezetenen van Nederland met de Nederlandse nationaliteit dan wel duurzaam verblijfhoudenden, dat zij zijn, of dienen te worden, ingeschreven in de gemeentelijke basisadministratie of het VAS. De codes op het identiteitsbewijs geprivilegieerden zijn dan `NL' respectievelijk `DV' (duurzaam verblijf)³. Het uittreksel uit PROBAS geeft dit overigens ook aan.

Indien betrokkene niet langer als geprivilegieerde, niet zijnde een Nederlander of duurzaam verblijfhoudende, kan worden aangemerkt maar het verblijf in Nederland wil voortzetten, dient hij zich in de gemeentelijke basisadministratie te laten inschrijven. In voorkomend geval ontvangt de gemeente waar betrokkene woonachtig is een schriftelijke mededeling omtrent de beëindiging van de aanwijzing als geprivilegieerde van het ministerie van Buitenlandse Zaken (artikel 61 Wet GBA). Ingevolge artikel 65, eerste en vijfde lid, onderdeel a, van de Wet GBA, dient betrokkene zich vervolgens in persoon te melden bij de gemeente en schriftelijk aangifte van verblijf en adres te doen. De bij of krachtens de Wet GBA gestelde regels zijn vervolgens van toepassing.

Wellicht ten overvloede zij opgemerkt dat bijvoorbeeld het verkrijgen en inleveren van een identiteitspas of de mededeling omtrent de beëindiging van de aanwijzing van het ministerie van Buitenlandse Zaken, geen beschikking is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Op basis van het Verdrag van Wenen inzake Diplomatiek Verkeer 1961 hebben bepaalde handelingen van een zendstaat rechtsgevolgen op het terrein van de voorrechten en immuniteiten. Deze rechtsgevolgen komen voort uit de benoeming door een Staat van diplomatieke vertegenwoordigers en het zenden van hen naar een ontvangststaat, alsmede de beëindiging van de taak van de diplomatieke vertegenwoordiger. Dat hieruit ook enige verrichtingen/feitelijke handelingen voor de ontvangststaat kunnen voortvloeien - verstrekking en innemen van een identiteitspas etc. - maakt niet dat die verrichtingen zelfstandige rechtsgevolgen hebben.

Analogie gemeentelijke basisadministratie en PROBAS; afnemers en privacy

Enkele doelen en functies van PROBAS zijn dezelfde als die van een gemeentelijke basisadministratie. Zo heeft een basisadministratie tot doel om alle instanties met een publiekrechtelijke taak te voorzien van (dezelfde) gegevens die noodzakelijk zijn voor de vervulling van die taak (informatiefunctie, doelmatigheid en betrouwbaarheid).

Uit PROBAS worden eveneens gegevens verschaft aan instanties met een publiekrechtelijke taak indien die gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van die publiekrechtelijke taak. Een aantal instanties ontvangt periodiek de meest recente gegevens van geprivilegieerden. Een deel van die instanties komt overeen met de in de Wet GBA gedefinieerde `afnemers'. Het beleid dat de Wet GBA kent ten aanzien van de bescherming van de privacy van persoonsgegevens wordt voor zover van toepassing overgenomen. Uiteraard is de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van toepassing. Indien de artikelen in deze beleidsregeling een uitwerking zijn van bepaalde artikelen van de WBP, zal de artikelsgewijze toelichting hiernaar verwijzen.

Artikelen

Artikel 1

Voor meer informatie over de begripsomschrijving van `geprivilegieerden' zij verwezen naar het algemeen deel van de toelichting. De Wet GBA kent het begrip `geprivilegieerde' niet als zodanig; artikel 32 van de Wet GBA geeft een omschrijving van de groep geprivilegieerden. Voor een verwijzing naar artikel 32 van de Wet GBA is niet gekozen omdat onder de begripsomschrijving in artikel 1 van deze regeling tevens begrepen zijn de buitenlandse stagiairs die voor maximaal zes maanden werkzaam zijn bij het Internationaal Joegoslavië-Tribunaal dat te Den Haag is gevestigd.

De begripsomschrijving van het begrip `afnemer' is echter wel afkomstig uit een eerdere redactie van artikel 1 van de Wet GBA. Deze redactie sluit goed aan bij een van de doelen van PROBAS. Dit doel is namelijk dezelfde als die van de gemeentelijke basisadministratie: instanties met een publiekrechtelijke taak voorzien van (dezelfde) gegevens die noodzakelijk zijn voor de vervulling van die taak.

Artikel 2

Artikel 2, eerste lid, regelt wie de verantwoordelijke is in de zin van artikel 1, onderdeel d, van de WBP. Het moge duidelijk zijn dat begrippen zoals persoonsgegevens, verwerkingen etc. dezelfde betekenis hebben als in de WBP.

Artikel 2, tweede lid, wijst de Directie Kabinet en Protocol aan als beheerder van PROBAS. Beheerder is geen begrip uit de WBP doch wordt in de praktijk gebezigd om aan te geven wie het feitelijke beheer heeft t.a.v. de gegevensverwerking.

Artikel 3

Artikel 7 van de WBP bepaalt dat persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld. Artikel 3 van de regeling vermeldt de twee doeleinden van PROBAS.

Doel a: De Minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen voortvloeiend uit verdragen/internationale overeenkomsten, waarin de rechtspositie van geprivilegieerden - waaronder hun verblijfsrecht en de voorrechten en immuniteiten - is vastgelegd. Aangezien deze rechtsposities per internationale (zetel)overeenkomst kunnen verschillen, zou het ondoenlijk worden om de rechten en plichten van geprivilegieerden te waarborgen zonder een volledig overzicht van gegevens, zoals opgenomen in PROBAS.

Het doel onder b is reeds uitgelegd in het algemeen deel van de toelichting (alsmede in de toelichting bij artikel 1) waar het de analogie met de gemeentelijke basisadministratie betreft. Zie tevens de toelichting over afnemers en hun publiekrechtelijke taak bij de artikelen 6 en 7 van deze regeling.

Artikel 4

De persoonsgegevens worden volgens een zorgvuldige procedure opgenomen in PROBAS. Voor het merendeel van de gegevens wordt het paspoort van de geprivilegieerde als brondocument gebruikt. Voor het verkrijgen van de overige gegevens wordt een contactpersoon van de organisatie, waarbij de geprivilegieerde werkzaam is, geraadpleegd. Deze contactpersoon is meestal een medewerker die zich bezighoudt met personele en/of protocollaire aangelegenheden.

De in artikel 4 omschreven categorieën van gegevens zijn onderdeel van de melding aan het College bescherming persoonsgegevens. Eventuele wijzigingen hiervan worden, voor zover zij blijken van meer dan van incidentele aard te zijn, doorgegeven aan vorenbedoeld college.

Artikel 5

Artikel 5 regelt in beginsel een zeer lange bewaartermijn. De achtergrond hiervan is de behandeling van verzoeken van (ex)geprivilegieerden ten aanzien van bijvoorbeeld een ouderdomsvoorziening aan Nederlandse instellingen, zoals bijvoorbeeld de Sociale Verzekeringsbank. Deze instellingen vragen DKP vervolgens of de desbetreffende personen wel of niet ingeschreven is geweest in PROBAS.

Artikel 6

Artikel 6 bevat de begripsomschrijving van `afnemer'. In een eerdere redactie van artikel 1 van de Wet GBA is het begrip `afnemer' omschreven als `een orgaan van het Rijk, een provincie, een gemeente of een ander openbaar lichaam met inbegrip van daaronder ressorterende diensten, instellingen en bedrijven, alsmede een orgaan van een bij algemene maatregel van bestuur aangewezen instelling die met de uitvoering van publiekrechtelijke taken is belast'. Het begrip `publiekrechtelijke taken' geeft aan dat taken hun grondslag en uitwerking moeten vinden in publiekrecht (Grondwet, wet, andere regelingen, of besluiten van publiekrechtelijke aard).

De gemeente is bijvoorbeeld een afnemer. De gegevens uit PROBAS zijn in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken van groot belang. Te denken valt bijvoorbeeld aan het innen van gemeentelijke leges en belastingen die in vele gevallen ook door geprivilegieerden worden betaald, maar ook aan evacuaties ten gevolg van rampen. In een dergelijke situatie is het van belang te weten wie woonachtig zijn in de gemeente.

Tot de groep afnemers waaraan gegevens worden verstrekt indien een verzoek daartoe voortkomt uit hun publieke taak of vanuit een faciliterende taak die de naleving van de verdragsverplichtingen bevorderd (daaronder begrepen het waarborgen van de rechten en plichten van geprivilegieerden) behoren in elk geval de zorgverzekeringen, de Informatie Beheer Groep, de Nederlandsche Bank N.V., gerechtsdeurwaarders, notarissen, (buitengewone) opsporingsambtenaren en betrokkenen bij de uitvoering van de Kieswet.

Het recht van de afnemer op gegevens uit PROBAS beperkt zich tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de vervulling van vorenbedoelde publieke taak of noodzakelijk zijn voor de naleving van de verdragsverplichtingen. Er worden dus geen andere gegevens verstrekt dan de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel.

Artikel 7

Artikel 7 vloeit voort uit het feit dat elke verwerking - dus elke handeling met betrekking tot een persoonsgegeven, waaronder het verstrekken van informatie - gebaseerd moet zijn op een grondslag, genoemd in artikel 8 WBP. Naast het basisbeginsel dat gegevens die voor een bepaald doel zijn verzameld, alleen mogen worden verwerkt (lees: verstrekt) voor een ander doel zolang dit niet onverenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, zijn drie van de in artikel 8 WBP genoemde grondslagen in dit kader relevant:

- de betrokkene heeft voor de verstrekking zijn ondubbelzinnige toestemming verleend;

- de verstrekking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen, en

- de verstrekking is noodzakelijk voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak van het bestuursorgaan of de instantie.

Het eerste lid vereist dat een afnemer als omschreven in artikel 1 juncto artikel 6 in zijn verzoek de grondslag voor de verstrekking opneemt. Toetsing aan het gegeven of de grondslag verenigbaar is met het doel van PROBAS, dan wel aan een van de grondslagen hierboven genoemd, leidt uiteindelijk tot een wel of niet verstekken van de, niet meer dan voor het doel noodzakelijke, gegevens aan de afnemer. Van een afwijzing van het verzoek wordt mededeling gedaan aan de afnemer.

In het tweede lid worden de afnemers genoemd die vanwege hun publieke taak of hun faciliterende taak op de hoogte gehouden worden van wijzigingen van de gegevens in PROBAS zonder daartoe een verzoek te doen. De redenen van deze automatische verstrekking zijn uiteraard verenigbaar met de doelen waarvoor de gegevens zijn verzameld (zie de algemene toelichting en de toelichting bij artikel 3). Hierna worden deze vaste afnemers genoemd met daarbij in de tweede kolom - kort omschreven - de reden van verstrekking van de persoonsgegevens.

Het derde lid bevat een limitatieve opsomming van de gronden waarop aan derden, niet zijnde de afnemers uit artikel 6, gegevens worden verstrekt. Uit bescherming van de persoonsgegevens van de geprivilegieerden is de opsomming limitatief. Het doel van de verstrekking uit PROBAS moet verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verkregen (eerste lid). Een tweede grondslag voor verstrekking is een wettelijke voorschrift dat ten grondslag ligt aan een verzoek waarop de verzoeker (niet zijnde een afnemer, bedoeld in artikel 6 of artikel 7, tweede lid, van deze regeling) informatie vraagt. Een derde grondslag voor verstrekking is de toestemming van de geprivilegieerden voor de verstrekking van de gegevens.

Artikel 8

Het eerste lid regelt wie rechtstreeks toegang hebben tot de gegevens in PROBAS. In de `maatregel van beveiliging' is een autorisatieschema opgenomen waaruit de bevoegdheden van bepaalde personen blijkt. Tevens worden in die maatregel de functioneel en technisch beheerder van PROBAS aangewezen. De functioneel beheerder is slechts bevoegd tot het functioneel gedeelte en de technisch beheerder slechts tot het technisch gedeelte. Voor beide beheerders gelden verschillende toegangscodes en alleen in geval van een calamiteit verkrijgt de directeur van DKP met een algemene toegangscode toegang tot zowel het functioneel als technisch deel van het systeem.

Artikelen 9 t/m 11

Deze artikelen verwoorden de rechten van betrokkenen en de daaruit voortvloeiende verplichtingen van de beheerder voor zover het onder andere de artikelen 35 tot en met 38 WBP betreft.

De verzoeken van de geprivilegieerden kunnen gezonden worden naar:

Ministerie van Buitenlandse Zaken

T.a.v. Directie Kabinet en Protocol

Bezuidenhoutseweg 67

2594 AC Den Haag.

Beslissingen van DKP die zij namens de Minister van Buitenlandse Zaken neemt omtrent kennisneming en correctie van gegevens van geprivilegieerden worden als besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) aangemerkt waartegen bezwaar en beroep bij de bestuursrechter open staan (artikel 45 WBP). Van belang is derhalve dat beslissingen op de verzoeken van de artikelen 9 en 10 van de onderhavige regeling, voldoen aan de vereisten van de Awb. De beslissing om informatie aan een afnemer of een derde te verstrekken is géén beslissing in de zin van de Awb waartegen bezwaar en beroep open staan. Artikel 45 WBP geeft namelijk aan welke beslissingen van de verantwoordelijke wel onder de werking van de Awb vallen en welke niet.

De Minister van Buitenlandse Zaken,

namens deze,

de plaatsvervangend Secretaris-Generaal,

K.P.M. de Beer.

¹ Wet van 26 maart 1998 tot wijziging van de Vreemdelingenwet en enige andere wetten teneinde de aanspraak van vreemdelingen jegens bestuursorganen op verstrekkingen, voorzieningen, uitkeringen, ontheffingen en vergunningen te koppelen aan het rechtmatig verblijf van de vreemdeling in Nederland (Stb. 203)

² Circulaire van 23 augustus 2002 (BPR2002/U85074)

³ Vanaf 12 augustus 2002 worden ingezetenen van Nederland met de Nederlandse nationaliteit en/of vreemdelingen met een duurzaam verblijfhouderschap die werkzaam zijn bij een diplomatieke, consulaire vertegenwoordiging en/of internationale organisatie niet meer in het bezit gesteld van een door het Ministerie van Buitenlandse Zaken uitgegeven identiteitsbewijs (circulaire van 30 juli 2002, DKP/2002809).