Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en WetenschapStaatscourant 2002, 169 pagina 12Besluiten van algemene strekking

Regeling Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'

12 juli 2002

DCE 2002/27589

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg,

De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal,

Gelet op de artikelen 96 en 97 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten:

tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties, die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal en in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland, beheert.

Hoofdstuk I. Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

b. de gemeenten: de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal;

c. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk II. Instelling, doel en beleid van het openbaar lichaam Gelders Archief

Artikel 2

1. Er is een openbaar lichaam, Gelders Archief dat gevestigd is in Arnhem.

2. Het Gelders Archief is ingesteld met het doel de belangen van de minister en de gemeenten bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal in gezamenlijkheid te behartigen.

3. Aan het Gelders Archief zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeenten opgedragen:

a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen;

b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995;

c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeenten over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeenten worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

d. het verrichten van door de minister of de gemeenten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

4. Het Gelders Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeenten mede uit.

5. De minister en de gemeenten kunnen met het Gelders Archief afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in het derde lid genoemde taken en bevoegdheden.

6. De minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Gelders Archief de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

7. De minister en de raden van de gemeenten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 16, achtste lid.

Artikel 3

Het Gelders Archief brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18, zesde lid, van de Archiefwet 1995 in rekening volgens de regels die het algemeen bestuur ingevolge artikel 19 van de Archiefwet 1995 daaromtrent vaststelt.

Hoofdstuk III. Het algemeen bestuur

Artikel 4

1. Het algemeen bestuur bestaat uit 6 leden.

2. De minister wijst 3 leden aan.

3. De raad van de gemeente Arnhem, de voorzitter inbegrepen, wijst uit zijn midden of uit de kring van wethouders 2 leden aan.

4. De raden van de gemeenten Renkum, Rheden en Rozendaal, de voorzitters inbegrepen, wijzen uit hun midden of uit de kring van wethouders gezamenlijk 1 lid aan.

5. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van de gemeenteraad afloopt.

6. Het lidmaatschap van de leden die door de raden van de gemeenten zijn aangewezen, eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van de raad of het college van B&W waaruit het lid is aangewezen.

7. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

8. De raad van de gemeente beslist uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode van de raad over de aanwijzing, bedoeld in het derde en vierde lid.

9. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de raden of de minister zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

10. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

11. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

Artikel 5

1. Het voorzitterschap van het algemeen bestuur wordt bij toerbeurt voor een periode van twee jaar vervuld door een door de gemeenten aangewezen lid, onderscheidenlijk door een daartoe door de minister aangewezen lid, volgens een door het algemeen bestuur vastgesteld rooster.

2. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

Hoofdstuk IV. De taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur

Artikel 6

1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Gelders Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

2. Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en bevoegdheden toegekend:

a. de bevoegdheid van de raden van de gemeente om ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de gemeentelijke archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen;

b. de bevoegdheid van de minister om de rijksarchivaris in de provincie Gelderland, bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen, en te ontslaan;

c. de bevoegdheid van de raden van de gemeenten om ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

3. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie Gelderland en tot gemeentearchivaris van Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal benoemen.

4. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting wordt vooraf toestemming gevraagd aan de raden van de gemeenten en aan de minister, ingevolge de artikelen 18 en 19.

Artikel 7

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raden van de gemeenten, aan de colleges van B&W en aan de minister de door hen gevraagde inlichtingen.

Artikel 8

1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de gemeente, die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die raad in een vergadering van de raad of schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.

2. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de minister die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

Artikel 9

De minister en de raden van de gemeenten kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.

Hoofdstuk V. Het dagelijks bestuur

Artikel 10

1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur en de leden van het algemeen bestuur.

2. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

3. Artikel 4, tiende en elfde lid is van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk VI. De werkwijze van het dagelijks bestuur

Artikel 11

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Artikel 12

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Hoofdstuk VII. De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur

Artikel 13

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

a. de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam opgedragen bevoegdheden en taken, zoals genoemd in artikel 2, voor zover die niet zijn opgedragen aan het algemeen bestuur;

b. het voorbereiden, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet worden gebracht;

c. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen;

d. het beheer van de activa en passiva van het Gelders Archief;

e. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Gelders Archief;

f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

Hoofdstuk VIII. De voorzitter

Artikel 14

1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

2. De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

3. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

4. De voorzitter vertegenwoordigt het Gelders Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

Hoofdstuk IX. Tegemoetkoming en vergoeding

Artikel 15

1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Gelders Archief.

2. De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en opgenomen in de jaarlijkse begroting.

Hoofdstuk X. Financiële bepalingen

Artikel 16

1. De minister en de raden van de deelnemende gemeenten verschaffen het Gelders Archief middelen voor de uitvoering van deze regeling door het verstrekken van incidentele bijdragen en jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van het Gelders Archief zijn de bedragen zoals in de bijlage gespecificeerd.

2. De bijdragen van de minister en de deelnemende gemeenten kunnen jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage, zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De deelnemende gemeenten volgen in deze de minister in de aanpassing van hun bijdragen.

3. Het Gelders Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de minister vast te stellen percentage als bedoeld in het tweede lid.

4. Bij de start van het Gelders Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

5. De minister en de raden van de gemeenten kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de taken van het Gelders Archief.

6. De huurovereenkomst binnen de staat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) zal met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze regeling worden omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Gelders Archief. Voor zo ver mogelijk worden de voorwaarden uit de aanvankelijke huurovereenkomst gerespecteerd en overgenomen in de vervangende huurovereenkomst.

7. De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

8. Indien de minister of de gemeente een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2, derde lid, onderdeel d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 17

1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raden van de gemeenten.

4. De minister en de gemeenten maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Gelders Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 18

1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting en een toelichting op voor het volgende kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.

2. In de toelichting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Gelders Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

3. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting

4. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting onverwijld toe aan het algemeen bestuur, de raden van de gemeenten en de minister.

5. De ontwerpbegroting met toelichting wordt door de zorg van de gemeenten en de minister voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

6. De raden van de gemeenten en de minister kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting en toelichting doen blijken.

7. Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.

8. Terstond na de vaststelling wordt aan de raden van de gemeenten en de minister de begroting ter goedkeuring toegezonden.

Artikel 19

Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 18 inhoudelijk en procedureel, met uitzondering van de daarin genoemde data, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 20

1. De gemeenten en de minister voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

2. In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeenten en de minister de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 21

1. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raden van de gemeenten voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

2. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de gemeenten of de accountant van de minister in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

3. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks een verslag uit aan de minister en de raden van de gemeenten van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

4. Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 22

1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeenten en de minister.

2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar tenzij de minister en de raden van de gemeenten gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

Artikel 23

Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen de minister en de raden van de gemeenten de (definitieve) bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het Gelders Archief.

Artikel 24

1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Gelders Archief. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeenten.

2. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Gelders Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

3. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeenten.

Artikel 25

De minister en de gemeenten kunnen, binnen het kader van de onderhavige regeling, gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

Hoofdstuk XI. Het archief

Artikel 26

1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Gelders Archief.

2. De archiefbescheiden van het Gelders Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland.

Hoofdstuk XII. Informatieplicht / Toezicht

Artikel 27

1. Het Gelders Archief verstrekt desgevraagd aan de minister en de gemeenten de voor de uitoefening van hun taak benodigde inlichtingen. De minister en de gemeenten kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

2. Het Gelders Archief stelt de minister en de gemeenten te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland en de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten.

Artikel 28

1. De bestuursorganen van de gemeenten en de minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Gelders Archief van belang zijn.

2. De bestuursorganen van de gemeenten en de minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten of minister kenbaar maken.

Hoofdstuk XIII. De directeur en het overige personeel

Artikel 29

1. Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Gelders Archief.

2. Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

Artikel 30

1. De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het Gelders Archief die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, derde lid, voor zover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.

2. Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

3. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 31

1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2. Met inachtneming van artikel 14, derde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Artikel 32

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.

Artikel 33

De rechtspositieregeling van de gemeente Arnhem, zoals deze thans luidt en in de toekomst na wijziging zal luiden, is op het personeel van overeenkomstige toepassing, tenzij het algemeen bestuur van het Gelders Archief een op onderdelen anders luidende regeling vaststelt. Een dergelijke afwijkende regeling behoeft de instemming van de centrales voor overheidspersoneel.

Hoofdstuk XIV. De Provincie

Artikel 34

1. Gedeputeerde staten ontvangen tegelijk met de leden van het algemeen en dagelijks bestuur de agenda van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

2. Een door gedeputeerde staten aan te wijzen ambtenaar kan, op uitnodiging, de vergaderingen van het algemeen of dagelijks bestuur bijwonen. In die gevallen heeft hij een adviserende stem.

Hoofdstuk XV. Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 35

Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de raden van de gemeenten, de minister en de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.

Artikel 36

1. Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de raad van één van de gemeenten of de minister.

2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op de datum waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

3. De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.

Artikel 37

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de raden van de gemeenten en de minister gezamenlijk.

Artikel 38

Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de raden van de gemeenten en de minister gezamenlijk. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de raden van de gemeenten en de minister om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

Hoofdstuk XVI. Slotbepalingen

Artikel 39

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 40

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'.

Deze regeling zal met de toelichting door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,F. van der Ploeg.
De raad van de gemeente Arnhem,
de voorzitter.
de secretaris.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Arnhem,
de burgemeester.
de secretaris.
De raad van de gemeente Renkum,
de voorzitter.
de secretaris.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Renkum,
de burgemeester.
de secretaris.
De raad van de gemeente Rheden,
de voorzitter.
de secretaris.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden,
de burgemeester.
de secretaris.
De raad van de gemeente Rozendaal,
de voorzitter.
de secretaris.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Rozendaal,
de burgemeester.
de secretaris.

Toelichting

Algemeen

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, heeft in de brief van 7 februari 2000 aan de voorzitter van de Tweede Kamer (Kamerstuk 1999-2000, 26591, nr. 13) aangegeven de samenwerking tussen archieven onderling en archieven en andere culturele instellingen te willen bevorderen. Concreet streeft hij naar de vorming van regionale historische centra waar onder meer rijksarchieven in opgaan en die een brede cultuurhistorische publieksfunctie dienen te vervullen. De integratie moet de efficiency en effectiviteit van het archiefbeheer ten goede komen. Enerzijds zal één archiefdienst - in plaats van vier afzonderlijke diensten - tot een minder kostbare bedrijfsvoering leiden zodat er middelen voor effectiever beheer vrijkomen. Anderzijds komen door integratie de specifieke deskundigheden die bij de verschillende integrerende diensten aanwezig zijn, ook voor de partners beschikbaar. Op deze manier zal het publiek beter toegang krijgen tot het archiefmateriaal en worden de mogelijkheden vergroot nieuwe publieksgroepen in contact te brengen met de historische informatie uit de archieven.

Het beheer van archiefbescheiden vindt normaliter plaats door de verschillende overheden zelf op grond van de Archiefwet 1995. Die wet bepaalt welke taken de verschillende overheden op het gebied van het archiefbeheer moeten uitvoeren en welke bevoegdheden hen daarvoor ten dienste staan. Omdat het gaat om een publiekrechtelijke taak is ervoor gekozen de samenwerking een publiekrechtelijke grondslag te geven. Na afweging van de verschillende mogelijkheden is samenwerking in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen: WGR) als meest geschikte vorm naar voren gekomen.

Voor het in gezamenlijkheid beheren van de archiefbescheiden is daarom een gemeenschappelijke regeling getroffen onder de naam Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'. Het betreft een regeling die gebaseerd is op de artikelen 96 en 97 van de WGR waarbij tevens gebruik is gemaakt van de bevoegdheid die artikel 8 van de WGR verleent om bij een gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam met eigen rechtspersoonlijkheid in het leven te roepen.

Bij de keuze voor de WGR om de integratie vorm te geven, is voldaan aan een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste daarvan is het behoud van de in de Archiefwet 1995 neergelegde verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. In beginsel betreft de integratie het beheer. Daarnaast is voldaan aan de randvoorwaarde dat er voldoende sturingsinstrumenten moeten zijn om het beleid dat de verschillende betrokken overheden (zorgdragers) voor het archiefbeheer wenselijk achten binnen de samenwerking tot uitvoering te brengen.

Op de (belangrijke) randvoorwaarde dat de verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden behouden moet blijven (met de term zorg heeft de Archiefwet 1995 de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de eigen archiefbescheiden voor ogen) worden enkele uitzonderingen gemaakt in die zin dat enkele taken en bevoegdheden die de Archiefwet 1995 aan de zorgdragers toekent, aan het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' worden overgedragen. Het betreft:

- het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);

- het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);

- de benoeming van de (directeur van de dienst die als) rijksarchivaris en tevens (als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);

- het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995).

Naast de beheerstaken en enkele zorgtaken zal het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' een adviserende en voorbereidende rol vervullen ten aanzien van de zorgtaken die de Archiefwet 1995 in handen van de zorgdrager legt. In artikel 2, derde lid, onderdeel c, zijn die taken opgesomd. Het gaat dan bijvoorbeeld om taken en bevoegdheden met betrekking tot het ontwerpen van selectielijsten, het beslissen omtrent vervanging en vervreemding van archiefbescheiden en het vaststellen van een gemeentelijke archiefverordening.

Bestuur

Het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' zal ingevolge de WGR bestaan uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. De leden van het algemeen en dagelijks bestuur worden benoemd door de betrokken overheden. Het aantal leden dat elke overheid benoemt, is gekozen op basis van de financiële en personele inbreng van de desbetreffende overheid in het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'.

Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden, waarvan drie leden aangewezen door de minister, twee leden aangewezen door de gemeente Arnhem en één lid aangewezen door de gemeenten Renkum, Rheden en Rozendaal gezamenlijk. Het dagelijks bestuur bestaat om praktische redenen (vermindering van de bestuurlijke last) uit dezelfde personen als het algemeen bestuur.

Naast het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter heeft het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' een aantal personeelsleden waaronder een directeur. De directeur zal worden benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur, de overige personeelsleden door het dagelijks bestuur dat die taak overigens kan mandateren aan de directeur. De rechtspositieregeling van de gemeente Arnhem is op de directeur en het overige personeel van toepassing.

Provinciale betrokkenheid

Ofschoon de provincie Gelderland geen deelnemer is in deze gemeenschappelijke regeling, is enige betrokkenheid van de provincie hierbij zeker gewenst. Gedeputeerde staten oefenen immers ingevolge artikel 33 van de Archiefwet 1995 het toezicht uit op de wijze waarop burgemeester en wethouders de hen opgedragen zorg voor de gemeentelijke archieven inhoudt geven. Bovendien hebben gedeputeerde staten op grond van artikel 29 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om de minister voorstellen te doen inzake het beheer van de naar het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' overgebrachte provinciale archiefbescheiden.

De instelling van de onderhavige gemeenschappelijke regeling laat genoemde toezichthoudende taak en de bevoegdheid om voorstellen te doen onverlet. Om evenwel voortdurend op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen bij het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' en dus om aan die provinciale verantwoordelijkheid optimaal te kunnen voldoen, is in artikel 34 van de gemeenschappelijke regeling geregeld dat gedeputeerde staten tegelijk met de leden van het algemeen / dagelijks bestuur de agenda van de vergaderingen van die besturen ontvangen. Aldus kunnen gedeputeerde staten beoordelen of de aanwezigheid van de provinciaal inspecteur van de archieven dan wel anderszins provinciale aanwezigheid bij een vergadering van het algemeen bestuur gewenst is. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn immers ingevolge de WGR openbaar (tenzij het algemeen bestuur besluit om besloten te vergaderen). Een ieder kan dus in beginsel die vergaderingen bijwonen, zo ook die provinciaal inspecteur of een andere door gedeputeerde staten aan te wijzen ambtenaar.

Om verder aan de provinciale bevoegdheid en betrokkenheid inhoud te geven kunnen algemeen en dagelijks bestuur op verzoek van gedeputeerde staten besluiten de provinciale inspecteur der archieven, of een andere door het college van gedeputeerde staten aan te wijzen ambtenaar, uiteraard altijd op uitnodiging van algemeen en dagelijks bestuur, als adviseur de vergaderingen te laten bijwonen. Anderzijds is het natuurlijk ook mogelijk dat van de kant van gedeputeerde staten gevraagd wordt een bepaalde vergadering te mogen bijwonen.

Algemene aanwijzingen, openbaarheid en ombudsman

Binnen de rijksoverheid wordt nog al eens gebruik gemaakt van Algemene aanwijzingen voor de Rijksoverheid die door de minister-president worden vastgesteld. Als voorbeeld wordt genoemd de aanwijzingen ten aanzien van markt en overheid. Dergelijke aanwijzingen gelden ook voor de Rijksarchiefdienst en daarmee voor de archiefbewaarplaatsen in de provincie. Door het instellen van een openbaar lichaam als Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' zijn dergelijke algemene aanwijzingen niet meer rechtstreeks van toepassing op het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'. Er zijn evenwel geen redenen waarom dergelijke aanwijzingen niet meer zouden moeten gelden in geval van een samenwerkingsverband. Daarom is de mogelijkheid in artikel 2, vijfde lid, geopend voor de minister en de gemeenten gezamenlijk om dergelijke aanwijzingen van algemene aard aan het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' te geven. De partijen zullen een dergelijke aanwijzing voor markt en overheid geven.

In dit verband wordt nog opgemerkt dat - naar de mening van de partijen - de Wet openbaarheid bestuur en de Wet nationale ombudsman van toepassing zijn op het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'.

Financiering

De kosten voor het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' worden gedragen door de minister en de betrokken gemeenten.

Het sturingsmodel

De participanten in het openbaar lichaam benoemen ieder een aantal bestuursleden. De minister en de gemeenten kunnen de 'eigen' bestuursleden ontslaan en zij kunnen de 'eigen' bestuursleden aanwijzingen geven hoe te handelen in het bestuur. Ook kunnen gemeenten en minister, zoals hiervoor besproken, volgens artikel 2, vijfde lid, gezamenlijk aanwijzingen geven. De leden van het bestuur opereren 'at arms length'. Het bestuur blijft echter zelf verantwoordelijk voor de besluitvorming. Het beslist bij meerderheid van stemmen. Het bestuur stelt het bestuursreglement vast.

De directeur heeft de dagelijkse leiding over het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'.

De directeur van het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' is in de visie van de minister integraal manager en resultaatverantwoordelijk. De bedrijfsvoering (inzet personeel en middelen) en de wijze waarop resultaten gehaald worden, is de verantwoordelijkheid van het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' zelf. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur. De directeur kan zelf contractuele verplichtingen aangaan, binnen de grenzen van zijn mandaat.

De relatie tussen directeur en bestuur wordt in artikel 29 en 30 uitgewerkt.

De minister blijft zijn algemene verantwoordelijkheid met betrekking tot het archiefwezen behouden. Zijn specifieke verantwoordelijkheid voor `zijn' archieven is, in een openbaar lichaam op basis van de WGR, in samenwerking met de andere partij(en) vormgegeven.

De minister kan geen directe invloed uitoefenen op de besluitvorming van het bestuur. De minister en de gemeenten hebben wel de volgende bevoegdheden:

- Geven van algemene aanwijzingen (art. 2).

- Geven van instructies (aanwijzingen) aan 'zijn' bestuursleden (kenmerk van WGR).

- Ter verantwoording roepen van de bestuursleden (art. 8).

- Ontslaan van leden van het bestuur (art. 9).

- Vaststellen van een financiële bijdrage (art. 16 en art. 22).

- Goedkeuren van de jaarbegroting (art. 18)

- Goedkeuren van regels voor administratie (art. 24).

- Vaststellen van regels voor de begroting, financieel verslag, jaarverslag en jaarrekening (art. 25).

- Vragen van inlichtingen (art. 27, eerste lid).

- Onderzoeken van de staat van de archieven (art. 27, tweede lid).

Daarnaast dient het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' uiteraard te voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit.

Begrotingscyclus

In verband met de financiële en beleidsmatige belangen (en daarmee politieke belangen) die de verschillende betrokken overheden hebben bij het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' is ervoor gekozen die overheden instrumenten te geven om de inhoud van de begroting en bijbehorend beleidsplan te kunnen beïnvloeden. Uitgangspunt is de vierjaarlijkse cyclus van de cultuurnota. Deze meerjarenbegroting en het beleidsplan worden dan ook in aansluiting op de cultuurnotacyclus opgesteld. Via het dagelijks en vervolgens algemeen bestuur worden de meerjarenbegroting en het beleidsplan bij de minister en de gemeenten ingediend. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan worden door de gemeenten en de minister resultaatafspraken gemaakt. Het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' dient ook een jaarlijkse begroting in. Deze jaarlijkse begroting dient door de minister en de gemeenten goedgekeurd te worden. Bij de goedkeuringsprocedure gaat het wel om de vraag of in voldoende mate met de resultaatafspraken in de begroting is rekening gehouden.

Jaarlijks (binnen vier maanden na afloop van het begrotingsjaar) vindt toetsing plaats aan de hand van de jaarrekening en -verslag van het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'. In deze stukken wordt in ieder geval een relatie gelegd met de goedgekeurde meerjarenbegroting en de goedgekeurde jaarlijkse begroting. Op basis van de jaarrekening en het jaarverslag vindt ieder jaar (definitieve) vaststelling van de bijdrage plaats.

Het ligt voor de hand dat de inhoud van de meerjarenbegroting, beleidsplan, de jaarlijkse begroting, de jaarlijkse verantwoording, de wettelijke eisen en de eisen uit de gemeenschappelijke regelingen naadloos op elkaar aansluiten. Om dit te bereiken zal op basis van artikel 24 van de regeling een handboek financiële verantwoording worden vastgesteld met daarin eisen en uitgangspunten voor de begroting en de verantwoording.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Aan rijkszijde treedt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen op als partij bij de gemeenschappelijke regeling het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief'. Immers volgens artikel 23 van de Archiefwet 1995 draagt hij de zorg voor de archieven die berusten bij de rijksarchiefbewaarplaatsen.

Artikel 2

Zoals in het algemeen deel van deze toelichting al is geschreven, blijft de zorg, dat wil zeggen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de gemeentelijke en rijksarchieven in zijn algemeenheid berusten bij de raad en het college van B&W en de minister. Op dat beginsel worden om praktische redenen een aantal uitzondering gemaakt zoals hiervoor al uiteengezet is.

Het openbaar lichaam het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' voert in hoofdzaak slechts de taken uit die aan een beheerder van een archiefbewaarplaats zijn opgedragen, te weten het archiefwettelijke beheer van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' als taak de zorgdragers te adviseren over een aantal archiefwettelijke zorgtaken die door de zorgdragers uitgeoefend (blijven) worden.

Op basis van het derde lid, sub d, kunnen de minister of de gemeenten ook andere taken opdragen die verband houden met de behartiging van de belangen die in het tweede lid van dit artikel bedoeld zijn. Als voorbeeld van een dergelijke taak valt te denken aan het vervaardigen van of meewerken aan een publicatie die op uitdrukkelijk verzoek van alleen een gemeente of alleen de minister wordt uitgebracht. Het kan gaan om bijvoorbeeld een historisch onderzoek waarvan de resultaten in een publicatie worden vervat. Aangezien deze afzonderlijk opgedragen taken niet voortvloeien uit de taken, bedoeld in artikel 2, derde lid, is het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' slechts tot uitvoering hiervan gehouden indien de opdrachtgever tegelijkertijd ook voldoende aanvullende middelen ter beschikking stelt (zie artikel 16, zesde lid).

Tot het moment van instelling van het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' was de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland een onderdeel van de rijksarchiefdienst. Die bewaarplaats maakte dus samen met alle andere rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies organisatorisch deel uit van een door de rijksarchiefdienst centraal gestuurd netwerk waarin het rijksbeleid met betrekking tot het archiefbeheer als vanzelf tot uitvoering kwam. Omdat het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' in juridisch organisatorische zin geen deel meer uitmaakt van de rijksarchiefdienst is ervoor gekozen om in het vierde lid uitdrukkelijk vast te leggen dat het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' het archiefwettelijke beheer mede voert op basis van het door de minister en de gemeenten gevoerde beleid op het terrein van het archiefbeheer; het gaat bijvoorbeeld om het beleid van de minister in het kader van de cultuurnota. Dat beleid is dan ook uitdrukkelijk richtsnoer bij het opstellen van de meerjarige en jaarlijkse beleidsplannen en begrotingsstukken.

Het zevende lid is opgenomen ter garantstelling aan kredietverstrekkers (zie de Circulaire Aansprakelijkheid voor schulden van openbare lichamen op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen - BZK, 8 juli 1999).

Artikel 3

Daar waar mogelijk zal het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' de landelijke tarieven volgen.

Artikel 4

Vooruitlopend op mogelijke wijzigingen op grond van het wetsvoorstel dualisering gemeentebestuur is opgenomen, dat de leden van het algemeen bestuur ook afkomstig kunnen zijn uit de kring van wethouders, ook als die in de toekomst geen lid van de gemeenteraad meer zouden zijn.

Artikel 6

Met overeenkomstige toepassing van artikel 8, derde lid, van de WGR wordt in dit artikel geregeld welke archiefwettelijke (zorg)taken van de minister en van de raden/ de colleges van burgemeester en wethouders, die aan het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' zijn overgedragen door het algemeen bestuur worden uitgeoefend. Vastgelegd is tevens dat het algemeen bestuur de directeur benoemt. Het algemeen bestuur kan de directeur benoemen tot rijksarchivaris en gemeentearchivaris indien de directeur in het bezit is van het diploma voor de archivistiek. Indien de directeur niet tevens rijksarchivaris / gemeentearchivaris is dan moet een ander (die wel in het bezit is van het diploma voor de archivistiek) als zodanig benoemd worden.

Artikel 12

Het dagelijks bestuur stelt zelf de regels ten aanzien van zijn vergaderingen vast. Hierbij kan het model dat de VNG heeft opgesteld inzake de vergaderingen van burgemeesters en wethouders, voor zover dit nuttig en dienstig is, worden gevolgd.

Artikel 14

Het derde lid regelt de ondertekening van de stukken door de voorzitter. Voor alle duidelijkheid wordt er op deze plaats op gewezen dat de meeste stukken die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan ingevolge artikel 31, tweede lid, eveneens de handtekening van de directeur krijgen.

Artikel 16

In artikel 16 lid 1 van de regeling Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' wordt bepaald dat de minister en de raden van de gemeenten incidentele bijdragen en structurele jaarlijkse bijdragen, op basis van een goedgekeurde begroting, verstrekken ter uitvoering van deze regeling.

De jaarlijkse structurele bijdragen (inclusief huurlasten) van de partners in de regeling zijn, vanwege de overzichtelijkheid, vermeld in een afzonderlijke bijlage. De bijdragen van de minister en de gemeenten hebben het karakter van een vast budget, dat jaarlijks in de loop van het begrotingsjaar definitief wordt vastgesteld.

De structurele bijdrage kan jaarlijks in verband met loon- en prijsontwikkelingen worden aangepast met een door de minister vast te stellen percentage. De gemeenten volgen de aanpassingen van de minister.

De bijdrage vangt aan op het moment dat de regeling Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' in werking treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar, wordt de bijdrage naar evenredigheid toegekend, met ingang van de eerste dag van de maand waarin de regeling wordt afgekondigd.

Het Rijk en de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal zullen er steeds voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen expliciet in hun respectieve begrotingen worden opgenomen.

De incidentele bijdragen en de verleende garanties in het kader van de start van de nieuwe organisatie, zijn eveneens geregeld in de afzonderlijke bijlage.

In het vierde lid wordt bepaald dat afspraken gemaakt dienen te worden over de inbreng van vermogensbestanddelen. Wat betreft de vermogensbestanddelen die door het Rijk aan het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' worden overgedragen is de beleidslijn `overdracht van vermogensbestanddelen' van het ministerie van Financiën van toepassing. Deze beleidslijn houdt in dat moet worden afgerekend over de overgedragen vermogensbestanddelen.

In lid vijf wordt vermeld dat bij gewijzigde financiering zo veel mogelijk een relatie wordt gelegd met de door het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' te verrichten taken.

In het zevende lid wordt bepaald dat de financiering van het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' geschiedt onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever voldoende gelden fourneert.

Het achtste lid regelt dat als een opdrachtgever een bijzondere opdracht geeft (zie hiervoor de toelichting op artikel 2), de kosten hiervan gedragen worden door de opdrachtgever.

Artikel 17

De cultuurbegroting van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen wordt voor een belangrijk deel geregeerd door het cultuurnotatraject, waarin de beschikbare begrotingsgelden van het Rijk voor perioden van vier jaar aan de verschillende terreinen van de cultuur worden toegewezen (uiteraard onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever jaarlijks met die voornemens instemt). Ook de financiering van de Rijksarchiefdienst die weer mede bepalend is voor de financiering van het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' loopt in dat traject mee. Om die reden is geregeld dat het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' een meerjarenbegroting en beleidsplan opstelt. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan maken de minister en gemeenten resultaatafspraken met het Regionaal Historisch Centrum (vierde lid).

Artikel 18

Het dagelijks bestuur stelt ook een jaarlijkse begroting met toelichting op. Deze begroting is verplicht in het kader van de WGR wetgeving. Omdat de minister en de gemeenten zoveel mogelijk willen aansluiten op de cultuurnotacyclus is de meerjarenbegroting uitgangspunt en dient de jaarlijkse begroting daarop te worden afgestemd.

Artikel 19

Het kan zijn dat de ingediende (meerjaren)begroting gewijzigd dient te worden bijvoorbeeld omdat de resultaatafspraken daarin onvoldoende verdisconteerd zijn of als gevolg van gewijzigde omstandigheden. In dat geval dient zowel qua inhoud als procedure artikel 18, met uitzondering van de daarin genoemde data, toegepast te worden.

Artikel 21

De jaarrekening en het jaarverslag dienen als basis voor het afleggen van rekening en verantwoording tegenover de minister en de gemeenten. Die stukken omvatten ten minste een overzicht van inkomsten en uitgaven (exploitatierekening), een balans, alsmede een toelichting op beide stukken. Voor de inhoud van deze stukken kan aansluiting worden gezocht bij de bepalingen van de afdelingen 1 tot en met 6 van titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De inrichting van de begroting en van het jaarverslag zijn op elkaar afgestemd. De jaarrekening en het jaarverslag worden zowel op getrouwheid als op rechtmatigheid onderzocht. Zie ook de toelichting op artikel 25.

Artikel 25

De mogelijkheid om regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting van de (meerjaren) begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en de aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn voor de zowel de gemeenten als de minister van belang voor de beoordeling van de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' de opgedragen taak behartigt en meer in het bijzonder voor de beoordeling van de jaarlijks te bereiken resultaten, bedoeld in artikel 17. Ook kunnen dergelijke regels van belang zijn voor de intensiteit van de accountantscontrole. Om een ordelijk financieel beheer te waarborgen zullen nog nadere regels worden gesteld. Ten behoeve van de begrotingen en de verantwoording zal een handboek financiële verantwoording `Historische Centra' worden opgesteld om invulling te geven aan dit artikel. In dit handboek zal een relatie worden gelegd met de eisen uit de wetgeving, eisen voor een goed financieel beheer en de begroting en verantwoording.

Artikel 26

Bij dit artikel gaat het om de archieven die door het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' zelf gevormd worden. De Archiefwet 1995 verplicht immers om in geval van een gemeenschappelijke regeling een voorziening te treffen omtrent de zorg voor de eigen te produceren archiefbescheiden. Met de onderhavige bepaling wordt die verplichting nagekomen.

Artikel 27

Teneinde de verantwoordelijkheid van de minister en de gemeenten voor de staat van de archieven te kunnen waarborgen, is opgenomen dat de minister en de gemeenten te allen tijde toezicht daarop kunnen uitoefenen.

Artikel 29

De in het tweede lid bedoelde voordracht voor een directeur kan uit meerdere namen bestaan. Gebruikelijk is dat de instantie die de beslissing neemt, zich houdt aan de voorgedragen volgorde.

Artikel 30

Uit artikel 30 blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden verbonden aan het archiefbeheer alsmede archiefwettelijke taken en bevoegdheden die aan het Regionaal Historisch Centrum `Gelders Archief' zijn overgedragen in hoofdzaak in handen gelegd zijn van de directeur.

Artikel 33

Een van de voordelen van een gemeenschappelijke regeling is dat hierdoor een eenduidige rechtspositie van de medewerkers kan worden bereikt. In de regeling is gekozen voor het toepassen van de rechtspositieregeling van de gemeente Arnhem. Voor het geval dat deze in een enkel geval te beperkend zou zijn voor het Gelders Archief is bepaald, dat het algemeen bestuur de genoemde rechtspositieregeling op onderdelen kan aanpassen. Een dergelijke aanpassing behoeft de instemming van de centrales voor overheidspersoneel.

Artikel 35

Gezien het feit dat het archiefwezen in Nederland in verandering is en dat het werkgebied van de rijkspartner, het rijksarchief in Gelderland, in deze gemeenschappelijke regeling de gehele provincie Gelderland bestrijkt, wordt de mogelijkheid van toetreding tot deze regeling van andere partners die werkzaam zijn op het terrein van het cultureel erfgoed nadrukkelijk opengehouden.

Artikel 37

Een wijziging van de regeling behoeft de goedkeuring van de minister en de gemeenten gezamenlijk. Een dergelijke gezamenlijkheid c.q. het afzien van de mogelijkheid tot wijziging bij (gekwalificeerde) meerderheid is in overeenstemming met de belangen die de partners beogen.

Artikel 39

De inwerkingtreding is gekoppeld aan de plaatsing van de regeling in de staatscourant. Plaatsing zal evenwel pas kunnen plaatsvinden nadat de gemeenten de goedkeuring van de provincie (artikel 36 WGR) hebben verkregen en de minister via de procedure van artikel 97, tweede lid, WGR de instemming van het parlement heeft verkregen.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

F. van der Ploeg.

De raad van de gemeente Arnhem,

de voorzitter.

de secretaris.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Arnhem,

de burgemeester.

de secretaris.

De raad van de gemeente Renkum

de voorzitter.

de secretaris.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Renkum,

de burgemeester.

de secretaris.

De raad van de gemeente Rheden,

de voorzitter.

de secretaris.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden,

de burgemeester.

de secretaris.

De raad van de gemeente Rozendaal,

de voorzitter.

de secretaris.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Rozendaal,

de burgemeester.

de secretaris.