Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en WetenschapStaatscourant 2002, 163 pagina 15Besluiten van algemene strekking

Gemeenschappelijke regeling Letterhoeke

4 juni 2002

Nr. DCE/02/18892

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

Gelet op artikel 97 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Handelende in overeenstemming met het gevoelen van de Raad van Ministers;

Besluit:

Artikel 1

Het Rijk neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling waarbij een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam, genaamd Letterhoeke, wordt ingesteld en die als bijlage bij dit besluit is gevoegd.

Artikel 2

De uit de gemeenschappelijke regeling voortvloeiende structurele kosten worden onder aftrek van inkomsten door de minister en het bestuur van de provincie gedragen volgens de verdeling rijk: € 1.567.550,-, en de provincie Friesland € 2.525.628,-. Hierin is de structurele bijdrage van beide partners aan de stichting FLMD opgenomen.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,F. van der Ploeg.

Onderwijs Cultuur en Wetenschappen

Regeling Letterhoeke

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

Provinciale staten en het college van gedeputeerde staten van Fryslân,

Het bestuur van de Stichting Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum;

Gelet op artikelen 96 en 97 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 22 juli 2002, nr. 02.003371;

Besluiten:

tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling, ter instelling van een openbaar lichaam dat de collecties en archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Fryslân, de Provinciale en Buma Bibliotheek te Leeuwarden en het Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum te Leeuwarden beheert.

Hoofdstuk I. Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. de minister: de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

b. de provincie: de provincie Fryslân;

c. de stichting: de stichting Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum;

d. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onderdeel c van de Archiefwet 1995;

e. collecties: de verzameling boeken en overige schriftelijke- en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, in eigendom of beheer bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Fryslan, de Provinciale en Buma Bibliotheek te Leeuwarden en het Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum te Leeuwarden, niet zijnde archiefbescheiden.

Hoofdstuk II. Doelstelling, taken en bevoegdheden

Artikel 2

1. Er is een openbaar lichaam `Letterhoeke', dat is gevestigd in Leeuwarden.

2. Letterhoeke is ingesteld met het doel de belangen van de minister, het provinciaal bestuur en het bestuur van de stichting bij alle aangelegenheden betreffende de collecties en archiefbescheiden, die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Fryslân, de Provinciale Bibliotheek te Leeuwarden en het Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum te Leeuwarden, in gezamenlijkheid te behartigen. Letterhoeke stelt zich tevens ten doel het in de collecties en archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken en te houden voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek. Letterhoeke bevordert daarenboven de Friese literatuur en de verbreding daarvan door het literaire klimaat in Fryslân te verbreden in de meest brede zin.

3. Aan Letterhoeke worden de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden opgedragen:

a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de collecties en archiefbescheiden die berusten bij de in het tweede lid genoemde instellingen;

b. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister over de taken en bevoegdheden, die door de minister worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13 en 15 eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995;

c. het verrichten van door de minister, respectievelijk provinciale of gedeputeerde staten opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid;

d. de taken en bevoegdheden bedoeld in de artikelen 15 derde lid, 16 tweede lid, 17, 18, 20 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995.

4. Letterhoeke voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de provincie mede uit.

5. De minister, provinciale en gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Letterhoeke de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

Artikel 3

Letterhoeke brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18 zesde lid van de Archiefwet 1995 in rekening volgens de regels die de minister ingevolge artikel 19 van de Archiefwet 1995 daaromtrent vaststelt.

Hoofdstuk III. Het algemeen bestuur

Artikel 4

1. Het algemeen bestuur bestaat uit zeven leden.

2. De minister wijst drie leden en drie plaatsvervangend leden aan.

3. Provinciale staten wijzen uit hun midden, de voorzitter van die staten inbegrepen, drie leden en drie plaatsvervangend leden aan, onder wie het lid van het college van gedeputeerde staten, dat is belast met de portefeuille culturele zaken.

4. De stichting wijst een lid en een plaatsvervangend lid aan.

5. Het lidmaatschap van de leden, aangewezen overeenkomstig het derde lid, eindigt op het moment waarop de zittingsperiode van provinciale staten afloopt. Het lidmaatschap eindigt voorts van rechtswege indien men ophoudt lid of voorzitter van provinciale staten te zijn.

6. Het lidmaatschap van de leden, aangewezen overeenkomstig het tweede en vierde lid, eindigt op het moment waarop de zittingsperiode van provinciale staten afloopt.

7. De minister, de provincie of de stichting kunnen het lidmaatschap van een door hen aangewezen lid voorts beëindigen, indien dat niet meer hun vertrouwen geniet.

8. Een persoon van wie het lidmaatschap is geëindigd ingevolge het vijfde of zesde lid kan opnieuw worden aangewezen.

9. De minister en het bestuur van de stichting beslissen zo spoedig mogelijk over een aanwijzing als bedoeld in het tweede respectievelijk vierde lid.

10. Provinciale staten beslissen in de eerste vergadering van elke zittingsperiode over de aanwijzing bedoeld in het derde lid.

11. De voorziening in een tussentijdse vacature geschiedt zo spoedig mogelijk.

12. Een lid van het algemeen bestuur kan te allen tijde zijn lidmaatschap ter beschikking stellen.

13. Een lid dat zijn lidmaatschap ter beschikking stelt, blijft zijn functie waarnemen totdat een nieuw lid is aangewezen.

14. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

Artikel 5

1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de Letterhoeke toegekende taken alle bevoegdheden die niet aan het dagelijks bestuur of de voorzitter zijn opgedragen.

2. Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid van de minister toegekend om de rijksarchivaris in de provincie Fryslân, bedoeld in artikel 26 tweede lid van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

Artikel 6

1. Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks tenminste tweemaal en voorts zo vaak als de voorzitter of een of meer leden van het algemeen bestuur dit nodig oordelen.

2. De agenda en de daarbij behorende stukken worden, behoudens bijzondere omstandigheden, tenminste 14 dagen voor de vergadering gezonden aan de leden en ter kennisname aan de minister, gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting.

3. Het algemeen bestuur stelt voor haar vergaderingen een reglement van orde vast.

Hoofdstuk IV. Het dagelijks bestuur

Artikel 7

1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur en uit twee andere leden.

2. De voorzitter wordt door het algemeen bestuur voor een daardoor vast te stellen periode aangewezen, uit vertegenwoordigers van de minister of de provincie.

3. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

4. De twee andere leden, niet zijnde de voorzitter, worden door en uit het algemeen bestuur aangewezen, zodanig dat de minister, de provincie en de stichting ieder met een lid, inclusief de voorzitter, in het dagelijks bestuur zijn vertegenwoordigd.

5. De leden van het dagelijks bestuur worden aangewezen in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in de nieuwe samenstelling.

6. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

7. Artikel 4, twaalfde en dertiende lid, zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8

1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voor haar vergaderingen een vergaderrooster vast. Het rooster wordt ter kennisname aan het algemeen bestuur, de minister, gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting gebracht.

2. Het dagelijks bestuur vergadert voorts zo dikwijls als de voorzitter of een of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

3. Het dagelijks bestuur stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde vast.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

a. de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam opgedragen werkzaamheden, taken en bevoegdheden, zoals genoemd in artikel 2, voorzover die niet zijn opgedragen aan het algemeen bestuur of de voorzitter;

b. het voorbereiden, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet worden gebracht;

c. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voor zover dit niet aan anderen is opgedragen;

d. het beheer van de activa en passiva van Letterhoeke;

e. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Letterhoeke;

f. het nemen van alle conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht en bezit.

g. de benoeming, de schorsing en het ontslag, dan wel indienstneming op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht van het personeel.

Hoofdstuk V. De voorzitter

Artikel 10

1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

2. De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

3. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan. Het dagelijks bestuur kan hem toestaan de ondertekening van bepaalde stukken aan de secretaris op te dragen.

4. De voorzitter vertegenwoordigt Letterhoeke in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem gemachtigde.

5. Voor de eerste twee jaren na inwerkingtreding van de regeling, fungeert als voorzitter het lid van gedeputeerde staten, dat de portefeuille culturele zaken in zijn beheer heeft.

Hoofdstuk VI. De secretaris

Artikel 11

1. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter worden bij de uitoefening van hun taak terzijde gestaan door een secretaris. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2. De functie van secretaris wordt uitgeoefend door de directeur.

3. De secretaris is, in overleg met de voorzitter, belast met de voorbereiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

4. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur en ondertekent mede alle stukken die van het algemeen en dagelijks bestuur uitgaan, onverminderd artikel 10 derde en vierde lid.

Hoofdstuk VII. Inlichtingen en verantwoording

Artikel 12

1. Letterhoeke verstrekt desgevraagd aan de minister, provinciale staten, gedeputeerde staten en de stichting, uiterlijk binnen 45 dagen, alle verlangde inlichtingen. De minister, gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voorzover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

2. Letterhoeke stelt de minister te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

Artikel 13

1. Een lid van het algemeen bestuur, door provinciale staten aangewezen, verstrekt zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van de staten gevraagde inlichtingen.

2. Een lid van het algemeen bestuur, door de minister aangewezen, verstrekt zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

3. Een lid van het algemeen bestuur, door het bestuur van de stichting aangewezen, verstrekt zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer bestuursleden gevraagde inlichtingen.

4. De minister, provinciale staten en het bestuur van de stichting kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem gevoerde beleid.

Artikel 14

1. Het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan verstrekt aan het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen in een vergadering van dat bestuur of schriftelijk de door een of meer leden van het algemeen bestuur gevraagde inlichtingen.

2. Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan, nadat de inlichtingen zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, in een vergadering of schriftelijk ter verantwoording roepen.

3. Het algemeen bestuur kan een door hem aangewezen lid van het dagelijks bestuur ontslaan uit die functie als dit het vertrouwen van het algemeen bestuur niet meer bezit.

Artikel 15

1. Provinciale en gedeputeerde staten, de minister en de stichting doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor Letterhoeke van belang zijn.

2. Het dagelijks bestuur kan gevraagd en ongevraagd zijn zienswijze met betrekking tot de in het eerste lid bedoelde maatregelen en plannen kenbaar maken.

Hoofdstuk VIII. Tegemoetkoming en vergoeding

Artikel 16

1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur een tegemoetkoming in de kosten en, voor zover zij niet de functie vervullen van gedeputeerde, commissaris van de Koningin, of als ambtenaar in rijks- of provinciale dienst werkzaam zijn, een vergoeding voor hun werkzaamheden voor Letterhoeke ontvangen.

2. De in het eerste lid bedoelde vergoeding en tegemoetkoming wordt door het algemeen bestuur vastgesteld. Het besluit wordt aan gedeputeerde staten, de minister en de stichting gezonden.

3. Artikel 96 van de Provinciewet is van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk IX. De directeur en het overige personeel

Artikel 17

1. De dagelijkse leiding van Letterhoeke berust bij de directeur. Hij wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur.

2. Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

3. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de directeur.

4. Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

Artikel 18

1. Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur.

2. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.

3. De rechtspositieregeling van de provincie is op het personeel van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk X. Meerjarenbegroting en meerjarig beleids- en activiteitenplan

Artikel 19

1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een ontwerpbeleidsplan, een ontwerp- activiteitenplan en een meerjarenbegroting op voor een aaneengesloten periode van vier jaren. In het beleidsplan respectievelijk activiteitenplan worden in elk geval opgenomen de aard en omvang van de voorgenomen activiteiten en gewenste resultaten, waarbij wordt aangegeven welke belangen het openbaar lichaam met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

2. De periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan, het ontwerp-activiteitenplan en de meerjarenbegroting, 13 maanden voorafgaand aan de periode waarop beleidsplan, activiteitenplan en meerjarenbegroting betrekking hebben, aan het algemeen bestuur, de minister, provinciale staten en het bestuur van de stichting.

4. De minister, provinciale staten en het bestuur van de stichting maken binnen zes maanden na ontvangst van de in het derde lid bedoelde stukken, gezamenlijk afspraken met Letterhoeke met betrekking tot de te bereiken resultaten.

5. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan, het activiteitenplan en de meerjarenbegroting vast en zendt ze aan de minister, provinciale staten en het bestuur van de stichting.

Hoofdstuk XI. Overige financiële bepalingen

Artikel 20

1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting met toelichting op voor het volgende kalenderjaar met inachtneming van het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in artikel 19, vierde lid.

2. In de toelichting worden de aard en omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. De toelichting verwijst daarbij naar en sluit aan bij de afspraken bedoeld in artikel 19, vierde lid, alsmede de andere in het meerjarig beleidsplan en het meerjarig activiteitenplan beschreven activiteiten, wijze van uitvoering en doelgroepen.

3. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.

4. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting en -toelichting zes weken, voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, aan de minister en aan provinciale staten.

5. De ontwerpbegroting met toelichting worden door de zorg van de minister en gedeputeerde staten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de ter inzage legging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

6. De minister en provinciale staten kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting en toelichting kenbaar maken. Het dagelijks bestuur verwerkt deze zienswijze in de ontwerpbegroting en -toelichting, dan wel voegt de commentaren waarin de zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting en -toelichting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

7. Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast voor 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat, waarvoor de begroting dient.

8. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, ter goedkeuring, de begroting met toelichting onverwijld aan de minister en provinciale staten.

9. Het dagelijks bestuur zendt de begroting met toelichting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar, voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 21

Met betrekking tot het wijzigen van de begroting is artikel 20 zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 22

1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de provincie, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting. Bij de aanvang van de regeling zijn de bijdragen zoals gespecificeerd in de bijlage*. Minister en provincie kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de taken van Letterhoeke.

2. Voor zover er een bijdrage wordt verstrekt ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, wordt zij verstrekt onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.

3. De minister en de provincie voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf gelijke termijnen, telkens op de eerste dag van de maand van het betreffende begrotingsjaar.

4. De in het eerste lid bedoelde bijdragen zijn gebaseerd op het loon- en prijspeil per 1 januari 2002. De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen en prijzen met een percentage zoals dit door de minister in de loop van het begrotingsjaar wordt vastgesteld. De bijdrage van de provincie wordt jaarlijks aangepast met het door de provincie jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen op basis van de september-circulaire van het Provinciefonds.

5. Indien de investeringen en de daaruit voortvloeiende lasten in werkelijkheid minder bedragen dan in de investerings- en exploitatiebegroting is voorzien, wordt de door de minister en de provincie verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato verminderd.

6. Indien het toetreden tot deze regeling van andere bestuursorganen of het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met derden, er toe leidt dat een deel van de lasten voortvloeiende uit de investeringen als bedoeld in de investerings- en exploitatiebegroting, door deze bestuursorganen en/of derden worden gedragen, kunnen de financiële voordelen die daardoor ontstaan op de door de minister en de provincie verschuldigde jaarlijkse bijdrage naar rato in mindering worden gebracht.

7. Indien de minister of de provincie een bijzondere opdracht verstrekt, als bedoeld in artikel 2, derde lid, onderdeel c., waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting wordt daarvoor door de minister of de provincie, in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage, een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

8. Bij de start van Letterhoeke en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt moeten worden.

9. De huurovereenkomst binnen de staat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) zal met ingang van de datum van inwerkingtreding van de regeling worden omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en Letterhoeke. Datzelfde geldt voor de huurovereenkomst tussen de provincie Fryslan (tak van dienst Provinciale Bibliotheek) en de stichting beheer Provinciale Bibliotheek, die wordt omgezet in een huurovereenkomst tussen de stichting beheer Provinciale Bibliotheek en Letterhoeke. Voor zover mogelijk worden de voorwaarden uit de aanvankelijke huurovereenkomsten gerespecteerd en overgenomen in de vervangende huurovereenkomst.

Artikel 23

1. Het dagelijks bestuur legt aan het algemeen bestuur over elk begrotingsjaar verantwoording af over het gevoerde financieel beheer, onder overlegging van het financieel verslag en het jaarverslag. Zij voegen daarbij een verslag als bedoeld in artikel 217 tweede lid van de Provinciewet.

2. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en provinciale staten voor 1 april een financieel verslag uit over het afgelopen kalenderjaar, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

3. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant van de provincie of de accountant van de minister in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het tweede lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

4. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks een verslag uit aan de minister en provinciale staten van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar. Dit jaarverslag geeft ook inzicht in de bereikte resultaten als bedoeld in artikel 19 vierde lid.

5. Het dagelijks bestuur zendt het financieel verslag binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar, volgende op dat waarop het financieel verslag betrekking heeft, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

6. Het algemeen bestuur stelt de in het tweede en vierde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

7. Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen minister en de provincie de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mee aan Letterhoeke.

Artikel 24

1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en gedeputeerde staten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de minister en de provincie.

2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan vijf procent van de begroting van dat jaar tenzij de minister en gedeputeerde staten gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

Artikel 25

1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en het beheer van vermogenswaarden van Letterhoeke. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en gedeputeerde staten.

2. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Letterhoeke met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

3. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het beheer van vermogenswaarden. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en gedeputeerde staten.

4. Hoofdstuk XIV van de Provinciewet is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 26

De minister en gedeputeerde staten kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, de inrichting van de begroting, het financieel verslag, het jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

Hoofdstuk XII. Het archief

Artikel 27

1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van Letterhoeke.

2. De archiefbescheiden van Letterhoeke die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de door het algemeen bestuur als zodanig aangewezen archiefbewaarplaats in Leeuwarden.

3. De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

Hoofdstuk XIII. Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 28

1. Toetreding tot de regeling kan geschieden na een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de minister, provinciale staten, gedeputeerde staten, het bestuur van de stichting en de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen. Bij dat besluit kunnen voorwaarden worden verbonden aan de toetreding.

2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de toetreding.

Artikel 29

1. Uittreding uit de regeling kan geschieden na een daartoe strekkend besluit van de minister, provinciale staten, gedeputeerde staten of het bestuur van de stichting. De uittreding gaat in op de eerste dag van het kalenderjaar, volgende op dat waarop door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied, doch niet eerder dan 12 maanden na het daartoe strekkende besluit.

2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding.

3. De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.

Artikel 30

Deze regeling kan worden gewijzigd bij gelijkluidend besluit van de minister, provinciale staten, gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting.

Artikel 31

Deze regeling kan worden opgeheven bij gelijkluidend besluit van de minister, provinciale staten, gedeputeerde staten en het bestuur van de stichting. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de opheffing en de liquidatie. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de provincie en de minister om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

Hoofdstuk XIV. Slotbepalingen

Artikel 32

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op die waarop de regeling is ingeschreven overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 33

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Letterhoeke.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

C.H.J. van Leeuwen.

Provinciale staten van Fryslân,

de voorzitter.

de griffier.

Gedeputeerde staten van Fryslân.

de voorzitter.

de griffier.

Het bestuur van de Stichting F.L.M.D.

de voorzitter.

de secretaris.

Toelichting

Algemeen

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, heeft in de brief van 7 februari 2000 aan de voorzitter van de Tweede Kamer (Kamerstuk 1999-2000, 26 591, nr. 13) aangegeven de samenwerking tussen archieven onderling en archieven en andere culturele instellingen te willen bevorderen. Concreet streeft hij naar de vorming van regionale historische centra waar onder meer rijksarchieven in opgaan en die een brede cultuurhistorische publieksfunctie dienen te vervullen.

De integratie moet de efficiency en effectiviteit van het beheer van het cultureel erfgoed ten goede komen. Enerzijds zal één instelling - in plaats van drie afzonderlijke instanties - tot een minder kostbare bedrijfsvoering leiden zodat er middelen voor effectiever beheer vrijkomen. Anderzijds komen door integratie de specifieke deskundigheden die bij de verschillende integrerende instanties aanwezig zijn, ook voor de partners beschikbaar. Op deze manier zal het publiek beter toegang krijgen tot collecties en archieven en worden de mogelijkheden vergroot nieuwe publieksgroepen in contact te brengen met de historische informatie uit collecties en archieven.

In de provincie Fryslân zijn de eerste verkennende besprekingen over samenwerking gestart tussen de Provinsjale en Buma Biblioteek fan Fryslân (PB), het Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum (FLMD) en het Ryksargyf yn Fryslân. Ook het Gemeentearchief Leeuwarden (thans: Historisch Centrum Leeuwarden, HCL) werd in de gesprekken betrokken.

Er werd geconstateerd dat er veelbelovende perspectieven waren om tot vergaande samenwerking te komen. Daarbij werd gedacht aan de vorming van een provinciaal instituut waarbij de belangrijkste Friese collecties op het terrein van geschiedenis en letterkunde zouden moeten worden gebundeld.

De verdere uitwerking van de voorgenomen samenwerking is gecoördineerd door een stuurgroep die op 27 april 2000 in het Provinsjehûs werd geïnstalleerd. In deze stuurgroep hebben zitting de heren dr. A.J. Mulder, gedeputeerde provincie Fryslân, drs. J.A.M. Krikhaar, projectleider regionale historische centra van het ministerie van OCenW, drs. Th. A.P. Bijvoet, directie Media, Letteren en Bibliotheken van het ministerie van OCenW en mevrouw J. v.d. Kloet, voorzitter stichting FLMD en drs. A.A.M. Brok, wethouder gemeente Leeuwarden.

In de tweede helft van 2000 is door de stuurgroep aan Deloitte & Touche opdracht gegeven om de mogelijkheden en de voorwaarden en vormen van een vergaande samenwerking nader te onderzoeken.

Tijdens het onderzoek heeft de Gemeente Leeuwarden aangegeven dat een fusie voor het HCL voorlopig een brug te ver is. De conclusies in het rapport Deloitte & Touche waren voor de stuurgroep aanleiding om op 10 januari 2001 de bevoegde gezagen van de drie instanties te adviseren om een fusie van de PB, het Ryksargyf en het FLMD in één gezamenlijke huisvesting aan de Boterhoek in Leeuwarden concreet uit te gaan werken. Op 8 maart 2002 heeft de stuurgroep besloten om de bevoegde gezagen te adviseren om de drie instanties in de figuur van een openbaar lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) te laten fuseren tot één nieuwe instelling.

Bestuur en personeel

Het bestuur van de Letterhoeke zal ingevolge de WGR bestaan uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. De leden van het algemeen en dagelijks bestuur worden benoemd door de betrokken overheden en de stichting. De leden van het dagelijks bestuur worden door en uit het algemeen bestuur aangewezen. Het aantal leden dat elke partij benoemt, is gekozen op basis van de financiële en personele inbreng van partijen in de Letterhoeke. Het algemeen bestuur bestaat uit 7 leden, waarvan 3 leden aangewezen door de minister en 3 leden aangewezen door de provincie en 1 lid aangewezen door de stichting. Het dagelijks bestuur bestaat uit drie leden waarbij ervoor wordt gewaakt dat alle partners daarin zijn vertegenwoordigd.

Naast het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter heeft de Letterhoeke een aantal personeelsleden onder wie een directeur. De directeur zal worden benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur, de overige personeelsleden door het dagelijks bestuur dat die taak overigens kan mandateren aan de directeur. De rechtspositieregeling van de Provincie Fryslân is op de directeur en het overige personeel van toepassing.

De directeur staat algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter terzijde als secretaris. Hij is in de vergaderingen van algemeen bestuur en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

Algemene aanwijzingen, openbaarheid en ombudsman

Binnen de rijksoverheid wordt nog al eens gebruik gemaakt van Algemene aanwijzingen voor de Rijksoverheid die door de minister-president worden vastgesteld. Als voorbeeld wordt genoemd de aanwijzingen ten aanzien van markt en overheid . Dergelijke aanwijzingen gelden ook voor de Rijksarchiefdienst en daarmee voor de archiefbewaarplaatsen in de provincie. Door het instellen van een openbaar lichaam als Letterhoeke zijn dergelijke algemene aanwijzingen niet meer rechtstreeks van toepassing op dit instituut. Er zijn evenwel geen redenen waarom dergelijke aanwijzingen niet meer zouden moeten gelden in geval van een samenwerkingsverband. Daarom is de mogelijkheid in artikel 2, vijfde lid, geopend voor de minister en de provincie gezamenlijk om dergelijke aanwijzingen van algemene aard aan Letterhoeke te geven. De partijen zullen een dergelijke aanwijzing voor markt en overheid geven.

In dit verband wordt nog opgemerkt dat - naar de mening van de partijen - de Wet openbaarheid bestuur en de Wet nationale ombudsman van toepassing zijn op Letterhoeke.

Financiering

De kosten voor de Letterhoeke worden gedragen door de minister en de provincie (zie financiële bijlage* bij deze regeling).

Het sturingsmodel

De participanten in het openbaar lichaam benoemen ieder een aantal bestuursleden. De minister, de provincie en de stichting kunnen de `eigen' bestuursleden ontslaan en zij kunnen de `eigen' bestuursleden aanwijzingen geven hoe te handelen in het bestuur. Ook kunnen zij, zoals hiervoor besproken, volgens artikel 2, vijfde lid, gezamenlijk aanwijzingen geven. De leden van het bestuur opereren `at arms length'. Het bestuur blijft echter zelf verantwoordelijk voor de besluitvorming. Het beslist bij meerderheid van stemmen. Het bestuur stelt het bestuursreglement vast.

De directeur heeft de dagelijkse leiding over Letterhoeke. De relatie tussen directeur en bestuur wordt in artikel 11, 17 en 18 uitgewerkt.

De minister blijft zijn algemene verantwoordelijkheid met betrekking tot het archiefwezen behouden. Zijn specifieke verantwoordelijkheid voor `zijn' archieven is, in een openbaar lichaam op basis van de WGR, in samenwerking met de andere partij(en) vormgegeven.

De minister evenmin als de provincie en het stichtingsbestuur kunnen nog directe invloed uitoefenen op de besluitvorming van het bestuur. De minister en de provincie hebben wel de volgende bevoegdheden:

- Geven van algemene aanwijzingen (art. 2).

- Geven van instructies (aanwijzingen) aan 'eigen' bestuursleden (kenmerk van WGR).

- Ter verantwoording roepen van de bestuursleden (art. 13).

- Ontslaan van leden van het bestuur (art. 4 ).

- Vaststellen van een financiële bijdrage (art. 22).

- Goedkeuren van de jaarbegroting (art. 20)

- Vaststellen van (nadere) regels voor de begroting, financieel verslag en jaarverslag (art. 25 en 26).

- Vragen van inlichtingen (art. 12 en 13).

- Onderzoeken van de staat van archieven (art. 12).

Daarnaast dient de Letterhoeke uiteraard te voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit.

Begrotingscyclus

In verband met de financiële en beleidsmatige belangen (en daarmee politieke belangen) die de verschillende betrokken overheden hebben bij Letterhoeke is ervoor gekozen die overheden instrumenten te geven om de inhoud van de begroting en bijbehorend beleidsplan te kunnen beïnvloeden. Uitgangspunt is de vierjaarlijkse cyclus van de cultuurnota. Deze meerjarenbegroting en het beleids- en activiteitenplan worden dan ook in aansluiting op de cultuurnotacyclus opgesteld. Via het dagelijks bestuur worden de meerjarenbegroting en het beleids- en activiteitenplan bij de minister en de provincie ingediend. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleids- en activiteitenplan worden door de provincie en de minister resultaatafspraken gemaakt met Letterhoeke. Letterhoeke dient ook een jaarlijkse begroting in met een toelichting. Deze jaarlijkse begroting met toelichting dient door de minister en provincie goedgekeurd te worden. Bij de goedkeuringsprocedure gaat het om de vraag of in voldoende mate met de resultaatafspraken rekening is gehouden.

Jaarlijks vindt toetsing plaats aan de hand van het financieel verslag en het jaarverslag van Letterhoeke. In deze stukken wordt in ieder geval een relatie gelegd met de meerjarenbegroting en de goedgekeurde jaarlijkse begroting. Op basis van het financieel verslag en het jaarverslag vindt ieder jaar vaststelling van de bijdrage plaats.

Het ligt voor de hand dat de inhoud van de meerjarenbegroting, beleids- en activiteitenplan, de jaarlijkse begroting, de jaarlijkse verantwoording, de wettelijke eisen en de eisen uit de gemeenschappelijke regelingen naadloos op elkaar aansluiten. Om dit te bereiken zal op basis van artikel 25 van de regeling een handboek financiële verantwoording worden vastgesteld met daarin eisen en uitgangspunten voor de begroting en de verantwoording.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Aan rijkszijde treedt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen op als partij bij de gemeenschappelijke regeling de Letterhoeke. Immers volgens artikel 23 van de Archiefwet 1995 draagt hij de zorg voor de archieven die berusten bij de rijksarchiefbewaarplaatsen.

Artikel 2

De zorg, dat wil zeggen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de rijksarchieven in zijn algemeenheid, blijft berusten bij de minister. Op dat beginsel worden om praktische redenen een aantal uitzonderingen gemaakt.

Het openbaar lichaam Letterhoeke voert in hoofdzaak slechts de taken uit die aan de beheerder van de archiefbewaarplaats zijn opgedragen, te weten het archiefwettelijke beheer van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft Letterhoeke als taak de zorgdrager te adviseren over een aantal archiefwettelijke zorgtaken die door de zorgdrager uitgeoefend (blijft) worden.

Op basis van het derde lid, sub c, kunnen de minister of de provincie ook andere taken opdragen die verband houden met de behartiging van de belangen die in het tweede lid van dit artikel bedoeld zijn. Als voorbeeld van een dergelijke taak valt te denken aan het vervaardigen van of meewerken aan een publicatie die op uitdrukkelijk verzoek van de provincie of de minister wordt uitgebracht. Het kan gaan om bijvoorbeeld een historisch onderzoek waarvan de resultaten in een publicatie worden vervat. Aangezien deze afzonderlijk opgedragen taken niet voortvloeien uit de taken, bedoeld in artikel 2, derde lid, is Letterhoeke slechts tot uitvoering hiervan gehouden indien de opdrachtgever tegelijkertijd ook voldoende aanvullende middelen ter beschikking stelt (zie artikel 22, zevende lid).

Tot het moment van instelling van Letterhoeke was de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Fryslân een onderdeel van de rijksarchiefdienst. Die bewaarplaats maakte dus samen met alle andere rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies organisatorisch deel uit van een door de rijksarchiefdienst centraal gestuurd netwerk waarin het rijksbeleid met betrekking tot het archiefbeheer als vanzelf tot uitvoering kwam. Omdat Letterhoeke in juridisch-organisatorische zin geen deel meer uitmaakt van de rijksarchiefdienst is ervoor gekozen om in het vierde lid uitdrukkelijk vast te leggen dat de Letterhoeke het archiefwettelijke beheer mede voert op basis van het door de minister en de provincie gevoerde beleid op het terrein van het archiefbeheer; het gaat bijvoorbeeld om het beleid van de minister in het kader van de cultuurnota. Dat beleid is dan ook uitdrukkelijk richtsnoer bij het opstellen van de meerjarige en jaarlijkse beleidsplannen en begrotingsstukken.

Artikel 3

Het wordt niet in het belang van de bezoekers geacht als aan de zich langzamerhand landelijk ontwikkelende uniformiteit ten aanzien van de tarieven afbreuk gedaan zou worden. Daarom is er uitdrukkelijk voor gekozen om voor de in de artikelen 14 en 18 van de Archiefwet 1995 bedoelde kosten de tarieven te volgen, die zijn vastgesteld door of namens de minister.

Artikel 4

Dit artikel regelt de samenstelling van het algemeen bestuur dat uit 7 leden bestaat. Uit het oogpunt van continuïteit is de mogelijkheid gecreëerd om ook plaatsvervangende leden te benoemen.

Artikel 5

In dit artikel is vastgelegd dat het algemeen bestuur de directeur benoemt. Het algemeen bestuur kan de directeur benoemen tot rijksarchivaris indien de directeur in het bezit is van het diploma voor de archivistiek. Indien de directeur niet tevens rijksarchivaris is dan moet een ander (die wel in het bezit is van het diploma voor de archivistiek) als zodanig benoemd worden.

Artikel 7

Dit artikel regel de samenstelling van het dagelijks bestuur, dat door en uit het algemeen bestuur wordt aangewezen. Het lidmaatschap is dus gekoppeld aan het lidmaatschap van het algemeen bestuur.

Artikel 9

Uitgangspunt is dat alle bevoegdheden toekomen aan het algemeen bestuur, tenzij deze uitdrukkelijk aan het dagelijks bestuur of de voorzitter zijn opgedragen. Voor het dagelijks bestuur is dat hier uitgewerkt.

Artikel 10

Het derde lid regelt de ondertekening van de stukken door de voorzitter. Voor alle duidelijkheid wordt er op deze plaats op gewezen dat de meeste stukken die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan ingevolge artikel 11, vierde lid, eveneens de handtekening van de secretaris c.q. directeur krijgen.

Artikel 12 tot en met 14

Deze bepalingen zien toe op de invulling van de verplichting van het bestuur respectievelijk de bestuursleden tot het verstrekken van inlichtingen.

Teneinde de verantwoordelijkheid van de minister voor de staat van de archieven te kunnen waarborgen, is opgenomen dat de minister te allen tijde toezicht daarop kan uitoefenen.

Artikel 17

De in het tweede lid bedoelde voordracht voor een directeur kan uit meerdere namen bestaan. Gebruikelijk is dat de instantie die de beslissing neemt zich houdt aan de voorgedragen volgorde.

Artikel 18

Een van de voordelen van een gemeenschappelijke regeling is dat hierdoor een eenduidige rechtspositie van de medewerkers kan worden bereikt. In de regeling is gekozen voor het toepassen van de rechtspositieregeling van de provincie Fryslân.

Artikel 19 en 20

De cultuurbegroting van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen wordt voor een belangrijk deel geregeerd door het cultuurnotatraject, waarin de beschikbare begrotingsgelden van het Rijk voor perioden van vier jaar aan de verschillende terreinen van de cultuur worden toegewezen (uiteraard onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever jaarlijks met die voornemens instemt). Ook de financiering van de Rijksarchiefdienst die weer mede bepalend is voor de financiering van de Letterhoeke loopt in dat traject mee. De provincie Fryslân hanteert eenzelfde systematiek. Om die reden is geregeld dat Letterhoeke een meerjarenbegroting en een meerjarig beleids- en activiteitenplan opstelt. Op basis van de meerjarenbegroting en het meerjarig beleids- en activiteitenplan maken de minister en provincie resultaatafspraken met Letterhoeke.

Het dagelijks bestuur stelt ook een jaarlijkse begroting met toelichting op. Deze begroting is verplicht in het kader van de WGR wetgeving. Omdat de minister en de provincie zo veel mogelijk willen aansluiten op de cultuurnotacyclus is de meerjarenbegroting uitgangspunt en dient de jaarlijkse begroting daarop te worden afgestemd.

Artikel 21

Het kan zijn dat de ingediende begroting gewijzigd dient te worden bijvoorbeeld omdat de resultaatafspraken daarin onvoldoende verdisconteerd zijn of als gevolg van gewijzigde omstandigheden. In dat geval dient de procedure van artikel 20 zoveel mogelijk doorlopen te worden.

Artikel 22

In artikel 22 lid 1 van de Regeling Letterhoeke wordt bepaald dat de minister en de provincie, op basis van een goedgekeurde begroting, een jaarlijkse bijdrage verstrekken, ter uitvoering van deze regeling.

De hoogte van de jaarlijkse bijdragen (inclusief huurlasten) van de partners in de regeling is in de bijlage* bij deze regeling vastgelegd. Hier wordt tevens vermeldt dat bij gewijzigde financiering zo veel mogelijk een relatie wordt gelegd met de door Letterhoeke te verrichten taken.

In het tweede lid wordt bepaald dat de financiering van het openbaar lichaam Letterhoeke geschiedt onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever voldoende gelden fourneert.

De bijdrage vangt aan op het moment dat de Regeling Letterhoeke in werking treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar, wordt de bijdrage naar evenredigheid toegekend, met ingang van de eerste dag van de maand waarin de regeling wordt afgekondigd.

Het Rijk en de provincie zullen er steeds voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen expliciet in hun respectieve begrotingen worden opgenomen.

Met betrekking tot de financieringswijze verwijzen wij ook naar de hiervoor genoemde bijlage.

Het zevende lid regelt dat als een opdrachtgever een bijzondere opdracht geeft (zie hiervoor de toelichting op artikel 2) de kosten hiervan gedragen worden door de opdrachtgever.

In het achtste lid wordt bepaald dat afspraken gemaakt dienen te worden over de inbreng van vermogensbestanddelen. Wat betreft de vermogensbestanddelen die door het Rijk aan Letterhoeke worden overgedragen is de beleidslijn `overdracht van vermogensbestanddelen' van het ministerie van Financiën van toepassing. Deze beleidslijn houdt in dat moet worden afgerekend over de overgedragen vermogensbestanddelen.

Artikel 23

Het financieel verslag en het jaarverslag dienen als basis voor het afleggen van rekening en verantwoording tegenover de minister en de provincie. Die stukken omvatten ten minste een overzicht van inkomsten en uitgaven (exploitatierekening), een balans, alsmede een toelichting op beide stukken. Voor de inhoud van deze stukken kan aansluiting worden gezocht bij de bepalingen van de afdelingen 1 tot en met 6 van titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De inrichting van de begroting en van het jaarverslag zijn op elkaar afgestemd. Het financieel verslag en het jaarverslag worden zowel op getrouwheid als op rechtmatigheid onderzocht.

Artikel 25

De mogelijkheid om regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting van de (meerjaren) begroting, het jaarverslag en het financieel verslag en de aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn voor de zowel de provincie als de minister van belang voor de beoordeling van de wijze waarop Letterhoeke de opgedragen taak behartigt en meer in het bijzonder voor de beoordeling van de jaarlijks te bereiken resultaten, bedoeld in artikel 19. Ook kunnen dergelijke regels van belang zijn voor de intensiteit van de accountantscontrole. Om een ordelijk financieel beheer te waarborgen zullen nog nadere regels worden gesteld. Ten behoeve van de begrotingen en de verantwoording zal een handboek financiële verantwoording worden opgesteld om invulling te geven aan dit artikel. In dit handboek zal een relatie worden gelegd met de eisen uit de wetgeving, eisen voor een goed financieel beheer en de begroting en verantwoording.

Artikel 27

Bij dit artikel gaat het om de archieven die door Letterhoeke zelf gevormd worden. De Archiefwet 1995 verplicht immers om in geval van een gemeenschappelijke regeling een voorziening te treffen omtrent de zorg voor de eigen te produceren archiefbescheiden. Met de onderhavige bepaling wordt die verplichting nagekomen.

Artikel 28

Gezien het feit dat het archiefwezen in Nederland in verandering is, wordt de mogelijkheid van toetreding tot deze regeling van andere partners die in de provincie Fryslan werkzaam zijn op het terrein van het cultureel erfgoed nadrukkelijk opengehouden.

Artikel 32

De inwerkingtreding is gekoppeld aan de inschrijving in het register dat gedeputeerde staten op grond van artikel 26 WGR bijhoudt.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

C.H.J. van Leeuwen.

Provinciale staten van Fryslân,

de voorzitter.

de griffier.

Gedeputeerde staten van Fryslân.

de voorzitter.

de griffier.

Het bestuur van de Stichting F.L.M.D.

de voorzitter.

de secretaris.

* De bijlage is hier niet opgenomen.

Underwiis, Kultuer en Wittenskippen

Regeling Letterhoeke

De Steatssekretaris fan Underwiis, Kultuer en Wittenskippen,

Provinsjale Steaten en it Kolleezje fan Deputearre Steaten fan Fryslân,

It Bestjoer fan de Stifting Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum;

Mei it each op artikels 96 en 97 fan de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Mei it each op it Keninklik Beslút fan 22 july 2002, nr. 02.003371;

Beslute:

de neifolgjende mienskiplike regeling te treffen om in iepenbier lichem yn te stellen dat de kolleksjes en argyfstikken beheart dy't berêste yn it ryksargyfbewarplak yn de provinsje Fryslân, de Provinsjale en Buma Biblioteek te Ljouwert en it Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum te Ljouwert.

Haadstik I. Begrypsbepalingen

Artikel 1

Yn dizze mienskiplike regeling wurdt ferstien ûnder:

a. de minister: de minister fan Underwiis, Kultuer en Wittenskippen;

b. de provinsje: de provinsje Fryslân;

c. de stifting: de stifting Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum;

d. argyfstikken: argyfstikken sa as bedoeld yn artikel 1, ûnderdiel c fan de Archiefwet 1995;

e. kolleksjes: de samling boeken en oare skriftlike en elektroanyske beskieden yn de meast brede sin yn eigendom of behear by it ryksargyfbewarplak yn de provinsje Fryslân, de Provinsjale en Buma Biblioteek te Ljouwert en it Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum te Ljouwert, foar safier't it gjin argyfbeskieden binne.

Haadstik II. Doelstellings, taken en foegen

Artikel 2

1. Der is in iepenbier lichem `Letterhoeke', dat fêstige is yn Ljouwert.

2. Letterhoeke is ynsteld mei it doel de belangen fan de minister, it provinsjaal bestjoer en it bestjoer fan de stifting te behertigjen by alle oangelegenheden oangeande de kolleksjes en argyfbeskieden, dy't berêste yn it ryksargyfbewarplak yn de provinsje Fryslân, de Provinsjale en Buma Biblioteek te Ljouwert en it Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum te Ljouwert. Letterhoeke stelt him ek as doel it yn 'e kolleksjes en argiven ûnderbrochte kultureel erfguod op aktive wize tagonklik te meitsjen en te hâlden foar en it yn it omtinken te bringen fan in breed publyk. Letterhoeke befoarderet boppedat de Fryske literatuer en de ferbreding dêrfan troch it literêr klimaat yn Fryslân te ferbreedzjen yn de meast wide sin.

3. Oan Letterhoeke wurde de neifolgjende wurksumheden, taken en foegen opdroegen:

a. de behearstaken, te ûnderskieden yn it behâlden, bewurkjen en brûken fan de kolleksjes en argyfbeskieden dy't berêste by de yn it twadde lid neamde ynstellings;

b. it advisearjen fan en it dwaan fan útstellen oan de minister oer de taken en foegen, dy't troch de minister útfierd wurde as gefolch fan de artikels 5, 6, 7, 8, 12, 13 en 15 earste en twadde lid fan de Archiefwet 1995;

c. it útfieren fan troch de minister, respektivelik provinsjale of deputearre steaten opdroegen oare taken dy't anneks binne mei de behertiging fan de belangen, dêr't yn it twadde lid op doeld wurdt;

d. de taken en foegen dêr't yn de artikels 15 tredde lid, 16 twadde lid, 17, 18, 20 en 26, twadde lid fan de Archiefwet 1995 op doeld wurdt;

4. Letterhoeke is by de behertiging fan de belangen, dêr't yn it twadde lid op doeld wurdt, mei-útfierder fan it argyfbelied fan de minister en de provinsje.

5. De minister, provinsjale en deputearre steaten en it bestjoer fan de stifting kinne mei-inoar algemiene oanwizings jaan oangeande de wize, dêr't Letterhoeke de belangen op behertiget, dêr't yn it twadde lid op doeld wurdt.

Artikel 3

Letterhoeke bringt de kosten, dêr't yn de artikels 14 en 18 sechsde lid fan de Archiefwet 1995 op doeld wurdt yn rekken neffens de regels dy't de minister datoangeande fêststelt as gefolch fan artikel 19 fan de Archiefwet 1995.

Haadstik III. It algemien bestjoer

Artikel 4

1. It algemien bestjoer bestiet út sân leden.

2. De minister wiist trije leden en trije plakferfangende leden oan.

3. Provinsjale steaten wize út har midden, de foarsitter fan dy steaten ynbegrepen, trije leden en trije plakferfangende leden oan, ûnder wa it lid fan it kolleezje fan deputearre steaten, dat de kulturele saken yn portefúlje hat.

4. De stifting wiist in lid en in plakferfangend lid oan.

5. Oan it lidmaatskip fan de leden, oanwiisd neffens it tredde lid, komt in ein op it stuit, dat de sittingsperioade fan provinsjale steaten ôfrint. Oan it lidmaatskip komt fierder fan rjochtswegen in ein as it oanbelangenjende bestjoerslid net langer lid of foarsitter fan provinsjale steaten is.

6. It lidmaatskip fan de leden, oanwiisd neffens lid 2 en lid 4 einiget op it stuit dat de sittingsperioade fan provinsjale steaten ôfrint.

7. De minister, de provinsje of de stifting kinne oan it lidmaatskip fan in troch har oanwiisd lid fierder in ein meitsje, as dat lid net langer har betrouwen hat.

8. In persoan oan waans lidmaatskip in ein kommen is as gefolch fan it fiifde of sechsde lid kin op 'e nij oanwiisd wurde.

9. De minister en it bestjoer fan de stifting beslute sa gau mooglik oer in oanwizing lykas bedoeld yn it twadde respektivelik fjirde lid.

10. Provinsjale steaten beslute yn de earste gearkomste fan alle sittingsperioaden oer de oanwizing lykas bedoeld yn it tredde lid.

11. As der tuskentiids in fakatuere ûntstiet, moat dêr sa gau mooglik yn foarsjoen wurde.

12. In lid fan it algemien bestjoer kin altyd syn lidmaatskip ta beskikking stelle.

13. In lid dat syn lidmaatskip ta beskikking stelt, nimt syn funksje waar, oant in nij lid oanwiisd is.

14. As der ien of mear fakatueres binne, hâlde de oerbleaune bestjoersleden it foech om besluten te nimmen.

Artikel 5

1. It algemien bestjoer hat om alle oan Letterhoeke takende taken útfiere te kinnen alle foech dat net oan it deistich bestjoer of de foarsitter opdroegen is.

2. Oan it algemien bestjoer wurdt it foech fan de minister takend om de ryksargivaris yn de provinsje Fryslân, op wa't doeld wurdt yn artikel 26 twadde lid fan de Archiefwet 1995, te beneamen, tydlik út it wurk te setten en te ûntslaan.

Artikel 6

1. It algemien bestjoer komt alle jierren op syn minst twaris gear en fierder sa faak as de foarsitter of ien of mear leden fan it algemien bestjoer soks nedich achtsje.

2. De wurklist en de dêrby hearrende stikken wurde, útsein yn bysûndere omstannichheden, op syn lêst 14 dagen foar de gearkomste oan de leden stjoerd en foar kundskip oan de minister, deputearre steaten en it bestjoer fan de stifting.

3. It algemien bestjoer stelt foar syn gearkomsten in reglemint fan oarder fêst.

Haadstik IV. It deistich bestjoer

Artikel 7

1. It deistich bestjoer wurdt foarme troch de foarsitter fan it algemien bestjoer en twa oare leden.

2. De foarsitter wurdt troch it algemien bestjoer foar in dêrta fêst te stellen tiidrek oanwiisd, út fertsjintwurdigers fan de minister of de provinsje.

3. It algemien bestjoer regelet de ferfanging fan de foarsitter.

4. De beide oare leden, net de foarsitter wêzende, wurde troch en út it algemien bestjoer oanwiisd op sa'n wize, dat de minister, de provinsje en de stifting elts mei in lid, de foarsitter dêrby ynbegrepen, yn it deistich bestjoer fertsjintwurdige binne.

5. De leden fan it deistich bestjoer wurde oanwiisd yn de earste gearkomste fan it algemien bestjoer yn de nije gearstalling.

6. Oan syn lidmaatskip fan it deistich bestjoer komt in ein sa gau ien ophâldt lid te wêzen fan it algemien bestjoer.

7. Artikel 4, tolfde en trettsjinde lid binne op 'e selde wize fan tapassing.

Artikel 8

1. It deistich bestjoer stelt alle jierren in fergaderroaster fêst foar de gearkomsten. Fan it roaster wurdt kundskip jûn oan it algemien bestjoer, de minister, deputearre steaten en it bestjoer fan de stifting.

2. It deistich bestjoer komt fierder sa faak gear as de foarsitter of ien of mear leden fan it deistich bestjoer soks nedich achtsje.

3. It deistich bestjoer stelt foar syn gearkomsten in reglemint fan oarder fêst.

Artikel 9

It deistich bestjoer hat yn alle gefallen op 'e noed:

a. de soarch foar de útfiering fan de oan it iepenbier lichem opdroegen wurksumheden, taken en foegen, lykas neamd yn artikel 2, foar safier't dy net opdroegen binne oan it algemien bestjoer of de foarsitter;

b. it tarieden, foar safier't dat net oan oaren opdroegen is, fan al itjinge dat yn it algemien bestjoer op it aljemint brocht wurde moat;

c. it útfieren fan de besluten fan it algemien bestjoer, foar safier't soks net oan oaren opdroegen is;

d. it behear fan de aktiva en passiva fan Letterhoeke ;

e. de soarch foar safier't it deistich bestjoer dêrfoar stean moat, foar de kontrôle op it jildlik behear en de boekhâlding fan Letterhoeke ;

f. it nimmen fan alle konservatoare maatregels, mei rjocht en bûten it rjocht en it dwaan fan alles dat nedich is om it ferjierjen fan rjocht en besit te foaren te kommen.

g. de beneaming, it tydlik út it wurk setten, it ûntslaan likegoed as it yn tsjinst nimmen op arbeidsoerienkomst neffens boargerlik rjocht fan it personiel.

Haadstik V. De foarsitter

Artikel 10

1. De foarsitter hat de lieding fan de gearkomsten fan it algemien bestjoer en it deistich bestjoer op 'e noed.

2. De foarsitter hat de útfiering fan de besluten fan it deistich bestjoer op 'e noed.

3. De foarsitter tekenet de stikken dy't it algemien bestjoer of it deistich bestjoer útgean lit. It deistich bestjoer kin him permisje jaan om de ûndertekening fan beskate stikken op te dragen oan de sekretaris.

4. De foarsitter fertsjintwurdiget Letterhoeke mei rjocht en bûten it rjocht. Hy kin de fertsjintwurdiging opdrage oan immen oars dy't fan him dêrta machtige is.

5. Foar de earste beide jierren nei it yngean fan de regeling, fungearret as foarsitter it lid fan deputearre steaten dat de kulturele saken yn portefúlje hat.

Haadstik VI. De sekretaris

Artikel 11

1. It algemien bestjoer, it deistich bestjoer en de foarsitter wurde by it ferfoljen fan har taak bystien fan in sekretaris. Hy is bywêzich yn de gearkomsten fan it algemien en it deistich bestjoer en hat dêr in advisearjende stim yn.

2. De funksje fan sekretaris wurdt ferfolle troch de direkteur.

3. De sekretaris hat, yn oerlis mei de foarsitter, de tarieding op 'e noed fan de gearkomsten fan it algemien en fan it deistich bestjoer.

4. De sekretaris soarget foar de ferslachlizzing fan de gearkomsten fan it algemien bestjoer en fan it deistich bestjoer en ûndertekenet ek alle stikken dy't fan it algemien en it deistich bestjoer útgeane, mei behâld fan itjinge yn artikel 10 tredde en fjirde lid bepaald is.

Haadstik VII. Ynljochtings en ferantwurding

Artikel 12

1. Letterhoeke jout, as soks frege wurdt, oan de minister, provinsjale steaten, deputearre steaten en de stifting binnen op syn meast 45 dagen alle winske ynljochtings. De minister, deputearre steaten en it bestjoer fan de stifting kinne easkje de sakelike gegevens en beskieden ynsjen te meien, foar safier't dat ridlikerwize nedich is om har taak te ferfoljen.

2. Letterhoeke jout de minister altyd gelegenheid om tafersjoch te hâlden op itjinge bepaald is by of fan krêft is neffens de Archiefwet 1995 oangeande de argyfbeskieden dy't berêste yn it ryksargyfbewarplak yn de provinsje.

Artikel 13

1. In lid fan it algemien bestjoer oanwiisd troch provinsjale steaten jout sa gau as er kin en yn alle gefallen binnen 45 dagen de ynformaasje dy't troch ien of mear leden fan de steaten frege wurdt.

2. In lid fan it algemien bestjoer oanwiisd troch de minister jout sa gau as er kin en yn alle gefallen binnen 45 dagen de ynformaasje dy't troch de minister frege wurdt.

3. It lid fan it algemien bestjoer oanwiisd troch it bestjoer fan de stifting jout sa gau as er kin en yn alle gefallen binnen 45 dagen de ynformaasje dy't troch ien of mear bestjoersleden frege wurdt.

4. De minister, provinsjale steaten en it bestjoer fan de stifting kinne in lid fan it algemien bestjoer dat hja oanwiisd hawwe, neidat de ynljochtings yn in gearkomste of skriftlik jûn binne of jûn wurde moatten hiene, ta ferantwurding roppe foar it troch him fierde belied.

Artikel 14

1. It deistich bestjoer of ien of mear leden dêrfan jouwe oan it algemien bestjoer sa gau as hja kinne en yn alle gefallen binnen 45 dagen yn in gearkomste fan dat bestjoer of skriftlik de fan ien of mear leden fan it algemien bestjoer frege ynljochtings.

2. It algemien bestjoer kin it deistich bestjoer of ien of mear leden dêrfan, neidat de ynformaasje jûn is of jaan wurde moatten hie, yn in gearkomste of skriftlik ta ferantwurding roppe.

3. It algemien bestjoer kin in troch him oanwiisd lid fan it deistich bestjoer út dy funksje ûntslaan as dat lid net mear it fertrouwen fan it algemien bestjoer hat.

Artikel 15

1. Provinsjale en deputearre steaten, de minister en de stifting bringe it deistich bestjoer op 'e hichte fan maatregels en plannen dy't hja tariede en dy't foar Letterhoeke fan belang binne foar de behertiging fan de belangen dêr't yn artikel 2 op doeld wurdt.

2. It deistich bestjoer kin frege en net frege kenber meitsje hoe't it tinkt oer de maatregels en plannen dêr't yn it earste lid op doeld wurdt.

Haadstik VIII. Temjittekomming en fergoeding

Artikel 16

1. It algemien bestjoer kin beslute dat de leden fan it algemien of it deistich bestjoer in temjittekomming yn de kosten krije en, foar safier't hja net de funksje ferfolje fan deputearre, kommissaris fan de Keninginne, of as amtner yn ryks- of provinsjale tsjinst wurksum binne, in fergoeding foar har wurk foar Letterhoeke ûntfange.

2. De fergoeding en temjittekomming, dêr't yn it earste lid op doeld wurdt, wurdt troch it algemien bestjoer fêststeld. It beslút wurdt stjoerd oan deputearre steaten, de minister en de stifting.

3. Artikel 96 fan de Provinsjewet is op gelikense wize fan tapassing.

Haadstik IX. De direkteur en it fierdere personiel

Artikel 17

1. De direkteur hat de deistige lieding fan Letterhoeke. Hy wurdt beneamd, tydlik út it wurk set en ûntslein troch it algemien bestjoer.

2. It deistich bestjoer makket foar de beneaming fan de direkteur in foardracht op.

3. It algemien bestjoer regelet wa't de direkteur ferfangt.

4. It algemien bestjoer stelt in ynstruksje fêst foar de direkteur.

Artikel 18

1. It fierdere personiel wurdt yn tsjinst nommen, tydlik út it wurk set en ûntslein troch it deistich bestjoer.

2. It deistich bestjoer hat it foech om dat foech te mandatearjen oan de direkteur.

3. De rjochtsposysjeregeling fan de provinsje is op it personiel op gelikense wize fan tapassing.

Haadstik X. Mearjierrebegrutting en belieds- en aktiviteiteplan ornearre foar mear as ien jier

Artikel 19

1. It deistich bestjoer makket ienris yn 'e fjouwer jier in ûntwerpbeliedsplan, in ûntwerpaktiviteiteplan en in mearjierrebegrutting op foar in oaniensletten tiidrek fan fjouwer jier. Yn it beliedsplan, respektivelik aktiviteiteplan wurde yn alle gefallen opnommen de aard en omfang fan de aktiviteiten dy't Letterhoeke him foarnommen hat út te fieren en fan de winske resultaten, wylst dêrby oanjûn wurdt, hokker belangen it iepenbier lichem neistribbet mei dy aktiviteiten, op hokker wize se útfierd wurde sille en foar hokker doelgroepen se ornearre binne.

2. It tiidrek fan fjouwer jier dêr't yn lid 1 op doeld wurdt, falt gear mei it tiidrek fan in kultuernota lykas bedoeld yn artikel 3 fan de Wet op it specifiek cultuurbeleid.

3. It deistich bestjoer stjoert it ûntwerpbeliedsplan, it ûntwerpaktiviteiteplan en de mearjierrebegrutting, 13 moanne foarôfgeand oan it tiidrek dêr't it ûntwerpbeliedsplan, it ûntwerpaktiviteiteplan en de mearjierrebegrutting foar ornearre binne, oan it algemien bestjoer, de minister, de provinsjale steaten en it bestjoer fan de stifting.

4. De minister, provinsjale steaten en it bestjoer fan de stifting meitsje binnen seis moanne nei ûntfangst fan de stikken dêr't yn it tredde lid op doeld wurdt, mienskiplike ôfpsraken mei Letterhoeke oer de resultaten dy't behelle wurde moatte.

5. It algemien bestjoer stelt it beliedsplan, it aktiviteiteplan en de mearjierrebegrutting fêst en stjoert se oan de minister, provinsjale steaten en it bestjoer fan de stifting.

Haadstik XI. Oare finansjele bepalingen

Artikel 20

1. It deistich bestjoer stelt alle jierren foar 1 april in ûntwerpbegrutting mei taljochting op foar it folgjende kalinderjier. Dêrby wurdt acht slein op it argyfbelied, dêr't yn artikel 2, fjirde lid op doeld wurdt, de algemiene oanwizings, dêr't yn artikel 2 fyfde lid op doeld wurdt en de ôfspraken dêr't yn artikel 19, fjirde lid op doeld wurdt.

2. Yn de taljochting wurde aard en omfang fan de foarnommen aktiviteiten beskreaun. De taljochting ferwiist dêrby nei en slút oan by de ôfspraken dêr't yn artikel 19, fjirde lid op doeld wurdt en likegoed by de oare yn it beliedsplan en it aktiviteiteplan foar meardere jierren beskreaune aktiviteiten, wize fan útfiering en doelgroepen.

3. De begrutting jout ynsjoch yn de baten en lêsten fan de aktiviteiten fan dat jier. Oan de begrutting is in taljochting taheakke dy't de posten bylâns giet.

4. It deistich bestjoer stjoert de ûntwerpbegrutting en -taljochting seis wike, foardat se oan it algemien bestjoer oanbean wurde, oan de minister en oan provinsjale steaten.

5. De minister en deputearre steaten soargje derfoar, dat de ûntwerpbegrutting mei taljochting foar eltsenien op besjen lein wurdt en algemien te krijen is tsjin betelling fan de kosten. Fan it op besjen lizzen en de mooglikheid om de stikken te krijen wurdt yn it iepenbier kundskip jûn.

6. De minister en provinsjale steaten kinne it deistich bestjoer kenber meitsje, hoe't hja tinke oer de ûntwerpbegrutting en de -taljochting. It deistich bestjoer ferarbeidet dat betinken yn de ûntwerpbegrutting en -taljochting, of heakket de kommentaren dêr't it betinken yn ferfette is, ta oan de ûntwerpbegrutting en -taljochting lykas dy oan it algemien bestjoer oanbean wurdt.

7. It algemien bestjoer stelt de begrutting mei taljochting fêst foar 1 july fan it jier foarôfgeand oan dat, dêr't de begrutting foar ornearre is.

8. Neidat er fêststeld is, stjoert it algemien bestjoer de begrutting mei taljochting fuortendaliks oan de minister en oan provinsjale steaten om him goedkarre te litten.

9. It deistich bestjoer stjoert de begrutting mei taljochting binnen twa wike nei de fêststelling, mar yn alle gefallen foar 15 july fan it jier foarôfgeand oan dat, dêr't de begrutting foar ornearre is oan de minister fan Ynlânske Saken en Keninkryksrelaasjes.

Artikel 21

Wat it wizigjen fan de begrutting oanbelanget, is artikel 20 safolle mooglik fan soartgelikense tapassing.

Artikel 22

1. De foar de útfiering fan de regeling beskikber te stellen middels wurde troch de minister en de provinsje jûn yn de foarm fan jierlikse bydragen op basis fan in goedkarde begrutting. By it út ein setten fan de regeling binne de bydragen lykas spesifisearre yn de bylage*. Minister en provinsje kinne mei-inoar de hichte fan de bydragen dy't jûn wurde sille, feroarje yn gearhing mei de taken fan Letterhoeke.

2. Foar safier't in bydrage jûn wurdt, dy't betelle wurde moat út in begrutting dy't noch net fêststeld of goedkard is, wurdt dy jûn ûnder betingst dat foldwaande jild beskikber steld wurde sil.

3. De minister en de provinsje betelje de ferskuldige bydragen by wize fan foarskot yn tolve likense poarsjes, hyltyd op de earste dei fan de moanne fan it oanbelangjende begruttingsjier.

4. De bydragen dêr't yn it earste lid op doeld wurdt, binne basearre op it lean- en priispeil fan 1 jannewaris 2002. De bydrage fan de minister kin alle jierren oanpast wurde yn gearhing mei de ûntjouwing fan leanen en prizen mei in persintaazje lykas dat troch de minister yn de rin fan it begruttingsjier fêststeld wurdt. De bydrage fan de provinsje wurdt alle jierren oanpast mei it troch de provinsje alle jierren fêststelde persintaazje foar lean- en priisstigings op grûn fan de septimber-sirkulêre fan it Provinsjefûns.

5. As de ynvestearrings en de dêrút fuortkommende lêsten yn werklikheid leger útpakke as yn de ynvestearrings- en eksploitaasjebegrutting foarsjoen wie, dan wurdt de troch de minister en de provinsje ferskuldige jierlikse bydrage nei rato leger.

6. As it tatreden ta dizze regeling fan oare bestjoersorganen of it sluten fan gearwurkingsoerienkomsten mei tredden der ta liedt, dat in part fan de lêsten, dy't fuortkomme út de ynvestearrings dêr't op doeld wurdt yn de ynvestearrings- en eksploitaasjesbegrutting, droegen wurde troch dy bestjoersorganen en/of tredden, dan kinne de finansjele foardielen dy't dêrtroch ûntsteane nei rato yn mindering brocht wurde op de bydrage dy't de minister en de provinsje alle jierren ferskuldige binne.

7. Neffens artikel 2, tredde lid, part c kin de minister of de provinsje in bysûndere opdracht jaan. As dat bart en de kosten fan sa'n opdracht kinne net opheind wurde yn de begrutting, dan wurdt foar it útfieren fan sa'n opdracht troch de minister of de provinsje in fergoeding jûn yn oanfolling op de bydrage dy't alle jierren beskikber steld wurdt. Oer de hichte dêrfan moatte partijen yn it foar ta oerienstimming komme.

8. By it út ein setten fan Letterhoeke en foar de útfiering fan dizze regeling kinne troch de ûnderskate partners fermogensbestândielen ynbrocht wurde, dêr't neiere ôfspraken oer makke wurde moatte.

9. De hieroerienkomst binnen de steat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) sil mei yngong fan de mannichste dêr't de regeling op yngiet, omset wurde yn in hieroerienkomst tusken de Rijksgebouwendienst en Letterhoeke. Datselde jildt foar de hieroerienkomst tusken de provinsje Fryslân (tûke fan tsjinst: Provinsjale Biblioteek) en de stifting Behear Provinsjale Biblioteek, dy't omset wurdt yn in hieroerienkomst tusken de stifting Behear Provinsjale Biblioteek en Letterhoeke. Foar safier't soks mooglik is, wurde de betingsten út de oarspronklike hieroerienkomsten respektearre en oernommen yn de ferfangende hieroerienkomst.

Artikel 23

1. It deistich betsjoer leit oan it algemien bestjoer oer elts begruttingsjier ferantwurding ôf oer it finansjeel behear, dêr't it finansjeel ferslach en it jierferslach by oerlange wurde. Hja heakje dêr in ferslach oan ta, lykas bedoeld yn artikel 217 twadde lid fan de Provinsjewet.

2. It algemien bestjoer bringt alle jierren foar 1 april oan de minister en oan provinsjale steaten in finansjeeel ferslach út oer it ferrûne kalinderjier, dêr't in ferklearring oangeande de sekuerens en de rjochtmjittigens oan taheakke is. Dy ferklearring moat ôfjûn wêze troch in akkountant lykas bedoeld yn artikel 393 fan Boek 2 fan it Burgerlijk Wetboek.

3. It algemien bestjoer stiet der noed fan, dat meiwurking jûn wurdt oan troch of út namme fan de accountant fan de provinsje of de accountant fan de minister yn te stellen ûndersiken nei de kontrôlewurksumheden, lykas dy útfierd binne troch de accountant, op wa't yn it twadde lid doeld wurdt.

4. It algemien bestjoer bringt alle jierren in ferslach út oan de minister en oan provinsjale steaten fan it wurk dat yn it ferrûne kalinderjier dien is, it belied dat fierd is yn it algemien en de doelmjittigens en effektiviteit fan syn wurk en wurkwize yn it bysûnder. Dat jierferslach jout ek ynsjoch yn de berikte resultaten sa as bedoeld yn artikel 19, fjirde lid.

5. It deistich bestjoer stjoert oan de minister fan Ynlânske Saken en Keninkryksoangelegenheden it finansjeel ferslach binnen twa wike nei de fêststelling, mar yn alle gefallen foar 15 july fan it jier dat folget op dat, dêr't it finansjeel ferslach oer giet.

6. It algemien bestjoer stiet der noed fan dat de yn it twadde en fjirde lid bedoelde stikken algemien te krijen binne.

7. Neidat hja it finansjeel ferslach en it jierferslach krigen hawwe, stelle de minister en de provinsje de definitive bydrage fêst. Hja diele dat mei oan Letterhoeke.

Artikel 24

1. In batich saldo kin brûkt wurde foar de foarming fan in reserve of tafoege wurde oan de reserve. Hoe heech dy reserve wêze mei, wurdt bepaald troch it algemien bestjoer, neidat dat de minister en deputearre steaten dêroer heard hat. Foar safier't in batich saldo net brûkt wurdt foar de reserve, sil it nei rato fan de jierlikse bydrage útkeard wurde oan de minister en de provinsje.

2. De reserve yn in jier mei net mear wêze as fiif persint fan de begrutting fan dat jier, of it moat sa wêze dat de minister en deputearre steaten mei-inoar in oar persintaazje fêststelle.

Artikel 25

1. It algemien bestjoer stelt regels fêst oangeande de organisaasje fan de finansjele administraasje en it behear fan de fermogenswearden fan Letterhoeke. Dy regels moatte goedkard wurde troch de minister en troch deputearre steaten.

2. By dy regels wurdt bepaald hokker amtners fan Letterhoeke it dwaan fan betellings op 'e noed hawwe en hokker amtners jild ynkassearje meie.

3. It algemien bestjoer stelt regels fêst oangeande de kontrôle op de finansjele administraasje en it behear fan de fermogenswearden. Dy regels moatte goedkard wurde troch de minister en troch deputearre steaten.

4. Haadstik XIV fan de Provinciewet is lyksa fan tapassing.

Artikel 26

De minister en deputearre steaten kinne mei-inoar neiere regels stelle oangeande it finansjeel en materieel behear, de ynrjochting fan de begrutting, it finansjeel ferslach, it jierferslach en de punten dêr't by de accountantskontrôle omtinken oan jûn wurde moat.

Haadstik XII. It argyf

Artikel 27

1. Neffens troch it algemien bestjoer fêst te stellen regels hat it deistich bestjoer de argyfbeskieden fan Letterhoeke op 'e noed.

2. De argyfbeskieden fan Letterhoeke dy't op grûn fan de Archiefwet 1995 oerbrocht wurde moatte, komme te berêsten yn in troch it algemien bestjoer as sadanich oanwiisd argyfbewarplak yn Ljouwert.

3. De direkteur hat it behear fan de argyfstikken dêr't yn it earste lid op doeld wurdt, op 'e noed.

Haadstik XIII. It tatreden, úttreden, wizigjen en opheffen

Artikel 28

1. It is mooglik en treed ta de regeling ta nei in ta dat doel ienriedich nommen beslút fan de minister, provinsjale steaten, deputearre steaten, it bestjoer fan de stifting en de bestjoersorganen of rjochtspersoanen dy't tatrede wolle. By dat beslút kinne betingsten steld wurde oan it tatreden.

2. It algemien bestjoer regelet de gefolgen fan it tatreden.

Artikel 29

1. It is mooglik en treed út de regeling nei in dêrta nommen beslút fan de minister, provinsjale steaten, deputearre steaten of it bestjoer fan de stifting. It úttreden bart op de earste dei fan it kalinderjier, dat folget op dat, dêr't troch de soarch fan it deistich bestjoer it úttreden yn bekend makke is yn de Nederlandse Staatscourant, mar net earder as 12 moannen nei it beslút dat dêrta nommen is.

2. It algemien bestjoer regelet de gefolgen fan it úttreden.

3. De kosten fan it úttreden komme foar rekken fan de úttredende partij.

Artikel 30

Dizze regeling kin wizige wurde by ienriedich beslút fan de minister, provinsjale steaten, deputearre steaten en it bestjoer fan de stifting.

Artikel 31

Oan dizze regeling kin in ein makke wurde by ienriedich beslút fan de minister, provinsjale steaten, deputearre steaten en it bestjoer fan de stifting. It algemien bestjoer regelet de gefolgen fan de opheffing en de likwidaasje. Yn it likwidaasjeplan wurdt foarsjoen yn de ferplichting fan de provinsje en de minister om alle rjochten en plichten fan it iepenbier lichem te ferpartsjen oer de dielnimmers op in yn it plan te bepalen wize.

Haadstik XIV. Slotbepalings

Artikel 32

Dizze regeling giet yn op de earste dei fan de kalindermoanne dy't folget op dy, dêr't de regeling yn ynskreaun is neffens artikel 26 fan de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 33

Dizze regeling wurdt oanhelle as: Regeling Letterhoeke.

Dizze regeling sil mei de taljochting pleatst wurde yn de Staatscourant.

De Steatssekretaris fan Underwiis, Kultuer en Wittenskippen,

C.H.J. van Leeuwen.

Provinsjale Steaten fan Fryslân,

de foarsitter

de griffier

Deputearre Steaten fan Fryslân,

de foarsitter

de griffier

It bestjoer faqn de Stifting FLMD,

de foarsitter

de griffier

Taljochting

Algemien

De steatssekretaris fan Underwiis, Kultuer en Wittenskippen, dr. F. van der Ploeg, hat yn syn brief fan 7 febrewaris 2000 oan de foarsitter fan de Twadde Keamer (Keamerstik 1999-2000, 26 591, nr. 13) oanjûn de gearwurking befoarderje te wollen tusken argiven ûnderinoar en fan argiven mei oare kulturele ynstellings. Konkreet stribbet er nei de foarming fan regionale histoaryske sintra, dêr't ûnder oare de ryksargiven yn opgeane en dy't in brede kultuerhistoaryske publyksfunksje ferfolje moatte.

De yntegraasje moat oan de efficiency en effektiviteit fan it behear fan it kultureel erfguod te'n goede komme. Oan 'e iene kant sil ien ynstelling - yn stee fan trije ôfsûnderlike ynstânsjes - ta in minder kostbre bedriuwsfiering liede, sadat middels frijkomme foar effektiver behear, oan 'e oare kant komme troch de yntegraasje de spesifike saakkundichheden dy't by de ûnderskate ynstânsjes oanwêzich binne, ek beskikber foar de partners. Op sa'n wize sil it publyk better tagong krije ta de kolleksjes en argiven en wurde de mooglikheden fergrutte om nije publyksgroepen yn 'e kunde te bringen mei de histoaryske ynformaasje út kolleksjes en argiven.

Yn de provinsje Fryslân is út ein set mei ferkennende petearen oer gearwurking tusken de Provinsjale en Buma Biblioteek fan Fryslân (PB), it Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum (flmd) en it Ryksargyf yn Fryslân (RA). Ek it Gemeenteargyf fan Ljouwert (hjoeddedei: Histoarysk Sintrum Ljouwert, HSL) wie behelle yn dy petearen.

Konstatearre waard, dat der perspektiven fol ûnthjit wiene om ta in fiergeande gearwurking te kommen. Dêrby waard tocht oan de foarming fan in provinsjaal ynstitút, dêr't de wichtichste Fryske kolleksjes op it mêd fan skiednis en letterkunde yn bondele wurde moatte soene.

De fierdere útwurking fan de foarnommen gearwurking is koördinearre troch in stjoergroep, dy't op 27 april 2000 yn it Provinsjehûs ynstallearre waard. Fan dy stjoergroep makken de hearen dr. A.J. Mulder, deputearre fan de Provinsje Fryslân, drs. Th.A.P. Bijvoet fan de direksje Media, Letteren en Biblioteken fan it Ministearje fan UKenW en drs. A.A.M. Brok, wethâlder fan de Gemeente Ljouwert diel út mei de dames drs. J.A.M. Krikhaar, projektlieder regionale histoaryske sintra fan it Ministearje fan UKenW, en J. van der Kloet, foarsitter fan it Bestjoer fan de stifting flmd.

Yn de twadde helte fan 2000 is troch de stjoergroep oan Deloitte & Touche opdracht jûn om neier te ûndersykjen hokker mooglikheden der wiene om ta fiergeande gearwurking te kommen, op hokker betingsten en yn hokker foarm dat dan it bêste kinne soe. Wylst it ûndersyk noch rûn, hat de Gemeente Ljouwert oanjûn, dat foar it HSL in fúzje ynearsten in brêge te fier wie.

De konklúzjes dy't dellein wiene yn it rapport fan Deloitte & Touche wiene foar de stjoergroep oanlieding om op 10 jannewaris 2001 de kedizende ynstânsjes fan de trije ynstellings te advisearjen om in fúzje fan de PB, it Ryksargyf en it flmd yn ien mienskiplike húsfesting oan de Bûterhoeke yn Ljouwert konkreet út te wurkjen. Op 8 maart 2002 hat de stjoergroep besletten om de kedizende ynstânsjes te advisearjen om de trije ynstellings fusearje te litten ta ien nije ynstelling yn de figuer fan in iepenbier lichem op grûn fan de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR).

Bestjoer en personiel

It bestjoer fan Letterhoeke sil neffens wat yn de WGR bepaald is, bestean út in algemien bestjoer, in deistich bestjoer en in foarsitter. De leden fan it algemien en it deistich bestjoer wurde beneamd troch de stifting en de oerheden dy't belutsen binne by de fúzje. De leden fan it deistich bestjoer wurde troch en út it algemien bestjoer oanwiisd. It tal leden, dat de partijen beneame, is keazen op grûn fan de finansjele en personele ynbring fan de partijen yn Letterhoeke It algemien bestjoer bestiet út sân leden, dêr't trije fan oanwiisd wurde troch de minister, trije troch de provinsje en ien troch de stifting. It deistich bestjoer bestiet út trije leden. By de oanwizing fan dy leden wurdt der om tocht, dat alle partners yn it deistich bestjoer fertsjintwurdige binne.

Njonken it algemien, it deistich bestjoer en de foarsitter hat Letterhoeke in tal personielsleden, ûnder wa in direkteur. De direkteur sil beneamd wurde, tydlik út it wurk set en ûntslein troch it algemien bestjoer, de oare personielsleden troch it deistich bestjoer dat dy taak lykwols ek mandatearje kin oan de direkteur. De rjochtsposysjeregeling fan de Provinsje Fryslân is op de direkteur en it fierdere personiel fan tapassing.

De direkteur skewielt it algemien bestjoer, it deistich bestjoer en de foarsitter as sekretaris. Hy is oanwêzich yn de gearkomsten fan algemien bestjoer en deistich bestjoer en hat dêr in advisearjende stim yn.

Algemiene oanwizigings, iepenbierens en ombudsman

Binnen de ryksoerheid wurdt gauris gebrûk makke fan `Algemene aanwijzingen voor de Rijksoverheid' dy't fêststeld wurde troch de minister-presidint. As foarbyld wurdt neamd de `aanwijzingen ten aanzien van markt en overheid'. Sokke oanwizings jilde ek foar de Ryksargyftsjinst en sadwaande ek foar de argyfbewarplakken yn de provinsje. Troch it ynstellen fan in iepenbier lichem as Letterhoeke binne sokke algemiene oanwizings net langer streekrjocht fan tapassing op dit ynstitút. Der binne lykwols gjin redenen, wêrom sokke oanwizings net mear jilde moatte soene as der in gearwurkingsferbân ta stân kommen is. Dêrom is der yn artikel 2, fyfde lid in mooglikheid iepene foar de minister yn `e mande mei de provinsje om sokke algemiene oanwizigings jaan te kinnen oan Letterhoeke. Partijen sille sa'n oanwizing jaan oer it tema merk en oerheid.

Yn dit ferbân wurdt noch opmurken, dat - nei it betinken fan de partijen - de Wet openbaarheid bestuur en de Wet nationale ombudsman fan tapassing binne op Letterhoeke.

Finansiering

De kosten foar Letterhoeke wurde droegen troch de minister en de provinsje (sjoch finansjele bylage* by dizze regeling).

It stjoeringsmodel

De dielnimmers yn it iepenbier lichem beneame elk foar oar in tal bestjoersleden. De minister, de provinsje en de stifting kinne de `eigen' bestjoersleden ûntslaan en hja kinne de `eigen' bestjoersleden oanwizigings jaan oer hoe't hja hannelje moatte soene yn it bestjoer. Ek kinne hja, lykas hjirfoar al te praat west hat, neffens artikel 2, fyfde lid, mei-inoar oanwizings jaan. De leden fan it bestjoer operearje `at arms length'. It bestjoer bliuwt lykwols sels ferantwurdlik foar de beslútfoarming. It nimt beslissings by mearheid fan stimmen. It bestjoer stelt it bestjoersreglemint fêst.

De direkteur hat de deistige lieding oer Letterhoeke.

De relaasje tusken direkteur en bestjoer is útwurke yn artikel 11,17 en 18.

De minister hâldt syn algemiene ferantwurdlikens oangeande it argyfwêzen. Syn spesifike ferantwurdlikheid foar `syn' argiven is, yn in iepenbier lichem op basis fan de WGR, yn gearwurking mei de oare partij(en) foarmjûn.

De minister kin likemin as de provinsje en it stiftingsbestjoer noch direkte ynfloed útoefenje op de beslútfoarming fan it bestjoer. De minister en de provinsje hawwe noch àl de folgjende foegen:

- It jaan fan algemiene oanwizings (artikel 2).

- It jaan fan ynstruksjes (oanwizings) oan `eigen' bestjoersleden (skaaimerk fan WGR).

- It ta ferantwurding roppen fan bestjoersleden (artikel 13).

- It ûntslaan fan leden fan it bestjoer (artikel 4).

- It fêststellen fan in finansjele bydrage (artikel 22).

- It goedkarren fan de jierbegrutting (artikel 20).

- It fêststellen fan (neiere) regels foar begrutting, finansjeel ferslach en jierferslach (artikels 25 en 26).

- It freegjen fan ynljochtings (artikels 12 en 13).

- It ûndersykjen fan de steat dêr't de argiven yn ferkeare (artikel 12).

Dêrnjonken moat Letterhoeke útsoarte foldwaan oan de easken dy't steld wurde yn de Archiefwet 1995 en it Archiefbesluit.

Begruttingssyklus

Yn ferbân mei de finansjele en beliedsmjittige belangen (en dêrmei de politike belangen) dy't de ûnderskate oerheden dy't dermei anneks binne, hawwe by Letterhoeke , is der foar keazen dy oerheden ynstruminten te jaan om de ynhâld fan de begrutting en it dêrby hearrende beliedsplan beynfloedzje te kinnen. Utgongspunt is de syklus fan fjouwer jier fan de kultuernota. Dy mearjierrebegrutting en it belieds- en aktiviteiteplan wurde dan ek yn oansluting op de syklus fan de kultuernota opsteld. Troch de soarch fan it deistich bestjoer wurde de mearjierrebegrutting en it belieds- en aktiviteiteplan yntsjinne by de minister en de provinsje. Op basis fan de mearjierrebegrutting en it belieds- en aktiviteiteplan wurde troch de minister en de provinsje mei Letterhoeke ôfspraken makke oangeande de resultaten. Letterhoeke tsjinnet ek alle jierren in begrutting yn mei in taljochting. Dy jierlikse begrutting mei taljochting moat troch de minister en de provinsje goedkard wurde. By de goedkarringsproseduere giet it derom oft genôch rekken hâlden is mei de ôfspraken dy't oangeande de resultaten makke wiene.

Alle jierren wurde belied en resultaten hifke oan de hân fan it finansjeel ferslach en it jierferslach fan Letterhoeke. Yn dy stikken wurdt yn alle gefallen it ferbân oanjûn mei de mearjierrebegrutting en de goedkarde jierlikse begrutting. Op basis fan it finansjeel ferslach en it jierferslach wurdt alle jieren de bydrage fêststeld.

It leit yn `e reden dat de ynhâld fan de mearjierrebegrutting, belieds- en aktiviteiteplan, de jierlikse begrutting, de jierlikse ferantwurding, de troch de wet stelde easken en de easken út de mienskiplike regelingen sekuer op inoar oanslute. Om it safier te krijen sil op grûn fan artikel 25 fan de regeling in hânboek finansjele ferantwurding fêststeld wurde, mei dêryn de easken en útgongspunten foar de begrutting en ferantwurding.

Taljochting by de artikels lâns

Artikel 1

Fan 'e kant fan it Ryk funksjonearret de Minister fan Underwiis, Kultuer en Wittenskipen as partij by de mienskiplike regling Letterhoeke.Hy hat ommers neffens artikel 23 fan de Archiefwet 1995 de soarch foar de argiven dy't berêste by de ryksargyfbewarplakken.

Artikel 2

Oer it generaal sil de soarch wat de ryksargiven oangiet, dat wol sizze de bestjoerlike ferantwurdlikheid foar de de útfiering fan de Archiefwet 1995, ek tenei by de minister berêste. Op praktyske grûnen wurde op dat begjinsel in tal útsûnderingen makke.

It iepenbier lichem Letterhoeke fiert yn haadsaak allinne dy taken út dy't opdroegen binne oan de behearder fan it argyfbewarplak, te witten it argyfwetlik behear fan de oerbrochte argiven. Dêrnjonken hat Letterhoeke as taak om dyjinge dy't de soarch dêrfoar draacht te advisearjen oangeande in tal argyfwetlike soarchtaken dy't hy ek tenei útoefenje sil.

Op grûn fan it tredde lid, sub c, kinne de minister of de provinsje ek oare taken opdrage, dy't ferbân hâlde mei de behertiging fan de belangen dêr't yn it twadde lid fan dit artikel op doeld wurdt. As foarbyld fan sa'n taak kin tocht wurde oan it meitsjen fan of it meiwurkjen oan in publikaasje dy't útbrocht wurdt, omdat de provinsje of de minister soks mei klam frege hat. It kin bygelyks gean oer histoarysk ûndersyk, dêr't de resultaten fan dellein wurde yn in publikaasje. Mei't dy ôfsûnderlik opdroegen taken net fuortfloeie út de taken, dêr't yn artikel 2, tredde lid op doeld wurdt, is Letterhoeke allinne hâlden om soks te dwaan as de opdrachtjouwer tagelyk ek genôch oanfoljende middels beskikber stelt (sjoch artikel 22, sânde lid).

Oan it momint dat Letterhoeke ynsteld waard, wie it ryksargyfbewarplak yn de provinsje Fryslân in part fan de ryksargyftsjinst. Dat bewarplak makke sadwaande mei alle oare ryksargyfbewarplakken organisatoarysk diel út fan in troch de ryksoerheid sintraal stjoerd netwurk, dêr't it ryksbelied oangeande it argyfbehear as fansels yn útfierd waard. Mei't Letterhoeke yn juridysk-organisatoaryske sin gjin diel mear útmakket fan de ryksargyftsjinst is der foar keazen om yn it fjirde lid mei klam fêst te lizzen, dat Letterhoeke it argyfwetlik behear mei útfiert op grûn fan it troch de minister en de provinsje fierde belied op it mêd fan it argyfbehear; it giet bygelyks om it belied fan de minister yn it ramt fan de kultuernota. Dat belied moat dan ek perfoarst de rjochtline wêze by it opstellen fan de mearjierrige en jierlikse beliedsplannen en begruttingsstikken.

Artikel 3

It wurdt net yn it belang fan de besikers achte as ôfbrek dien wurde soe oan de har sa njonkelytsen yn it hiele lân ûntwikkeljende unifoarmiteit op it mêd fan de tariven. Dêrom is der mei klam foar keazen en folgje de tariven, dy't troch, of út namme fan, de minister fêststeld binne foar de kosten dêr't yn de artikels 14 en 18 fan de Archiefwet 1995 op doeld wurdt.

Artikel 4

Dit artikel regelet de gearstalling fan it algemien bestjoer dat út sân leden bestiet. Mei it each op 'e kontinuïteit is de mooglikheid skepen om ek plakferfangende leden te beneamen.

Artikel 5

Yn dit artikel is fêstlein, dat it algemien bestjoer de direkteur oanstelt. It algemien bestjoer kin de direkteur beneame ta ryksargivaris as de direkteur alteast yn it besit is fan it diploma foar de argivistyk. As de direkteur net tagelyk ek ryksargivaris is, dan moat in oar (dy't wol yn it besit fan it diploma foar de argistyk is) as sadanich beneamd wurde.

Artikel 7

Dit artikel regelet de gearstalling fan it deistich bestjoer, dat troch en út it algemien bestjoer oanwiisd wurdt. It lidmaatskip is alsa keppele oan it lidmaatskip fan it algemien bestjoer.

Artikel 9

Utgongspunt is dat alle foegen takomme oan it algemien bestjoer, of it moat sa wêze, dat se mei klam opdroegen binne oan it deistich bestjoer of oan de foarsitter. Foar it deistich bestjoer is dat hjir útwurke.

Artikel 10

It tredde lid regelet de ûndertekening fan de stikken troch de foarsitter. Foar alle dúdlikens wurdt der hjir op wiisd, dat de measte stikken dy't fan it algemien of it deistich bestjoer útgeane as gefolch fan artikel 11, fjirde lid, boppedat de hantekening fan de sekretaris, cq. de direkteur krije.

Artikel 12 oant en mei 14

Yn dizze bepalingen giet it om de ynfolling fan de ferplichting fan efter inoar it bestjoer en de bestjoersleden om ynljochtings te jaan.

Mei it doel de ferantwurdlikens dy't de minister foar de steat fan de argiven hat, garandearje te kinnen, is opnommen, dat de minister dêr altyd tafersjoch op hâlde kin.

Artikel 17

De yn it twadde lid bedoelde foardracht foar in direkteur kin út mear as ien namme bestean. It is wenst, dat de ynstânsje dy't oer de beneaming te kedizen hat, him hâldt oan de folchoarder fan de foardracht.

Artikel 18

Ien fan de foardielen fan in mienskiplike regeling is dat dêrtroch ta in gelikense rjochtsposysje fan de meiwurkers kommen wurde kin. Yn de regeling is keazen foar it tapassen fan de rjochtsposysjeregeling fan de provinsje Fryslân.

Artikel 19 en 20

De kultuerbegrutting fan it ministearje fan Underwiis, Kultuer en Wittenskippen wurdt foar in wichtich part regearre troch it kultuernotatrajekt, dêr't de beskikbere begruttingsjilden fan it ryk yn taparte wurde oan de ûnderskate mêden fan kultuer foar tiidrekken fan fjouwer jier (útsoarte ûnder it foarbehâld dat de begruttingswetjouwer alle jierren mei dy foarnimmens ynstimt). Ek de finansiering fan de Ryksargyftsjinst dy't wer mei beskiedend is foar de finansiering fan Letterhoeke rint mei yn dat trajekt. De provinsje Fryslân wurket mei in soartgelikense systematyk. Mei it each dêrop is regele, dat Letterhoeke in mearjierrebegrutting en in belieds- en aktiviteiteplan foar meardere jierren opstelt. Op basis fan de mearjierrebegruttig en it belieds- en aktiviteiteplan foar meardere jierren meitsje de minister en de provinsje ôfspraken mei Letterhoeke oer de te beheljen resultaten.

It deistich bestjoer stelt ek in jierlikse begrutting mei taljochting op. Sa'n begrutting moat der wêze yn it ramt fan de WGR wetjouwing. Mei't de minister en de provinsje safolle mooglik oanslute wolle by de kultuernotasyklus is de mearjierrebegrutting útgongspunt en moat de jierlikse begrutting dêr op ôfstimd wurde.

Artikel 21

It kin barre dat de yntsjinne begrutting wizige wurde moat, omdat de ôfspraken oer de te beheljen resultaten dêr ûnfoldwaande yn ferdiskontearre binne of as gefolch fan wizige omstannichheden. Yn dat gefal moat de proseduere fan artikel 20 safolle as mooglik is, folge wurde.

Artikel 22

Yn artikel 22 lid 1 fan de Regeling Letterhoeke wurdt bepaald, dat de minister en de provinsje, op grûn fan in goedkarde begrutting in jierlikse bydrage jouwe om de regeling útfiere te kinnen.

De hichte fan de jierlikse bydrage (ynklusyf hierlêsten) fan de partners yn de regeling is fêstlein yn de bylage* by dizze regeling. Dêr wurdt ek yn steld, dat by wizige finansiering sa folle as mooglik is in relaasje lein wurde sil mei de taken dy't troch Letterhoeke útfierd wurde moatte.

Yn it twadde lid wurdt bepaald, dat de finansiering fan it iepenber lichem Letterhoeke bart ûnder foarbehâld fan foldwaande middels fan de kant fan de begruttingswetjouwer.

De bydrage begjint op it stuit dat de regling Letterhoeke begjint te wurkjen. As dat momint net gearfalt mei it begjin fan in kalinderjier, dan wurdt de bydrage nei evenredigens takend, mei yngong fan de earste dei fan de moanne dêr't de regeling yn ôfkundige wurdt.

It Ryk en de provinsje sille der de hyltyd noed fan stean dat boppeneamde bydragen eksplisyt opnommen wurde yn har respektive begruttings.

Oangeande de wize fan finansieren ferwize wy ek nei de boppeneamde bylage.

It sânde lid regelet, dat as in opdrachtjouwer in bysûndere opdracht jout (sjoch dêrfoar de taljochting op artikel 2) de kosten dêrfan droegen wurde troch de opdrachtjouwer.

Yn it achtste lid wurdt bepaald dat ôfspraken makke wurde moatte oer de ynbring fan fermogensbestândielen. Wat de fermogensbestândielen oanbelanget, dy't troch it Ryk oan Letterhoeke oerdroegen wurde, is de beliedsline `overdracht van vermogensbestanddelen' fan it ministearje fan Finânsjes fan tapassing. Dy beliedsline hâldt yn, dat der in ôfrekken komme moat oer de oerdroegen fermogensbestândielen.

Artikel 23

It finansjeel ferslach en it jierferslach tsjinje as basis foar it ôflizzen fan rekken en ferantwurding foar de minister en de provinsje oer. Dy stikken jouwe op syn minst in oersjoch fan ynkomsten en útjeften (eksploitaasjerekken), in balâns, mei dêrby in taljochting op beide stikken.

Foar de ynhâld fan dy stikken kin oansluting socht wurde by wat bepaald is yn de ôfdielings 1 oant en mei 6 fan titel 9 fan Boek 2 fan it Burgerlijk Wetboek. De ynrjochting fan de begrutting en fan it jierferslach binne op inoar ôfstimd. It finansjeel ferslach en it jierferslach wurde sawol op sekuerens as op rjochtmjittigens ûndersocht.

Artikel 25

De mooglikheid om regels te stellen oangeande it finansjeel behear en de ynrjochting fan de (mearjierre) begrutting, it jierferslach en it finansjeel ferslach en de punten fan omtinken foar de accountantskontrôle binne foar de provinsje likegoed as foar de minister fan belang om de wize dêr't Letterhoeke de opdroegen taak op behertiget, beoardielje te kinnen en mear yn it bysûnder om de resultaten dêr't yn artikel 19 op doeld wurdt, hifkje te kinnen. Boppedat kinne sokke regels fan belang wêze foar de yntinsiteit fan de accountantskontrôle. Om in oarderlik finansjeel behear garandearje te kinnen sille noch neiere regels steld wurde. Foar de begruttings en de ferantwurding sil in hânboek finansjele ferantwurding opsteld wurde om ynfolling te jaan oan dit artikel. Yn dat hânboek sil in relaasje lein wurde mei de easken út de wetjouwing, easken foar in goed finansjeel behear en de begrutting en ferantwurding.

Artikel 27

By dit artikel giet it om de argiven dy't troch Letterhoeke sels foarme wurde. De Archiefwet 1995 jout ommers de ferplichting om by in mienskiplike regeling in foarsjenning te treffen oangeande de soarch foar de argyfbeskieden dy't it ynstitút sels produsearret. Mei de bepaling dêr't it hjir oer giet, wurdt dy ferplichting neikommen.

Artikel 28

Sjoen it feit, dat it argyfwêzen yn Nederlân feroaret, wurdt de mooglikheid om ta te treden ta dizze regeling mei klam iepen hâlden foar oare partners dy't yn de provinsje Fryslân wurkje op it mêd fan it kultureel erfguod.

Artikel 32

It yn wurking treden is keppele oan de ynskriuwing yn it register dat deputearre steaten op grûn fan artikel 26 WGR byhâlde.

De Steatssekretaris fan Underwiis, Kultuer en Wittenskippen,

C.H.J. van Leeuwen.

Provinsjale Steaten fan Fryslân,

de foarsitter

de griffier

Deputearre Steaten fan Fryslân,

de foarsitter.

de griffier.

It bestjoer fan de Stifting F.L.M.D.,

de foarsitter.

de sekretaris.

* De bylage is hjir net opnommen.