Klachtenregeling rechtbank Leeuwarden

Artikel 1. Definitie

Onder het bestuur wordt in deze regeling verstaan: het bestuur van de rechtbank Leeuwarden.

Artikel 2. Klachtrecht

1. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop de rechtbank Leeuwarden zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen, bij het bestuur een klacht in te dienen.

Niet geklaagd kan worden over de inhoud en de motivering van een beslissing van een met rechtspraak belaste rechterlijke ambtenaar noch over de totstandkoming van een rechterlijke beslissing met inbegrip van de in dat kader genomen beslissingen van procedurele aard.

2. Een gedraging van een persoon, werkzaam bij de rechtbank Leeuwarden, wordt aangemerkt als een gedraging van de rechtbank Leeuwarden, voorzover deze gedraging aan de rechtbank Leeuwarden kan worden toegerekend.

3. Onder personen werkzaam bij de rechtbank Leeuwarden worden verstaan:

a. de met rechtspraak belaste rechterlijke ambtenaren die de rechtbank Leeuwarden vormen;

b. de leken/deskundigen-rechters, verbonden aan de rechtbank Leeuwarden;

c. de gerechtsauditeurs en de rechterlijke ambtenaren in opleiding die bij de rechtbank Leeuwarden werkzaam zijn;

d. de gerechtsambtenaren, die bij de rechtbank Leeuwarden werkzaam zijn, daaronder mede begrepen personen werkzaam bij een arrondissementale stafdienst ten behoeve van de rechtbank Leeuwarden;

e. de overige, niet onder de vorige letters begrepen, bij de rechtbank Leeuwarden werkzame personen.

4. De in het derde lid bedoelde personen kunnen alleen een klacht indienen voorzover zij partij of belanghebbende zijn in een bij de rechtbank Leeuwarden aanhangig geding, een partij of belanghebbende in een dergelijk geding vertegenwoordigen of bijstaan of daarin getuige of deskundige zijn.

5. Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk worden ingediend.

Artikel 3. Klaagschrift

1. Een klaagschrift moet worden ondertekend en ten minste bevatten:

a. de naam en het adres van de indiener;

b. de dagtekening;

c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging.

2. Klaagschriften, die niet gedagtekend zijn, worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst.

3. Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling.

4. Indien de klager minderjarig is, respectievelijk onder curatele is gesteld, moet de klacht worden ondertekend door de met het gezag beklede ouder of voogd, respectievelijk de curator.

Artikel 4. Afdoening in der minne

1. In iedere fase van de klachtbehandeling kan het bestuur nagaan of de klager door middel van een informele afhandeling van zijn klacht tevreden gesteld kan worden.

2. Zodra het bestuur naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling.

Artikel 5. Bijstand van klager

1. Een klager en degene op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft kunnen zich door een gemachtigde laten bijstaan of laten vertegenwoordigen.

2. Het bestuur kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

3. Het bestuur kan bijstand of vertegenwoordiging door een persoon, tegen wie ernstige bezwaren bestaan, weigeren.

4. Het derde lid is niet van toepassing ten aanzien van advocaten en procureurs.

Artikel 6. Ontvangstbevestiging; door- en toezending en administratie

1. Het bestuur bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk onder mededeling van de datum van ontvangst van het klaagschrift en onder toezending van een afschrift van deze regeling.

2. Het bestuur zendt een klaagschrift tot behandeling waarvan kennelijk een andere instantie bevoegd is, onverwijld naar die instantie door onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de indiener.

3. Het bestuur zendt een klaagschrift dat niet voor hem bestemd is en dat ook niet wordt doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug naar de indiener.

4. Het bestuur zendt een afschrift van het klaagschrift en de daarbij meegezonden stukken aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

5. Het bestuur kan besluiten het klaagschrift dat niet aan artikel 3, eerste, derde lid of vierde lid voldoet, niet te behandelen, mits de indiener in de gelegenheid is gesteld het klaagschrift binnen een door het bestuur te stellen termijn aan te vullen.

6. Het bestuur registreert en administreert binnengekomen klaagschriften en zorgt voor een goede voortgangscontrole.

Artikel 7. Geen verplichting tot klachtbehandeling

1. Het bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:

a. waarover door de klager reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgedaan;

b. die langer dan zes maanden voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

c. waartegen de klager bezwaar als bedoeld in artikel 1:5, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht kan of had kunnen maken;

d. waartegen de klager beroep als bedoeld in artikel 1:5, derde lid van de Algemene wet bestuursrecht kan of had kunnen instellen;

e. die anderszins door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie kon of had kunnen worden onderworpen;

f. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

2. Het bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het bestuur de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis.

Artikel 8. Gelegenheid tot horen

1. Het bestuur stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.

2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

3. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 9. Behandeling en beslissing

1. Het bestuur handelt de klacht binnen zes weken of, indien aan het bepaalde in artikel 11, eerste lid toepassing wordt gegeven, binnen tien weken na de ontvangst van het klaagschrift af.

2. Het bestuur kan de behandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

3. Wanneer de klacht een lid van het bestuur betreft, neemt dit lid niet aan de behandeling van de klacht deel.

Artikel 10. Afdoening

1. Het bestuur stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

2. Indien vervolgens nog een klacht kan worden ingediend bij een persoon of college, aangewezen om klachten over degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft te behandelen, wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt.

Artikel 11 Klachtadviescommissie

1. Het bestuur kan een klachtadviescommissie met de advisering over een klacht belasten. In dat geval zijn de artikelen 12 en 13 van toepassing.

2. Het bestuur benoemt de voorzitter, de secretaris en de overige leden van de klachtadviescommissie, alsmede hun plaatsvervangers.

3. Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, maakt geen deel uit van de klachtadviescommissie.

4. Het bestuur kan de klachtadviescommissie alleen algemene aanwijzingen geven.

Artikel 12

1. Zodra het bestuur besluit de klachtadviescommissie in te schakelen deelt het bestuur degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, alsmede de klager, mee dat een klachtadviescommissie met de advisering over de klacht is belast.

2. Het horen geschiedt door de klachtadviescommissie.

3. De klachtadviescommissie kan het horen aan de voorzitter of een lid opdragen.

4. De klachtadviescommissie beslist over de toepassing van artikel 8, tweede lid.

5. De klachtadviescommissie zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, aan het bestuur.

6. Het rapport bevat het verslag van het horen.

Artikel 13

Indien de conclusies van het bestuur afwijken van het advies van de klachtadviescommissie, wordt in die conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving, bedoeld in artikel 10, eerste lid.

Artikel 14

Het bestuur van de rechtbank Leeuwarden draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd.

Artikel 15 Overgangsbepaling

1. Een klacht die na 31 maart 2001 is ingediend wordt, ook als de gedraging waarop zij betrekking heeft vóór 1 april 2001 heeft plaatsgevonden, met inachtneming van deze regeling behandeld.

2. Een klacht die vóór 1 april 2001 is ingediend en voor dat tijdstip nog niet is afgehandeld, wordt afgehandeld op de wijze zoals dat vóór 1 april 2001 zou zijn geschied.

Artikel 16 Citeertitel, bekendmaking en inwerkingtreding

1. Deze regeling kan worden aangehaald als klachtenregeling van de rechtbank Leeuwarden.

2. Zij wordt gepubliceerd in de Staatscourant en treedt in werking met ingang van 1 juli 2001.

Aldus vastgesteld
Leeuwarden, 1 juli 2001.

Toelichting

1. Werkingsomvang

1.1. De werkingsomvang van de klachtenregeling wordt bepaald door artikel 2 juncto artikel 7.

Geklaagd kan worden over gedragingen jegens klager binnen de organisatie waarvoor het bestuur verantwoordelijk is. Daaronder kan ook het functioneren van de organisatie van het gerecht in het algemeen worden begrepen, ook al is de gedraging niet (zonder meer) te herleiden tot een concrete gedraging van een bepaald persoon. Zo kan geklaagd worden, om een paar voorbeelden te noemen, over de slechte bereikbaarheid van het gerechtsgebouw, het te laat reageren op brieven en de slechte toegankelijkheid van de zittingzaal.

Daarnaast kan geklaagd worden over de bejegening van klager door personen, werkzaam in of bij de rechtbank Leeuwarden. Artikel 7, lid 2 biedt de grondslag om niet in te gaan op kennelijk lichtvaardige klachten.

1.2. Rechterlijke beslissingen, waaronder begrepen die van procedurele (procesrechtelijke) aard, welke de rechter tijdens of buiten een terechtzitting neemt, vallen buiten het bereik van deze regeling.

Te denken valt hier aan kwesties als ordemaatregelen ter zitting (bijv. het ontnemen van het woord aan een verdachte of procespartij of het verbieden dat gefilmd wordt e.d.) en beslissingen buiten de zitting zoals het - ondanks protest van een partij - toch door laten gaan van een zitting.

1.3. Wanneer zich een omstandigheid voordoet die aanleiding tot wraking geeft of had kunnen geven, dan kan geen klacht worden ingediend, maar dient van de daarvoor gegeven wettelijke voorziening gebruik gemaakt te worden (artikel 7, eerste lid, onder e).

De mogelijkheid van een disciplinaire maatregel staat aan het indienen van een klacht niet in de weg. Dit geldt ook voor de klachtprocedure bij de procureur-generaal bij de hoge raad (artikel 14a en volgende Wet op de rechterlijke organisatie). Tenslotte, ook al kan een actie uit onrechtmatige daad worden ingesteld, dan belet deze omstandigheid niet dat een klacht wordt ingediend.

2. Personen over wier gedrag geklaagd kan worden

Deze groep wordt omschreven in artikel 2 lid 3. Geklaagd kan worden over gedragingen van personen waarvoor het bestuur verantwoordelijk kan worden gesteld. Daaronder zijn volgens deze regeling ook begrepen de president van het gerecht, de coördinerend kantonrechter, de directeur van het gerecht en de directeur van de arrondissementale stafdienst. Tot de onder 2 lid 3 onder e, vermelde personen worden gerekend gedetacheerden, uitzendkrachten en stagiaires. Buiten de regeling vallen gedragingen van gerechtsdeurwaarders en gerechtstolken, die optreden bij de rechtbank Leeuwarden.

3. De klacht en de behandeling daarvan

3.1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de wijze van afhandeling van de klacht. Het kan, indien de klacht daartoe aanleiding geeft, de klachtadviescommissie (artikelen 11 t/m 13) inschakelen. De beslissing om de klachtadviescommissie in te schakelen kan genomen worden op het moment dat de klacht ontvangen is of op een later tijdstip.

3.2. Een mondelinge klacht valt buiten deze regeling.

3.3. Informele afdoening van de schriftelijke klacht naar tevredenheid van de klager blijft, zoals in artikel 4 is opgenomen, steeds mogelijk tot op het moment dat het bestuur formeel op de klacht heeft beslist. Klager moet uiteraard hebben ingestemd met deze informele afdoening.

3.4. De formulering van artikel 7 lid 1 aanhef maakt duidelijk dat het bestuur in voorkomend geval kan afwijken van de bepalingen genoemd in a t/m f. Dit is in overeenstemming met de laagdrempeligheid van deze regeling.

3.5. De regeling laat de mogelijkheid open dat de klager en degene over wie geklaagd wordt buiten elkaars aanwezigheid worden gehoord. Indien het bestuur of de klachtadviescommissie derden wensen te horen, dan zal in voorkomend geval rekening moeten worden gehouden met de geheimhoudingsverplichting waartoe artikel 28a Wet op de rechterlijke organisatie de in dat artikel bedoelde personen verplicht.

3.6. In een aantal gevallen is het mogelijk om een klacht opnieuw ter beoordeling voor te leggen aan een persoon of een college buiten de organisatie van de rechtbank Leeuwarden. Deze beoordeling draagt echter niet het karakter van een hoger beroep, omdat niet de beslissing op de klacht door het bestuur van de rechtbank Leeuwarden maar de klacht zelf opnieuw wordt onderzocht.

4. Overgangsbepaling

Onder de in artikel 15 lid 2 bedoelde klacht wordt ook begrepen de klacht, die de procureur-generaal bij de hoge raad tot onderzoek, behandeling en afdoening naar de president van de rechtbank Leeuwarden heeft gezonden.

Achtergrond totstandkoming klachtenregeling

Tot voor kort bestond er binnen de gerechten geen uniforme regeling voor de afhandeling van klachten. In het kader van de verbetering van de kwaliteit van het dienstbetoon aan het publiek en de verbetering van de kwaliteit van de organisatie van de gerechten werd de opstelling van een uniform model klachtenregeling wenselijk geacht.

De Adviescommissie Toerusting en Organisatie Zittende Magistratuur (Commissie Leemhuis) overwoog destijds in zijn rapport van januari 1998 dat een adequate klachtvoorziening een belangrijk middel was om de openheid van een organisatie duidelijk te maken en om de kwaliteit te bewaken. Tegen de achtergrond van de invoering van integraal management achtte zij het noodzakelijk dat er per gerecht één klachtbehandelende instantie kwam die zowel klachten zou behandelen die gericht waren tegen gedragingen van leden van de rechterlijke macht als klachten die het ondersteunende personeel betroffen.

In december 1998 heeft het kabinet zijn goedkeuring gehecht aan de nota rechtspraak in de 21e eeuw, een contourennota van de minister en de staatssecretaris van justitie, waarin eveneens is gewezen op het belang van een op hoofdstuk 9 van de Awb gebaseerde interne klachtenregeling. Een en ander is aanleiding geweest om de interne klachtenregeling in het PVRO-programma op te nemen. Er werd een zelfstandig project gemaakt van de doelstelling; er werd een projectteam samengesteld, bestaande uit een projectleider, een projectsecretaris, en vijf teamleden die zodanig werden gekozen dat daarin de rechtbanken, de gerechtshoven, het OM, de kantongerechten en de DGB's/ directeuren stafdiensten vertegenwoordigd waren.

Het team kreeg in de opdracht een modelregeling op te stellen en heeft die opdracht vervolgens uitgevoerd.

De regeling is gebaseerd op hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Deze wet is op grond van art.1:1 lid 1 sub c Awb weliswaar niet van toepassing op organen met rechtspraak belast, maar volgens artikel 2.2.2.4 lid 3 van het wetsvoorstel Wet organisatie en bestuur gerechten zal afdeling 9:2 van de Awb van overeenkomstige toepassing zijn.

De tekst van de modelregeling werd op 11 december 2000 in de presidentenvergadering goedgekeurd. Per 1 april 2001 is de modelregeling in nagenoeg alle gerechten ingevoerd.