Circulaire inzake wijziging Regeling periodieke audit GBA

20 juni 2002

BPR2002/U75637

DGOB/BPR

Aan: Het college van burgemeester en wethouders

i.a.a.: Hoofd Burgerzaken

Onderwerp: wijziging in de Regeling periodieke audit GBA

Doelstelling: Verzoek om medewerking

Juridische grondslag: artikel 120 Wet GBA, artikel 53a tot en met 53d van het Besluit GBA en de Regeling periodieke audit GBA

Relaties met andere circulaires: geen

Ingangsdatum: 1 juli 2002

Geldig tot: n.v.t.

1. Inleiding

Vanaf 1 juli 2002 gaat de nieuwe driejaarlijkse GBA audit cyclus van start.

Dit tijdstip is een natuurlijk moment om wijzigingen door te voeren in de procedure voor de GBA audit teneinde deze optimaliseren. Deze wijzigingen vloeien onder meer voort uit de evaluatie van de praktijkervaring. Gemeenten, auditinstellingen en de NVVB zijn betrokken geweest bij de totstandkoming van onderstaande wijzigingen.

Deze circulaire vraagt uw aandacht voor de wijzigingen van de Regeling periodieke audit GBA. Daarnaast is een nieuwe verdelingslijst bijgevoegd, wordt aandacht besteed aan de nieuwe auditnormen en een procedure rond interpretatie van wet- en regelgeving.

2. Wijziging van de Regeling periodieke audit GBA

Hieronder wordt een toelichting gegeven op een aantal wijzigingen van de Regeling periodieke audit GBA.

• Bij het inhoudelijke deel van de audit, dient de auditee, nadat zij de A-nummers van de niet-selecte getrokken persoonslijsten van de auditor hebben ontvangen, de betreffende persoonslijsten binnen een werkweek aan de auditor beschikbaar te stellen.

• Bij de niet-selecte steekproef zal de controle niet meer plaatsvinden aan de hand van de brondocumenten uit het paspoortdossier.

• De auditinstelling heeft op grond van de nieuwe Regeling de plicht om aan de auditee aanbevelingen te doen en maatregelen voor te stellen om de geconstateerde afwijkingen en tekortkomingen te verbeteren. Mede in verband hiermee wordt de auditvergoeding met € 1100,- verhoogd.

• De auditee heeft de verplichting om desgevraagd aan de auditinstelling een afschrift van de managementsamenvatting van de voorgaande audit(s) ter beschikking te stellen. Teneinde aan deze verplichting te kunnen voldoen, is in de nieuwe Regeling opgenomen dat de auditee de management-samenvatting zeven jaar dient te bewaren.

• In de nieuwe Regeling zijn termijnen opgenomen ten aanzien van het moment dat de auditrapportage opgeleverd dient te worden. De wijziging houdt in dat een concept van de auditrapportage uiterlijk twee maanden nadat met de uitvoering van de audit is begonnen, aan de auditee moet worden voorgelegd. De auditrapportage dient vervolgens uiterlijk binnen twee maanden nadat het concept aan de gemeente is voorgelegd, definitief te worden vastgesteld door de auditinstelling. Nadat deze is vastgesteld gaat de termijn van een jaar lopen waarbinnen een eventuele heraudit dient plaats te vinden.

Ten aanzien van enkele artikelen zijn redactionele wijzigingen aangebracht teneinde de formulering te verduidelijken.

3. Aanscherping auditnorm

Op een tweetal punten is de huidige Regeling aangescherpt daar waar het normen van de GBA audit aangaat. Het betreft de vragenlijst voor het procesmatige deel van de audit. Op de eerste plaats heeft het onderdeel beveiliging op sommige punten een verplichtend karakter gekregen. Onder de oude Regeling kon dit onderdeel niet tot een heraudit leiden. Daarnaast worden voor het onderdeel beveiliging alsmede de onderdelen back-up, herstel en uitwijk het bestaan en de werking van bepaalde procedures en maatregelen getoetst.

4. Verdelingslijst gemeenten

De huidige verdeling van gemeenten omvat zes tijdvakken van elk zes maanden. Elke gemeente laat de GBA-audit uitvoeren binnen het vastgestelde tijdvak. De vrijheid die gemeenten op dit moment hebben resulteert erin dat in de praktijk een groot aantal gemeenten de GBA-audit aan het eind van het aangewezen tijdvak, namelijk in de maanden mei/juni en november/december laat afnemen. Hierdoor ontstaan een toenemend aantal plannings- en uitvoeringsproblemen bij de audit-instellingen en het agentschap BPR. Besloten is om het besluit van 15 februari 2001 met kenmerk BPR2001/N55876, gepubliceerd in de Staatscourant 2001, nr. 45, in te trekken en een nieuwe verdelingslijst vast te stellen. Deze verdelingslijst zal tegelijk met de wijziging van de Regeling periodieke audit GBA per 1 juli a.s. in werking treden.

In de nieuwe systematiek worden gemeenten per kwartaal ingedeeld. Om een goede overgang mogelijk te maken vindt indeling van gemeenten op basis van de nieuwe verdelingslijst pas plaats met ingang van het vierde kwartaal van 2002. De nieuwe verdelingslijst is als bijlage bij deze circulaire gevoegd.

5. Procedure `Onduidelijkheid over wet- en regelgeving'

De GBA-audit is vaak de aanleiding voor interpretatiegeschillen over wet- en regelgeving tusen de auditinstelling en de auditee. Voor uitleg over wet- en regelgeving kunnen beide partijen bij BPR terecht. BPR laat zich in dit soort gevallen - wanneer zij het noodzakelijk acht - bijstaan door materiedeskundigen.

Wanneer gemeenten en auditinstellingen een geschil hebben over de audit, dan kan dit geschil slechts betrekking hebben op een vermeende onjuiste uitvoering van de audit. Auditinstellingen hebben voor een dergelijk geschil een klachtenregeling. Indien er een geschil blijft bestaan over de uitvoering van de audit, dan kan dit geschil worden voorgelegd aan het agentschap BPR. Zij zal hierin dan een soort van `scheidsrechtersrol' op zich nemen.

6. Overige aandachtspunten

Het wijzigingsbesluit wordt als bijlage gevoegd bij deze circulaire. Deze tekst alsmede de integrale tekst van de Regeling periodieke audit GBA kunt u ook vinden op de website van het agentschap BPR (www.bprbzk.nl).

Indien u nog vragen heeft over de inhoud van deze circulaire kunt u contact opnemen met de Infodesk van het agentschap BPR: telefoonnummer 070 - 36 22 435.

De Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid.R.H.L.M. van Boxtel.

Bijlage bij circulaire met kenmerk BPR2002/U75637

Verdeling van gemeenten ten behoeve van de GBA-audit