Regeling vergoeding dienstautogebruik

28 mei 2002

AD2002/U73655

Directie Personeelsmanagement Rijksdienst

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. ambtenaar: degene die is aangesteld op grond van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, het Ambtenarenreglement Staten-Generaal en het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken;

b. dienstauto: een door de werkgever ter beschikking gestelde auto;

c. woon-werkverkeer: het op ten minste 60 dagen per kalenderjaar binnen een tijdsbestek van 24 uur heen en weer reizen tussen de woning of de verblijfplaats en dezelfde arbeidsplaats;

d. arbeidsplaats: de plaats (adres, gebouw, gebouwencomplex, rayon) waar of van waaruit de ambtenaar zijn werkzaamheden verricht.

Artikel 2

Aan de ambtenaar die:

- voor de uitoefening van zijn functie verplicht is voor het woon-werkverkeer gebruik te maken van een dienstauto of

- een uitdrukkelijke opdracht heeft om voor het woon-werkverkeer gebruik te maken van een dienstauto of

- uit hoofde van zijn functie voor het woon-werkverkeer gebruik maakt van een dienstauto met chauffeur

en die als gevolg van de toepassing van de fiscale wetgeving ter zake van dat gebruik financieel nadeel ondervindt wordt jaarlijks een schadeloosstelling toegekend overeenkomstig het bepaalde bij artikel 3.

Artikel 3

1. De schadeloosstelling wordt berekend aan de hand van de formule:

C x V% x T% x 100 / (100 - T) = S

In deze formule is:

C de catalogusprijs van de dienstauto (inclusief omzetbelasting en belasting van personenauto's en motorrijwielen);

V% het van toepassing zijnde percentage op grond van artikel 3.145 van de Wet inkomstenbelasting 2001. Bij het bepalen van de factor V% dienen de kilometers die (mede) in het persoonlijk belang zijn verreden buiten beschouwing te blijven;

T% het van toepassing zijnde percentage volgens de loonbelastingtabel voor bijzondere beloningen als bedoeld in artikel 26 van de Wet op de loonbelasting 1964;

S het bedrag van de jaarlijkse schadeloosstelling.

2. Indien door meer dan een ambtenaar individueel gebruik wordt gemaakt van dezelfde dienstauto wordt voor de berekening van de schadeloosstelling de in het eerste lid genoemde factor V% voor elke ambtenaar afzonderlijk vastgesteld naar rato van het aantal verreden woon-werkkilometers. V% van alle ambtenaren tezamen is ten hoogste gelijk aan het maximum percentage genoemd in artikel 3.145 van de Wet inkomstenbelasting 2001.

3. Indien een ambtenaar voor het woon-werkverkeer gebruik maakt van meer dan een dienstauto wordt de bij de berekening van de schadeloosstelling uitgegaan van het gewogen gemiddelde van de catalogusprijzen van de gebruikte dienstauto's.

4. De schadeloosstelling wordt jaarlijks na afloop van het kalenderjaar toegekend.

Artikel 4

1. Met ingang van het jaar 2003 kan op verzoek van de ambtenaar de schadeloosstelling maandelijks bij wijze van voorschot worden uitbetaald.

2. Indien de schadeloosstelling maandelijks bij wijze van voorschot wordt uitbetaald bedraagt het voorschot 1/12 gedeelte van de jaarlijkse schadeloosstelling.

3. Bij de berekening van het maandelijkse voorschot op de schadeloosstelling dient te worden uitgegaan van het heffingspercentage volgens de loonbelastingtabel voor bijzondere beloningen als bedoeld in artikel 26 van de Wet op de loonbelasting 1964 dat van toepassing is op 1 januari van het kalenderjaar waarop de schadeloosstelling betrekking heeft.

4. Als na vaststelling van de jaarlijkse schadeloosstelling blijkt dat er te veel of te weinig aan voorschotten is uitbetaald zullen de te veel of te weinig uitbetaalde bedragen worden verrekend met het salaris over de maand volgende op die waarin de schadeloosstelling is vastgesteld.

Artikel 5

1. De ambtenaar is verplicht alle met de dienstauto gemaakte reizen en de daarbij afgelegde kilometers te registreren. Het ontbreken van een dergelijke registratie kan er toe leiden dat geen schadeloosstelling wordt toegekend.

2. De door de ambtenaar geregistreerde gegevens worden opgenomen in een door de werkgever bij te houden kilometeradministratie.

3. Na afloop van elk kalenderjaar wordt op basis van de per ambtenaar bijgehouden kilometeradministratie de jaarlijkse schadeloosstelling berekend.

Artikel 6

Aan de ambtenaar, die in de periode van 1 januari 2002 tot de datum waarop deze regeling in werking treedt voor het woon-werkverkeer gebruik heeft gemaakt van een dienstauto en van wie buiten zijn schuld of toedoen achteraf niet kan worden vastgesteld of aan dat gebruik een uitdrukkelijke dienstopdracht ten grondslag heeft gelegen, kan een schadeloosstelling worden toegekend.

Artikel 7

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2002.

Artikel 8

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling vergoeding dienstautogebruik.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,voor deze:
de directeur-generaal Management en Personeelsbeleid,
M.J. van Rijn.

Toelichting

Algemeen

Het privé-gebruik van een dienstauto kan fiscale gevolgen hebben. Indien op jaarbasis meer dan 500 kilometer voor privé-doeleinden wordt gereisd, leidt dit tot een bijtelling bij het inkomen. De hoogte van deze bijtelling is afhankelijk van het aantal privé-kilometers en de catalogusprijs (inclusief omzetbelasting en belasting van personenauto's en motorrijwielen) van de dienstauto. De bijtelling voor een personenauto bedraagt maximaal 25% van de catalogusprijs. Dit jaar is dat percentage van toepassing als meer dan 8000 privé-kilometers worden verreden. Op de bijtelling komt in mindering een eventueel door de werknemer betaalde vergoeding voor het privé-gebruik van de dienstauto.

Tot 1 januari 2002 had het gebruik van de dienstauto voor het woon-werkverkeer geen fiscale gevolgen. Het Belastingplan 2002-III, Natuur, milieu en vervoer heeft daarin echter verandering gebracht. Vanaf genoemde datum wordt een deel van de met de dienstauto afgelegde woon-werkkilometers ook als privé-kilometers beschouwd. Bepalend daarbij is de enkele reisafstand van de woning naar het werk. Voor een enkele reisafstand woning-werk tot 10 kilometer geldt dat alle woon-werkkilometers als privé-kilometers worden aangemerkt. Als de enkele reisafstand woning-werk meer bedraagt dan 30 kilometer wordt het meerdere als privé aangemerkt. Is de woon-werkafstand meer dan 10 kilometer maar niet meer dan 30 kilometer dan blijven de woon-werkkilometers buiten beschouwing. Indien aan de fiscale voorwaarden met betrekking tot carpooling wordt voldaan en de dienstauto wordt gebruikt als carpoolauto dan blijven de carpoolkilometers buiten beschouwing. Ook in het geval waarin sprake is van het verrichten van wachtdiensten (piketdiensten) kunnen de met de dienstauto ter zake van die diensten verreden kilometers buiten beschouwing blijven als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

- de werknemer heeft geen invloed op de keuze van de aangeschafte auto;

- de werknemer beschikt privé over een auto die voor privé-gebruik evenzeer of meer geschikt is dan de auto van de zaak;

- de werknemer is verplicht tijdens de wachtdienst binnen een redelijke afstand van zijn woonplaats te blijven;

- het aantal kilometers dat tijdens de wachtdienst wordt gereden en het aantal en de plaats van de werkzaamheden waarvoor de werknemer is opgeroepen worden bijgehouden.

In verband met de inkomenseffecten van het aanmerken van woon-werkkilometers als privé-kilometers is besloten tot een gefaseerde invoering van deze maatregel. Deze zgn. ingroeiregeling ziet er als volgt uit.

In 2002 en 2003 wordt van de woon-werkkilometers maximaal 5500 km, respectievelijk maximaal 8500 km als privé aangemerkt. Hierdoor wordt de fiscale bijtelling voor de werknemer die minder dan 500 km `gewone' privé-kilometers met de dienstauto aflegt, geleidelijk opgebouwd van maximaal 15% in 2002, via maximaal 20% in 2003 tot maximaal 25% in 2004.

In verband met het vorenstaande geldt voor de kalenderjaren 2002 en 2003 de volgende staffel.

Voorbeeld

Een werknemer heeft met een dienstauto 400 kilometer voor persoonlijke doeleinden gereden. Daarnaast heeft hij met die auto in opdracht van de werkgever 17.600 woon-werkkilometers gereden die meetellen voor de fiscale bijtelling. De catalogusprijs van de dienstauto is € 25.000.

In 2002 wordt 1/3 van 17.600 kilometer, doch maximaal 5.500 kilometer meegenomen voor het vaststellen van het bijtelpercentage. Het totaal aantal kilometers dat in dat jaar voor een bijtelling in aanmerking komt is derhalve 5.900 (5500 + 400). Dit levert een bijtelling op van € 3.750 (15% van € 25.000).

In 2003 wordt 2/3 van 17.600, doch maximaal 8.500 kilometer meegenomen voor het vaststellen van het bijtelpercentage. Het totaal aantal kilometers dat in dat jaar voor een bijtelling in aanmerking komt is derhalve 8.900 (8500 + 400). Dit leidt tot een bijtelling van € 5.000 (20% van € 25.000).

In 2004 en volgende jaren wordt het aantal woon-werkkilometers volledig meegenomen, zodat voor het bijtelpercentage wordt uitgegaan 18.000 kilometer (17.600 + 400). Dit betekent een bijtelling van € 6.250 (25% van € 25.000).

Voor bestelauto's die niet uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor goederenvervoer, maar waarvan het gebruik voor privé-doeleinden door de aard of inrichting wel is beperkt, geldt met ingang van 1 januari 2002 in beginsel een bijtelling van 10%. Het gebruik voor privé-doeleinden van een bestelauto wordt geacht door aard of inrichting ervan te zijn beperkt, tenzij:

a. de bestelauto zitruimte achter de bestuurder heeft;

b. het gebruik van de bestelauto niet voortvloeit uit de aard van de werkzaamheden van de belastingplichtige;

c. de bestelauto niet is ingericht of niet dient voor het vervoeren van goederen;

d. de bestelauto naast het woon-werkverkeer meer dan 10.000 kilometer voor privé-doeleinden wordt gebruikt, of

e. de belastingplichtige niet beschikt over een verklaring van de inhoudingsplichtige waaruit blijkt dat geen van de in de onderdelen a tot en met d genoemde situaties zich voordoet.

Als een van de onder a tot en met e genoemde situaties zich voordoet, geldt niet de 10%-regeling, maar het hiervoor beschreven regime voor personenauto's.

Voor bestelauto's die kwalificeren voor de 10%-regeling kan worden volstaan met een bijtelling van 2,5% indien deze bestelauto's naast het woon-werkverkeer niet voor privé-doeleinden worden gebruikt. Bij de berekening van de fiscale bijtelling voor bestelauto's die kwalificeren voor de 2,5%-regeling wordt de catalogusprijs tot een maximum van € 18.000 in aanmerking genomen, zodat de bijtelling voor deze bestelauto's nooit hoger kan uitkomen dan € 450 per jaar. Voor bestelauto's die kwalificeren voor de 2,5%-regeling kan de bijtelling op verzoek van de werkgever worden aangemerkt als een tegen het enkelvoudige tarief bij de werkgever te belasten eindheffingsbestanddeel. In dat geval bedragen de lasten voor de werkgever ca. maximaal € 225 per jaar per bestelauto.

Gebleken is dat de hiervoor beschreven belastingmaatregel in een aantal situaties tot ongewenste inkomenseffecten leidt. Het gaat daarbij vooral om ambtenaren die voor de uitoefening van hun functie verplicht zijn voor het woon-werkverkeer gebruik te maken van een dienstauto en ambtenaren die een uitdrukkelijke dienstopdracht hebben om de dienstauto voor het woon-werkverkeer te gebruiken. Deze ambtenaren krijgen buiten hun toedoen met ingang van 1 januari 2002 te maken met een (soms aanzienlijke) inkomensachteruitgang. In verband daarmee is besloten om voor die ambtenaren een voorziening te treffen die de financiële gevolgen van de meergenoemde belastingmaatregel met betrekking tot het gebruik van dienstauto's compenseert. Bij het vaststellen van deze regeling heeft als uitgangspunt gegolden dat het in beginsel niet de taak van de werkgever is om fiscale maatregelen die de werknemer treffen te repareren, doch dat de situatie waarin de functie daartoe verplicht of de uitvoering van een dienstopdracht dit veroorzaakt hierop een uitzondering vormt. Dit betekent dat het vorenstaande geen aanleiding geeft het standpunt met betrekking tot brutering van de kilometervergoeding voor het gebruik van de privé-auto voor dienstreizen die in het belang van de dienst plaatsvinden te herzien. De ambtenaar kan immers niet worden gedwongen om zijn privé-auto in te zetten, zodat wel sprake kan zijn van een dienstbelang, maar nimmer van een uit de functie voortvloeiende verplichting of een dienstopdracht.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Voor het begrip woon-werkverkeer is aangesloten bij hetgeen de fiscale wetgever daaronder verstaat. Woon-werkkilometers zijn de kilometers die volgens de regels van het reiskostenforfait als zodanig worden aangemerkt. Het reiskostenforfait is van toepassing als in een kalenderjaar op 60 dagen of meer binnen een tijdsbestek van 24 uur tussen de woning en dezelfde arbeidsplaats heen en weer wordt gereisd. Dit betekent dat in voorkomend geval ook dienstreizen tot het woon-werkverkeer kunnen worden gerekend. Het begrip arbeidsplaats is eveneens ontleend aan de fiscale regelgeving. Ook als er slechts gedurende zeer korte tijd op een bepaalde plek werkzaamheden worden verricht is er in fiscale zin al sprake van het reizen naar een arbeidsplaats. Voor meer informatie over het reiskostenforfait wordt verwezen naar de Belastingdienst.

Artikel 2

Indien de dienstauto (mede) in het belang van de dienst wordt gebruikt, zonder dat de functie daartoe verplicht of zonder dat daar een dienstopdracht aan ten grondslag ligt, bestaat geen aanleiding voor compenserende maatregelen. Uitsluitend in het geval waarin het voor de uitoefening van de functie verplicht is om voor het woon-werkverkeer gebruik te maken van een dienstauto en in het geval waarin een dienstopdracht aan het gebruik van de dienstauto voor het woon-werkverkeer ten grondslag ligt kan de ambtenaar in aanmerking komen voor compensatie van de fiscale gevolgen van dat dienstautogebruik.

Bij een uit hoofde van de functie voortvloeiende verplichting tot het gebruik van een dienstauto moet onder meer worden gedacht aan de situatie waarin een opsporingsambtenaar zijn functie alleen kan uitoefenen als gebruik wordt gemaakt van een speciaal daarvoor ingerichte dienstauto.

Het inzetten van dienstauto's moet een weloverwogen keuze zijn. In verband daarmee dient elke opdracht tot het gebruik van een dienstauto gemotiveerd te zijn.

Ten aanzien van ambtenaren die beschikken over een dienstauto met chauffeur kan ervan uit worden gegaan dat, gelet op de aan de functie verbonden eisen met betrekking tot bereikbaarheid, mobiliteit, efficiency en representatie, zowel sprake is van een uit de functie voortvloeiende verplichting als van een (doorlopende) opdracht om de dienstauto voor het woon-werkverkeer te gebruiken. In dit verband wordt opgemerkt dat alleen degene die daadwerkelijk de beschikking heeft over de dienstauto i.c. degene die door de chauffeur wordt vervoerd de fiscale gevolgen van het gebruik van die auto ondervindt. De chauffeur zelf blijft verschoond van een fiscale bijtelling zolang de auto niet mede aan hem ter beschikking wordt gesteld anders dan voor het vervoeren van de hiervoor bedoelde personen.

Artikel 3

De hoogte van de schadeloosstelling wordt berekend met een formule, waarbij rekening is gehouden met het feit dat de schadeloosstelling niet onbelast kan worden uitbetaald. Omdat de ambtenaar uitsluitend in het geval waarin een verplichting uit hoofde van de functie of een dienstopdracht aan het gebruik van de dienstauto ten grondslag ligt in aanmerking kan komen voor compensatie dienen bij de berekening van de schadeloosstelling voor het bepalen van de factor V% de kilometers die (mede) in het persoonlijk belang zijn verreden buiten beschouwing te blijven. Het onderscheid tussen de verschillende kilometrages kan worden vastgesteld aan de hand van een per dienstauto bij te houden kilometeradministratie als bedoeld in artikel 5.

Artikel 3.145 van de Wet inkomstenbelasting 2001 regelt dat de omvang van het voordeel dat een werknemer heeft van een door de werkgever ter beschikking gestelde auto wordt bepaald op basis van het aantal verreden privé-kilometers. Dit voordeel wordt tot het inkomen uit werk en woning (box 1) gerekend. In artikel 26 van de Wet op de loonbelasting 1964 is de toepassing van de tabel bijzondere beloningen geregeld. De bijtelling geschiedt bij degene die feitelijk over de dienstauto beschikt.

Voorbeeld

Een ambtenaar legt dit jaar in opdracht van de dienst 7000 als privé-kilometers aan te merken woon-werkkilometers af. Hij heeft de beschikking over een dienstauto met een catalogusprijs van € 25.000. Voor de heffing van de inkomstenbelasting moet hij 20% van de catalogusprijs i.c. € 5.000 bij zijn inkomen tellen; hij betaalt daarover 42% belasting, wat neerkomt op een bedrag van € 2.100. Het bruto bedrag van de schadeloosstelling wordt volgens de formule als volgt berekend:

€ 25.000 x 20% x 42% x 100 / (100 - 42) = € 3.620,69

Na belastingheffing resteert voor de betrokken ambtenaar een netto vergoeding van € 2.100, hetgeen overeenkomt met de over de bijtelling verschuldigde belasting.

Als meerdere personen de beschikking hebben over dezelfde dienstauto wordt de bijtelling over de gebruikers verdeeld op basis van het door ieder van hen verreden aantal kilometers. De totale bijtelling kan per dienstauto evenwel niet hoger zijn dan maximaal 25% van de catalogusprijs.

Gebruikt een ambtenaar meerdere dienstauto's dan dient voor de bijtelling te worden uitgegaan van het gewogen gemiddelde van de catalogusprijzen van die auto's. Dit betekent dat de periode gedurende welke een bepaalde dienstauto wordt gebruikt ook een rol speelt.

In het algemeen is het lastig om de exacte omvang van het dienstautogebruik van tevoren te bepalen. In verband daarmee wordt de schadeloosstelling na afloop van het kalenderjaar vastgesteld.

Artikel 4

Bij het aanvragen van een voorlopige teruggave inkomstenbelasting dient rekening te worden gehouden met een te verwachten fiscale bijtelling in verband met het gebruik van een dienstauto. Dit kan leiden tot een lagere voorlopige teruggave. Ook bij een voorlopige aanslag kan de fiscale bijtelling een rol spelen. In verband daarmee kan op grond van dit artikel de schadeloosstelling maandelijks bij wijze van voorschot worden ontvangen. Daarbij zal, mede op basis van het reisgedrag in het voorafgaande kalenderjaar, een schatting moeten worden gemaakt van het verwachte aantal woon-werkkilometers. Omdat het effect van de fiscale bijtelling voor het eerst merkbaar is in de voorlopige teruggaven en de voorlopige aanslagen inkomstenbelasting over het jaar 2003 zal een maandelijks voorschot op de schadeloosstelling niet eerder dan met ingang van de maand januari van dat jaar kunnen worden verstrekt.

Artikel 5

Gelet op het grote aantal verschillende situaties waarin de dienstauto kan worden ingezet vraagt het juist toepassen van deze regeling om een nauwkeurige vastlegging van het dienstautogebruik. De ambtenaar is verplicht elke reis te registreren. Omdat thans ook het fiscale woon-werkverkeer een rol speelt zal registratie van de kilometers die op dat traject betrekking hebben gespecificeerd moeten plaatsvinden. Het vorenstaande houdt in dat uitsluitend in het geval waarin een nauwkeurige registratie van de verreden kilometers plaatsheeft tot schadeloosstelling kan worden overgegaan. De door de ambtenaar vastgelegde gegevens moeten worden overgenomen in een door de werkgever bij te houden kilometeradministratie.

Artikel 6

Dit artikel bevat een hardheidsclausule voor de situatie waarin buiten de schuld of toedoen van de ambtenaar niet meer kan worden achterhaald of er al dan niet in uitdrukkelijke opdracht van de dienst van een dienstauto gebruik is gemaakt.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

voor deze:

de directeur-generaal Management en Personeelsbeleid,

M.J. van Rijn.