Raamregeling Telewerken

12 maart 2001

Nr. AD2001/U60136

Directie Personeelsmanagement Rijksdienst

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op artikel 67 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement en artikel 101 van het Ambtenarenreglement Staten-Generaal,

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Onze Minister: het hoofd van het betrokken ministerie;

b. de ambtenaar: degene die is aangesteld op basis van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, het Ambtenarenreglement Staten-Generaal of het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken;

c. telewerken: het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de dienst in de woning van de ambtenaar waarbij gebruik wordt gemaakt van informatie- en telecommunicatie-technologie;

d. woning: de gelegenheid waar de ambtenaar blijkens verklaringen uit de gemeentelijke basisadministratie woont.

Artikel 2

In deze regeling wordt verstaan onder betrokkene:

a. de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verplicht is om te telewerken;

b. de ambtenaar die op vrijwillige basis één of meer werkdagen per week telewerkt.

Artikel 3

Voor de toepassing van deze regeling worden met Onze Minister gelijkgesteld het tot aanstelling bevoegd gezag als bedoeld in artikel 3 van het Ambtenarenreglement Staten-Generaal, de vice-president van de Raad van State, het College van de Algemene Rekenkamer, de Nationale ombudsman en de directeur van het kabinet der Koningin, de kanselier der Nederlandse Orden en de voorzitter van de Hoge Raad van Adel.

Artikel 4

1. De ambtenaar die op vrijwillige basis een of meer dagen per week wil telewerken kan daartoe bij het bevoegd gezag een aanvraag indienen.

2. Een aanvraag kan worden toegewezen indien het belang van de dienst daarbij is gebaat.

Artikel 5

1. Met betrokkene worden de afspraken over telewerken schriftelijk vastgelegd.

2. De afspraken, bedoeld in het eerste lid, hebben in ieder geval betrekking op:

a. de eisen die voortvloeien uit het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet;

b. de bereikbaarheid van betrokkene;

c. de wijze van terugkoppeling met de organisatie;

d. de te verrichten werkzaamheden;

e. de aan betrokkene te verlenen telewerkvoorzieningen;

f. de wijze waarop de telewerkvoorzieningen worden verleend;

g. de periode waarin betrokkene telewerkt;

h. het aantal dagen per week en de dagen waarop betrokkene telewerkt;

i. de wijze van en de gronden voor beëindiging van het telewerken;

j. de gevolgen die beëindiging van het telewerken heeft voor de verleende telewerkvoorzieningen;

k. informatiebeveiliging;

l. privacy-aspecten.

Artikel 6

De telewerkvoorzieningen, bedoeld in artikel 5, tweede lid, onderdeel e, kunnen zijn:

a. een computer en bijbehorende noodzakelijke apparatuur;

b. de inrichting van de werkruimte;

c. een fax;

d. een mobiele telefoon;

e. de aanleg van een extra telefoonlijn;

f. een volledige vergoeding van alle voor de dienst gemaakte telefoonkosten;

g. een volledige vergoeding van alle voor de dienst gemaakte internetkosten;

h. een vergoeding van de kosten voor gebruik privé-ruimte.

Artikel 7

1. De telewerkvoorzieningen, bedoeld in artikel 6, onderdelen a tot en met h, worden aan de betrokkene, als bedoeld in artikel 2, onderdeel a, ter beschikking gesteld, verstrekt of vergoed voorzover deze voorzieningen voor betrokkene noodzakelijk zijn om te kunnen telewerken.

2. Indien voor het telewerken gebruik wordt gemaakt van een eigen computer kan aan betrokkene een onbelaste vergoeding van € 22,69 (f 50) per maand worden verleend. Het bevoegd gezag kan deze vergoeding verlagen indien betrokkene van het bevoegd gezag een bijdrage in de aanschafkosten van de computer heeft ontvangen.

3. De vergoeding, als bedoeld in artikel 6, onderdeel h, bedraagt voor betrokkene, als bedoeld in artikel 2, onderdeel a, € 60 (f 132,22) bruto per maand.

4. Het in het derde lid genoemde bedrag wordt aangepast overeenkomstig een algemene wijziging van het salaris van het burgerlijk rijkspersoneel met ingang van de dag waarop de salariswijziging van kracht wordt.

5. Onze Minister kan ten aanzien van de vergoeding, bedoeld in het derde lid, afwijkende regels vaststellen.

Artikel 8

1. De telewerkvoorzieningen, bedoeld in artikel 6, onderdelen a tot en met g, kunnen door het bevoegd gezag aan de betrokkene, als bedoeld in artikel 2, onderdeel b, ter beschikking worden gesteld, worden verstrekt of worden vergoed voor zover deze voorzieningen voor betrokkene noodzakelijk zijn om te kunnen telewerken.

2. Indien voor het telewerken gebruik wordt gemaakt van een eigen computer en bijbehorende noodzakelijke apparatuur kan aan betrokkene een onbelaste vergoeding worden verleend van € 22,69 (f 50) per maand. Het bevoegd gezag kan deze vergoeding verlagen indien betrokkene van het bevoegd gezag een bijdrage in de aanschafkosten van de computer heeft ontvangen.

Artikel 9

Onze Minister kan voor de uitvoering van deze regeling nadere regels vaststellen.

Artikel 10

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juni 2001.

Artikel 11

Deze regeling wordt aangehaald als: Raamregeling Telewerken

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,K.G. de Vries.

Toelichting

In een moderne rijksdienst waarin actief wordt ingespeeld op de mogelijkheden die de informatie- en communicatietechnologie biedt, zal telewerken in de zin van plaats- en tijdonafhankelijk werken een prominentere rol kunnen krijgen. In dat kader is in de Arbeidsvoorwaardenovereenkomst sector Rijk 2000-2001 met de centrales van overheidspersoneel overeengekomen om een raamregeling telewerken te ontwikkelen. In deze regeling worden de rechtspositionele aspecten van telewerken geregeld. Daarbij zal in ieder geval worden ingegaan op de volgende elementen:

• De begripsafbakening;

• De wijze waarop afspraken tussen telewerker en werkgever worden gemaakt en vastgelegd. Het gaat daarbij onder andere om afspraken over de inrichting van de werkplek, de computerapparatuur, de data (telefoon, modem), de wijze van terugkoppeling met de organisatie (werkoverleg, werkafspraken, functioneringsgesprek, aantal telewerkdagen);

punt De vergoeding van de kosten die met de voorgaande punten samenhangen (inrichtingskosten, apparatuurkosten, dataverbindingskosten, kosten gebruik privé-ruimte);

• De wijze waarop telewerken rijksdienstbreed kan worden ingevoerd en de wijze waarop daarover met de vertegenwoordigers van het personeel overleg gevoerd kan worden.

Het karakter van de nieuwe raamregeling staat los van de al of niet beleidsmatige wenselijkheid van de toepassing van telewerken in de rijksdienst. De afweging of de medewerker gaat telewerken dient door leidinggevende en medewerker zelf te kunnen worden gemaakt, rekening houdend met verschillende factoren. De regeling gaat dus niet over het wanneer en waarom van telewerken en zal de ruimte voor betrokkenen om afspraken over het toepassen van telewerken te maken niet onnodig beperken. De regeling creëert wel meer duidelijkheid over de rechtspositionele aspecten van telewerken en neemt daarmee de beletselen weg tot het toepassen van deze werkvorm daar waar betrokkenen dit wenselijk achten, voorzover die beletselen gelegen zijn in onduidelijkheid over deze aspecten.

Telewerken betreft het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de dienst in of vanuit de woning van de ambtenaar. Het toepassen van deze werkvorm kan al of niet gebonden zijn aan de functie die wordt vervuld. Vereist het vervullen van de functie op zichzelf niet het hanteren van deze werkvorm dan vindt telewerken per definitie plaats op basis van vrijwilligheid van betrokkenen. Ook in kwantitatieve zin kent telewerken vele verschijningsvormen. Deze lopen uiteen van incidenteel een paar uur tot structureel één of meer of alle dagen thuiswerken.

Onder het werkingsbereik van de raamregeling telewerken worden de volgende hoofdvormen van telewerken gebracht:

1) de plaats van tewerkstelling is de woning van de werknemer; er wordt dus structureel in of vanuit de woning gewerkt waarbij het contact met de werkgever plaatsvindt door gebruik te maken van informatie- en telecommunicatietechnologie;

2) het op vrijwillige basis minimaal één hele werkdag per week thuis werken, waarbij het contact met de werkgever plaatsvindt door gebruik te maken van informatie- en telecommunicatietechnologie.

Het betreft hier twee heel verschillende situaties.

In het eerste geval hangt telewerken onlosmakelijk met de desbetreffende functie samen. Op de werkgever rust in dat geval de logische plicht om zijn werknemer in staat te stellen de functie uit te oefenen en deze op zijn kosten te voorzien van alle daartoe benodigde voorzieningen. In de raamregeling worden deze voorzieningen benoemd en voorzover relevant van normen voorzien.

In het tweede geval wordt op basis van vrijwilligheid en vanwege het gezamenlijke belang van werkgever en werknemer een afspraak tot telewerken gemaakt. In deze situatie is telewerken geen recht, maar ook geen plicht. Dit heeft betekenis voor de inhoud van de raamregeling ten aanzien van deze vorm van telewerken. Zo ligt het niet in de rede om bijvoorbeeld in de sfeer van voorzieningen of vergoedingen dwingende voorschriften op te nemen. Het past meer om in de raamregeling slechts de mogelijkheden te schetsen waarvan de werkgever gebruik kan maken.

In beide situaties is de omvang van de telewerkvoorzieningen niet gekoppeld aan de mogelijkheden die de belastingwetgeving biedt om telewerkvoorzieningen onbelast te verschaffen. Wel kan daarvan gebruik worden gemaakt.

Onderhavige regeling strekt er niet toe de werkvorm telewerken rijksbreed `in te voeren'. Afspraken over de invoering van telewerken kunnen beter op decentraal niveau worden gemaakt omdat op dat niveau het beste de afweging kan worden gemaakt of telewerken wenselijk en mogelijk is. De regeling geeft aan betrokkenen die het gebruik van deze werkvorm overwegen wel een duidelijk kader ten aanzien van de (rechtspositionele) voorwaarden die daarbij in acht moeten worden genomen. Binnen dit kader kunnen op decentraal niveau nadere regels in overeenstemming met het DGO worden overeengekomen of nadere afspraken worden gemaakt in overleg met de ondernemingsraden.

Artikelsgewijs

Artikel 2

De omschrijving van betrokkene in samenhang met de omschrijving van telewerken leidt ertoe dat onder het werkingsbereik van de raamregeling telewerken alleen de in het algemeen gedeelte genoemde twee hoofdvormen van telewerken vallen.

Artikel 4

De ambtenaar die wenst te gaan telewerken kan daartoe een aanvraag indienen. Het bevoegd gezag zal vervolgens de afweging moeten maken of de dienst daarbij wel gebaat is. Daarbij dient het bevoegd gezag in ieder geval rekening te houden met:

- de financiële consequenties van telewerken voor de werkgever;

- de effecten van telewerken op de kwaliteit en kwantiteit van het afgeleverde werk;

- de invloed van telewerken op de motivatie van het personeel;

- de invloed van telewerken op de continuïteit van de organisatie;

- het gegeven of de functie zich leent voor telewerken;

- de persoonskenmerken van betrokkene;

- de thuissituatie van betrokkene;

- privacy en beveiligingsaspecten.

Artikel 5

Met de betrokkene die vanuit de aard van zijn functie verplicht is om te gaan telewerken en met de betrokkene die op zijn verzoek is toegestaan om te telewerken, worden schriftelijk afspraken gemaakt die zien op de voorwaarden waaronder telewerken plaatsvindt.

De afspraken over de eisen die voortvloeien uit de Arbo-wetgeving houden het volgende in. De werkgever heeft de plicht om te zorgen dat de werkplek van de telewerker aan de Arbo-eisen voldoet en dat de betrokken medewerker ook thuis werkt in overeenstemming met de daarvoor geldende Arbo-voorschriften. De werkgever kan daartoe niet continu direct toezicht houden op de telewerkplek. Goede voorlichting aan de medewerker is derhalve vereist. Daarnaast dient betrokkene uitdrukkelijk te verklaren dat de werkplek voldoet aan de Arbo-eisen en dat hij in overeenstemming met de geldende Arbo-voorschriften zijn werkzaamheden zal verrichten. Voorts dient betrokkene zich akkoord te verklaren met het feit dat controle van de werkplek door of namens de werkgever kan plaatsvinden mits die controle tijdig is aangekondigd.

De werkgever besteedt bij het formuleren van het algemeen Arbobeleid aandacht aan telewerken alsmede aan de ervaringen die daarmee zijn opgedaan. Het Arbobeleid is een onderwerp voor de medezeggenschap.

Specifieke bepalingen voor thuiswerk - bijvoorbeeld op het punt van verstrekking van voorzieningen, registratie van relevante gegevens en de melding van ongevallen - zijn opgenomen in het Arbeidsomstandighedenbesluit (Stb 1997, 60).

Daarnaast zien de afspraken op:

- de telewerkvoorzieningen en de wijze waarop deze aan betrokkene worden verleend;

- de concrete werkafspraken zoals: bereikbaarheid, de wijze van terugkoppeling met collega's/leidinggevende, het aantal telewerkdagen per week, de te verrichten werkzaamheden;

- de beëindiging van telewerken en de consequenties daarvan voor de aan betrokkene verleende telewerkvoorzieningen.

In het kader van de te maken schriftelijke afspraken dient voor de ambtenaar die vanwege zijn functie verplicht wordt tot telewerken met het volgende rekening te worden gehouden. Indien deze ambtenaar door bijzondere omstandigheden buiten zijn schuld tijdelijk niet thuis kan werken, kan dit geen reden voor ontslag vormen.

Artikel 6

In dit artikel worden de voorzieningen opgesomd die door het bevoegd gezag bij telewerken aan betrokkene kunnen worden verleend. De voorzieningen bestaan uit goederen (computer, inrichting werkkamer, fax, mobiele telefoon) en het geven van vergoedingen (telefoonkosten, internetkosten, kosten gebruik privé-ruimte). Het bevoegd gezag bepaalt of de voorzieningen worden verstrekt, ter beschikking gesteld of vergoed.

Verstrekking van een telewerkvoorziening houdt in dat de voorziening eigendom wordt van de werknemer. Het ter beschikking stellen van een voorziening houdt in dat de voorziening in bruikleen aan de werknemer wordt gegeven en eigendom blijft van de werkgever. De vergoeding van de voorziening houdt in dat aan de werknemer een geldbedrag wordt gegeven voor de telewerkvoorziening.

De belastingwetgeving maakt het mogelijk dat indien aan bepaalde voorwaarden is voldaan telewerkvoorzieningen onbelast of tot een bepaalde maximumwaarde onbelast kunnen worden verstrekt, ter beschikking gesteld of vergoed. Bij de verlening van de telewerkvoorzieningen kan daarmee derhalve rekening worden gehouden

Artikel 7

In het geval de aard van de functie per definitie met zich brengt dat de werkzaamheden in en/of vanuit de woning worden verricht en de woning is aangewezen als plaats van tewerkstelling dient de werkgever de werknemer in staat te stellen zijn werk in de woning te verrichten. Uitgangspunt in deze situatie is dat de werkgever daartoe alle noodzakelijk geachte telewerkvoorzieningen aan de medewerker verstrekt, ter beschikking stelt of vergoedt.

Voorwaarde echter is dat de betrokkene de voorziening nodig heeft om te kunnen telewerken. Afhankelijk van de concrete invulling van het telewerken kan een bepaalde voorziening al dan niet noodzakelijk zijn. Dit zal vooral betrekking hebben op voorzieningen als een fax en een mobiele telefoon.

In het tweede lid wordt geregeld dat aan betrokkene die reeds over een computer met bijbehorende noodzakelijke randapparatuur beschikt een onbelaste vergoeding van € 22,69 (50 gulden) per maand kan worden gegeven, indien betrokkene voor het telewerken gebruik maakt van de eigen computer. Deze mogelijkheid vloeit voort uit de in 1994 met de Belastingdienst (Grote ondernemingen Den Haag) gemaakte afspraken in het kader van telewerken bij de rijksdienst. Deze afspraken zijn neergelegd in de bijlage behorende bij de circulaire AD94/U364 van 22 maart 1994 van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Het gaat daarbij om afschrijvings- en onderhoudskosten, waarbij inbegrepen verzekeringskosten (brand en inbraak) alsmede elektriciteitskosten van de apparatuur (niet van de verlichting in de werkkamer) en de voorwaarden waaronder een onbelaste vergoeding kan worden verstrekt.

Een verlaging van dit bedrag is mogelijk in de gevallen dat betrokkene in het kader van pc-privé-project reeds een subsidie van de werkgever heeft ontvangen voor de aanschaf van een computer.

In de regel zal de werkgever de benodigde apparatuur ter beschikking stellen, zodat het verlenen van een dergelijke tegemoetkoming in de praktijk eerder uitzondering dan regel zal zijn

In het derde lid wordt geregeld dat betrokkene een redelijke vergoeding ontvangt voor de verplichting om een ruimte in zijn huis ter beschikking te stellen en in te richten als werkruimte.

De vergoeding daarvoor bedraagt € 60 (f 132,22) bruto per maand. De vergoeding wordt geïndexeerd met de algemene salarisontwikkeling in de sector Rijk.

Het vijfde lid geeft de minister de mogelijkheid om in overeenstemming met het Departementaal Georganiseerd Overleg van de hoogte van de normvergoeding af te wijken. Zo kan in de situatie dat partijen dit redelijk achten de vergoeding naar beneden of boven worden bijgesteld. Zo kan bijvoorbeeld worden overeengekomen dat bij de vaststelling van de vergoeding rekening wordt gehouden met het gemiddeld aantal uren dat betrokkene in de telewerkruimte doorbrengt voor het verrichten van werkzaamheden. Daarnaast kan ook worden overeengekomen dat bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding rekening wordt gehouden met het feitelijk aantal vierkante meters die benodigd zijn om te kunnen telewerken. De Rijksgebouwendienst hanteert als norm voor de oppervlakte van een kantoorwerkplek 8 m².

Artikel 8

Dit artikel heeft betrekking op de situatie dat betrokkene en bevoegd gezag op vrijwillige basis afspreken dat betrokkene een of meer dagen per week gaat telewerken. In die situatie kan het bevoegd gezag aan betrokkene telewerkvoorzieningen verlenen. Het bevoegd gezag is niet verplicht om telewerkvoorzieningen te verschaffen; betrokkene en bevoegd gezag dienen daar nadere afspraken over te maken. Zo kunnen betrokkene en het bevoegd gezag ook afspreken dat betrokkene zelf voor de telewerkvoorzieningen zorgdraagt.

Voordat tot verlening van de telewerkvoorzieningen kan worden overgegaan dient aan de volgende voorwaarden te zijn voldaan. Betrokkene heeft de voorziening nodig om te kunnen telewerken. Afhankelijk van de concrete invulling van het telewerken kan een bepaalde voorziening al dan niet noodzakelijk zijn. Dit zal vooral betrekking hebben op voorzieningen als een fax en een mobiele telefoon, internetkosten, aanleg extra telefoonlijn. Verder zal de betrokkene die reeds beschikt over een ingerichte telewerkruimte die voldoet aan de Arbo-normen niet in aanmerking komen voor de inrichting van de werkkamer op kosten van de werkgever.

In het tweede lid wordt geregeld dat aan betrokkene die reeds over een personal computer met bijbehorende randapparatuur beschikt een onbelaste vergoeding van € 22,69 (50 gulden) per maand kan worden gegeven, indien de eigen computer voor het telewerken wordt gebruikt.

Deze mogelijkheid vloeit voort uit de in 1994 met de Belastingdienst (Grote ondernemingen Den Haag) gemaakte afspraken in het kader van telewerken bij de rijksdienst. Deze afspraken zijn neergelegd in de bijlage behorende bij de circulaire AD94/U364 van 22 maart 1994 van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Het gaat daarbij om afschrijvings- en onderhoudskosten, waarbij inbegrepen verzekeringskosten (brand en inbraak) alsmede elektriciteitskosten van de apparatuur (niet van de verlichting in de werkkamer).

Een verlaging van dit bedrag is mogelijk in de gevallen dat betrokkene in het kader van pc-privé-project een subsidie van de werkgever heeft ontvangen voor de aanschaf van een computer.

In de regel zal de werkgever de benodigde apparatuur ter beschikking stellen, zodat het verlenen van een dergelijke tegemoetkoming in de praktijk eerder uitzondering dan regel zal zijn.

Artikel 9

Dit artikel bepaalt dat voor de uitvoering van deze regeling door onze minister nadere regels kunnen worden vastgesteld. Deze regels zullen in overeenstemming met het DGO moeten worden vastgesteld. Zo kunnen regels worden vastgesteld over de situaties en de voorwaarden waaronder tot beëindiging van de telewerkovereenkomst wordt overgegaan. Daarbij kan onder andere worden gedacht aan de volgende situaties: ontslag, langdurige ziekte, verandering van functie, een werkplek die niet meer voldoet aan de voorschriften van de Arbo-wet.

Daarnaast kunnen regels worden gesteld over de consequenties die deze beëindiging heeft voor de verstrekte, ter beschikking gestelde of reeds vergoede telewerkvoorzieningen.

Zo kan worden bepaald dat bij de beëindiging van de schriftelijke afspraken om te telewerken de ter beschikking gestelde telewerkvoorzieningen aan het bevoegd gezag moeten worden overgedragen.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

K.G. de Vries.