Verordening Mandaat Centrale Controle Verordeningen

Verordening tot wijziging van de:

I. Verordening op de beroepsaansprakelijkheid 1991

II. Boekhoudverordening 1998

III. Verordening op de praktijkrechtspersoon

IV. Verordening op de Permanente Opleiding 2000

Het College van Afgevaardigden van de Nederlandse Orde van Advocaten;

Overwegende, dat het wenselijk is om de Verordening op de beroepsaansprakelijkheid 1991, de Boekhoudverordening 1998, de Verordening op de praktijkrechtspersoon en de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 te wijzigen met het oog op de uitoefening door de secretaris van de Algemene Raad van een aantal bevoegdheden in naam van de dekens en de Raden van Toezicht in het kader van de centrale controle op de naleving van deze verordeningen, met het bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten (deels) als feitelijk uitvoerder;

Gezien het ontwerp met toelichting van de Algemene Raad;

Gelet op de artikelen 28, 26, 33 en 34 van de Advocatenwet,

Stelt de navolgende verordening vast:

I. Verordening op de beroepsaansprakelijkheid 1991

Artikel I.

In artikel 5 lid 1 van de verordening op de beroepsaansprakelijkheid 1991 wordt na de zinsnede `De advocaat is verplicht op eerste uitnodiging van de deken van zijn Orde' ingevoegd: `of op eerste uitnodiging van de secretaris van de Algemene Raad namens de deken van zijn Orde', en wordt voor de zinsnede `ten genoege van deze' ingevoegd: `,' en wordt na deze zinsnede ingevoegd: `deken'.

Artikel 5 lid 1 komt als volgt te luiden:

Artikel 5 lid 1

De advocaat is verplicht op eerste uitnodiging van de deken van zijn Orde of op eerste uitnodiging van de secretaris van de Algemene Raad namens de deken van zijn Orde, ten genoege van deze deken aan te tonen dat hij aan zijn verplichtingen ingevolge deze verordening heeft voldaan.

II. Boekhoudverordening 1998*

*Gekozen is voor de (gebruikelijke) aanduiding `Boekhoudverordening 1998' en niet voor de officiële citeertitel als vermeld in artikel 7 van de verordening (pagina 94 Vademecum wet en regelgeving 2001): `de Verordening op de Boekhoudverordening 1998'.

Artikel II.

In de Boekhoudverordening 1998 wordt in artikel 5 lid 1, aanhef, na de zinsnede `aan de deken', en in artikel 5 lid 1 onder b., tweede volzin, na de zinsnede `na afloop van het boekjaar, de deken' ingevoegd: `of desgevraagd aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad'.

In artikel 5 lid 1 onder b., tweede volzin van de Boekhoudverordening 1998, wordt na de zinsnede `na afloop van het boekjaar,' ingevoegd: `aan'.

Artikel 5 lid 1 komt als volgt te luiden:

Artikel 5 lid 1

De advocaat is verplicht binnen twee maanden na afloop van elk boekjaar aan de deken of desgevraagd aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad schriftelijk te verklaren dat is voldaan aan de hem in de voorgaande artikelen opgelegde verplichtingen. Die verklaring kan uitsluitend geschieden:

a. (...)

b. (...)

Alsdan is de advocaat verplicht voor eigen rekening binnen twee weken na de beëindiging van de werkzaamheden van de accountant met betrekking tot die controle, beoordeling of samenstelling, doch uiterlijk binnen negen maanden na afloop van het boekjaar, aan de deken of desgevraagd aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad, een door de accountant ondertekend Rapport van feitelijke bevindingen omtrent de naleving van de Boekhoudverordening over te leggen dat onverkort de bevindingen bevat welke zijn weergegeven in het jaarlijks door de Nederlandse Orde van Advocaten te publiceren Model Rapport.

In artikel 5 lid 2 van de Boekhoudverordening 1998 wordt na de zinsnede `de deken' ingevoegd: `of desgevraagd aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad'.

In artikel 5 lid 2 van de Boekhoudverordening 1998 wordt voor de zinsnede `de deken' ingevoegd: `aan'.

Artikel 5 lid 2 komt als volgt te luiden:

Artikel 5 lid 2

De advocaat die niet of niet tijdig voldoet aan de verplichting neergelegd in de eerste volzin van het vorige lid is verplicht voor eigen rekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar aan de deken of desgevraagd aan de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad het in dat lid onder b. bedoelde Rapport van feitelijke bevindingen over te leggen.

In de Boekhoudverordening 1998 wordt in artikel 6 lid 1, eerste volzin, na de zinsnede `de deken', en in artikel 6 lid 1, tweede volzin, na de zinsnede `gaat hij' ingevoegd: `of de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad'.

Artikel 6 lid 1 komt als volgt te luiden:

Artikel 6 lid 1

De advocaat is verplicht desgevraagd de deken of de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad de gewenste inlichtingen te verschaffen over de door hem gevoerde administratie, de hem ter beschikking staande of door hem bestuurde stichting derdengelden en de financiële situatie van zijn praktijk, met inbegrip van de liquiditeit en de solvabiliteit daarvan. Wanneer de deken van oordeel is dat ten aanzien van die onderwerpen een nader onderzoek noodzakelijk is, gaat hij of de namens de deken optredende secretaris van de Algemene Raad, daartoe over.

(...)

III. Verordening op de praktijkrechtspersoon

Artikel III

In artikel 9 lid 1 van de Verordening op de praktijkrechtspersoon wordt na de zinsnede `terzake door de Raad van Toezicht' ingevoegd: `of door de secretaris van de Algemene Raad namens de Raad van Toezicht'.

Artikel 9 lid 1 komt als volgt te luiden:

Artikel 9 lid 1

De advocaat die de praktijk uitoefent in het verband van een praktijkrechtspersoon, doet uitoefenen of daartoe het voornemen heeft kenbaar gemaakt, is verplicht desgevraagd de terzake door de Raad van Toezicht of door de secretaris van de Algemene Raad namens de Raad van Toezicht gewenste inlichtingen te verstrekken.

In artikel 9 lid 2 van de Verordening op de praktijkrechtspersoon wordt na de zinsnede `aan de Raad van Toezicht' ingevoegd: `of desgevraagd aan de namens de Raad van Toezicht optredende secretaris van de Algemene Raad,'.

Artikel 9 lid 2 komt als volgt te luiden:

Artikel 9 lid 2

De advocaat die bestuurder is van een praktijkrechtspersoon is gehouden aan de Raad van Toezicht of desgevraagd aan de namens de Raad van Toezicht optredende secretaris van de Algemene Raad, afschrift te verstrekken van de akte van oprichting van de praktijkrechtspersoon en van elke akte houdende wijziging van de statuten, in het laatste geval onder bijvoeging van een volledige doorlopende tekst van de statuten zoals deze ten gevolge van de aangebrachte wijziging luiden.

In artikel 9 lid 3 van de Verordening op de praktijkrechtspersoon wordt na de zinsnede `aan de Raad van Toezicht' ingevoegd: `of desgevraagd aan de namens de Raad van Toezicht optredende secretaris van de Algemene Raad'.

Artikel 9 lid 3 komt als volgt te luiden:

Artikel 9 lid 3

De advocaat die bestuurder is van een praktijkvennootschap respectievelijk een houdstervennootschap is bovendien gehouden aan de Raad van Toezicht of desgevraagd aan de namens de Raad van Toezicht optredende secretaris van de Algemene Raad schriftelijke opgaaf te verstrekken van de namen en adressen van alle houders van aandelen of certificaten in de praktijkvennootschap respectievelijk in de houdstervennootschap en van het aantal aandelen dat door ieder hunner wordt gehouden.

In artikel 9 lid 5, tweede gedachtestreep, van de Verordening op de praktijkrechtspersoon wordt na de zinsnede `telkens wanneer de Raad van Toezicht' ingevoegd: `of de namens de Raad van Toezicht optredende secretaris van de Algemene Raad'.

Artikel 9 lid 5 komt als volgt te luiden:

Artikel 9 lid 5

De in het tweede en derde lid bedoelde verstrekking vindt plaats:

- (...)

- voorzover het de in het derde lid bedoelde opgaven betreft: telkens wanneer de Raad van Toezicht of de namens de Raad van Toezicht optredende secretaris van de Algemene Raad zulks verlangt, binnen een week nadat dit verlangen is geuit.

IV. Verordening op de Permanente Opleiding 2000

Artikel IV

In artikel 6 van de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 wordt na de zinsnede `desgevraagd alle door' ingevoegd: `de deken' en vóór de zinsnede `namens de deken' wordt ingevoegd: `door de secretaris van de Algemene Raad'.

Artikel 6 komt als volgt te luiden:

Artikel 6

De advocaat is verplicht desgevraagd alle door de deken of door de secretaris van de Algemene Raad namens de deken gewenste inlichtingen te verstrekken die betrekking hebben op de naleving van deze verordening.

Artikel V

Deze verordening kan worden aangehaald als de `Verordening Mandaat Centrale Controle Verordeningen'. Deze verordening treedt in werking op een door de Algemene Raad nader te bepalen tijdstip en zal worden geïmplementeerd in de betreffende verordeningen.

Wijziging van artikel 5 lid 1 van de Verordening op de beroepsaansprakelijkheid 1991, artikel 5 en artikel 6 lid 1 van de Boekhoudverordening 1998, artikel 9 leden 1,2,3 en 5 van de Verordening op de praktijkrechtspersoon en artikel 6 van de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 in verband de uitoefening door de secretaris van de Algemene Raad van bevoegdheden namens de deken en de Raad van Toezicht in het kader van de centrale controle van genoemde verordeningen, met de ter zake onder de verantwoordelijkheid van de secretaris werkzame medewerkers van het bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten (deels) als feitelijk uitvoerder.

Deze verordening is vastgesteld door het College van Afgevaardigden op 30 november 2001.

Nota van toelichting

Door de plaatselijke dekens en Raden van Toezicht is de wens uitgesproken om het (administratieve) voortraject van het inwinnen en controleren van gegevens in het kader van de Verordening op de beroepsaansprakelijkheid 1991, de Boekhoudverordening 1998 en de Verordening op de praktijkrechtspersoon zo veel mogelijk uit te besteden aan het centrale niveau: het bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten, gelijk het geval is voor de Verordening op de Permanente Opleiding 2000. Deze wens is ingegeven door het grote beslag dat de plaatselijke controle op de naleving van deze verordeningen op de plaatselijke personen en middelen legt. Een mogelijk voordeel daarbij is dat de centrale controle - vanwege de grootschaligheid - efficiënter georganiseerd kan worden.

In het kader van deze centrale facilitering van de controle is de vraag gerezen op welke juridische basis bepaalde bevoegdheden van de plaatselijke deken en de Raad van Toezicht kunnen worden uitgeoefend op het centrale niveau. De bevoegdheden waar het hier om gaat zijn hoofdzakelijk bevoegdheden tot het inwinnen van inlichtingen en het opvragen van de onderliggende bewijsstukken zoals neergelegd in artikel 5 lid 1 van de Verordening op de beroepsaansprakelijkheid 1991, artikel 5 en artikel 6 lid 1 van de Boekhoudverordening 1998, artikel 9 leden 1 tot en met 5 van de Verordening op de praktijkrechtspersoon en artikel 6 van de Verordening op de Permanente Opleiding 2000.

Na grondig onderzoek van de juridische opties om de uitoefening van genoemde bevoegdheden van de deken en de Raad van Toezicht mede op het centrale niveau mogelijk te maken, is gekozen voor de optie van mandaat. Met deze keuze voor mandatering wordt aangesloten bij de wijze waarop de centrale facilitering van de controle op de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 is vormgegeven, welke opzet bewezen heeft naar tevredenheid te functioneren.

Overwogen is om in plaats van het (in de verordening verankerde) mandaat te kiezen voor de weg van het rechtstreeks attribueren van de betrokken bevoegdheden tot het inwinnen en controleren van inlichtingen aan de Algemene Raad, met het landelijk bureau van de Orde als feitelijk uitvoerder. Na zorgvuldig onderzoek is gebleken dat deze opzet - naast het mogelijke nadeel van onduidelijkheden in de onderlinge afbakening van de (nadere) bevoegdheden van de plaatselijke dekens, Raden van Toezicht en Algemene Raad - als belangrijkste nadeel heeft dat het voor de uitoefening van de aan de dekens en (in mindere mate) Raden van Toezicht opgedragen handhavings- en vervolgingstaken met betrekking tot de betrokken verordeningen, van essentieel belang is dat zij de te mandateren bevoegdheden óók zelf kunnen blijven uitoefenen. Naast de jaarlijkse centrale controle moeten dekens en Raden van Toezicht zelfstandig, buiten deze jaarlijkse controle om, inlichtingen kunnen blijven vragen. Ook hebben de dekens en Raden van Toezicht aangegeven dat zij in het proces van de jaarlijkse centrale controle de bevoegdheid wensen te behouden om aanwijzingen te geven ten aanzien van de wijze waarop genoemde bevoegdheden (in het concrete geval) worden uitgeoefend. Genoemde belangen en wensen passen niet bij het karakter en de opzet van attributie, omdat attributie immers tot consequentie zou hebben dat de bevoegdheden van de dekens en Raden van Toezicht zouden worden overgedragen aan de Algemene Raad. De optie waarbij de bevoegdheid zowel aan de Algemene Raad als aan de dekens en Raden van Toezicht zou worden opgedragen is ook onderzocht, maar is niet wenselijk gebleken vanwege afbakeningsproblemen met betrekking tot de verschillende bevoegdheden en het reële gebrek aan kenbaarheid wie de bevoegdheid uitoefent.

Mandaat is naar het oordeel van de Algemene Raad de aangewezen weg in dit geval. Bij mandaat is geen sprake van een bevoegdheidsverschuiving in juridische zin, maar van een vorm van vertegenwoordiging: de gemandateerde bevoegdheden worden namens de deken of Raad van Toezicht uitgeoefend. De op het mandaat gebaseerde (rechts)handelingen zijn juridisch gesproken (rechts)handelingen van de deken of Raad van Toezicht zelf (artikel 10:2 Algemene wet bestuursrecht). Dit betekent dat de deken of Raad van Toezicht te allen tijde bevoegd blijft om zelf de bevoegdheid uit te oefenen (artikel 10:7 Algemene wet bestuursrecht), zelfs zonder het mandaat - al dan niet tijdelijk - in te trekken. Van belang is verder dat de deken of Raad van Toezicht als mandaatgever, aan de secretaris van de Algemene Raad als gemandateerde, algemene en bijzondere instructies kan geven en alle gewenste inlichtingen kan vragen over de uitoefening van het mandaat (artikel 10:6 Algemene wet bestuursrecht).

Hoewel voor mandatering een (expliciete) basis in regelgeving niet noodzakelijk is, ook niet wanneer het zoals hier een mandaat aan een niet-ondergeschikte betreft (artikel 10:4 Algemene wet bestuursrecht), is er voor gekozen om de bevoegdheid tot mandatering vast te leggen in de betrokken verordeningen, om op die manier een uitdrukkelijke wettelijke grondslag te creëren en daarmee een voor een ieder kenbare, en juridisch stevige basis onder het mandaat te leggen. Beoogd is daarbij om de gemandateerde zo specifiek mogelijk in de verordeningen zelf te noemen om daarmee een zo duidelijk mogelijke basis voor de mandatering te creëren. Dit is een aanscherping van de mandaatbasis van het oorspronkelijke artikel 6 van de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 waarin slechts gesproken werd van `namens de deken' zonder specifieke aanduiding van de persoon van de gemandateerde. De specifieke keuze voor de secretaris van de Algemene Raad is bepaald door het gegeven dat dit een blijvende functie is binnen de organisatie van het bureau van de Orde, die bovendien verankerd is in artikel 34 van de Advocatenwet. De keuze voor een specifieke mandaatbasis in de verordeningen zelf kan betekenen dat de secretaris - al dan niet via ondermandaat (artikel 10:9 Algemene wet bestuursrecht) - een deel van de (feitelijke) uitvoering van de gemandateerde bevoegdheden dient over te laten aan de ter zake onder zijn verantwoordelijkheid werkzame medewerkers van het bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten waaraan hij krachtens artikel 34 Advocatenwet leiding geeft.

Met het oog op de aard van de te mandateren bevoegdheden wordt opgemerkt dat deze bevoegdheden gelet op de artikelen 26, 33 en 34 van de Advocatenwet, passen in de algemene taakomschrijving en aansluiten bij de gewone werkzaamheden van de secretaris van de Algemene Raad en de medewerkers van het bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten. Van belang is verder dat de te mandateren bevoegdheden een hoog administratief gehalte hebben, hetgeen deze bevoegdheden in het licht van artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht geschikt maakt voor mandatering. Ook overigens is de Algemene Raad van oordeel dat de aard van de te mandateren bevoegdheden zich niet tegen mandatering verzet.

Het mandaat dient volgens artikel 10:5 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht in dit geval schriftelijk te worden verleend. Daartoe is een mandaatbesluit opgesteld waarin de dekens en Raden van Toezicht de uitoefening van bedoelde bevoegdheden mandateren aan de secretaris van de Algemene Raad. In dit mandaatbesluit hebben de dekens en Raden van Toezicht er mee ingestemd dat een deel van de gemandateerde (feitelijke) werkzaamheden - zo nodig via ondermandatering - zullen worden uitgevoerd door de ter zake onder verantwoordelijkheid van de secretaris werkzame medewerkers van het bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten. Tevens is een protocol opgesteld dat de uitoefening van het mandaat regelt.