Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en WetenschapStaatscourant 2001, 206 pagina 16Besluiten van algemene strekking

Regeling Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'

28 maart 2001

DCE/01/1720

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg;

De raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen;

Gelet op de artikelen 96 en 97 van de Wet gemeenschappelijke regelingen,

Besluiten:

tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties, die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeente Groningen en in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Groningen, beheert.

Hoofdstuk I. Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen;

b. de gemeente: de gemeente Groningen;

c. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk II. Instelling, doel en beleid van het openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'

Artikel 2

1. Er is een openbaar lichaam, Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven', dat gevestigd is in Groningen.

2. Het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' is ingesteld met het doel de belangen van de minister en de gemeente bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten, schilderijen en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Groningen en in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Groningen in gezamenlijkheid te behartigen.

3. Aan het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' zijn daartoe de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de minister en de gemeente opgedragen:

a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten, schilderijen etc. die berusten in de in het tweede lid genoemde archiefbewaarplaatsen;

b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 20, 26, tweede lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995;

c. het adviseren en het doen van voorstellen aan de minister en de gemeente over de taken en bevoegdheden, die door de minister of de gemeente worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

d. het verrichten van door de minister of de gemeente opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid.

4. Het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het tweede lid, het archiefbeleid van de minister en de gemeente mede uit.

5. De minister en de gemeente kunnen met het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in het derde lid genoemde taken en bevoegdheden.

6. De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' de belangen, bedoeld in het tweede lid, behartigt.

7. De minister en de raad van de gemeente dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van artikel 17, vijfde lid.

Artikel 3

Het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' brengt de kosten, bedoeld in de artikelen 14 en 18, zesde lid, van de Archiefwet 1995 in rekening volgens de regels die het bestuur ingevolge artikel 19 van de Archiefwet 1995 daaromtrent vaststelt.

Hoofdstuk III. Het algemeen bestuur

Artikel 4

1. Het algemeen bestuur bestaat uit 4 leden.

2. De minister wijst 2 leden aan.

3. De raad van de gemeente wijst uit zijn midden, de voorzitter inbegrepen, 2 leden aan.

4. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van de gemeenteraad afloopt.

5. Het lidmaatschap van de leden die door de raad van de gemeente zijn aangewezen, eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van de raad of het college van B&W waaruit het lid is aangewezen.

6. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vierde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

7. De raad van de gemeente beslist uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode van de raad over de aanwijzing, bedoeld in het derde lid.

8. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de raad of de minister zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

9. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

10. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

Artikel 5

1. Het voorzitterschap van het algemeen bestuur wordt bij toerbeurt voor een periode van twee jaar vervuld door een door de gemeente aangewezen lid, onderscheidenlijk door een daartoe door de minister aangewezen lid, volgens een door het algemeen bestuur vastgesteld rooster.

2. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

Hoofdstuk IV. De taken en bevoegdheden van het algemeen bestuur

Artikel 6

1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

2. Aan het algemeen bestuur worden de volgende taken en bevoegdheden toegekend:

a. de bevoegdheid van de raad van de gemeente om ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 de gemeentelijke archiefbewaarplaats(en) aan te wijzen;

b. de bevoegdheid van de minister om de rijksarchivaris in de provincie Groningen, bedoeld in artikel 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995, te benoemen, te schorsen, en te ontslaan;

c. de bevoegdheid van de raad van de gemeente om ingevolge artikel 32, derde lid, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

3. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 30, tot rijksarchivaris in de provincie Groningen en tot gemeentearchivaris van de gemeente benoemen.

4. Aan de bevoegdheid van het algemeen bestuur worden ingevolge van artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen geen beperkende bevoegdheden opgelegd, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting, wordt vooraf toestemming gevraagd aan de raad van de gemeente en de minister, ingevolge de artikelen 19 en 20.

Artikel 7

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raad van de gemeente, aan het college van burgemeester en wethouders en aan de minister de door hen gevraagde inlichtingen.

Artikel 8

1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de gemeente die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden van die raad in een vergadering van de raad of schriftelijk aan dat lid gevraagde inlichtingen.

2. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de minister die hem heeft aangewezen zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de minister gevraagde inlichtingen.

Artikel 9

De minister en de raad van de gemeente kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.

Hoofdstuk V. Het dagelijks bestuur

Artikel 10

1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur, en de leden van het algemeen bestuur.

2. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

3. Artikel 4, negende en tiende lid is van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk VI. De werkwijze van het dagelijks bestuur

Artikel 11

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Artikel 12

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Hoofdstuk VII. De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur

Artikel 13

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

a. de zorg voor de uitvoering van de aan het openbaar lichaam opgedragen bevoegdheden en taken, zoals genoemd in artikel 2, voorzover die niet zijn opgedragen aan het algemeen bestuur.

b. het voorbereiden, voorzover dit niet aan anderen is opgedragen van al hetgeen in het algemeen bestuur ter overweging moet worden gebracht;

c. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur, voorzover dit niet aan anderen is opgedragen;

d. het beheer van de activa en passiva van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven';

e. de zorg, voorzover deze van het dagelijks bestuur afhangt voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven';

f. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit.

Artikel 14

(vervalt)

Hoofdstuk VIII. De voorzitter

Artikel 15

1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

2. De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

3. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

4. De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

Hoofdstuk IX. Tegemoetkoming en vergoeding

Artikel 16

1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voorzover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

2. De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.

3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld.

Hoofdstuk X. Financiële bepalingen

Artikel 17

1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de minister en de raad van de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van een goedgekeurde begroting. De jaarlijkse structurele bijdragen van de partners zijn bepaald op f 3.150.000,- voor de gemeente Groningen en f 5.000.000,- voor het Rijk.

2. Bij de start van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

3. De minister en de raad van de gemeente kunnen gezamenlijk de te verstrekken bijdragen wijzigen in relatie tot de taken van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

4. De huurovereenkomsten binnen de Staat (Rijksarchiefdienst-Rijksgebouwendienst) en tussen de Staat en de gemeente Groningen zullen met ingang van de start van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' worden omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'. Voorzover mogelijk worden de voorwaarden uit de aanvankelijke huurovereenkomsten gerespecteerd en overgenomen in de vervangende huurovereenkomst.

5. Indien de minister of de gemeente een andere taak opdragen als bedoeld in artikel 2, derde lid, onderdeel d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 18

1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister en de raad van de gemeente.

4. De minister en de gemeente maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 19

1. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks vóór 1 mei een ontwerpbegroting en een toelichting op voor het volgende kalenderjaar, een en ander met inachtneming van het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, vierde lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vijfde lid en met inachtneming van de afspraken, bedoeld in artikel 18, vierde lid.

2. In de toelichting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

3. De begroting geeft inzicht in de baten en lasten van de activiteiten van dat jaar. De begroting is voorzien van een postgewijze toelichting.

4. Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting met toelichting onverwijld toe aan het algemeen bestuur, de raad van de gemeente en de minister.

5. De ontwerpbegroting met toelichting worden door de zorg van de gemeente en de minister voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.

6. De raad van de gemeente en de minister kunnen het dagelijks bestuur voor 1 juni van hun gevoelen omtrent de ontwerpbegroting en toelichting doen blijken.

7. Het algemeen bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de begroting moet dienen.

8. Terstond na de vaststelling wordt aan de raad van de gemeente en de minister de begroting ter goedkeuring toegezonden.

Artikel 20

Met betrekking tot wijzigingen van de begroting is artikel 19 voor zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 21

1. De gemeente en de minister voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

2. In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeente en de minister de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 22

1. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de minister en de raad van de gemeente voor 1 april een financieel verslag uit, dat vergezeld gaat van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

2. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant van de gemeente of de accountant van de minister in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

3. Het algemeen bestuur brengt jaarlijks een verslag aan de minister en de raad van de gemeente uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

4. Het algemeen bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 23

1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raad van de gemeente en de minister. Voorzover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeente en de minister.

2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeente van dat jaar tenzij de minister en de raad van de gemeente gezamenlijk een ander percentage vaststellen.

Artikel 24

Na ontvangst van het financieel verslag en het jaarverslag stellen de minister en de raad van de gemeente de definitieve bijdragen vast. Zij delen dit mede aan het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

Artikel 25

1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeente.

2. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

3. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Deze regels behoeven de goedkeuring van de minister en de gemeente.

Artikel 26

De minister en de gemeente kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

Hoofdstuk XI. Het archief

Artikel 27

1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

2. De archiefbescheiden van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in Groningen.

Hoofdstuk XII. Informatieplicht/toezicht

Artikel 28

1. Het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' verstrekt desgevraagd aan de minister en de gemeente de voor de uitoefening van hun taak benodigde inlichtingen. De minister en de gemeente kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voorzover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

2. Het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' stelt de minister en de gemeente te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in Groningen en de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Groningen.

Artikel 29

1. De bestuursorganen van de gemeente en de minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' van belang zijn.

2. De bestuursorganen van de gemeente en de minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente of minister kenbaar maken.

Hoofdstuk XIII. De directeur en het overige personeel

Artikel 30

1. Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

2. Het dagelijks bestuur maakt voor de benoeming van de directeur een voordracht op.

Artikel 31

1. De directeur is belast met de uitvoering van de werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' die voortvloeien uit de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, derde lid, voorzover die uitvoering niet is opgedragen aan het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter.

2. Het algemeen bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

3. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 32

1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

2. Met inachtneming van artikel 15, derde lid, worden alle stukken die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Artikel 33

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is bevoegd deze bevoegdheden aan de directeur te mandateren.

Artikel 34

De rechtspositieregeling van de gemeente, zoals deze thans luiden en in de toekomst na wijziging zullen luiden, is op het personeel van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk XIV. De provincie

Artikel 35

1. Gedeputeerde staten ontvangen tegelijk met de leden van het algemeen en dagelijks bestuur de agenda van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

2. Een door gedeputeerde staten aan te wijzen ambtenaar kan, op uitnodiging, de vergaderingen van het algemeen of dagelijks bestuur bijwonen. In die gevallen heeft hij een adviserende stem.

Hoofdstuk XV. Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 36

Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de raad van de gemeente, de minister en de toe te treden bestuursorganen of rechtspersoon.

Artikel 37

1. Uittreding, in geval van drie of meer partijen, uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de raad van de gemeente of de minister.

2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

3. De kosten van uittreding komen voor rekening van de uittredende partij.

Artikel 38

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de raad van de gemeente en de minister gezamenlijk.

Artikel 39

Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de raad van de gemeente en de minister gezamenlijk. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de raad van de gemeente en de minister om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

Hoofdstuk XVI. Slotbepalingen

Artikel 40

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 41

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

Deze regeling zal met de toelichting door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,F. van der Ploeg.
De raad van de gemeente Groningen,
de voorzitter,
de secretaris.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen,
de burgemeester,
de secretaris.

Toelichting bij Regeling Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'

Algemeen

De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, dr. F. van der Ploeg, heeft in de brief van 7 februari 2000 aan de voorzitter van de Tweede Kamer aangegeven de structurele samenwerking tussen archieven onderling en archieven en andere culturele instellingen te willen bevorderen. Concreet streeft hij naar de vorming van regionale historische centra waar onder meer rijksarchieven in opgaan en die een brede cultuur-historische publieksfunctie dienen te vervullen. De integratie moet de efficiency en effectiviteit van het archiefbeheer ten goede komen. Enerzijds zal één archiefdienst - in plaats van twee afzonderlijke diensten - tot een minder kostbare bedrijfsvoering leiden zodat er middelen voor effectiever beheer vrijkomen. Anderzijds komt door integratie de specifieke deskundigheden die bij de verschillende integrerende diensten aanwezig is, ook voor de partners beschikbaar. Op deze manier zal het publiek beter toegang krijgen tot het archiefmateriaal en worden de mogelijkheden vergroot nieuwe publieksgroepen in contact te brengen met de historische informatie uit de archieven.

Het beheer van archiefbescheiden vindt normaliter plaats door de verschillende overheden zelf op grond van de Archiefwet 1995. Die wet bepaalt welke taken de verschillende overheden op het gebied van het archiefbeheer moeten uitvoeren en welke bevoegdheden hen daarvoor ten diensten staan. Omdat het gaat om een publiekrechtelijke taak is ervoor gekozen de samenwerking een publiekrechtelijke grondslag te geven. Na afweging van de verschillende mogelijkheden is samenwerking in het kader van de Wet gemeenschappelijke regeling (hierna te noemen: WGR) als meest geschikte vorm naar voren gekomen.

Voor het in gezamenlijkheid beheren van de archiefbescheiden is daarom een gemeenschappelijke regeling getroffen onder de naam Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' Het betreft een regeling die gebaseerd is op de artikelen 96 en 97 van de WGR waarbij tevens gebruik is gemaakt van de bevoegdheid die artikel 8 van de WGR verleend om bij een gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam met eigen rechtspersoonlijkheid in het leven te roepen.

Bij de keuze voor de WGR om de integratie vorm te geven, is voldaan aan een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste daarvan is het behoud van de in de Archiefwet 1995 neergelegde verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. In beginsel betreft de integratie het beheer. Daarnaast is voldaan aan de randvoorwaarde dat er voldoende sturingsinstrumenten moeten zijn om het beleid dat de verschillende betrokken overheden (zorgdragers) voor het archiefbeheer wenselijk achten binnen de samenwerking tot uitvoering te brengen.

Op de (belangrijke) randvoorwaarde dat de verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden behouden moet blijven (met de term zorg heeft de Archiefwet 1995 de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de eigen archiefbescheiden voor ogen) worden enkele uitzonderingen gemaakt in die zin dat enkele taken en bevoegdheden die de Archiefwet 1995 aan de zorgdragers toekent, aan het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' worden overgedragen. Het betreft:

- het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);

- het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);

- de benoeming van de (directeur van de dienst die als) rijksarchivaris en tevens (als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);

- het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995).

Naast de beheerstaken en enkele zorgtaken zal het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' een adviserende en voorbereidende rol vervullen ten aanzien van de zorgtaken die de Archiefwet 1995 in handen van de zorgdrager legt. In artikel 2, derde lid, onderdeel c, zijn die taken opgesomd. Het gaat dan bijvoorbeeld om taken en bevoegdheden met betrekking tot het ontwerpen van selectielijsten, het beslissen omtrent vervanging en vervreemding van archiefbescheiden en het vaststellen van een gemeentelijke archiefverordening.

Bestuur

Het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' zal ingevolge de WGR bestaan uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. De leden van het algemeen en dagelijks bestuur worden benoemd door de betrokken overheden. Het aantal leden dat elke overheid benoemt, is gekozen op basis van de financiële en personele inbreng van de desbetreffende overheid in het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

Het algemeen bestuur bestaat uit 4 leden, waarvan 2 leden aangewezen door de minister en waarvan 2 leden aangewezen door de gemeente. Het dagelijks bestuur bestaat om praktische redenen (vermindering van de bestuurlijke last) uit dezelfde personen als het algemeen bestuur.

Naast het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter heeft het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' een aantal personeelsleden waaronder een directeur. De directeur zal worden benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur, de overige personeelsleden door het dagelijks bestuur dat die taak overigens kan mandateren aan de directeur. De rechtspositieregeling van gemeente is op de directeur en het overige personeel van toepassing

Provinciale betrokkenheid

Ofschoon de provincie Groningen geen deelnemer is in deze gemeenschappelijke regeling, is enige betrokkenheid van de provincie Groningen hierbij zeker gewenst. Gedeputeerde staten oefenen immers ingevolge artikel 33 van de Archiefwet 1995 het toezicht uit op de wijze waarop burgemeester en wethouders de hun opgedragen zorg voor de gemeentelijke archieven inhoud geven. Bovendien hebben gedeputeerde staten op grond van artikel 29 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om de minister voorstellen te doen inzake het beheer van de naar het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' overgebrachte provinciale archiefbescheiden.

De instelling van de onderhavige gemeenschappelijke regeling laat genoemde toezichthoudende taak en de bevoegdheid om voorstellen te doen onverlet. Om evenwel voortdurend op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen bij het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' en dus om aan die provinciale verantwoordelijkheid optimaal te kunnen voldoen, is in artikel 35 van de gemeenschappelijke regeling geregeld dat gedeputeerde staten tegelijk met de leden van het algemeen/dagelijks bestuur de agenda van de vergaderingen van die besturen ontvangen. Aldus kunnen gedeputeerde staten beoordelen of de aanwezigheid van de provinciaal inspecteur van de archieven dan wel anderszins provinciale aanwezigheid bij een vergadering van het algemeen bestuur gewenst is. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn immers ingevolge de WGR openbaar (tenzij het algemeen bestuur besluit om besloten te vergaderen). Een ieder kan dus in beginsel die vergaderingen bijwonen, zo ook die provinciaal inspecteur of een andere door gedeputeerde staten aan te wijzen ambtenaar.

Om verder aan de provinciale bevoegdheid en betrokkenheid inhoud te geven kunnen algemeen en dagelijks bestuur op verzoek van gedeputeerde staten besluiten de provinciale inspecteur der archieven, of een andere door het college van Gedeputeerde Staten aan te wijzen ambtenaar, uiteraard altijd op uitnodiging van algemeen en dagelijks bestuur, als adviseur de vergaderingen te laten bijwonen. Anderzijds is het natuurlijk ook mogelijk dat van de kant van gedeputeerde staten gevraagd wordt een bepaalde vergadering te mogen bijwonen.

Algemene aanwijzingen, openbaarheid en ombudsman

Binnen de rijksoverheid wordt nog al eens gebruik gemaakt van Algemene aanwijzingen voor de Rijksoverheid die door de minister-president worden vastgesteld. Als voorbeeld wordt genoemd de aanwijzingen ten aanzien van markt en overheid. Dergelijke aanwijzingen gelden ook voor de RAD en daarmee voor de archiefbewaarplaatsen in de provincie. Door het instellen van een openbaar lichaam als Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' zijn dergelijke algemene aanwijzingen niet meer rechtstreeks van toepassing op het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'. Er zijn evenwel geen redenen waarom dergelijke aanwijzingen niet meer zouden moeten gelden in geval van een samenwerkingsverband. Daarom is de mogelijkheid in artikel 2, zesdelid, geopend voor de minister en de gemeenten gezamenlijk om dergelijke aanwijzingen van algemene aard aan het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' te geven. De partijen zullen een dergelijke aanwijzing voor markt en overheid geven.

In dit verband wordt nog opgemerkt dat - naar de mening van de partijen - de Wet openbaarheid bestuur en de Wet Nationale ombudsman van toepassing zijn op het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

Financiering

De kosten voor het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' worden gedragen door de overheden.

Het sturingsmodel

De participanten in het openbaar lichaam benoemen ieder een aantal bestuursleden. De minister en gemeente kunnen de 'eigen' bestuursleden ontslaan en zij kunnen de 'eigen' bestuursleden aanwijzingen geven hoe te handelen in het bestuur. Ook kunnen gemeente en minister, zoals hiervoor besproken, volgens artikel 2, vijfde lid, gezamenlijk aanwijzingen geven. De leden van het bestuur opereren 'at arms length'. Het bestuur blijft echter zelf verantwoordelijk voor de besluitvorming. Het beslist bij meerderheid van stemmen. Het bestuur stelt het bestuursreglement vast.

De directeur heeft de dagelijkse leiding over het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'.

De directeur van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' is in de visie van de minister integraal manager en resultaatverantwoordelijk. De bedrijfsvoering (inzet personeel en middelen) en op welke wijze resultaten gehaald worden, is de verantwoordelijkheid van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' zelf. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur. De directeur kan zelf contractuele verplichtingen aangaan, binnen de grenzen van zijn mandaat.

De relatie tussen directeur en bestuur wordt in artikel 30 en 31 uitgewerkt.

De minister blijft zijn algemene verantwoordelijkheid met betrekking tot het archiefwezen behouden. Zijn specifieke verantwoordelijkheid voor `zijn' archieven is, in een openbaar lichaam op basis van de WGR, in samenwerking met de andere partij(en) vormgegeven.

De minister kan geen directe invloed uitoefenen op de besluitvorming van het bestuur. De minister en de gemeenten hebben wel de volgende bevoegdheden:

• Geven van algemene aanwijzingen (art. 2).

• Geven van instructies (aanwijzingen) aan 'zijn' bestuursleden (kenmerk van WGR).

• Ter verantwoording roepen van de bestuursleden (art. 8).

• Ontslaan van leden van het bestuur (art. 9).

• Vaststellen van een financiële bijdrage (art. 17 en art. 23).

• Goedkeuren van de jaarbegroting (art. 19)

• Goedkeuren van regels voor administratie (art. 25).

• Vaststellen van regels voor de begroting, financieel verslag, jaarverslag en jaarrekening (art. 26).

• Vragen van inlichtingen (art. 28, eerste lid).

• Onderzoeken van de staat van de archieven (art. 28, tweede lid).

Daarnaast dient het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' uiteraard te voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit.

Begrotingscyclus

In verband met de financiële en beleidsmatige belangen (en daarmee politieke belangen) die de verschillende betrokken overheden hebben bij het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' is ervoor gekozen die overheden instrumenten te geven om de inhoud van de begroting en bijbehorend beleidsplan te kunnen beïnvloeden. Uitgangspunt is de vierjaarlijkse cyclus van de cultuurnota. Deze meerjarenbegroting en het beleidsplan worden dan ook in aansluiting op de cultuurnotacyclus opgesteld. Via het dagelijks en vervolgens algemeen bestuur worden de meerjarenbegroting en het beleidsplan bij de minister en de gemeenten ingediend. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan worden door de gemeenten en de minister resultaatafspraken gemaakt. Het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' dient ook een jaarlijkse begroting in. Deze jaarlijkse begroting dient door de minister en gemeente goedgekeurd te worden. Bij de goedkeuringsprocedure gaat het wel om de vraag of in voldoende mate met de resultaatafspraken in de begroting is rekening gehouden.

Jaarlijks (binnen vier maanden na afloop van het begrotingsjaar) vindt toetsing plaats aan de hand van de jaarrekening en -verslag van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'. In deze stukken wordt in ieder geval een relatie gelegd met de goedgekeurde meerjarenbegroting en de goedgekeurde jaarlijkse begroting. Op basis van de jaarrekening en jaarverslag vindt ieder jaar vaststelling van de bijdrage plaats.

Het ligt voor de hand dat de inhoud van de meerjarenbegroting, beleidsplan, de jaarlijkse begroting, de jaarlijkse verantwoording, de wettelijke eisen en de eisen uit de gemeenschappelijke regelingen naadloos op elkaar aan sluiten. Om dit te bereiken zal op basis van artikel 25 van de regeling een handboek financiële verantwoording worden vastgesteld met daarin eisen en uitgangspunten voor de begroting en de verantwoording.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Aan rijkszijde treedt de Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen op als partij bij de gemeenschappelijke regeling het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven'. Immers volgens artikel 23 van de Archiefwet 1995 draagt hij de zorg voor de archieven die berusten bij de rijksarchiefbewaarplaatsen.

Artikel 2

Zoals in het algemeen deel van deze toelichting al is geschreven, blijft de zorg, dat wil zeggen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de gemeentelijke en rijksarchieven in zijn algemeenheid berusten bij de raad en het college van B&W en de minister. Op dat beginsel worden om praktische redenen een aantal uitzondering gemaakt zoals hiervoor al uiteengezet is.

Het openbaar lichaam het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' voert in hoofdzaak slechts de taken uit die aan een beheerder van een archiefbewaarplaats zijn opgedragen, te weten het archiefwettelijke beheer van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' als taak de zorgdragers te adviseren over een aantal archiefwettelijke zorgtaken die door de zorgdragers uitgeoefend (blijven) worden.

Op basis van het derde lid, sub d, kunnen de minister of de gemeenten ook andere taken opdragen die verband houden met de behartiging van de belangen die in het tweede lid van dit artikel bedoeld zijn. Als voorbeeld van een dergelijke taak valt te denken aan het vervaardigen van of meewerken aan een publicatie die op uitdrukkelijk verzoek van alleen een gemeente of alleen de minister wordt uitgebracht. Het kan gaan om bijvoorbeeld een historisch onderzoek waarvan de resultaten in een publicatie worden vervat. Aangezien deze afzonderlijk opgedragen taken niet voortvloeien uit de taken, bedoeld in artikel 2, derde lid, is het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' slechts tot uitvoering hiervan gehouden indien de opdrachtgever tegelijkertijd ook voldoende aanvullende middelen ter beschikking stelt (zie artikel 17, vijfde lid).

Tot het moment van instelling van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' was de rijksarchiefbewaarplaats in Groningen een onderdeel van de rijksarchiefdienst. Die bewaarplaats maakte dus samen met alle andere rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies organisatorisch deel uit van een door de rijksarchiefdienst centraal gestuurd netwerk waarin het rijksbeleid met betrekking tot het archiefbeheer als vanzelf tot uitvoering kwam. Omdat het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' in juridisch organisatorische zin geen deel meer uitmaakt van de rijksarchiefdienst is ervoor gekozen om in het vierde lid uitdrukkelijk vast te leggen dat het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' het archiefwettelijke beheer mede voert op basis van het door de minister en de gemeente(n) gevoerde beleid op het terrein van het archiefbeheer, het gaat bijvoorbeeld om het beleid van de minister in het kader van de cultuurnota.

Dat beleid is dan ook uitdrukkelijk richtsnoer bij het opstellen van de meerjarige en jaarlijkse beleidsplannen en begrotingsstukken.

Het zevende lid is opgenomen ter garantstelling van kredietverstrekkers (zie de circulaire Aansprakelijkheid voor schulden van openbare lichamen op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (BZK, 8 juli 1999))

Artikel 3

Daar waar mogelijk zal het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' de landelijke tarieven volgen.

Artikel 6

Met overeenkomstige toepassing van artikel 8, derde lid, van de WGR wordt in dit artikel geregeld welke archiefwettelijke (zorg)taken van de minister en van de raden / de colleges van burgemeester en wethouders, die aan het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' zijn overgedragen door het algemeen bestuur worden uitgeoefend. Vastgelegd is tevens dat het algemeen bestuur de directeur benoemt. Het algemeen bestuur kan de directeur benoemen tot rijksarchivaris en gemeentearchivaris indien de directeur in het bezit is van het diploma voor de archivistiek. Indien de directeur niet tevens rijksarchivaris/gemeentearchivaris is dan moet er een ander (die wel in het bezit is van het diploma voor de archivistiek) als zodanig benoemd worden.

Artikel 12

Het dagelijks bestuur stelt zelf de regels ten aanzien van haar vergaderingen vast. Hierbij kan het model dat de VNG heeft opgesteld inzake de vergaderingen van burgemeesters en wethouders, voorzover dit nuttig en dienstig is, worden gevolgd.

Artikel 15

Het derde lid regelt de ondertekening van de stukken door de voorzitter. Voor alle duidelijkheid wordt er op deze plaats op gewezen dat de meeste stukken die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan ingevolge artikel 32, tweede lid, eveneens de handtekening van de directeur krijgen.

Artikel 17

In aansluiting op artikel 17 lid 1 van de Regeling openbaar lichaam Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' wordt bepaald dat de minister en de raad van de gemeente, op basis van een goedgekeurde begroting, een jaarlijkse bijdrage verstrekken, ter uitvoering van deze regeling.

De jaarlijkse structurele bijdragen (inclusief huurlasten) van de partners in de regeling:

• De jaarlijkse bijdrage van de gemeente Groningen is bepaald op f 3.150.000,-.

• De jaarlijkse bijdrage van het Rijk is bepaald op f 5.000.000,-.

De bijdrage vangt aan op het moment dat de Regeling Groninger Archieven in werking treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar, wordt de bijdrage naar evenredigheid toegekend, met ingang van de eerste dag van de maand waarin de regeling in werking treedt.

Het Rijk en de gemeente Groningen zullen er steeds voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen expliciet in hun respectievelijke begrotingen worden opgenomen.

Het Rijk bepaalt met betrekking tot de bovengenoemde bijdrage het volgende:

• De huurcomponent in de bijdrage van het Rijk is bepaald op f 2.091.000,- (prijspeil 1 januari 2000). Er wordt een voorbehoud gemaakt op de hoogte van deze component in verband met de stelselherziening huisvesting. Deze stelselherziening is voor de archiefsector nog niet geheel afgerond. Na afronding hiervan wordt de component voor de huursom definitief vastgesteld.

• In de bijdrage van het Rijk is reeds rekening gehouden met een bedrag van f 50.000,- voor toekomstige aanpassingen in het gebouw voor wat betreft entree, ateliers, ontschotting van de kantoor- en werkruimtes en restauratieve voorzieningen. De bijdrage is bestemd voor alle toekomstige exploitatielasten (w.o. huur, afschrijvingen en rente).

Met betrekking tot de incidentele financiering is het volgende bepaald:

• Het Rijk zal gedurende 4 jaar (2001-2004), op basis van een goedgekeurd behoudsplan, jaarlijks f 97.000,- verstrekken.

• Het Rijk zal in 2001, ten behoeve van de ontwikkeling van de website en digitale toegankelijkheid, een bedrag van f 105.000,- verstrekken.

• De Groninger Archieven zullen kosten maken voor de begeleiding van het reorganisatieproces en extra trainingen van de medewerkers. Het Rijk stelt hiervoor maximaal f 100.000,- ter beschikking, de gemeente Groningen maximaal f 174.000,-. Deze bijdragen worden op basis van de werkelijke kosten definitief vastgesteld.

• De gemeente Groningen stelt f 430.000,- beschikbaar voor het inhalen van achterstanden, met name het bewerken van de overheidsarchieven. Deze bijdrage wordt op basis van de werkelijke kosten definitief vastgesteld.

In het tweede lid wordt bepaald dat afspraken gemaakt dienen te worden over de inbreng van vermogensbestanddelen. Wat betreft de vermogensbestanddelen die door het Rijk aan het Historisch Centrum worden overgedragen is de beleidslijn `overdracht van vermogensbestanddelen' van het ministerie van Financiën van toepassing. Deze beleidslijn houdt in dat moet worden afgerekend over de overgedragen vermogensbestanddelen. Bij de waardering van de vermogensbestanddelen dient domeinen betrokken te worden. In lid drie wordt vermeld dat bij gewijzigde financiering zoveel mogelijk een relatie wordt gelegd met de door het Historisch Centrum Groninger Archieven te verrichten taken. Het vijfde lid regelt dat als een opdrachtgever een bijzondere opdracht geeft (zie hiervoor de toelichting op artikel 2) de kosten hiervan gedragen worden door de opdrachtgever.

Artikel 18

De cultuurbegroting van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen wordt voor een belangrijk deel geregeerd door het cultuurnotatraject, waarin de beschikbare begrotingsgelden van het Rijk voor perioden van vier jaar aan de verschillende terreinen van de cultuur worden toegewezen; (uiteraard onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever jaarlijks met die voornemens instemt). Ook de financiering van de Rijksarchiefdienst die weer mede bepalend is voor de financiering van het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' loopt in dat traject mee. Om die reden is geregeld dat het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' een meerjarenbegroting en beleidsplan opstelt. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan maken de minister en gemeenten resultaatafspraken met het Regionaal Historisch Centrum (vierde lid).

Artikel 19

Het dagelijks bestuur stelt ook een jaarlijkse begroting met toelichting op. Deze begroting is verplicht in het kader van de WGR wetgeving. Omdat de minister en gemeenten zoveel mogelijk willen aansluiten op de cultuurnotacyclus is de meerjarenbegroting uitgangspunt en dient de jaarlijkse begroting daarop te worden afgestemd.

Artikel 20

Het kan zijn dat de ingediende (meerjaren) begroting gewijzigd dient te worden bijvoorbeeld omdat de resultaatafspraken daarin onvoldoende verdisconteerd zijn of als gevolg van gewijzigde omstandigheden. In dat geval dient de procedure van artikel 19 zoveel mogelijk doorlopen te worden.

Artikel 22

De jaarrekening en het jaarverslag dienen als basis voor het afleggen van rekening en verantwoording tegenover de minister en de gemeenten. Die stukken omvatten ten minste een overzicht van inkomsten en uitgaven (exploitatierekening), een balans, alsmede een toelichting op beide stukken. Voor de inhoud van deze stukken kan aansluiting worden gezocht bij de bepalingen van de afdelingen 1 tot en met 6 van titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De inrichting van de begroting en van het jaarverslag zijn op elkaar afgestemd. De jaarrekening en het jaarverslag worden zowel op getrouwheid als op rechtmatigheid onderzocht. Zie ook de toelichting op artikel 26.

Artikel 26

De mogelijkheid om regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting van de (meerjaren) begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en de aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn voor de zowel de gemeenten als de minister van belang voor de beoordeling van de wijze waarop het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' de opgedragen taak behartigd en meer in het bijzonder voor de beoordeling van de jaarlijks te bereiken resultaten, bedoeld in artikel 18. Ook kunnen dergelijke regels van belang zijn voor de intensiteit van de accountantscontrole. Om een ordelijk financieel beheer te waarborgen zullen nog nadere regels worden gesteld. Ten behoeve van de begrotingen en de verantwoording zal een handboek financiële verantwoording `Historische Centra' worden opgesteld om invulling te geven aan dit artikel. In dit handboek zal een relatie worden gelegd met de eisen uit de wetgeving, eisen voor een goed financieel beheer en de begroting en verantwoording. Ook wordt in dit handboek een controleprotocol opgenomen.

Artikel 27

Bij dit artikel gaat het om de archieven die door het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' zelf gevormd worden. De Archiefwet 1995 verplicht immers om in geval van een gemeenschappelijke regeling een voorziening te treffen omtrent de zorg voor de eigen te produceren archiefbescheiden. Met de onderhavige bepaling wordt die verplichting nagekomen.

Artikel 28

Teneinde de verantwoordelijkheid van de minister en de gemeente voor de staat van de archieven te kunnen waarborgen, is opgenomen dat de minister en de gemeente te allen tijde toezicht daarop kunnen uitoefenen.

Artikel 30

De in het tweede lid bedoelde voordracht voor een directeur kan uit meerdere namen bestaan. Gebruikelijk is dat de instantie die de beslissing neemt, zich houdt aan de voorgedragen volgorde.

Artikel 31

Uit artikel 31 blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden verbonden aan het archiefbeheer alsmede archiefwettelijke taken en bevoegdheden die aan het Regionaal Historisch Centrum `Groninger Archieven' zijn overgedragen in hoofdzaak in handen gelegd zijn van de directeur.

Artikel 34

Een van de voordelen van een gemeenschappelijke regeling is dat hierdoor een eenduidige rechtspositie van de medewerkers kan worden bereikt. In de regeling is gekozen voor het toepassen van de rechtspositieregeling van de gemeente Groningen.

Artikel 36

Gezien het feit dat het archiefwezen in Nederland in verandering is en dat het werkgebied van de rijkspartner, het ministersarchief in Groningen, in deze gemeenschappelijke regeling de gehele provincie Groningen bestrijkt, wordt de mogelijkheid van toetreding tot deze regeling van andere partners die werkzaam zijn op het terrein van het cultureel erfgoed nadrukkelijk opengehouden.

Artikel 40

De inwerkingtreding is gekoppeld aan de plaatsing van de regeling in de Staatscourant. Plaatsing zal evenwel pas kunnen plaatsvinden nadat de gemeente de goedkeuring van de provincie (artikel 36 WGR) heeft verkregen en de minister via de procedure van artikel 97, tweede lid, WGR, de instemming van het parlement heeft verkregen.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,

F. van der Ploeg.

De raad van de gemeente Groningen,

de voorzitter,

de secretaris.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen,

de burgemeester,

de secretaris.